UNIVERSIDAD VERACRUZANA

FACULTAD DE COMERCIO
Y ADMINISTRACION

AUDITORIA DE CUENTAS
POR COBRAR

TESIS QUE PARA OBTENER EL TITULO DE

CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR

PRESENTA

Ricardo Zamorano López

I
UNIVERSIDAD VERACRUZANA

FACULTAD DE COMERCIO
Y ADMINISTRACION

AUDITORIA DE CUENTAS
POR COBRAR

TESIS QUE PARA OBTENER EL TITULO DE

CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR

PRESENTA

Ricardo Zamorano López

A l<a mciiioi.'i.i I.UJ mi.n
padres.

A mis hurulemos.

A Carmela.
 PROLOGO.

Una de l a s a c t i v i d a d e s mós i m p o r t a n t e s do.l

C o n t a d o r Fúblieo, es I r de examinar l o s E s t a d o s — •
F i n a n c i e r o s de una empresa, cen e l propósito do e —
m i t i r una opinión i m p a r c i a l a c e r c a de 1 a v e r a c i d a d -
de e l l o s .

E s t a función se conoce con e l nombre de,Au

ditorír de E s t a d o s F i n a n c i e r o s , y d e b i d o a I n r e l e -
v a n c i a que t i e n e en e l desempeño p r o f -piona! d e l —
C o n t a d o r Público i n d e p e n d i e n t e , he c o n s i d e r a d o i n t ^
r o s a n t e e l r e f e r i r m e o e l l e en cuanto n uno do s u s -
a s p o c t o s de mayor interós como es I n A u d i t o r i a den-
l a s Cuantas por Cobrar.

La Auditoría de Cu. nt- r. por C o b r a r , un uno

de l o s a s p e c t o s más importnr.tr:' d e l exanun que d o —
l o s E s t a d o s F i n a n c i e r o s hace o l Contador Público —
i n d e p e n d i e n t e , d e b i d o a que e s t e r u b r o p r e s e n t a o l -
a c t i v o de mós i n m e d i a t a d i s p o n i b i l i d a d pnrn l a om—
p r e s a , después d e l e f e c t i v o .

E l o b j e t i v e d .-gtc t r a b a j o , os pr©8«mtnr-
un panorama g e n e r a l d> ¡as Cuenta o por C o b r a r , n u —
c o n t r o l i n t e r n o , y su i m p o r t a n c i a d e n t r o d u i núcleo
de r e c u r s o s de l a empresa, así como e l examen de
e s t a s p a r t i d a s y de l o s p r o c e d i m i e n t o s n e c e s a r i o s - -
p a r n v e r i f i c a r su a u t e n t i c i d a d y corrección.

E l p r i m e r capítulo e s t a d i r i g i d o a p r o p o r -
c i o n a r un c o n c e p t o de l a s Cuentas p o r C o b r a r , su —
clasificación desde d i v e r s o s puntos de v i s t a y su -
presentación d e n t r o de l o s E s t a d o s F i n a n c i e r o s .

E l c o n t e n i d o d e l segundo capítulo, es e l —
e s t u d i o d e l c o n t r o l i n t e r n o e s t a b l e c i d o para l.r,a —
Cuentos por C o b r a r , y l a uvaluación i d e l mismo,
 E l t e r c e r er.pítulo so r e f i e r e o l o s d:i —
v e r s o s p r o c e d i m i e n t o s de a u d i t o r ir. a p l i c a b l e s ••>!-
examen de l ~ s Cuentas p o r C o b r a r .
P o r último, en e l c u a r t o capítulo, fe —
h ? c c n una s e r i e de s u g e r e n c i a s pnr;"¡ m e j o r a r e l con
t r o l i n t e r n o de Iris Cuentas p o r C o b r a r .

Q u i e r o h .cor p n t e n t e mi m a s i n c e r o i ^ r a
A

d e c i m i e n t o , a t o d a s ^ q u e l l - s p e r s o n a s , que con su
d e s i n t e r e s a d a col-boración me nyudnron en e l de —
s a r r o l l o de e s t a tósis.

Xnlrjpn-Ver. , d i c i e m b r e de 1969.

R i c a r d o Zamorano López,
 I N D I CE.

CAPICULO PRBSRO.

GENERALIDADES
1. -Concepto de l o s Cuentas p o r C o b r a r
2. - O r i g e n de l a s Cuentas p o r C o b r a r
3. -Características e s p e c i a l e s de l a s
Cuentas p o r C o b r a r
4. -Manejo y V i g i l a n c i a de l a documentación
que r e s p a l d a l a s Cuentas p o r C o b r a r
5. -Estimación de Cuentas I n c o b r a b l e s
6. - P i n a n c i a m i t n t o de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r

CAPITULO SEGUNDO
ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL 1.NTUKN0.
1. - F l u j o de formas
a) . - F l u j o de c o b r o s
b) . - F a c t u r a
c) .-Forma de Cuentas p o r O o b r i r
d) .-Estado de cobro
e) . - R e g i s t r o de c u e n t a s p o r c o b r a r
2. - N i v e l e s de A u t o r i d a d
a) . - J e f e d e l Departamento de Crédito y
Cobranzas
b) . - S u p e r v i s o r de créditos c o n c e d i d o s
c) .-Empleados d e l departamento do crédito
y cobranza
3. -Políticas de cobro e s t a b l e c i d a s
a) .-Por medio de c o b r a d o r e s
b) .-Presentación d e l c l i e n t e en e l d e p a r -
tamento de crédito.
c) .-Cobros foráneos por c o r r e o
4-. - P a r t i d a s e s p e c i a l e s r e l a c i o n a d a s con l a s
cuentas por cobrar.
a) . - T r a t a m i e n t o de l o s f l e t e s i n c u r r i d o s
en v e n t a s a crédito
b) . - T r a t a m i e n t o do l o s d e v o l u c i o n e s s o b r o
ventas
 d) . - T r a t a m i e n t o de l o s d e s c u e n t o s o
e) .-Cancelación de l a s c u e n t a s p o r
cobrar incobrables 6?

C. ¿Ii-ULO TERCERO.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA APLICABLES A
LA REVISION DE L\S CUENTIS POR COBRAR.
1. -Relación de c u e n t a s y documentos p o r
c o b r a r para su inspección, 7
2. -Investigación y revisión de 1-\q v e n t a s
a cródito y s u s a u x i l i a r e s 74
3. - E f e c t i v o i n g r e s a d o por cobro de l a s —
v e n t a s a crédito. '/(
4. -Análisis p o r antigüedad de s a l d o s JVi
5. - C o n f i r m a c i o n e s _ 79
6. - C o n t r o l l e l a s c o n f i r m a c i o n e s 86
a ) . - T i p o s de s a l v e d a d d e n t r o d e l
dictamen 9C
7. - T r a t a m i e n t o de l a s cuenta» c i n c e l a -
das c o b r a d a s . °'
a ) . - A s p e c t o f i s c a l de l a s c u e n t a s -~
canceladas cobradas. 97
CAPITULO CUARTO.
Sugerencias a l control interno.

1. -Políticas s e g u i d a s para autorizar

créditos . 9" r

2. - D i s t i n t a s formas p a r a e f o c t i u r c o b r o s 101
a ) . - C a r t a s sobre c o b r a n z a s 104
3. - V i g i l a n c i a sobre e l c o n t r o l do l o s —
créditos p e n d i e n t e s . 119
4. - A c t i t u d do l o s c o b r a d o r e s '.ntc l o o —
clientes 12]
Bibliografía. 124
 Número y página en que se enciuliáron-
l a s formas u t i l i z a d a s en e l d e p a r t a —
mentó.

No.de J.\'i(

F-l FACTURAS 25
F-2 NOTA DE CREDITO 26
F-3 NOTA DE CARGO 27
P-4 TARJETA A U Q L I A R DE CLIENTES EN CONTAB. 28
F-5 ESTADO DE COBRO ^}
F-6 REG. DE DOCTOR POR COBRAR' 30
F-7 REG. DE CU^NT\S POR COBRAR 31
F-8 CUENTAS POR COBRAR 32
F-9 TALONARIO DE PAGOS PARCIALES 33
F-10 CONTROL DE CUENTAS CANCELADAS 3'l
P-ll VALORES RECIBIDOS l'OR CORREO 3b
F-l2 REPORTE DE COBRANZAS 36
r-13 CONTROL CUENTAS VENCIDAS NO COBRAD\S 36-A
T
F-14- LETRAS D i CAMBIO Y PAGARAS
 CAPITULO PRIMERO

1 *-CONCEPTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

"Las c u e n t a s por c o b r a r comprenden e n —

g e n e r a l t o d o s l o s derechos de cobro que so p r e - —
s e n t a n en l o s l i b r o s o en e l b a l a n c e b a j o d i s t i n -
t a s c l a s i f i c a c i o n e s y terminologías; se r e f i e r e —
en g e n e r a l a l a representación f i n a n c i e r a p o r l o -
c u a l se a d q u i e r e e l derecho legítimo de r e c i b i r —
e f e c t i v o u o t r a c l a s e de b i e n e s o s e r v i c i o s " . ( 1 )

" E . L . K o h l e r expone en s u l i b r o do A u d i -
toría introducción a l a práctica de l a contaduría
pública l o s i g u i e n t e : l a s c u e n t a s p o r c o b r a r r e —
p r e s e n t a n c a n t i d a d e s a c a r g o de c l i e n t e s , a d e l a n -
t o s a f u n c i o n a r i o s y empleados y o t r o 3 t i p o s d o —
i n t a n g i b l e s que pueden c o n s i d e r a r s e en p r o c e s o do
cobro y que se mantienen imicainonte con ese o b j o ~
t o . L a s c u e n t a s p o r c o b r a r a l c a n z a n muchas f o r
mas como s o n : c u e n t a s a b i e r t a s , documentos, acep-
t a c i o n e s , r e c l a m a c i o n e s , y p l a n e s do pago a p í a —
zos cuyo o r i g e n es un c o n v e n i o o r a l o e s c r i t o ,
o r d e n de compra o c o n t r a t o , v e n t a s en t r u n o ! t o
(C.O.D.),préstamos,devoluciones de m a t e r i a l o s a-
p r o v e e d o r e s o sobre c a r g o de l o a m i s m o s , o t e . E n —
cada caso se e s p e r a r e c i b i r c v e n t u a l m o n t e o f o c t l
vo o b i e n e s p o r una c a n t i d a d i g u a l a l monto de--
l a deuda d e d u c i d a en muchas o p e r a c i o n e s de v e n t a
de un p o s i b l e d e s c u e n t o p o r p r o n t o pago y a m e —
nudo e x i s t e l a p o s i b i l i d a d de o t r a s c o n c e s i o n e s . "
(2)
" K e s t e r c i t a c i e r t o s t i p o s de opera
c i o n e s que se efectúan en d i v e r s o s n e g o c i o s l o s —
c u a l e s l o s c o n s i d e r a como Cuentas p o r C o b r a r ;
(1) Ruíz y Prieto.Auditoría Práctica.Pág.209.
Q u i n t a Edición.México.Banca y Comercio.1962*
(2) E.L.Kohler.Auditoría. Pág.241.Tercera Edición
México.Editorial Diana S.A. 1964.
 1. -Depósitos p a r a r e s p o n d e r a daños y p e r -
j u i c i o s p a r a g a r a n t i z a r e l pago de g a s -
t o s a l a buena fé en e l c u m p l i m i e n t o de
un c o n t r a t o .

2. - A n t i c i p o s a compañías s u b s i d i a r i a s y a-
empleados a c u e n t a de s a l a r i o s y g a s t o s
3. - R e c l a m a c i o n e s a a c r e e d o r e s p o r m e r c a n —
cías dañadas o d e v u e l t a s .
4. - R e c l a m a c i o n e s a p o r t e a d o r e s o a g e n c i a s -
de t r a n s p o r t e s p o r mercancías p o r d i d a s -
o averiados.

5. - R e c l a m a c i o n e s o departamentos u o f i o i —
ñas g u b e r n a m e n t a l e s p o r d e s c u o n t o s y —
concesiones percibidas*

6. - R e c l a m a c i o n e s a f u n c i o n a r i o s do l a e m —
preso por d e s f a l c o s o n e g l i g e n c i a s .
7. - R e c l a m a c i o n e s a c l i e n t o s p o r d o v a l u
ciónde envases".(3)

Las a n t e r i o r e s e x p l i c a c i o n e s son l o s —
d i s t i n t o s c o n c e p t o s que v a r i o s a u t o r e s t i e n e n
de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r desde s u punto de v i s i -
ta propio.
P o r l o que se r e f i e r e a l concepto q u e —
t i e n e n de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r Luís Ruíz de Ve-
lázco y A l e j a n d r o P r i e t o C.P.T., l o c o n s i d e r o e l -
más a c e p t a b l e , ya que a l r e f e r i r s e a l o s c u e n t a s -
p o r c o b r a r e s p e c i f i c a n que deben p r e s e n t o r s o b a j o
d i s t i n t a s c l a s i f i c a c i o n e s y terminologías.
(3)A.Patón U. PH.C.P.T.-Manual d e l Contador.Pág.
#245.Primera Reimpresión.Méxíoo.Uteha.1947.
 En cuanto a l concepto que t i e n e n Iíohlor
y K e s t e r de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , después de —
mencionar l a s o p e r a c i o n e s que c o n s i d e r a n como t a -
l e s , no h a c e n una separación adecuada para s u p r e
sentación en e l b a l a n c e .
Desde mi punto de v i s t a p e r s o n a l , e x p o n -
go que l a s c u e n t a s p o r c o b r a r son t o d a s a q u o l l n s -
que r e p r e s e n t a n t o d o s l o s d e r e c h o s de cobro "i
f a v o r de l a e m p r e s a , p r o v e n i e n t e s o no de sus ope-
r a c i o n e s normales y que se e s p e r a serán r e c u p e r a -
das en e f e c t i v o , b i e n e s o s e r v i c i o s ya seo que —
estén r e p r e s e n t a d a s o no p o r títulos de crédito.

2.-ORIGEN DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

E l o r i g e n de una Cuenta p o r C o b r a r e n —
su forma más común empezará desdé o l momento on -
que se efectúe una v e n t a a crédito, 30 p r e s t o un-
s e r v i c i o p e n d i e n t e de c o b r o , e t c .

E l propósito en cuanto a l a e x l o t o n c i a -
de una cuenta p o r c o b r a r será s u i n m e d i a t a c o n v o r
sión en e f e c t i v o . "~

"Por l o que se r e f i e r e a l renglón de —

v e n t a s nos i n t e r e s a n l a s e f e c t u a d a s a crédito
que s o n l a s que darán o r i g e n a una cuenta p o r c o -
brar.

P o r l o g e n e r a l l a mayoría do l o s g r a n —
des n e g o c i o s t i e n e n n e c e s i d a d de vender a crédito
sus p r o d u c t o s , y a s e a p o r f a b r i c a d o s en g r a n o s —
c a l a o p o r encontrarse^bástente c o n c u r r i d o e l mcr
cado de l o s mismos artículos que f a b r i c a n , o r i g i —
nándose también p o r e s t a situación que se p r e s e n -
t e una c u e n t a p o r c o b r a r .
 C l a r o está que con una política de v e n -
t a s a crédito i m p l a n t a d a , se presentarán sitúa
c i o n e s d i f e r e n t e s ; de e s t a s s i t u a c i o n e s e n c o n t r a -
mos que unas reportarán v e n t a j a s y o t r a s d e s v o n —
tajas.

E n t r e l a s v e n t a j a s podemos m e n c i o n a r —
las siguientes:
a) . - P e r m i t e un mayor volumen de v e n t a s ,
aumentando p o r c o n s i g u i e n t e l a o b —
tención de u t i l i d a d e s ,

b) . - F a c i l i d a d p a r a r o d e a r s e do una
c l i e n t e l a e s t a b l e y nó únicamente -
c l i e n t e s eventuales.
Dentro de l a s d e s v e n t a j a s podemos c i t a *
las siguientes:

o).-Una mala política de crédito o s t a —

b l e c i d a p o r l a Administración do l a
empresa puede a veces r e s p o n s a b i l i -
z a r l a de un p e l i g r o s o p a d o c l m i o n t o -
de l o s n e g o c i o s , c o n o c i d o con o l —
nombre de sobre inversión do o u o n —
tas por cobrar,

b) . - E l e f e c t i v o no se o b t i e n e s i n o h a s -
t a después de consumarse l a v e n t a , -
dificultando asi l a disponibilidad-
de f o n d o s .

c) .-Ocasiona pérdida,originada p o r cuen

tas incobrables.
O t r o o r i g e n de una c u e n t a p o r c o b r a r l o
podemos e n c o n t r a r p o r o p e r a c i o n e s p r o v e n i e n t e s de
s e r v i c i o s , aquí l a s cuentas p o r c o b r a r están r e —
presentadas p r i n c i p a l m e n t e por l o s cargos a s u s —
c l i e n t e s c o n m o t i v o d e l s e r v i c i o que p r e s t a n ; e n -
cuanto a l o s s e r v i c i o s p o r a l q u i l e r e s podemos nion
c i o n a r l o s n e g o c i o s que tengan como p r i n c i p a l ob-
j e t i v o e l a l q u i l e r de b i e n e s mueblas o i n m u e b l e s ,
aquí aparecerán l a s cuentos p o r c o b r a r cuando s e -
haga e l cargo a l c l i e n i e p o r a l q u i l e r e s v e n c i d o s .

P o r o p e r a c i o n e s normales p r o p i a s d o l —
g i r o d e l n e g o c i o , un o r i g e n de una cuenta p o r c o -
b r a r aparecerá cuando se f i r m a n títulos de crédi-
t o ( l e t r a de cambio,pagaré)pagaderos a p l a z o s .

También se c o n s i d e r a o t r o o r i g e n de una
c u e n t a p o r c o b r a r a q u e l l o s c a r g o s a f a v o r de l a —
empresa r e p r e s e n t a d o s p o r adeudos no o r i g i n a d o s —
p o r o p e r a c i o n e s de compra-venta o b j e t o d o l nego-t-
c i o como a .continuación se i n d i c a :
1. -Préstamos a empleados y f u n c i o n a r i o s
2. - A n t i c i p o a p r o v e e d o r e s
3. - A n t i c i p o s a cuenta de c o m i s i o n e s
4-. - R e c l a m a c i o n e s p e n d i e n t e s
5.-Depósito de garantía. (4)

Todos l o s orígenes de l ; i u c u e n t a s p o r —
cobrar explicados anteriormente,los considero
aceptables y por e s t a r correctamente b i e n f u n d a —
dos s u s orígenes, de acuerdo con l o s o p e r a c i o n e s —
r e a l i z a d a s que d i e r o n l u g a r a su aparición c o m o —
una c u e n t a p o r c o b r a r .
También c o n s i d e r o c o r r e c t a l a separación
que se h i z o de l 3 s c u e n t a s p o r c o b r a r dividiéndo-
l a s en g r u p o s , tomando en c u e n t a l a s quo están —
r e s p a l d a d a s p o r títulos de créditos de a q u e l l a s —
(4-)Vela Ramón B a l d o m e r o . T e s i s . B r e v e E s t u d i o de l a
Auditoría de Cuentas p o r C o b r a r . Pág,//s. 8-9-10,
M o n t e r r e y N.L.1965.
que no l o están, separando l a s c u e n t a s que no p r o
v i e n e n de o p e r a c i o n e s normales p r o p i a s d e l g i r o —
d e l n e g o c i o agrupándolas en e l renglón de Deudores
Diversos.

3.-CARACTERISTICAS ESPECIALES DE LAS CUENTAS POR

COBRAR.
"Por l o que se r e f i e r e a l a s c a r a c t e
rísticas e s p e c i a l e s que t i e n e n l a s c u e n t a s p o r —
c o b r a r se pueden mencionar l a s s i g u i e n t e s ; :

a) .-Las c u e n t a s p o r c o b r a r nparucorán-
en e l b i l a n c e g e n e r a l d o n t r o d e l —
grupo d e l a c t i v o c i r c u l a n t e ( s i e i a -
p r e y cuando s u v e n c i m i e n t o sea —
menor o un año), y no c i r c u l a n t e —
(cuando su v e n c i m i e n t o sea m a y o r —
de un año).
b) .-Se c o n s i d e r a i n d i s p e n s a b l e l o p r o —
sentación de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r ,
s e p a r a d a s en e l b a l a noo, 1 a a que —
p r o v i e n e n de v e n t a s d o n t r o d e l g i r o
de l a s o p e r a c i o n e s d e l n e g o c i o , do-
a q u e l l a s c u e n t a s que no t u v i e r o n —
este origen.

c) .-Las c u e n t a s y documentos por c o b r a r

no p r o v e n i e n t e s de v e n t a s , s o l o
pueden c l a s i f i c a r s e como a c t i v o c i r
c u l a n t e , s i s u recuperación en e f e c -
t i v o u otros bienes o s e r v i c i o s ha-
de r e a l i z a r s e d e n t r o d e l s i g u i e n t o -
c i c l o normal de o p e r a c i o n e s d e l ne-
g o c i o , y e s t e no e3 mayor a un año.

d) . - S o l o deben a p a r e c e r en e l b a l a n c e —
l o s c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r
 7 ^Sg>«**

1 ^ qiio —
v a l u a d o s sobre l a base de ^ ^ ¿ r de
r a z o n a b l e m e n t e se e s p e r a bienes
e l l o s en e f e c t i v o o en o'trot-
o servicios,
den a e r ~
e ) . - L a s c u e n t a s p o r c o b r a r puo
f i n a n c i a d a s con f a c i l i d a d ,('>)

, , . A continuación menciono t r e s r e n g l ^ n e s -
d e l b a l a n c e en l o s c u a l e s a p a r e c e n e n u n c i a d a s l a s
cuentas por c o b r a r .
1. - C l i e n t e s .
2. -Documentos p o r C o b r a r .
3--Deudores D i v e r s o s . •
Las c u e n t a s p o r c o b r a r en l o s r o n ^ U m o u
ae c l i e n t e s y documentos p o r c o b r a r t i e n e n l a
característica e s p a c i a l de que pueden s e r n e g o c i a
b i e s o de f i n a n c i a r s e para l a adquisición de ofuo
t i v o p o r p a r t e de l a emprosn que r e a l i c e l a s ope-
r a c i o n e s de negociación o f inanciomioiitü¡o,
E l f i n a n c i a m i e n t o do l a s c u e n t a s p o r —
c o b r a r se efectuará siempre y cuando estén résped
dadas c o n l a documentación n e c e s a r i a ( como s o n : - -
f a c t u r a , p a g a r e , l e t r a de cambio) que 30a s o l i c i t a
da p o r l a institución que se dedique en una de --
sus a c t i v i d a d e s a f i n a n c i a r l a s c u e n t a s p o r c o b r a r .

Analizando l o s t r e s renglones d e l balan

ce i n d i c a d o s a n t e r i o r m e n t e , en l o s c u a l e s a p a r o - -
cen l a s c u e n t a s p o r cobrar,puedo d e c i r que:;
( 5 ) I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s Públicos A.C.
Comisión de P r o c e d i m i e n t o s do Auditoría.Bolo--
tín No. 6.Pag.108
 s

1. - C l i e n t e s , es e l s a l d o que aparece —
en l o s l i b r o s de c o n t a b i l i d a d y a u x i l i a r e s , que —
indicará que p r o v i e n e n de adeudos en cuenta ce
r r i e n t e p o r o p e r a c i o n e s e f e c t u a d a s a crédito,sin—
haber de p o r medio documentos f i r m a d o s p o r d i c h o s -
c l i e n t e s . D e n t r o de e s t e renglón podemos m e n c i o n a r
l a s v e n t a s a crédito s i n documentos,prestación de-
servicios.

2. -Documentos por c o b r a r ; e l o r i g e n do-

uno o v a r i o s documentos, será p o r o p e r a c i o n e s ofoe
t u a d a s o crédito que sean d e l g i r o p r o p i o d e l n c —
gocio.

En e s t e renglón d e l b a l a n c e aparecerán-
t o d a s l a s . c u e n t a s p o r c o b r a r r e s p a l d a d a s con títu-
l o s de crédito f i r m a d o s - l e t r a do cambio, pngnré-
por l a p e r s o n a o institución que l o tenga que p a —
g a r a su v e n c i m i e n t o .

E s t o s documentos se llevarán c o n t r o l a —
dos en un r e g i s t r o e s p e c i a l l l a m a d o de dooumontoo-
p o r c o b r a r , e n e l c u a l se irán a p r e c i a n d o I o n v e n —
c i m i e n t o s de l o s documentos, para p r e s e n t a r l o s a —
su cobro..

E l s a l d o que aparecerá en e l renglón

de c u e n t a s p o r c o b r a r , indicará que son o p e r a c i o —
nes e f e c t u a d a s a crédito, comprobadas con uno o —
v a r i o s documentos f i r m a d o s .
3. -Deudores D i v e r s o s . - E l s a l d o de cuen-
t a s p o r c o b r a r que aparece en e s t e renglón, l a
mayor p a r t e de l a s v e c e s estará formado p o r c a n t i -
dades c a r g a d a s , ya sea p o r préstamo a f u n c i o n a r l o s
y empleados, a n t i c i p o de s u e l d o s , r e c l a m a c i o n e s —
p e n d i e n t e s , e t c . , p e r o que no son o r i g i n a d a s p o r -
e l g i r o propio d e l negocio.
 E l s a l d o que aparece en l o s ^ l i b r o s de-
c o n t a b i l i d a d y a u x i l i a r e s , nos indicará que s o n ~ -
adeudos no o r i g i n a d o s p o r o p e r a c i o n e s nórmalos
del g i r o propio d e l negocio.

MANEJO Y VIGILANCIA LE LA DOCUMENTACION -JUI0 Rl i> Q

PALDAN LAS CUENTAS POR COBRAR.
"Es costumbre y como medida de s e g u r i —
dad p a r a una empresa, g u a r d a r en s u poder h a s t a —
que se efectúen l o s c o b r o s , l a s f a c t u r a s o d o e u —
montos f i r m a d o s p o r l o s c l i e n t e s .

Una buena medida adoptada para e l m a —

n e j o y v i g i l a n c i a de l a documentación que r e s p a l -
da l a s c u e n t a s p o r robrar, debe p r o v e e r procedí—
m i e n t e s adecuados, a f i n de que t o d o s y cada uno-
de l o s c a r g o s en l a s c u e n t o s de l o o c l i e n t e s pon-
d i e n t e s p o r c o b r a r , estén r e s p a l d a d o p o r l a docu-
mentación que a l mismo tiempo que f a c i l i t o I o n —
a c t i v i d a d e s de c o b r o , pruebe l a e x i s t e n c i a d e l —
adeudo a cargo d e l c l i e n t e .

Generalmente un departamento do crédi-

t o y c o b r a n z a s debe de l l e n a r dos r e q u i s i t o s do -
l o s más e s e n c i a l e s .

l o . - C u s t o d i a de l o s documentos quo ro£

paldan l o s saldos.

2o.-Empleo de l o s documentos e x p e d i d o s
p a r a r e a l i z a r l a s g e s t i o n e s de c o -
b r a n z a s en l a s f e c h a s d o v e n c i m i o n -
t o de l o s r e s p e c t i v o s adeudos.(6)
En cuanto a l a manera más p r e c i s a y —
(6)Ruíz y P r i e t o . Op.'Cit.Auditofía Práctica«Pá/>.-- u
No.20. •
e f e c t i v a p a r a o b t e n e r un buen manejo y v i g i l a n c i a
de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , en mi opinión e s t o de-
penderá d e l grado de e f i c i e n c i a c o n que so h a y a —
establecido e l control interno.

P o r l o t o n t o , c o n s i e r o que d e n t r o de-
un s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o i m p l a n t a d o , l o s
puntos más i m p o r t a n t e s a e f e c t u a r s e serán: un r e -
g i s t r o de c u e n t a s o documentos p o r c o b r a r para —
e s t a r p e n d i e n t e de l o s documentos a su v e n c i m i e n -
t o | p a r a p r e s e n t a r l o s a su c o b r o . Debe o p t a r s e —
por i m p l a n t a r un r e g i s + o o a r a e l c o n t r o l de l o s -
documentos d e s c o n t a d o que -muestre e l p a s i v o de—>-
c o n t i n g e n c i a . Periódicamente se procederá a r e
v i s a r l o s s a l d o s no cobrados de documentos. P a r a -
l a cancelación de l a s c u e n t a s i n c o b r a b l e s doberá-
e x i s t i r un empleado encargado de e s t a a c t i v i d a d . -
E l empleado encargado d e l manejo de l a s c u e n t a s —
p o r c o b r a r no debe t e n e r a c c e s o a l o s l i b r o s geno
r a l e s de l a empresa n i a l o s r e g i s t r o s de c a j a . """
Las c u e n t a s y documentos por c o b r a r —
deben de g u a r d a r s e b a j o l l a v e en un a r c h i v e r o por
un empleado de confianza.Deberán e n c o n t r a r s e o n —
poder d e l abogado l a s cuentas p o r c o b r a r que como
r e s u l t a d o de l a m o r o s i d a d de l o o c l i e n t e s so 0111—
prendan j u i c i o s en su c o n t r a . P a r a l a s c u e n t a s —
v e n c i d a s no pagadas p o r l o s c l i e n t e s se r e g i s t r a -
rán en un c o n t r o l e s p e c i a l . L o s c o b r a d o r e s d e b o —
rán e f e c t u a r s u s cobros mediante r e l a c i o n e s de —
c l i e n t e s que se l e entregarán d i a r i a m e n t e . E n e l —
d e p a r t a m e n t o de c o n t a b i l i d a d deberán e x i s t i r I o s -
empleados n e c e s a r i o s encargados de o p e r a r l a s t a r
j e t a s a u x i l i e r o s de c l i e n t e s para un c o n t r o l más-
e f e c t i v o , deberán e s t a r c o l o c a d a s en l o s t a r j e t e -
ros p o r zonas y p o r orden alfabético.

Después de e n u n c i a r e s t o s puntos do —
c o n t r o l i n t e r n o , p a r a l o v i g i l a n c i a y manejo de l a
documentación que r e s p a l d a
se puede d e c i r que s o n l o s
más n e c e s a r i o s a t r a t a r en
s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o
por cebr-¡r.
l a s cuentas por cobrar,
puntos p r i n c i p a l e s y
l a inplantación de un
aplicado a l a s eucntas-

5.-ESTIMACION DE CUENTAS INCOBRABLES.

En l a a c t u a l i d a d y en v i s t a d e l d e s a —
r r o l l o que han t e n i d o l o s n e g o c i o s , se ha v i s t o —
que es t o t a l m e n t e impráctico t r a t a r de vender a l -
c o n t a d o , y como c o n s e c u e n c i a de l o a n t e r i o r se ha
c o n s i d e r a d o n e c e s a r i o v e n d e r a crédito.

Es lógico p e n s a r que de l a s v e n t a s ofoo

t u a d a s do e s t a manera, a l g u n a s c u e n t a s no v a n a , -
s e r c o b r a d a s d e b i d o a m u l t i t u d de c i r c u n s t a n c i a s -
como son p o r muerte, mala f ó, desaparición, o t e ,
y, en c o n s e c u e n c i a , l a empresa a l t e n e r o o n o c i
miento de ésto tendrá que i r estimando l a s f u t u —
r a s pérdidas en c o b r o s de crédito.
Desde l u e g o l a s pérdidas en oobro d o —
crédito podrán aumentar o d i s m i n u i r d e p e n d i e n d o —
d e l t i p o o c l a s e de empresa de que se t r a t e .

A p a r t e de p r e v e r l a pérdida en f u t u r o s
c o b r o s de créditos o t r o o b j e t o de e s t a estimación
es e l de no c a n c e l a r l a s c u e n t a s p o r c o b r a r que
se c o n s i d e r a n de dudosa recuperación, ya que s i —
f i n a n c i e r a m e n t e se t i e n e n bases para pensar q u o —
una c u e n t a es de dudoso recuperación, cabe l a po-
s i b i l i d a d de que no se tengo l a c e r t e z a s u f i c i e n -
te para c a n c e l a r l a .

E s t a estimación abarcará no s o l a m e n t e —
l a s pérdidas que se e s t i m e n en c u e n t a s de c l i e n t e s
s i n o también do o t r a s cuyo o r i g e n sea d i f e r e n t e -
a éstas, tomando en cuenta que pueden p e r d e r s e -
créditos en r e c l a m a c i o n e s por f l o t e s , préstaraos-
a f u n c i o n a r i o s y empleados, e t c . , y en consecuen
c i a , d i c h a estimación deberá a b a r c a r tedas l a s —
c u e n t a s p o r c o b r a r s u j e t a s a l r i e s g o de p e r d e r s e .

La c u e n t a l l a m a d a Estimación para Cu en
tos i n c o b r a b l e s es de n a t u r a l e z a a c r e e d o r a , y —
a n t e s de 1965 nos v a l i a m o s de e l l a para p r e v e r -
l a pérdida p o r créditos, r e s p a l d a d o s por dooumen
t o s y c u e n t a s p o r c o b r a r a f a v o r do una empresa.
Se p r e s e n t a en e l b a l a n c e d e d u c i d a —
d e l renglón de Cuentas p o r C o b r a r ; a n t e r i o r m e n t e
se i n c r e m e n t a b a de una manera p e r s o n a l p o r l o s —
f u n c i o n a r i o s de l a empresa, f i j a n d o un p o r c e n t a -
j e o estimación sobro X base, y c o n s i d e r a n d o
p a r a t a l estimación l a s e x p e r i e n c i a s de años a n -
t e r i o r e s , o s i se carecía do éstas, l a s o x p o r i o n
c i a s de empresas s i m i l a r e s en e l ramo. Cuando so
f i j a b a n p o r c e n t a j e s , e l e s t u d i o n e c e s a r i o para —
c a l c u l a r l o s , e s t a b a basado en métodos eotadíoti—
eos que permitián d e t e r m i n a r l o s do l a mejor f o r -
ma p o s i b l e .

También se i n c r e m e n t a b a después de —
haber o b t e n i d o l o s r e s u l t a d o s buscados, habiendo
hecho un e s t u d i o d e t a l l a d o do l a s c u e n t a s que —
forman e l r u b r o de c u e n t a s p o r c o b r a r . Dicho e s -
t u d i o puede h a c e r s e de todos l a s cuentas que
sean s i g n i f i c a t i v a s en e l s a l d o , o que su i n t i —
guedad a m e r i t e un e s t u d i o e s p e c i a l .

P e r o de acuerdo con l a Ley d e l Impuon_

t o sobre l a Renta que entró en v i g o r e l p r i m o r o -
de enero de 1965, l o s c o n t r i b u y e n t e s para o f o c —
t o s f i s c a l e s , no deberán c o n s t i t u i r r e s e r v a s
p a r a p e r d i d a s p o r créditos i n c o b r a b l e s , según l o
d i s p o n e e l artículo décimo t r a n s i t o r i o d e l r a e n —
c i c n o d o ordenamiento.
La Ley en su artículo décime. t r a n s i t e ^
r i o e n u n c i a : a p a r t i r de l a f e c h a de v i g e n c i a de
e s t a l e y , nu se constituirán r e s e r v a s para p e r —
d i d o s de cobro en créditos. L a s pérdidas p o r eré
d i t o s i n c o b r a b l e s se aplicarán c o n t r a l a s r e s e r -
vas c o n s t i t u i d a s con a n t e r i o r i d a d , y cuando é o —
t a s f u e r e n i n s u f i c i e n t e s se observará l o d i s $ u e e
t o en éste ordenamiento.

Como podemos darnos c u e n t a , Ja boy —

d e l Impuesto sobre l a Renta ya no a c e p t a es Lima-
c i o n e s como a n t e r i o r m e n t e se venían e f e c t u a n d o . -
P a r a una mayor información, en vil capítulo I I se
d e t a l l a en forma más a m p l i a e l t r a t a m i e n t o c o n -
t a b l e P o r l o q„.e se r e f i e r e a l a estimación p a r a
cuentas i n c o b r a b l e s .

6.-FINANCIAMIENTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

En n u e s t r o país, e l f i n a n c l n r a l o n t o —
de l o s c u e n t a s p o r c o b r a r es poco u s u a l , s o b r e -
todo en a q u e l l a s que no están r e s p a l d a d a s p o r —
títulos de crédito.

E l f i n a n c i a m i e n t o que más so u t i l i z o -
en l a s empresas e x i s t e n t e s es e l desouento do —
documentos en una institución de crédito; es de-
c i r , m e d i a n t e l a autorización de l a a u t o r i d a d cora.''
pétente de una institución b a n c a r i a , s e puedo do£
c o n t a r un documento en l a línea de crédito que -
tengo a u t o r i z a d a un c u e n t a h a b i e n t e de un b a n c o ; -
se descontará e l documento y e l banco entregará-
e l e f e c t i v o a l b e n e f i c i a r i o d e l mismo, deducían-
dolé l o s i n t e r e s e s p o r e l tiempo que l o hayan
a c e p t a d o . E s t a a c t i v i d a d se r e a l i z a p o r l o gene-
r a l , p a r a a l l e g a r s e fondos p a r a h a c e r f r e n t e a —
adeudos exigidos,también para h a c e r depósitos en
l o s bancos y c u b r i r s e b r e g i r o s en una c u e n t a de-
cheques, p o r a p a g a r documentos v e n c i d o s , e t c .

E l f i n a n c i a m i e n t o de un documento des
contado será p o r e l tiempo que l o a u t o r i c e n e n —
e l banco, y a s u v e n c i m i e n t o l o presentará p a r n -
s u c o b r o a l a p e r s o n a que e s t o cargado d i c h o do-
cumento. ..

"Otra forma de f i n a n c i a r l a s c u o n t a s -
p o r c o b r a r , aunque menos u s u a l que l a a n t e r i o r —
d e s c r i t a , es e l l l a m a d o F i n a n c i a m i e n t o de c u o n —
tas por cobrar abiertas.

C o n s i s t e en f i r m a r un c o n v e n i o con
una compañía f i n a n c i e r a para a d e l a n t a r fondos —
c o n t r a l a s c u e n t a s p o r c o b r a r p o r un período do-
t e r m i n a d o , g e n e r a l m e n t e un año, con uno cláusula
en que se p r e v i e n e que e l c o n t r a t o puede t e r m i —
n o r s e p r e v i o a v i s o e s c r i t o , ya sea de l a n e g o c i a
c i e n o de l a compañía f i n a n c i e r a con s e i s menea-
do anticipación o l a f e c h a de terminación e s t a —
b l e c i d a en e l c o n t r a t o . E l c o n t r a t o e s t i p u l a e l -
p o r c e n t a j e de l a s c u e n t a s que adelantará l a com-
pañía.

La t a s a varía de 75 a 30f dependiendo 0

de l a c a l i d a d de l a s c u e n t a s y de s u monto medio,
a s i como de l a posición f i n a n c i e r a do l a n e g o c i a
ción, una t a s a de 80$ es l o n o r m a l . *~

E l f i n a n c i a m i e n t o se efectúa sobre l n
base de s i n notificación, e s t o e s , a l c l i e n t e do
l a negociación no se l e i n f o r m a que su c u e n t a ha
s i d o t r a s p a s a d a a una compañía f i n a n c i e r a . La no
gociación efectúa l o s c o b r o s y c o n v i e n e en e n t r e
g a r su i m p o r t e en l a forma o l que l o recibió a l a .
compañía f i n a n c i e r a l a c u a l l o s d e p o s i t a . La com
j-oñía f i n a n c i e r o hace a r r e g l o s c o n e l banco paro
u s a r un endose en c l a v e , de modo, que s i l o s che-
ques son d e v u e l t o s a l o s c u e n t o s éstos no se en
t e r r a l de que sus ouentas han s i d o f i n a n c i a d a s .

E n v i r t u d de que l a c a n t i d a d r e c i b i d o
de l a compañía f i n a n c i e r a a l a f e c h a d e l f i n a n c i a
miento es i n f e r i o r a l i m p o r t e de l a s c u e n t a s p e r
c o b r a r , l a negociación r e t i e n e c i e r t o derecho o-
proporción s o b r e l a s c u e n t a s , l a c u a l l e es aero
d i t a d a p o r l a compañía f i n a n c i e r a . C u a l e s q u i e r a -
d e v o l u c i o n e s , b o n i f i c a c i o n e s y descuentos r e d u —
cen e l i m p o r t e de e s t a proporción. S i o s t o so —
e x t i n g u e o reduce a una c a n t i d a d que l a compañía
f i n a n c i e r a c o n s i d e r a como a m o r t i g u a d o r 'protector
i n s u f i c i e n t e , l a negociación envía a fique U n u n -
cheque p o r una suma bástente para c r e a r una p r o -
tección a c e p t a b l e .

A causa de l a r e s p o n s a b i l i d a d c o n t i n -
gente que l a negociación asume en e l f i n a n c i a
miento de l a s c u e n t o s p o r c o b r a r a b i e r t a s , l a —
operación es de n a t u r a l e z a s i m i l a r a l d e s c u e n t o -
de documentos y puede r e g i s t r a r s e en forma ariál_o
ga. Supongamos p o r e j e m p l o que se f i n a n c i a r o n —
$10,000.00 de c u e n t a s p o r c o b r a r y que se l e —
a d e l a n t a r o n a l a negociación $8,000.00 en e f o c t l
v o ; e l a s i e n t o para r e g i s t r a r e l f i n a n c l a m i e n t o -
sería;
 G A J A $ S,000.00
PROPORCION RETENIDA DE
CUENTAS TRASPASADAS. 2,000.00
CUENTAS POR COBRAR
TRASPASADAS 10,000.00
Supongamos uno devolución o bonificación
de $1,750,00; serían n e c e s a r i o s l o s s i g u i e n t e s —
asientos s
- o -
DEVOLUCIONES Y BONIFICA-
CIONES SOBRE VENTAS. 1,750.00
PROPORCION RETENIDA DE
CUENTAS TRASPASADAS 1,750.,=
CUENTAS POR COBRAR TRAS-
PASADAS. 1,750.00
CUENTAS POR COBRAR. 1,750.--

No debe h a c e r s e ningún a s i e n t o en e l l i -
b r o do c a j a p e r l o s c o b r o s sobre c u e n t a s t r a apa —
s o d a s ; óstos no p e r t e n e c e n a l a negociación,Bino-
que deben r e m i t i r s e a l a compañía f i n a n c i e r a ; a l n -
cmbargo deben r e g i s t r a r s e en l o s l i b r o s do l a ne-
gociación p o r a m o s t r a r l a reducción en l a s c u e n —
t a s p o r c o b r a r t r a s p a s a d a s y en l a r e s p o n s a b i l i —
dad c o n t i n g e n t e . S i se cobro uno cuenta de :||¡2.000.=
con o s i n deducción por d e s c u e n t o , e l a s i e n t o a -
c o r r e r debe s e r :

CUENTAS POR COBRAR

TRASPASADAS. 2,000.00
CUENTAS POR COBRAR. 2,000.=
Suponiendo que 30 h i z o un d e s c u e n t o d e —
$ 400.00, se r e q u i e r e e l s i g u i e n t e a s i e n t o a d i —
c i erial;

DESCUENTO SOBRE VENTAS 400,00

PROPORCION RETENIDA DE
CUENTAS TRASPASADAS"(7) 400.00

( 7 ) P i n n e y M i l l e r . C u r s o do C o n t a b i l i d a d Intermedia.
Tomo I.-Segunda Edición.-1967.-México.Pág.//211'.
21a.UTEHA.
 CAPITULO SEGUNDO

ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.

1.-FLUJO DE FORMAS.

En t o d a s l a s empresas se t i e n e n a d a p t a -
das un s i n número de formas de a c u e r d o a l a s n e c e -
s i d a d e s d e l g i r o p r o p i o - d e l n e g o c i o a que se d e d i -
que, éstas p r o p o r c i o n a n a l a v e z un c o n t r o l más —
e x a c t o en c u a n t o a l a s o p e r a c i o n e s e f e c t u a d a s e n —
c u a l q u i e r d e p a r t a m e n t o . Y es de suponerse que e s —
t a s formas t i e n e n un m o v i m i e n t o c o n s t a n t e d e n t r o —
de l a empresa a l c u a l se l e d e s i g n a con e l nombre-
de FLUJO DE P0R1VI/VS.
E l p r e s e n t e f l u j o de formas a l que m o —
e s t o y r e f i r i e n d o , está adaptado a una empresa c u —
ya p r i n c i p a l a c t i v i d a d está d i r i g i d a a e f e c t u a r —
v e n t o s a crédito, y t i e n e un s u p u e s t o nombre do —
"LA NACIONAL".
P a r a poder o p e r a r c o n c e d i e n d o créditos,
l a empresa t i e n e c r e a d o un d e p a r t a m e n t o de e r é — —
d i t o y c o b r n z a s , en e l c u a l ha e s t a b l e c i d o un —
a

c o n t r o l i n t e r n o adaptado a sus n e c e s i d a d e s y as.f-

c u i d a r en e s t a forma l o s a c t i v o s de l a empresa
p r o p o r c i o n a n d o información o p o r t u n o y v o r a z .

L a explicación que a continuación v o y -

a e f e c t u a r t i e n e por objeto dar a conocer e l
f l u j o que t i e n e n l a s formas en l o s d e p a r t a m e n t o s -
de a c u e r d o con e l número de empleados e x i s t e n t e s .

Comenzará en e l i n s t a n t e en que un
c l i e n t e se p r e s e n t e en e l departamento de v e n t a s -
a comprar a crédito c u a l q u i e r a r t i c u l o ; en e l de-
p a r t a m e n t o de v e n t a s formularán una f a c t u r a c o n —
s e i s c o p i a s y enviarán de i n m e d i a t o a l d e p a r t a
mentó de crédito e l o r i g i n a r o n t r e s c o p i a s .

En e l Departamento de crédito p r o c e d e -
rán a h a c e r una s e r i e de i n v e s t i g a c i o n e s a n t e a
cío a u t o r i z a r un crédito; e s t a s i n v e s t i g a c i o n e s -
consistirán en r e v i s a r e l e x p e d i e n t e d e l c l i e n t e
si s que l o hay •', a o r d e n a r que l o i n v s t i g u o n
s i es que no se t i e n e e x p e d i e n t e a l g u n o de él.

En caso de que se a u t o r i z a r ; e l crédito,

se enviará una c u p i a a u t o r i z a d a a l de p a r t a raen bo-
de v e n t a s , o t r a a l departamento de e o n b a b i l i d a d -
y e l original y una c o p i a se quedarán en d e l de
p a r t a m e n t o de crédito.

E l departamento de v e n t a s como hará l a -

f a c t u r o c o n s e i s c o p i a s , enviará una a l almacén-
y dos a l departamento de empaque y embarque, do-
éste d e p a r t a m e n t o enviarán una c o p i a de 1.a f o c t u
r a a l c l i e n t e a l momento de e n v i a r l a mercancíaT

S i p o r a l g u n a c i r c u n s t a n c i a no oo a u t o -
r i z o un crédito s o l i c i t a d o , l a f a c t u r a o n v l ida -
a l departamento de crédito c o n t r e s copias,sorá-
d e v u e l t a a l d e p a r t a m e n t o de v e n t a s con un 30II0-
que indicará que ha s i d o NEGADO.

A continuación explicaré e l f l u j o de —
l a f a c t u r a p o r medio de una gráfica.
 20.-

Credito
y C o n t r i b u i d id
íCobranzas

n-r Ventos
Foct.

31

Almacén

Empaque
y
Embarque

GRAFICA N o . l FLUJO DE LAS FACTURAS.

 FLUJO POR COBROS,-Por l o que se r e f i e r e -
a i f l u j o de formas para e f e c t u a r c o b r o s l o puedo-
e x p l i c a r en l n forma s i g u i e n t e :

E n e l departamento de crédito e x i s t e n om
p l e o d o s e n c a r g a d o s de l l e v a r a l c o r r i e n t e , l o s r e -
g i s t r o s de c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r , y a l —
momento de v e n c e r cada c u e n t o éstos i n f o r m a n
t

oportunamente e n v i a n d o l o s documentos o c u e n t a s —
próximas a v e n c e r , a un empleado para que haga l o s
r e p o r t e s de c o b r a n z a ( f o r m a #12) paro e n t r e g a r l o s -
a i o t r o día j u n t o con l a s c u e n t a s y documentos-,—
a l c o b r a d o r encargado de h a c e r l a c o b r a n z a en l a -
zona que l e c o r r e s p o n d a . Hago mención que para —
e f c t o de l l e v a r a cabo una c o b r a n z a mas rápida—
y e f e c t i v a , l a c i u d a d en que se e n c u e n t r a l a e m -
p r e s a , l a tenemos d i v i d i d a en c u a t r o zona3; p o r —
l o t a n t o según l a zona en donde c o r r e s p o n d a co
b r a r , serán l a s c u e n t a s e n t r e g a d a s a l c o b r a d o r - —
p a r a que se l a s hagan e f e c t i v a s .

Una v e z o b t e n i d o e l c o b r o do l a s c u e n t a s
a l f i n a l i z a r e l día, e l c o b r a d o r , ese mismo día-*-
en l o t a r d e a n t e s de t e r m i n a r s u s l a b o r e s con una
h o r a de anticipación, entregará a l c a j e r o p r e v i o -
recuento inspeccionado por e l s u p e r v i s o r d e l d e -
p a r t a m e n t o , t o d o e l e f e c t i v o cobrado y e l Q a j o r o -
l e firmará de r e c i b i d o en e l r e p o r t e de oobranzas
( c o p i a ) que se quedará en poder d e l c o b r a d o r ,

E l c a j e r o listará t o d o s l o s c o b r o s i n d i -
v i d u a l e s , e s p e c i f i c a n d o l o s nombres de l o s c l i e n -
t e s que p a g a r o n s u c u e n t a ; ( c o n dos c o p i a s ) e n v i a -
rá una de e s t a s c o p i a s a un empleado d e l d e p a r t a -
mento de crédito, d e s i g n a d o más a d e l a n t e c o n l a - -
l e t r a A, e l c u a l procederá a h a c e r nota» de crédi
t o ( ^ - 2 ) c o n t r e s c o p i a s , e l o r i g i n a l será e n v i a -
do a l c l i e n t e , una c o p i a para e l encargado de
l l e v a r e l c o n t r o l de l o s r e g i s t r o s a u x i l i a r e s , —
o t r a c o p i a p a r a e l encargado de o p e r a r l a s t a r j e -
t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s en c o n t a b i l i d a d , y
o t r o a l departamento de C a j a .

E l c a j e r o también comprobará ese i n g r e s o

a l mandar a c o n t a b i l i d a d su póliza de i n g r e s o s de_
t a l l a n d o l o s c l i e n t e s que p a g a r o n , para que en —
c o n t a b i l i d a d cerno l l e v a n s i s t e m a de pólizas, de -
i n m e d i a t o abonarán en cada t a r j e t a a u x i l i a r q u e —
l e l l e v a n a cada c l i e n t e .

P a r a e f e c t o s de una explicación, más com-

p l e t a véase l a gráfica deseñoda a continuación:
 Crédito C .'brad .-res ""Clientes
y
Cobranzas

l'V./;^ Caja

GRAFICA No. 2.-

JBOfiEDAD D£ LA BIBLIOTECA Cobros Normales.-
LA
JALAPA. VE».

Crédito Cobradores Clientes

y
Cobranzas

GRAFICA No. 3.-

Cobros no e f e c t u a d o s .
 S i se p r e s e n t a r a l a situación de un nue-
vo c a r g o a un c l i e n t e , e l f l u j o de f i r m a s s e r í a —
e l mismo u t i l i z a d o en l a gráfica No. 1.

En caso de que se p r e s e n t a r a l a situación

de que s u r g i e r a una c u e n t a i n c o b r a b l e , e l f l u j o —
de formas será e l mismo que se presentaría en l a -
gráfica No,3» únicamente que e l c o b r a d o r a l d o v o l
v e r l a c u e n t a p o r c o b r a r a l Depto. de cródito l e -
tondrá una n o t a de INCOBRABLE, para que ' l o s inves_
t i g a d o r e s d e l departamento i n v e s t i g u e n y una v o z -
cerciorándose de s u i n c o b r a b i l i d a d , informarán a l
j e f e d e l departamento para que a u t o r i c e l a b a j a -
de e s a cuenta y se c o n t r o l e como i n c o b r a b l e .
^ _ F-l

LA N A C I O N A L

I n d e p e n d e n c i a No. 64 T e l
Veraerúa, V e r .
Factura
Vendido a No.

Fecha

REG.FED. C \US. REG.CAM.COMER

l-'roclo
UNIDAD D E S C R I P C I O N U n i t a r i o TOTAL

|DEPTO. VENTAS AUTORIZACION DEPTO.CRED.

FIRMA DEL JEFE
I.-ORIGINAL - P a r a e l c l i e n t e cuando pague
^1.-COPIA Dpto.de Crédito
"1.-COPIA " " Contabilidad
1.- " " " Almacén
1.- » " " Embarque
1.- " C l i e n t e e n v i a d a con l a mere.
•1.- " P a r a e l Dpto. de V e n t a s .
 LA N A C I O N A L
Núe.Progresivo
NOTA LE CREDITO
Pecha .
Referencia
A PAVOR DE: Su o r d e n No. N t r a . P a c t . N o .

CON ESTA PECHA HEMOS ACREDITADO A SU APRZCIABLE CUENTA LO SIGUIENTE:

CANTIDAD UNIDAD D E S C R I P C I O N Precio
IMPORTE
Unitario

P o r c o n c e p t o de devolución

T O T A L

HECHA POR REVISADA AUTORIZADA AUXILIARES

1 . - C o p i a - J e f e d e l Depto. 1.-Original-Client e 1 . - C a p i a empleado
1.-Copia-Almacén 1.-Copia-Contabilidad ene. de Re. de
C. X C.
 T T I" *" • T

j± o -L O it .-i i_/
;Núm. P r o g r e s ivc
IOTA DE CARGO ¿echa:
CARGO DE Referencia:

CON ESTA FECH¿ HT'CS CARG.OO A SU . ^ R ^ I A B L E CUENTA LO SIGUIENTE:

CANTIDAD UNIDAD CONCEPTO Y DESCRIPCION DEL CARGO PARCIaL IEPOET1

Por c o n c e p t o de f l e t e s

T O T A L

HECHxj. POR REVISADA AUTORIZADA AUXILIARES

1.-Original - Cliente 1 . - C o p i a - Ene. Reg.

1 . - C o p i a - Depto. Cont. 1 . - C o p i a - J e f e Dpto.
 i
N A C I O N A L
TARJETA AUXILI.-.R DE CLIENTES
. NOMBRE DEL CLIENTE L I M I T E DE CREDITO
DOMICII10 VENDEDOR
ZONA

EECHA C 0 N C E ? T 0 FOLIO DEBE HABER SALDO

GOi
 L A N A C I O N A L P-5
5ST,_ZX) DE COBRO
Se c a r g a n i n t e r e s e s p o r
cuentas vencidas.
m.
LUGAR Y PECHA
LUGAR:
CON ESTA FECHA L E RECORDAOS EL VENCIMIENTO LE SU ./PRECIABLE CUENTA

SALDO MES FECHA DEL SALDO

PROX. VEITC. CANTID J) O B S E R V A C I O N E S
ANTERIOR PENDIENTE
en

P °* jí «•

JEFE DEL DEPARTAMENTO

1.-Original - Cliente
1 . - C o p i a - Empleado B.
1 . - C o p i a - J e f e d e l Depto
 LA N A c i o :•: a I p-6

REGISTRO DE 1X3 CEMENTOS POR COBRAR

ZONA No.

VALOR PECHA GASTOS Y OBSERVA

No. de CLASE DE . i CARGO DE NOMINAL VENC. PRO C.PIN. CIONES 1
PECHA DOCTO. DOCUMENTO \

•i

\
 LA N A C I O N A L
REGISTRO DE"CUENTAS POR COBRAR

AÑO DE I<í ZONA No:

MES DE
N 0 M B R E S CONCEPTO CTAS.POR PECHA OBSERVA '
PECHA NUMS. COBRAR DE CIONES
DEBE COBRO
K *
 CUENTAS POR COBRAS F-8

ZONA;
LA NACIONAL PECHA
CUENTAS POR COBRAR NTJM.
VERACRUZ,VER. PEB.6/68

A CARGO DE DOMICILIO:

RECIBIMOS
[POR LOS CONCEPTOS INDICADOS

ABONESE A LA CUENTA NUM.

FORMULO REVISO REGISTRO AUXILIARES APROBO

.1.- Original - Cliente

1.- Copia - Depto. de S e r v i c i o
1.- Copia - Contabilidad
PEOPIEDAD DE LA BIBLIOTECA
OS LA
FACULTAD DE COMERCIO
JALAI'A. VE.R.
 FORMA DE TALONARIO PARA EFECTUAR P.AIOS PAROLALES

RECIEO DE PAGO LÜ NACIONAL. ZONA No:

INDEPENDENCIA # 304 „
VERACRUZ,VER. No. X
ZONA No: ^

No. Z o
FECHA £
ü
CANTIDAD - PAGADA

i-

Q NOMBRE APELLIDOS
f
ü TELEF:
O DIRECCION DOMIC:
OFNA:
SI CaMBIO DE DIRECCION CITE La UE TENGA ACTUALMENTI

E s t e t a l o n a r i o será u t i l i z a d o p o r l o s c l i e n t e s que se p r e s e n t e n p e — - T Í
rió ¿ticamente a h a c e r pagos p a r c i a l e s en e l d e p a r t a m e n t o de crédito y c o b r a n —
zas.
 N A C I O N A L F-10

CONTROL A N U A L DE L A S C U E N T a S C A N C E L A D A S P O R INCO-
BRABLES COMPROBADAS CON L a DOCUMENTACION NECESARIA.

ALO DE 19
No. DE PECHA DE FECHA DE ^ CANTIDAD
NOMBRE DEL CLIENTE EXPEDICION VEN CIMIENTO OBSERVACIONES
CUENT A INCOBRABLE

FIRMA D E AUTORI-
T O T A L
ZACION.
3 COPIAS
1 . . - O r i g i n a l -Anexo a l a declaración f i n a l
1.-Copia- C o n t a b i l i d a d
11
1.- Reg.de C t a s . p o r c o b r a r
1.- " J e f e d e l departamento.
 35, E- No. 11
> NACIONAL.
IBA CRUZ, VER. E E C H A
MES D I A A Ñ C
j

jTxiLORES RECIBIDOS POR CORREO.

No. BANCO —VARIOS OBSERVA
RE DEL CLIENTE CHEQUE (Proced.) (Giro Post.) IMPORTE OTONES.

Vo. Bo.
jfe del Depto. de Crédito

¡BIDO POR RECIBI DOCUMENTOS APROBACION DE REGISTROS A U X I L I A -

• DESCUENTOS RES.
L.-Original - Depto. de Crédito y C o b r a n z a s ,
t.-Copia - C a j e r o p a r a i n g r e s a r f o n d o s SUPERVISOR
 36.
P-# 12
H i, C I O N A I
F .E C H

D I A M E S A N 0

_____—
. z o m NO:
1TB DE
F A C T U R A IMPORTE OBSERVACION]:l?Cf
J
DESCUENTO COBRADO
:íBTES IMFDRTE
NUM.

T O T A L E S ;

3ÜKENTOS RECIBI IMPORTE RECIBI DOCUMEN APROBAC.DE

COBRADO TOS DEVUELTOS. DESCUENTOS
CAJERO COBRANZA

-Original - Depto. Crédito y C o b r a n z a s .

Copia - Cobrador.
•C:?ia - C o n t a b i l i d a d .
 L _x N A C I O N A L.

CONTROL DI CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR VENCIDOS NO COERADOS

i SALDO L.JA3 DE RETRASO 1
ULTIMO P ,GO
No.
Cta. NOMBRE CLIENTE DEUDOR 1.30 31-60 61-90 91-120 121-180 FECH.-J. IMPORTE OBSERVACIONES
180

v —4 ,—_
b.-FACTURA. -

La f a c t u r a es un documento que s i r v e , —
p a r a r e s p a l d a r o g a r a n t i z a r l a legítima p r o p i e d a d
de un b i e n .

E n muchas empresas p a r a o t o r g a r un cré-

d i t o ,acostumbran a que e l c l i e n t e debe de „renar
una s o l i c i t u d i m p r e s a en l a c u a l l e hacen una — .
s e r i e de p r e g u n t a s , o l e p i d e n un número de d a t o s
que l o mayor p a r t e de l a s v e c e s r e s u l t a n m o l e s -
t o s p o r a e l s o l i c i t a n t e , l o c u a l no es recomendó
b l e en v i r t u d de l a a c t u a l c o m p e t e n c i a que p r e -
v a l e c e en c u a l q u i e r c l a s e de n e g o c i o s . P o r l o —
t a n t o , tomando en consideración l a s s i t u a c i o n e s -
d e s f a v o r a b l e s c o n e s t e s i s t e m a de s o l i c i t u d e s do
crédito, l o p r e s e n t e empresa ha optado p o r s e g u i r
uno política más a c e r t a d a p a r a c o n c e d e r créditos,
que c o n s i s t e en que a l p r e s e n t a r s e e l d i e n t o n i
d e p a r t a m e n t o de v e n t a s a s o l i c i t a r un p e d i d o , —
de i n m e d i a t o elaborarán una f a c t u r a con s e i s c o -
p i a s r e m i t i e n d o e l o r i g i n a l con t r e s c o p i a s a l —
d e p a r t a m e n t o de crédito y c o b r a n z a s .

E n e l departamento de crédito t a n p r o n —
t o r e c i b a n una f a c t u r a s o l i c i t a n d o crédito p r o
cederán, s i ' e l s o l i c i t a n t e ya ha s i d o c l i e n t e a n -
t e r i o r m e n t e , o i n v e s t i g a r e l e x p e d i e n t e que e x i s
t a de él, a h o r a , s i es un c l i e n t e nuevo que no -
se e n c u e n t r e e x p e d i e n t e a l g u n o de él, se proced£
rá en e l d e p a r t a m e n t o a o r d e n a r a dos i n v e s t i g a -
d o r e s empleados de l a empresa, i n v e s t i g u e n a l —
s o l i c i t a n t e s i n que éste t a n g a c o n o c i m i e n t o de -
t a l a c t i v i d a d r e a l i z a d o p o r l o s empleados e n c a r -
gados de d e s a r r o l l a r e s a l a b o r . En e s t o c a s o , se
pedirá a l c l i e n t e p o r medio d e l departamento de-
v e n t a s , que se p r e s e n t e en un término de t r o s —
días, en e l l a p s o de l o s c u a l e s resolverán a u t o -
íizar o no e l crédito s o l i c i t a d o .

S i y a e x i s t i e r a e x p e d i e n t e cono u i e n c i o —
né* a n t e r i o r m e n t e , y se t i e n e un h i s t o r i a l c o m e r —
c i a l a c e p t a b l e , e n t o n c e s se procederá de i n m e d i a -
t o a o t o r g a r e l crédito s o l i c i t a d o , a u t o r i z a n d o —
1 o r i g i n a l y l a s t r e s copias a l jefe d e l d e p a r —
tamento.

E l o r i g i n a l de l a f a c t u r a y una c o p i a —
quedarán en p o d e r d e l departamento mencionado, y-
una v e z que e l c l i e n t e t e r m i n e de pagar t o t a l m e n -
t e s u c u e n t a , se l e e n t r e g a r a e l o r i g i n a l de l a —
f a c t u r a , uno c o p i a a u t o r i z a d a se enviará a l de
p a r t a m e n t o de v e n t a s , y o t r a pora e l departamento
de c o n t a b i l i d a d . E l departamento de v e n t a s , o n v i a
rá también dos c o p i a s a l departamento de empaque
y embarque,para que ahí se procoda a e n v i a r l a
mercancía acompañada c o n una c o p i o de l a f a c t u r a -
autorizada a l cliente.

L o s i n v e s t i g a d o r e s que mencioné a n t o r i o r
mente, s o n empleados d e l departamento de crédito-
y c o b r a n z a s , l o s c u a l e s están encargados oxclus:L-
vamente de i n v e s t i g a r a l o s s o l i c i t a n t e s do e r é —
d i t o s p o r l o s medios que t e n g a n a s u a l c a n c e

Cuando y a hayan i n v e s t i g a d o a un c l i e n —
t e y e l i n v e s t i g a d o r c o n s i d e r e que es s u f i c i e n t e -
l a información o b t e n i d a , se entregará t o d a l a i n -
formación p o r e s c r i t o a l j e f e d e l departamento—:—
p a r a que conceda o no l a autorización d e l crédito.

S i e l crédito no es concedido, so d e v o l —
verá e l o r i g i n a l de l a f a c t u r a con l a s c o p i a s a l -
d e p a r t a m e n t o de v e n t a s pero s i n a u t o r i z a r e l cré-
d i t o c o n un s e l l o que-dirá NEGADO i s i el'"crédito-es
c o n c e d i d o se seguirá l a s e c u e n c i a que mencioné —
anteriormente.
GRAFICA No. 4." FLUJO FACTURA
 4-0. *> ft

naHBíw j K a JET..™

C.-FORMA DE CUENT/.S POR COBRAR.-

La N a c i o n a l , empresa d e d i c a d a a o p ^ r r u -
c o n c e d i e n d o créditos, ha diseñado y e s t a b i e c i a e -
l a forma de c u e n t a s p o r c o b r a r de acuerdo a s u s -
necesidades.
La forma de una cuenta p o r c o b r a r dobo-
t e n e r t o d o s l o s r e q u i s i t o s n e c e s a r i o s p a r a P^"~~
d e r c u m p l i r s u función c o m p l e t a . E s t a contondrá-
e l nombre d e l n e g o c i o a que c o r r e s p o n d a , e l nom-
b r e específico de s e r una c u e n t a p o r c o b r a r , o l -
d o m i c i l i o de l a empresa, e l r e g i s t r o f e d e r a l d e -
c a u s a n t e s , l a c a n t i d a d a c o b r a r , nombro de 1>°. —
p e r s o n a s q u i ^ h c o r r e s p o n d a l a c u e n t a , minio r o p r o
g r e s i v o , e s p a c i o n e c e s a r i o p a r a a n o t a r o l concep
t o , en l a p a r t e i n f e r i o r so l e pondrá una r e d a c -
ción en donde se e s p e c i f i q u e h a b e r r e c i b i d o o l —
i m p o r t e anotado en e l cuerpo de l a forma con nú-
mero y l e t r a ; contendrá l a indicación do l a cuon
t a que se deba abonar y p o r último llevará l a —
f i r m o d e l que formuló, revisó y autorizó e l cré-
dito.

Esoogerenos_como medelo l a forma No.8 — -

que se e n c u e n t r a en e l grupo de l a s formas d i s e -
ñadas..

d.-ESTADO DE COBRO.-

E n cuánto a l o que se r e f i e r e ,a l o s e s -
t a d o s de c o b r o , puede d e c i r s e que a l g u n a s empro-
sns t i e n e n i m p l a n t a d o en s u departamento de'cré-
d i t o y c o b r a n z a s como una medida adecuada do con
t r o l i n t e r n o , e l e n v i a r a sus c l i e n t e s e s t a d o s - "
de cobro mensuales p a r a e v i t a r p o s i b l e s e r r o r e s
 4-1.

que puedan a f e c t a r a a l g u n a s de l a s p a r t o s ( c o n p r a
d o r y v e n d e d o r ) . Según l a forma #5.

E n l a p a r t e s u p e r i o r y enmedio de l a
h o j a ( f o r m o ) , a p a r e c e l a mención de s e r E s t a d o de
Cobro m e n s u a l ; seguido- y a b a j o e l nombre de l a —
compañía que está mandando e l e s t a d o de c o b r o , e n -
l a p a r t e s u p e r i o r i z q u i e r d a aparecerán l o s m i m e —
r o s y c l a v e s de e s t a c u e n t a , en l a p a r t e s u p e r i o r
y a l a derecho a l a a l t u r a de donde se e n c u e n t r a -
e l nombre d e l n e g o c i o aparecerá una l e y e n d a q u e —
d i c e : "se c a r g a n i n t e r e s e s p o r c u e n t a s v e n c i d a s " .
E n e l d e s a r r o l l o d e l e s t a d o de cobro se encuen
t r a n l a s columnas s i g u i e n t e s : una columna i n d i c a n
do e l s a l d o a n t e r i o r , o t r a para f e c h a d e l próximo
v e n c i m i e n t o , una t e r c e r a columna i n d i c a n d o l a can
t i d a d que deberá e n v i a r e l c l i e n t e ; una c u a r t a —
columna p a r a i n d i c a r e l s a l d o que quedará pendion
t e p a r a e l próximo raes, y una q u i n t a columna más-
ancha p a r a l a s o b s e r v a c i o n e s que sean n e c e s a r i a s -
a n o t a r p a r a l a consideración d e l c l i e n t e .

e.-REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR.-

P a r a l l e v a r un c o r r e c t o y adecuado c o n -
t r o l de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , se debo l l e v a r - t
una c u e n t a p o r cada c l i e n t e i n d i v i d u a l (forma #4—
t a r j e t a a u x i l i a r de c l i e n t e s ) a l c u a l se l e c o n — .
cedió un crédito d e t e r m i n a d o .

E s t a forma de t a r j e t a a u x i l i a r de c l i e n -
t e s s i r v e para c o n t r o l a r en forma i n d i v i d u a l el-*-,
crédito o t o r g a d o , dándose c u e n t a tambión de u n a —
manera más fácil y rápida d e l movimiento que t e n -
ga l a c u e n t a de cada c l i e n t e . C o n s t o en l a p a r t e -
s u p e r i o r y enmedio d e l nombre d e l n e g o c i o ; s e g u i -
do en l a p a r t e de a b a j o l a mención de s o r t a r j e t a
a u x i l i a r de c l i e n t e s , s e g u i d o a b a j o en l a p a r t e -
izquiErda.-lleva e l rioabre d e l c l i e n t e , su d o m i c i
l i o , e l artículo que l e fué v e n d i d o y e l n o m b r e — -
d e l vendedor.

E n e l cuerpo de l a t a r j e t a se e n c u e n t r a -
una p r i m e r a columna p a r a i n d i c a r l a f e c h a en l a —
c u a l t i e n e movimiento deudor o a c r e e d o r l a t a r j e -
t a , s e g u i d o se e n c u e n t r a una columna más a m p l i a -
que t i e n e como encabezado l a p a l a b r a CONCEPTO, en
l a c u a l se a n o t a e l m o t i v o p o r e l c u a l tuvo movi-
m i e n t o d i c h a c u e n t a , seguidamente aparece una c o -
lumna que t i e n e como encabezado l a p a l a b r a POLIO,
en l a c u a l se a n o t a e l f o l i o d e l l i b r o a u x i l i a r —
en e l c u a l se ha a s e n t a d o l a misma operación que
a p a r e c e en l a t a r j e t a ; p o r último a p a r e c e n dos —
columnas que son en l a s que se r e g i s t r a n l a s can-
t i d a d e s c a r g a d a s o abonadas, e s t a s columnas l i e —
v a n e l encabezado l a p r i m e r a de DEBE y l a oegunda
e l de HABER; y p a r a f i n a l i z a r se e n c u e n t r a una líl
t i m a columna en l a c u a l aparecerá e l s a l d o de l n -
cuenta a cargo d e l c l i e n t e .

El total de t o d a s l a s c u e n t a s p o r co
b r a r i n d i v i d u a l e s , se c o n t r o l a n y se chocan con l a
c u e n t a de mayor que c o r r e s p o n d e en e l b a l a n c e a —
una c u e n t a de a c t i v o c i r c u l a n t e ; también podrá.
a d a p t a r s e u n s u b c o n t r o l cuando l a s cuentas p o r —
c o b r a r se c l a s i f i q u e n en v a r i o s grupos, y cada g r u
po s e a l l e v a d o p o r e l empleado encargado de l l e v a r
l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s , en e l d e p a r t a
mentó de c o n t a b i l i d a d .

L a c u e n t a de Mayor se cargará'cada f i n —
de mes d e l i m p o r t e t o t a l de l a s v e n t a s a crédito,
y se abonará p o r e l t o t a l de todos l o s pagos que-
e f e c t u e n l o s c l i e n t e s d u r a n t e e l mes; su s a l d o —
representará e l t o t a l de l a s c u e n t a s p e n d i e n t e s —
por c o b r a r .
 P a r a l l e v a r n a m e j o r c o n t r o l de l a s c u c a
t a s iK»r c o b r a r y e s t a r p e n d i e n t e de s u v e n c i m i e n ^
t o p a r a cobrarlas» s e adaptará tai r e g i s t r o do ~ —
c u e n t a s p o r c o b r a r como una medida de c o n t r o l i n -
t e m o ( f o r m a # ? R e g i s t r o de c u e n t a s p e r c o b r a r ) *

P a r a l a s c u e n t a s p o r c o b r a r amparadas —
e o s título de crédito!'letra de c a m b i o , pagaré) s e
t i e n e e s t a b l e c i d o un. R e g i s t r o de documentos p o r —
c o b r a r ( f o r m a #6} como una medida de c o n t r o l i n —
t e m o e s t a b l e c i d a para e l mejor funcionamiento —
d e l c o b r o de documentos a s u v e n c i m i e n t o ,

2.-HXVELES DE AUTORIDAD
Como tenemos e n t e n d i d o , a c t u a l m e n t e o n —
t o d a s l a s empresas que o p e r a s o n g r a n e s c a l a , l a -
implantación de u a s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o a —
deeuado i m p l i c a l a asignación de r e s p o n s a b i l i d a -
d e s $ y e s e n e l momento de l a asignación de r u s —
p o n s a b i l i d a d e s e n donde s u r g e n l a s jerarquías*

A l a b o r d a r e s t e toma me e s t o y r e f i r i e n d o
a l a s jerarquías e x i s t e n t e s e n e l d e p a r t a m e n t o de
crédito y c o b r a n z a s de l a s u p u e s t a empresa üa, Na-
c i o n a l , en l a c u a l se ha i m p l a n t a d o un s i s t e m a de
c o n t r o l i n t e r n o adecuado a l d e p a r t a m e n t o c i t a d o .

E l p r e s e n t e d e p a r t a m e n t o o r g a n i z a d o cons
t a de doce empleados l o s c u a l e s están d i s t r i b u i -
dos en l o forma s i g u i e n t e :

Un J e f e d e l d e p a r t a m e n t o de Crédito y —
Cobranza
Un S u p e r v i s o r .
C u a t r o Empleados de O f i c i n a
Cuatro cobradores.
Dos i n v e s t i g a d o r e s .
a.-JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZAS.

P a r a que un departamento de Crédito y —

C o b r a n z a s f u n c i o n e adecuadamente es i n d i s p e n s a b l e
que l a dirección d e l mismo se haga a t r a v o s de —
un j e f e , e l c u a l debe de t e n e r una preparación —
muy e s p e c i a l , d e b i d o a que l a l a b o r a d e s a r r o l l a r
p o r ól v i e n e a s e r l a consumación d e l c i c l o e c o —
nómico de l a empresa, además debe de t e n e r una —
e x p e r i e n c i a en e l manejo d e l p e r s o n a l que está —
b a j o sus órdenes,y de e s a manera podrá l l e v a r a —
cabo s u s f u n c i o n e s de acuerdo o l a s n e c e s i d a d e s —
y políticas e s t a b l e c i d a s p o r l a empresa.

También tendrá l a obligación de e s t a r —

v i g i l a n d o constantemente l a s a c t i v i d a d e s d e l p e r -
s o n a l a s u c a r g o p a r a e s t a r observando e l r e n d i —
m i e n t o en c u a n t o a l d e s a r r o l l o de su t r a b a j o .

E l J e f e d e l departamento,responderá ante
l a administración de l a empresa, en c u a l q u i e r o l —
tuación crítica que s u r g i e r a en c o n t r a do l o s i n -
t e r e s e s de l a c i t a d a empresa p o r o p e r a c i o n e s e f o c
t u o d a s en e s t e d e p a r t a m e n t o .

Como f u n c i o n e s p r i n c i p a l e s de su t r a b a j o ,
tendrá a s u c a r g o l a de a u t o r i z a r t o d o s l o s e r é —
d i t o s solicitados,después- de h a c e r l o s i n v e s t i g a -
ciones convenientes a l c l i e n t e .

La delegación de r e s p o n s a b i l i d a d e s y
o b l i g a c i o n e s que haga e l j e f e d e l departamento
a l o s e l e m e n t o s que l o i n t e g r a n , será en forma —
p r e c i s a a cada uno de e l l o s , pues a p e s a r do que-
t o d o s forman un e q u i p o , no es p o s i b l e r e s p o n s a b i -
l i z a r .a t o d o s p o r l o mala actuación de uno de l o s
elementos.
 4-5.-

b.-SUPERVISOR DE CREDITOS CONCEDIDOS.

P a r a comprobar t o d o s l o s d a t o s o b t e n i d o s
por l o s i n v e s t i g a d o r e s de l o s c l i e n t e s r e c i e n t e s -
a l o s c u a l e s l e han a u t o r i z a d o crédito, e x i s t i r a * -
un s u p e r v i d o r de créditos c o n c e d i d o s , e l c u a l me-
d i a n t e una revisión e f e c t u a d a con d e t e n i m i e n t o do
berá v a l o r a r l o s d a t o s d e l c l i e n t e que l e f u e r o n -
enviados.

Los medios mas u s u a l e s para o b t e n e r u n a -

información completo de un c l i e n t e p a r a poder
o t o r g a r l e crédito s o n :
1. -Por l o s i n v e s t i g a d o r e s de l a n e g o c i a -
ción.
2. - A g e n t e s de V e n t a s .

Los a g e n t e s de v e n t a s s i r v e n como medio-

de información ya que en s u t r a b a j o t i e n e n l a f a -
c i l i d a d de p o d e r o b t e n e r r e f e r e n c i a s s u f i c i u n t o s -
de un g r a n número de p e r s o n a s .
 Departamento de Crédito y Cobranzas.

Solicitud
de crédito ii

| Investigación

í Referencias

Supervisor

Autorización
( J e f e d e l Dpto.)

Gráfica No. 5- S e c u e n c i a s e g u i d a para autorizar

un crédito.
c.-EMPLEADOS DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRAN
ZAS.
Los empleodos que l a b o r a n en e l d e p a r t a -
mento de crédito,están s i t u a d o s en l u g a r e s adecúa
dos a manera de que s u s a c t i v i d a d e s no se v e a n —
interrumpidas entre e l l o s , y tienen asignadas s u s -
o b l i g o c i o n e s en cuanto a l t r a b a j o a d e s a r r o l l a r —
p a r a l o g r a r e l mejor f u n c i o n a m i e n t o .

Como ye, expliqué l a s f u n c i o n e s que e j o c u

t a n e l J e f e d e l departamento en e l punto a) y l a s
d e l S u p e r v i s o r de s o l i c i t u d e s de crédito en e l
punto b ) , de éste mismo capítulo, a continunción-
me referiré a l o s demás empleados que t r a b a j a n —
ahí mismo y a l a s l a b o r e s que desempeñan.

E x i s t e n c u a t r o empleados que desempeñan

sus l a b o r e s en e l departamento y se d i s p o n o de —
c u a t r o c o b r a d o r e s l o c a l e s para e f e c t u a r l o s co
b r o s d i a r i o s ; se t i e n e n dos i n v e s t i g a d o r e s que se
encargarán de o b t e n e r r e f e r e n c i a s de l o s n u e v o s —
clientes.

P a r a e f e c t o de e x p l i c a r e l t r a b a j o q u e —
d e s a r r o l l o cada empleado en e l departamento de —
crédito y d i s t i n g u i r l o s c o n mayor f a c i l i d a d , l o o -
d i f e r e n c i a r e m o s uno de o t r o p o r medio de l a s l e —
t r a s A,B,C, y D.

E l empleado A tendrá a s u c a r g o efectuar

las actividades siguientes:
o).-Elaboración a máquina de l a s n o t a s -
de cargo (P-2)
j
b).-Elaboración a máquina de l a s n o t a s —
de crédito (P-3)
 48.

c).-Elaboración a máquin n de l a a C u e n t a s
por cobrar.

Empleado B:

a) . - L i s t a r e l nombre de l o s c l i e n t e s
que e n v i e n v a l o r e s p o r c o r r e o ( P - l l )
b) . - E l a b o r a r un día ante3 de su c o b r o -
e l r e p o r t e de Cobranzas ( P - 1 2 ) .
c) »-Documentar todos l o s créditos que —
se e x p i d a n a cargo de l o s c l i e n t e s .
A l o s empleados que se l e s t i e n e a 3 i g n n
das l a s l e t r a s C y D desarrollarán e l t r a b a j o aT
guientes ~"
Empleado C:
a) . - R e g i s t r o de Cuentas p o r c o b r a r (P-7)
b) . - C o n t r o l de Cuentas v e n c i d a s ( P - 1 3 )
c) . - C o n t r o l de Cuentas p o r C o b r a r I n c o -
brables

Empleado D:
a) . - R e g i s t r o de Documentos p o r C o b r a r —
(P-6)
b) . - C o n t r o l de Documentos v e n c i d o s ( E - 1 3 )
tí).- " " " por cobrar —
incobrables
 NOTA DE NOTA DE CTAS.
CARGO CREDITO POR
COBRAR

VALORES RE R E P O R T E DE PAGARK
CIBIDOS POR COBRANZAS LETR/iS
CORREO DE C.

GRAPICA NO. 6- Asignación do l a b o r e s .

REG. DE DOCU CONTROL DE CONTROL
MENTOS POR ÜO DOCUMENTOS CXC INCO
BRAR. VENCIDOS BRABLES.

GRAFICA No. 7-Asignación de l a b o r e s .

3.-POLITICAS DE COBRO ESTABLECIDAS.

L a s políticas de c o b r o e s t a b l e c i d a s e n —
e l departamento de crédito y c o b r a n z a s están e n —
cauzadas a c o n t r o l a r l a s c u e n t a s , c o b r a r l a s opor
tunamente, u t i l i z a r l o s medios y formas adecuadas
para e l cobro y c o n t r o l a r e l e f e c t i v o cobrado.

E n ouanto. o u t i l i z a r l o s medios y f o r m a s -
adecuadas p a r a c o b r a r oportunamente l a s c u e n t a s —
p e n d i e n t e s , se t i e n e n e s t a b l e c i d a s dos formas • —
adecuadas a sus n e c e s i d a d e s de c o b r o , que s o n ,
u t i l i z a n d o l o s medios p r o p i o s de l a empresa y l a -
utilización de t e r c e r a s p e r s o n a s .
E n t r e l o s medios p r o p i o s de c o b r o que —
u t i l i z a e l departamento de crédito mencionaré l o s
siguientes s

a) .-Cobradores empleados d e l departamento

b) .-Presentación d e l c l i e n t e a pagar a -
l a empresa,
c ^ . - P o r medio d e l c o r r e o
d ) . - P o r medio de l o s e s t a d o s do c o b r o .

a).-POR MEDIO DE COBRADORES.

Los c o b r o s l o c a l e s se efectuarán p o r me-
d i o de l o s c o b r a d o r e s empleados d e l departamentc f

que l o s harán en forma d i a r i a p a r a l o c u a l l e s —

será e n t r e g a d o un r e p o r t e d i a r i o de c o b r a n z a s p o r
e l empleado a l que i d e n t i f i c a m o s con l a l e t r a B.

E s t o s c o b r a d o r e s , serán l o s encargados —
do l l e v a r a cobo l a recuperación de l o s créditos-
c o n c e d i d o s a l o s c l i e n t e s con l a ayuda de l o s
e n c a r g a d o s de c o n t r o l a r l o s r e g i s t r o s d i a r i o s de-
l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , que son l o s que estarán—
p e n d i e n t e s de l o s v e n c i m i e n t o s de l o s c u e n t o s .

E s t e p r o c e d i m i e n t o de c o b r a r l a s c u e n t a s ,
debe de s e r e f i c a z para c o n s e g u i r que l o s c l i e n —
t o s paguen, y c o n s e r v a r a l mismo tiempo s u r e s p o n
s a b i l i d a d de c u m p l i r con l o s s i g u i e n t e s pagos.

Además l o s c o b r a d o r e s ,tendrán l a consig_

na de p r o p o r c i o n a r l e a l o s c l i e n t e s un t r a t a m i e n -
t o amable y cortés, ya que en e s t a forma se o b t e n
drán más fácilmente r e s u l t a d o s positivos»y tam
b i e n auxiliarán a l departamento de v e n t a s .
En e l departamento de c o b r a n z a s ésta
función es demasiado i m p o r t a n t e , ya que e l d i n e r o
i n m o b i l i z a d o en formas de c u e n t a s p o r c o b r a r n o —
p r e s t a un s e r v i c i o a c t i v o en e l n e g o c i o .

P o r a que l o p r e s t e , deberá de c o b r a r s e —
en s u o p o r t u n i d a d con o b j e t o de t e n e r una r o t a
ción f a v o r a b l e de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , p a r a —
l o c u a l es n e c e s a r i o c o n t a r con un s i s t e m a e f i
c i e n t e do c o b r a n z a s .

E l departamento de crédito, deberá t a m —

b i e n de p r o t e g e r a l a empresa en e l s e n t i d o do —
b u s c a r l a formo más a p r o p i a d a para l a remunera
ción a l o s c o b r a d o r e s . E n mi concepto c o n s i d e r o —
que l a formo más a p r o p i a d a , será e l de i m p l a n t a r -
un s i s t e m a de remuneración que no sea n i e l s a l a -
r i o f i j o n i a base de c o m i s i o n e s , s i n o una combi-
nación de ambos.

Así e l c o b r a d o r recibirá un pequeño s u e l

do,y añadido o éste una comisión basada on l a a n -
tigüedad de l a s c u e n t a s que c o b r e , proporcionánd£
l e en e s t a forma a l a v e z s e g u r i d a d e i n c e n t i v o .
b).-PRESENTACION DEL CLIENTE EN EL DEPARTAMENTO-
DE CREDITO.

E n o l p r e s e n t o departamento de crédito—
y e o b r o n z o a s e t i e n e e s t a b l e c i d o también como s i s _
f

temo de cobro,que e l c l i e n t e se p r e s e n t e a l dopar

tomento p e r s o n a l m e n t e y efectúe s u s pagos en e l —
propio establecimiento.

E s t a presentación d e l c l i e n t e a l d e p o . r —
tomento p a r a h a c e r sus pagos, t i e n e como o b j e t i —
v o s p r i n c i p a l e s u l que se ponga e l c l i e n t e en
c o n t a c t o c o n l o s mercancías que se t i e n e n en
exhibición y l a n e c e s i d a d de p o s e e r l o l e d e s p i e r -
t e e l deseo de una nueva compra de artículos;
también se t i e n e o p o r t u n i d a d de c o n o c e r a l c l i e n -
t e más a m p l i a m e n t e ; o b i e n se pueden o f r e c e r o f e r
t a s de artículos en cada temporada y e l c l i e n t e — *
o b t e n e r l o más cómodamente.

E l c o n t r o l adecuado p a r a poder l l e v a r —
a cabo l o e x p l i c a d o a n t e r i o r m e n t e es e l a l g u i e n —
te? a l momento do e f e c t u a r s e l o v e n t a a crédito f ~
se l e entregará a l c l i e n t e un t a l o n a r i o e o i i t o n i o n
do t a n t o s t a l o n e s como pagos tenga que e f e c t u a r —
e l c l i e n t e posteriormente.

Cada v e z que vence e l p l a z o en que debe-

p a g a r s e una c u e n t a p a r c i a l m e n t e , e l c l i e n t e se
p r e s e n t a a l departamento de caja con s u t a l o n a r i o ,
paga y l e e n t r e g a e l t a l o n a r i o o l c a j e r o e l c u a l -
s e l l a l a s dos p a r t e s d e l t a l o n a r i o , cuerpo y
talón, y se guarda e l c u e r p o , o sea l o a r r a n c o —
y l e d e v u e l v e o l c l i e n t e de nuevo su t a l o n a r i o , , —
E l cuerpo d e l t a l o n a r i o que l e queda a l c a j e r o —
servirá come comprobantes p a r a abonar l a c u e n t a —
d e l c l i e n t e , ya que c o n t i e n e e l nombre d e l c l i e n -
t e , canti.:ad abonada, c l a v e , f e c h a e t c . , e l
talón quedará s e l l a d o y a d h e r i d o a l t a l o n a r i o
p a r a comprobar s u pago.
Todas l a s v e c e s que vaya e l c l i e n t e a —
p a g a r s u cuenta p a r c i a l m e n t e , se repetirá l a misma
operación h a s t a que t e r m i n e de pagar en su t o t a -
l i d a d e l crédito a su c a r g o , y e n t o n c e s l e e n t r e
garán l a f a c t u r a d e l o b j e t o pagado.

E l c a j e r o enviará una c o p i a de l a l i s t a -
d i a r i a de t o d o s l o s pagos e f e c t u a d o s p o r l o s
c l i e n t e s , l a c u a l contendrá e l nombre d e l c l i e n t e ,
c a n t i d a d pagada, número de c u e n t a , c l a v e , e t c . , —
a l empleado en c o n t a b i l i d a d encargado de c a r g a r —
y abonar l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s p a —
r a c o r r e r l e en l a t a r j e t a r¡ su nombre e l abono i n
dicado por e l cajero

También e l c a j e r o enviará a l o s e m p l e a —
dos encargados d e l c o n t r o l de l o s r e g i s t r o s de —
c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r , una c o p i a do l a -
l i s t a que l e envió a l encargado do mover l a s t a r -
j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s para que efectúen —
l o s m o v i m i e n t o s d e b i d o s en sus r e g i s t r o s .

E l c a j e r o guardará l a l i s t o o r i g i n a l , y -
1c anexará t o d o s l o s cuerpos do l o s t a l o n a r i o s —
a r r a n c a d o s a l t a l o n a r i o para comprobar sus i n g r e -
sos a c a j a .

En caso de que se p r e s e n t a r a c u a l q u i e r -
aclaración que algún c l i e n t e s o l i c i t a r a l e h i c i e -
ran, en e l a r c h i v o d e l c a j e r o encontrarán t o d o s —
l o s comprobantes s e l l a d o s que deberán c o i n c i d i r —
con e l número de abonos que a p a r e c e n en l a s t a r —
j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s y aparecerá también-
s u cancelación en e l r e g i s t r o de c u e n t a s p o r c o —
brar.
 DEPTO. CREDITO
REGISTROS

DE1TO.CONIABI
LIDAD.
TARJETAS A U I I
LIARES.

GRAFICA No. 7.-PRESENTACION DEL CLIENTE A PAGAR A L A CAJA

EN LA EMPRES^.
c).-COBROS FORANEOS POR CORREO.

Como uno político do cobro e s t a b l e c i d o —

p o r e l departamento de crédito a sus c l i e n t e s
foráneos,será e l de e n v i a r l e s c o n c i n c o días de -
anticipación o l v e n c i m i e n t o de su c u e n t a , un esta_
do de c o b r o ( f o r m a # 5) en e l c u a l se l e m u e s t r a —
a l c l i e n t e e l s a l d o a n t e r i o r y e l pago que deberá
hacer.

E s t a s formas de E s t a d o s de Cobro ya o s —
t a r a n i m p r e s a s , y s o l o se anotará en e l l o s l a s
c a n t i d a d e s que c o r r e s p o n d a n , e l nombre d e l c l i e n -
te, e l lugar y focha.
Con e s t e s i s t e m a de cóbrelos o b j e l i v o s -
p r i n c i p a l e s serán e l de r e c o r d a r l e a l c l i e n t e s u -
deuda p e n d i e n t e , e i n d i c a r l e e l envío de e f e c t i v o -
que debe h a c e r paro c u b r i r p a r c i a l o t o t a l m e n t e —
su deuda.

E l empleado d e l departamento encargado—

do e n v i a r e s t o s E s t a d o s de Cobros, será e l Super-
v i s e r eA l o s créditos c o n c e d i d o s , e l c u a l doberá-
e s t a r p e n d i e n t e de l a s c u e n t a s que vayan a v e n
c o r c o n c i n c o días de anticipación.

O t r a forma de c o b r o s que t i e n e e s t a b l o —
c i d o e l departamento de crédito c o n l o s c l i e n t e s -
foráneos, es e l envío de c a r t a s de cobro para quo
r e m i t a n e l e f e c t i v o p o r medio d e l c o r r e o , ya s e a -
en g i r o p o s t a l o en cheque.

D i c h a s c a r t a s deberán e s t a r r e d a c t a d o s —
en t a l forma,que t e n g a n como p r i n c i p a l e s o b j e t i -
vos e l c o n s e g u i r que e l c l i e n t e envié e l e f e c t i v o ,
i m p o r t e de l a c u e n t a y a l a v e z d e j a r e s t a b l e
c i d o , e l c o n s e r v a r que en e l c l i e n t e s i g a e x i s t i o n
do l a r e s p o n s a b i l i d a d de pagar.

E s t a s c a r t a s serán f o r m u l a d a s y e n v i a —
das p o r e l J e f e d e l departamento» t o n p r o n t o como
l e s sean p a s a d a s l a s l i s t a s de l o s c l i e n t e s moro
sos que se han r e t r a s a d o en sus pagos. ~*
E s t a s r e l a c i o n e s do c l i e n t e s morosos so_
rán e l a b o r a d a s p o r e l empicado encargado de l l e -
v a r e l c o n t r o l de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r v e n c i —
das.
CONTROL EFPLEM)0 3 JEFE DEL DEPTC CLI'WES
!DE C.X.C:
iVENCIDAS.
i'
RELACIONES^ & E I ABOR \ CART\S MOROSOS
Y ENVIA

GRAFICA No. 9 - SECUENCIA SEGUIDA PARA RECORDARLE

A LOS CLIENTES-PAGUEN SU CUENTA —
VENCIDA.
4.-PARTIDAS ESPECIALES RELACIONADAS CON LAS
CUENTAS POR COBRAR.

r
a).- J r a t a m i e n t o de l o s f l e t e s i n c u r r i d o s en
v e n t o s a crédito.
En a l g u n a s empresas en sus políticas —
de v e n t o s a crédito e s t a b l e c i d a s , u t i l i z a n o i m —
p l a n t a n d i s t i n t a s maneras en c u a n t o a l a a p l i c a -
ción de l o s gastos o r i g i n a d o s p o r concepto de —
v e n t o s a crédito. E l p r e s e n t e departamento de —
crédito y c o b r a n z a s , t i e n e i m p l a n t a d o en c u a n t o -
a l o s f l e t e s i n c u r r i d o s p o r v e n t a de mercancías-
a crédito l a s i g u i e n t e condición de t r a n s p o r t e : -
L.o.B. punto de embarque, que s i g n i f i c a que e l -
vendedor s o p o r t a e l c o s t o de c o l o c a r l a m e r c a n —
cía en l o s medios de t r a n s p o r t e s en l o s c u a l e s —
se enviarán l a s mercancías a l comprador, pero o l
comprador c a r g a con t o d o s l o s g a s t o s de t r a n s p o r
te.
"Muchas v e c e s sucede que l o s g a s t o s do-
t r a n s p o r t e s son pagados p o r l o persona que so
gún 1 "os c o n d i c i o n e s de vento no l e c o r r e s p o n d e —
p a g a r l o s . Así p o r ejemplo un vendedor que do3
pache l a mercancía L. a B. punto de embarque,
puede p a g a r p o r a d e l a n t a d o l o s g a s t o s de f l e t e s -
p a r a comodidad de s u c l i e n t e y a g r e g a r t a l e s
g a s t o s en l a f a c t u r a .

P a r a i l u s t r a r e l caso supongamos que —

l o s g a s t o s de t r a n s p o r t e s que i m p o r t a r o n $ 1 7 0 . 0 0
sobre un p e d i d o de $3,000.00 L. a B. punto de —
embarque f u e r o n c u b i e r t o s p o r e l vendedor.

En l o s l i b r o s d e l vendedor se c o r r e r o n -
los siguientes asientos:
 Cuantas p o r c o b r a r $3,000.00
Ventas $3,000.00
Vento de mercancía 1. a b.
punto de embarque.
Cuentas p o r c o b r a r $ 170.00
Caja $ • 170.00
Pago de l o s c a r g o s de
t r o n s p . p a r a comodidad
del cliente.

En l o s l i b r o s d e l comprador se correrán
los siguientes asientos;

Compras $3,000.00
p l e t e s s/compras 170.00
Cuentas p o r pagar $3,170..00
Recepción de l a F a c t .
p o r mercancía y g a s t o s
de t r a n s p o r t e pagado -
por adelantado."(8)

Desde e l punto do v i s t a p a r a l a c o n v o —
n i e n d a de l a empresa que vende a crédito,oonoi—
doro que es e l s i s t e m a más c o n v e n i e n t e que t i e n e
i m p l a n t a d o p a r a e l t r a t a m i e n t o de l o s f l e t e s , —
p o r que t o d o s l o s g a s t o s p o r concepto de f l o t c s -
se l e cargarán a l comprador en l a f a c t u r a , y a s i -
l a empresa no se verá en l a n e c e s i d a d de a u m e n —
t a r l o s p r e c i o s de v e n t o .

b) .-TRATAMIENTO DE LAS DEVOLUCION 13 o OBRE VÍNTAÍ3

A CREDITO•
En e l t r a n s c u r s o de l a s o p e r a c i o n e s p o r

(8) P i n n e y M i l l e r . - C u r s o do C o n t a b i l i d a d - I n t r o d u c
cción Pág.#90 - 2a. Edición - 1967 UTEHA. ~
v e n t a s a crédito que efectúe l a empresa, l a s
d e v o l u c i o n e s que s u r j a n , deberán abonarse a l a -
c u e n t a d e l c l i e n t e a que c o r r e s p o n d a , m e d i a n t e —
una n o t a de crédito a u t o r i z a d a p o r e l J e f e d e l -
d e p a r t a m e n t o ; mediante e s t o s n o t a s , se procederá
o h a c e r l o s abonos que c o r r e s p o n d a n p o r l a devo-
lución en l o s r e g i s t r o s de c u e n t a s p o r c o b r a r , y
en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s .

Desde e l momento en que n i c l i e n t e l e -

es a c e p t a d a l a devolución p a r c i a l o t o t a l do l a -
mercancía a d q u i r i d a , e l j e f e d e l departamento —
ordenará a l empleado encargado de e l a b o r a r l a s -
n o t a s de crédito ( f - 2 ) , p r o c e d e r a h a c e r l a p a r a -
l o c u a l l e darán l o s d a t o s c o m p l e t o s d o l c l i e n t e
y e l i m p o r t e de l a devolución.

E l o r i g i n a l será e n t r e g a d o a l o l i e n t e ; -
una c o p i a será e n v i a d a a l departamento do c o n t a -
b i l i d a d p a r a que a c r e d i t e n l a t a r j e t a a u x i l i a r —
d e l c l i e n t e p o r l a c a n t i d a d i n d i c a d a en l n nota-
de crédito; o t r a o o p i a será e n v i a d a a l empleado-
encargado d e l c o n t r o l d e l r e g i s t r o de l a s c u e n —
t as p o r c o b r a r ; y una c o p i a quedará en poder d e l
j e f e d e l departamento; o t r a c o p i a será e n v i a d a a l
almacén para que sepan que' mercancía t i e n e n que-
r e c i b i r p o r devolución sobre v e n t a s .
 E l c l i e n t e cuando vaya a e f e c t u a r su —
pago de l a cuenta p e n d i e n t e se encontrara' con —
que s u c u e n t a estará d i s m i n u i d a p o r l a c a n t i d a d -
que importó l a devolución que h i z o
En caso de que a l momento de p a g a r , e l -
c l i e n t e s u c u e n t o , s e e n c o n t r a r a con que no l o —
han hecho l a disminución p o r e l i m p o r t e de l a de_
volución que efectuó, podrá comprobar con l a n o -
t a de crédito l a disminución que l e c o r r e s p o n d e -
a su cuenta.

Se tomarán en cuenta y se analizarán —

t o d a s l a s q u e j a s de l o s c l i e n t e s que hayan t e n i -
do n e c e s i d a d de e f e c t u a r d e v o l u c i o n e s para e v i —
t a r en todo l o p o s i b l e que s i g a n s u r g i e n d o devo-
l u c i o n e s acompañadas de q u e j a s o r e c l a m o s .

Las causas p o r l a s que con más f r e c u e n -

c i a se r e c i b e n q u e j a s o r e c l a m a c i o n e s son p o r —
mala c a l i d a d d e l artículo, r o t u r a s o d e s p e r f o c —
t o s en tránsito, d e s c o m p o s t u r a s , f a l t a de cum
p l i m i e n t o en l o s e s p e c i f i c a c i o n e s , e r r o r o s en o l
empaque y en e l embarque.
^Desouós de haber c o n s i d e r a d o l o ante
r i o r , expongo l o s a s i e n t o s c o n t a b l e s a c o r r e r en
l o s l i b r o s de l a empresa en coso de habérsele —
c o n c e d i d o a un c l i e n t e una devolución o bonifiC£
ción sobre v e n t a s a crédito.

Con l a c o p i o de l o n o t a de crédito que-

se manda a l departamento de c o n t a b i l i d a d , s i l a -
mercancía que d e v u e l v e e l c l i e n t e l a adquirió
a cródito correrán l o s s i g u i e n t e s a s i e n t o s s

Devoluciones y Bonificaciones XXXXX

Sobre V e n t a s .
Cuentas p o r C o b r a r XXXXX
 S i e l c l i e n t e s o l i c i t a una bonificación
y l e es c o n c e d i d a , en caso de que so envíe e l —
d i n e r o de l a bonificación; (9)

Dev. y B o n i f i c a c i o n e s s/Ventas XXXXX

Caja . XXXXX
E l s a l d o deudor de l a cuenta de r o s u l t o i
dos D e v o l u c i o n e s y B o n i f i c a c i o n e s sobre v e n t a s , —
se presentará'en e l E s t a d o de Pérdidas y G a n a n —
c i a s como una deducción de l a s v e n t a s t o t a l e s .

De acuerdo con l a s c u e n t a s de B a l a n c e —
y de R e s u l t a d o u t i l i z a d a s en l o s a s i e n t o s que —
correrán en e l departamento de c o n t a b i l i d v i d , con
s i d e r o que s o n l a s más i n d i c a d a s p o r s u c l a r i d a d " ,
especificación para una mejor comprensión en o l -
aspecto contable.

d).-TRATAMIENTO DE LOS DESCUENTOS.

Se acostumbra en muchas empresas conce-
d e r d e s c u e n t o s c o m e r c i a l e s y p o r p r o n t o pago
d e n t r o de sus políticas de V e n t o s ; en l a p r e s e n -
t e empresa(La N a c i o n a l ) se t i e n e e s t a b l e c i d o e l -
s i s t e m a de d e s c u e n t o p o r p r o n t o pago,que son r e -
d u c c i o n e s o l o s p r e c i o s de v e n t a y s i r v e n c o m o —
i n c e n t i v o p a r a que l o s c l i e n t e s paguen más p r o n
t o sus c u e n t o s p e n d i e n t e s .

Los d e s c u e n t o s p o r p r o n t o pago son aquo_

l i a s d e d u c c i o n e s que se o f r e c e n y conceden l o s n

(9) A . E i n n e y M i l l e r - Op. Cit.Pág. 91

c l i e n t e s p a r a i n d u c i r l o s a p a g a r sus c u e n t a s
d e n t r o de un p l a z o a n t e r i o r o s u v e n c i m i e n t o .
P a r a que e l c l i e n t e se dé p o r e n t e r a d o -
en una forma más p r e c i s a de l o s d e s c u e n t o s p o r —
p r o n t o pago que se l e o f r e c e n , e s t o s se i n d i c a —
rán en l o s s i g u i e n t e s términos: 2/10 n / 3 0 s i g n i -
f i c a que se concederá un d e s c u e n t o s d e l 2 /> s i l ap

c u e n t a es pagada d e n t r o de l o s d i e z días s i g u i e n
t e s o p a r t i r de l a f e c h a .íe su expedición, y que
e l comprador r e n u n c i a n d o a l d e s c u e n t o puede apla_
z a r e l pago de l a f a c t u r a h a s t a 30 días después-
de l a f e c h a .

Desde e l punto de v i s t o c o n t a b l e e l t r o
t a m i e n t o que l e dará e l vendedor en sus l i b r o s -
se i l u s t r a en e l s i g u i e n t e ejemplos

Caja XXXXX
D e s c u e n t o p o r p r o n t o pago XX
Cuentas p o r C o b r a r XXXXX
Cobro de F a c t . # X c o n 2#-
de d e s c u e n t o p o r p r o n t o pago.
E l d i e n t o a l c u a l se l e concede e.L
d e s c u e n t o correrá en sus l i b r o s e l s i g u i e n t e
asiento;

Cuentas p o r p a g a r XXXXX
D e s c u e n t o s s o b r e compras XX
Caja XXXXX

E n e l e s t a d o de Pérdidas y G a n a n c i a s —
como l o s d e s c u e n t o s c o n c e d i d o s p o r o l v e n d e d o r —
r e d u c e n e l i m p o r t e r e c i b i d o p o r l o s v e n t a s so —
presentará como una deducción de l o s mismas,Ejorn.
(10)
( l O ) P i n n e y M i l l e r - Op.Cit.Pág.95.
FBDHEDAD DE LA BlBUffTEC^
DE
 Ventas XXXXX
Menos:
Dev. y B o n i f i c a c i o n e s
sobre v e n t a s . XXX
Descuentos s/v,ntas XXX XXX
Ventas Netas XXXXX

E s t e s i s t e m a de d e s c u e n t o s p o r p r o n t o —
pago en v e n t a s a crédito, como una políiifa de -
cobro que se t i e n e e s t a b l e c i d a en e l n e g o c i o , me-
p a r e c e b a s t a n t e a c e r t a d a y a c e p t a b l e desde e l —
punto de v i s t a en que con e s t e s i s t e m a , l o s co
b r o s se a p r o n t a n t a n t o en" b e n e f i c i o d e l c l i e n t e -
como también en b e n e f i c i o d e l n e g o c i o p o r r e c i —
b i r i n g r e s o s a n t e s de l o que se había e s t a b l e c i -
do

CLIENTE

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\ p -1 i DEL
; DEPTO.
i NOTA
í CREDITO i CONTAB.

GRAFICA No.10.-EXPLICACION TRATAMIENTO DE LOS

DESCUENTOS
 e).-CANCELACION DE L\S CUENTAS POR COBRAR I N C O —
BRABLES.

Con o l propósito de p r e s e n t a r r a s o n a b l e
mente l o s s a l d o s de l a s c u a n t a s p o r c o b r a r en e l "
B a l a n c e G e n e r a l , es n e c e s a r i o s e h^gan l o s a j u s -
t e s n e c e s a r i o s p a r a que e s t e renglón d e l B a l a n c e
p r e s e n t e e l s a l d o c o r r e c t o a l a terminación de -
cada e j e r c i c i o c o n t a b l e .

Los a j u s t e s que su t e n g a n que l u c e r p o r

l a s c u e n t a s i n c o b r a b l e s deberán s e r a u t o r i z a d o s -
p o r un f u n c i o n a r i o r e s p o n s a b l e , en e s t e c a s o e l -
J e f e d e l departamento de crédito y c o b r a n z a s , o l
c u a l después de t e n e r comprobada l a i n c o b r a b i l i -
dad de una c u e n t a , procederá o a u t o r i z a r s u c a n -
celación en l o s r e g i s t r o s , t a r j e t a s a u x i l i a r e s --
de c l i e n t e s y f a c t u r a .

E n t r e l a s c a u s a s m?5s comunes que m o t i -

v a n l a cancelación de c u e n t o s p o r c o b r a r e n c o n -
tramos l o s s i g u i e n t e s :

a K - I n s o l v e n c i a d e l deudor
b>.-Prescripción.
c) .-Por i n c o s t e o b i l i d a d d e l c o b r o .
d) .-Por m o r o s i d a d d e l c l i e n t e .

Pora una mayor s e g u r i d a d en l a v i g i l a n -

c i a de l a s c u e n t a s c a n c e l a d a s por i n c o b r a b l e s , —
en l a p r e s e n t e 3mpresa se t i e n e i m p l a n t a d o un —
c o n t r o l e s p e c i a l en donde se r e g i s t r a n l a s cuen-
t a s que so d i e r o n de b a j a p o r i n c obra ble; s. E s t e -
c o n t r o l e s p e c i a l estará b a j o l a r e s p o n s a b i l i d a d -
d e l empleado encargado de l l e v a r l o s r e g i s t r o s
de c u e n t a s p o r c o b r a r y a l a v e z i n s p e c c i o n a d o —
p o r e l J e f e d e l departamento de crédito.
 E l t r a t a m i e n t o c o n t a b l e de l a s e u o n t n a -
que se dan de baña p e r i n c o b r a b l e s es e l s i g s

Supongamos que e x i s t a n l o s s i g u i e n t e s -
saldos:
Cuentas p o r c o b r a r $ 32,500.00
E s t . p a r a Cuentas I n
cobrables. 2,000.00

Concelamos $1,500.00 p o r i n c o b r a b l e ;
abonamos o c u e n t a s p o r c o b r a r $1,500.00 p i r a
d a r de b a j a l a p a r t e que no se va a c o b r a r y c a r
gamos a l a Estimación p a r a c u e n t a s i n c o b r a b l e s .
Con e s t e a j u s t e e f e c t u a d o , l a s c u e n t a s -
p o r c o b r a r reflejarán en e l B a l a n c e a f i n de c a -
da e j e r c i c i o c o n t a b l e e l s a l d o c o r r e c t o p e n d i e n -
t e de c o b r o .

Ahora refiriéndonos a l a s p e c t o f i s c a l -
sobre l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , a c t u a l m e n t e l a L e y -
d e l Impuesto Sobre l a Renta en v i g o r es más prác
t i c o y o b j e t i v a que 1 a n t e r i o r en e l a e n t l d o do
l a d e d u c i b i l i - J ad de pérdidas en c o b r o s de crédi-
t o s . E n e f e c t o l a nu.vu l e y en su artículo 20 —
fracción V I , d i c e que s o n d e d u c i b l e s ; " l a s pérdi-
das p o r créditos i n c o b r a b l e s " . P o r o t r a p a r t e , -
e l artículo 24 de l a misma l e y , i n d i c a que se —
c o n s i d e r o p e r d i d a una cuenta cuando se c o n s u m e —
e l p l a z o de prescripción o a n t e s s i f u e r e n o t o r i a
l a i m p o s i b i l i d a d práctico de c o b r o , pero s i a l —
guna cuenta c a n c e l a d a es c o b r a d a , se deberá a c u -
m u l a r a l o s r e s u l t a d o s d e l e j e r c i c i o en que so -
r e g i s t r e e l pago.

E s t e artículo v i e n e a c o n f i r m a r l o onun
c i a d o a l p r i n c i p i o d e l párrafo a c e r c a de que l a -
l e y en v i g o r es más práctica y o b j e t i v a que l a —
a n t e r i o r , d e b i d o a que p e r m i t o l a cancelación de
una c u e n t a con l a comprobación a l a s a u t o r i d a d e s
f i s c a l e s de l a n o t o r i a i m p o s i b i l i d a d príctica de
c o b r o , es d e c i r que e l c a u s a n t e compruebe l i o b o r -
ne cho l a s g e s t i o n e s n e c e s a r i a s para roe "¡bar o l -
pago de l a c u e n t a , s i no l o ha hecho, deberá e s -
p e r a r e l p l a z o de prescripción que c o r r e s p o n d a —
a l documento que s o p o r t a l a cuenta p o r c o b r a r —
y e n t o n c e s podrá c a n c e l a r l a .

La misma l e y en s u artículo décimo t r a n

s i t o r i o , i n d i c a que a p a r t i r de l a f e c h a vio v i —
g e n c i a ( l o . de E n e r o de 1 9 6 5 ) , no se constituirán
r e s e r v a s para pérdidas en c o b r o s de créditos, y-
que d i c h a s pérdidas se aplicarán coátro l a s r e —
s e r v a s c r e a d a s c o n a n t e r i o r i d a d h a s t a que se ago
t e n , una v e z a g o t a d o s ést^s, se observará l o dis"
p u e s t o p o r l a l e y , que como mencionamos a n t e r i o r
mente se aplicará a l o s r e s u l t a d o s d e l e j e r c i c i o .

En términos g e n e r a l e s , podemos c o n c l u i r
que e s t e a s p e c t o de l o Ley d e l Impuesto sobre l a
R e n t a , está lógico y b i e n p l a n t e a d o , y que l a s —
autoridades f i s c a l e s reconocieron l a s n e c o s i d a —
des d e l c a u s a n t e a l no poner límite a l a s deduc-
c i o n e s p o r pérdidas en cobros de créditos.
 CAPITULO TERCERO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA APLICABLES A LA R E V I —

SION DE LAS CUANTAS POR COBRAR.

1.-RELACION DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR—

PARA SU INSPECCION Y REVISION.

P a r a e l buen éxito en l a culminación de-

su t r a b a j o ( l a opinión sobre l o s e s t a d o s f i n a n
c l e r o s ) , e t A u d i t o r debe p l a n e a r c o n toda a n t i c i -
pación su t r a b a j o a d e s a r r o l l a r . E s t a planeación-
deberá s e r t a n a m p l i a como se r e q u i e r a , d e p e n d i e n
do d e l c o n o c i m i e n t o que tenga de l a compañía.
C o n s i d e r o que una planeación adecuada —
p a r a l a auditoría de l a s Cuentas p o r C o b r a r , será
a q u e l l a que tome en consideración cuan.ie menos —
l o s siguientes aspectos:

a) . - D i f e r e n t e s t i p o s de c u e n t a s p o r c o —
b r a r e x i s t e n t e s ( C l i e n t e s , Documentos
por c o b r a r , Deudores d i v o r s o s . )
b) . - D e t e r m i n a r p r o c e d i m i e n t o s de a u d i t o r -
ría a p l i c a b l e s y f e c h a s o p o r t u n a s —
de aplicación.
. c).-Separación de t r a b a j o s en revisión—
p r e l i m i n a r y revisión f i n a l .
. d).-Relación de c u e n t a s y documentos p o r
c o b r a r paro su inspección.
e).-Investigación y revisión de l a s v e n -
t a s a crédito y sus a u x i l i a r e s .
. f ) . - E f e c t i v o i n g r e s a d o p o r cobro de l a s -
v e n t a s a crédito.
g) .-Análisis por antigüedad de s a l d o s
h) . - C o n f i r m a c i o n e s
i ) . - C o n t r o l de l a s c o n f i r m a c i o n e s .
 La planeación de l a auditoría genoralmer
t e se c o n t r o l a mediante e l programa de t r a b a j o , - -
e l c u a l ha s i d o d e f i n i d o p o r l a Comisión de P r o —
c e d i m i e n t o s de Auditoría en su boletín No. 4 como;
"En e l s e n t i d o e s t r i c t o e l programa de t r a b a j o —
e n u n c i a d o lógicamente ordenado y c l a s i f i c a d o , dé-
l o s p r o c e d i m i e n t o s de auditoría que h-¡n de emplear
s e , l a extensión que se l o s ha de d a r y l a o p o r —
t u n i d a d en que se han de a p l i c a r . En o c a s i o n e s se
a g r e g a n a éstos a l g u n a s e x p l i c a c i o n e s o d e t a l l e s -
de información c o m p l e m e n t a r i a , t e n d i e n t e s a i l u s -
t r a r a l a p e r s o n a que va a a p l i c a r l o s procedí
m i e n t o s de a u d i t o r i a sobre características o p e —
c u l i a r i d a d e s que debe c o n o c e r " . ( 1 1 )

D i c h o programa constará de l a s p r u e b a s —
a efectuar y l o s procedimientos a p l i c a b l e s , d e - —
h i e n d o m o d i f i c a r s e , ya sea ampliándolo o roduci_én
d o l o , en cada coso de acuerdo con l a s c i r c u n s t a n -
cias.

E l p r e s e n t e capítulo está d i r i g i d a o l a
aplicación de p r o c e d i m i e n t o s de auditoría sobró-
l o s c u e n t a s p o r c o b r a r e x i s t e n t e s en l a p r e s e n t o
empresa a u d i t a d a ; p o r l o t a n t o se deberá s o l i c i —
t a r información n e c e s a r i a t a n t o en e l departamen-
t o de crédito y c o b r a n z a s como en e l de c o n t a b i —
l i d o d , v e n t a s , almacén, empaque y embarque, q u e —
son l o s que están r e l a c i o n a d o s con l a s o p e r a c i o —
nes e f e c t u a d a s o crédito.
A p l i c a n d o l o s procedimjemtos p r e l i m i n a —
r e s de auditoría a l o s c u e n t a s p o r c o b r a r , comen-
zaremos p o r s o l i c i t a r o l departamento de crédito-
una relación de i¿odos l o s c l i e n t e s con s a l d o s

(11) I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s Públieos,/\.C,
Boletín No. 4 - Op. C i t . Pág. 68,
p e n d i e n t e s de c o b r o ; con e s t a relación ebtenido.-
se procede a e f e c t u a r una inspección p o r medio -
de pruebas s e l e c t i v a s p a r a c e r c i o r a r s e c o n t r a —
l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s en e l d e p a r -
tamento de c o n t a b i l i d a d s i es c o r r e c t o e l nombre
de l o s c l i e n t e s que a p a r e c e n en l a relación y en
l a s c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r . E l o b j e t i v o
que p e r s i g u e e l a u d i t o r c o n e s t e p r o c e d i m i e n t o -
es e l de v e r i f i c a r l a e x i s t e n c i a física do l o s -
documentos y, consecuentemente, que 11 e a p r e s a -
c u e n t a c o n l o s medios s u f i c i e n t e s de cobro p a r a -
h a c e r e f e c t i v a c u a l q u i e r c u e n t a . V e r i f i c a r en —
l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s t o d a s l a s —
o p e r a c i o n e s e f e c t u a d a s en e l l a s ; c o n t a r e l núme-
r o de t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s para c o r —
c l o r a r s e s i c o i n c i d e n con e l número de c l i e n t e s -
a c t i v o s anotados en l a relación; i n v e s t i g a r en -
l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s s i existen saldos venci-
dos p o r l o c u a l esas t a r j e t a s hayan t e n i d o poco-
m o v i m i e n t o ; s i e x i s t e n v a r i o s cargo3 a un niai.io-
c l i e n t e , a s e g u r a r s e s i c o r r e s p o n d e n a e l , compro
bándolo c o n t r a l o s f a c t u r a s ; cuando e x i s t a n v a —
r i o s c a r g o s a una misma t a r j e t a a u x i l i a r do c l i e n
t e s en d i f e r e n t e s f e c h a s , y e x i s t a n pocas partí-""
das ahondadas, i n v e s t i g a r a quó se debe osa a i —
tuación e x i s t e n t e y hacércelu n o t a r a l J e f e d o l -
Departamento de Crédito; i n v e s t i g a r l o s a b o n o s —
l e n t o s y a que se deben; c o n f i r m a r s i e l cargo -
o c a r g o s que tenga un mismo c l i e n t e s en su t a r —
j e t a están de acuerdo con e l v a l o r d e l artículo-
v e n d i d o comparándolo c o n t r a l a s f a c t u r a s ; r e v i —
s a r s i l o s documentos p e n d i e n t e s de cobro t i e n e n
su f e c h o de v e n c i m i e n t o c o r r e c t a c o n t r a l o s r e -
g i s t r o s a u x i l i a r e s ; i n v e s t i g a r s i t o d o s l o s do cu
montos o f a c t u r a s han s i d o f i r m a d o s p o r e l c l i e n
t e ; en caso de que e l c l i e n t e hoya efectúa, .o pa-
gos p a r c i a l e s , cerciórese de que éstos están ano-
t a d o s a l d o r s o de l o c u e n t a o documento p o r co
b n r y que en l t a r j e t a a u x i l i a r e x i s t a d i c h o - -
n

pago p a r c i a l en l a mismo f e c h a anotada en l a cuen

t a ; r e v i s a r l a s f a c t u r a s e s c o g i d a s para compro
b a r s i l o s i n t e r e s e s c a r g a d o s a l c l i e n t e , han s i d o
c a l c u l a d o s c o r r e c t a m e n t e de acuerdo c o n 1 : f e c h a -
d e l crédito c o n c e d i d o y a l a f e c h a do cobro e s t a -
b l e c i d a en l a c u e n t a ; a s e g u r a r s e p o r m^dio de l a s
n e t a s de crédito s i todas l a s d e v o l u c i o n e s , b o n i -
f i c a c i o n e s y d e s c u e n t o s han d i d o o p e r t e e s en l a s -
t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i - . n t e s ; v e r i f i c a r en l a s
t a r j e t a s a u x i l i a r e s , r e g i s t r o s de c u e n t a s y d o —
n t o s p o r c o b r a r , l i b r o s de c o n t a b i l i d a d , me-
d i a n t e l a s n o t a s de crédito,si l a s more oicías vio
v u e l t o s f u e r o n dadas de b a j a en l - i s c u e n t a s de -
l o s c l i e n t e s ; c o n f i r m a r en e l almacén s i l a mer-
cancía d e v u e l t a fué r e c i b i d a de acuerdo c o n l a -
n o t a de crédito e x i s t e n t e en e l departamento d e -
crédito y en e l de c o n t a b i l i d a d ; i n s p e c c i o n a r o l
c o n t r o l de l a s c u e n t a s dadas de b a j a p o r i n c o b r a
b l e s i n v e s t i g a n d o l a autorización p o r e l J e f e
d e l departamento; r e v i s a r l a s f a c t u r a s paro com-
probar s i l o s f l e t e s f u e r o n cargados a l c u e n t e -
en caso de h a b e r s e o r i g i n a d o éstos. V e r i f i c a r p o r
medio de pruebas s e l e c t i v a s como a n t e r i o r m e n t e -
se ha v e n i d o h a c i e n d o , l a s sumas de a l g u n a s t a r -
j e t a s a u x i l i a r e s de c u e n t a s p o r c o b r a r y l o s p a -
ses de l o s documentos o r i g i n a l e s a l o s a u x i l i a r o s
de c u e n t a s p o r c o b r a r . E x a m i n a r e i n v e s t i g a r l a s
c a n c e l a c i o n e s , a c l a r a r oon algún f u n c i o n a r i o o -
con e l j e f e d e l departamento l a c o b r a b i l i d a d do-
c i e r t a s c u e n t a s ; i n v e s t i g a r en l o s r e g i s t r o s de-
c o b r o de l o s documentos que v e n c i e r o n e n t r e l a —
f e c h o d e l b a l a n c e y l a f e c h a de l a revisión; cl£
s i f i c a r l o s s a l d o s en l a s r e l a c i o n e s de a c u o r d o -
con: C l i e n t e , Documentos p o r C o b r a r y D e u d o r e s —
Diversos.
 Todo e s t e t r a b o j o detallado,deberá e f e c
t u a r l o e l a u d i t o r con sus a y u d a n t e s m e d i a n t e l a -
aplicación de pruebas s e l e c t i v a s como mencionó—
a n t e r i o r m e n t e , y a que se llevaría mucho tiempo y-
además sería demasiado c o s t o s o para e l c l i e n t e ? —
r e v i s a r t o d o s l a s c u e n t o s e x i s t e n t e s p o r créditos
concedidos.

S i después de h a b e r r e a l i s a d o e l t r a b a j o
a n t e r i o r m e n t e d e s c r i t o , se t i e n e a l g u n a s u g e r e n -
c i a p a r a m o d i f i c a r e l programa en e l f u t u r o , i n -
d i c a r l o en memorándum en formo c l a r a y r a z o n a b l e
dicha sugerencia.
2.-INVESTIGACION Y REVISION DE LAS VENT\S A CRE
DITO Y SUS AUXILIARES.

Los p r o c e d i m i e n t o s de auditoría a p l i c a -
dos a l a s v e n t a s a crédito p o r medio de l a a p l i -
cación de pruebas s e l e c t i v a s , tendrá p o r o b j e t i -
vo c e r c i o r a r s e d e l g r a d o de corrección y e f e c t i -
v i d a d con que f u e r o n r e g i s t r a d a s e s t a s o p e r a c i o -
nes.

Se comenzará a d e s a r r o l l a r e l t r a b a j o —
procediendo a r e v i s a r l o s l i b r o s a u x i l i a r e s d o —
v e n t a s en ese departamento,para comparar t o d a s —
l a s asentadas contra l a s f a c t u r a s expedidas; c o r
c i o r a r s e s i c o i n c i d e n e l número do l a f a c t u r a y-
cantidJad c o n t r a l o s d a t o s a n o t a d o s en e l l i b r o —
de v e n t a s ; se inspeccionará l a póliza de s a l i d a -
de almacén c o n t r a l a póliza de d i a r i o e l a b o r a d a -
en c o n t a b i l i d a d , p a r a comparar l o s c a r g o s i n d i v i -
d u a l e s que c o r r e s p o n d a n a cada c l i e n t e ; se r e v i -
sarán l a s f a c t u r a s e s c o g i d a s para comprobar su -
c o r r e c t a autorización; se confirmará s i c o i n c i d o
l a c a n t i d a d que t i e n e cargada e l c l i e n t e en s u -
c u e n t a c o n t r a l a que tenga l a f a c t u r a a su nombre;
 7 5 MtoEito&u

s
se debe c e r c i o r a r e l a u d i t o r s i a l ° o l i e n t e s
que se l e están r e v i s a n d o sus c u e n t a s f u e r e n de-
bidamente i n v e s t i g a .los,mediante e l i n f o r m e que
r i n d e n l o s i n v e s t i g a d o r e s a l J e f e d e l Departamen
t o ; se verificarán t o d a s l a s o p e r a c i o n e s aritmé-
t i c a s e s c o g i d o s para s u revisión; se i n v e s t i g a r a
s i l o s p r e c i o s de v e n t a anotados en l o s f a c t u r a s
están de acuerdo con los e s t a b l e c i d o s p o r l a em-
p r e s a ; v e r i f i c a r l o s descu u t o s para c e r c i o r a r s e
de que no e x i s t e n e r r o r e s en l a aplicación en l a
c u e n t o d e l c l i e n t e ; r e v i s a r en l o s r e g i s t r o s d e -
c u e n t a s p o r c o b r a r s i l o s v e n c i m i e n t o s de l a s —
c u e n t a s e s c o g i d o s no están e q u i v o c a d o s ; c e r c i o r a r
se que l o s a r t i c u l e s que amparan l a s f a c t u r a s son
l o s mismos r e g i s t r a d o s en l a póliza de s a l i d a de
almacén; i n v e s t i g a r s i e l artículo a u t o r i z a d o pn_
r a s e r v e n d i d o a crédito,fué e l mismo que e n t r e -
gó e l almacén a l departamento de embarque;oompro
b a r s i c o i n c i d e n l o s c a n t i d a d e s cargadas a l e l i e n
t e en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s en e l departamento"
de c o n t a b i l i d a d , c o n t r a l a c a n t i d a d anotada en o l
l i b r o a u x i l i a r de v e n t a s ; a s e g u r a r s e p o r m e d i o —
de l a s n o t a s de crédito,si l a s d e v o l u c i o n e s d o -
l o s artículos f u e r o n a d m i t i d a s p o r e l J e f o d e l —
departamento; c o n f i r m a r c o n t r a l a s n o t a s de cré-
d i t o que l o s artículos a e v u e l t o s que l e d i e r o n —
e n t r a d a en e l almacén,coinciden con l o s ¡sonto—
dos en l a póliza de e n t r a d a de almacén; r e v i s a r - ,
en que c o n d i c i o n e s f u e r o n r e c i b i d o s en e l a l m a —
cén l o s artículos d e v u e l t o s .

P o r un período s e l e c c i o n a d o , e f e c t u a r —
l a s pruebas s i g u i e n t e s : r e v i s a r l a s e c u e n c i a n u -
mérica de l a s f a c t u r a s y c o r t o s con e l día a n t e -
r i o r y p o s t e r i o r ; sumar l a s o p e r a c i o n e s en l a s —
f a c t u r a s y c o n c i l i a r c o n t r a e l crédito a v e n t a s -
y e l corgo a c u e n t a s p o r c o b r a r ; r e v i s a r que e n -
e l caso de f a c t u r a s c a n c e l a d a s , s e hayan i n u t i l i -
zado e l o r i g i n a l y l a s c o p i a s de e s t e documento5
i n s p e c c i o n a r l a s e c u e n c i a numérica de t o d a s l a s -
f a c t u r a s y n e t a s de crédito; comprobar s i c o i n —
c i d e n e l número de l a c o p i o de l a f a c t u r a que se
a r c h i v a en e l departamento de v e n t a s , c o n t r a e l -
número de l a c o p i a de l a f a c t u r a c o n que se auto-
r i z a l a s a l i d a de l a mercancía en e l almacén; —
comprobar que l o s artículos e n t r e g a d o s en e l a l -
macén son l o s que ampara l a factura» ésto se com
probará mediante l a p a l i z a de s a l i d a de almacén.

S i después de haber e f e c t u a d o e l t r a b a -
j o a n t e r i o r m e n t e d e s c r i t o , se t i e n e a l g u n a suge-
r e n c i a para m o d i f i c a r e l programa en e l f u t u r o , -
i n d i c a r l o p o r medio de memorándum en forma c l a r a
y razonable dicha sugerencia.

3.-EFECTIVO INGRESADO POR COBRO DE LAS VENTAS A

CREDITO.
P a r a e x p l i c a r l o s p r o c e d i m i e n t o s do a u -
ditoría a p l i c a b l e s a l e f e c t i v o recibí.<o p o r co<—
b r o de c u e n t a s o r i g i n a d a s p o r v e n t a s a crédito,-
recordaré que e x i s t e n c o b r a d o r e s para e f e c t u a r —
e s t a s o p e r a c i o n e s de c o b r o s loe,¡les, que e l
c l i e n t e se p r e s e n t a a l departamento a pagar y —
que se r e c i b e n p o r c o r r e o f o n d o s p o r p.igo do
cuentos.

E l A u d i t o r , de e n t r e l a s c u e n t a s que c£
c o j a p a r a a u d i t a r , s i a l g u n a s f u e r o n cobradas —
p o r e l cobrador,deberá c e r c i o r a r s e s i e l e f e c t i -
vo r e c i b i d o en c a j a p o r esa c u e n t a es l a m i s m a —
c a n t i d a d que amparaba l a c u e n t a a n t e s de c o b r a r -
l a , s i d i c h a c a n t i d a d es l a misma que aparece en
l e s r e g i s t r o s y en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de —
c l i e n t e s , y además, s i en l a relación de c u e n t a s
p a r a e l cobro aparece l a misma c a n t i d a d ; i n v e s t i -
g a r en l a póliza de i n g r e s o de c a j a s i c o i n c i d e —
l a c a n t i d a d abonada p o r e l c l i e n t e , c o n l a abona-
da en l a t a r j e t a a u x i l i a r ; a s e g u r a r s e que l a m i s -
ma c a n t i d a d que aparece abonada en una t a r j e t a —
de c l i e n t e sea Ir, misma que l a que e l c l i e n t e , l e -
entregó a l o o b r o d o r ; i n v e s t i g a r s i l a c u e n t a c o —
b r a d a c o i n c i d e con l a c a n t i d a d que entregó e l
c l i e n t e a l c o b r a d o r según s u r e p o r t e d i a r i o de —
cobranza. -

En caso de que e l c l i e n t e se haya p r o

s e n t a d o a l departamento de c a j a a p a g a r , p o r m e —
d i o de s u t a l o n a r i o , se deberán i n v e s t i g a r l a s —
cuentas escogidas, asegurándose de que - - - —
c o i n c i d e l a c a n t i d a d anotada en e l cuerpo d e l
talón c o n l a anotada en l a póliza de i n g r e s o , con
l a i n d i c a d a en e l r e g i s t r o y con l a abonada on —
c o n t a b i l i d a d o cada t a r j e t a a u x i l i a r de c l i e n t e s .

S i una c u e n t a l a h u b i e r a n i d o pojj, i n d o —
por c o r r e o , se deberá i n v e s t i g a r s u s abonos i . i e —
d i a n t e l a s r e l a c i o n e s en l a s c u a l e s se l i s t a n l o s
c l i e n t e s que envían f o n d o s p o r e s t e medio, y s e -
procederá o comparar l a c a n t i d a d anotada on l a -
l i s t a que c o r r e s p o n d a a l c l i e n t e e s c o g i d o , para -
c e r c i o r a r s e s i c o i n c i d e e s t a c a n t i d a d con l a i n -
g r e s a d a a c a j a según l a póliza de i n g r e s o , so
verá s i c o i n c i d e con e l abono operado en l a t a r -
j e t a a u x i l i a r d e l c l i e n t e en c o n t a b i l i d a d , y de-
berá c e r c i o r a r s e e l a u d i t o r que l a c a n t i d a d e n —
v i a d a p o r e l c l i e n t e es l a misan anotada en e l -
E s t a d o de c o b r o , y l a misma a s e n t a d a en l o s rugís
t r o s ; l a documentación e n v i a d a para su cobro s o -
controlará p o r medio de l a relación de c o b r a n z a s .
4-.- ANALISIS POR ANTIGÜEDAD DE SALDOS.

E l paso i n i c i a l para l a confirmación, -

es l a obtención de uno relación de todas l a s Cuen
t a s p o r c o b r a r ( C l i e n t e s , documentos p o r c o b r a r - -
deudores d i v e r s o s ) , que de s e r p o s i b l e e s t o c í a —
s i f i c a d a por antigued 3 de s a l d o ; una v e z o b t e -
n i d a ésta, se checará Lectivamente c o n t r a I o s -
a u x i l i a r e s y e l mayor

E s t e análisis, p o r antigüedad de s a l d o s ,
es o t r o de l o s p r o c e d i m i e n t o s de auditoría a p l i -
c a b l e s a l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , con e l o b j e t o -
de comprobar que d i c h o s s a l d o s son c o r r e c t o s y -
que están amparados c o n l a documentación r e s p e c -
tiva .

En e l caso de l a s c u e n t a s y documentos-
p o r c o b r a r , e l análisis de s a l d o s t i e n e Una i m —
p o r t a n c i a t a l , porque se puede comprobar q u i e n e s
son l o s c l i e n t e s que se a t r a s a n en sus pagos, l a
antigüedad de l o s s a l d o s y p r i n c i p a l m e n t e s i n o -
hay malos manejos p o r p a r t e de l a s p e r s o n a s quo-
manejan l o s v a l o r e s que amparan l a s c u e n t a s (Pac
t u r a s , L e t r a s de cambio,Pagarés). ~~

Después de h a b e r o b t e n i d o e l análisis -
p o r antigüedad de s a l d o s , s e procederá a a p l i c a r -
l a técnica de l a confirmación a todos a q u e l l o s -
s a l d o s e s c o g i d o s en forma s e l e c t i v a p a r a investí
gar s i estos son c o r r e c t o s .

En e l s i g u i e n t e renglón de éste m i s m o —
capítulo explicaré en términos más a m p l i o s l a —
técnica de l a confirmación.
5.- CONFIRMACIONES.-
"Dentro de l a s técnicas básicas de a u d i -
toría más i m p o r t a n t e s que comunmente c o r r e s p o n d e -
h a c e r a l A u d i t o r , e s l a confirmación de c i e r t o s —
hechos p o r c o r r e s p o n d e n c i a . C o n f i r m a r q u i e r e d e —
c i r o b t e n e r una declaración e s c r i t a , de a l g u i e n —
f u e r a d e l n e g u c i o que se esté a u d i t a n d o , s o b r e —
a l g u n o s hechos de i m p o r t a n c i a p a r a e l A u d i t o r y -
s o b r e l o s c u a l e s esa p e r s o n a está c a l i f i c a d a p a r a
h a c e r una declaración. L a s c a n t i d a d e s que l o s
c l i e n t e s deben a l n e g o c i o en c u e n t a s c o r r i e n t e s —
o en documentos,se c o n f i r m a n o b t e n i e n d o de e l l o s -
una declaración d e l monto de sus adeudos. E l p r o -
c e d i m i e n t o de c o n f i r m a c i o n e s t i e n e una u t i l i d a d —
muy a m p l i a y, g e n e r a l m e n t e su c o n s i d e r a que es e l
método de verificación más i n d i c a d o "(12)

Una v e z que e l A u d i t o r ha e s c o g i d o l a —
forma de c i r c u l a r de confirmación a emplear, d o —
be p r o c e d e r a l a selección de l a s c u e n t a s a c o n —
f i r m a r y a su c o n t r o l .

E l a l c a n c e que va a d a r l e a e s t e procedí
miento,debe e s t a r basado en e l r e s u l t a d o d e l o s t u
d i o d e l c o n t r o l i n t e r n o que p r e v i a m e n t e habrá c f o c
t u a d o , en s u j u i c i o y madurez p r o f e s i o n a l así c o -
mo de l a s c o n d i c i o n e s e s p e c i a l e s de la. Empresa.

La f e c h a a l a que se v a n a s o l i c i t a r l a s
c o n f o r m i d a d e s de s a l d o s quedará a j u i c i o d e l A u d i
t o r , pero estará,, i g u a l m e n t e , l i g a d a con o l r o s u T
t a d o de l o evaluación d e l c o n t r o l i n t e r n o ; s i és-
t e es a c e p t a b l e se podra s o l i c i t a r l a c o n f o r m i d a d

( 1 2 ) - D e b e r e s de l o s C o n t a d o r e s J u n i o r s y u e n i o r —
I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s Públicos —
C C . A . - 1 9 6 5 - Pág. 3 1 ,
s o b r e s a l d o s a n t e r i o r e s , o p o s t e r i o r e s en d e t e r -
minadas c i r c u n s t a n c i a s , a l a f e c h a d e l c i e r r e —
d e l e j e r c i c i o , cuidando de h a c e r p o s t o r i o r m e n t e -
l a conexión n e c e s a r i o con l o s s a l d o s a l f i n d e l -
ejercicio.

Sobre l a s r e l a c i o n e s p o r antigüedad do-

s a l d o s o b t e n i d a s de l a Compañía, e l A u d i t o r oseo
gerá l a s c u e n t a s a c o n f i r m a r , y a n o t a r a e l número
de c l a v e que l e s c o r r e s p o n d a ; l a c l a v o puede s e r
un número o l e t r a , o l a combintción de ambos, —
que l e p e r m i t a a l A u d i t o r i d e n t i f i c a r de manera-
rápida y e f i c a z a l momento de r e c i b i r l a C o n t e s -
tación e l t i p o de cuenta y c i r c u l a r que fuó e n —
viada.
"La Comisión de P r o c e d i m i e n t o s de A u d i -
toría en su boletín'No. 6 c o n s i d e r a que uno d e —
l a s pruebas más e f e c t i v a s p a r a d e t e r m i n a r l a a u -
t e n t i c i d a d de l a s Cuentas y Documentos p o r c o -
b r a r d e n t r o d e l régimen de p r o p i e d a d d e l n e g o c i o ,
es l a Confirmación p o r c o r r e s p o n d e n c i a d i r e c t u m o n
t e de l o s deudores de l o s s a l d o s a s u c a r g o . Con
secuentemente se c o n s i d e r a que e l A u d i t o r , no
podrá d e c l a r a r haber i r a c t i c a d o e l examen de l o o
e s t a d o s f i n a n c i e r o s de acuerdo con l a s normas —
de Auditoría generalmente a c e p t a d a s s i no r e c u —
rrió a l p r o c e d i m i e n t o de confirmación d i r e c t a —
de l o s d e u d o r e s , t a n t o de adeud >s r e p r e s e n t a d o s -
p o r títulos de crédito, como de adeudos no r e
p r e s e n t a d o s de ésta manera, t a n t o p o r concepto -
de adeudos p r o v e n i e n t e s de v e n t a s como p o r c u a l -
q u i e r o t r o c o n c e p t o , c o n excepción de l o s d e r e —
chos c o n o c i d o s comunmente como pagos a n t i c i p a
dos" ( 1 3 ) .
( 1 3 ) - - I n s t i t u t o Mexicano de C o n t a d o r e s Públicos
Boletín No. 10 - Pág. #10.
 P o r l o que se r e f i e r e o. l o s d i f e r e n t e s -
f o r m a s o técnicas de confirmación de s a l d o s ,
cabe h a c e r n o t a r que l a o p o r t u n i d a d o a l c a n c e de
l a s mismas y l o s técnicas a e m p l e a r quedan a j u i
ció d e l A u d i t o r , pero que en l a Auditoría de
Cuentos p o r C o b r a r , l a técnica de l a c o n f i r m a
ción es o b l i g a t o r i o ya que l o s e f e c t o s que p r o d u
cen o l e m i t i r un Dictamen t i e n e n una i m p o r t a n c i a "
demasiado c o n s i d e r a b l e ya que es l a técnica que-
comprueba l a e x i s t e n c i a y r e a l i d a d de l o s s a l d o s
a f a v o r de l o empresa a u d i t a d a .

"En c u a n t o a l a forma de c o n f i r m a r I o s -
s a l d o s se puede o p t r p o r e m i t i r l a s en forma po-
n

s i t i v a o negativa.

La confirmación p o s i t i v a c o n s i s t e en —
e n v i a r a l deudor l a confirmación pidiéndolo quo-
c o n t e s t e a l A u d i t o r , t a n t o s i está conformo c o n -
e l s a l d o a s u cargo como s i no l o está.

E s t o técnica so s u b d i v i d e a s u v e z en:
Confirmación P o s i t i v a D i r e c t a y
Confirmación P o s i t i v o I n d i r e c t a

Lo Confirmación P o s i t i v a es D i r e c t a
cuando en l a s o l i c i t u d de confirmación se suini —
n i s t r a n a l c o n f i r m a n t e l o s d a t o s do l a conpañía-
y se l e p i d e que se r e c t i f i q u e c e n t r o sus p r o p i o s
datos.

Lo confirmación P o s i t i v a es I n d i r e c t a , -
cuando no se l e e n t r e g a n a l c o n f i r m a n t e d a t o s , y
s o l a m e n t e se l e p i d e que p r o p o r c i o n e a l A u d i
t o r l o s d a t o s de l a s o p e r a c i o n e s conforme a s u s -
propias fuentes de información o a sus p r o p i o s -
conocimi cntos.
 Confirmación N e g a t i v a ; e s t a técnica con
s i s t e en que en l a s o l i c i t u d se l e p i d e a l c o n —
f i r m a n t e que c o n t e s t e a l A u d i t o r únicamente en -
e l caso de no e s t a r conforme con l o s d o t , s de —
l a empresa" (14)

Como se mencionó a n t e r i o r m e n t e , lo, téc-

n i c a , l a o p o r t u n i d a d y e l a l c a n c e quedan o. j u i —
ció d e l A u d i t o r , pero cabe h a c e r n o t a r que en —
n u e s t r o país, dada l a f a l t a de cooperación de —
l o s c l i e n t e s , considero p r e f e r i b l e e l procedimion
t o p o s i t i v o , c o n I M S razón, cuando se presuma —
que puedan e x i s t i r i n e x a c t i t u d e s o i r r e g u l a r i d a -
des en l a s c u e n t a s o cuando l o s c l i e n t e s r e p r e —
s e n t e n una p a r t e i m p o r t a n t e d e l a c t i v o .

D e n t r o d e l p r o c e d i m i e n t o P o s i t i v o acon-
s e j o e l D i r e c t o p a r a l a confirmación de l a s cuon
t a s p o r c o b r a r p o r l a s r a z o n e s a n t e s mencionadas".

Una v e z e s c o g i d o e l p r o c e d i m i e n t o do —
confirmación o u t i l i z a r y l i s t o s l o s s a l d o s de -
l a s c u e n t o s que voy a ocupar para c o n f i m a r i n a , -
se procederá* ^ e l a b o r a r l a confirmación ( l a s —
c u a l e s ya estarán i m p r e s a s para p o n e r l e y l e u d a -
tos n e c e s a r i o s ) .

Una v e z t e r m i n a d a s de f o r m u l a r todas —
l a s c o n f i r m a c i o n e s a e n v i a r , se discutirá con a l -
gún f u n c i o n a r i o competente s i no t i e n e i n c o n v o —
n i e n t e en e l envío de a l g u n a confirmación. P o r l o
que r e s p e c t a a l o s t i p o s de c o n f i r m a c i o n e s que —
mencioné a n t e r i o r m e n t e , a continuación muestro a l
gunes modelos de confirmación.
( 1 4 ) . - I n s t i t u t o Mexicano de C o n t a d o r e s Públicos
Boletín No. 2. -Op..Cit. _Pág. No. 11
 Modelo de Confirmación P o s i t i v a
Directa.

MEMBRETE DE LA COMPAÑIA.
Pe olía.
Nombre.
Dirección
Muy señores n u e s t r o s :

P o r e l mutuo interés de u s t e d e s y do —
e s t a Compañía una v e s a l año n u e s t r o s A u d i t o r e s -
d e l Despacho v e r i f i c a n algunas d e —
n u e s t r a s c u e n t a s para a s e g u r a r s e de que l a s h e —
mes manejado c o r r e c t a m e n t e . E s t e año s e l e c c i o n a -
r o n s u cuenta paro s o l i c i t a r s u c o n f o r m i d a d u —
observaciones respecto a l saldo a l do
de .
P a r a ayudarnos a n o s o t r o s y a n u e s b r o s -
A u d i t o r e s l e s s u p l i c a m o s c o n f i r m a r l a corrección
de n u e s t r o s r e g i s t r o s , f i r m a n d o e l talón de ésta
c a r t a y regrosándolo d i r e c t a m e n t e a n u e s t r o s
A u d i t o r e s a l A p a r t a d o P o s t a l No. México,D.F. ,
en e l sobre p o r t e a d o que se acompaña.

Agradecemos de antemano su p r o n t a r o o —
p u e s t a y nos r e p e t i n o s sus o t o n t ' s y seguros s e r
vidores.
Nombre de l a Compañía.

F i r m a del_ f u n c i o n a r i o .
DespacHo
Dirección
E l s a l d o de$_ que aparecía a n u e s -
tro cargo(favor) a l de_ de en l o s
l i b r o s de l a Compañía__ oro-
c o r r e c t o ( i n c o r r e c t o ) con l a s s i g u i e n t e s obsc'rva-
c i o n e s : ( s i l o s h a y , f a v o r de d a r d e t a l l e de
ollas

Nombre d e l C l i e n t e
Núm. de clave-
 Modelo de Confirmación P o s i t i v o Indirecta.

MEMBRETE DE LA COMPAÑIA.

Pecha
Nombre
Dirección
Muy señores n u e s t r o s :

Con m o t i v o de l a revisión de n u e s t r a s -
c u e n t a s , que están l l e v a n d o a cabo n u e s t r o s Au-
d i t o r e s , Despacho Apartado P o s t a l —
Núm. México,D.F., s u p l i c a m o s a u s t e d e s —
e n v i a r d i r e c t a m e n t e a d i c h o s señores una l i s t a -
de f a c t u r a s o p a r t i d a s de c u a l q u i e r c o n c e p t o -
que nos adeudaban a l de do ;
para e s t e o b j e t o s u p l i c a m o s v a l e r s e d e l anexo--
y sobre p o r t e a d o que panamos.
Agradecemos de antemano su p r o n t o r e s -
p u e s t a y nos r e p e t i m o s sus a t e n t o s y seguros —
servidores.

Nombre ele l a Compañía

Firma d e l Funcionario.
E l anexo a que se hice mención en e s t a
confirmación sería una h o j a s i n membrete dirigí
da a l despacho d e l A u d i t o r y se usarían unas —
columnas que i n d i c a r a n : R e f e r e n c i a , f e c h a , i m —
p o r t e ; en e s t e r^nexo se pondría l a c l a v e de l a -
circular.
 MODELO DE CONFIFuA!\CION NEGATIVA.

Pecha.

Nombre
Dirección

Muy Señores N u e s t r o s ;

P o r mutuo interés Je u s t e d e s y de e s t o
Conpañío una v e z a l año n u e s t r o s A u d i t o r e s d e l -
despacho v e r i f i c a n a l g u n a s de —
n u e s t r a s c u e n t a s ¿ara a s e g u r a r s e que l a s homos-
n a n e j a d o c o r r e c t a m e n t e . E s t e año s e l e c c i o n a m o s -
su c u e n t a para s o l i c i t a r s u c o n f o r m i d a d u o b s e r
vaciónos r e s p e c t o a l s a l d o a l vio ~

Les s u p l i c a m o s c o n t e s t a r d i r e c t a m e n t e a
n u e s t r o s A u d i t o r e s a l A p a r t a d o P o s t a l Núm.
México,D.P., únicamente en e l caso de no os'tnr-
c c n f o r m e s oon e l s a l d o que aparece en e l talón-
de l a p r e s e n t e , valiéndose d e l sobre p o r t e a d o —
que se acompaña.
Atentamente.
Nimbre de l a Compañía.

'Firma d e l F u n c i o n a r i o .
Despacho.
Direcciór 4

E l s a l d o de $ que aparecía a
n u e s t r o cargo ( f a v o r ) a l / de de
en l o s ^ l i b r o s dé l a Compañía ' .' ,
es i n c o r r e c t o con l a s S i g u i e n t e s o b s e r v a c i o n e s

Nombre d e l C l i e n t e .
Núm. de C l a v e
CONTROL LE LAS CONFIRMACIONES.
"Otro de l o s puntos más i m p o r t a n
t e s que se p r e s e n t a n en e l p r o c e d i m i e n t o de c o n -
firmación de s a l d o s p a r a e l A u d i t o r , es l a n e c e -
s i d a d de mantener un c o n t r o l sobre l a s s o l i c i t u -
des de confirmación y de l a s c o n t e s t a c i o n e s obte
n i d a s . S i en c u a l q u i e r momento hay una o p o r t u n i -
dad de que l a confirmación c a i g a en manos de
a l g u i e n que pueda f a l s i f i c a r una confirmación —
que h u b i e r a p r o d u c i d o i n f o r m e s que no estén d e —
acuerdo con l o s l i b r o s , o en c u a l q u i e r o t r a f o r -
ma pueda m a n i p u l a r l a s c o n t e s t a c i o n e s a l a s s o l i
c i t u d e s de confirmación, e l p r o c e d i m i e n t o ha f a -
l l a d o . S i l a e v i d e n c i a que se obtenga ha de s e r -
f i d e d i g n a , no debe p e r m i t i r s e violación a l g u n a —
a l o s resultados.

Una confirmación se o b t i e n e en c o n t e s t a
ción a una s o l i c i t u d . E n l o mayoría de l o s casos
l a s o l i c i t u d p r o v i e n e de l a Cía., que se examino.
E n r e a l i d a d no hay razón para que a q u e l a quién-
se s o l i c i t a l a confirmación deba m o l e s t a r s e p a r a
c o n t e s t a r a c u a l q u i e r o t r o que nw sea l a C í a . , —
i n t e r e s a d a . P o r l o t o n t o es una práctica g e n e r a -
l i z a d a que l a s o l i c i t u d de confinunción se haga-
o cuando menos se f i r m e p o r un f u n c i o n a r i o de l a
compañía, más que p o r e l mismo A u d i t o r .

E s t o q u i e r e d e c i r que l a s c o n f i r m a c i o —
nes una v e z h e c h a s , deben de t u r n a r s e a l a Compa
nía p a r a f i r m a (a menos que sean formas impresas"
con membrete de c l i e n t e ) .

E x i s t e o t r o hecho que d i f i c u l t a e l c o n —
t r o l de l a s c o n f i r m a c i o n e s . E n muchos casos l a —
compañía que se está exominando p r e p a r a l a s s o —
l i c i t u d e s de confirmación j u n t o con l o s s o b r e s —
en l o s c u a l e s se envían p o r c o r r e o . E l A u d i t o r —
únicamente señalará que' c u e n t a s p o r c o b r a r s o n —
l a s que deben c o n f i r m a r s e , y l o s f u n c i o n a r i o s —
de l o compañía ordenarán que un emplea .o e s c r i b a
a máquina l a información n e c e s a r i a en l a s formas
que se l e p r o p o r c i o n e n .

S i e l A u d i t o r desea mantener un c o n t r o l
adecuado se hará n e c e s a r i o tomar l a s n e d i d a a
siguientes;
Una v e z que e l c l i e n t e ha p r o p a r a d o l a s
c i r c u l a r e s , se devolverán a l A u d i t o r y ósto l a —
verificará s e l e c t i v a m e n t e en su a s p e c t o do n o m —
b r e , i m p o r t o y dirección c o n t r a l a relación. Y a -
s a t i s f e c h o e l A u d i t o r de l a v e r a c i d a d y a u t e n —
t i c i d a d de l a s c i r c u l a r e s , pondrá on olías 1.a —
c l a v e que será i g u a l a l a c o n s i g n a d a en l a r e l a -
ción.

Las c i r c u l a r e s ya v e r i f i c a d a s y con s u -
c l a v e estarán l i s t a s para su envío, e l c u a l so -
hará, de p r e f e r e n c i a en un sobre de v e n t a n a y —
anexando un sobre p o r t e a d o para l contestación,n

d i r i g i d o precisamente a l A u d i t o r .

Ya ensobradas l a s c o n f i r m a c i o n e s se
depositarán p e r s o n a l m e n t e en e l c o r r e o . L o s d o s -
p u n t o s a n t e r i o r e s (colocación de l a c l a v e y d o —
pósito en e l c o r r e o ) son de v i t a l i m p o r t a n c i a
que l o s haga e l A u d i t o r p e r s o n a l n e n t e , y a que en su
d e f e c t o no podrá t e n e r l o s e g u r i d a d de que l a s —
c i r c u l a r e s l l e g a r o n a s u d e s t i n o y que f u e r o n —
p r e c i s a m e n t e l a s que él seleccionó.

Los s o b r e s en que se envíen l a 3 s o l i c i -

t u d e s de confirmación p o r c o r r e o deben de l l e v a r
e l menorete con l o dirección d e l A u d i t o r poro que
en coso de devolución pueda e n t e r a r s e de oque
l i a s que no han s i d o e n t r e g a d a s a l d e s t i n a t a r i o .

Con l o mencionado a n t e r i o r m e n t e , e l Au-

d i t o r ha c o n t r o l a d o e l p r i m e r envío 1c l a s c i r c u
l o r e s y ahora debe empezar a c o n t r o l a r l a s que -
v a n l l e g a n d o y e l envío de l o segunda c o n f i r m a —
ción."(15)

l a s c i r c u l a r e s que va r e c i b i e n d o e l Au-
d i t o r pueden s e r :

o ) . - C i r c u l a r e s conformes, es d e c i r , q u e -
estén de acuerdo con e l s a l d o n o n —
c i o n a -o en l a confirmación.

b) . - C i r c u l a r e s que estén i n c o n f o r r i e o —
con s u s a l d o .

c) . - C i r c u l a r o s d e v u e l t a s por c o r r e o .

La culminación d e l procedimieiil.¡- de
confirmación de s a l d o s , es l o obtención d e l r e —
sumen de verificación, éste se obtendrá en l a —
f e c h a que e l A u d i t o r c o n s i d e r e c o n v e n i e n t e c o n s i
derando l a s c o n f i r m a c i o n e s r e c i b i d a s . ~
E s t e resumen c o n s i s t e en l l e g a r a l a ob-
tención de l a s c i f r a s de verificación p o r óste--
p r o c e d i m i e n t o . A continuación n u e s t r o e j e m p l o de
un resumen de verificación.

( 1 5 ) - Deberes de l o s C o n t a d o r e s Júnior y Sénior-

Suplemento d e l Manual d e l CP.-Publicación
d e l I n s t i t u t o Mexicano de C P . - E . C A . 1 9 6 5 .
Resumen de Verificación £PÜ Cireularización.
P o r c e n t a j ® fc

Nún. Importe Ndmoro Importe

;
Saldo a l 31-XII-68 ' — —~
de Cuentas por C.
Cuentas C i r c u l a r i -
zadas a) XX XX

Circulares confor-
mes r e c i b i d o s . X X

Circulares inconfor-
mes a c l a r a d a s r e c i b i
dos. X X

Circulares devueltas
por c o r r e o . X X

C i r c u l a r e s no contes_
tadas.. - X- - X -

Los t o t a l e s marcados ( a ) serán i g u a l e s , -

l o s p o r c e n t a j e s serán o b t e n i d o s de l a s i g u i e n t e -
forma:
a) E l p o r c e n t a j e marcado "XX" será c o — -
c i e n t o r e s u l t a n t e de l a división e n t r e l a s cuen-
tas c i r c u l a r i z a d a s y e l saldode l a s cuentas p o r -
cobrar.

b) . - E l p o r c e n t a j e marcado "X" se o b t e n -
drá d i v i d i e n d o coda renglón e n t r e l a s cuentas —
circularizadas.
 9 0
- HomiimAmM
OE LA
FACULTAD OS COM/ii"---
JALAPA, Wírt,

TIPOS DE SALVEDAD DENTRO DEL DICTAMEN.

¡Si l a g e r e n c i a de l a empresa no q u i e r e
que se c o n f i r m e algún adeudo, l a razón do ésta
negación se consignará en l o s p a p e l e s de t r a b a j o
y se aplicará algún p r o c e d i m i e n t o s u p l e t o r i o po-
r a c e r c i o r a r s e de s u a u t e n t i c i d a d . E n caso do —
que d i c h o s a l d o s e a de i m p o r t a n c i a , deberá
o r i g i n a r una s a l v e d a d que se mencionará d e n t r o -
d e l p r i m e r párrafo d e l d i c t a m e n , o sea una s a l v o
dad de a l c a n c e .

La Comisión de P r o c e d i m i e n t o s de A u d i t o
ría d e l I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s P ú b l i —
e o s , en s u boletín No. 2, ha d e f i n i d o l a s s a l v e -
dades como " e x c e p c i o n e s p a r c i a l e s a a l g u n a de l a s
a f i r m a c i o n e s genéricas d e l d i c t a m e n o r d i n a r i o " , -
l o que q u i e r e d e c i r , que e l A u d i t o r va a d e l i m i -
t a r s u r e s p o n s a b i l i d a d sobre a q u e l l a s c u e n t a s o-
p a r t i d a s de l a s que no se pudo c e r c i o r a r u o b t e -
n e r e v i d e n c i a s u f i c i e n t e de s u corrección.

" E x i s t e n t r e s c l a s e s de s a l v e d a d e s -
en cuanto a l a p a r t e d e l d i c t a m e n que a f e c t a n , a -
sabei ;

Salvedad a l alcance
S a l v e d a d a l a opinión
S a l v e d a d a l a l c a n c e y o l opinión
n

en C o n j u n t o .

Cabe h a c e r mención que una s a l v e d a d o-

un c o n j u n t o de e l l a s , dependiendo de s u i n p o r t a n
c i a en relación con l a s demás p a r t i d a s de l o a -~
e s t a d o s f i n a n c i e r o s , pueden p r o v o c a r l o negación
de opinión o b i e n un d i c t a m e n n e g a t i v o .
 91. O C U L T A D

En cuanto o l a s s a l v e d a d e s p o r f a l t a -
de cireularización, e s t a s a l v e d a d nace o so o r i —
g i n a cuando cumpliendo i n d i c a c i o n e s d e l c l i e n t e -
no se c o n f i r m a n l a s Cuentas p o r C o b r a r , o b i e n —
p o r r a z o n e s de tiempo u o t r a s c i r c u n s t a n c i a s rió-
se o n f i r m a n éstas.

A l r e s p e c t o de e s t a s a l v e d a d , l a Comi-
sión de P r o c e d i m i e n t o s de Auditoría en s u b o l o —
tín "No. 6, ha expresado "Se c o n s i d e r a que e l Au_
d i t o r no podra d e c l a r a r h a b e r p r a c t i c a d o e l exa-
men de l o s e s t a d o s f i n a n c i e r o s de acuerdo con —
normas l e auditoría g e n e r a l m e n t e a c e p t a d a s s i no
recurrió a l procedimiento- de confirmación d i r e c -
t a de l o s deudores.(16)

P o r f a l t a de confirmación d e l s a l d o —
pueden s u r g i r t r e s s i t u a c i o n e s :

1. -Que no se c o n f i r m e n l a s c u e n t o s po-
- r o se u t i l i c e algún i.iétodo substítu
t o y mediante éste se c e r c i o r e e l -
A u d i t o r de l a a u t e n t i c i d a d , r e c u p e -
r a b i l i d a d y valuación de l a s C u e n —
tos por Cobrar.

2. -Que no se c o n f i r m e n l a s Cuentas p o r
c o b r a r y se a p l i q u e n p r o c e d i m i e n t o s
s u p l e t o r i o s poro que éstos r e s u l t e n
n e g a t i v o s , y en c o n s e c u e n c i a , o l —
A u d i t o r no pueda c e r c i o r a r s e de l a -
autenticidad, recuperabilidad y va-
luación de l a s Cuentas p o r C o b r a r .

( 1 6 ) . - I n s t i t u t o Mexicano de C o n t a d o r e s Públicos-
A.C. Op. C i t . Pég. #4-7
 E n e l p r i m e r o de l o s cosos sefía uno-
s a l v e d a d a l a l c a n c e y e l d i c t a m e n podría e s t a r -
r e d a o t a d o en l a s i g u i e n t e f o r m a .
A l o s Señores A c c i o n i s t a s de
La N a c i o n a l .

Henos examinado e l b a l a n c e g e n e r a l de-

l a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e .lo —
1968 y e l c o r r e s p o n d i e n t e e s t a d o de r e s u l t a d o s —
p o r e l año t e r m i n a d o en esa f e c h a . N u e s t r o e x a —
men se efectuó de acuerdo con normas de a u d i t o —
ría g e n e r a l m e n t e a c e p t a d a s y, en c o n s e c u e n c i a , —
incluyó l o s pruebas s o b r e l a documentación, l i —
b r o s y r e g i s t r o s de c o n t a b i l i d a d y o t r o s p r o c o —
d i m i e n t o s de auditoría que c o n s i d e r a m o s n e c o s a —
r i o s en l o s c i r c u n s t a n c i a s , e x c e p t o que p o r pe t i
ción de l a Empresa no s o l i c i t a m o s c o n f i r m a c i o n e s
d i r e c t o s de l o s s a l d o s de l o s c u e n t a s p o r c o b r a r ,
s i n embargo nos c e r c i o r a m o s de l a r a z o n a b i l i d a d -
de d i c h o s s a l d o s p o r medio de o t r o s p r o c e d i m i e n -
tos.

En n u e s t r a opinión, e l b a l a n c e g e n e r a l
y e l e s t a d o de r e s u l t a d o s que se acompañan, p r e -
s e n t a n r a z o n a b l e m e n t e l a situación f i n a n c i e r a do
l a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de —
1968 y l o s r e s u l t a d o s de sus o p e r a c i o n e s p o r e l -
año t e r m i n a d o en eso f e c h a , de acuerdo con p r i n -
c i p i o s de c o n t a b i l i d a d g e n e r a l m e n t e a c e p t a d o s , -
a p l i c a d o s s o b r e bases s e m e j a n t e s o l o s d e l e j e r -
cicio anterior.

México,D.E.
4 de f e b r e r o de 1969.
 En e l segundo de l o s c o s o s , cuando e l
A u d i t o r no c o n f i r m a y tampoco u t i l i z a procedí—
m i e n t o s s u p l e t o r i o s se podrá r e d a c t a r e l dicta-
men de l a s i g u i e n t e forma; expresando l a salve-
dad a l a l c a n c e y a l a opinión:

A l o s Señores A c c i o n i s t a s de
La N a c i o n a l .

Hemos examina l o e l b a l a n c e g e n e r a l de-

l a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de —
1968 y e l c o r r e s p o n d i e n t e e s t a d o de r e s u l t a d o s —
p o r e l año t e r m i n a d o en esa f e c h a . N u e s t r o e x a —
men se efectuó de acuerdo c o n normas de a u d i t o —
ría g e n e r a l m e n t e a c e p t a d a s y, en c o n s e c u e n c i a , -
incluyó l a s pruebas s o b r e l o documentación, l i —
b r o s y r e g i s t r o s de c o n t a b i l i d a d y o t r o s procedí
m i e n t o s de auditoría que c o n s i d e r a m o s n e c e s a r i o s
en l a s c i r c u n s t a n c i a s , e x c e p t o que p o r petición-
de l a empresa no s o l i c i t a m o s c o n f i r m a c i o n e s d i —
r e c t a s de l o s s a l d o s de l a s Cuentos p o r C o b r a r —
n i a p l i c a m o s o t r o s p r o c e d i m i e n t o s p a r a 3U c o n
firmoción.

E x c e p t o p o r e l s a l d o de:$ do-
Cuentas p o r C o b r a r que en v i r t u d de l a s l i m i t a —
c i e n e s a n t e s mencionadas no pudimos c o m p r o b a r , —
en n u e s t r a opinión, e l b a l a n c e g e n e r a l y e l e s —
t a d o de r e s u l t a d o s que se acompañan, p r e s e n t a r —
r a z o n a b l e m e n t e l a situación f i n a n c i e r a do l a Em-
p r e s a L a N a c i o n a l , a l 31 de D i c i e m b r e de 1968 y-
l o s r e s u l t a d o s de sus o p e r a c i o n e s p o r e l año t o r
minado en esa f e c h a , de acuerdo con p r i n c i p i o s -
de c o n t a b i l i d a d g e n e r a l m e n t e a c e p t a d o s , a p l i c a —
dos s o b r e bases semejantes a l a s d e l e j e r c i c i o —
anterior.

C.P.T.

Móxico,S.E.
4- de f e b r e r o de 1969.
 En e l t e r c e r o de l o s c o s o s , cuando n o -
se c o n f i r m a n l e s s a l d o s y además l o s p r o c e d i m i e n
tos supletorios resultan negativos, l a salvedad-
podrá quedar redactáis en l s i g u i e n t e formas
n

A l o s Señores A c c i o n i s t a s de
La N a c i o n a l .

Hemos examinado e l b a l a n c e g e n e r a l de-

l a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de —
1968 y e l c o r r e s p o n d i e n t e e s t a d o de r e s u l t a d o s -
p o r e l año t e r m i n a d o en esa f e c h a . N u e s t r o examen
se efectuó de acuerdo con normas de auditoría g£
n e r a l m e n t e a c e p t a d a s y, en consecuencia,incluyó-
l a s pruebas de l a documentación, l i b r o s y r e g i s -
t r o s de c o n t a b i l i d a d y l o s demás p r o c e d i m i e n t o s -
de auditoría que consideramos n e c e s a r i o s en l a s -
c i r a u n s t a n c i a s , e x c e p t o que p o r petición de l a —
Empresa no s o l i c i t a m o s c o n f i r m a c i o n e s de Cuentas
por cobrar.

Aún cuando a p l i c a m o s p r o c e d i m i e n t o s —
s u p l e t o r i o s poro v e r i f i c a r l a a u t e n t i c i d a d de l a s
c u e n t a s p o r c o b r a r , l o s r e s u l t a d o s o b t e n i d o s no
f u e r o n s u f i c i e n t e s para c e r c i o r a r n o s de l o a n t e -
rior.

En n u e s t r a opinión, e l b a l a n c e g e n e r a l ,
s u j e t o a l o s e f e c t o s que p u d i e r a p r o d u c i r l o men
c i o n o d o en e l párrafo a n t e r i o r , y e l e s t a d o de re
s u l t a d o s que se acompañan p r e s e n t a n razonoblornen
t e l a situación f i n a n c i e r a de l a Empresa La N a -
c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de 1968, y l o s r e s u l -
t a d o s de sus o p e r a c i o n e s ^ o r e l arlo t e r m i n a d o en
" e s a f e c h a , de acuerdo c o n p r i n c i p i o s de C o n t a b i
l i d a d generalmente a c e p t a d o s a p l i c a d o s sobre b a -
ses semejantes a l o s d e l e j e r c i c i o a n t e r i o r .

C.P.T.

México,D.P.
4 de f e b r e r o de 1969
7.-TRATAMIENTO DE LAS CUENTAS CANCELADAS COBRA
DAS.
Una v e z que una c u e n t a se ha c a n c e l a d o
p o r i n c o b r a b l e , c o n l a d e b i d a autorización c o —
r r e s p o n d i e n t e , a l g u n a s v e c e s sucede que un c l i e n
t e después de h a b e r d e j a d o p a s a r b a s t a n t e t i e m p o ,
o c u r r a a l a empresa a pagar una cuenta que lia
bían c a n c e l a d o , y a que h a b i e n d o r e c u r r i d o o t o d o s
l o s medios a s u a l c a n c e para s u cobro n.< l o
hicieran posible.
En cuso de que se p r e s e n t a r a ésta s i -
tuación en l a empresa, l o más a c o n s e j a b l e os en-
t r e g a r l e l a c u e n t a o documento que se tenía c a n -
c e l a d o ya que se podrá d i s p o n e r de e l l a p o r e n —
c e n t r a r s e debidamente a r c h i v a d a .

E l e f e c t i v o ingresado a l a caja reper-

cutirá en e l a s p e c t o o o n t a b l o ^ y a que cuando
e s t a información l l e g u e a l departamento de c o n —
t a b i l i d a d , s e encontrarán c o n que osa c u e n t a ya -
no e x i s t e p o r h a b e r l a c a n c e l a d o p o r no poder
hacer e f e c t i v o su cobro.
A l e n c o n t r a r s e ante e s t a situación,
desde e l punto de v i s t a c o n t a b l e , se podrán a p l i -
c a r t r e s s o l u c i o n e s ( se recordará que cuando s c -
canceló esa cuenta se h i z o e l c írgo a l a e s t i m a -
ción para c u e n t a s i n c o b r a b l e s y se acreditó o —
Cuentas p o r C o b r a r ) .

l a . - S e cargará l a c a n t i d a d cobrada a —
Cuentas por C o b r a r y se abonará fi-
l a estimación.

2.-Se cargará a Cuentas p o r C o b r a r y -

se abonará a o t r o s i n g r e s o s .
 3a.-Se cargará a Cuentas p o r c o b r a r y
se abonará a Pérdidas p o r Cuentas
Incobr i b l e s .

De e s t a s t r e s s o l u c i o n e s se optará pol-
l a que se c o n s i d e r e nás c o n v e n i e n t e a j u i c i o
d e l Contador encargado de e f e c t u a r l o s a s i e n t o s -
contables.

A l a p l i c a r l o s p r o c e d i m i e n t o s do A u d i -
toría e l A u d i t o r deberá i n v e s t i g a r s i l a s c u e n —
tas canceladas fueron a u t o r i z a d a s por l a a u t o r i -
dad competente, deberá c e r c i o r a r s e s i l o cancela_
ción de una cuenta p o r i n c o b r a b l e e s t a d e b i d a n e n
t e comprobado como l o ordena l o Sría.de Hda. y -
C P . mediante l a Ley d e l I.S.R., en su artículo-
24; investigará e l p r o c e d i m i e n t o c o n t a b l e empleri
do p o r e l cobro de una cuenta c a n c e l a d a ; r e v i s a -
rá s i d i c h o cobro fué i n g r e s a d o a l a c a j a .

a ) . - A s p e c t o F i s c a l de l a s Cuentas c a n c e l a d a s c o -
bradas.

Dosde e l momento en que se comprobé

debidamente l a i n c o b r a b i l i d a i y se outurizó l a —
cancelación de una c u e n t a p o r c o b r a r dejó de
e x i s t i r ese a c t i v o a f a v o r de l a empresa.

P o r l o t a n t o en caso de que se p r e s e n -
tarán i n g r e s o s p o r c u e n t a s c a n c e l a d a s a n t e r i o r —
mente, l o empresa en que se p r e s e n t a r a c 3 t e c a —
so podrá o p t a r p o r e l u d i r i m p u e s t o s por concepto
d e l pago r e c i b i a o ; pero l a Secretaría de H a c i e n -
da y Crédito P u b l i c o p r e v i e n d o que se p u d i e r a —
p r e s e n t a r e s t a situación, e s t a b l e c e en l a Ley d e l
Impuesto sobre l a Renta en su A r t . 24 que, todos
l o s i n g r e s o s o b t e n i d o s p o r c u e n t a s que ya habían-
s i d o c a n c e l a d a s , se acumularán a l o s r c s u l t a d o s -
d e l e j e r c i c i o 6n que se s u s c i t e l a recuperación-
de una c u e n t a i n c o b r a b l e .

E l A u d i t o r procederá a i n v e s t i g a r s i —
por l o s i n g r e s o s obtenidos por cuentas c a n c e l a —
das se acató l o d i s p u e s t o en e l párrafo segundo-
d e l A r t . 24 de l a Ley de. I.S.R.; además deberá-
c e r c i o r a r s e en e l c o n t r o l de c u e n t a s c a n c e l a d a s -
s i r e a l m e n t e e s t a b a r e g i s t r a d a l a cuenta como i n
cobrable.
 CAPITULO CUARTO.

SUGERENCIA AL CONTROL INTERNO.

1.-Políticas s e g u i d a s p a r a a u t o r i z a r —
créditos.-El p r e s e n t e capítulo e s t a encausado —
a h a c e r una s e r i e de s u g e r e n c i a s que he c o n s i d e -
rado c o n v e n i e n t e s , no porque l a empresa está mal
o r g a n i z a d a n i porque su c o n t r o l i n t e r n o sen d e f i
cíente, s i n o porque a medida que un n e g o c i o t i o n
de a aumentar, se hace n e c e s a r i o h a c e r s u g e r e n —
c i a s y a c t u a l i z a r a l a empresa a l a s n e c e s i d a d e s
v i g e n t e s y m e j o r a r en ésta forma, t o d a s l a s f u n -
c i o n e s que se l l e v e n o cabo en e l l a .

P o r c o n s i g u i e n t e , después de haber efcc_

tuado un e s t u d i o y evaluación d e l c o n t r o l i n t e r -
no de l a empresa, he c o n s i d e r a d o n e c e s a r i o expo-
n e r una s e r i e de s u g e r e n c i a s en t o d o s l o s tomas-
d e l p r e s e n t e capítulo, con e l propósito di: mejo-
r a r e l s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o i m p l a n t a d o y -
ayudar en e s t a forma a o b t e n e r más fácilmente —
l o s r e s u l t a d o s que se b u s c a n en todo n e g o c i o .

Comenzaré traíanlo e l tema r e f e r i d o a —

l a s políticas que se deben s e g u i r para o t o r g a r —
créditos para m e j o r a r e s t e s i s t e m o .

P o r políticas de crédito se e n t i e n d e —
que s o n e l c o n j u n t o de normas que se d i c t a n c o n -
e l o b j e t o de h a c e r más ágil y r a z o n a b l e l a a p r o -
bación de l o s créditos.

S i n embargo, e s t a s normas deben do f o r -

m u l a r s e tomando en consideración l o s d i v o r s o s —
f a c t o r e s que i n t e r v i e n e n en l a fijación de o s a s -
políticas, d e n t r o de l a s c u a l e s podernos mencionar
las siguientes:
 1. -Merendó d e l p r o d u c t o y l a c o m p e t e n c i a .
2. -Márgenes de r i e s g o sobre l o s t r a n s a c -
c i o n e s de crédito.
3. - C o n o c i m i e n t o o r e f e r e n c i a a c e r c a d e l -
clieiite.
4. - I n f l u e n c i a d e l p r o d u c t o desde e l pun-
t o de v i s t a c a l i d a d y p r e c i o de v e n —
ta.
5. - P r e s t i g i o y novedad d e l p r o d u c t o .
6. - C a p a c i d a d do f i n a n c i a m i u n t o d e l c l i e n
te.
7. -Elocución de l a c o b r a n z a tomando e n —
c u e n t a 1-is costumbres d e l medio.

Debemos r e c o n o c e r , que l o s r e c u r s o s f i —
n a n c i c r o s l i m i t a d o s do una empresa en p a r t i c u l a r ,
pueden o b l i g a r a una moderación en cuanto a cuen
t a s p o r c o b r a r mayor que l a que sería i d e a l d e s -
de e l punto de v i s t a d e l r e n d i m i e n t o sobre l a
inversión; s i l a d i s p o n i b i l i d a d de f o n d o s es l i -
m i t a d a , su uso en l o s i n v e n t a r i o s , e l e q u i p o y -
o t r o s r e n g l o n e s d e l a c t i v o que o f r e c e n un r e n d i -
m i e n t o aún más a l t o , puede d i c t a r una s e v e r a ro_n
tricción en l a administración d e l crédito; o o l -
l a posición d e l n e g o c i o es t o n p r e c a r i a , que una
pérdida grande en c u e n t a s malas resultaría desas_
t r o s a , puede s e r p r u d e n t e una c a u t e l a extrema orí
l a política c r e d i t i c i a , aunque r e s u l t e c o s t o s a -
en o p o r t u n i d a d e s d e s a p r o v e c h a d a s de u t i l i d a d e s y
rendimientos.

De acuerdo con l a s políticas de crédito,

que se e n c o n t r a r o n en v i g o r en l a empresa a u d i t a -
da, se hace s u g e r e n c i a de que p a r a m e j o r a r d i c h a s
polític i s es recomendable m a r c a r l e a cada c l i e n t e
un margen de crédito de acuerdo a su c a p a c i d a d de
pago que se l e haya i n v e s t i g a d o ; también se debe-
de tomar en cuenta para o t o r g a r créditos a f o i á —
n e o s , que éstos c l i e n t e s se e n c u e n t r e n en l u g a r e s
a c c e s i b l e s de t r a s l a d o , para que en caso do q u e —
en a l g u n o s de éstos créditos se A i f i c u l t e su e o —
b r o , t r a s l a d a r s e con f a c i l i d a d a l l u g a r en donde-
v i v e e l c l i e n t e , s i n que ésto o c a s i o n e g a s t o s ele_
v a d o s y mucho p e r d i d o de t i e m p o ; será e o n v e n i e n —
t e t e n e r un empleado d i s p o n i b l e para que efectué-
c o b r o s foráneos de todos a q u e l l o s c l i e n t e s que so
r e t r a s e n en sus pagos, para que su c u e n t a no so -
vaya quedando r e z a g a d a ; debe de p r e v e r s e que e n -
caso de que e x i s t a n c l i e n t e s que v i v a n en .Lugares
en que no liaya s e r v i c i o de c o r r e o , i n d i q u e n e l —
l u g a r más c e r c a n o en que se p r e s t e e s t o s e r v i c i o ,
l a dirección de a l g u n a casa p a r t i c u l a r o un nego-
c i o p a r a mandarle ahí l o s E s t a d o s de Cobro p a r a —
que l o pasen a r e c o g e r ; será n e c e s a r i o que l a em-
p r e s a tenga a su disposición vehículos de su p r o -
p i e d a d p a r a r e p a r t i r l a mercancía v e n d i d a que
ocupa demasiado e s p a c i o .

2 . - D i s t i n t a s formas para e f e c t u a r o o b r o s .
E n t r e l a s d i s t i n t a s formas para e f e c t u a r c o b r o s , -
voy a mencionar l a s e f e c t u a d a s p o r medio de c a r —
ta de c o b r a n z a s ; en una c r t a de e s t a n a t u r a l e z a
n

p a r a c o n s i d e r a r s e e f e c t i v a , debe e s t a r e s c r i t a , —
t e n i e n d o en cuenta p r i n c i p a l m e n t e dos o b j e t i v o s j

1. - C o n s e g u i r e l d i n e r o .
2. - C o n s e r v a r l a buena v o l u n t a d d e l
cliente.

Pero a n t e s , de adentrajm.' a l a e x p l i c a —
ción y s u g e r e n c i a s , de l a s d i s t i n t a s formas p a r a -
e f e c t u a r c o b r o s por medio de c a r t a s , he c o n s i d e r a
do n e c e s a r i o m o s t r a r l o s d i s t i n t o s t i p o s de c l i e n
t e s ( compradores ) que se pueden e n c o n t r a r . *~
OTIEDADMLA BIBLIOTECA''
D: LA

JALAPA, VEO.
 "Desde e l punto de v i s t o de l o s c o b r o . n —
z a s , l o s c o m p n d o r e s pueden d o s i f i c a r s e como s i -
gue :
1. -Compradores que p a s a n p o r a l t o l a s —
c u e n t a s , s e n c i l l a m e n t e a causa de n e g l i g e n c i a o —
de malos métodos de l l e v a r l o s n e g o c i o s .

2. -Compradores que no t i e n e n p r e s e n t e —
l a s o p o r t u n a s f e c h a s de pago, a causa de l o r o d u
c i l o do sus c u e n t a s .

3. -Compradores que p o d r e n pagar c o n p r o n

t i t u d , pero o l v i d a n l a s f e c h a s de pago, a c a u s a -
do que suponen, que es mucho más b e n e f i c i o s o p a -
r a e l l o s u t i l i z a r en sus o p e r a c i o n e s e l d i n e r o —
d e l a c r e e d o r , que e l suyo que t i e n e n d e p o s i t a d o -
on o l banco.

4. -Compradores que s o n temporalmente —

l e n t o s en l o s pagos pero que u s u a l m o n t e pagan a-
t i e m p o , es d e c i r pagan a tiempo cuando l a s f o c h a s
de v e n c i m i e n t o de l a s f a c t u r a s de l o s a c r o e d o r o o
c o i n c i d e n con l o s p u n t o s e s t a c i o n a l e s c u l m i n a n —
t e s en sus n e g o c i o s .

5. -Compradores que s o n económicamente -

l e n t o s en l o s pagos.

6 . -Compradores que son temporalmente —

l e n t o s a causa de c i r c u n s t a n c i a s c o m e r c i a l e s do-
carácter l o c a l .

7. -Compradores que b o r d e a n l a i n s o l v e n -
cia o que son en r e a l i d a d i n s o l v e n t e s .

8. -Compradores que son d e l i b e r a d a m e n t c -

fraudulentos."(17).

(17).-S.M.Brown L. D o r i s - M a n u a l d e l D i r e c t o de -
Empresas Pág.IO36.-la.Edición 1959 UTHEA.
 Después Je h a c e r l o distinción de l o s —
t i p o s d i s t i n t o s de compradores que nos podemos —
e n c o n t r a r y que p o r su r e t r a s o en sus pagos d a n —
o r i g e n a que se l e s p r e s i o n e en l a formo de co
"bro, he c o n s i d e r a d o n e c e s a r i o , h a c e r s u g e r e n c i a s —
para l a forma de e s c r i b i r c a r t a s de c o b r a n z a s .

Las s i g u i e n t e s s u g e s t i o n a s pin den u t i l i -

z a r s e como guía para e s c r i b i r c a r t a s do c o b r a n z a s .

" l . - S e a animoso, o p t i m i s t a y c o n s t r u c t i -
vo a l c o n s i d e r a r l a situación d e l deudor.

2. - R e p r o s e n t e s e mentalmente o i n d i v i d u a l
mente a l a c r e e d o r , compruebe l a razón de su moro-
s i d a d , sus n e g o c i o s , su ubicación y situación.

3. -Adopte l a a c t i t u d d e l u s t e d , líalo --
no s i g n i f i c a que ese pronombre p e r s o n a l p r e c i s o -
u t i l i z a r l o c o n s t a n t e m e n t e , s i n o que d e t r a s do cn_
da p a l a b r a e x i s t a una consideración de simpa tía-
h a c i a e l caso d e l i n d i v i d u o en cuestión.

. 4.-Tenga c u i d a d o con l a g r a v e d a d . Una -

c a r t a de c o b r a n z a s demasiado c o r t a r e o u i t a dema-
s i a d o seca y da una impresión de i n o p o r t u n i d a d y
obscuridad..
5. - E l tono f r e n t e o l a s c a r t a s de c o b r a n
zas debe emplearse cuando e s t o r e s u l t o p o s i b l e , - -
on términos de j u s t i c i a y buena volunta:!. No de —
be ^ c o n s t i t u i r una señal de i m p a c i e n c i a o i r r i t a - -
ción. S i n embargo, hay o c a c i o n e s en que se h a c e -
n o c e s a r i o una c a r t a enérgica.

6. -Fíjese un p l a n d e f i n i d o p a r a e s c r i b i r
c a r t a s de c o b r a n z a s haciéndolo de p r e f e r e n c i a p o r
l a s mañanas, de e s t a manera l e s queda l a t a r d e —
l i b r e p a r a r e a l i z a r o t r a s t a r e a s r e l a t i v a s a cré-
ditos.
 Además de ésto, l a s c o r t o s pueden así —
d e p o s i t a r s e en e l c o r r e o a l f i n a l de l a j o r n a d a , -
l o c u a l reduce a l mínimo l a s d i s c r e p a n c i a s en l o s
e s t a d o s de c o b r o , e n t r e e l momento en que l a c a r -
t a f u e e s c r i t a y a q u e l en que fué d e p o s i t a d a a l -
correo.
7 . - O m i t i r s e cuando e l l o sea p o s i b l e , —
p a l a b r a s t a l e s como e x i g i r , i n s i s t i r , demanda, -
o b l i g a r , manejar, i m p o s i b l e , i n c a p a z y m o l e s t o . -
E s t a s son p a l a b r a s n e g a t i v a s que sólo s i r v e n p a -
ra i r r i t a r a l c l i e n t e " ( 1 8 ) .

Como podemos darnos cuenta l a s recomen-

d a c i o n e s dadas, son s u g e r e n c i a s p r o p i c i a s para -
r e d a c t a r c a r t a s de c o b r a n z a s y o b t e n e r en e s t o -
forma r e s u l t a d o s p o s i t i v o s en cuanto a c o b r o s .

P o r l o t a n t o es recomendable tomar o n —
consideración l a s a n t e r i o r e s s u g e r e n c i a s p a r a do
e s t a manera m e j o r a r e l s i s t e m a de c o b r o s p o r
correspondencia.
3--CARTAS SOBRE COBRANZAS.
Después de haber expuesto una s e r i e de-
s u g e r e n c i a s para r e d a c t a r c o r t a s sobre c o b r a n z a s ,
he optado p o r h a c e r una explicación más d i r e c t a -
s o b r e l a s c a r t a s de c o b r a n z a s c o n t o d o s l o s r e —
q u i s i t o s n e c e s a r i o s , de acuerdo a l a s c i r c u n s t a n
cias existentes.

"Aún cuando l a s c i r c u n s t a n c i a s de c a d a -
caso i n d i v i d u a l m o d i f i c a n n e c e s a r i a m e n t e l o s p r o

(18).-S.M. Brown- L . D o r i s - M a n u o l d e l D i r e c t o r do
Empresas. Op. Cít. Pág. 1037.
c e d i m i e n t o s do c o b r o , l o c o r r e s p o n d e n c i a do c o —
b r a n z a s se basa en g r o n p a r t e , en l o s e f e c t o s —
a u m e n t a t i v o s de l a repetición y de l a v a r i e d a d -
de l o s l l a m a m i e n t o s . La c u e n t a no pagada pasará-
a través de l a s e t a p a s s i g u i e n t e s de c o r r e s p o n d e n
c i a de c o b r a n z a s ;

1. - R e c o r d a t o r i o .
2. -Averiguación.
3. -Llamamiento.
4. -Demanda.

1.-Formas de R e c e r d a t o r i o s . - V a m o s a d a r
p o r s u p u e s t o en l a p r i m e r a e t a p a que e l c l i e n t e -
no ha pagado s u s c u e n t a s d e b i d o a o l v i lo o d e s —
c u i d o , p o r l o que se hoce n e c e s a r i o l l a m a r l e l a -
atención a l c l i e n t e sobre l a situación en que so
encuentra su cuenta.

Cuando ésto sucede cabe emplear un r e —

c o r d a t o r i o suave e i n o f e n s i v o , e l c u a l puede adap-
t a r c u a l q u i e r a de l a s formas s i g u i e n t e s :

A . - D u p l i c a d o de l a f a c t u r a o d e l e s t a d o
de cuenta con una f a s e recordótorio 5
un r e c o r d a t o r i o puede c o n s i s t i r e n —
un d u p l i c a d o de l a f a c t u r a o d e l e s -
t a d o de c u e n t a , en l a c u a l f i g u r a —
e s c r i t a a máquina, en forma d e s t a c a -
da o estampada con un s e l l o , a l g u n a -
f r a se c orno és t a s ;

Cuenta s o b r e v e n c i d o .
Gírenos p o r f a v o r
Vuenta v e n c i d a , g i r e p o r f a v o r
Le agradecemos s u p r o n t o remisión do
fondos.
Por f a v o r envíenos un choque.
¿Puede u s t e d e n v i a r n o s un
cheque p o r f a v o r ?
Por f a v o r praste usted aten-
ción a e s t a c a r t a .

EDO.DE COBRO.
B. - E t i q u e - t a s . -Más f u e r z o _uin que una —
f r a s e e s c r i t a a máquina o estd mpada-
con un s e l l o , l a t i e n e ui~n e t i q u e t o -
pegada a l d u p l i c a d o de una f l e t u r a —
o de un e s t a d o de c u e n t a s d e n t r o do-
l o f a s e de l o s r e c o r d a t o r i o s

i Le agradeceremos su -
p r o n t a remisión do fondo:

E T I Q U E T i\

C.-Tarje-tas Impresos. -Una de l a s formas

de r e c o r d a t o r i o puede también consi_s
t i r en una t a r j e t a i m p r e s a , s i n s a l -
do n i f i r m a , en l a c u a l se l l e n a n —
l o s d e t a l l e s r e l a t i v o s a l e s t a d o de-
l a c u e n t a d e l c l i e n t e . A menudo e s —
tas t a r j e t a s son p r e f e r i b l e s a l a s —
c a r t a s p a r a e n v i a r l a s como p r i m o r r e
c o r d a t o r i o , p u e s t o que ¿on i u p e r s o —
n°les y l o s c l i e n t e s comprenden que-
también o t r o s compradores morosos l o s
están r e c i b i e n d o d e n t r o do 1 'S mis —
mas c i r c u n s t a n c i a s . Deben e s t . i r r e —
d a c t a d i s en términos c o r t e s e s p a r a —
mostrar equidad, recordar l a s condi-
c i o n e s de crédito c o n v e n i d l a o impre
 s i o n o r o l c l i e n t e p o r s u carácter —
impersonal o i n p a r c i a l . S i e l p r i v i -
l e g i o de l a c u e n t a a b i e r t o ha de r e s
ponderse t e m p o r a l m e n t e , e n t o n c e s l a -
t a r j e t a debe c o n s t i t u i r s e una a d v e r -
t e n c i a a l c l i e n t e pero s i n que o l i o -
sea causa de o f e n s a .

A continuación se p r e s e n t a n a l g u n o s b r e
ves e j e m p l o s que pu den u t i l i z a r s e en l i s tarj_e
t a s de ésta c l a s e ;

Respetuosamente s o l i c i t a m o s l a i n —
mediata atención de Ud., a su c u e n t a
ya s o b r e v e n c i d a .

E s t e es un n u i v o r e c o r d a t o r i o a m i s -
t o s o de que n u e s t r a s c o n d i c i o n a s de
v e n t a s s o n o r d i n a r i a m e n t e de p ig° -
t o t a l a f i n de mes.

Quizá u s t e d ha d e j a d o que e s t a cuen

t a l e p a s a r a i n a d v e r t i d a . Le' r o g a -
mos que l e p r e s t o atención a h o r a .

Le enviamos e s t e e s t a d o de c u e n t a —
a l o s f i n e s c o m p a r a t i v o s y como r e -
c o r d a t o r i o d e l c o n v e n i o mutuo en —
cuanto a l a s c o n d i c i o n e s do v e n t a s .

LA NACIONAL
VERACRUZ,VER.

Respetuosamente s o l i c i t a m o s l o i n
m e d i a t a atención de Ud., a su
cuenta s o b r e v e n c i d a .
1

T A R J E T A
• :
I M P R E S A
•
 D.-Combinación de un e s t a d o de cuento y
un mensaje r e c o r d a t o r i o . - L a c o r r e s —
p e n d e n c i a de r e c o r d a t o r i o s paro l a -
p r i m e r a etapa de una s e r i e de c a r t a s
de c o b r a n z a s puede combinarse c o n —
un e s t a d o de c u e n t a , o b i e n puede —
c o n s i s t i r en una breve c a r t a - f o r m a e
modelo impreso conforme a p a r e c e a —
continuación:

Muy señores n u e s t r o s :
S i u s t e d e s no l o han hecho a u n —
¿tendrían l o a m a b i l i d a d de e n v i a r n o s
un cheque con e l f i n de c u b r i r s u —
c u e n t a s o b r e v e n c i d a p o r v a l o r de;
$ .?
Les quedamos muy a g r a d e c i d o s
p o r s u p r o n t a atención.
De u s t e d e s a t e n t a m e n t e .

LA NACIONAL.

TERCER ESTr.DO DE COBRO

 E.-Análisis de l a antigüedad de l a deu-
da y r e c o r d a t o r i o . - Un e s t a d o a n a l i -
zando e l s a l d o s o b r e v e n c i d o , do a c u e r
do con l o s compras mensuales p i \ s e n -
t e s , ha demostrado s e r una forma o —
f e c t i v a paro i n i c i a r l a s campañas de
cobranza c o n t r a cuentas s o b r o v o n c i —
das.

E . - C a r t a s basadas en e l d e s c u i d o . - S i e l
departamento de c o b r a n z a s desea u t i -
l i z a r e l r e c u r s o d e l d e s c u i d o en una
c a r t a de r e c o r d a t o r i o , e n t o n c e s pue-
de emplearse l a s i g u i e n t e c a r t a como
guía:

A p r e c i a d o señor:

Su cuenta con n o s o t r o s p r e s e n t a
un s a l d o de $ que a c t u a l m e n t e
está s o b r e v e n c i d o . P o s i b l e m e n t e s o —
t r a t a de un d e s c u i d o ; p o r l o t a n t o , -
llamamos su atención sobre e l l o .
Después de h a b e r e x p u e s t o una s e r i e de-
formas y modelos de r e c o r d a t o r i o s , yo me i n c l i n o
por s u g e r i r se u t i l i c e l a t a r j e t a i m p r e s a p o r
c o n s i d e r a r l a mas c o n v e n i e n t e a l o empresa, por -
s e r más económica e s t a forma de r e c o r d a t o r i o , —
l l a m a r más l o atención y p e r s u a d i r con más f u e r -
za a l c l i e n t e para que pague.

Segunda etapa de c o b r a n z a s . - L a segunda-

etapa de c o b r a n z a s procederá en e l caso de q u e —
después de h^ber e n v i a d o uno o dos r e c o r d a t o r i o s ,
no se hoya l o g r a d o r e s p u e s t a p o r p a r t e d e l c l i e n
t e ; - a n t e e s t a situación d i r e c t a r e s p e c t o a l p o r -
quería cuenta ne ha s i d o pagada. ¿Existe a l g u n a -
razón legítima para l a demora? o b i e n , ¿ Lo que-
está h a c i e n d o e l deudor es d a r l a r g o a l a s u n t o —
todo cuanto puede?. S i e l a c r e e d o r no t i e n e u n —
r e p r e s e n t a n t e que se t r a s l a d e h a s t a l a región d e l
deudor, entonces se verá o b l i g a d o o e s c r i b i r y —
a v e r i g u a r l o c a u s a . ¿Tiene relación con l a m o r —
cancía o con l o s s e r v i c i o s d e l a c r e e d o r ? ¿ L o s —
c o b r o s d e l deudor son l e n t o s ? ¿Los c i r c u n s t a n c i a s
l o c a l e s son difíciles?. S i e l deudor c o n t e s t a —
dando una explicación, e n t o n c e s e l a c r e e d o r debe
o f r e c e r l e todo l o ayuda que pueda para c o n t r i
b u i r a que r e s u e l v a sus d i f i c u l t a d e s .

Ante ésta c i r c u n s t a n c i o será n e c e s a r i a -

g i r a r una s e r i e de c a r t a s a l g o i n s i s t e n t e s p a r a -
v e r s i es p o s i b l e l o g r a r c o b r a r l a cuenta pon
d i e n t e ; p o r l o t a n t o a continuación f i g u r a n ojom
píos de c a r t a s que pueden u t i l i z a r s e oñ l a ÜQ-~
gunda etapa de l o s e r i e de c o b r a n z a s " ( 1 9 ) .

E l modelo de c a r t a que a continuación—

expongo, puede s e r a p l i c a d o en caso de h a b e r l o
mandado v a r i o s r e c o r d a t o r i o s o l c l i e n t e , y que
no haya pagado n i c o n t e s t a d o .

( 1 9 ) . -S.M.Brown - L. D o r i s . - M a n u a l d e l l)ir,;t,,.„ 0 r

de empresas. Op. Cít. Págs. 1035-1039-104-1

1043-1045..
 V e r a c r u s , V e r . , a 14 de enero do 1969-

Mancera Hermanos, S.A.

Av. Juárez #354.
G-uadala j a r a , J a l .

Muy señores n u e s t r o s :

Son n u e s t r o s nuevos c l i e n t e s
y ésta es o t r a forma de comunicación c o n u s t e d e s .
N u e s t r o s t r e s e s t a d o s de cobro y n u e s t r a o a r t a —
d e l 3 de d i c i e m b r e , que l e s enviamos no hnn r e c i
b i d o todavía contestación. ~"

¿0, es que no l l e g a m o s a u n -
acuerdo sobre e l crédito que l e s e r o n e c e s a r i o ? -
¿Hemos cometido algún e r r o r a l h a c e r e l c a r g o ? —
¿Como q u i e r e n u s t e d e s que t r a m i t e m o s s u c u e n t a ? .

Les rogamos que sobre t o d o —

sean f r a n c o s y nos d i g a n s i hemos cometido a l g u -
na alteración en s u c u e n t a , pues u s t e d e s nos en-
contrarán enteramente d i s p u e s t o s a r e c t i f i c a r l o .

Quedamos suyos afectísimos

 E l o b j e t i v o de e s t a c a r t a . e s e l de p e r -
s u a d i r a un buen c l i e n t e a que pague, en caso do
haberse r e t r a s a d o .

V e r a c r u z j V e r . , a 3 de f e b r e r o de 1969.

Campos Hermanos,S.A.
Av. V. C a r r a n z a #2798.
Col I n d u s t r i a l .
México 12,D.P.

Muy a p r e c i a d o señor n u e s t r o s

Es más b i e n una novedad para n o s o t r o s , -

e l que hoy tengamos que e s c r i b i r l e a u s t e d en —
relación con s u o p r e c i a b l e c u e n t a , con o t r o ob—-
j e t o que no sea e l a g r a d e c e r l e e l que cubra u u —
c u e n t a , pues un c l i e n t e como u s t e d , c o n s t i t u y e -
una bendición p a r a una casa c o m e r c i a l .

Pero, t a l parece, a no s e r que n u e s t r o s

r e g i s t r o s estén e q u i v o c a d o s , su c u e n t a do j u n i o ,
por i m p o r t e de $2,786.50, no ha s i d o pagado o n —
e l tiempo p r e c i s o que u s t e d acostumbra.

¿Hemos cometido a l g u n a alteración a s u -

c u e n t a , o e x i s t e n c i r c u n s t a n c i a s e s p e c i a l e s que-
han impedido e l pago de e s t a c u e n t a . ?

Le saludamos muy atentamente.

PROPIEDAD DELABIBUOEC*
O. LA
F A C U L T A D DL C O M £ R ( M

JALAPA. VER.
 E s t a c a r t a procederá, s i se p r e s e n t a r a -
l a situación de que un c l i e n t e no q u i s i e r a pagar
su c u e n t a , argumentando e l no h a b e r r e c i b i d o l a -
mercancía en buenas c o n d i c i o n e s .

V e r a c r u z , V e r . , a 10 de enero do 1969.

Jiménez y CÍa.,S.A.
Av. 20 de noviembre # 329
Veracruz Ver.
f

Muy señores n u e s t r o s :

¿Existe algún problema en relación c e n -

i a s mercancías que l e s f u e r o n e n v i a d a s ? ¿ponen—
u s t e d e s en duda l a c a l i d a d do l o s artículos?

S i es así, l o único que u s t e d e s t i e n e n -

que h a c e r es comunicárnoslo s i así l o desean, y-
n o s o t r o s tendremos mucho g u s t o en r e v i s a r l a f a c
t u r a d e t a l l a d a m e n t e con u s t e d e s .

A h o r a , s i todo está a satisfacción de -

u s t e d e s , pero no han p r o c e d i d o a e n v i a r n o s e l i n .
p o r t e de s u c u e n t a , a buen seguro que desearán -
h a c e r l o hoy mismo.

Somos de u s t e d e s A t t o s . y S s . Se,
 "Tercero etopo de c o b r a n z a - C a r t a eon-
l l a m a m i e n t o s . - L a t e r c e r a etapa de una s e r i e - de -
c o b r a n z a s dependerá en g r a n p a r t e de l a r e s p u e s -
t a r e c i b i d a a l a segunda. S i e l deudor r e s p o n d e -
con a l g u n a q u e j a legítima, o s i l a s c i r c u n s t a n —
c i a s a l margen de su d o m i c i l i o hacen i m p o s i b l e —
e l pago, l a nueva c o r t a d e l a c r e e d o r adoptará un
carácter p e r s o n a l adecuado. S i n embargo, s i n o —
ha h a b i d o una r e s p u e s t a , e n t o n c e s es que o b v i a —
mente e l deudor está t r o t a n d o de r e h u i r e l pago,
y en ese caso, es p r e c i s o de h a c e r l e una l l a m a d a
de atención más enérgica. Envíesele a ese —
cobro dudoso - , ya sea una l e t r a de c a m b i o — -
o b i e n una c a r t a muy f u e r t e ; procúrese i n d u c i r l o
a l pago de s u deuda, apelando a m o t i v o s t a l e s —
como e l o r g u l l o p e r s o n a l , a l d e b e r , l a j u s t i o l a -
y l a r e s p o n s a b i l i d a d , i n c l u s i v e e n t e r a r l o de que
en caso de no pagar se hará una mala recomen la —
ción do él.

Un l l a m a m i e n t o de o r g u l l o d i r i g i d o a —
un nuevo c l i e n t e . - La s i g u i e n t e c a r t a e n v i a d a en
t e r c e r l u g a r en una s e r i e de c o b r a n z a s a un nue-
vo c l i e n t e , hoce un l l a m a m i e n t o a l o r g u l l o por -
l a p r o p i a reputación e n t r e sus a s o c i a d o s " ( 2 0 ) .

(20) .-S.M.Brown L. D o r i s . -Manual d e l . D i r e c t o r do

Empresas 0p. Cít. Pág. 1046-1047.
 V e r a c r u z , V e r . , a 3 de f e b r e r o de 1969.

S r . Rosendo Martínez 0.
Av. San J u a n de Letrán #746.
Coatzocoalcos,Ver.

Apreciado señor Martínez:

Lamentamos mucho comprobar que su cuenta so

v a h a c i e n d o gradualmente mayor y que sus compras
d u r a n t e e l c o r r i e n t e mes han e x c e d i d o con nucho-
a sus pagos.

Siempre hemos c o n s i d e r a d o l a f i r m a de uotod

como uno de n u e s t r o s c l i e n t e s e j e m p l a r e s , y estn_
nos seguros de que e x i s t e a l g u n a razón j u s t i f i c a ^
da p o r l a c u a l se está r e t r a s a n d o ahora on l o s -
pagos. S i t a l es e l caso ¿quiero u s t e d c o m u n i c a r
n o s l o ? . 0 b i e n , mejor aún, pase u s t o d p o r nuos--
t r a s o f i c i n a s y t r a t e e l asunto) con n o a o t r o s , do
forma que podamos a j u s t a r l o o satisfacción de —
ambas p r t e s .
a

Queremos que u s t e d sep'' jue a p r e c i a m o s g r a n

demente s u f a v o r y que dése irnos c o n t i n u a r n u e s -
t r a s r e l a c i o n e s c o m e r c i a l e s . E s t a cuenta ya está
s o b r e v e n c i d a a c t u a l m e n t e en 60 días, y sabemos -
que u s t e d no querrá que t a l situación p e r s i s t a .

S i no f u e s e cómodo para u s t e d e l v e n i r a —
n u e s t r a s o f i c i n a s , entonces b a s t a con que l l a m e -
a i s u s c r i t o p o r teléfono y así podremos a j u s t a r -
su cuenta.

A t e n t a m e n t e .
 V e r a c r u z , V e r . , a 23 do marzo do 1969.

A l b e r t o Rodríguez A.
Av. I n s u r g e n t e s #345
Coatzacoolcos,Ver.

Estimado señor:

Recordará u s t e d que cuando nos h i z o s u

p e d i d o en enero último, nos proporcionó a l g u n a a -
r e f e r e n c i a s a l a s c u a l e s l e s e s c r i b i n i o s c on o b j e
t o de a b r i r una cuenta a nombre de u s t e d . N o s o —
t r o s no l o conocíamos, pues nunca habíamos hecho
n e g o c i o con u s t e d en l o que esas p e r s o n a s y u s —
t e d mismo nos d i j e r a n ; y una v e z que nos comuni-
c a r o n que acostumbraba a s a l d a r sus c u e n t a s con-
p r o n t i t u d , ya confiamos en u s t e d s i n ningún geno
r o de duda. ~"

S i n embargo, en l u g a r de pagar sus

c u e n t a s prontamente a c o n s e n t i d o en d e j a r l a s s i n
s a l d a r , de forma que a e s t a s f e c h a s comprobai,las-
que hay p e n d i e n t e s p o r su p a r t e dos f a c t u r a s do-
enero p o r e l i m p o r t e de $1,866.40 y de $2,134.55
r e s p e c t i v a m e n t e , L e hemos e s c r i t o t r e s veces sobre
esas f a c t u r a s s i n éxito a l g u n o . Más, n a t u r a l m e n t e ,
quizá haya a l g u n a razón p o r l a c u a l no ha p o d i d o
s a t i s f a c e r esas c u e n t a s ; pero creemos que s i
t a l es e l caso u s t e d d e b i e r a e s c r i b i r n o s y no —
p e r m i t i r que nos formemos o su respecte; un j u i —
ció erróneo sobre l o forma en l a c u a l u s t e d a
t i e n d e sus o b l i g a c i o n e s .

¿Quiere h a c e r n o s e l f a v o r de e n v i a r n o s
un cheque p o r $4,000.95 de forma que no nos v e a -
mos o b l i g a d o s a marcar su cuenta como do ^ago rao
roso?, ~"

Atentamente suyos.
 C u a r t a etapa de c o b r a n z a . - Después do-
h a b e r r e c u r r i d o a todos l o s medies p o s i b l e s p a r a
c o b r a r una c u e n t a , y no habiéndose o b t e n i d o n i n -
gún r e s u l t a d o , s a t i s f a c t o r i o p o r p a r t e d e l c l i e n -
t e , y dándonos cuenta que a q u e l es n e g l i g e n t e en
extremo, i r r e s p o n s a b l e o que no t i e n e intonción-
de p a g a r , no habrá o t r a medida más c o n v e n i e n t e -
que l a de e n t r e g a r l e l o cuenta a un abogado para
que proceda a demandarlo, c l a r o está, siempre y-
cuando e l monto de l n cuenta sea de consideración,
t e n i e n d o en cuenta que muchos o l i e n t e s t r a t a n de
e v i t a r e l c u m p l i m i e n t o de sus o b l i g a c i o n e s l e g a -
l e s , s u e l e n poner en un p l a z o de j u i c i o , cantida_
des o c a l i d a d e s de artículos i n v o l u c r a d o s y d e —
i n t e n t a r , c u a l q u i e r o t r a cosa p o s i b l e , a f i n de-
h a c e r e l e s f u e r z o de cobranza t a n f a t i g o s o q u o —
e s t e seo abandonado.

En caso de no s e r c o s t e a b l e , h a c e r una.
demanda en c o n t r a de un c l i e n t e moroso porque s u
cuento no seode mucha consideración, l o más i n d i
codo s e r a e n t r e g a r l a a una A g e n c i a de C o b r a n z a s -
p a r a que p r e s i o n e a l c l i e n t e y l o g r e h a c e r e f e c -
t i v a l a cuenta.

E s t a s a g e n c i a s actúan característica—
mente c o n g r a n energía y están o r g a n i z a d a s p a r a -
r e a l i z a r d i c h a s o p e r a c i o n e s con un mínimo de
g a s t o s , l o que no sucede cuando e l v e n d e d o r o p l i
ca l a acción d i r e c t a en e l caso de l a s c u e n t a s -
pequeñas que i n c l u y e n g a s t o s l e g a l e s y e s f u e r z o s
a d m i n i s t r a t i v o s que no van en proporción con l a s
c a n t i d a d e s que se están cobrando.
C l a r o está, que cuando se proceda como
a n t e r i o r m e n t e se menciona, se tendrá e n t e n d i d o —
de antemano, que a l c l i e n t e que se t r a t e c o n e s -
t o s medidos t a n enérgicas, será un c l i e n t e p o r d i
do, o seo que ya no nos volverá o comprar, n i l a -
empresa l e volverá a d a r crédito.

C u a l q u i e r a de e s t a s dos medidas t o n a d a s
p a r a e l cobro de una cuenta difícil, serán conve-
n i e n t e s en última i n s t a n c i a para r e c u p e r a r crédi-
t o s difíciles de h a c e r e f e c t i v o s .

3.-VIGILANCIA SOBRE EL CONTROL DE J.OS-

CREDITOS PENDIENTES.
Una de l a s l a b o r e s i m p o r t a n t e s que tam-
bién debe de t e n e r e l Departamento de Crédito o —
s u c a r g o , es l a de v i g i l a r o s u p e r v i s a r l a s cuen-
t a s p a r a poder t e n e r l a s e g u r i d a d de que l o s c o —
b r o s son p r e s e n t a d o s rápidamente a l o s c l i e n t e s ,
y que se r e c u e r d e n a éstos sus adeudos cuando son
l e n t o s en e l pago a n t e s de que su m o r o s i d a d se —
c o n v i e r t a en s e r i a .
Se ha e s c r i t o , mucho sobre i i formo de
convencer efectivai.lente o l o s c l i e n t e s m o r o s o s , —
p a r a que puedan o b t e n e r una liquidación rápida,—
s i n o f e n d e r a l c l i e n t e s i n poner en p e l i g r o l o o —
negocios futuros.

Sería una buena medida para b e n e f i c i e -

de l a empresa, e s t a b l e c e r e l s i s t e m a de d e s c u e n t o s
p o r p r o n t o pago, así de e s t a manera e l c l i e n t e —
podría b u s c a r l a m n e r a de pagar más p r o n t o s u —
n

c u e n t a para o b t e n e r de e s t a formo,una disminución

en s u deudo a d q u i r i d a .

Otra s u g e r e n c i a que he c o n s i d e r a d o n e -
c e s a r i a exponer e s , l a de c r e a r un nuevo p u e s t o , -
designando a l nuevo empleado como s u p e r v i s o r d o —
créditos v e n c i d o s ; éste empleado se encargará do-
su t a r d a n z a p o r l o s c u a l e s no ha c u b i e r t o su cuenta
qu se encu n r r a v e n c i d a .

Además, e l departamento .lo eré l i t o t i e n e —

un arma más e f e c t i v a a su disposición, para o b l i g a r
a pagar a l o s c l i e n t e s f i j o s , o sean ->quellos q u e —
están comprando constantemente; esta, arma c o n s i s t e -
en suspender a l c l i e n t e l o s créditos s o l i c i t a d o s s i
no concede l a atención n e c e s a r i a a l o s créditos pon
dientes.

En e l caso le c l i e n t e s i m p o r t a n t e s que —
e s t 'n r e c o n o c i e n d o su deuda pero que están en l i f i -
cultsd.es f i n a n c i e r a s que l e s es .ifíeil h a c - r o
c u b r i r su adeudo, se deben de a p l i c a r tácticas
i f e - r e n t e s . Lo más c o n v e n i e n t e será no i n s i s t i r
de una minera muv enérgica a l c l i e n t e ' , y ^ue p U e —
de r e s u l t a r que él se .leel .ro i n s o l v e n t e .

Muchas veces r e s u l t a más conveníanfeop a r a -

o l a c r e e d o r b u s c a r un compromiso de liquida-ion con
e l c l i e n t e en a p r i e t o s que p r o d u z c a n COÚIO *v"suntado
e l pago de una p o r t e de l a deuda m i e n t r a s se p e r m i -
te a l c l i e n t e c o n t i n u a r sus n g o c i o s en e-so ío que
e j e r c i e r a e l comercio.

Pero pue e s u c e d e r en caso de que e l c l i e n

te tenga o t r a s muchas deudas como sucede g e n e r a l
mente,un acomodo de liquidación puede no s e r f a c t i -
b l e a menos que l o s lemas a c r e e d o r e s que no h a y a n —
recibí lo a satisfacción su pago pu le e x i g i r e l
c u m p l i m i e n t o de sus derechos l e g a l e s y l l e v a r a l
deudor ante l o s t r i b u n a l e s ; como cuestión prácti—
ca no es fácil .hacer que a c r e e d o r e s l i s p e r s o s o c o i n -
c i - o n en posponer o l l e g a r a un a r r e g l o sobro oun -
demandas de p j g o . En l a r e a l i d a d l a e x p e r i e n c i a
e x i g e qur l a p o s i b i l i d a d l e un a r r e g l o dé l i q u i d a —
ción sea b i e n i n v e s t i g a d o a n t e s de r e c u r r i r a l ueo-
r.as drástico e l o s medios légalos completos que —
suele-s demostrar s e r remdios s o l o lo nombres"
ACTITUD DE LOS COBRADORES ANTE LOS CLIENTES.

P a r a l l e v a r a cabo l a s c o b r a n z a s , l e —
be l e e x i s t i r un p l a n s i s t e m a t i c e , cuyo f u n d a r o n
t o esté d e t e r m i n a d o en >jron - a r t e por l o s p l a z o s
le c . b r . s e s t i ; . u l a .es, ..or e l e s t a b l e c i m i e n t o .

Debe ,:e e x i s t i r , un ::étu.-.:> uniíAno l e

enví s Le Esta.:os l e Cobros, y t( Las l a s f a s e s —
leí p r o c e s e l e l a cobranza .'o-ben l e e s t . i r c e o r l i
nados e n ^ f o r n a t a i ,que e l t r a b a j o p r o s i g o s i n — -
congestiónj aún en poniólos l e g r a n a c t i v i d a d .

Pero ^ r e s c i n d i e n d o l e l a manera en que

se o r g a n i z a y a p l i c a e l p l a n g e n e r a l , es i m p o s i -
b l e l o g r a r éxito en l a s c o b r a n z a s , s i i o aque od
m i n i s t r a n d i c h o p l a n c a r e c e n de c i e r t a , ^ u u i i d a -
l e s i m p o r t a n t e s , s i e n d o una de e l l a s l a e x p e r l e n
cia. "~

En cuanto o l o s c o b r o r e s , señuelo de-

c i r , que l a l a b o r i o s i d a d , l a i n t e l i g e n c i a , l a —
p e r s e v e r a n c i a son c u a l i d a d e s para l o g r a r un buen
t r a b a j o .Le c o b r a n z a . Más e l c o b r a d o r e f i c i e n t e , -
debe d e m o s t r a r o t r a s a p t i t u d e s que por r a z o n e s —
de c o n v e n i e n c i a s , se expresarán con l a p a l a b r a —
diplomacia.

Las costumbres y l a s e x p e r i e n c i a s comer

cióles de l o s c l i e n t e s d i f i e r e n muchísimo e n t r o -
s i , y también sus características i e r s e n a l e s ; —
s o l o un agente de c o b r a n z a s i n e r t e utilizaría e l
mis o métooc varo t o d o s .

Cada cuenta v e n c i d a , es un problema

d i s t i n t o y e l c o b r a d o r que q u i e r e t e n e r éxito, -
es e l que posee s u f i c i e n t e c r i t e r i o , paro tr." 1

t a r cada case cor.o s i f u e r a e l único.

E l c o b r a d o r debe de d e m o s t r a r f i r m o z n -
s i n s e r r u d o , su mejor a m a no es l a alteración-
s i n o l a persuación. S i e l deudor t i e n e l a v o l u n -
t a d de pagar pero carece de medios, se acudiré-
s i s e r v i c i o c o m e r c i a l para a y u d a r l o a l a r e h a b i -
litación; s i se toaede pagar, pero no q u i e r e h a —
c e r l o , deberá l e e j e r c e r c i e r t a presión sobre —
él, pero e s t o se hará en l o p o s i b l e de nodo d e —
c o n s e g u i r e l d i n e r o y a l mis .o t i e n d o c o n s e r v a r -
l a cuenta.

Es recomendable que se ponga en p r á c —

t i c a , l a rotación de c o b r a d o r e s en l a s d i s t i n t a s
zonas de cobranza» para e f e c t u a r c o b r o s ; ya eun-
e s t a medida se c o r r i g e e l d e f e c t o a l o o Cobrado-
res e n e l aasc de que se c o n s i d e r e n i n d i s ^ o n s a —
!J 1 O S •

También sería recomendable, toman lo —

ésto como una s u g e r e n c i a , que se e s t a b l e z c a para
l o s c o b r a d o r e s , e l ae o t o r g a r l e seriestraímente—
. r e r i o s , d i p l o m a s , una comida, unos v a c a c i o n e s —
con g a s t o s pagados a l c o b r a d o r que l o g r a r a co
b r a r l a mayor c a n t i d a d en e l tiempo e s t a b l e c i d o ,
ya que en e s t a forma se logrará aumentar l o s
i n g r e s o s p o r concepto de c o b r o s .
PROFIEDAD DE LA BIBLIOTECA
DE LA
F A C U L T A D DE COMESCI»
JALAfA.VEfi.
 123v

Todas l a s s u g e r e n c i a s a n t e r i o r e s e x —
p u e s t a s , l a s hago con e l f i n le m e j o r a r e l s i s -
t e n a de cobranzas y a c t i t u d de l o s c o b r a d o r e s , -
p a r a o b t e n e r en e s t a f o r n a , r e s u l t a d o s p o s i t i v o s
y l o g r a r c o n nás f a c i l i d a d l a consumación d e l -
c i c l o económico.
R u i s y Prieto.-Auditoría Práctica.-México 1962.

E.L.Kohler.-Auditoría.-México 1962

C.P.T. A. Patón U.-Manual d e l C o n t a d o r . R e i m p r e -

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E g b e r t James C. H o l b r o o k E l m o r , A ' l d r i c l i . -Prácti-
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