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MATERIAL DE APOYO. Redacción y Documentación Militar
MATERIAL DE APOYO. Redacción y Documentación Militar
CONTENIDO PAGINA
BIBLIOGRAFÍA 51
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UNIDAD I
Nadie sabe cuántas miles de palabras pasan por los sistemas de comunicaciones de la
Aviación Militar, ni cuantos pedidos de declaraciones van y viene por la cadena de Comando,
y cuantas horas hombres se pierden al día mientras el personal profesional averigua el
significado de oficios, directivas, formatos, entre otros. Lo importante es saber con claridad
que las comunicaciones es una necesidad para la eficiente administración militar.
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
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Documentación: Según el diccionario de Derecho Usual, G.CABANELLAS, es “Acción o
efecto de documentar. Probanza o justificación de una cosa mediante escrito. Conjuntos de
documentos que para tales fines se emplea. Instrucción o informe acerca de una cuestión
científica, de un caso dudoso o del proceder de una persona”. En el medio militar es el
conjunto de documentos escritos, correspondencias, libros, que permiten establecer las
relaciones de la Fuerza armada con otros organismos públicos, privados, o personas
dejando constancia de sus actividades profesionales.
Documento: “Instrumentos, escrituras, escrito con que se prueba con firmas o justifica alguna
cosa o, al menos, que se aduce con tal propósito”.
Las funciones del lenguaje: es cada una de las distintas finalidades para las que se usa. Así,
cuando el interlocutor habla con otro, siempre lo hace con alguna intención
comunicativa. Las funciones son: referencial, expresiva, apelativa estética fática y
metalingüística.
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Principios de las comunicaciones:
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UNIDAD II
1. GENERALIDADES:
Aunque en términos generales, las comunicaciones que se intercambian las personas entre
sí, en el uso común, reciben el nombre de cartas; carta y correspondencia son sinónimos. Es
conveniente hacer notar que la correspondencia es el género y la carta es la especie; es
decir, toda carta es una correspondencia, pero no toda correspondencia es una carta. El
concepto de correspondencia es tan amplio, que mal podría confundirse con el de carta que
es mucho más concreto, no obstante; es muy frecuente utilizar el término correspondencia
para referirse a las cartas, así dícese: “recibí correspondencia”, “no he vuelto a recibir
correspondencia”, cuando en realidad se trata de cartas.
1.1. El intercambio de cartas o documentos diversos donde son expuestos los hechos y
expresadas las ideas o los sentimientos.
1.2. La actividad relativa al intercambio de papeles, cartas, telegramas, esquemas,
tarjetas, periódicos, bultos, catálogos, etc.
1.3. El medio más eficaz y legal de establecer contactos.
1.4. La palabra escrita que toma diferentes formas, que nos facilita y legaliza la situación
surgida del contacto que se establece.
2. ASPECTOS:
2.1. Material:
El aspecto material trata de la claridad y color del papel, color de la tinta, limpieza, orden y
disposición general, márgenes, espacios, letras y nitidez de la impresión, lo cual; influye
poderosamente en el ánimo del destinatario, por lo que habrá de tenerse especial esmero
en que la impresión sea siempre agradable.
2.2. Gramatical:
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Está ligado a la pureza del idioma, pues, mientras más apropiada sea la terminología que se
une, más fluidez habrá en la expresión; la composición será más fácil de entender y se
mantendrá la unidad en el escrito.
2.3. Moral:
Hay una serie de detalles que no debemos olvidar y, que atañen los sentimientos humanos y
provocan afecto, cariño, amistad, cordialidad, gratitud, alegría, simpatía o buen odio, rencor,
miedo, ira y antipatía, todo lo cual induce a pensar en la cortesía, decencia y diplomacia
como cualidades importantes.
3. CLASIFICACIÓN:
3.1.A. Pública: La que va a informar al público, en general, como son los emitidos,
comunicados, aclaratorias, avisos, títulos y diplomas. Los medios más usados son los
diarios, revistas, volantes, afiches, radio, televisión, etc
3.1.B. Privada: Aquella que va dirigida a una persona, familia, entidad, etc., para su
exclusivo conocimiento. Hay casos en que la privada puede llegar a ser pública, según el
destino posteriormente se le dé; lo que quiere decir, que la clasificación expuesta no es
rígida.
Particular o Personal: Trata asuntos entre parientes y amigos o entre una persona
particular y una oficina pública.
Oficial: Es la que se cruzan entre sí las diversas oficinas públicas relacionadas con la
función pública. Dentro de la correspondencia oficial se encuentra la diplomática
(correspondencia entre gobiernos).
• Por su Contenido:
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De acuerdo a la ley vigente, la correspondencia se clasifica en: de Primera y de Segunda
Clase.
Postal: ordinaria o certificada según se desee o no, mejor seguridad de su entrega. Emplea
el correo o servicio postal como medio de envío.
Breves: son aquellas de poca extensión, tales como la esquela, el memorándum, etc.
Urgentes: Son las que, además de ser breves, se transmiten por medios especiales para su
rápida entrega.
De puntuación abierta: Aquella que la fecha, dirección y firma no lleva signos de puntuación
al final de cada línea, a excepción cuando ésta termina con abreviatura.
Encabezamiento:
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Membrete.
Fecha.
Número.
Sello.
Dirección.
Asunto o referencia.
Saludo.
Cuerpo:
Introducción.
Despedida.
Firma.
• Firma autógrafa.
• Reproducción de la firma.
• Cargo, posición u otros datos del firmante.
CORRESPONDENCIA MILITAR
1. GENERALIDADES:
La correspondencia Militar guarda ciertas diferencias con otras existentes, aún cuando
contempla de ellas aspectos y normas comunes.
Se distingue por su forma metódica, estilo y por tomar en cuenta la condición o entidad del
destinatario, lo que le impone el empleo de palabras reglamentarias y de otras dictadas por
el uso, para simbolizar el respeto y la consideración que le son propias.
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Cuando va dirigida al subalterno, mostrará el trato cortés y de reconocimiento del superior, y
cuando es elevada al superior contendrá las expresiones de respeto y consideración que a
éste debe el subalterno.
2. CARACTERÍSTICAS:
La precisión es sobre todo indispensable en la redacción de informes, partes diarios, etc., los
menores detalles de lugar, tiempo y circunstancias, tienen importancia significativa.
Dentro de cierta medida de precisión exige ser conciso, es decir, expresar una idea o un
pensamiento con el menor número de palabras posibles.
Ser preciso y conciso es no repetir la misma idea o pensamiento en diferentes formas o con
términos distintos. La precisión se relaciona especialmente con la idea y la concisión con la
manera de expresarla.
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La claridad, precisión y concisión son cualidades principales del estilo en la correspondencia,
pero éstas no son suficientes para lograrlo, pues además, éste debe ser correcto, simple,
natural y de buen gusto.
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3. CLASIFICACIÓN:
• Para interrelación.
• Para conocimiento y distribución.
• Para estudio y consideración.
• Para constancia.
Es aquella que permite la comunicación entre dos organismos, ya sean del mismo o de
distinto nivel. Entre éstas se encuentran:
El Oficio.
El Memorándum.
Nota Rápida.
El Telegrama.
El Radiograma o Cablegrama.
3..1. El Oficio
Encabezamiento
El membrete
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Lugar y fecha de expedición
Asunto
Referencia.
El Membrete: Irá impreso a cinco (5) espacios tanto del margen como del borde superior
izquierdo. Su contenido será repartido en cuatro (4) líneas, y básicamente constará de los
siguientes escritos: REPÚBLICA DE VENEZUELA MINISTERIO DE LA DEFENSA, y a
continuación el nombre de las dos dependencias que sigan, según el caso, en el debido
orden jerárquico. Lugar y fecha de expedición: esta información va en la parte superior
derecha, dos (2) espacios debajo del membrete, respetando un contramargen de diez (10)
espacios aproximadamente, que seguirá durante toda la redacción del documento. Sólo se
escribirá a máquina el lugar, mes y año de elaboración, ya que a la Mesa de Parte
corresponderá la colocación del día de expedición.
Del: se colocará a cuatro (4) espacios debajo del Nº. del Oficio y a quince (15) espacios de
margen. Después de los dos puntos, a continuación y a siete (7) espacios, debe inscribirse
el grado y cargo del remitente en letras mayúsculas.
Al: irá a dos (2) espacios debajo de la palabra DEL, y con igual margen.
Después de los dos puntos, a continuación y a ocho (8) espacios, debe escribirse el grado y
cargo del destinatario, en mayúsculas. Se utilizará la abreviatura a/c. que significa “a cargo”
mencionando a continuación la dependencia respectiva, cuando el Oficio trate de materia
sobre la cual exista delegación de firma, o autorización para firmar por orden de la autoridad
superior, en cuyo caso la correspondencia deberá ser entregada directamente a la
dependencia subalterna correspondiente.
En la línea inmediata inferior a dos (2) espacios del grado y cargo del destinatario, y hacia la
derecha, se escribirá CIUDAD O PRESENTE, cuando la comunicación es de entrega local,
en caso contrario se pondrá en mayúsculas el nombre de la localidad del destinatario.
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Asunto: se colocará a cuatro (4) espacios debajo de la palabra AL, y con igual margen.
Después de los dos puntos, a continuación y a seis (6) espacios, se indicará el objeto o
motivo de la comunicación en forma sintetizada.
Referencia: se escribirá a cuatro (4) espacios debajo de la palabra ASUNTO, y con igual
margen.
Después de los dos (2) puntos, a continuación y a dos (2) espacios, se indicará la
comunicación que dio motivo a la correspondencia.
Cuerpo:
Debe contener una información completa y detallada del ASUNTO A TRATAR, bien sea de
origen o contestación.
El margen del cuerpo debe ser de quince (15) espacios, con excepción de la primera línea
de cada párrafo, la cual siempre se indicará con una entrada de doce (12) espacios.
Término:
Anexos
Iniciales y
Fecha de elaboración
Dios y Federación: se escribirá a seis (6) espacios debajo del CUERPO, debiendo
iniciarse a partir de la parte central de éste.
Iniciales: conservando el margen anterior, éstas irán al lado izquierdo y a ocho (8) espacios
de la orilla inferior de la hoja. Se iniciará en primer término, en mayúscula, las de la persona
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que ordenó el oficio, luego, separadas por una línea oblicua, irán en minúscula las del
mecanógrafo.
Fecha de Elaboración del Oficio: ésta corresponde al día de elaboración del documento y
se indicará a un (1) espacio debajo de las iniciales.
3..2. El Memorándum
Es una correspondencia menos formal que el oficio, destinada a agilizar las tramitaciones
entre organismos de una misma dependencia o un mismo Comando.
Consta de los mismos componentes del Oficio, con las diferencias siguientes:
La fecha va colocada al final del cuerpo, ocupando el mismo sitio señalado en el oficio para
el lema “Dios y Federación”.
La Nota Rápida sólo se usará internamente para comunicaciones breves y que requieren
una contestación a corto plazo; en ningún momento se utilizará para mensaje que tengan
sólo carácter informativo, tampoco con simple trámite de anexos, documentos y otros usos
en el que no esté implicado una respuesta del destinatario y de la cual es indispensable que
quede registro.
• La Nota Rápida se elaborará en original y dos (2) copias en forma clara y concisa
sobre el motivo que origina la comunicación; en párrafos breves y numerados, omitiendo la
fórmula de cortesía “Tengo el honor y tengo el agrado”, etc., pero redactado en términos
respetuosos, similar a un radiograma.
Son simples modalidades del telegrama, según se use como medio de comunicación el
Radio o el Cablegrama submarino.
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PARA LAS COMUNICACIONES RADIOTELEGRÁFICAS ADMINISTRATIVAS
CONCERNIENTES A LAS CUATRO FUERZAS (MENSAJE CONJUNTO) DEBE
CUMPLIRSE CON LAS NORMAS CONTENIDAS EN LA PUBLICACIÓN DENOMINADA
“INSTRUCCIONES CONJUNTAS DE COMUNICACIONES DE LAS FUERZAS ARMADAS
VIGENTES SEGÚN RESOLUCIÓN Nº. 408 DEL 07SEP66, CUYO CONTENIDO ES EL
SIGUIENTE:
El legajo de la Forma de Mensaje Conjunto estará compuesto del original y tres copias
tamaño oficio, así:
• Clasificación de Seguridad:
Las palabras “PARA USO OFICIAL SOLAMENTE” serán colocadas al pies de la (s) página
(s) de la Forma de Mensaje y colocada en las instrucciones internas.
Como excepción, si un mensaje clasificado va a ser enviado en lenguaje claro, las palabras
“TRANSMÍTASE EN CLARO” debe ser escritas en éste espacio.
Precedencia:
Para señalar el orden relativo en el cual el mensaje debe ser transmitido, se coloca la
PRECEDENCIA apropiada (a máquina) en los cuadros de ACCIÓN o INFORMACIÓN o en
ambos cuadros cuando sea aplicable.
Tipos de Mensaje: una “X” será colocada en el cuadro apropiado para indicar el tipo de
mensaje, ya sea DISTRIBUCIÓN INDIVIDUAL, MÚLTIPLE o SIMPLE.
Mensaje Múltiple: cuando se marca una “X” en este cuadro, indica que el mensaje irá dirigido
a todos los destinatarios en PARA:, ya sean de ACCIÓN p de INFORMACIÓN. Es decir, el
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mensaje llegará a todos los destinatarios indicados y así sabrá cada una a quien más le llegó
el referido mensaje.
Mensaje de Distribución Individual: cuando se marque una “X” en este cuadro, indicará que
el mensaje irá dirigido a cada uno de los destinatarios designados en PARA, ya sea de
ACCIÓN o de INFORMACIÓN, pero individualmente. Es decir, el mensaje llegará a los
mismos destinatarios indicados, pero a cada uno separadamente.
De: (1) Para destinatarios Militares. El Cargo y ubicación (o la designación de la Unidad) del
Comandante, serán colocadas en este cuadro en letras mayúsculas. Las abreviaturas
autorizadas pueden ser utilizadas. Los números de apartados de correo u otras señas de
distribución codificada no serán usadas como dirección de un originador o como parte de
una dirección.
Originador:
Las responsabilidades del originador incluyen las funciones del redactor y el expedidor.
Destinatario:
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La ubicación geográfica del Comando, instalación o dependencia, incluirán la calle o
avenida, el nombre completo de la ciudad y el resto del estado o país.
En caso de que se requiera más de una página para anotar los destinatarios, se utilizará la
hoja de continuación de la Forma de Mensaje Conjunto.
Texto:
El texto de un mensaje consta de dos partes: las instrucciones internas y el cuerpo. Este
será hecho a doble espacio y escrito a máquina en forma que permita su lectura fácil, y
elaborado en la forma normal de una correspondencia corriente.
Cuerpo: el cuerpo del texto de un mensaje comenzará en la segunda línea debajo de las
instrucciones internas. Los párrafos serán separados mediante espacios horizontales y
numerados como en la correspondencia ordinaria. Cada línea sucesiva de un párrafo
comenzará en el margen izquierdo.
Redactor:
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Los datos que identifican al redactor serán colocados en este cuadro, a máquina. El
cuadro puede ser usado para la firma del redactor será colocado en éste cuadro.
Teléfono: el número de teléfono del redactor será colocado en éste cuadro.
Nº de Página: cada página será enumerada consecutivamente e indicará el número
total de páginas. Por ejemplo: en un mensaje de 3 páginas, la primera será enumerada: Pág.
Nº 1 de 3 págs.; la segunda página (hoja de continuación será numerada pág. Nº 2 de 3
págs. etc).
Expedidor:
Firma: la firma del individuo autorizado para aprobar el mensaje para su transmisión será
asentada en este cuadro.
Día – Hora – Mes – Año: el expedidor llenará estos cuadros en el momento en que firme el
mensaje.
Mes: la abreviatura del mes respectivo compuesta por las tres primeras letras, se colocará
en este cuadro.
Generalidades:
La hoja de continuación será usada cuando un mensaje requiera más de una página para su
preparación.
Clasificación de Seguridad:
De: este cuadro en cada una de las hojas de continuación tendrá la misma información que
la Forma de Mensaje Conjunto de la cual forma parte.
Cuando el encabezamiento o el texto de un mensaje sean muy largo para ser incluido en la
Forma de Mensaje Conjunto Original, será continuado en una (s) Hoja (s) de Continuación.
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Las páginas de continuación serán usadas para la segunda y demás páginas siguientes de
un mensaje de varias páginas.
Iniciales: a cada Hoja de Continuación le serán colocadas las iniciales del expedidor, para
asegurar la autenticidad de la misma.
Encabezamiento:
Cuerpo:
Acción a Tomar:
Bajo este subtítulo se identificará con una equis “X” lo que habrá de hacerse dentro del
significado de los siguientes términos:
• Acusar recibo.
• Coordinar.
• Tomar nota y archivar.
• Estudiar y opinar.
• Preparar cuenta, y
• Para conocimiento y devolución.
•
Observaciones:
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Término:
Acción a Tomar:
Bajo este subtítulo se identificará con una equis (x) lo que habrá de hacerse dentro del
significado de los siguientes términos:
Tramitar.
Archivar.
Informar.
Tomar Nota y Devolver.
Verme.
De Acuerdo a lo Tratado.
Para la Firma.
Observaciones:
Término:
La Directiva Administrativa.
La Circular.
La Resolución, y
• La Directiva Administrativa
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Es una comunicación, por medio de la cual el Comandante establece o prescribe la conducta
o procedimiento general a seguir en la consecución de un fin determinado. Indica los fines
generales por alcanzar o la idea fundamentar que debe guiar la acción de los subordinados
para la instrucción o preparación de los trabajos importantes.
Puede contemplar los resultados a largo plazo y es generalmente válida para un período de
cierta duración.
Tipos de Directivas:
Encabezamiento:
Estará constituido por el membrete, copia Nº, lugar y fecha, número del documento,
denominación y el asunto.
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• Asuntos: se escribirá con letras mayúsculas, a cuatro (4) espacios debajo de la
denominación y con un margen de quince (15) espacios. A continuación e igualmente en
mayúsculas se incluirá en forma resumida lo que ha de tratar la directiva.
Cuerpo:
Comenzará a cuatro (4) espacios debajo de la última línea reservada para el asunto. Estará
constituido normalmente de cuatro (4) partes destinadas a cubrir los siguientes sub-títulos:
objeto, situación, disposiciones, y vigencia, pudiendo incluir otro si se estima conveniente,
para contemplar lo que se desea exponer en la directiva, tales como instrucciones,
ejecución, etc.
Objeto: en este espacio se ampliará en una forma clara lo tratado en el asunto indicando el
fin que se persigue y los alcances que se desean lograr. La palabra objeto irá escrita al igual
que los demás subtítulos, en letras mayúsculas y a tres (3) espacios de la última línea del
escrito anterior debiendo comenzar a dos (2) espacios debajo del mismo.
Situación: aquí se expondrá de manera precisa aquellos aspectos existentes que motivan la
Directiva. Podrá ser omitido éste subtítulo cuando no se justifique su inclusión. Para la
escritura del subtítulo y contenido del mismo, se seguirán las mismas indicaciones del
subtítulo anterior.
Término:
Estará integrado por el Cúmplase, Nombres y Apellidos del Originador, Anexos, Distribución,
Autenticación, Iniciales y Fecha de elaboración.
Cúmplase: se escribirá a seis (6) espacios debajo del Cuerpo, a partir de la parte central de
éste.
Nombre y Apellido del Originador: debajo del “Cúmplase” en la misma forma como se indica
para el oficio con respecto a “Dios y Federación”.
Distribución: partiendo del margen ya conocido de quince (15) espacios y tres (3) espacios
debajo del lugar ocupado por los anexos se colocará la palabra “DISTRIBUCIÓN”, debajo de
la cual y de modo ordenado se escribirá la lista de las dependencias a las que serán
remitidas las copias de la Directivas.
Autenticación: a tres (3) espacios debajo de la misma de distribución se colocará la frase “ES
COPIA AUTENTICA”, y debajo de ella se escribirán los nombres y apellidos de la persona
autorizada para acreditar el contenido de la Directiva, quien en éste caso firmará por
ampliación.
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Iniciales y Fecha de Elaboración de la Directiva: Sobre el particular deben acogerse las
mismas instrucciones referentes al oficio.
La Circular
Cuando se hace para ser distribuida por vía postal constará de las siguientes partes:
Encabezamiento:
El lugar y fecha de expedición se escribirá a cuatro (4) espacios debajo del membrete.
Se cambia la palabra “AL por DESTINATARIO” ubicándola a cuatro (4) espacios debajo del
número de la Circular.
Cuerpo:
Incluye la parte substancial del texto, dispuesto de manera semejante al indicado para el
oficio.
Términos:
Está integrado por el lema “Dios y Federación”, Nombres y Apellidos del Originador,
Distribución, Iniciales y Fecha de elaboración del documento.
El lema “Dios y Federación” y los nombres del originador serán dispuestos en igual forma
como se hace en el oficio. Para la distribución se seguirían las reglas referentes a la
Directiva, teniendo cuidado de colocar la palabra “Distribución” a tres (3) espacios debajo de
los nombres del originador.
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Cuando la Circular se emite en forma de radiograma el contenido de la misma y su
disposición en el documento deberán acogerse a las ya indicadas normas de elaboración
para esta comunicación.
La Resolución:
Encabezamiento:
Cuerpo:
Incluye la parte substancial del texto del documento, siguiendo normas de disposición
similares a las del oficio.
Término:
Integrado por los nombres y apellidos del originador y el cargo que desempeña.
La Orden de Día:
Es un documento emitido por los Comandos de la Unidad con el fin de dar a conocer
disposiciones superiores y al mismo tiempo las propias. Consta de:
Encabezamiento:
Cuerpo:
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Respetando el margen y contramargen del Oficio, el cuerpo comienza a cuatro (4) espacios
debajo de la Denominación. Esta conformado por cinco (5) partes y no por cuatro, las cuales
son: La situación, las transcripciones, los servicios, las disposiciones de carácter general y,
las disposiciones de carácter particular. Igualmente se debe transcribir lo relacionado a la
especificación en lo que respecta a la situación según lo estipulado en el artículo 51 del
Servicio de Guarnición, antes de la transcripción, especificación que se describe a
continuación:
Transcripciones: incluye copias de las disposiciones de los escalones superiores y/o citas
de artículos o párrafos de leyes y reglamentos que se deben dar a conocer o recordar.
Servicios: designa los servicios internos diarios que han de realizarse si fueren necesarios y
las personas que lo desempeñarán.
Disposiciones de carácter particular: para dictar disposiciones que sólo interesen a una
Unidad, organismo o persona en particular.
Término:
Integrado por las expresiones, cúmplase, nombres y apellidos del originador, Distribución,
Autenticación e Iniciales.
• La Cuenta.
• El Estudio de Estado Mayor.
• La Solicitud.
• La Nota Informativa.
La Cuenta.
Es un documento donde se trata un asunto o problema que por naturaleza no puede ser
resuelto por el organismo que lo plantea, por cuyo motivo lo eleva al Comando Superior para
que éste, previo estudio del mismo, tome una decisión de acuerdo a las recomendaciones
que en él se presentan. De acuerdo a la extensión, alcance y naturaleza del problema, la
cuenta puede ser formal o breve. Incluyen los mismos componentes de toda
correspondencia, diferenciándose de éstas sólo en los detalles que se hacen notar a
continuación:
Encabezamiento:
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Consta de membrete, lugar y fecha de expedición, número, denominación, originador,
destinatario y asunto.
Cuerpo:
Comenzará a cuatro (4) espacios debajo de la última línea reservada para el Asunto. Cada
una de las partes podrá ser dividida en párrafos de acuerdo con las necesidades. Se
respetarán los espacios, entradas, y márgenes señalados para el oficio.
Estará integrado por cuatro (4) partes destinadas a cubrir los siguientes subtítulos;
Situación; Apreciación, Formas de Acción y Recomendación.
Situación: este subtítulo abarcará la exposición del asunto o problema, en forma clara,
relatando los aspectos más importantes que lo caracterizan.
Forma de Acción: incluirá las posibles soluciones del caso o problema que surgen del
análisis correspondiente.
Término:
Nombres y Apellidos del Originador: se seguirán las instrucciones contenidas por el oficio,
con la diferencia de que su colocación irá a seis (6) espacios debajo de la forma de acción
recomendada.
Opinión de la autoridad inmediata superior: este subtítulo se colocará a seis (6) espacios
debajo de los nombres y apellidos del documento, siguiendo el margen normal de quince
(15) espacios.
Su utilización será procedente sólo en los casos en que sea necesaria la opinión de una
autoridad intermediaria entre el originador y aquella a quien corresponde decidir sobre el
problema.
Al pie de la opinión, a los efectos de la firma respectiva y siguiendo similares reglas a las
establecidas para la disposición de los nombres y apellidos del originador, se escribirán el
grado, cargo, nombres y apellidos de la autoridad que opina.
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continuación el grado, cargo nombres y apellidos de la mencionada autoridad a los fines de
la firma respectiva.
Anexos: debajo de los nombres y apellidos de la autoridad llamada a decidir, se indicarán los
anexos a que haya lugar, siguiendo para ello lo indicado en este sentido para el oficio.
Como todo trabajo de Estado Mayor (EM), el Estudio de Estado Mayor debe ser completo
para que cumpla su objetivo.
Esto significa que el Oficial de Estado Mayor, después de resolver el problema que motivó
el estudio debe presentarle al Comandante una solución tan completa que éste sólo tenga
que aprobarla o en su defecto, hacerle ligeras modificaciones.
Encabezamiento:
Cuerpo:
Comenzará a cuatro (4) espacios debajo de la última línea reservada para el asunto. Cada
una de las partes podrá ser dividida en párrafos, de acuerdo con las necesidades. Se
presentarán los espacios, entradas y márgenes señalados para el oficio.
Está integrado por seis (6) partes destinadas a cubrir los siguientes subtítulos: Problemas,
Suposiciones, Hechos que influyen en el problema, Discusión, Conclusiones y Acción
Recomendada.
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Problema: es una exposición concreta de la situación que se va a tratar. Debe ser expuesto
en forma clara y precisa. Si el problema es complejo puede dividirse en sub-párrafos.
Discusión: contiene la exposición del proceso mental seguido para resolver el problema.
Incluye análisis “personal” detallado de todos los factores importantes que han de influir en la
solución, mostrando sus relaciones y señalando las ventajas y desventajas.
Conclusiones: presenta las conclusiones obtenidas del análisis de los factores importantes
enumerados sólo aquellas que estén de acuerdo con los hechos, suposiciones y discusión.
Las conclusiones en si deben contener una solución completa y factible; ellas no deben
incluir factores nuevos que no hayan sido considerados en la discusión.
Acción Recomendada: este párrafo debe contener las recomendaciones válidas que
indiquen la acción a tomar para ejecutar la solución. Su redacción debe ser clara y positiva.
Puede ser necesario formular documentos adicionales que complementando el estudio,
aseguren la “Acción Completa del E.M.”
La redacción de estos documentos pueden dar lugar, bien sea a la objeción de algunos
órganos del E.M, que concurren al estudio, ó al descubrimiento de obstáculos inadvertidos
o factores que deben ser incluidos en el estudio y cuyo análisis deberá hacerse
posteriormente.
Término:
Estará integrado por el grado, cargo, nombres y apellidos del originador y se inclinará a seis
(6) espacios debajo del cuerpo, atendiendo a las instrucciones ya conocidas en el oficio.
Anexos: se utilizarán cuando el material indicado por los números 2,3,4, ó 5 del Cuerpo sea
extenso o complicado. Generalmente se incluyen como anexos los documentos que apoyan
al estudio.
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Se incluirán los acuerdos o desacuerdos con el estudio de los Organismos Oficiales con
quienes coordine el autor.
Al final y siguiendo las reglas ya conocidas para la firma del originador, se colocarán el
grado, cargo, nombres y apellidos de la autoridad llamada a tomar la acción.
El Contenido del Estudio de Estado Mayor puede ser reducido en ciertos casos particulares:
La Solicitud:
La solicitud debe ser dirigida a la consideración del superior inmediato solicitante, para que
éste resuelva sobre el particular si está facultado para ello, o la tramita ante la superioridad
respectiva siguiendo el correspondiente órgano regular, en cuyo caso, las autoridades
intermediarias competentes emitirán su respectiva opinión (Favorable o desfavorable), hasta
llegar al Comando autorizado para aprobarla o rechazarla.
Consta de los mismos componentes del oficio, incluyendo además, en el término, después
de la firma del solicitante, las opiniones y firmas de los Comandos por los cuales pasa la
solicitud, la resolución y firma de la autoridad a quien corresponda decidir.
“El superior por cuya autoridad pase una solicitud, tendrá la obligación de informar y opinar al
respecto, con toda imparcialidad, en forma clara y precisa, sin poder retenerla por mayor
tiempo que el absolutamente necesario para su tramitación”.
La Nota Informativa:
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Es un documento donde se trata un asunto o problema que por su naturaleza, debe ser
informado al Escalón Superior para que este genere acciones posteriores si así lo cree
conveniente. Estas decisiones estarán apoyadas en las recomendaciones que contiene este
documento.
Encabezamiento:
Cuerpo:
Comenzará a cuatro espacios debajo de la última línea reservada para el asunto. Cada una
de las partes podrá ser dividida en párrafos de acuerdo con las necesidades.
Estará integrada por cuatro partes destinadas a cubrir los siguientes subtítulos: Situación,
Apreciación, Conclusiones y Recomendaciones.
Situación: este subtítulo abarcará la exposición del asunto o problema, en forma clara,
relatando los aspectos más importantes que lo caracterizan.
Conclusiones: se establecerá en forma clara y concreta las deducciones lógicas que se han
obtenido luego de haber analizado el problema de la Apreciación.
Términos:
Nombres y Apellidos del Originador: se seguirán las instrucciones contenidas por el oficio,
con la diferencia de que su colocación irá a seis (6) espacios debajo de las
recomendaciones.
Anexos: debajo de los nombres y apellidos de la autoridad llamada a decidir, se indicarán los
anexos a que haya lugar, siguiendo para ello lo indicado en este sentido para el oficio.
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Es aquella que emana de cualquier organismo superior o subalterno, según el caso para
dejar fe o constancia de un hecho. Entre estas se encuentran comprendidas.
• El Parte.
• El Acta.
• La Agenda.
• El Informe.
• El Diploma.
• El Certificado; y
• La Constancia
El Parte.
El parte puede ser verbal o escrito. El escrito se elabora en forma de oficio o radiograma,
según el caso.
Puede incluir al final de las novedades, una relación numérica del personal de la
dependencia que lo emite.
El Acta:
Es el documento elaborado para dejar constancia de actos del servicio de cierta importancia,
como transmisión de mando, reuniones, convenios, acuerdos, etc.
Encabezamiento:
Cuerpo:
Término:
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El acta manuscrita debe ceñirse en las reglas equivalentes a las ya descritas.
La Agenda:
Es una relación de los puntos sobre los cuales versará una reunión. Comprende las
siguientes partes:
Encabezamiento:
Membrete: irá ubicando en la parte superior del documento en la forma como se ha indicado
para otras comunicaciones.
Cuerpo:
Comenzará a cuatro (4) espacios debajo de la referencia. Constará de seis (6) partes
destinadas a cubrir los siguientes subtítulos: objeto, lugar, fecha y hora de reunión; asuntos a
tratar, participantes, director y secretario; y disposiciones.
Lugar y Fecha de Reunión: para señalar el sitio preciso donde se efectuará (Sala de
Operaciones, etc.) y la fecha y hora de realización de la misma, escrita en forma de grupo –
fecha - hora.
Asuntos a tratar: aquí se escribirán en el mismo orden como serán tocados los puntos más
importantes sobre los cuales versará la reunión.
Director y Secretario: aquí se escribirán el grado, nombres y apellidos de los que actúen
como tales.
Disposiciones: para algunas instrucciones importantes, por ejemplo: lo que convenga llevar,
leer previamente, averiguar, etc.
Términos:
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Integrado por expresiones: conforme, grado y nombres y apellidos del director y Anexos.
Conforme: se escribirá seis (6) espacios debajo del cuerpo, a partir de la parte central de
éste.
Grado, Nombres y Apellidos: Ubicado debajo “Conforme” en la misma formo como se indica
para el oficio con respecto al “Dios y Federación”. Estos corresponderán a los del Director de
la reunión.
El Informe:
A los fines del presente Manual, el concepto de informe escogido es aquel originado por
hechos que afectan las Leyes y Reglamentos Militares, o sucesos importantes, cuyas
características convienen investigar, para hacerlos del conocimiento de la superioridad.
Debe elaborarse tan pronto como se produce el suceso, siendo precedido por la
participación al escalón superior de la novedad correspondiente.
Encabezamiento:
Cuerpo:
Comenzará a cuatro (4) espacios debajo del asunto atendiendo a las mismas instrucciones
contempladas en el oficio, respecto al margen, contra – margen, y entrada. Estará
constituido por la exposición pormenorizada del tema de informe, donde se incorporarán de
manera clara, concreta y objetiva las explicaciones razonadas y demás argumentos
pertinentes al mismo.
En el cuerpo se deben incluir las causas que originan el documento; métodos empleados,
equipos, coordinaciones requeridas y los hechos y datos investigados.
Los hechos deben ser relatados tal como se produjeron, sin exagerar ni restar importancia e
indicando las causas y condiciones en que se presentaron.
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Es de fundamental importancia la inclusión de circunstancias de tiempo y lugar, así como la
indicación de los nombres de las personas que fueron afectadas en el suceso que motivo el
informe.
Es importante prever todos los pormenores que deben ser incluidos en el Informe; sin
embargo, con el propósito de lograr que la tarea sea lo más completa posible, se ha
preparado una guía en base a las siguientes interrogantes: Quién, Qué, Donde, Cómo y Por
qué.
¿Quién?: para responder a: ¿Quién dio la primera información o avisó? ¿Quiénes son los
causantes?. ¿Quiénes son los testigos? ¿Quiénes son los posibles sospechosos? ¿Quiénes
fueron los cómplices? ¿Quiénes pueden ser examinados más tarde para obtener informes
posteriores?.
¿Qué?: para responder a: ¿Qué ocurrió?. ¿Qué clase de daños se causaron?. ¿Qué valor
tiene los bienes perdidos, robados o recuperados?, ¿Qué pruebas quedaron en el lugar de
los hechos?, ¿Qué delito fue cometido?, ¿Qué clase de instrumentos se emplearon?, ¿Qué
armas se usaron?, ¿Qué disposición se hizo de los medios de prueba?, ¿Qué actuación se
llevó a cabo por anteriores investigadores?, ¿Qué actuación posterior debe emprenderse?.
¿Cómo?: ¿Cómo se cometió el hecho?, ¿Cómo se encontró el autor en el lugar del hecho?,
¿Cómo se marchó de allí?, ¿Cómo fue de extenso el tiempo de realización de lo
acontecido?, ¿Cómo fue estudiado el lugar del suceso para descubrir los medios de
pruebas?, ¿Cómo debió realizarse el suceso?, ¿Cómo estuvo planeada la infracción?, etc.
¿Por qué?: ¿Por qué ocurrió al hecho?, ¿Por qué se empleó un determinado
procedimiento?, ¿Por qué se escogería a ésta determinada víctima?, ¿Por qué fueron
arrebatados determinados objetos y no se hizo caso de otros bienes valiosos?, ¿Por qué se
dio cuenta del hecho con tanto retraso?, etc.
Cuando el informe haya sido elaborado en cumplimiento de una orden superior, éste se
concretará a lo específicamente solicitado; sin embargo, el instructor podrá incluir otros
aspectos relevantes, cuando a su juicio considere debe ser elevados al conocimiento de la
autoridad solicitante.
Términos:
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El Lugar y Fecha de Elaboración: escritos a partir del dentro del cuerpo y a seis (6) espacios
debajo de éste.
Los Nombres y Apellidos del Informante: colocado a partir del centro del cuerpo y a seis (6)
espacios debajo del lugar y fecha.
El Subtítulo “Anexo”: escrito a seis (6) espacios debajo de los nombres y apellidos del
informante, en mayúscula y guardando el margen de quince (15) espacios. Este subtítulo se
empleará sólo cuando haya la necesidad de agregar anexo al informe.
Como quiera que en materia de informe, existen tipos diversos; con la finalidad de informar
su presentación se recomienda, en cuanto sea posible acogerse al modelo especial que este
manual contiene, el cual lo constituyen tres (3) partes: la cubierta, el informe propiamente
dicho y las opiniones de las autoridades superiores intermediarias.
El Diploma:
No obedece a un formato uniforme, sino que su presentación varía según las intenciones de
la autoridad que lo concede.
El Certificado:
La Constancia:
1. ELABORACIÓN:
2. NÚMERO DE COPIAS:
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• Dos (2) copias para el archivo de la dependencia expedidora.
3. FIRMA:
Para ello el firmante deberá actuar dentro de los límites de sus atribuciones en el documento
a firmar.
Los actos y documentos que se firmen por delegación del Ministro se considerarán
emanados de éste a los efectos de agotar la vía jerárquica.
En los actos y documentos que se firmen por delegación del Ministro, se hará contar esta
circunstancia.
El funcionario delegado deberá rendir cuenta al Ministro de todos los actos y documentos
firmados en virtud de la delegación.
La firma delegada por el Ministerio no podrá ser delegada a su vez por el funcionario que
hubiere recibido la delegación.
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3.2. Firma de la Correspondencia “Por Delegación”:
Igualmente y por la misma razón, el Jefe del Estado Mayor Conjunto, puede ordenar la firma
de cierta correspondencia a los Jefes de División del Estado Mayor Conjunto.
En caso de ausencia cortas, la autoridad que siga al mando podrá firmar aquellos
documentos urgentes que por su importancia ameriten ser transmitidos, a fin de no aceptar
seriamente actos del servicio. En este caso el documento contemplará:
El grado, nombre completo y cargo del firmante, precedidos de la palabra “Por Orden”; y
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El original de los documentos de distribución (Directivas, Circulares, Instrucciones, Órdenes,
etc.) debe ser archivado como documento comprobatorio, ya que contempla la firma
autógrafa de la autoridad que lo autoriza.
Al ser elaborado el Sténcil para producir copias del documento original, se escribirán el
nombre, grado y cargo del originador, y a dos (2) espacios debajo del margen izquierdo la
frase “Es copia auténtica”. A tres (3) espacios más abajo se colocarán el nombre, grado y
cargo de la autoridad que autentica el documento, quien estampará su firma autógrafa de
puño y letra, para garantizar la fidelidad del mismo.
De lo anterior se infiere, que los documentos cuyas firmas estén reproducidas en copia
multigrafiadas no tienen validez al menos que el original, firmado de puño y letra por la
autoridad correspondiente, se encuentre archivado.
3.7. Cúmplase:
Está fórmula se emplea en los documentos de carácter directorio, tales como: órdenes,
directivas, etc., y debe ser efectuada por la autoridad emisora del documento.
3.8. Conforme:
Fórmula usada cuando una autoridad o en general una persona manifiesta su acuerdo con
un juicio emitido en documento. Se aplica en los casos de informes, actas, recibos, etc.
Debajo de la palabra “CONFORME” a seis (6) espacios se deben colocar los nombres,
apellidos y grados del firmante. En caso de varios firmantes se distribuyen de mayor a menor
antigüedad de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
Se usa en las circunstancias de que un documento haya sido originado por el segundo en
comando o una autoridad asesora de quien da el Visto Bueno, en señal de que “fue leído” y
su contenido es correcto y aprobado.
4. TRAMITACIÓN Y ARCHIVO:
a) Numerada.
b) Fechada.
c) Sellada.
d) Archivada una copia.
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5. USO DEL SELLO:
Las Dependencias del Ministerio de la Defensa usarán sus respectivos sellos de acuerdo a lo
establecido en la Ley correspondiente de fecha 12 de Octubre de 1.943.
6. OPERACIÓN DE PÁRRAFOS:
Las grandes divisiones de un texto y los capítulos se indicarán con números romanos y las
sub-divisiones mediante números arábigos.
Los párrafos de las subdivisiones se designarán por números arábigos y los subpárrafos
mediante letras minúsculas o números arábigos.
De allí en adelante, se usarán los números arábigos encerrados entre paréntesis, letras
minúsculas entre paréntesis, números arábigos subrayados, letras minúsculas subrayadas y
finalmente el guión.
a) Supersecreto.
b) Secreto.
c) Confidencial.
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Las correspondencias no incluida dentro de esta denominación será clasificada en:
Reservada.
Ordinaria.
Comprende informaciones sobre defensa, cuya revelación puede causar serios daños a la
nación venezolana, porque:
Los tres tipos de correspondencia antes señalados, deben ser conocidas exclusivamente por
la autoridad a quien vayan dirigidas, llegar al destinatario sin ser abiertas por las
reparticiones subordinadas y ser entregadas mediante recibo firmado por el destinatario en
el momento de la entrega.
Si el hecho hubiere impedido que una operación de guerra produjere las ventajas que debía
producir u ocasionare la pérdida o destrucción de fortalezas, naves, aeronaves, cuarteles u
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otros elementos o pertrechos de guerra, o causados cualquier otro grave daño, la pena
podrá ser aumentada hasta en una tercera parte”.
8. PRECEDENCIA:
Indica la premura o prioridad con que la comunicación debe llegar al destinatario. Todo jefe
de repartición es responsable de la asignación de la correcta precedencia a la
correspondencia que origine.
8.1. Urgente:
8.2. Importante:
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8.3. Ordinario:
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8. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO:
Será colocada en letras mayúsculas, formando parte del encabezamiento, en la parte central
e inmediatamente después del número de la correspondencia. Se exceptúan de esta regla
el oficio, y aquellos documentos cuya denominación ya viene inserta en una forma especial,
como es el caso de “Mensaje Conjunto”.
10.1. Se utilizará papel tamaño carta (0,28 x 0,22 cm.), en la redacción de los siguientes
documentos.
10.2. Se empleará papel tamaño oficio (0,31,5 x 0,22 cm.) para la redacción de:
Ordenes Generales.
Oficios.
Memorándum.
Nota Rápida.
Circulares.
Resoluciones
Orden del Día.
Cuentas, y
Actas.
Telegramas.
Radiogramas y Cablegramas.
Mensaje Conjunto.
Despachos.
Diplomas, y
Certificados.
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10.4. El papel tamaño extra oficio (0,35,5x 0,22cms.) podrá utilizarse para la confección de
trabajos que por su naturaleza ameriten hojas más grande que las señaladas, tales como
nóminas, catálogo demostrativo, etc., siempre que esto no forme parte o constituyan anexo
a los documento indicados anteriormente.
11. COMUNICACIONES DIRIGIDAS A TITULARES DE OTROS DESPACHOS:
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UNIDAD III
DEFINICIONES:
Información Clasificada:
Documentos Clasificados:
Es todo escrito oficial, originado o en posesión de las Fuerzas Armadas Nacionales, que
motivado a su importancia para la seguridad de la Nación, le ha sido asignada una
clasificación, con la finalidad de evitar que su contenido sea del conocimiento de personas
no autorizadas y cuya divulgación o entrega deberá ser restringida por razones de seguridad.
Material Clasificado:
Categorías de Clasificación:
- Secreto.
- Confidencial
- Reservado.
2.1. Secreto:
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divulgación por parte de personas no autorizadas, causen graves daños a la Nación
Venezolana y a sus Fuerzas Armadas.
2.2 . Confidencial:
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Aplicación de la Clasificación “CONFIDENCIAL”:
2.3. Reservado
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La clasificación de un legado de documentos físicamente unidos o encuadernados, debe
ser igual a la del documento de más alta clasificación del conjunto. Cuando un documento
sea separado de un legajo o agrupación, éste será manejado de acuerdo con su propia
clasificación.
Toda comunicación que acompañe un documento o material clasificado debe tener la
misma clasificación de éstos. Las informaciones y documentos no clasificados que hagan
referencia a material de seguridad y defensa, no debe contener extractos de las
informaciones clasificadas, todo miembro de la Fuerza Aérea que asigna, desarrolle o
produzca informaciones documentos o materiales clasificados, el cual debe ser objeto de
una clasificación que el no esté autorizado para asignar, deberá darle una clasificación
tentativa para asegurar su debida protección y someterlo a la consideración de la autoridad
correspondiente para su clasificación definitiva.
AUTORIDADES CLASIFICADAS:
RECLASIFICACIÓN:
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Dependencia, por intermedio del Oficial de Control de Seguridad, quien elaborará un Acta de
compromiso firmada por dos (02) testigos que tengan la autorización para conocer la materia
del documento. Cada una de las copias será identificada y registrada, el número de
reproducción deberá ser el determinado en el Acta.
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En los registros se indicará la recepción, tramitación, destrucción de todo documento y
materiales clasificados así como la persona y organismo que tenga en su poder copia de los
mismos.
El conocimiento que se tenga de una combinación será limitado a dos (02) personas.
De la Destrucción:
Cuando existe sustitución (corrección, enmienda, nueva edición) de los mismos, deberán ser
destruidos de inmediato al entrar en vigencia su reemplazo.
Cuando los mismos, no tengan fecha de vencimiento. Estos deberán ser destruidos de
acuerdo al criterio del Oficial de Control de Seguridad.
Todos aquellos no contemplados en los dos puntos anteriores deberán ser destruidos de
acuerdo al criterio del Jefe de la repartición, realizando esta actividad.
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La destrucción de informaciones, documentos y materiales clasificados será registrada,
debiéndose elaborar el reporte de destrucción correspondiente, indicando lugar y fecha
donde se efectuó la destrucción, identificación del documento o material destruido, autoridad
que ordena la destrucción, la firma del Oficial de Control de Seguridad, el responsable de la
destrucción y un (01) testigo.
7. NORMAS DE SEGURIDAD:
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La responsabilidad de determinar la necesidad que tenga una persona de conocer una
información para el desempeño de sus funciones, corresponderá al custodio de la
información, documento o material.
• Seguridad Criptográfica.
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BIBLIOGRAFÍA
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