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TEORIA DE LAS ORGANIZACIONES

BETSY CAROLINA IBAÑEZ PEÑA

LEDER FABIAN DURAN ACEROS

DERLY JULIETH SALGUERO MOLINA

KATHERINE PORRAS CARREÑO

MARYI LORENY ZABALA LOPERA

TUTOR:

LUIS ARJONA

POLIECNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

BOGOTA D.C

2020
Promotec S.A

Es una compañía dedicada a la asesoría en seguros a nivel nacional desde hace más

de 40 años. Asegurar cada etapa e instante de la vida de nuestros clientes nos ha llevado a

tomar diferentes decisiones con el propósito de tener la mejor experiencia, porque más que

asesores, estamos presentes en cada momento.

Contamos con el personal idóneo para ofrecer el más completo portafolio de

seguros que se ajusta a las necesidades de cada uno de nuestros clientes, brindando una

atención personalizada y acompañamiento oportuno.

Misión: Generar tranquilidad a todos nuestros clientes, como resultado de una

excelente protección en cada uno de sus riesgos, derivada de una asesoría profesional e

integral, así mismo satisfacer los intereses de sus empleados, clientes, proveedores y

accionistas.

Visión: Llegar a ser el Corredor número uno de automóviles en pólizas

individuales, de cada plaza en la cual estamos. Lo que nos permitirá desarrollar mercadeo

relacional y venta cruzada, ofreciendo así, una protección integral a cada uno de nuestros

clientes.

Política de Calidad: Promotec S.A Corredores de seguros es una

organización, que busca crecer e incrementar su producción de forma sostenida. Nuestro

compromiso es el control y mejoramiento continuo de los procesos, apoyados en un talento


humano competente que tiendan a conseguir la satisfacción de las expectativas de las partes

interesadas de nuestra operación, por medio del cumplimiento de los requisitos aplicables.

1.Gestion Global:

Actualmente se puede mencionar que Promotec S.A es una compañía de servicio, en

donde constantemente su campo es el contacto directo con los clientes, por tal motivo

deben brindar una atención de amabilidad respeto y sobre todo conocer al detalle la

necesidad de cada uno de ellos para ofrecer el producto correspondiente y así generar la

satisfacción del consumidor.

Validando la información encontramos que ante la competencia se encuentra

posicionado en el 5 lugar, lo que ha generado un gran nivel de confianza a todos los clientes

que tienen contacto con los productos de este corredor de seguros.


Fuente obtenida: https://www.sic.gov.co/practicas-restrictivas-de-la-competencia//
La libre competencia económica puede vulnerarse a través de una serie de prácticas

que limitan o impiden la competencia en los mercados. La legislación colombiana establece

entre otras, las siguientes:

Acuerdos o convenios que directa o indirectamente tengan por objeto limitar la

producción, abastecimiento, distribución o consumo de materias primas, productos,

mercancías o servicios nacionales o extranjeros, y en general, toda clase de prácticas,

procedimientos o sistemas tendientes a limitar la libre competencia y a mantener o

determinar precios inequitativos, de acuerdo con el artículo 1 de la ley 155 de 1959.

Acuerdos entre dos o más empresas que prevenga, restrinja, o distorsione la

competencia. Establecido en el artículo 47 del Decreto 2153 de 1992.

Actos unilaterales realizados por empresas, de acuerdo con el artículo 48 del

Decreto 2153 de 1992.

Conductas abusivas de posición de dominio, de acuerdo con lo establecido en el

artículo 50 del Decreto 2153 de 1992.

La información cierta, suficiente, clara y oportuna, facilita la adopción de decisiones

informadas y constituye uno de los principales mecanismos de protección para los

consumidores financieros. Precisamente, la Ley 1328 de 2009 “Por la cual se dictan normas

en materia financiera, de seguros, del mercado de valores y se dictan otras disposiciones”,

en concordancia con lo señalado por el artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema

Financiero, establece que las entidades vigiladas tienen la obligación de suministrar a los

consumidores financieros toda la información necesaria para que estos escojan las mejores

opciones del mercado de acuerdo con sus necesidades.


1.2 Estructura Organizacional:

En Promotec S.A se maneja el siguiente organigrama;

Dirección

Dr Carlos Vergara

Junta directiva y
accionistas

Área de Gerencia

Asesoría de Planeación Asesoría de control


interno
Área de producción Área de renovación

Área de servicio al cliente

Área de seguros
Área de Cartera
generales

1.3 Balance Social:


Es la herramienta que tiene la organización para comunicar a la sociedad en su

conjunto su aporte en materia de recursos humanos y su relación con la comunidad que le

permitió crecer y desarrollarse.

De esto se desprende que la información que se brinda tiene impacto interno

(empleados y proveedores) y externo (la sociedad, los inversores y accionistas).

1.4 Proceso de dirección estratégica:


Se evidencia a continuación el orden de las estrategias propuestas para las mejoras

del año en curso, de esta manera podemos evidenciar que la empresa cuenta con grandes

herramientas que permitan un mejor desarrollo y cumplimiento a nivel de ventas y servicios

para satisfacer la necesidad del consumidor.


1.5 Cargos Directivos:

La empresa cuenta con el siguiente organigrama.

FINANCIERO

Capital de trabajo;

2. Financiero
El capital de trabajo es la cantidad de recursos financieros que una empresa necesita

para mantener un negocio en marcha. Esta definición es suficiente para que pueda entender

su importancia para su empresa.

Es importante cuando la administración de la empresa desea hacer una inversión

que genere retornos a futuro, porque este dinero cubrirá los costos de la empresa hasta el

momento en que este dinero invertido comience a retornar a la firma en forma de ingresos.

El capital de trabajo también es muy importante en términos de ventas y servicios

cuando los pagos por estas operaciones sólo se reciben en una fecha posterior.

Otro uso importante del capital de trabajo está relacionado con los clientes atrasados

en el pago. Cuando una empresa tiene que llevar esta carga, puede utilizar este capital para

cubrir estas ventas realizadas, por las que no se ha recibido pago.

El capital de trabajo es una herramienta que asegura que su negocio continuará

operativo, incluso enfrentándose a una escasez de recursos para pagar sus gastos básicos, y

es por eso que es crucial que usted como líder de negocios sepa calcular y acumular el

capital de trabajo esencial para su negocio.

2.1 Inversiones

Planeación financiera
Referencias

https://www.sic.gov.co/practicas-restrictivas-de-la-competencia // informacion de la

competencia

https://www.promotec.com.co/descargables/pdf/estados-financieros/EEFF-PT-NIIF-

12-2018-N.pdf
Fuente obtenida de https://www.promotec.com.co/
Los estados financieros Cifras al 31 de diciembre de 2.018, comparativas al 31 de

diciembre de 2.017. (Cifras expresadas en millones de pesos colombianos) la entidad

reportante promotec s.a. corredores de seguros, en adelante llamada la Compañía, es una

sociedad anónima de nacionalidad colombiana. Fue constituida por escritura pública

número 1725 del 20 de octubre de 1.976, otorgada en la Notaría 11 de Bogotá. El término

de duración de la Compañía se extiende hasta el 20 de octubre de 2.026, y su domicilio

principal es Bogotá, República de Colombia, pero puede establecer sucursales y agencias

en otras ciudades del país. El objeto principal actual es ofrecer seguros a través de su propia

organización como Corredor y a nombre de una o varias Compañías de seguros, promover

la celebración de dichos contratos y obtener la renovación de los mismos. La Compañía

hace parte del Grupo Empresarial SEISSA S.A. Al 31 de diciembre de 2.018 la Compañía

tenía 193 empleados, (184 empleados a 31 de diciembre de 2.017) NOTA 2. bases de

preparación de los estados financieros 2.1. Marco técnico contable y declaración de

cumplimiento Los estados financieros han sido preparados de acuerdo a las Normas de

Contabilidad y de Información Financiera aceptadas en Colombia (NCIF), establecidas en

la Ley 1314 de 2.009, reglamentadas por los Decretos 2496 de 2.015 y 2131 de 2.016 y

2710 de 2.017. Las NCIF se basan en las Normas Internacionales de Información

Financiera (NIIF), junto con su interpretación, emitidas por el Consejo de Normas

Internacionales de Contabilidad (International Accounting Standars Board - IASB. por sus

siglas en ingles); las normas de base corresponden a las traducidas oficialmente al español y

emitidas por le IASB al 31 de diciembre de 2.015. La Compañía aplica las siguientes

excepciones contempladas en el Titulo 4 Régimen Especial del Cápitulo 1 del Decreto 2720

de 2.015: La NIC 39 y la NIIF 9 respecto del tratamiento de la cartera y su deterioro, y la

clasificación y valoración de la inversión, para estos casos continúa aplicando lo requerido


por la Superintendencia Financiera de Colombia. Adicionalmente, la Compañía aplica los

siguientes lineamientos de acuerdo con leyes y otras normas vigentes en Colombia y los

demás lineamientos y excepción dictadas por la Superintendencia Financiera. Para efectos

legales en Colombia, los estados financieros individuales son los estados financieros

principales. 2.2 Bases de medición Los estados financieros de PROMOTEC S.A.

CORREDORES DE SEGUROS han sido preparados sobre la base del costo histórico. 2.3

Moneda funcional y de presentación Los estados financieros se presentan “en pesos

colombianos”, que es la moneda funcional y la moneda de presentación.

3.Comercial

Estrategia Comercial: Como equipo de trabajo consideramos que para llevar a

cabo la estrategia comercia debemos generar un planteamiento de varias actividades que

nos permitan llevar a cabo la buena publicidad y reputación de la empresa, para ello vamos

a contar con un plan de referidos, es decir los clientes que se encuentren activos con los

productos de la empresa van a contar con beneficios y descuentos si logran llevar 2

referidos a las sucursales, de esta manera al cliente nuevo por adquirir a mitad de precio

algunos de los seguros, con el fin de establecer una fidelidad con la compañía aseguradora

que se elija.

3.1 Oferta: Queremos que todas las personas puedan pertenecer a nuestra gran

compañía que siempre busca el bienestar para toda la familia, brindando mayor seguridad

en todos sus aspectos como lo son la protección de vida, protección en salud, protección en

servicio de exequias, protección en la educación de tus hijos para que de esta manera

siempre las personas puedan tener un respaldo de calidad teniendo a su disposición


excelentes servicios, es por ello que Promotec S.A busca que cada vez puedan vincularse

nuevos clientes y a su vez ampliar su portafolio de productos y servicios.

3.2 Distribucion: Promotec S.A tiene diferentes puntos en algunas ciudades del

país como lo son Cali, Barraquilla, Ibagué, Cartagena, Bogotá y Villavicencio por lo que

para nosotros es primordial tener nuevos aliados entre proveedores y distribuidores para

que cada vez se pueda ampliar nuestra red de distribución en el país y que todas las

personas puedan vincularse a nuestra gran red de clientes.

Fuente obtenida de : https://www.lifeder.com/wp-content/uploads/2018/03/2.jpg

3.3 Precios:

Consideramos que debemos manejar los valores acordes a la alianza de cada

compañía aseguradora, al momento de incorporar los beneficios y coberturas en las pólizas

se identifica un precio promedio de $1.100.000 anual con la facilidad de un pago diferido

en cuotas mensuales, los valores pueden incrementar de acuerdo el vehiculó, modelo y

servicio.
3.4 Publicidad: Tendremos nuestras estrategias de publicidad para lograr tener la

atracción de nuevos clientes, por los siguientes medios:

 Diarios o revistas especializadas

 Sitios de anuncios clasificados en internet

Fuente obtenida de : https://www.google.com/url?sa=i&url=http%3A%2F

%2Fwww.laequidadseguros.coop%2Fla-equidad&psig=AOvVaw0bh_U-
 Propagandas por radio y televisión

 Vallas publicitarias
https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fwww.facebook.com

%2FPromotecSAColombia%2Fposts

%2F&psig=AOvVaw1FKhXFkRJqdIc2Cv0rNsl1&ust=1583544544432000&source=imag

es&cd=vfe&ved=0CAIQjRxqFwoTCJjq6IHdhOgCFQAAAAAdAAAAABAD

3.5 Ventas: Como grupo de trabajo consideramos que para las ventas es importante

contar con un buen equipo laboral, que este comprometido y conozca al detalle la necesidad

del cliente, para que se de esta manera se puedan ofrecer los productos con los que cuenta

la empresa, adicional de ejecutar la venta propia es importante que puedan brindar un

producto demás y que den a conocer los beneficios de cada uno de ellos con el fin de

implementar el cierre del negocio.

4. Producción: Con respecto a la producción se mide el rendimiento bajo los

productos anteriores, es decir lo podemos calcular bajo las pólizas que ya se encuentren

emitidas así mismo podemos renovar las nuevas vigencias, informe que permite cuantificar

los datos para generar la producción del nuevo año.

4.1 Diseño Productivo: podemos implementar un diseño llamativo q permita la

visualización futura y estratégica en el mercado, con esto podemos generar innovación ante

la competencia con el fin de desarrollar un plan estratégico que muestre al cliente gráfica y

específicamente el producto a adquirir.


Con respecto al trabajo interno el diseño que podemos manejar es estipular de

manera ordenada el proceso a seguir, entonces para ello vamos a realizar el programa de

seguimiento a cada uno de los clientes, para recordar la renovación de sus pólizas lo vamos

a ejecutar a través de llamadas, menajes de texto, y correos electrónicos al momento de la

gestión ya debemos contar con los valores y coberturas de la renovación para satisfacer al

cliente.

4.2 Programación: la vamos a llevar acabo acorde ala vigencia de cada una de las

pólizas, es decir para realizar este proceso lo debemos revisar con dos meses de

anticipación, con esto en las llamadas vamos informando al cliente el próximo vencimiento

de su producto para poder programar y brindar nuevos veneficios para lograr la fidelidad a

la compañía

4.3 Control de Calidad: En este punto es importante llevar un seguimiento de la

producción interna, cuantificar las renovaciones realizadas, calcular las nuevas

expediciones, controlar el volumen de la gestión diaria y a si mismo brindar cumplimiento

a los indicadores (legalización, renovaciones, financieras y conciliación de cartera).

5.Talento Humano

5.1 Motivación: Como empresa consideramos que, para la motivación de cada uno

de los empleados, es brindar beneficios para cada uno de ellos como para sus familias,

realizar eventos de convivencia, realizar integraciones mensuales, ofrecer incentivos en la

gestión de cada área y promover una sana competitividad.

5.2 Producción:

En Promotec S.A corredor de seguros podemos identificar, que actualmente se


maneja un alto volumen de producción, es decir actualmente labora como intermediario

para varias compañías aseguradoras tales como (Bolívar, Sura, Axa, Allianz, Mapfre, Hdi

entre otras), esta compañía cuenta con un buen desempeño en el entorno de seguros, por su

calidad y eficiencia en los procesos se ha catalogado como uno de los mejores corredores.

La producción que se lleva a cabo es ser intermediarios con el fin de un bien común para el

cliente, lo que implica una producción de varias áreas que permitan el desarrollo de dicha

actividad, área de producción, que maneja todo aquello operativo, cargues como pólizas

nuevas y las renovaciones de los seguros, y por otro lado cargues de los Soat, el área

Comercial que es aquella encargada de la captación de clientes para proceder a una

renovación del producto que se había adquirido, El área de caja, encargada de la captación

en pesos de pólizas que adquieren nuestros clientes.

Productividad:

En la productividad Promotec se rige bajo varios indicadores, que son aquellos que

permiten medir el nivel de alcance logrado en el mes, año o como lo deseen calcular, dichos

indicadores reflejan la efectividad de cada uno de los empleados frente al compromiso y

labor desarrollados en la compañía, obteniendo resultados satisfactorios que resalten y sean

competitivos.

Ambiente Laboral:

En la compañía es importante manejar un comportamiento de tranquilidad,

serenidad, y sobre todo manejar los valores tanto humanos como corporativos, es

importante contar con una postura de respeto y responsabilidad frente al cargo que estemos

ejerciendo, adicional el autocontrol es clave para mantener un ámbito laboral agradable.


Incentivos:

Actualmente se manejan comisiones dentro de la empresa, es decir cada funcionario

maneja un indicador respecto a la función que realice, cada vez que el mismo se cumpla se

ejecuta una comisión mensual aproximadamente de $100.000 lo que genera una motivación

para cada uno de los funcionarios, logrando la meta en conjunto de cada día ser mejores.

Políticas de selección y Promoción:

Con respecto a las políticas de selección y promoción podemos decir que se

manejan una serie de requisitos para permitir el proceso de ingreso, es importante brindar

cumplimiento a cada una de ellas, actualmente están establecidas en: (condiciones pólizas

automóviles, consultas de PQR, política de protección de datos, recepción de denuncias,

recomendaciones de seguridad, política de calidad, sistema de control interno.

Diseño de cargos y tareas:

Cada uno de los funcionarios maneja un rol especifico todo acorde al área en donde

se encuentre ubicado, para ello deben seguir la capacitación y el paso a paso que se informa

en el momento del ingreso, los cargos se asignan nivelados a el perfil de cada funcionario,

generalmente es obligatorio que todo el personal se capacite en todas la funciones de la

línea o área en donde esté ubicado, así en momento de alta carga laboral se pueden

intercambian roles o se pueden colaborar en la gestión diaria.

GESTION DE LO ADMINISTRATIVO
PROYECTOS Y
PROGRAMAS

PROYECTOS DE
PROYECTOS
PROYECTOS DE VIDA CRECIMIENTO Y
INSTITUCIONALES
DESARROLLO EMPRESARIAL

PROGRAMAS DE PROGRAMAS DE
PROGRAMAS DE HERRAMIENTAS
CONCILIACIONES
FINANCIACION INFORMACTICAS

CAPACITACIONES
FORMACION DE MENSULAES SOBRE
LIDERAZGO INFORMACION
EMPRESARIAL
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
GESTION DIARIA
SEGUIMIENTO A CLIENTES
RENOVACION DE POLIZAS CON 2 MESES DE ANTICIPACION
LEGALIZACION DE DOCUENTOS
ENTREGA DE POLIZAS
ANALISIS DE LAS COBERTURAS
SEGUIMIENTO DE PAGO
CUMPLIMIENTO DE INDICADORES
EFECTIVIDAD EN COBERTURAS
SEGUMIENTO Y SOLUCION DE SINIESTROS
DIAGRAMA DE FLUJO

No
Registro de
Captación para
de clientes seguimiento

Si

No
Control de
Actualización bases para
de Datos meses
posteriores

Si

Adquirir el
producto con
la
aseguradora
Si

Firma contrato
inicio de
vigencia con la
póliza

Beneficios del
producto

Si

Seguimiento
y control al
cliente
Si

No
Análisis de
Seguimiento
reportes
interno
mensuales

Si

Cumplimento
de indicadores

Objetivo del trabajo de auditoria administrativa

Llevar un control sobre los procesos que se realizan en la compañía para que de esta

manera se pueda evidenciar y se pueda mejorar cada vez la organización en la empresa,

además de esto la auditoria administrativa permite evaluar de forma positiva y que allí se

pueda analizar si se está trabajando en mejorar, también evidenciar posibles errores o

riesgos a los cuales se puede estar asociado para que se pueda tener un control a tiempo

sobre los posibles riesgos y se trabaje en ello. La auditoría administrativa se realiza con

auditores tanto internos como externos para que esta sea más objetivo.

Actividad económica

Promotec S.A se dedica a la venta de seguros como lo son:


 Seguros para personas (protección: vida, exequias, salud,

responsabilidad civil médica, accidentes personales, educación y obligaciones

financieras.)

 Seguros bienes y hogar (protección: SOAT, autos, hogar, propiedad

horizontal y/o copropiedad, maquinaria agrícola y amarilla.

 Seguros corporativos (protección: responsabilidad civil, mercancías,

transporte de valores, maquinaria y equipo, fraude de empleados y cumplimiento,

entre otros.)

Análisis informe final

Con respecto a toda la información obtenida por la empresa Promotec S.A corredor

de seguros, implementamos como equipo un plan de trabajo que permita el desarrollo y la

mejora de la misma en el mercado de los seguros, por tal motivo los reportes que se

presentaran en las juntas serán los que impliquen buenos resultados en los indicadores

(legalización, financieras, Renovaciones), acorde a lo expuesto de cada mes, se establecerá

un plan de mejora para así lograr el 100% del objetivo, esto lo podemos cumplir llevando

un seguimiento diario de las operaciones y gestiones realizadas, y una medición mensual

frente a la competencia, por estos motivos se ha decidido que al final de cada mes se hará

entrega de un reporte que sea cuantitativo y comparativo frente a meses y a los anteriores,

para poder él conocer el crecimiento o decrecimiento en la venta de los productos.


Referencias:

Anónimo,(sf). https://www.promotec.com.co/descargables/pdf/estados-

financieros/EEFF-PT-NIIF-12-2018-N.pdf

Anónimo,(sf). https://www.sic.gov.co/practicas-restrictivas-de-la-competencia //

informacion de la competencia

Anónimo,(sf). https://www.promotec.com.co/descargables/pdf/estados-

financieros/EEFF-PT-NIIF-12-2018-N.pdf

Anónimo,(sf). https://www.promotec.com.co/

Anónimo,(sf). https://www.myabcm.com/es/blog-post/capital-de-trabajo-que-es-y-

como-puede-calcularlo/

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