EJECUCIÓN DEL SERVICIO Código ES-IN-07

Fecha 01-Ago-2014
INSTRUCTIVO DE INSPECCIONES
Versión 04

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para realizar las inspecciones, de áreas, equipos e

instalaciones orientadas a identificar los actos y condiciones inseguras y mejorar las
condiciones de salud, seguridad de los trabajadores y la protección del medio
ambiente y la propiedad.

2. ALCANCE

Este Instructivo aplica para todas las áreas en las que la compañía ejecuta sus
labores.

3. DEFINICIONES

 ACCIDENTE: Es un incidente que da lugar a lesión, enfermedad o víctima mortal.

 PELIGRO: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de

enfermedad o lesión a las personas o una combinación de estos.

 ÁREAS Y PARTES CRÍTICAS: Área de la empresa y componentes de las

máquinas, equipos, materiales, o estructuras que tienen la probabilidad de
ocasionar pérdidas, si se deterioran, fallan o se usan en forma inadecuada.

 CONDICIÓN SUBESTÁNDAR: Toda circunstancia física que presente una

desviación de lo establecido y que facilite la ocurrencia de un accidente.

 INDICADORES DE GESTIÓN: Herramienta utilizada para medir la tendencia de

un proceso o una actividad en una organización.

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INSTRUCTIVO DE INSPECCIONES
Versión 04

 INSPECCIÓN GERENCIAL: Actividad realizada por la Gerencia, para la

identificación del estado de los materiales, equipos e instalaciones, a través de
lista de chequeo o registro en los formatos pertinentes. El alcance del plan de
acción de la inspección gerencial determinará las acciones correctivas con sus
respectivas fechas de cierre.

 INSPECCIONES INFORMALES: Inspecciones planeadas realizadas en forma no

sistemática. En ellas se incluyen los reportes de condiciones subestándar,
emitidos por los trabajadores o por los supervisores durante su trabajo diario.
Puede ser reportado a través de las tarjetas de observación.

 INSPECCIÓN PLANEADA: Recorrido sistemático por un área, esto es con una

periodicidad, instrumentos y responsables determinados previamente a su
realización, durante el cual se pretende identificar condiciones subestándar.

 PÉRDIDAS: Toda lesión personal o daño ocasionado a la propiedad, al ambiente

o al proceso.

4. RESPONSABLES

 Gerente: es el responsable de proporcionar recursos técnicos, humanos

económicos necesarios, Participar en las inspecciones de acuerdo a los objetivos
fijados, Revisar los informes sobre las condiciones y actos inseguros encontrados
después de las inspecciones.

 Gerente y Coordinador HSEQ: son los responsables de garantizar el

cumplimiento del programa de inspecciones, según lo establecido en este
instructivo.

 Gerente, Miembros del COPASO, Vigía, supervisores HSE y/o Coordinador

HSEQ: son los responsables de realizar las inspecciones definidas en el
programa de inspecciones y de reportar las condiciones inseguras encontradas.

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 Coordinador HSEQ y Dueño de proceso: son los responsables de levantar las

acciones correctivas necesarias, derivadas de los actos y condiciones inseguras
en el informe de inspecciones y son responsables de realizar el respectivo
seguimiento a la eficacia de la acción tomada.

 Coordinador HSEQ: es el responsable de alimentar la matriz de identificación,

valoración y control de peligros y riesgos y la matriz de identificación, valoración y
control de aspectos e impactos ambientales con base en los resultados obtenidos
en las inspecciones realizadas.

5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Este instructivo se basa en la NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 4114

“INSPECCIONES PLANEADAS”

5.1 LISTADO DE ÁREAS Y/O EQUIPOS POR INSPECCIONAR

Las áreas, equipos e instalaciones a inspeccionar periódicamente dentro de la

empresa son:

- Orden y aseo
- Zonas de disposición de residuos
- Equipos para emergencias
- Oficinas administrativas
- Elementos de protección personal
- Herramientas y equipos
- Vehículos
- Infraestructura- Redes eléctricas
- Riesgos y/o peligros detectados.
- Inspección al Restaurante

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5.2 CLASIFICACIÓN DE LAS INSPECCIONES

Teniendo en cuenta las operaciones de REPRESENTACIONES R&R S.A.S se

realizarán las siguientes inspecciones:

5.2.1 PLANEADAS GENERALES:

Cuando se realizan en fechas precisas, previamente acordadas y las cuales son

registradas en el formato ES-FR-01_ Programa de gestión”

5.2.2 ESPORÁDICAS:

Son aquellas que se hacen sin regularidad en el tiempo, generalmente son

efectuadas por entidades gubernamentales, asesores externos, etc.

5.2.3 DE ORDEN Y ASEO:

Son aquellas que se realizan con el fin de verificar que todas las cosas se
encuentren en el lugar que deben estar y en correcto estado de limpieza; dichas
inspecciones serán ejecutadas MENSUALMENTE y deberán quedar registradas en
el formato ES-FR-14_Inspecciones de orden y aseo”.

5.2.4 PRE OPERACIONALES:

Son aquellas que se realizan antes de iniciar las actividades identificadas como
críticas en cuanto a la salud y seguridad del trabajador. Estas deberán ser
registradas en los siguientes formatos así y con la siguiente periodicidad:

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Frecuencia de la Inspección
Código Nombre D S Q M T C/A
Inspección pre operacional de
ES-FR-03 X
guadaña.
Inspección pre operacional de
ES-FR-04 X
área de trabajo.
Inspección pre operacional X
ES-FR-05
bombas de fumigar
Inspección pre operacional moto X
ES-FR-06
sierras
Inspección Pre operacional X
ES-FR-25
Cortaseto
ES-FR-07 Inspección pre operacional de X
herramientas menores

ES-FR-08 Inspección pre uso de vehículos. X X

ES-FR-09 Inspección de extintor X

ES-FR-10 Inspección de botiquín X
Inspección de EPP
ES-FR-12 X
ES-FR-14 Inspeccion de orden y aseo X
MC-FR-16 Inspección a la Infraestructura X
CO-FR-07 Inspección al restaurante

D: Diario
S: Semanal
Q: Quincenal
M: Mensual
T: Trimestral
C/A: Cuando aplique. Depende del uso que se programe, ya que son equipos
usados eventualmente.

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Cualquier anomalía encontrada en la inspección pre operacional, deberá ser

reportada a la gerencia para que se tomen los controles respectivos y se cuantifique
el riesgo de dicha anomalía.

5.3 CUANTIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES SUBESTÁNDAR

Cuando a partir de la inspección, se detecten condiciones que faciliten la ocurrencia

de accidentes, se valorará su influencia así:

Potencial de perdida identificado a partir

Clase Intervención
de la inspección

Podría ocasionar la muerte, una incapacidad

1 permanente, perdida de partes corporales o Inmediata
daños de valor considerable.

Podría ocasionar una lesión o enfermedad

2 grave, incapacidad temporal o daños de Lo antes posible
valor menos considerable al de clase 1

Podría ocasionar lesiones menores,

3 Progresiva y Vigilada
enfermedades leves o daños menores.

5.4 FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

Debido al tamaño, número de personas y servicios que presta la empresa

REPRESENTACIONES R&R S.A.S, las inspecciones tendrán la siguiente
frecuencia:

Para inspecciones generales se tendrá en cuenta lo establecido en el ES-FR-01

_Programa de gestión teniendo en cuenta lo que se va a inspeccionar y su
criticidad.

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5.5 ACCIONES CORRECTIVAS

Mensualmente se revisaran los resultados de las condiciones subestandar halladas

y que se han presentado de forma repetitiva. Para ellas se generará una acción
correctiva de acuerdo con el procedimiento MC-PR-02_Procedimiento de
Acciones Correctivas y Preventivas y se informará al Coordinador Administrativo
o al Gerente sobre dichas condiciones en el ES-FR-02 _informe de inspección.

5.6 EJECUCIÓN DE INSPECCIONES PLANEADAS GENERALES

5.6.1 Aspectos por inspeccionar:

Los siguientes aspectos por inspeccionar, se establecieron de acuerdo con la norma

NTC 4114.

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5.6.2 Actividad

Preparación

- Comience con una actitud positiva, preparándose mentalmente para buscar no

solo lo que está mal, sino también lo que está bien; prepárese para comentar y
hacer resaltar las buenas prácticas y condiciones.

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- Determine lo que va a observar, ya sea condiciones generales, ayuda a

emergencias, seguridad y salud, aspectos ambientales. Recuerde que las
inspecciones no son auditorias.

Inspección

- Busque los aspectos que se encuentren fuera de la vista sin exponerse usted
mismo a los peligros o hacer peligrar a los demás, asegúrese de obtener una
visión general de toda el área.

- Adopte medidas temporales inmediatas cuando se descubra cualquier peligro,

riesgo medio o alto o impactos ambientales significativos, tome decisiones de
inmediato.

- Describa e identifique claramente cada aspecto; redacte una descripción simple y

concisa del problema describiendo la ubicación exacta.

- Califique los riesgos según lo descrito en el informe de inspecciones.

- En lo posible deje evidencia fotográfica de las situaciones observadas.

- Cuando las condiciones o actos inseguros y/o el incumplimiento ambiental se

detectan en la ejecución de una Inspección y se corrijan inmediatamente se
dejará evidencia de esta en la casilla de intervención en el formato ES-FR-
02_Informe de inspecciones incluyendo la fecha en la cual se ejecutó la
corrección y la firma del responsable.

Post-Inspección

- Todos los actos y condiciones inseguras identificados, serán registrados en el

formato de Informe de Inspección, además, los identificados como críticos se
documentaran como acciones correctivas o preventivas, con el fin de realizar un
plan de acción y eliminar la causa raíz real o potencial de la condición o acto
inseguro de acuerdo al procedimiento MC-PR-02_ Acciones correctivas y
preventivas

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-
5.7 CONDICIONES DE SEGURIDAD
Para realizar las inspecciones la persona deberá tener en cuenta:

 Usar elementos de protección personal.

 Respetar la Señalización de las zonas.
 Implementar las normas de Higiene y seguridad.

5.8 MEDICIÓN DEL PROGRAMA DE INSPECCIONES

Se establecerán indicadores de gestión con el fin de medir la eficiencia, cobertura y

tendencias que se presenten en las inspecciones realizadas, los cuales harán parte
de la evaluación del programa de salud ocupacional.

5.9 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

Dentro de las actividades de capacitación correspondientes al programa de salud

ocupacional, se incluirán capacitaciones para el personal que realiza las
inspecciones planeadas

6. CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
No NATURALEZA DEL CAMBIO
APROBACIÓN
VERSIÓN RESPONSABLE
Coordinador
1 Documento Inicial 21-Febrero-2011 01
HSEQ
Ajustes en frecuencia de inspecciones Coordinador
2 27-Mayo-2013 02
HSEQ
Ajuste de Logo por cambio de Tipo de Coordinador
3 Sociedad de LTDA a S.A.S.
02-Sep-2013 03
HSEQ
Ajustes a Inspecciones Pre operacionales Coordinador
4 se agregó inspección al restaurante
01-Ago-2014 04
HSEQ

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