TALLER GRUPAL Nombres y apellidos_________________________________________________ __________________________________________________________________
1. La compañía JM es una empresa de Seguros a nivel nacional con 10
sucursales en todo el país. En estos momentos está en proceso de certificación y una de sus debilidades dentro de la organización es el área de Archivo, por lo que ha decidido contratarlo a usted como profesional Archivista. Dentro del Plan de Gestión Documental que usted va a presentar, está la de realizar las tablas de retención documental por ser un instrumento importante en la labor archivística. La estructura organizacional está compuesta de la siguiente manera: Gerente Regional (Código 3) Subgerente de Administrativo (3.1) Subgerente Financiero (3.2) Subgerencia Comercial (3.3) Subgerencia de Seguros (3.4) Subgerencia Jurídica (3.5)
El área a la que usted le va a realizar la TRD es el área Administrativa, la
cual produce los siguientes documentos.
INFORMES 3.1.1 - Informes de Gestión 3.1.1 Informes 3.1.2 - Informes de Contratos 3.1.3 Informes 3.1.4 HISTORIAS LABORALES 3.1.2 Formato de Hojas de Vida CIRCULARES 3.1.3 - Circulares Normativas 3.1.3.1 - Circulares Informativas 3.1.3.2 PROGRAMA DE CAPACITACION 3.1.4 Programa Cronograma de Actividades Listado de participantes Listado de Orientadores EXPEDIENTES PROCESOS DE DEMANDA 3.1.5 Poder Informe Demanda SENA MÁS TRABAJO Ministerio de la Protección Social SERVICIO NACIONAL DEAPRENDIZAJE Carrera 43 No. 42 – 40. - A.A. 2538 – FAX: 3407104 – Conmutador: 3510799 – 3705017 Barranquilla - Colombia A T LA N T IC O CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA Consecutivo
Así mismo, desde que fue constituida la empresa, reposan en el archivo de
la dependencia Administrativa, los siguientes documentos, los cuales usted debe darle el respectivo:
Escritura de Constitución Títulos de Propiedad
2. Escribir al frente de cada expresión la categoría archivística que le
Sena / Gerencia de Recursos Humanos fondo/sección Contrato OPS-020 unidad documental Pagar la nómina función Actas de Interventoría subseries Catedral de Barranquilla fondo Gerencia Jurídica / Subgerencia Jurídica sección/subsección Historias laborales subserie Juzgado Municipal fondo Gerencia de Mercadeo sección Actas / Actas Comité / Becas serie, subserie, Tipo Doc. Circulares Normativas subserie Informes serie
3. Escriba al frente de cada documento los niveles sugeridos para los periodos de retención en los ciclos de vida del documento:
Cotizaciones Ag 6 meses / eliminar
Patente de Funcionamiento Ag 2 años / Ap. indefinido Títulos de Propiedad Ag 2 años/ Ap. indefinido Historia Laborales Ag 1 años/ Ap. indefinido Correspondencia Ag 1 año/ Ap. indefinido Escrituras de Constitución Ag 2 años/ Ap. indefinido Factura Ag 1 años/ Ap. indefinido
SENA MÁS TRABAJO
Ministerio de la Protección Social SERVICIO NACIONAL DEAPRENDIZAJE Carrera 43 No. 42 – 40. - A.A. 2538 – FAX: 3407104 – Conmutador: 3510799 – 3705017 Barranquilla - Colombia
