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A T LA N T IC O

ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

TALLER GRUPAL
Nombres y apellidos_________________________________________________
__________________________________________________________________

1. La compañía JM es una empresa de Seguros a nivel nacional con 10


sucursales en todo el país. En estos momentos está en proceso de
certificación y una de sus debilidades dentro de la organización es el área de
Archivo, por lo que ha decidido contratarlo a usted como profesional
Archivista. Dentro del Plan de Gestión Documental que usted va a presentar,
está la de realizar las tablas de retención documental por ser un instrumento
importante en la labor archivística.
La estructura organizacional está compuesta de la siguiente manera:
Gerente Regional (Código 3)
Subgerente de Administrativo (3.1)
Subgerente Financiero (3.2)
Subgerencia Comercial (3.3)
Subgerencia de Seguros (3.4)
Subgerencia Jurídica (3.5)

El área a la que usted le va a realizar la TRD es el área Administrativa, la


cual produce los siguientes documentos.

INFORMES 3.1.1
- Informes de Gestión 3.1.1
Informes 3.1.2
- Informes de Contratos 3.1.3
Informes 3.1.4
HISTORIAS LABORALES 3.1.2
Formato de Hojas de Vida
CIRCULARES 3.1.3
- Circulares Normativas 3.1.3.1
- Circulares Informativas 3.1.3.2
PROGRAMA DE CAPACITACION 3.1.4
Programa
Cronograma de Actividades
Listado de participantes
Listado de Orientadores
EXPEDIENTES PROCESOS DE DEMANDA 3.1.5
Poder
Informe
Demanda
SENA MÁS TRABAJO
Ministerio de la Protección Social
SERVICIO NACIONAL DEAPRENDIZAJE
Carrera 43 No. 42 – 40. - A.A. 2538 – FAX: 3407104 – Conmutador: 3510799 – 3705017 Barranquilla - Colombia
A T LA N T IC O
CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA
Consecutivo

Así mismo, desde que fue constituida la empresa, reposan en el archivo de


la dependencia Administrativa, los siguientes documentos, los cuales usted
debe darle el respectivo:

Escritura de Constitución
Títulos de Propiedad

2. Escribir al frente de cada expresión la categoría archivística que le


corresponda: Fondo, Sección, Subsección, Serie, Subserie, Unidad
Documental, Tipo Documental, Función.

Contrato de Compra-Venta subserie

Alcaldía Municipal de Baranoa fondo


Sena / Gerencia de Recursos Humanos fondo/sección
Contrato OPS-020 unidad documental
Pagar la nómina función
Actas de Interventoría subseries
Catedral de Barranquilla fondo
Gerencia Jurídica / Subgerencia Jurídica sección/subsección
Historias laborales subserie
Juzgado Municipal fondo
Gerencia de Mercadeo sección
Actas / Actas Comité / Becas serie, subserie, Tipo Doc.
Circulares Normativas subserie
Informes serie

3. Escriba al frente de cada documento los niveles sugeridos para los periodos
de retención en los ciclos de vida del documento:

Cotizaciones Ag 6 meses / eliminar


Patente de Funcionamiento Ag 2 años / Ap. indefinido
Títulos de Propiedad Ag 2 años/ Ap. indefinido
Historia Laborales Ag 1 años/ Ap. indefinido
Correspondencia Ag 1 año/ Ap. indefinido
Escrituras de Constitución Ag 2 años/ Ap. indefinido
Factura Ag 1 años/ Ap. indefinido

SENA MÁS TRABAJO


Ministerio de la Protección Social
SERVICIO NACIONAL DEAPRENDIZAJE
Carrera 43 No. 42 – 40. - A.A. 2538 – FAX: 3407104 – Conmutador: 3510799 – 3705017 Barranquilla - Colombia

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