GUIA DE ESTUDIO DE LA UNIDAD 4

METODOLOGÍA PARA
DESARROLLAR TRABAJO DE
SISTEMAS

Estudiante:
Melany Valenzuela Soriano 100350654

Parte I:
Etapas del análisis de sistema, recolección de información,
 diagnóstico y diseño.

1- ¿Cuáles son las etapas del análisis de sistema?

● Definir el problema (Objetivos).
● Reunir los datos (Enfocar en hechos).
● Analizar datos (con técnicas).
● Desarrollar alternativas.
● Aplicar la solución.

2- Definir cada una de las etapas del análisis de sistema.

● Definir el problema (Objetivos): Definir un problema consiste

especificar las condiciones iniciales que deben tener el objeto o
sistema que vamos a desarrollar con el proyecto. Estas
condiciones iniciales pueden ser de varios tipos.

● Reunir los datos: se refiere al uso de una gran diversidad de

técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista
para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden
ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el
diagrama de flujo y el diccionario de datos.

● Analizar datos: El análisis de datos consiste en someter los datos

a la realización de operaciones, esto se hace con la finalidad de
obtener conclusiones precisas que nos ayudarán a alcanzar
nuestros objetivos, dichas operaciones no pueden definirse
previamente ya que la recolección de datos puede revelar ciertas
dificultades.

● Desarrollar alternativas:
En esta etapa hacemos una lista con las diferentes alternativas de
decisión que hayamos propuesto.

Para hallar alternativas de decisión podemos proponerlas nosotros

mismos en base a nuestros conocimientos o experiencia, acudir a
 diversas fuentes de información tales como Internet, consultar con
los trabajadores de la empresa, hacer una lluvia de ideas, etc.

● Aplicar la solución: una vez que el analista a atravesado las

anteriores etapas, debe tener la capacidad para la aplicación
correcta de solución de problemas y de sopesar los pros y los
contras de las diferentes soluciones.

3- ¿Qué es la recolección interna de datos? La recolección interna

de datos es aquella que se da dentro de las instalaciones de la
organización generada a través de los sucesos y hechos que
proporcionan las fuentes de información que normalmente son
manejadas por los empleados y los directivos.

4- ¿Qué es la recolección externa de datos? La recolección externa

de datos es aquella que se da fuera de las instalaciones de la
organización o sea en el entorno que la rodea, generada a través de los
sucesos y hechos que proporcionan las fuentes de información de la
competencia, los organismos reguladores, los medios de comunicación,
las publicaciones y otros.

5- ¿Qué es el diagnóstico? El diagnóstico es un resumen de síntomas

y su solución. El diagnóstico se da en la fase de análisis.

6- ¿Qué es el diseño? El diseño de sistemas es el proceso de

definición de la arquitectura, módulos, interfaces y datos de un sistema
para satisfacer unos requisitos previamente especificados. El diseño de
sistemas podría verse como la aplicación de teoría de sistemas al
desarrollo de un nuevo producto.

7- Tipos de diseños:

a) Diseño Global: este diseño incluye cada una de las partes del
sistema que serán utilizadas para realizar el detalle junto con los
 elementos del sistema. En esta etapa se realizan las siguientes
actividades:

● Definir el sistema en general.

● Definir y confirmar los objetivos generales del sistema.
● Identifica los subsistemas del sistema.
● Preparación del diagrama de flujos del sistema
.
b) Diseño detallado: este diseño es utilizado para garantizar la
funcionalidad del sistema. Van desde la determinación del
personal que trabajara en el sistema, pasando por los
documentos, formatos, la parte técnica y de procesos,
concluyendo con las especificaciones del sistema, así como el
plan para aprobar el sistema.

c) Rediseño: la inclusión del prefijo re- indica que un rediseño es el

resultado de volver a diseñar algo, también puede implicar un
cambio en cosas intangibles, por ejemplo desarrollar una
estrategia.

Parte II:
Técnicas de recolección de información.

Realizar un resumen de cada una de las técnicas de recolección de

información.
1- Muestreo:
El muestreo es el proceso de seleccionar sistemáticamente elementos
representativos de una población.

Las consideraciones del analista para el diseño del muestreo son:

Hoy en día debido a las tecnologías de la información, se han creado

muchas aplicaciones para realizar el proceso de selección de muestra.
En su gran mayoría, se basan en parámetros muy parecidos, incluyendo
los relacionados con el tipo de muestra, que pueden ser clasificadas de
la siguiente manera:

● Muestras de conveniencia.
● Muestras intencionadas.
● Muestras aleatorias simples.
● Muestras aleatorias complejas.

2- Entrevista:
La entrevista es definida como una conversación que se da entre dos
personas, que está basada en una serie de preguntas o afirmaciones
que plantea aquel que está entrevistando, y sobre las que la persona
entrevistada otorga su respuesta u opinión.

Pasos para entrevistar:

1. Leer los antecedentes.
2. Establecer los objetivos.
3. Preparar al entrevistado
4. Decidir a quién entrevistar.
5. Decidir el tipo de preguntas y la estructura.
3- Cuestionario:
Un cuestionario es una herramienta de investigación que consiste en
una serie de preguntas y otras indicaciones con el propósito de obtener
información de los consultados. Aunque a menudo están diseñados
para poder realizar un análisis estadístico de las respuestas, no es
siempre así.
El analista utiliza esta técnica para confirmar las informaciones
recopiladas en la entrevista. También puede utilizar varias escalas para
medir la eficiencia con que se recolectar la información, estas son:
escalas nominales, ordinales, de intervalo y de relación. Ante su
aplicación, se debe tener precaución para cadena.

Vea la siguiente imagen para interpretar las consideraciones en el

momento de preparar
el cuestionario:

4- Encuesta:
Una encuesta es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una
muestra representativa de la población o instituciones, con el fin de
conocer estados de opinión o hechos específicos.

La intención de la encuesta no es describir los individuos particulares

quienes, por azar, son parte de la muestra sino obtener un perfil
compuesto de la población.

Una "encuesta" recoge información de una "muestra." Una "muestra" es

usualmente sólo una porción de la población bajo estudio.

5- Observación:
La observación es otra técnica útil para el analista en su proceso de
investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su
trabajo.

La observación es una técnica de observación de hechos durante la

cual el analista participa activamente actúa como espectador de las
actividades llevadas a cabo por una persona para conocer mejor su
sistema.

El propósito de la observación es múltiple, permite al analista determinar

que se está haciendo, cómo se está haciendo, quien lo hace, cuando se
lleva a cabo, cuánto tiempo toma, dónde se hace y por qué se hace.

Tipos de observación
El analista puede observar de tres maneras básicas:

● Puede observar a una persona o actividad sin que el observado

se de cuenta y sin interactuar por parte del propio analista.

● El analista puede observar una operación sin intervenir para nada

pero estando la persona observada enteramente consciente de la
observación.

● Se puede observar y estar en contacto con las personas

observadas. La interrogación puede consistir simplemente en
preguntar respecto a una actividad específica, pedir una
explicación, etc.

La observación puede emplearse para verificar los resultados de una

entrevista, o bien como preparación de la misma. También es otra
técnica valiosa para recopilar datos que implican relaciones. La
observación tiende a adquirir mayor sentido al nivel técnico del
procesamiento de datos, donde las tareas se cuantifican más
fácilmente. Entre estas tareas encontramos la recopilación, acumulación
y transformación de los datos.

Pasos de la observación:

1. Determinar y definir aquello que se va a observar.

2. Estimar el tiempo necesario de observación.
3. Obtener la autorización para llevar a cabo la observación.
4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va
hacer y las razones para ello.

6- Prototipos:
Los prototipos son fuentes de información que son utilizadas en los
inicios de proceso de
diseño y funcionamiento de un sistema. Con estos se busca información
directa de las
necesidades de los usuarios de los sistemas.

En esencia que se busca con esta herramienta:

● Ver las reacciones de los usuarios ante el prototipo, y

● Obtener retroalimentación de la Dirección y empleados de la
organización. Esta retroalimentación irá encaminada en
perfeccionar el prototipo, identificar los puntos de implementación,
determinar las posibles mejoras, entre otras.

¿Qué lineamientos debemos tener en cuenta para confeccionar un

prototipo?

● Trabajar en módulos manejables.

● Construir el prototipo rápidamente.
● Modificar el prototipo en iteraciones sucesivas.
● Enfatizar la interfaz de usuario.

7- Diccionario de datos:
Los diccionarios de datos son el segundo componente del análisis del
flujo de datos. En sí mismos los diagramas de flujo de datos no
describen por completo el objeto de la investigación. El diccionario de
datos proporciona información
adicional sobre el sistema.

Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en

el conjunto de los diagramas de flujo de datos que describen un
sistema. Los elementos principales en un sistema, estudiados en las
secciones anteriores, son el flujo de datos, el almacenamiento de datos
y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y
descripciones de estos elementos.
Si los analistas desean conocer cuántos caracteres hay en un dato, con
qué otros nombres se le conocen en el sistema, o en donde se utilizan
dentro del sistema deben ser capaces de encontrar la respuesta en un
diccionario de datos
desarrollado apropiadamente.

8- Diagramas de flujo:

El diagrama de flujo es una representación pictórica de los pasos en

proceso. Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para
producir un resultado. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a
cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los
pasos para hacer la venta u ofrecer un producto.

Con los avances que existen hoy en día en los temas relacionados
con el desarrollo de los empleados para el logro de sus funciones, la
mayoría de las
empresas están incursionando en el tema de graficar los procesos y
procedimientos que
se desarrollan en cada uno de los departamentos existentes.

El graficar procesos ayuda a la alta gerencia a detectar deficiencias en

los sistemas, estructuras y procedimientos.

Esta técnica inicia con la aplicación de cuestionarios y realización de

entrevistas a los empleados directos de ejecutar los procesos y
funciones que se desea graficar. De esta parte se desprende la lista de
pasos junto con sus responsables y la relación con los documentos
correlacionados. Una vez haber depurado y especificado estas
informaciones, se procede a realizar el proceso de diagramación.

¿Cuáles son las consideraciones que debemos tener a la hora de

realizar un diagrama de
flujo?
:
● Olvidar la inclusión de un flujo de datos o colocar una flecha en la
dirección errónea.
 ● Conectar almacenes de datos y entidades externas directamente
entre ellos.
● El etiquetado incorrecto de procesos y/o flujos de datos.
● La inclusión de más de nueve procesos en un diagrama de flujo
de datos.
● Omitir un flujo de datos.
● Crear descomposición desbalanceada en diagramas hijos.

Las fases de la elaboración de un diagrama de flujos son:

● Análisis de los datos.

● La construcción del diagrama de flujos.
● Prueba de escritorio

Parte III:
Manuales de procedimientos

1- Implementación de un sistema
La implementación de sistemas informáticos es una de las etapas del
desarrollo de sistemas. Es la etapa que le sigue al diseño.

En esta etapa se elige el entorno de desarrollo, las herramientas

adecuadas y el lenguaje de programación apropiado. Estas elecciones
dependerán en gran parte de la etapa de diseño.

Esta etapa permite desarrollar prototipos o sistemas de prueba que

permiten ir comprobando y depurando el funcionamiento del sistema a
medida que se construye.

2- Tipos de implementación: paralelo, instantáneo o proyecto

piloto, definir cada uno.
 ● Paralelo: consiste en la operación simultánea, por un periodo
determinado, tanto del sistema actual como del que se va a
implantar, permitiendo efectuar modificaciones y ajustes sin crear
graves problemas, para que los cambios funcionen normalmente
antes de suspender la operación anterior.

● Instantáneo: es aplicable cuando las recomendaciones son

relativamente sencillas y no involucran un gran número de
operaciones o una cantidad considerable de unidades
administrativas. Es el más aconsejable y de mayor aceptación
práctica.

● Proyecto Piloto: se realiza un ensayo de las recomendaciones en

solo una parte de la entidad o de un sistema, para medir su
funcionamiento, sólo es posible si existe similitud en las
condiciones que prevalecen en la entidad o en el sistema como un
todo.

3- ¿Qué son los manuales de procedimientos?

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control
interno, el cual se crea para obtener una información detallada,
ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización.

4- Partes que lo contienen:

● Portada
● Índice del contenido
● Introducción
● Base legal
● Objetivos
● Políticas
● Procedimientos
● Diagramas de flujos
● Formularios
 ● Información general
● Glosario
● Indice temático

5- Utilidad:

● Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a

descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución.
● Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y
capacitación del
personal, ya que describen en forma detallada las actividades de
cada puesto.
● Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un
sistema.Interviene en la consulta de todo el personal.
● Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya
existente.
● Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteración arbitraria.
● Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas
o errores.
● Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su
evaluación.
● Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que
deben hacer y cómo deben hacerlo.
● Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
● Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

6- Objetivos:

● Facilitan la capacitación y adiestramiento del personal.

● Especifican las capacidades y responsabilidades de cada puesto
de trabajo, departamento o de la organización toda.
● Proporcionan una visión integral de los procesos que componen
las labores de la empresa u organización.
 ● Componen el historial de procedimientos de la organización,
ganando luego valor documental.
● Permiten la evaluación del desempeño de los trabajadores en
base al ideal esperado por la empresa.

7- Tipos:

● Organizacional
● Departamental
● Políticas
● Procedimientos
● Técnicas
● Bienvenida
● Puesto
● Múltiple
● Finanzas
● Sistema
● Calidad