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Contenido
Presentación ................................................................................................................................................. 4
Capítulo 1: ..................................................................................................................................................... 6
Introducción a Excel 2013 ............................................................................................................................ 6
1.1 Historia Y Versiones ......................................................................................................................... 7
1.2 Especificaciones, Límites y Problemas........................................................................................ 8
1.3 Las novedades de Excel 2013 ...................................................................................................... 9
Inicio Rápido ......................................................................................................................................... 9
Análisis de Datos Instantáneos ......................................................................................................... 10
Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos........................................ 10
Crear un gráfico adecuado para los datos ...................................................................................... 11
Capítulo 2: .................................................................................................................................................. 12
Filtrar por texto o números específicos ............................................................................................... 14
Filtrar elementos por color.................................................................................................................... 15
Crear una segmentación de datos para filtrar los datos de una tabla ............................................. 16
Considerar la distinción entre mayúsculas y minúsculas................................................................ 23
Utilizar nombres predefinidos .......................................................................................................... 23
Capítulo 3: .................................................................................................................................................. 24
Estructura de Datos en Ms Excel y Funciones ......................................................................................... 24
Tipos de nombres .................................................................................................................................. 25
Administrar nombres ............................................................................................................................. 26
Eliminar uno o más nombres ................................................................................................................ 27
Auditar nombres .................................................................................................................................... 28
Referencias relativas .......................................................................................................................... 30
Referencias absolutas ........................................................................................................................ 30
3.4.1 Referencias mixtas ..................................................................................................................... 31
3.4.2 Referencias Externas ................................................................................................................. 31
3.4.3 Referencias en Macros ............................................................................................................. 32
3.5.1 Principales Funciones utilizadas_ Enfoque empresarial ............................................................. 33
Función Lógica Si ................................................................................................................................... 33
Presentación
El texto empieza con una Introducción a Excel y sus versiones anteriores, además de hacer
una comparación con sus antecesores y analizar las novedades principales de la versión
2013. Los acápites siguientes se enfocan en el uso de ciertos comandos considerados
necesarios para el uso y la administración de datos en un libro de cálculo, reducción de
errores, resaltar información en dependencia de los requerimientos del usuario,
complementos de trabajo para inteligencia de negocios, importación de datos desde
diferentes medio y automatización básica de procesos cotidianos a través de macros que
contribuyan a la reducción de tiempo en procesos monótonos de trabajo.
Aunque Excel fue diseñado como un programa para operaciones financieras y contables
hoy por hoy este programa es usado además por Estadistas, Ingenieros, Administradores
de proyectos, matemáticos, investigadores, médicos e incluso abogados e historiadores,
puesto que por su gran gama de comandos y funciones de todo tipo ha sido de gran
utilidad en el desarrollo de hojas de cálculo que contribuyen a reducir la carga de trabajo y
aumentar la rapidez en el desarrollo de informes especializados.
En el moderno mundo de hoy en día son muchas las empresas que adquieren un software
especializado para la administración de información y la ejecución de procesos que
facilitan en gran cantidad el trabajo diario, sin embargo muchos de estos están diseñados
bajo un marco fijo de trabajo y no están abiertos a posibles cambios en los procesos, ya
sea para mejorar o por factores externos (como los legales), es ahí donde nos vemos en la
necesidad de hacer uso de aquellas herramientas que ya poseemos pero que no
explotamos, y que podrán hasta cierto punto resolver muchas limitaciones que los software
más caros no pueden.
El curso y manual de Excel avanzado está estructurado para poder aprovechar al máximo
las ventajas que ofrece una de las herramientas más poderosas en el mundo de las
Tecnologías de Información, facilitando las operaciones a través de comandos y funciones
poco conocidos y de gran utilidad.
Capítulo 1:
Introducción a Excel 2013
Microsoft Excel (Ms Excel) es un software diseñado para el manejo de hojas de cálculo,
desarrollado y distribuido por Microsoft, y utilizado normalmente en tareas financieras y
contables, aunque hoy por hoy las características que ofrece han superado estos límites y
barreras.
Una hoja de cálculo electrónica se define como un programa informático compuesto por
columnas, filas y celdas, donde la intersección de las columnas y las filas son las celdas, en
el interior de cada celda es el sitio donde podemos escribir cualquier tipo de información
que posteriormente será tratada, siendo cada celda única en toda la hoja de cálculo.
La principal ventaja del uso de las hojas de cálculo electrónicas reside en que es posible
interconectar unas celdas con otras mediante el uso de funciones o reglas, de tal forma
que si cambia el valor de una celda, automáticamente la hoja de cálculo electrónica
recalculará y actualizará los valores de las otras celdas. Esta ventaja fue el origen y la base
para impulsar el desarrollo de las hojas de cálculo electrónicas, debido a que antiguamente
al no disponer de dicha herramienta informática, el trabajo de recalcular las diferentes
hipótesis de un modelo matemático, físico o financiero representaba un tiempo y esfuerzo
enorme, además del riesgo de caer en algún error durante el cálculo. Este problema fue
solucionado mediante el desarrollo y uso de las hojas de cálculo electrónicas las cuales al
cambiar cualquier dato del modelo en menos de 1 segundo y sin error recalcula todo el
modelo aportando un resultado totalmente fiable.
La lista de versiones de Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows
es:
Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes,
atributos de carácter y celdas). También introdujo computación inteligente de datos,
donde existen celdas dependientes de otras celdas se actualizan al instante (programas de
hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos cada cierto tiempo o
esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad
gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados
en combinación de correspondencia con Microsoft Word.
Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de
programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar tareas en
Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de
trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación que, en versiones posteriores, incluye
un completo entorno de desarrollo integrado (IDE). La grabación de macros puede
producir código (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la
automatización de simples tareas. (VBA) permite la creación de formularios y controles en
la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la
creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores añadieron soporte para los
módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de programación básicas orientadas a
objetos.
El 22 de septiembre del 2007 se informó que la hoja de cálculo Excel 2007 mostraba
resultados erróneos bajo ciertas condiciones. Particularmente para algunas parejas de
números, para los que el producto sea 65535 (tales como 850 y 77.1), Excel muestra como
resultado de la operación 100000. Esto ocurre con alrededor del 14.5% de tales pares.
Además, si se suma uno a este resultado Excel lo calcula como 100001. No obstante, si se
resta uno al resultado original, entonces muestra el valor correcto 65534 (también si se
multiplica o divide por 2, muestra los valores correctos 131070 y 32767.5, respectivamente).
Dada la importancia que posee el estudio de las finanzas en ámbito académico, toma
especial interés el manejo de dichos conceptos de forma ágil, para conseguir rapidez y
precisión en el análisis. La forma más rápida de conseguir dicho objetivo es a través de la
aplicación de finanzas en una hoja de cálculo, para el caso, Excel. Las hojas de cálculo
proporcionan una solución rápida y sencilla a las nuevas exigencias que se presentan en el
mundo actual. Excel a través de un ambiente gráfico permite realizar operaciones
matemáticas básicas y complejas y desarrollar diferentes funciones (financieras, lógicas,
estadísticas, matemáticas, etc.).
Microsoft Excel 2013 permite analizar, administrar y compartir información de más formas
que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas
herramientas de análisis y visualización le ayudan a realizar un seguimiento y resaltar
importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fácilmente a datos importantes
dondequiera que vaya desde prácticamente cualquier explorador web o Smartphone.
Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultáneamente con otras
personas en línea. Tanto como si produce informes financieros o administra sus gastos
personales, Excel 2013 brinda más eficiencia y flexibilidad para lograr sus objetivos.
Lo primero que verá cuando abra Excel es un aspecto totalmente nuevo. Es más limpio
pero también está diseñado para ayudarle a lograr resultados profesionales con rapidez.
Encontrará muchas características nuevas que le permiten olvidarse de barreras de
números y dibujar imágenes más persuasivas de sus datos, guiándole hacia decisiones
mejores y más fundamentadas.
Inicio Rápido
Las plantillas realizan la mayoría del trabajo de diseño y configuración por usted, por lo
que se puede centrar en sus datos. Al abrir Excel 2013, verá plantillas para presupuestos,
calendarios, formularios, informes. etc.
La nueva herramienta Análisis rápido permite convertir los datos en un gráfico o tabla en
dos pasos o menos. Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional,
minigráficos o gráficos, y haga que su elección se mantenga con solo un clic del ratón.
Solía requerir algo de trabajo analizar sus datos pero ahora solo son necesarios unos
pasos. Puede crear al instante diferentes tipos de gráficos, incluidos: gráficos de líneas y
columnas, o agregar gráficos en miniatura (denominados minigráficos). También puede
aplicar un estilo de tabla, crear tablas dinámicas, insertar totales con rapidez y aplicar
formato condicional.
Relleno rápido es como un asistente de datos que termina el trabajo por usted. Tan pronto
como detecta lo que desea hacer, Relleno rápido introduce el resto de los datos de una
sola vez, siguiendo el patrón que reconoce en los datos. Para ver cuándo esta característica
resulta especialmente útil.
Con las Recomendaciones de gráficos, Excel recomienda los gráficos más adecuados para
los datos. Eche un vistazo rápido para ver el aspecto de los datos en los distintos gráficos y
elija aquel en el que se muestren mejor las ideas que desea presentar.
Introducida por primera vez en Excel 2010 como una manera interactiva de filtrar datos de
tabla dinámica, la segmentación de datos puede filtrar datos en tablas de Excel, tablas de
consultas y otras tablas de datos. Más sencilla de configurar y de usar, la segmentación de
datos muestra el filtro actual para que pueda saber exactamente qué datos está mirando.
En Excel 2013 cada libro tiene dentro su propia ventana, facilitando el trabajo en dos libros
a la vez. Hace la vida más sencilla cuando trabaja en dos monitores.
Capítulo 2:
Segmentación de Datos y Filtros
Como todos conoceremos, cuando un usuario de Excel utiliza la herramienta de Filtros, se
colocan de forma automática los controles de filtrado en los encabezados de tabla, tal
como se muestra en la siguiente pantalla:
1. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de la columna que desea filtrar.
2. En la lista de texto o números, desactive la casilla (Seleccionar todo) de la parte
superior de la lista y, a continuación, active las casillas de los elementos que desea
mostrar en su tabla.
La flecha de filtrado del encabezado de tabla cambia a este icono para indicar que hay
un filtro aplicado. Haga clic en el filtro para cambiarlo o borrarlo.
1. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de la columna que desea filtrar.
2. Si la columna tiene números, haga clic en Filtros de número. Si la columna tiene
entradas de texto, haga clic en Filtros de texto.
3. Elija la opción de filtrado que desee y, a continuación, introduzca sus condiciones
de filtrado.
Por ejemplo, para mostrar números por encima de una cantidad determinada, elija Mayor
o igual que y, a continuación, introduzca el número que está pensando en el cuadro
adyacente.
Para filtrar por dos condiciones, introduzca las condiciones de filtrado en ambos conjuntos
de cuadros y elija Y para que ambos sean verdadero y O para que cualquiera de las
condiciones sea verdadera.
1. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de la columna que tiene formato
de color o formato condicional aplicado.
2. Haga clic en Filtrar por color y, a continuación, elija el color de celda, el color de
fuente o el icono por el que desea filtrar.
Los tipos de opciones de color que tendrá dependerán de los tipos de formato que haya
aplicado.
Crear una segmentación de datos para filtrar los datos de una tabla
Microsoft Excel 2010 incorporó segmentaciones de datos como una nueva manera de
filtrar datos de tabla dinámica. En Excel 2013, también se puede crear segmentaciones de
datos para filtrar sus datos de tabla. Una segmentación de datos es realmente útil, porque
indica claramente qué datos se muestran en la tabla tras filtrar los datos.
Esta es la manera en que puede crear una para filtrar sus datos:
3. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active las casillas para las
que desea crear segmentaciones de datos.
5. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar en
su tabla.
2.2 Filtros
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en una
tabla, seleccionar aquellos que correspondan con algún criterio determinado por el
usuario.
Los filtros avanzados son útiles, en especial, cuando estamos trabajando con bases de
datos en Excel; si bien conviene recordar que Excel es una Hoja de cálculo y no un gestor
de Bases de datos, como lo es Ms Access. Podemos suponer que tenemos una Base de
datos en una hoja de cálculo, y que pretendemos aplicar filtros avanzados, para encontrar
algunos registros; ello en aquellas ocasiones en que los Autofiltros se quedan “cortos” en
función de lo que se pretende obtener; los Filtros Avanzados desaparecen las restricciones
o limitaciones que pudiese tener el Autofiltro.
Para poder aplicar esta herramienta avanzada debemos saber que además de nuestra base
de datos, necesitamos un rango de celdas a parte en donde indicar cuáles son los criterios
de filtro, es decir, dos rangos:
1. Rango de la lista, y
2. Rango de criterios.
Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la
misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.
Para este ejemplo se colocaron los criterios por arriba de la tabla de datos aunque
realmente su ubicación no es de suma importancia.
Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los
mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen el
criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro
avanzado adecuadamente.
De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora
solamente se ha especificado una sola condición por columna, pero igual se puede
agregar a los resultados del filtro la información del departamento de Informática. Para
ello solamente se agregará una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.
Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con
apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del departamento
de Informática sin importar el apellido que tengan.
Filtrar el rango de la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, para ello
haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
Filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo,
haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la
esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.
Observación: Al copiar filas filtradas en otra ubicación, se pueden especificar las columnas
que se deben incluir en la operación de copia. Antes de filtrar, copie las etiquetas de
columna de las columnas deseadas en la primera fila del área donde va a pegar las filas
filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a las etiquetas de columna copiadas en el
cuadro Copiar en. De este modo, las filas copiadas incluirán solo las columnas cuyas
etiquetas se hayan copiado.
Notas importantes:
El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar en varios aspectos
importantes.
Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú de filtro automático.
Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la
hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Microsoft
Office Excel usa el rango de criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro
avanzado como el origen de los criterios avanzados.
Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Sin
embargo, puede usar una fórmula para realizar una búsqueda que distinga entre
mayúsculas y minúsculas.
Capítulo 3:
Estructura de Datos en Ms Excel y Funciones
Con Microsoft Excel, es fácil la introducción de información dentro de una hoja de cálculo y
el poder cambiar, suprimir o añadir datos a dicha información. No tiene que preocuparse si
inicialmente sus datos no han quedado perfectamente introducidos o no lo han hecho de
forma completa. Siempre podrá cambiarlos o terminar de introducirlos más tarde. Puede
ordenar varias hojas dentro de un libro de trabajo (por ejemplo puede colocar en un libro
todas las hojas que pertenezcan a un solo cliente o a un único proyecto) y a continuación
póngales un nombre para poder localizar rápidamente la información que necesita.
En esta lección, aprenderá cómo tiene que trabajar con las hojas y con los libros de trabajo;
a trabajar de forma más eficaz si utiliza las prestaciones de AutoCompletar y
AutoCorrección que le ayudarán a realizar parte de su trabajo y a introducir fórmulas
complejas y formulas y funciones anidadas.
Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular
el contenido de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una fórmula siempre comienza
con el signo igual (=).
A continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se pueden escribir en
una hoja de cálculo.
Una fórmula también puede contener funciones, referencias, operadores y constantes. Los
operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una
fórmula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos (que sigue las
reglas matemáticas generales), pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis.
Por ejemplo, un rango pueden ser las celdas que se encuentran en la columna A desde la
fila 1 hasta la fila 20. El rango sería A1:A20. O las celdas que están desde la columna A hasta
la columna C y desde la fila 2 hasta a fila 80. El rango sería A2:C80.
Pero tal rango también lo podríamos identificar con un nombre alusivo al tipo de datos
que contiene.
Tipos de nombres
Existen los nombres definidos para celdas o rangos de celdas y que pueden contener tanto
constantes como fórmulas. Es decir, una celda que contiene una constante puede tener
asignado un nombre así como una celda que contenga una fórmula puede también tener
asignado un nombre.
El otro tipo de nombres que existen en Excel son los nombres de tablas. Cuando creamos
una tabla Excel le asigna un nombre predeterminado como Tabla1, Tabla2, etc., pero
podremos editarlo desde el administrador de nombres para que sea más descriptivo.
Para ello en MS Excel 2013 seleccionamos el rango de datos y nos vamos a la opción de
Fórmulas -> Nombres Definidos -> Asignar nombre y tenemos el siguiente cuadro:
Un punto muy importante es que si hay diferentes hojas de trabajo se indique a qué hoja
pertenece cada rango definido. Cuando se selecciona al rango de datos antes de crear el
nombre de rango, Excel agrega automáticamente el nombre de la hoja a la que pertenece
el rango. Asimismo, es importante aclarar que cuando se crea directamente el nombre del
rango, hay que indicarle a Excel a qué hoja pertenece ese rango, ya que todas las hojas
tienen los mismos rangos, refiérase a la misma nomenclatura de las filas y columnas.
Administrar nombres
Una vez que se han creado los nombres, ya sea de celdas o de tablas, podremos
administrarlos con el Administrador de nombres que se encuentra dentro del grupo
Nombres definidos de la ficha Fórmulas.
Este cuadro de diálogo mostrará la lista completa de nombres de nuestro libro y podremos
también crear desde ahí nuevos nombres o editar los existentes. Asimismo el usuario
podrá eliminar cualquier nombre que deseemos pulsando el botón Eliminar.
Una vez creado el nombre del rango, en lugar de escribir la referencia de celdas en las
fórmulas se escribe el nombre del rango. Por ejemplo:
En lugar de escribir
=BUSCARV(D1;Hoja1!A2:A10;1;0) se escribe
=BUSCARV(D1;Empleados;3;0)
En este sentido, si el usuario utiliza nombres, sus fórmulas serán mucho más fáciles de
entender y mantener. Puede definir un nombre para un rango de celdas, una función, una
constante o una tabla. Una vez que haya adoptado la práctica de utilizar nombres en su
libro, podrá actualizar, auditar y administrar esos nombres con facilidad.
Auditar nombres
Si llegas a tener una gran cantidad de nombres en tu libro de Excel y prefieres tener una
lista de todos ellos será muy fácil generarla. En primer lugar debes posicionarte en la celda
donde se insertará el listado y utilizar el comando Pegar nombres que se encuentra dentro
del menú desplegable Utilizar en la fórmula que a su vez pertenece al grupo Nombres
definidos de la ficha Fórmulas:
Al mostrarse el cuadro de diálogo Pegar nombre se deberá pulsar el botón Pegar lista y
Excel insertará en la hoja los nombres de los rangos así como su definición:
Cuando cree una fórmula que contenga una función, puede usar el cuadro de diálogo
Insertar función como ayuda para especificar las funciones de la hoja de cálculo. A medida
que se escriba una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá
mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la
función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de
toda la fórmula.
En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos
(argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El
tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos
más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y
nombres de otra función.
3.4 Referencias
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a
Excel dónde debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Las
referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una
fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse
referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las referencias a
celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas (referencia externa:
referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a
un nombre definido en otro libro.)
Referencias relativas
Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda
que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la
celda que contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en
filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las
nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia o rellena una referencia
relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.
Referencias absolutas
Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a
una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la
fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o
columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas
fórmulas utilizan referencias relativas, de modo que puede resultar necesario cambiarlas a
referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la
celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y
una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc.
Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la
celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta
permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia
relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se
copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Una referencia externa (también denominada vínculo) es una referencia a una celda o a un
rango de celdas de una hoja de cálculo de otro libro de Excel, o una referencia a un nombre
definido en otro libro. Puede hacer referencia a rangos de celdas específicas, a un nombre
específico de los rangos de celdas, o bien definir un nombre para la referencia externa.
Si utiliza una referencia de celda para crear una referencia externa, también puede aplicar
fórmulas a la información. Al cambiar entre los distintos tipos de referencias de celda, puede
controlar además las celdas con las que se establecen vínculos si mueve la referencia externa.
Por ejemplo, si utiliza una referencia relativa, al mover la referencia externa, la celda o celdas
con las que se establece el vínculo cambian para reflejar su nueva posición en la hoja de
cálculo.
Cuando se crea una referencia externa de un libro a otro, debe utilizar un nombre para hacer
referencia a las celdas con las que se establece el vínculo. Puede crear una referencia externa
utilizando un nombre que ya se haya definido, o puede definir el nombre cuando cree la
referencia externa. Este nombre permite recordar más fácilmente el contenido de las celdas
con las que se establece el vínculo. Las referencias externas que utilizan nombres definidos no
cambian cuando se mueven, ya que un nombre hace referencia a una celda o rango de celdas
específico. Si desea utilizar una referencia externa con un nombre definido que cambie al
moverse, puede cambiar el nombre que se utiliza en la referencia externa o puede cambiar las
celdas a las que hace referencia el nombre.
Las fórmulas con referencias externas a otros libros se muestran de dos maneras, en función de
si el libro de origen, el que proporciona datos a la fórmula, se encuentra abierto o cerrado.
Cuando el libro de origen está abierto, la referencia externa incluye el nombre del libro entre
corchetes ([ ]), seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación (!) y las
celdas de las que depende la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula suma las celdas
C10:C25 del libro Presupuesto.xls.
=SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25)
Si el libro de origen está cerrado, la referencia externa incluye toda la ruta de acceso.
=SUMA('C:\Informes\[Presupuesto.xlsx]Anual'!C10:C25)
También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como
las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las
posiciones de fila y columna en macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados
para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual
Basic para Aplicaciones.). En el estilo F1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una
"F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna.
Referencia Significado
F[-2]C Referencia relativa a la celda situada dos filas por encima, en la
misma columna.
F[2]C[2] Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y dos
columnas hacia la derecha.
F2C2 Referencia absoluta a la celda de la segunda fila y la segunda
columna.
F[-1] Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
F Referencia absoluta a la fila actual
Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia
F1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botón Autosuma
para insertar una fórmula que suma un rango de celdas, Excel registra la fórmula
utilizando referencias del estilo F1C1 y no del estilo A1.
Funciones financieras
Funciones de información
Funciones lógicas
Funciones de búsqueda y referencia
Funciones matemáticas y trigonométricas
Funciones estadísticas
Funciones de texto
Funciones Definidas por el usuario
En donde;
Por ejemplo, la fórmula siguiente devuelve "Más de 10" si A1 es mayor que 10 y "10 o
menos" si A1 es menor o igual que 10.
Cada función SI, deberá contener al menos un operador lógico dentro de su prueba
lógica para poder retornar un valor verdadero o falso, según corresponda la evaluación
de la prueba. Por ejemplo, en una tienda de ropa se ha decidido dar el 15% de
descuento a todos los clientes que paguen de contado.
A B
1 Forma de Pago Contado
2 Venta 15’000
Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la
función SI siempre y cuando esa otra función regrese como resultado VERDADERO o
FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es la función ESNUMERO la cual evalúa el
contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor
numérico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda “SI” en caso de que la celda de
la columna A efectivamente tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda
“NO”.
A B C
1 VALOR ¿ES NÚMERO? RESPUESTA
2 Uno =SI (ESNUMERO(A2),”SI”,”NO”) NO
3 2 =SI (ESNUMERO(A3),”SI”,”NO”) SI
4 3 =SI (ESNUMERO(A4),”SI”,”NO”) SI
Carlos
Cárcamo C$ 15’000 =SI(B2>=20000,5%,SI(B2>=10000,3%,1%)) 3%
SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
=SUMAR.SI (rango,criterio,rango_suma)
En donde;
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas
que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32",
"manzanas".
Por ejemplo, de una lista de Ventas es deseable sumar únicamente aquellas que
corresponden a la Sucursal Sur Oriente.
NORTE C$ 15’000
SUR C$ 14’000
ORIENTE
SUR C$ 25’000
OCCIDENTE
SUR C$ 8’000
ORIENTE
SUMAR.SI.CONJUNTO: Agrega las celdas de un rango que cumpla con varios criterios.
Por ejemplo, si desea sumar los números del rango A1:A20 sólo si los números de
B1:B20 correspondientes son mayores que cero (0) y los números de C1:C20
correspondientes son menores que 10.
=SUMAR.SI.CONJUNTO
(rango_suma,rango_criterios1,criterios1,rango_criterios2,criterios2,...)
En donde;
RANGO_SUMA: Una o más celdas para sumar, incluidos números o nombres, rangos o
referencias de celda que contengan números. Se omiten los valores en blanco o de texto.
CRITERIOS1: Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que
define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán.
Cantidad
Producto Vendedor
vendida
5 Manzanas ABEL
4 Manzanas ALBERTO
15 Alcachofas ABEL
3 Alcachofas ALBERTO
22 Bananas CARMEN
=SUMAR.SI.CONJUNTO(A2,A9;B2:B9,"Manzanas",C2:C9,"ABEL")
=PROMEDIO.SI (rango,criterio,rango_suma)
En donde;
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas
que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32",
"manzanas".
Por ejemplo, se necesita conocer el promedio de las notas de una lista de estudiantes
cuya asistencia al curso fue mayor a 60%.
MARIO 20 20%
MIRANDA
=PROMEDIO.SI (C2:C6;">60%"; B2:B6)
NESTOR 85 100%
NUÑEZ
ODILIA 15 40%
OBANDO
PEDRO 50 80%
PEREZ
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_promedio,rango_criterio1,criterio1,rango_criterio2,cri
terio2,..)
En donde;
RANGO_PROMEDIO: Una o más celdas cuyo promedio se desea obtener que incluyan
números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.
CRITERIOS1: Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que
define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán.
Por ejemplo, de acuerdo a lista de estudiantes del ejemplo anterior se requiere obtener
el promedio de las notas de aquellos estudiantes cuya asistencia al curso fue mayor a
60% y que pertenezcan al grupo A.
MARIO A 20 20%
MIRANDA
NESTOR A 85 100%
NUÑEZ
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(C2:C6,
ODILIA B 15 40% B2:B6,"A", D2:D6,">60%")
OBANDO
PEDRO A 50 80%
PEREZ
ROSA B 90 90%
RAUDEZ
=CONTAR.SI(rango,criterios)
En donde;
Rango: Una o más celdas que se van a contar, incluidos números o nombres, matrices o
referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en
cuenta.
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas
que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32",
"manzanas".
GRANADA A GRANADA
RIVAS B RIVAS
=CONTAR.SI (A2:A6;"GRANADA")
DIRIAMBA C DIRIAMBA
GRANADA D GRANADA
GRANADA E GRANADA
=CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterio1,criterio1,rango_criterio2,criterio2,...)
En donde;
CRITERIOS1: Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que
define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán.
GABRIEL SI NO SI
GARCIA
=CONTAR.SI.CONJUNTO
NOEL SI SI SI (B2:D2,"SI”, B3:C3,”SI”)
NAVARRO
SI.ERROR: Devuelve un valor que se especifica si una fórmula se evalúa como un error; de lo
contrario, devuelve el resultado de la fórmula. Utilice la función SIERROR para interceptar y
controlar errores en una fórmula.
=SI.ERROR(valor, valor_si_error)
En donde;
SECTORES
CANASTAS POR CIUDAD
= SI.ERROR(A2/B2;"ERROR DE CALCULO")
210 35
= SI.ERROR(A3/B3;"No existen personas en el sector")
55 0 = SI.ERROR(A4/B4;"ERROR DE CALCULO")
0 23
Este tipo de funciones permiten al usuario encontrar valores dentro de nuestra hoja de
acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También facilitan obtener información
de referencia de las celdas.
Y es que es importante tener presente que un libro de Excel puede llegar a ser inmenso.
Sólo una hoja tiene en Excel-2007/10 más de 17 mil millones de celdas (1.048.576 filas x
16.384 columnas) y en Excel 2003 más de 16 millones de celdas (65.536 filas x 256
columnas) que tampoco son pocas sin olvidar, además, que un libro de Excel no está
limitado en el número de hojas que puede contener, salvo el impuesto por la memoria del
ordenador que estemos utilizando.
La cantidad de datos (números, texto, fechas,…) que podemos llegar a tener en una sola
hoja es tan grande que es necesario manejar con soltura algunas funciones de búsqueda y
referencia, esto nos facilitará enormemente el trabajo, ya que buscar en una tabla es una
de las tareas más habituales cuando gestionamos muchos datos para obtener información.
FILAS ROWS
Devuelve el número de filas de una
referencia o matriz.
HIPERVÍNCULO HYPERLINK Crea un acceso directo o salto que abre
un documento guardado en el disco
duro, en un servidor de red o en
Internet.
IMPORTARDATOSDINAMICOS GETPIVOTDATA Extrae datos almacenados en una tabla
dinámica.
ÍNDICE INDEX Devuelve un valor o referencia de la
celda en la intersección de una fila y
columna en particular, en un rango
especificado.
INDIRECTO INDIRECT Devuelve una referencia especificada
por un valor de texto.
RDTR RTD Recupera datos en tiempo real de un
programa compatible con
automatizaciones COM.
TRANSPONER TRANSPOSE Devuelve un rango vertical de celdas
como un rango horizontal, o viceversa.
BUSCAR
BUSCARV (en Excel 2010 se llama CONSULTAV, 2003/2007 y 2013 BUSCARV)
COINCIDIR
INDICE
ELEGIR
DESREF
Así pues, en este aprendizaje nos centraremos en conocer más sobre estas funciones.
BUSCAR
La función BUSCAR devuelve un valor de un rango de una fila o una columna o de una
matriz. La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: la forma vectorial y la matricial.
Sintaxis
Vector_resultado (Obligatorio). Rango que sólo incluye una fila o una columna. El
argumento vector_resultado debe tener el mismo tamaño que
vector_de_comparación.
Notas importantes
Nota: En general, es mejor usar las funciones BUSCARH o BUSCARV en lugar de la forma
matricial de BUSCAR. Esta forma de BUSCAR se proporciona por cuestiones de
compatibilidad con otros programas de hojas de cálculo.
Sintaxis
= BUSCAR(valor_buscado; matriz)
Si la matriz cubre un área que es más ancha que alta (más columnas que
filas), BUSCAR busca el valor de valor_buscado en la primera fila.
Si una matriz es cuadrada o más alta que ancha (tiene más filas que
columnas), BUSCAR busca en la primera columna.
Con las funciones BUSCARH y BUSCARV, puede especificar un índice en vertical o
en horizontal, pero BUSCAR siempre selecciona el último valor de la fila o
columna.
Nota: Los valores de la matriz se deben colocar en orden ascendente: ..., -2, -1, 0, 1, 2, ..., A-
Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El
texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
BUSCARV
La función BUSCARV permite una búsqueda vertical en una tabla. Existe otra función
denominada BUSCARH que permite una búsqueda horizontal en una tabla.
La tabla que constituye la base de datos requiere que la primera columna sea sobre
la que luego se buscará, y todas las demás columnas deben estar a su derecha.
En la búsqueda por intervalos la primera columna debe estar ordenada de menor a
mayor. Admite tanto valores numéricos como texto, en este caso el orden de menor
a mayor supone orden alfabético. En la búsqueda exacta no es necesario este tipo
de ordenaciones.
Sintaxis
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Notas Importantes:
COINCIDIR
Use COINCIDIR en lugar de una de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la
posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí. Por ejemplo, puede usar
la función COINCIDIR para proporcionar un valor para el argumento fila de la
función INDICE.
Sintaxis
=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada; [tipo_de_coincidencia])
En la siguiente tabla se describe cómo la función busca valores según la configuración del
argumento tipo_de_coincidencia.
TIPO_DE_COINCIDENCIA COMPORTAMIENTO
Notas Importantes:
La función COINCIDIR presentada por sí sola quizás no llame mucho la atención, así que a
continuación se presenta un pequeño ejemplo muy elemental en el que se puede apreciar
parte de su utilidad de esta fórmula.
Para ello combinaremos la función COINCIDIR con la función MAX (que busca el mayor
valor de un rango). Se trata de averiguar en qué posición o puesto de la base de datos se
encuentra el mayor valor de la misma.
Supongamos una base de datos con los empleados y sus respectivos sueldos, y
necesitamos saber en qué puesto o posición de la base de datos está el empleado con el
sueldo más alto.
Nuestra base de datos:
F/C A B
1 Alberto 750,000
2 Alfonso 650,000
3 Timoteo 1,200,000
4 Humberto 900,000
5 Ernesto 900,000
6 Carlos 600,000
7 Clara 1,700,000
8 Erika 550,000
9 Tomas 1,000,000
10 Marta 600,000
El asunto consiste en averiguar en qué posición dentro de la base de datos está el sueldo
más alto. La fórmula será:
=COINCIDIR(MAX(B2:B11);B2:B11;0)
Esta fórmula nos arrojará la posición 7, donde se encuentra el sueldo más alto que es
1.700.00 correspondiente a Clara.
Le hemos dicho a Excel que identifique el mayor valor que hay en el rango B2:B11 y luego,
con la función COINCIDIR, indique la posición en que se encuentra dentro del rango
B2:B11.
Esto es apenas una muestra de lo que se puede hacer con la combinación de diferentes
funciones, que vistas individualmente no parecen tener gran utilidad.
Luego iremos complicando más los ejemplos para dimensionar el potencial que tiene Ms
Excel.
Nota: Si se desea determinar la posición del menor valor, se debe cambiar la función MAX
por MIN.
INDICE
La función índice en Excel es muy poco conocida pero de mucha ayuda en algunos casos,
aunque por sí sola no luzca muy útil, combinada con otras fórmulas permite automatizar
un importante número de tareas en Excel.
Forma de matriz
Sintaxis
Notas importantes
Forma de referencia
Sintaxis
Por ejemplo, si ref describe las celdas (A1:B4;D1:E4;G1:H4), entonces núm_área 1 es el rango
A1:B4, núm_área 2 es el rango D1:E4 y núm_área 3 es el rango G1:H4.
Notas importantes
Ejemplos:
Escriba los datos siguientes en una hoja de cálculo de Excel en blanco. Utilizará estos datos
para la fórmula de ejemplo en este artículo.
A B C
1 Nombre Depart. Edad
2 Henry 501 28
3 Stan 201 19
4 María 101 22
5 Larry 301 29
6
7 Harry 401 21
8 Joe 101 23
9 Lynn 301 30
=INDICE(A2:C5,A7:C9),2,3,2)
(A2:C5, a7: C9) son los intervalos donde se encontrará el valor que desee.
3 es el número de columna de los rangos donde el valor es. Como hay tres columnas
(comenzando por la columna A), la tercera columna es la columna C.
2 es el área, A2:C5 o a7: C9, donde el valor es. Porque hay dos áreas especificadas
para el intervalo, el segundo rango es a7: C9.
2. Presione ENTRAR.
=INDICE(A2:C5,2,3)
2. Presione CTRL + MAYÚS + ENTRAR para escribir la fórmula como una fórmula de
matriz.
1 Nombre Sueldo
2 Alfonso
1,500,000
3 Timoteo
1,200,000
4 Humberto
900,000
5 Ernesto
900,000
6 Carlos
600,000
7 Clara
700,000
8 Erika
550,000
9 Tomas
1,000,000
10 Marta
600,000
Otro ejemplo>
Necesitamos ahora traer el valor que se encuentre entre la fila 7 y la columna 2 de la base
de datos. La fórmula sería:
=INDICE(D2:E10;7;2)
El resultado debe ser 550.000 que corresponde a Erika, puesto que ese valor se encuentra
en la intersección de la fila 7 de la base de datos con la columna 2 de la base de datos.
Nótese que no hablamos de la columna A, B, C, etc., sino del número de la columna que
conforman la base de datos. En este ejemplo la base de datos está conformada por 2
columnas, y no importa en qué columnas de Excel se encuentre la base de datos. Igual
sucede con las filas, pues no se cuentan las filas de la hoja de Excel, sino las filas que
componen la base de datos. Obsérvese que aunque Erika se encuentra en la fila 8 de Excel,
está realmente en la fila 7 de la base de datos como tal. Y aunque está en la columna E,
dentro de la base de datos está en la columna 2.
La primera parte de la fórmula indica el rango donde está la base de datos. El primer
criterio corresponde al número de la fila y el segundo criterio corresponde al número de la
columna.
ELEGIR
La función elegir utiliza el argumento núm_índice para devolver un valor de una lista de
argumentos de valores. El usuario podrá utilizar ELEGIR cuando requiera seleccionar uno
de los 254 valores posibles a partir del rango del argumento índice.
Por ejemplo, si valor 1 a valor 7 son los días de la semana, ELEGIR devuelve uno de los días
cuando se utiliza un número entre 1 y 7 como argumento núm_índice.
Sintaxis
=ELEGIR(núm_índice;valor1;valor2;...)
En dónde;
Notas Importantes:
Si núm_índice es menor que 1 o mayor que el número del último valor de la lista,
ELEGIR devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Observaciones
Los argumentos de valor para ELEGIR pueden ser referencias de rango, así como
valores individuales.
=SUMA(ELEGIR(2;A1:A10;B1:B10;C1:C10))
Evalúa:
=SUMA(B1:B10)
Ejemplo
Como resultado de esta fórmula obtendremos el valor “uno” porque el primer argumento
de la función indica que necesitamos la posición número 1. Ahora observa lo que sucede
cuando hacemos que el primer argumento de la función ELEGIR sea una referencia a una
celda:
Cada vez que cambie el valor de la celda B1 por alguno de los números válidos: 1, 2, o 3, la
función ELEGIR mostrará el elemento correspondiente en la celda B2.
DESREF
Sintaxis
=DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
En donde;
Filas: es el número de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que se desea que haga
referencia la celda superior izquierda. Si el argumento filas es 5, la celda superior
izquierda de la referencia pasa a estar cinco filas más abajo que la referencia. Filas
puede ser positivo (lo que significa que está por debajo de la referencia de inicio) o
negativo (por encima).
Alto: es el alto, en número de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El
alto debe ser un número positivo.
Observaciones
Si los argumentos filas y columnas colocan la referencia más allá del borde de la
hoja de cálculo, DESREF devuelve el valor de error #¡REF!
Si los argumentos alto o ancho se omiten, los valores predeterminados serán los
del argumento ref.
A modo de ejemplo, introduzca los datos siguientes en una hoja de cálculo de Excel en
blanco. Utilizará estos datos para todas las fórmulas de ejemplo de este artículo.
=DESREF(C2,2,-1,1,1)
Cuando utiliza esta fórmula, la función DESREF devuelve el valor de la celda situada dos
filas hacia abajo (2) y 1 fila a la izquierda (-1) de la celda C2 (que es la celda B4). El valor de
la celda B4 es "101". Por tanto, la fórmula devuelve "101".
La función DESREF en Excel, como tantas otras, luce bastante abstracta, difícil de
comprender, pero de gran utilidad para gestionar base de datos e información de todo
tipo.
En su forma más elemental, DESREF se refiere o se puede referir a una celda o a un rango
de celdas, según la descripción oficial de Microsoft, “devuelve el valor de una celda que
está a un número especificado de filas y columnas de una celda o un rango de celdas al
que hizo referencia en un rango adyacente”.
Otro ejemplo:
A la anterior fórmula no le agregamos los dos últimos criterios (alto y ancho), ya que estos
argumentos se utilizan generalmente cuando la función DESREF se utiliza en combinación
con otras fórmulas.
Le hemos dicho a Excel que se ubique en la celda A1, desde allí avance 2 fila abajo y una
columna a la derecha, posicionándose así en la celda B2, marcada en rojo en la imagen;
luego, en alto y ancho (4;1), le decimos Excel que sume los valores que están dese B3 hasta
3 filas fila más abajo, avanzando 1 columna a la derecha desde A1, que no es otra cosa que
indicarle a Excel que sume el rango B3:B6. Si le diéramos a la función un ancho de 2, nos
sumaría el rango B3:C6.
La diferencia entre esta fórmula y la del ejemplo anterior son los rangos de búsqueda. La
función COINCIDIR hace la búsqueda sobre la columna Apellido y devuelve la posición
correcta para que la función INDICE devuelva la misma posición pero bajo la columna
Nombre. Este tipo de búsqueda no es posible de realizar con la función BUSCARV porque
ya hemos visto que dicha función siempre hace la búsqueda sobre la primera columna del
rango.
La flexibilidad que nos ofrece la función INDICE nos permite utilizarla en otros escenarios
para buscar un valor y regresar múltiples resultados. Así pues, la función COINCIDIR
combinada con la función BUSCARV es una excelente alternativa cuando deseamos hacer
una búsqueda sobre una tabla y elegir la columna que necesitamos como resultado a
partir de una lista desplegable.
Nota: Ahora ya conoces dos alternativas para crear una fórmula para buscar datos en
Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de las funciones INDICE y
COINCIDIR. Experimenta con ambas opciones y elige la que mejor se adapte a tus
necesidades de acuerdo a los beneficios que ofrece cada una de ellas.
La función BUSCARV es de gran utilidad para buscar valores dentro de una tabla, a
continuación se muestra cómo se puede mejorar la búsqueda utilizando la función
COINCIDIR misma que permite asociar una lista de validación de datos a la función
BUSCARV.
Primeramente se define una tabla de datos que tendrá en la columna A, la lista de libros de
Excel que están a la venta y los montos para cada mes en las columnas subsecuentes.
Para conocer las ventas del libro “Excel en 24 Horas” para el mes de Marzo se puede
utilizar la siguiente fórmula:
La fórmula da el resultado correcto, pero ¿Qué sucede si se necesita conocer las ventas del
mes de Enero? ¿Y después las ventas del mes de Febrero?
Para evitar la edición de la función BUSCARV cada vez que necesitamos un dato diferente
se puede crear una lista de validación con las posibles opciones para los meses.
Para este ejemplo se ha colocado la lista de validación en la celda B1. Para poder utilizar
esta lista dentro de la función BUSCARV se debe utilizar la función COINCIDIR la cual
buscará el valor seleccionado en la lista y lo comparará con la matriz A4:F4.
Adicional a lo antes expuesto, se puede hacer una pequeña mejora y es agregar otra lista
de validación con los nombres de los libros y utilizar dicho valor en el primer argumento
de la función BUSCARV.
El primer tipo son aquellas fórmulas que trabajan con una serie de datos, realizan una
operación sobre ellos y como resultado se regresa un solo valor. Generalmente este tipo
de fórmulas hace una suma, un promedio o una cuenta de los elementos de las serie de
datos y arroja un único resultado en una sola celda.
El segundo tipo de fórmulas matriciales de igual manera trabaja con series de datos pero el
resultado es colocado en dos o más celdas.
de matriz. Esa regla se aplica tanto a las fórmulas de una celda como de varias. Siempre
que trabaje con fórmulas de varias celdas, también tendrá que seguir estas reglas:
Tiene que seleccionar el rango de celdas en el que va a incluir los resultados antes
de especificar la fórmula.
No puede modificar el contenido de una celda individual de una fórmula de matriz.
Puede mover o eliminar una fórmula de matriz completa, pero no parte de la
misma. En otras palabras, para reducir una fórmula de matriz, primero debe eliminar
la fórmula existente y comenzar de nuevo.
No puede insertar celdas en blanco en una fórmula de matriz de varias celdas ni
eliminar celdas de la misma.
Las fórmulas de matriz pueden parecer mágicas, pero también tienen algunas desventajas:
Calcular un solo resultado Este tipo de fórmula de matriz permite simplificar un modelo de
hoja de cálculo remplazando varias fórmulas distintas por una sola fórmula de matriz. Por
ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de Ventas y precios de dos
productos sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de
cada acción.
Producto A Producto B
Ventas 500 300
Precios 10 15
Valor Total {=suma(B2:C2*B3:C3)}
En general, las fórmulas de matriz usan sintaxis de fórmula estándar. Todas comienzan con
un signo igual (=) y se pueden usar todas las funciones integradas de Excel en las fórmulas
de matriz. La principal diferencia es que al utilizar una fórmula de matriz es necesario
presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR para especificarla. Al hacer esto, Excel incluye la fórmula
de matriz entre llaves; si escribe las llaves manualmente, la fórmula se convertirá en una
cadena de texto y no funcionará.
Lo siguiente que tiene que entender es que las funciones de matriz son una forma de
método abreviado. La fórmula de una celda de la celda B4 condensa todas las operaciones
de multiplicación, más la aritmética necesaria para agregar esos subtotales.
Las constantes matriciales pueden contener números, texto, valores lógicos como
VERDADERO o FALSO o valores de error como #N/A. En la misma constante matricial
puede haber distintos tipos de valores, por ejemplo, {1; 3;
4\VERDADERO;FALSO;VERDADERO}. Los números de las constantes matriciales pueden
tener formato entero, decimal o científico. El texto debe incluirse entre comillas, por
ejemplo, "martes".
Separar los valores situados en columnas diferentes mediante punto y coma (;). Por
ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40, escriba {10;20;30;40}. Esta constante
matricial se denomina matriz de 1 por 4, y equivale a una referencia a 1 fila por 4 columnas.
Separar los valores situados en filas diferentes mediante barras inversas (\). Por ejemplo,
para representar los valores 10, 20, 30 y 40 de una fila y los valores 50, 60, 70 y 80 de la
inmediatamente inferior, se escribiría una constante matricial de 2 por 4:
{10;20;30;40\50;60;70;80}.
estas son las ya conocidas MAX y MIN. Sin embargo, estas funciones están limitadas a
regresar un solo valor.
=K.ESIMO.MAYOR (matriz, k)
=K.ESIMO.MENOR (matriz, k)
En dónde;
70
Retorna el 2° valor menor, el 6° menor y
49 K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{2,6,9}) el 9° menor en 3 celdas horizontales
96
100 K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{8;5}) Retorna el 8° valor menor y el 5° menor
44 en 2 celdas verticales
43
También puede usar funciones adicionales con está fórmula, por ejemplo SUMA o
PROMEDIO. Por ejemplo:
=SUMA(K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{1;2;3}))
=PROMEDIO(K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{1;2;3}))
Cuadro de dialogo
Símbolo parte superior izquierda de la celda
Valor en la celda
Error al ejecutar una macro
Los 3 primeros métodos de identificación de errores hacen referencia cuando se introduce una
formula la cual es incapaz de calcular el resultado, ya sea porque no existe la función o porque los
datos que aportamos a la función son incorrectos:
Símbolo parte superior izquierda de la celda – Este signo aparece cuando Excel identifica un
posible error como una fórmula incoherente, un valor en formato de texto cuando la celda
contigua es un valor numérico, etc…. Cuando hacemos clic al símbolo rojo automáticamente
aparecerá un desplegable donde nos indica el posible error cometido así como el modo a proceder
para corregir dicho error.
Valor en la celda – Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores requeridos de una
fórmula o función siendo imposible realizar el cálculo, ante estos casos Excel puede mostrar
algunos de los siguientes valores en la celda:
#¿NOMBRE? #¡REF!
#¡VALOR! #¡NULO!
#¡NUM! #N/A
#¡DIV/0! #####
El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitirá conocer su origen y solucionarlo.
#¡VALOR! – Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se está realizando cálculos
con tipos de datos distintos entre sí, como datos numéricos, texto o fecha y hora.
#¡NUM! – Este error se produce cuando Excel detecta cuando una fórmula o función requiere
un dato numérico y se ha introducido un dato no numérico como una letra o una fecha.
También puede ser que el resultado del cálculo resulta tan grande o pequeño que Excel no
pueda mostrarlo.
Ejemplo – El cálculo de la potencia de 1000 elevado a 103 da como resultado el error #¡NUM!
dado a que Excel no puede mostrar el valor tan elevado de dicho cálculo.
#¡DIV/0! – Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un cálculo de un
número dividido por 0 o por una celda que no contiene ningún valor.
Ejemplo – El cálculo de una celda que contenga la siguiente fórmula "=5/0" dará como
resultado el error #¡DIV/0!
#¡REF! – Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una función o de un cálculo con
referencias de celdas no válidas.
Ejemplo – Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o filas que
contienen datos vinculados a unas fórmulas, al desaparecer dichos datos las fórmulas no
pueden calcular y aparece el error #¡REF!
#¡NULO! – Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algún cálculo o función
rangos de datos o celdas que no interseccionan.
Ejemplo – La suma de 2 rangos de datos separados, tal y como muestra la imagen da como
resultado el error #¡NULO!
#N/A –Este error se genera en las hojas de cálculo de Excel cuando se utilizan funciones de
búsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango de búsqueda
especificado.
Ejemplo – usar la función BuscarV para encontrar un valor que no existe en el rango de
búsqueda especificado.
Capítulo 4:
Restricción de Datos y Formatos condicionados
Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que
cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo,
especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es
por eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea de cambiar
automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.
Con el uso de escalas de colores, relleno de celdas e iconos, esta regla permite al usuario
clasificar sus datos numéricos de acuerdo a valores mínimos y máximos. Estas escalas de
colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos.
Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una
gradación de dos colores. El tono del color representa los valores superiores o inferiores.
Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, se puede especificar que las celdas de
valor superior tengan un color más verde y las celdas de valor inferior tengan un color más
rojo.
Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación
de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores.
Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La
longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande
representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las
barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente
con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un
informe de ventas.
Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco
categorías separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores.
Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa
los valores más altos, la flecha amarilla hacia los costados representa valores medios y la
flecha roja hacia abajo representa los valores más bajos.
Con esta regla usted podrá encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un
rango de celdas que contengan valores numéricos, texto, Fechas, Horas, errores, celdas en
blanco, etc., basándose en un operador de comparación. Por ejemplo, en una hoja de
cálculo de inventario ordenada según categorías, puede resaltar los productos con menos
de 10 artículos disponibles en amarillo o bien, en una hoja de cálculo de resumen de
almacén al por menor, puede identificar todos los almacenes con beneficios superiores al
10%, volúmenes de ventas menores de USD 100.000, y región igual a "Sudeste".
Puede buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de
corte que especifique. Por ejemplo, puede buscar los 5 productos más vendidos en un
informe regional, el 15% de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25
mejores salarios de un análisis de personal de departamento.
Aplicar Formato a los valores que estén por encima o por debajo del promedio:
Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviación estándar en un
rango de celdas. Por ejemplo, puede buscar los ejecutores medios anteriores en una
evaluación del rendimiento anual o puede buscar materiales fabricados que se encuentran
por debajo de dos desviaciones estándar de una calificación de calidad.
Esta regla le proporciona una manera fácil de resaltar valores (numéricos, texto,
fechas u horas) únicos en un rango de datos seleccionado.
Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato:
Si el formato condicional tiene que ser más complejo, puede usar una fórmula
lógica (debe contener operadores lógicos que garanticen una respuesta de
Verdadero o Falso) para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que
desee comparar valores con un resultado devuelto por una función o evaluar datos
de celdas que se encuentran fuera del rango seleccionado, que pueden estar en
otra hoja de cálculo del mismo libro.
Seguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades de datos, como
el catálogo de clientes de la empresa, el registro de las ventas de productos, etc. Con esa
gran cantidad de información es indispensable encontrar los datos precisos en todo
momento.
En esta ocasión te mostraré cómo utilizar el formato condicional para buscar dentro de
una hoja de Excel y resaltar las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:
Para este ejemplo utilizaré los datos de la columna B y utilizaré la celda B2 como el cuadro
de búsqueda, es decir, la celda donde colocaré el término/texto que deseo encontrar en los
datos. Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se deben
seleccionar las celdas con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar la opción
Nueva regla:
Selecciona la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. En
la caja de texto coloca la siguiente fórmula, que explicaré en un instante:
=Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))
También haz clic en el botón Formato… para seleccionar el formato que se aplicará a las
celdas que cumplan la regla.
La fórmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de búsqueda ($B$2) con las
celdas que contienen los datos. La comparación se hace a través de la función
ENCONTRAR que compara ambos valores. Puedes observar también que para ambos
valores utilicé la función MINUSC que los convierte en minúsculas antes de hacer la
comparación de manera que la búsqueda no sea sensible a mayúsculas y minúsculas.
Finalmente, la intención de la función Y es evitar que el formato se aplique a todas las
celdas cuando la celda $B$2 esté vacía.
Ahora haz clic en el botón Aceptar y podrás comenzar a encontrar los valores que
introduzcas en la celda de búsqueda:
Por ejemplo, en un libro de estadísticas, puede configurar una celda para permitir
únicamente números de cuenta de tres caracteres, o para seleccionar entre Hombre y
Mujer.
Configuración.
Mensaje de Entrada.
Mensaje de Error.
2. En la Ventana “Configuración”, deberá seleccionar la Regla o restricción que limitara
el ingreso de los Datos a través del Criterio de Validación.
d. Lista: El criterio Lista guarda un conjunto de ítems, que son visibles a través
del uso de una Lista Desplegable posicionada sobre la celda seleccionada.
Usted deberá escribir cada uno de los elementos de la Lista separados por
coma.
e. Fecha: Con este criterio asegurara que las personas únicamente ingresen
Fechas específicas ubicadas en un determinado rango.
6. Clic en Aceptar. Si todo ha ido bien, en las celdas previamente seleccionadas podrá
únicamente ingresar los datos que apliquen el criterio de validación definido en la
pestaña Configuración.
La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros
miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y
coherentes. Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:
Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista. Por ejemplo, puede
limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI.
Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico. Por
ejemplo, puede especificar un salario mínimo para el cálculo de deducciones de un
empleado de su empresa.
Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico.
Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3
días siguientes.
Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico.
Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre
la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.
Limitar la cantidad de caracteres de texto. Por ejemplo, puede limitar el texto
permitido en una celda a 10 caracteres o menos.
Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas. Por ejemplo, puede usar la
validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y
bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si
los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un
mensaje de validación.
Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede
cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.
Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operación de
arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el
controlador de relleno y las celdas, en la categoría Avanzadas del cuadro de diálogo
Opciones de Excel (pestaña Archivo, comando Opciones) y, a continuación, proteja la hoja
de cálculo.
Capítulo 5:
Tablas Dinámicas
FILTRO ¿Cuáles…?
ENCABEZADO DE FILA
¿Como…?
VALORES
¿Qué…?
1. Seleccione las celdas que desea Resumir con Tabla Dinámica; estas celdas deben
contener información y todos sus encabezados.
2. En el menú Insertar seleccione la opción Tabla Dinámica.
3. En la ventana que aparece, servirá para:
a. Confirmar que las celdas seleccionadas son las que
desea convertir en Tabla o utilizar una fuente de datos
diferente a la hoja de cálculo actual.
b. Indicar a Excel donde deberá aparecer el resumen de la Tabla Dinámica, en
una Hoja de cálculo nueva o en un lugar especifica que usted seleccionara
con la ayuda del botón. Clic en Aceptar.
Una vez que la Tabla Dinámica ha sido creada, usted podrá fácilmente ver un resumen de
los datos de interés intercambiando la forma de esta, de manera rápida y sencilla.
Ubicándose en cualquiera de las celdas de una Tabla Dinámica, observara el despliegue de
2 nuevas pestañas en el menú: Opciones y Diseño.
A través del menú de Opciones, la Tabla Dinámica podrá cambiar los valores presentados
en función de operaciones matemáticas mostradas, calcular campos que no existen en la
tabla original, insertar Gráficos, etc.
En el menú Diseño, fácilmente podrá cambiar el formato de la Tabla, así como los campos
de Totales y subtotales de la misma.
Configuración de Campo
La configuración de Campo de Valor,
disponible dentro del menú Opciones de una
Tabla Dinámica, le permite cambiar el tipo de
operación matemática a realizar en el campo
de Valores de su Tabla Resumen:
Campos Calculados
Los Campos Calculados permiten crear campos adicionales a los existentes a la Tabla de
Datos original, a partir de operaciones matemáticas o funciones creadas a partir de los
valores existentes en el origen de la información.
Capítulo 6:
Importación de Datos
La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y
tediosa, puesto que en ocasiones pueden existir conflictos con los formatos y signos
decimales.
NOTA Al importar datos de una aplicación es posible que algunas de las fórmulas no se
ajusten correctamente, que el formato no se ajuste al original o incluso que fórmulas y
funciones que no entiende no las copie.
Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y
después comprobar si todo ha salido correctamente.
Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto con Microsoft Excel: puede abrir
el archivo de texto en Excel o puede importarlo como un rango de datos externos. Son dos
los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente:
1. Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de
carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.
2. Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de
coma (,) separa normalmente cada campo de texto.
Puede cambiar el carácter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto
delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la
operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada
Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir como un libro de Excel con
el comando Abrir. Al abrir un archivo de texto en Excel, no cambia su formato: puede verlo
en la barra de título de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensión del
nombre del archivo de texto (por ejemplo, .txt o .csv).
C. Busque el archivo de texto que desee importar y haga doble clic en él.
D. Elija el tipo de archivo que describa los datos con mayor precisión:
De ancho fijo
Delimitado
G. Clic en Finalizar.
En el amplio mundo del internet existen una serie de páginas o sitios web que han sido
diseñadas para poder visualizar información desde cualquier lugar bajo un esquema de
diseñado que se ha basado en Tablas; es decir que todo el contenido de un sitio web está
hecho con Tablas.
Microsoft Excel cuenta con una herramienta especial para poder traer datos directamente
desde internet, a través de un navegador especial que forma parte de las herramientas del
mismo; este navegador web tiene la particularidad de visualizar todas las tablas existentes
en un sitio web a partir de “check boxes” que determinan el inicio de una tabla en el sitio
web.
Web.
NOTA La importación desde web únicamente trabaja con páginas web, usted no podrá
extraer información con archivos .pdf, aunque estos estén alojados en un sitio web.
D. Una vez que el sitio ha sido cargado completamente (el sitio se ha cargado
completamente cuando logra observar flechas como esta “ ”) debe seleccionar la
información que es de su interés a través de la selección de las tablas
correspondientes (la información estará seleccionada correctamente cuando
observe que la flecha ha cambiado por un símbolo similar a este “ ”)
NOTA Una Base de Datos esta compuesta por varias tablas. Con la importación de datos
desde Access usted podrá extraer únicamente los datos de una tabla y forzosamente
tendrá que visualizar todos los registros de la misma.
C. Busque la base de datos que desea que desee importar y haga doble clic en él.
los datos de modo que pueda volverse a conectar con la base de datos cuando desee
actualizar los datos.
Para poder importar datos a Microsoft Excel desde una Base de Datos, es necesario
primeramente tener una Base de datos desde donde se puedan extraer los datos. Estas
pueden encontrarse en diferentes formatos y en diferentes softwares administradores de
BD:
Microsoft Access.
Sql Server.
MySql.
Oracle.
Microsoft Excel (En Excel también pueden almacenarse datos).
Archivos de texto plano (CSV o diseñados en bloc de notas que han sido
delimitados).
Otros.
Tabla de Nombres
Tabla de Departamentos
Cod. Departamento
Departamento
1 Managua
2 Estelí
3 Madriz
4 Nueva Segovia
Tabla Combinada
El origen de datos externos (en este caso la Base de Datos) se conecta al libro a través de
una conexión de datos, que es un conjunto de información que describe cómo localizar,
iniciar una sesión, crear una consulta y tener acceso al origen de datos externo.
Cuando se conecta a un origen de datos externos, también puede realizar una operación
de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos,
verá la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados desde la última
actualización; en otras palabras, el archivo de conexión de datos permite mantener un
enlace entre Excel y la Base de Datos externa permitiendo actualizar los datos en Excel una
vez que cambien los datos en la Base de Datos original.
Para lograr la Importación de Datos con Microsoft Query es necesario contar con un
archivo de conexión de datos lo cual realizara con los pasos siguientes:
2. En la ficha Datos, en el
grupo Obtener datos
externos, haga clic en De
otras fuentes. De la Lista
de opciones que se ha
desplegado, seleccione la
opción denominada
“Desde Microsoft Query”.
5. En dependencia del tipo de Base de Datos con la que se desea conectar usted
deberá seleccionar el controlador o extensión de la Base de Datos.
7. Clic en Aceptar.
Podrá Observar que su nuevo archivo de conexión de datos ha sido creado, puesto que
será visible en la ventana de Elección del Origen de Datos.
Para poder entrar a Microsoft Query debe cerciorarse en deshabilitar la opción de “Usar el
Asistente para consultas para crear o modificar consultas”, de la ventana de Elección del
Origen de Datos. Una vez deshabilitada seleccione el origen de Datos y clic en Aceptar.
Una vez en Microsoft Query usted deberá cumplir con 4 pasos fundamentales para poder
extraer los datos de manera exitosa:
Una vez seleccionado el origen de datos, aparecerá una ventana que contendrá las
diferentes Tablas existentes en la Base de Datos. Seleccione las Tablas a partir de las cuales
desea incorporar los datos presionando doble clic sobre cada una de ellas o posicionando
el cursor sobre la Tabla de Interés y presionando el
botón Agregar.
Una vez que agrego todas las Tablas de interés seleccione el botón cerrar. Podrá observar
como cada una de las Tablas se han agregado al entorno de Microsoft Query una a una.
Esto es posible cuando la Microsoft Query identifica que amabas tablas tienen campos que
se llaman de la misma manera y que contienen el mismo tipo de información.
NOTA: El que dos tablas posean campos con el mismo nombre, no implica que sean
campos en común. Por Ejemplo:
Tabla de Empleados
Tabla de Ventas
Las Tablas anteriores forman parte de una Base de Datos corporativa, la primera es
utilizada por el departamento de Recursos Humanos y en la cual se registran todos los
empleados de la corporación. La segunda es usada por el área de Ventas y en donde se
registra cada venta realizada. Note que en la segunda tabla existe un campo llamado
Vendedor que registra el código del vendedor que realiza la venta, en esta tabla no es
necesario escribir el nombre del empleado puesto que este ya existe en la Tabla de
Empleados.
Para lograr unir dos tablas basta con arrastrar los campos en común de una tabla a la otra
o bien auxiliarse con el menú Tablas --- Uniones, en donde podrá observar 3 diferentes
tipos de uniones:
i. Incluir solo los registros de las tablas en donde los campos en común sean iguales.
ii. Incluir todos los registros de la primera Tabla y solo los registros de la segunda
tabla en donde los campos en común sean iguales.
iii. Incluir todos los registros de la segunda Tabla y solo los registros de la primera
tabla en donde los campos en común sean iguales.
El campo Titulo de la columna, hace referencia a un alias o apodo que podrá colocar al
encabezado de la tabla, en caso que el nombre inicia de la columna contenido en la tabla
no refleje el contenido de la información bajo la misma (por ejemplo si el campo es
llamado Grupo.NombreGrupo, un buen Titulo de columna seria Categoría).
A través los criterios es posible establecer restricciones a los registros que deseamos enviar
a Excel, los cuales están basados en la información de las tablas que han sido incorporadas
en la creación de su nueva tabla. Por ejemplo usted desea ver únicamente las facturas de
un mes o un año determinado.
donde el botón Y exigirá que todos los criterio sean cumplidos, y la opción O solamente
indicara que se cumpla uno de todos los criterios.
Capítulo 7:
Macros
La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es
conveniente planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen
acciones innecesarias mientras se realiza la grabación. Para utilizar la grabadora de macros
debes ir a la ficha Programador y seleccionar el comando Grabar macro.
También puedes colocar una Descripción para la macro que vas a crear. Finalmente debes
pulsar el botón Aceptar para iniciar con la grabación de la macro. Al terminar de ejecutar
las acciones planeadas deberás pulsar el botón Detener grabación para completar la
macro.