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Guia para La Organizacion de Los Archivos de Gestion PDF
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OBJETIVO
DEFINICIONES
Folio: Hoja.
1.3. Foliación
Ejemplo:
SERIE: INFORMES
ARCHIVO CENTRAL
INFORME DE GETIÓN 4
JUNIO 2011
1
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Neiva, 30 junio 2011
3
*************************************
Doctor
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Anexo: Informe
2. CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS DE APOYO
Ejemplo:
Copias de
Acuerdos Copias de
USCO Actas del
Consejo
Académico
3. DESCRIPCIÓN
Ejemplo:
Ejemplo: utilizando las Series y Subseries Documentales de la Oficina de Rectoría
4
Resoluciones
3
Informes de Gestión
2
Informes de Otras Dependencias
1
Informes Al Consejo Superior
Universitario
4
2
3
1
3.3. Identificar la gaveta y el archivador, utilizando el formato GDC-FO-04
3. Diligenciar el Inventario Documental, utilizando el formato GDC-FO-07
Ejemplo:
GESTION DOCUMENTAL CODIGO: GDC-FO-07
VERSION: 3
INVENTARIO DOCUMENTAL VIGENCIA: 2011
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Lugar y Fecha: Neiva, 30 diciembre 2011 Lugar y Fecha ____________________ Lugar y Fecha ______________________