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CARACTERIZACIÓN PROCESO DE SUPERVISION E

INTERVENTORIA DE PROYECTOS IPSE-SIS-C01

OBJETIVO: Realizar supervisión o interventoría a los proyectos relacionados con

infraestructura energética o de prestación del servicio de energía eléctrica verificando que
las obligaciones contractuales se cumplan.

ALCANCE:

Inicia: Con la comunicación enviada a la Subdirección de Contratos y Seguimiento

designando la supervisión o interventoría a los responsables a efectuarla.

Termina: Acta de liquidación del Contrato (ingreso de bienes al almacén si aplica)

RESPONSABLES: Subdirección de Contratos y Seguimiento.

PROVEEDORES
No Proveedor Interno Entrada
1 Dirección General Actos Administrativos
Proyectos, Metas, Administración de Riesgos Administrativos.
2 Planeación Institucional
Presupuesto del IPSE.
Gestión de Telemetría y Información oportuna, validada y confiable de prestación del
3
Monitoreo servicio de energía en las ZNI.
Información Comunidades Caracterizadas, Seguimiento a
4 Gestión Social y Ambiental programas ambientales y Documentos Técnicos. Proyectos
socializados. Conceptos ambientales.
Talento Humano competente, motivado con alto desempeño.
5 Gestión de Talento Humano
Plan anual de Capacitaciones.
Información bienes de consumo e inmuebles. Directrices que se
6 Gestión de Infraestructura tomen para el manejo de los activos. Inventario de bienes
eléctricos.
7 Gestión de Contratación Información contractual. Adquisición de Bienes y Servicios.
Recurso humano en condiciones seguras y saludables,
8 Gestión SGSST
capacitado y entrenado en prevención de riesgos laborales.
9 Gestión Tics Recursos Tecnológicos.
Documentación divulgada y actualizada. Registros controlados y
10 Gestión Documental
preservados.
11 Gestión de Mejoramiento Mejoramiento del SGI
12 Gestión Financiera Informes contables, Fiscales y Administrativos.
Proyectos estructurados .Proyectos evaluados Técnica y
13 Gestión de Proyectos
Financieramente viabilizados.
Gestión Normativa y Requisitos legales proyectos, conceptos y/o propuestas
14
Regulatoria normativas.
Informe de activos eléctricos, directrices que se tomen para el
15 Comité de activos
manejo de los activos.
Principal: Calle 99 No. 9 A - 54 Torre 3
Piso 14 Edificio 100 Street
PBX: (57 1) 639 7888
Fax: (57 1) 639 7888 Ext. 127
Bogotá D.C. – Colombia
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PROVEEDORES
No Proveedor Externo Entrada
Directrices, actos administrativos, Normas Técnicas RETIE,
1 Ministerio de Minas y Energía.
RETILAP.
Comisión de Regulación de
2 Normatividad y metodología regulatoria.
Energía y Gas CREG.
Lineamientos, políticas y directrices de energización para las
3 Presidencia de la República.
zonas no interconectadas. Plan Nacional de Desarrollo PND.
Contraloría General de la
4 Informe de auditoría. Informe de gestión.
República.
Solicitudes, proyectos, información de la caracterización de las
5 Entes territoriales.
comunidades.
Superintendencia de servicios Normas y directrices, necesidades de Supervisión o
6
públicos. Interventoría. Propiedad de los activos.
7 Contratistas Informes
8 Prestadores del servicio. Acuerdos de mejoramiento prestadores del servicio.
Asentamiento de comunidades Indígenas, Étnicas,
9 Ministerio del Interior
Palanqueras.

PHVA
Planear Actividades Controles
Elaborar cronograma interno con recursos,
Revisión del cronograma por la
actividades y responsables para la realización de la
1 Subdirección de Contratos y
Supervisión o Interventoría según sea el caso.
Seguimiento.
Elaborar inventario de los activos del IPSE instalados Inventario de Activos del IPSE en el
2
en el Sistema Interconectado Nacional (SIN). SIN.
Elaborar inventario de los activos del IPSE instalados Inventario de Activos del IPSE en la
3
en las Zonas No Interconectadas (ZNI). ZNI.
Solicitar documentos contractuales (en términos de Contratos, diseños, ofertas y
4
diseño, referencia, ofertas y contratos). referencia.
Identificar si es un proyecto de Interventoría o
5 Contratos, Oficios, registros Orfeo
Supervisión
Actas de reunión, cronograma de
6 Elaborar el cronograma de ejecución del contrato.
ejecución.

Hacer Actividades Controles

Verificar el cumplimiento del contrato desde el punto Aplicación de herramientas, técnicas
de vista: -Legal - Técnico - Financiero -Administrativo y procedimientos de acuerdo a los
1
-Ambiental -Social –Sistema de Gestión de Salud y requisitos y obligaciones
Seguridad en el Trabajo. contractuales.
2 Informe técnico de supervisión o
Elaborar informe de Supervisión o Interventoría
interventoría periódico.
3 Establecer dentro de los activos del SIN cuales son Documentos que demuestren la
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propiedad del IPSE. propiedad del IPSE de los activos en
el SIN.
Documentos que demuestren la
Establecer que activos de la ZNI son de propiedad
4 propiedad del IPSE o del Ministerio
del IPSE o del Ministerio de Minas y Energía.
de Minas y Energía en las ZNI.
Realizar control de riesgos ocupacionales y Lista de chequeo, Planes de acción,
5
ambientales actas e informes de seguimiento.

Verificar Actividades Controles

Realizar los informes de supervisión
o interventoría según periodicidades
Verificar la conformidad y oportunidad de los informes
1 que se hayan definido o aprobar los
de supervisión o interventoría.
informes mediante actos
administrativos.
Informe con descripción de la vida
2 Verificar la vida útil de los activos del IPSE en el SIN.
útil de los activos del IPSE en el SIN.
Informe con descripción de la vida
3 Verificar la vida útil de los activos del IPSE en la ZIN.
útil de los activos del IPSE en la ZNI.
Verificar la ejecución de los proyectos según lo Actas de reunión, Informes de
4
pactado contractualmente. comisión, oficios.

Actuar Actividades Controles

Realizar retroalimentación de la Supervisión o Revisión del cumplimiento a lo
1 interventoría en la Subdirección de Contratos y programado en la Supervisión o
Seguimiento. Mejorar el proceso. interventoría.
Seguimiento a los planes de
2 Desarrollar Planes de mejoramiento de acuerdo a los
mejoramiento y demás actividades
resultados del proceso.
programadas.
Realizar el cálculo del valor presente de los ingresos
esperados por uso de los activos, durante la vida útil Documento con el valor presente de
3
remanente, de acuerdo con las resoluciones de la los ingresos esperados.
CREG, correspondientes.
Presentar al Comité de Activos el estudio con las
posibilidades de gestión de los activos instalados en
el SIN así: Documento con la las posibilidades
4
 Venta de los activos de gestión de activos.
 Transferencia de los activos
 Capitalización por acciones de los activos
Recomendar a la Dirección del IPSE por parte del Documento firmado por los
5 Comité de Activos la gestión que debe darle a los miembros con voz y voto del Comité
activos. de Activos.
Cuantificar los activos recuperables y análisis de la Documento con análisis de los
6
posibilidad de reutilizarlos en otras ZNI. activos recuperables.

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PBX: (57 1) 639 7888
Fax: (57 1) 639 7888 Ext. 127
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PHVA
Elaborar propuesta al Comité de Activos sobre
7 conveniencia técnico- económico para recuperación y Propuesta al Comité de Activos
reutilización de activos en las ZNI.
Elaborar propuesta al Comité de Activos sobre
8 gestión de activos inservibles e irrecuperables en las Propuesta al Comité de Activos
ZNI.
Recomendar a la Dirección del IPSE por parte del
Recomendación del Comité de
9 Comité de activos la forma de enajenación de los
activos al Director del IPSE.
activos.
10 Realizar informe final de supervisión Informe final de supervisión
11 Realizar informe final de interventoría Informe final de interventoría

CLIENTES
No Cliente Interno Salida
 Informes de carácter técnico relacionado con la
Supervisión o Interventoría de los proyectos.

 Informe técnico sobre el estado de los activos, los

ingresos esperados por uso del activo y con el
Inventario de activos en el SIN de propiedad del
1 Todos los Procesos IPSE. IPSE.

 Informe con el inventario de activos del IPSE en las

ZNI

 Informe técnico sobre la Supervisión o Interventoría

en Áreas de Servicio Exclusivo.

No Cliente Externo Salida

1 Ministerio de minas y energía.
Comisión de Regulación de Energía y
2
Gas CREG.
3 Contraloría General de la República.
4 Entes territoriales.
5 Superintendencia de servicios públicos.
Unidad de Planeación Minero Energética
6
UPME.
7 Prestadores del servicio.
8 Usuario final
9 Veedurías Ciudadanas
 Informes de carácter técnico relacionado con la
Supervisión o Interventoría de los proyectos.
 Informe técnico sobre el estado de los activos, los
ingresos esperados por uso del activo y con el
Inventario activos SIN de propiedad del IPSE.
 Informe con el inventario de activos del IPSE en las
ZNI.
 Informe técnico sobre la Supervisión o Interventoría
en Áreas de Servicio Exclusivo

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REQUISITOS NORMATIVOS SGI
ISO 9001:2008-NTC GP 1000:2009 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007
ISO Requisitos Genéricos 4.1, 4.2, 8.1,
8.2.3
7,5 Producción y prestación del servicio.
7, 5,1 Control de la producción y de la
prestación del servicio.
7, 5,2 Validación de los procesos de la
producción y de la prestación del servicio. 4.1 Requisitos Generales.
4.1 Requisitos Generales.
7, 5,3 Identificación y trazabilidad. 4.5.1 Medición y seguimiento
4.5.1 Seguimiento y medición.
7,6 Control de los equipos. de desempeño.
4.4.6 Control operacional.
8.2.1 Satisfacción del cliente. 4.4.6 Control operacional.
8.2.3 Seguimiento y medición de los
procesos.
8.2.4 Seguimiento y medición del producto
y/o servicio.
8.5.1 Mejora continua.
8.4 Análisis de datos.

INDICADORES DEL PROCESO

1 Oportunidad en la Respuesta de Solicitudes.
2 Porcentaje de actividades realizadas frente a las actividades programadas en el cronograma.
3 Desempeño del Proceso de Supervisión o Interventoría de proyectos.

RECURSOS
1 Grupo de Profesionales asignados a la subdirección de contratos y seguimiento.
2 Intranet, página WEB, Internet, sistemas de medición y control de las variables eléctricas en campo.
3 Recursos financieros para contrataciones especializadas, gastos de viajes, logística de actividades.
4 Sistemas de información, Software especializado para la ejecución de la actividad, software SGI

DOCUMENTOS CONTROLADOS
1 IPSE-SIS-P01 Procedimiento SIS Proyectos Construcción Infraestructura Energética Financiados PNG
2 IPSE-SIS-P02 Procedimiento Gestión Activos en el SIN
3 IPSE-SIS-P03 Procedimiento Gestión Activos en las ZNI
4 IPSE-SIS-P04 Procedimiento Supervisión e Interventoría a los Contratos ASE de las ZNI
IPSE-SIS-P05 Procedimiento de Supervisión y Seguimiento de Contratos para Suministro de Servicios
5
o Bienes Eléctricos de Infraestructura Energética de las ZNI.
IPSE-SIS-P06 Procedimiento para el Control del Producto No Conforme Gestión Supervisión,
6
Interventoría y Seguimiento
7 IPSE-SIS-I01.-Instructivo Supervisión e Interventoría de Proyectos.

Principal: Calle 99 No. 9 A - 54 Torre 3

Piso 14 Edificio 100 Street
PBX: (57 1) 639 7888
Fax: (57 1) 639 7888 Ext. 127
Bogotá D.C. – Colombia
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REGISTROS CONTROLADOS
1 IPSE-SIS-F02.-Formato Seguimiento a Proyectos
2 IPSE-SIS-F03.-Acta de Arribo de Suministros
3 IPSE-SIS-F04.-Formato Acta de Pruebas y Energización
4 IPSE-SIS-F05.-Formato Acta de Recibo Definitivo
5 IPSE-SIS-F08.-Formato de Replanteo, Avance y Recibo Técnico.
6 IPSE-SIS-F09 Formato Informe de Avance de Contrato en Ejecución

DOCUMENTOS NO CONTROLADOS
1 Informe Ejecutivo de Gerencia mensual del Concesionario
2 Informe de actividades de los contratistas o interventores externos.
3 Oficios de los Contratistas o Interventores es o Interventores externos.
4 Actas de seguimiento de los Contratistas o Interventores externos

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA MOTIVO DEL CAMBIO

2016/11/18 Inclusión de nuevos procedimiento y formatos.

REVISÓ APROBÓ
DANILO OBANDO MONICA ULLOA

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Piso 14 Edificio 100 Street
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Fax: (57 1) 639 7888 Ext. 127
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