Descripción General

Y Trabajo Previo
Delegar
Efectivamente

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Delegar Efectivamente
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MÓDULO
Delegar Efectivamente se centra en aumentar la comodidad y confianza que siente para
delegar trabajo. Puede ser difícil realizar el cambio de ser un colaborador individual, donde el
foco está en hacer, a un gerente responsable, donde el foco está en ayudar a otros a hacer.
La delegación requiere dejar de hacer determinado trabajo y confiar en la capacidad de otros
de hacerlo.
En esta sesión de dos horas, analizaremos:
 De qué forma la delegación lo favorece a usted, a su equipo y a su organización
 Los obstáculos y dificultades más comunes para la delegación
 Un proceso útil para asegurar resultados exitosos

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Trabajo Previo para Delegar Efectivamente
Complete la tabla a continuación para identificar tareas de rutina que realiza a diario, de forma
semanal y mensual. Considere si usted podría delegar esa tarea.

¿Puede alguien
Actividad/tarea
más hacer esto?

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 Guía del Participante:
Delegar
Efectivamente

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Delegar Efectivamente
ANÁLISIS DE UNA SITUACIÓN HIPOTÉTICA
Raúl es un líder de equipo en Widgets Etc. Le encanta la responsabilidad de su trabajo y las
exigencias que conlleva. Quiere comenzar a cambiar dónde pasa su tiempo para que lo
perciban como un candidato para un ascenso. Sara es un miembro destacado de su equipo
y está lista para una nueva oportunidad. La semana pasada, le pidió a Sara que se hiciera
cargo de una presentación para un cliente. Aunque ella nunca había hecho una presentación
para un cliente, él le tuvo confianza a su potencial. Sara había realizado trabajo de calidad de
forma sistemática en el pasado en diversas tareas. Raúl pasó por la oficina de Sara de camino
a otra reunión para entregarle la tarea. Debido a que Sara comenzó a hacer preguntas muy
detalladas, Raúl se dio cuenta de que se le hizo tarde para su siguiente reunión. "Mira Sara",
dijo Raúl, "Me tengo que ir. La presentación es el próximo martes. Piénsalo un poco y dime las
preguntas que tengas".
Hoy es el día previo a la presentación al cliente y Raúl acaba de recibir el borrador final de
Sara. No puede creerlo. Está muy lejos de lo que él esperaba y se necesitarán horas de trabajo
para corregirlo.
 ¿Qué salió mal?

 ¿Qué podría haber hecho Raúl de otra forma?

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OBSTÁCULOS PARA DELEGAR
 ¿Cuáles son los obstáculos para delegar de una manera efectiva?

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¿POR QUÉ DELEGAR?

¿Por qué debería invertir tiempo en delegar efectivamente? Nombre las ventajas que delegar
tiene para usted, su equipo y su organización.

Ventajas para usted Ventajas para su equipo

Notas: Notas:

 Ventajas para su organización

 Notas:

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El proceso de delegar

Notas:

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¿QUÉ DELEGAR?
Este paso consiste en determinar qué delegar. Recuerde que delegar no es simplemente
asignar a alguien una tarea que ya forma parte de su trabajo normal. Cuando delega, asigna
a alguien más una de sus propias tareas, pero conserva la responsabilidad final.

¿Cuáles actividades debe delegar? ¿Por qué?

Notas: Notas

¿Cuáles actividades no debe delegar? ¿Por qué?

Notas: Notas:

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¿A QUIÉN DELEGAR?
Este paso trata de determinar la persona adecuada para completar la tarea: Se trata de
examinar las destrezas y atributos de su equipo, las áreas de desarrollo, y la carga de trabajo,
para determinar quién sería la persona más adecuada a quien delegársela. También requiere
que considere la importancia de la tarea en sí y su confianza en la capacidad de la persona
seleccionada, a fin de seleccionar el estilo de delegación apropiado.

Lo que se debe considerar cuando se designa a alguien para la tarea:

Atributos personales Consideraciones de Desarrollo

 Entusiasmo  El empleado está listo para un nuevo
 Ética de trabajo desafío o más responsabilidad
 Experiencia  El empleado tiene necesidades de
desarrollo que están en línea con la tarea
 Credibilidad ante otros
o asignación
 Autónomo
 El empleado tendría exposición a colegas
 Asume responsabilidad por la tarea experimentados en el proceso
 Ambición  El empleado tiene potencial para un
 Ingenio ascenso futuro
 Colaborador  Otro
 Buen comunicador
 Sigue bien las instrucciones
 Otro

Notas:

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Cuando haya seleccionado a alguien al que desea delegarle la tarea elegida, debe determinar
la mejor forma de delegar la tarea a esa persona. Hay cuatro estilos para delegar entre los que
elegir. El diagrama a continuación representa una variedad de estilos que puede adoptar según
su evaluación de la complejidad de la tarea y su confianza en la persona. Los estilos de delegar
pueden variar desde prácticos hasta conceder completa autonomía al empleado. Cuando
considere la complejidad de la tarea y la confianza en la persona, debe tener en cuenta lo
siguiente: ¿Cuánta orientación necesitará? ¿Cuánta autonomía puedo darle? ¿Con qué
frecuencia tendremos que reunirnos? ¿Hay oportunidades para equivocarse de forma segura o
cuál será el efecto de un fracaso?

Notas:

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Práctica de estilos de delegación
Escenario 1: Mario Rojas
En la próxima reunión trimestral del equipo de alta gerencia, usted es responsable de entregar
informes de estado de tres clientes. Desea que Mario Rojas, un experimentado miembro de su
equipo, se ocupe del informe de estado del cliente ABC Co.

Mario es una profesional, madura, con buenas relaciones con los clientes. Ha expresado
interés en asumir mayores responsabilidades y tiene muchos deseos de desarrollar las
destrezas necesarias para una función de gerencia.

Mario ha asistido a las reuniones del equipo de alta gerencia en el pasado y ha sido clave
ayudándole a preparar otras presentaciones de clientes. Conoce el formato de la presentación,
ha trabajado estrechamente con ABC Co., y está al día con los detalles de la cuenta del cliente.

Explique cuál estilo de delegación debe elegir para Mario en esta situación hipotética.

Escenario 2: Irma MacLeod

Irma MacLeod es una empleada antigua en su equipo que hace un trabajo exhaustivo.

Hace poco, Irma asistió a un seminario de capacitación técnica especial que afectará la forma
en que su departamento accede a los datos en el nuevo sistema informático. Afectará a todos
los que trabajan en el departamento. Debido a que ella asistió a la capacitación, le gustaría que
informara al equipo de alta gerencia y preparara un taller de capacitación para destacar los
nuevos procesos y su repercusión en cómo se hace el trabajo.

Irma está entusiasmada por la oportunidad, no obstante, ha tenido poca exposición al equipo
de alta gerencia y nunca ha preparado un taller de capacitación.

Explique cuál estilo de delegación debe elegir para Irma en esta situación hipotética.

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Escenario 3: Chris Abrami
Chris es un recién graduado que lleva un poco más de un año en el equipo. Es entusiasta,
activo y realiza un trabajo coherente. Según su desempeño a la fecha, usted cree que tiene
potencial de crecimiento futuro en la organización.

En la última reunión individual, Chris expresó que disfruta mucho el análisis de datos. Su jefe
recientemente le pidió que revisara el uso de la impresora de su equipo (incluidos los costos de
usar impresoras internas y externas) y que le haga algunas recomendaciones para reducir los
costos generales de impresión. Le gustaría que Chris se hiciera cargo, pero si bien estudió
análisis de datos en la universidad, nunca ha hecho análisis de datos en el trabajo.

Explique cuál estilo de delegación debe elegir para Chris en esta situación hipotética.

Escenario 4: Tarek Hamama

Tarek es un empleado antiguo en su organización y un miembro clave de su equipo. Ha
trabajado con usted durante muchos años, conoce bien la organización y la calidad de su
trabajo es excelente. Es especialmente hábil en el uso de la base de datos de su organización
y con frecuencia crea informes personalizados para usted y los demás miembros del equipo.

Como gerente, usted participa en la reunión mensual del equipo de líder en primera línea de su
departamento. Es responsable de crear los informes que sean necesarios para esta reunión.
Últimamente, se ha dado cuenta de que estos informes le restan tiempo para realizar otras
tareas importantes. Le gustaría que Tarek realizara los informes de ahora en adelante.

Explique cuál estilo de delegación debe elegir para Tarek en esta situación hipotética.

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¿CÓMO?: PROPORCIONE CONTEXTO

Cuando delegue una tarea, debe proporcionarle al delegado el contexto de la tarea; no

funcionamos en un vacío. El contexto importante que debe compartir incluye:
 ¿Por qué delega la tarea?
 ¿Por qué la tarea es importante?
 ¿Cuál es el valor que recibirá la persona al completar la tarea?
 ¿Qué otros antecedentes necesita la persona para tener éxito?

¿CÓMO?: ESTABLECER EXPECTATIVAS

 ¿Qué expectativas necesita establecer para que la persona a quien delega sea exitosa?

Prácticas recomendadas cuando se establecen expectativas

Realice el trabajo de preparación antes de establecer las expectativas:
 Asegúrese de tener todos los detalles que va a compartir y haber identificado los posibles
obstáculos.
 Piense en el ¿Qué gano yo con eso? de la persona a quien delega, como dar crédito u
otras recompensas al final.
 Establezca estándares de desempeño y las medidas que se aplicarán.
 Considere de qué forma debe priorizarse esta tarea en relación con otras responsabilidades
del delegado.
 Identifique la preparación y orientación que se necesitarán.
 Describa cómo y cuándo se reunirán y hará el seguimiento durante el proceso.

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Practique establecer expectativas

Piense en una tarea que desee delegar (posiblemente del trabajo previo) y en una persona a la
que podría delegarle la tarea. ¿Qué expectativas establecería con la persona?

Tarea:

Persona:
¿Qué gano yo con eso?:

Expectativas
Línea de Tiempo: ¿Cuál es la línea de tiempo para la tarea? ¿Cuáles son los hitos o los plazos
importantes?
Notas:

Éxito: ¿Cómo se ve el éxito en esta tarea? ¿Qué hay en juego? ¿Por qué es importante?
Notas:

Recursos: ¿Qué recursos puede necesitar la persona? ¿Dónde o cómo se pueden obtener los
recursos?
Notas:

Partes interesadas: ¿Quiénes son las partes interesadas en esta tarea? ¿Cuál es su función
(encargado, responsable, consultado, informado)?
Notas:

Seguimiento: ¿Cuál es el proceso de seguimiento de esta tarea? ¿Cómo garantizará que estará
disponible para su equipo en el momento correcto?
Notas:

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Reflexiones
 ¿Qué tuvo más impacto en usted?

 ¿Qué dudas tiene aún?

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 Trabajo Práctico:
Delegar
Efectivamente

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Trabajo práctico
Usar el proceso de delegación como guía:

 Identifique una tarea que le gustaría delegar.

 Designe a una persona (o grupo) a la que le gustaría delegar la tarea, y seleccione el estilo
de delegación apropiado.

 Realice una conversación de delegación con el delegado para explicar el contexto,

establecer expectativas y compartir otra información que el delegado necesitará.

 Anote sus observaciones después para analizarlas con otros durante la siguiente Sesión de
Responsabilidad del Líder.

Reflexione sobre las siguientes preguntas:

¿De qué forma le ayudó el proceso de delegación a prepararse para la conversación?
Notas:

¿De qué forma preparó a la persona para tener éxito?

Notas:

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¿Cuáles desafíos encontró en la conversación? ¿Cómo los enfrentó?
Notas:

¿Qué haría de otra manera cuando delegue en el futuro?

Notas:

Si se completó la actividad de delegación, ¿en qué medida el delegado respondió a las

expectativas? ¿Qué contribuyó a su éxito?
Notas:

OPORTUNIDADES PARA EXIGIRSE

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Si desea exigirse para emplear al máximo sus destrezas al delegar, practique delegar usando
los cuatro distintos estilos de delegación identificando las tareas y las personas a las que
delegará que le permitirán enseñar, asociarse, consultar y asignar. Después, reflexione sobre
las siguientes preguntas:

Reflexione

¿Qué perspectivas obtuvo a medida que aplicó los distintos estilos de delegación?
Notas:

¿Qué estilo le resultó más natural? ¿Qué estilo le pareció más difícil?
Notas:

¿En qué se centrará en mejorar la próxima vez?

Notas:

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Lee Hecht Harrison ayuda a las empresas a simplificar la complejidad asociada con
la transformación de su liderazgo y fuerza de trabajo, para que puedan acelerar los
resultados con menos riesgo. Para hacerlo, ayudamos a sus empleados a navegar por el
cambio, a convertirse en mejores líderes, a desarrollar mejores carreras y en la transición a
sus nuevos trabajos. Como la empresa integrada de desarrollo de talentos y transición
líder en el mundo, tenemos la pericia local, la infraestructura global y la tecnología y
analítica líderes en la industria para proporcionar perspectivas y desarrollar soluciones
personalizadas para iniciativas de talento y fuerza de trabajo fundamentales, y ejecutarlas
de forma rápida y coherente a fin de reducir el riesgo operacional y de marca.

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