DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y

SERVICIOS
 Estructura Organizativa

DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN Y
SERVICIOS

DIVISIÓN DE DIVISIÓN DE
DIVISIÓN DE
ORDENAMIENTO DE SERVICIOS
COMPRAS
PAGOS GENERALES

DIVISIÓN DE DIVISIÓN DE APOYO

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVO
 MISIÓN

Programar, administrar y controlar la ejecución del gasto previsto en el Presupuesto de

Ingresos y Gastos para el ejercicio económico fiscal, a fin de garantizar el uso adecuado de
los recursos asignados a la Alcaldía y a las dependencias que la conforman, apegado a la
normativa legal que rige la materia.
DESPACHO DEL DIRECTOR

OBJETIVO Establecer lineamientos y políticas orientadas a promover una gestión

administrativa transparente, eficiente, veraz y oportuna que garantice el
logro de los objetivos establecidos, de acuerdo con la normativa legal que
rige la materia.

FUNCIONES 1. Establece mecanismos de control necesarios para el manejo

transparente de los recursos asignados a la Alcaldía.

2. Estructura los expedientes de las Consultas de Precios para las

contrataciones públicas de bienes y servicios requeridos por la Alcaldía
del Municipio Baruta, en estricta ejecución de la competencia de la
Dirección y de acuerdo a la normativa legal vigente y el presupuesto
asignado a la Dirección; así como la presentación de los informes de
recomendación a la Comisión de Contrataciones.

3. Establece las especificaciones técnicas contenidas en el Pliego de

Contrataciones para las modalidades de Contratación de Concurso
Cerrado y Concurso Abierto, que estén dentro del ámbito de
competencia de la Dirección de Administración y Servicios.

4. Vela por la correcta y oportuna ejecución y rendición en el manejo de

los fondos correspondientes a las unidades ejecutoras que le han sido
asignadas.

5. Presenta a los Organismos Municipales y Nacionales los informes

contables, de gestión financiera y administrativa, y de bienes
municipales (incorporación y desincorporación), que le sean
 requeridos en los tiempos previstos.

6. Vela porque se cancelen de manera oportuna los compromisos

contraídos por las dependencias que conforman la Alcaldía, así como
también que los mismos contengan los recaudos exigidos para su
gestión.

7. Dirige de conformidad con lo establecido en las Leyes y Ordenanzas

que rigen la materia, lo relativo a la administración y control de bienes,
títulos, dinero y valores que integran la Hacienda Municipal.

8. Programa y controla la adquisición de bienes muebles, materiales y

equipos requeridos por las dependencias de la Alcaldía.

9. Coordina y tramita la contratación y pago de distintas pólizas de

seguro de bienes.

10. Asegura que los contratos de obras y servicios se tramiten de acuerdo

a los lineamientos y normativas vigentes.

11. Dirige y controla el registro contable de las transacciones que realiza la

Alcaldía, así como la actualización permanente de los mismos.

12. Apoya a las dependencias de la Alcaldía responsables del manejo de

fondos en anticipo, a efectos de control y seguimiento.

13. Elabora proyecto de Plan Operativo y Presupuesto Anual, Informe

Trimestral de la Ejecución Física y Financiera, y la Memoria y Cuenta de
la Dirección, de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Dirección
de Planificación, Organización y Presupuesto.
14. Vela y supervisa por la ejecución de los programas y proyectos de la
 Dirección planteados y aprobados, con el objeto de aplicar los
correctivos necesarios para garantizar la efectividad de su gestión.

15. Administra eficientemente los recursos asignados a la Dirección

(humanos, financieros y físicos), con el objeto de garantizar el uso
adecuado de los mismos.

16. Vigila el cumplimiento de las políticas e instrucciones emanadas por el

Alcalde dentro del ámbito de su competencia, a fin de contribuir con
una gestión efectiva que se traduzca en el logro de las metas.

17. Aprueba los manuales de organización, descriptivo de cargos y

normas y procedimientos de la Dirección y Divisiones a su cargo.

18. Cualquier otra función dentro del ámbito de sus competencias, que le
sea asignada por el Director General.
DIVISIÓN DE ORDENAMIENTO DE PAGOS

OBJETIVO Controlar y tramitar los desembolsos por gastos e inversiones realizados por
las dependencias de la Alcaldía, así como analizar y sustentar las
desviaciones que puedan presentarse a nivel de ejecución del
presupuesto, a fin de garantizar un cierre presupuestario y contable,
mensual y anual, ajustado al funcionamiento y a las transacciones
efectuadas, conforme lo establece la base legal y administrativa que
regula el proceso.

FUNCIONES 1. Verifica y valida que las solicitudes de pago cumplan con los requisitos
administrativos y legales vigentes, a fin de emitir y registrar las órdenes
de pago y procesar su cancelación oportuna.

2. Verifica, tramita y aprueba en el sistema a nivel presupuestario, todos

los contratos de obras y de servicios que se ejecuten en la Alcaldía, con
base en las disposiciones administrativas y legales vigentes en la
materia.

3. Registra en el sistema a nivel presupuestario, las rendiciones de las

Órdenes de Pago, Fondos de Anticipo y Avances emitidos.

4. Verifica la ejecución financiera del presupuestario de gastos, con la

finalidad de darle curso al cierre contable.

5. Genera y desarrolla Indicadores de Gestión, así como elabora y

presenta trimestralmente los informes sobre la ejecución del
presupuesto de gastos de la Alcaldía.

6. Procesa la retención del I.V.A. (Impuesto al Valor Agregado) e I.S.L.R.

 (Impuesto Sobre la Renta) a los pagos que así lo requieran y mantiene
un adecuado registro de los mismos.

7. Prepara y ordena el pago del I.V.A. (Impuesto al Valor Agregado)

retenido, previa validación de los datos a través del portal web del
SENIAT y según los lineamientos establecidos en la providencia que
regula el proceso.

8. Cualquier otra función dentro del ámbito de sus competencias, que le

sea asignada por el Director.
DIVISIÓN DE CONTABILIDAD

OBJETIVO Registrar y clasificar todas las operaciones y transacciones contables de las

diferentes dependencias de la Alcaldía del Municipio Baruta, para generar
los estados financieros requeridos para la toma de decisión, en cuanto a la
asignación y utilización de recursos.

FUNCIONES 1. Mantiene actualizado todos los asientos contables que se originen de las
diversas transacciones financieras, así como la información requerida en
los diferentes libros de contabilidad respectivos.

2. Lleva el control, registro y seguimiento de los Bienes Municipales que

adquiere y posee la Alcaldía en general, así como la incorporación y
desincorporación de los mismos.

3. Analiza contablemente en materia fiscal todos los Ingresos y Gastos por

cualquier concepto correspondiente a la Alcaldía.

4. Elabora y conforma el Mayor Detallado y el Balance General de

Hacienda Pública Municipal, debidamente sustentado con sus
respectivos soportes.

5. Cualquier otra función dentro del ámbito de sus competencias, que le

sea asignada por el Director.
DIVISIÓN DE SERVICIOS GENERALES

OBJETIVO Coordinar la óptima, oportuna y eficiente ejecución de los servicios de

mantenimiento, limpieza, mensajería y correspondencia, transporte, equipos
de oficina y contrataciones, de acuerdo a los lineamientos establecidos por
la Dirección de Administración y Servicios.

FUNCIONES 1. Vela por el mantenimiento, limpieza y buen uso de las instalaciones de la

Alcaldía, así como también por el mantenimiento preventivo y correctivo
del mobiliario y equipos, garantizando la continuidad de las operaciones
y el cumplimiento de los lineamientos de Seguridad Industrial y la base
legal que rige la materia.

2. Inspecciona periódicamente las instalaciones de la Alcaldía, con la

finalidad de diagnosticar oportunamente las necesidades de
mantenimiento que se presenten.

3. Elabora las especificaciones técnicas de los pliegos de contrataciones de

los procesos inherentes al mantenimiento del edificio sede de la Alcaldía
de Baruta.

4. Supervisa y controla los servicios de impresión y fotocopiado.

5. Coordina la contratación de servicios prestados a la Dirección de

Administración y Servicios, desde la selección de contratistas hasta la
terminación del servicio.

6. Apoya a las dependencias de la Alcaldía para la mudanza y

adecuación de espacios.
7. Tramita y da seguimiento a las reparaciones menores y mayores de la
 flota vehicular de la Alcaldía.

8. Efectúa seguimiento a la ejecución de los contratos suscritos con

empresas, a través de la verificación de la realización de los trabajos
asignados.

9. Efectúa control y seguimiento al registro de las horas extras laboradas por

el personal obrero.

10. Presta asistencia técnica en las actividades de su competencia.

11. Cualquier otra función dentro del ámbito de sus competencias, que le
sea asignada por el Director.
DIVISIÓN DE APOYO ADMINISTRATIVO

OBJETIVO Tramitar el pago de los servicios básicos y fondos de anticipos de cada

dependencia de la Alcaldía y del Municipio, de acuerdo a los lineamientos
establecidos por la Dirección de Administración y Servicios.

FUNCIONES 1. Tramita, agiliza y lleva el registro de los pagos correspondientes a los

gastos de funcionamientos y de operación de la Alcaldía.

2. Lleva la contabilidad, el control y seguimiento de la rendición y ejecución

de los fondos en anticipo de las diferentes dependencias de la Alcaldía.

3. Controla y verifica la disponibilidad presupuestaria y la correcta

imputación en las órdenes de servicios y en los fondos de anticipo.

4. Emite los cheques girados contra los Fondos en Anticipo a favor de los
diferentes proveedores, a través de órdenes de compras y órdenes de
servicios.

5. Relaciona y tramita los compromisos de ejercicios anteriores pendientes

por pagar.

6. Cualquier otra función dentro del ámbito de sus competencias, que le

sea asignada por el Director.
DIVISIÓN DE COMPRAS

OBJETIVO Garantizar el abastecimiento oportuno y adecuado de los materiales e

insumos requeridos por las distintas dependencias de la Alcaldía, de
acuerdo a la Formulación del Plan Operativo y Presupuesto Anual, a través
de la aplicación de la base legal establecida en la Ley de Contrataciones
Públicas para cualquiera de sus modalidades, y los lineamientos emitidos por
la máxima autoridad y la Dirección General.

FUNCIONES 1. Verifica que las requisiciones de materiales estén correctamente

imputadas y que la dependencia requirente tenga disponibilidad
presupuestaria.

2. Mantiene actualizado el registro de proveedores de la Alcaldía, a fin de

asegurarse de que sean especialistas en la venta de bienes o materiales
de oficina y que cumplan con los requisitos administrativos y legales
vigentes.

3. Realiza el análisis de cotizaciones de acuerdo a la cantidad, calidad y

precio de los materiales, aplicando los criterios de selección establecidos
en la ley.

4. Elabora, conforma y tramita órdenes de compra, ajustándose a los

niveles administrativos y operativos de aprobación existentes.

5. Elabora las solicitudes de orden de pago para la cancelación de los

bienes y servicios contratados, toda vez que se haya completado
satisfactoriamente la adquisición o prestación de los mismos,
respectivamente.
6. Cualquier otra función dentro del ámbito de sus competencias, que le
sea asignada por el Director.