JUSTIFICACIÓN

Yeimmy Paola Carvajal Naranjo

Hilduara Milena Rubio Galindo
Marzo 2019

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Facultad de ciencias empresariales
Administración de empresas
Formulación y evaluación de proyectos
 JUSTIFICACIÓN

Las características del servicio Transeguros Documental es implementar medios para el

traslado de la documentación aplicando la normatividad dispuesta en el país para beneficiar a

nuestros clientes transmitiendo confianza y la plena seguridad que sus archivos estarán

custodiados con su respectiva reglamentación sin evadir su normatividad.

Los archivos presentan deficiencias en su organización, conservación, transporte y

prestación de servicios, hecho que es resultado de una gestión documental que está en manos de

personas no calificadas que desconocen el proceso de la gestión documental, la normatividad

archivística y algo tan complicado como la falta de compromiso y atención de directivos y entes

encargados en las empresas.

El directivo como responsable de sus actos administrativos, debe cumplir con la ley y

por ello tiene que encargarse de la organización, custodia y traslado de sus archivos de forma

inmediata y segura, siendo necesario que en la mayoría de las veces recurra a la contratación

externa para lograrlo.

Toda empresa de acuerdo con su naturaleza genera documentos de los que depende para

dar un óptimo servicio a los clientes internos y externos, además que generan una serie de

derechos y obligaciones legales que se ven afectados cuando no son manejados con

responsabilidad o no se toman las mejores decisiones para su manejo de custodia y conservación.

La Violencia es como se denomina al período histórico de Colombia en el siglo XX por

ser extremadamente violento, incluyendo asesinatos, agresiones, persecuciones, destrucción de la

propiedad privada y terrorismo por el alineamiento político. El conflicto ha causó 200.000 a

300.000 muertos y la migración forzosa de más de dos millones de personas, equivalente casi a

una quinta parte de la población total de Colombia, que para ese entonces alcanzaba los 11

millones de habitantes. Pero lo preocupante del conflicto es que los atentados están siendo

dirigidos a patrimonio del país y a propiedades privadas las cuales son importantes pero

específicamente me voy dirigiendo a la documentación la cual es el factor primario de este

proyecto. El antecedente más importante fue el atentado a una camioneta de carga la cual llevaba

documentación importante del país y en su momento de traslado fue emboscada por la guerrilla

colombiana lanzando unas granadas y haciendo explotar el vehículo de forma que no obtuviera

evidencia física de la carga.

Es decir que toda la documentación que se estaba trasladando se perdió sin poder

restaurar o aplicar los procedimientos básicos auxilio a los documentos por ende este proyecto

está dirigido al traslado e implementar las medidas de seguridad adecuadas para brindar este

servicio.

La custodia de documentos es un paso más en la gestión documental e implica la

existencia de un tercero que se responsabiliza de archivar, con garantías técnicas y legales, los

documentos de otras organizaciones.

Una mayor seguridad de la información mediante la definición de reglas de acceso a la

documentación para los diferentes usuarios y dependiendo de su rol en la organización.

Para mantener la validez legal en el tiempo se define, en función de los diferentes

plazos de custodia (corto, medio y largo plazo), la tecnología y los soportes a utilizar así como

los formatos aceptados y su mantenimiento. Además se incorpora un sellado de tiempo en los

documentos firmados que asegura el momento de realización de la firma y la validez del

certificado con el que se realizó la misma.

Proveniente su etimología del vocablo latino “translatus” que significa mover de un sitio a

otro o de un tiempo a otro.

Los objetos que son susceptibles de ser traslados de un lugar a otro diferente se

denominan cosas o muebles, como por ejemplo Cuando uno cambia objetos y/o personas de

lugar se habla de mudanza, o de barrio, o de oficina o de cuarto.

Con la reglamentación impuesta por el archivo general de la nación ley 594 del 2000 y

acuerdo 037 del 2002 La custodia y almacenamiento de los registros de documentos y demás

antecedentes tal como lo estipula En el artículo 2.4 de dicho Reglamento, se establece la

necesidad de que la documentación sobre el plan, la evaluación y la planificación sea de reducida

extensión y fácil comprensión, y ese es el objetivo de esta Guía. Para reducir la extensión y

facilitar la comprensión de la documentación se presenta un modelo de plan de prevención lo

más sintético posible; se recomienda aplicar un conjunto de criterios dirigidos a racionalizar la

documentación sobre la evaluación de los riesgos; y, en relación con la planificación, se propone

una forma de registro que pretende facilitar al empresario la información sobre qué debe hacerse,

cuándo y, en su caso, quién debe hacerlo, para que sea capaz de gestionar la prevención del

traslado de la documentación con la mayor eficacia posible.

En los procesos de custodia y administración integral de documentos de archivo el

contratista deberá cumplir como mínimo con los siguientes aspectos, además de adoptar un

Sistema Integrado de Conservación conforme lo estipula el Art.46 de la Ley 594 de 2000: a)

Ubicación en un terreno estable sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación.

b) Ubicación de las instalaciones lejos de industrias contaminantes o que puedan ser objeto de

atentados u objetivos bélicos o terroristas. c) Reunir las condiciones de seguridad, ambientales y

de ventilación, exigidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y aquellas específicas

establecidas por el Archivo General de la Nación. d) La resistencia de las placas y pisos deben

estar acorde con la altura de la estantería y las cargas a soportar, avalado por un informe técnico

calificado; además, la estantería deberá cumplir con características de sismo resistencia

aprobadas por normas técnicas colombianas, o en su defecto por organismos de normalización

internacionales. e) Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con materiales

ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. f) Las pinturas utilizadas

deberán igualmente poseer propiedades ignífugas en lo posible, y tener el tiempo de secado

necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación. g) Las áreas

de depósito y almacenamiento de documentos deben garantizar: i. La seguridad y la adecuada

manipulación de la documentación. ii. La adecuación climática ajustada a las normas

establecidas para la conservación del material documental de acuerdo con el medio o formato. iii.

Contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de

Objeto. La presente resolución tiene por objeto reglamentar la tipología para vehículos

automotores de carga para transporte terrestre, así como los requisitos relacionados con

dimensiones, máximos pesos brutos vehiculares y máximos pesos por eje, para su operación

normal en la red vial en todo el territorio nacional, de acuerdo con las definiciones, designación y

clasificación establecidas en la Norma Técnica Colombiana NTC 4788 "Tipología para vehículos

de transporte de carga terrestre".

Los vehículos de transporte de carga que circulen por el territorio nacional, deben cumplir

con las dimensiones establecidas en la siguiente tabla:

 Parágrafo. Los números dentro de la tabla se refieren a

1. Para el caso de un eje direccional y un eje trídem.

2. Para el caso de dos ejes direccionales y uno tándem.

3. Para el caso de dos ejes delanteros de suspensión independiente.

Artículo 9º. Peso por eje. El máximo peso por eje para los vehículos de transporte de carga

a nivel nacional debe ser el establecido en la siguiente tabla:

TIPO DE EJE PESO MAXIMO POR EJE, kg

Eje sencillo

Dos llantas 6.000

Cuatro llantas 11.000

Eje tándem

Cuatro llantas 1 1.000

Seis llantas 17.000

Ocho llantas 22.000

Eje trídem

Seis llantas 16.500

Ocho llantas 19.000

Diez llantas 21.500

 Doce llantas 24.000

Parágrafo. En el caso de que se utilicen llantas de base ancha, una de estas es equivalente a

dos llantas de base estándar.

Artículo 10. En cualquier combinación de vehículos de acuerdo con la tabla contemplada

en el artículo 4º (Designación), la sumatoria algebraica de los cuadrados de las distancias entre

líneas de rotación de los ejes de los vehículos de carga, debe ser máximo de 111.48 m2.

Artículo 11. Las disposiciones sobre pesos por eje y peso bruto vehicular exclusivamente

serán controladas mediante el pesaje de los vehículos en básculas diseñadas y construidas para

tal fin, las cuales deberán tener la respectiva certificación del centro de metrología de la

Superintendencia de Industria y Comercio, SIC, de acuerdo con el Sistema Nacional de

Normalización, Certificación y Metrología.

1. Cuando la operación de carga y descarga deba realizarse en un almacén, depósito,

puerto, obra o establecimiento industrial o comercial, el conductor deberá cumplir las

instrucciones que le sean impartidas para una adecuada circulación al interior del recinto y para

asegurar la integridad de la mercadería que transporta.

2. Cuando las características de la mercadería lo exijan, la carga deberá ser entregada

al conductor convenientemente acondicionada y embalada. En el caso de que su manipulación

pueda representar un riesgo para la integridad de las personas, mercancías o para el vehículo, se

deberán señalizar con marcas e inscripciones que avisen de los riesgos específicos. Del mismo

modo, se deben tomar las medidas necesarias, para asegurar que las mercaderías no hayan sido

contaminadas o mezcladas con elementos ilícitos.

 3. Iniciar un período de conducción tras una operación de carga puede representar un

factor de riesgo, ya que el conductor acusará el cansancio acumulado del esfuerzo físico

producido por la carga o descarga, lo que disminuirá su control del volante. Por ello, es

conveniente realizar una interrupción del trabajo, en función del esfuerzo realizado (15 minutos

como mínimo) antes de iniciar el viaje.

4. La carga del vehículo no consiste simplemente en colocar en su interior las

mercancías que deben transportarse, sino en hacerlo en forma racional y segura. La estantería es

la operación de colocar la carga en el interior del transporte, procurando que ocupe el menor

espacio posible, que el peso quede bien distribuido y asegurándola para que no se desplace ya

que este es un factor de riesgo relevante en ruta. Es fundamental que la carga se asegure

correctamente (mediante correas, cadenas, cinchas, calzos, etc.), de forma que no pueda

desplazarse ni caerse durante la marcha.

5. La seguridad ante delitos, robo y actos terroristas, si bien posee un camino de

gestión al interior de los operadores de TCC, pasa necesariamente por acuerdos de cooperación

con autoridades nacionales, regionales y locales, incorporando además a industrias con intereses

comunes al respecto, como lo son la industria de los seguros y las concesionarias de

infraestructuras. El éxito de planes de trabajo que apunten a la seguridad ante delitos, robos y

actos terroristas en el TCC significa, además una posibilidad cierta de mejorar las asociaciones

público-privadas.