8/ABRIL/2014

TRABAJANDO JUNTOS S.A.S

Proyecto de formación:
Versión 1
Elaborar Manual de Funciones
Página 1/9

PROPUESTA DE MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

PARA LA PYME: PERFECT WORK Impresos y Publicidad

I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del cargo Asistente Administrativo
Nivel del cargo Profesional
Dependencia o área Administrativo
Nº de cargos 1
Cargo a quien reporta Gerente
Cargos que le reportan N/A
Proceso al que pertenece Apoyo

II. PROPÓSITO PRINCIPAL

(Verbo + Objeto + Condición)

Implementar procesos administrativos, estableciendo prioridades de trabajo de acuerdo a las

 8/ABRIL/2014
TRABAJANDO JUNTOS S.A.S
Proyecto de formación:
Versión 1
Elaborar Manual de Funciones
Página 1/9

normas y procedimientos definidos, elabora documentación necesaria y adquisición de servicios

administrativos como espacio, suministros y servicios de seguridad, dando cumplimiento a cada
uno de los procesos para la prestación efectiva del servicio.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES FRECUENCIA

(Verbo + Objeto + Condición) O D S Q M
1. Coordinar y velar por procesos administrativos, implementando
X
nuevos procedimientos.
2. Establecer prioridades de trabajo, delegando tareas al personal de
X
apoyo para que los plazos y tramites se cumplan.
3. Organizar servicios para la oficina, realizando solicitudes de
dotación de suministros y materiales necesarios para la X
organización.
4. Mantener archivos de control e inventarios, manteniendo así un
X
control sobre los bienes de la organización
5. Recopilar información preparando periódicamente informes. X
6. Entregar los informes correspondientes de acuerdo a lo estipulado
X
en el contrato, realizando así las actividades asignadas.
Convenciones: O=Ocasional, D=Diario, S=Semanal, Q=Quincenal, M=Mensual

IV. ESCOLARIDAD

No Requiere Primaria Secundaria Técnico Tecnólogo Profesional Postgrado Maestría Doctorado

X X X
¿En qué área?
Administración de empresas
Diseñador gráfico
Ingeniero industrial o estudiantes en primeros semestres de
 8/ABRIL/2014
TRABAJANDO JUNTOS S.A.S
Proyecto de formación:
Versión 1
Elaborar Manual de Funciones
Página 1/9

carreras relacionadas.

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Servicios de oficina y administrativos
Servicio al cliente
Nómina y contabilidad
Recepción de documentos
Agenda, archivo y cronogramas de actividades
Elaboracion de informes

VI. EXPERIENCIA LABORAL

De 1 a 6 meses
De 7 a 12 meses
Profesional Asistente Administrativo De 13 a 24meses
Más de 24 meses X
De 1 a 6 meses X
Auxiliar de archivo, Secretaria y De 7 a 12 meses
Relacionada
Recepción De 13 a 24meses
Más de 24 meses

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

COMPETENCIA DEFINICIÓN
Competitividad
Es muy importante en la organización
para el cumplimiento de las metas,
logros y objetivos, para cumplir las
exigencias del cliente que obligan
adquirir un compromiso integral.
CONDUCTAS ASOCIADAS
Promueve actividades orientadas a
resultados, cumpliendo con las
políticas de la organización.
Ofrece valor agregado a su trabajo,
buscando excelencia en el producto y
 8/ABRIL/2014
TRABAJANDO JUNTOS S.A.S
Proyecto de formación:
Versión 1
Elaborar Manual de Funciones
Página 1/9

el servicio prestado.

Acepta las consecuencias de sus

acciones, decisiones u omisiones, sin
buscar excusas o tratar de inculpar a
otros.
Es importante que nuestros
trabajadores asuman un compromiso
Enfoca su actividad hacia el
Responsabilidad en el momento de brindar a nuestros
cumplimiento de los objetivos de la
clientes un servicio agradable, limpio
organización.
y puntual.
Busca solución a los problemas o
situaciones que le asignen en
cumplimiento de sus funciones

Brinda un trato cortes, atento

Es primordial para generar un buen
trato hacia el prójimo buscando
interactuar en la escucha y toma de
decisiones, para la solución de
Respeto
problemas que se presentan
diariamente en la empresa y así
poder tener un excelente ambiente
laboral.
comedido y amable tanto en palabras
como en gestos y actitudes,
estableciendo relaciones amenas con
los funcionarios de la organización y
los clientes externos.
Ejecuta de forma apropiada sus
derechos, evitando abusar de ellos sin
vulnerar los de los demás.

VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS
Conocimiento del Capacidad para identificar las
entorno oportunidades y situaciones de riesgo Advierte sobre los elementos del
que puedan afectar el ordenamiento entorno que pueden convertirse en
 8/ABRIL/2014
TRABAJANDO JUNTOS S.A.S
Proyecto de formación:
Versión 1
Elaborar Manual de Funciones
Página 1/9

agentes perjudiciales para la

institucionalidad.
jurídico, el uso de los recursos
públicos o el acceso a los derechos Reconoce e informa sobre los
ciudadanos. elementos del entorno que facilitan el
accionar de la organización.

Mantiene productivos los grupos que

conforma, de manera que el beneficio
para quienes hacen parte de ellos, sea
Capacidad para articular personas en evidente.
Construcción de
búsqueda de nuevas oportunidades
relaciones
que beneficien la organización. Organiza actividades con otras
personas para la búsqueda de mejorar
los procesos institucionales en los que
está involucrado.

Toma con responsabilidad las

soluciones a los problemas de política
Capacidad de componer e
de la organización.
Iniciativa implementar acciones frente a
circunstancias demandadas.
Reconoce y hace viables las
oportunidades del entorno.

IX. COMPETENCIAS FUNCIONALES (Fuente: Observatorio Laboral SENA)

NORMA DE COMPETENCIA LABORAL CONDUCTAS ASOCIADAS (elemento)
210601008 Organizar los documentos de la
unidad administrativa, teniendo en cuenta Recibe documentos de acuerdo con normas
legislación vigente. vigentes

Despacha documentos teniendo en cuenta la

 8/ABRIL/2014
TRABAJANDO JUNTOS S.A.S
Proyecto de formación:
Versión 1
Elaborar Manual de Funciones
Página 1/9

normatividad vigente y políticas de la organización.

Archiva documentos de la unidad administrativa de

acuerdo con la normatividad vigente.

Evalúa los resultados de la medición de clima

210601009 Generar propuestas de organizacional, teniendo en cuenta las necesidades
mejoramiento del ambiente organizacional de la organización.
de acuerdo con la función de la unidad
administrativa. Desarrolla acciones de intervención según
resultados y políticas de la organización.

Gestiona los recursos del proceso de acuerdo con

procedimientos organizacionales y normatividad
210601007 Coordinar los procesos de la vigente.
organización de acuerdo con las políticas y
normatividad vigente. Proyecta los recursos asociados al proceso de
acuerdo con las necesidades de la organización.

REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES DEL CARGO

X. CONOCIMIENTOS EN IDIOMAS
IDIOMA COMPONENTES DOMINIO
Lo Escribe Lo Lee Lo Habla BAJO MEDIO ALTO
Inglés X X X X
 8/ABRIL/2014
TRABAJANDO JUNTOS S.A.S
Proyecto de formación:
Versión 1
Elaborar Manual de Funciones
Página 1/9

XI. ESFUERZO MENTAL Y FÍSICO

ESFUERZO MENTAL
GRADO DE CONCENTRACIÓN TIEMPO DE APLICACIÓN
MUY MUY
ALTA MEDIA BAJA NO APLICA
ALTA BAJA CONSTANTE FRECUENTE OCASIONAL
(4) (3) (2) (0)
(5) (1)
4 x

ESFUERZO FÍSICO
MUY ALTA ALTA MEDIA BAJA MUY BAJA NO APLICA
ACCIÓN FÍSICA (5) (4) (3) (2) (1) (0)
Estiramiento de Miembros
Superiores 2
Acción Muscular Estiramiento de Miembro
Inferiores 3
Flexión 2
Desplazamiento 2
Acción corporal
Levantamiento de Cargas 1
Postura de Pie 2
Cambio de Postura Sentado 4
posturas Postura Semi Sentado 3
Postura Rodillas 2

XII. ESCALA DE RESPONSABILIDADES

MUY ALTA ALTA MEDIA BAJA MUY BAJA NO APLICA
TIPOS DE RESPONSABILIDAD (5) (4) (3) (2) (1) (0)
POR ERRORES 4
CONTACTO CON CLIENTE INTERNOS 5
CONTACTO CON CLIENTE EXTERNOS 3
POR EQUIPOS Uso adecuado 5
Daño 1
 8/ABRIL/2014
TRABAJANDO JUNTOS S.A.S
Proyecto de formación:
Versión 1
Elaborar Manual de Funciones
Página 1/9

Perdida 1
Uso adecuado 1
POR
MAQUINARIA
Daño 1
Perdida 1
Uso adecuado 3
POR
INVENTARIOS
Daño 2
Perdida 2
Uso adecuado 5
POR
INFORMACIÓN
Daño 5
Perdida 5
Dinero en efectivo 1
MANEJO DE Chequeras 1
VALORES Letras/pagares 1
Tarjetas de crédito 1
De personal 3
De resultados 2
SUPERVISIÓN Por instrucciones 3
Planeación del Trabajo 3
Organización de
Actividades 4

XIII. ATRIBUCIONES DEL CARGO

MUY ALTA ALTA MEDIA BAJA MUY BAJA NO APLICA
(5) (4) (3) (2) (1) (0)
Autonomía 4
Iniciativa 4
Creatividad 4
Desarrollo de Métodos Propios 3
Proposición de Objetivos 2
Toma de Decisiones 3
XIV. RIESGOS PROFESIONALES
SUBPROGRAMA DE HIGIENE MUY ALTA ALTA MEDIA BAJA MUY BAJA NO APLICA
INDUSTRIAL (5) (4) (3) (2) (1) (0)
 8/ABRIL/2014
TRABAJANDO JUNTOS S.A.S
Proyecto de formación:
Versión 1
Elaborar Manual de Funciones
Página 1/9

Ruido 3
Vibraciones 3
RIESGOS
INDUSTRIALES
Calor Extremo 1
Frio Extremo 1
Iluminación Inadecuada 2
SUSTANCIAS
Líquidos 1
QUÍMICAS Sólidos 1
PELIGROSAS
Gaseosos 1

SUBPROGRAMA DE HIGIENE MUY ALTA ALTA MEDIA BAJA MUY BAJA NO APLICA
INDUSTRIAL (5) (4) (3) (2) (1) (0)
SUSTANCIAS Hongos 1
BIOLÓGICAS
PELIGROSAS Virus 1
Postura de Pie 3
RIESGO
Postura de Sentado 4
ERGONÓMICO Levantamiento de
Cargas 2
Movimientos Repetitivos 3
Apremio del Tiempo 4
RIESGO
PSICOLABORAL
Tareas Repetitivas 3
Actividad bajo Presión 3

SUBPROGRAMA DE SEGURIDAD MUY ALTA ALTA MEDIA BAJA MUY BAJA NO APLICA
INDUSTRIAL (5) (4) (3) (2) (1) (0)
Maquinaria 2
Equipos 3
MECÁNICOS
Herramientas Mecánicas 1
Automotores 1
Redes e Instalaciones
eléctricas 3
ELÉCTRICOS
Tomacorrientes 3
Techos 3
LOCATIVOS
Pisos 3
 8/ABRIL/2014
TRABAJANDO JUNTOS S.A.S
Proyecto de formación:
Versión 1
Elaborar Manual de Funciones
Página 1/9

Escaleras 2
Terremotos 3
NATURALES Inundaciones 1
Deslizamientos 1
Terrorismo 3
SOCIALES
Secuestro 3

Observaciones:

Fecha de Elaboración: 25 11 2016

Nombre de Quién Elaboró:
Cargo que Ocupa:
Nombre de Quién Aprobó
Cargo que Ocupa:
Angie Dahanna Chingate Hernández
Daniel Pinzón Velasco
Claudia Milena Rativa Saavedra
Diana Marcela Rojas Mayorga
Lorena Sánchez Hinestroza
Aprendices Asesores SENA, GTH.

Fuente primaria PERFECT WORK Impresos y Publicidad

Fuentes Secundarias Observatorio Laboral Ocupacional, SENA
Clasificación Nacional Ocupacional, SENA (Versión 2015)
Decretos 770, 785, 2539 y 2772 de 2005
Diccionarios de competencias comportamentales, Procuraduría.