VERSION: 06

SEPTIEMBRE 2018
PROCEDIMIENTO DE REMODELACION Y ADECUACION DE
PLANTA FISICA
TRD: 220-221-78

PROCEDIMIENTO DE REMODELACION Y ADECUACION DE PLANTA FISICA

La Unidad de Planta Física debe ofrecer espacios físicos adecuados a toda la comunidad
universitaria, involucrando acciones que contribuyan a la conservación del medio ambiente,
generando altos niveles de confort y seguridad, así como implementando nuevas tecnologías en
el manejo espacial.
OBJETIVO: Contribuir a que la infraestructura física sea dinámica, acorde con los cambios
generacionales, tecnológicos y ambientales, respetando la normatividad vigente.
ALCANCE: Toda la infraestructura física de la Institución, y a las diferentes comunidades
que interactúan en ella.

DEFINICIONES
Obras de remodelación: son aquellas que incluyen cambios en obra civil, en espacios
existentes.
Obras de adecuación: son aquellas que redefinen los espacios sin intervención de obra civil
(sin demolición o construcciones menores).
Obra civil: toda labor que modifique un espacio interviniendo las condiciones del espacio
existente. Implica en este caso la transformación mediante demolición y construcciones
menores.
Contratista: persona natural o jurídica con las competencias necesarias para llevar a cabo una
obra material a través de un contrato.

1. POLITICAS OPERACIONALES.

 El Jefe de Planta Física será el responsable de inspeccionar, las obras de

remodelación y adecuación, llevadas a cabo de acuerdo a las condiciones y
especificaciones contratadas.

 En los casos de remodelación o adecuación, la contratación se deberá realizar a

través de propuestas presentadas por proveedores, en caso que el monto sea hasta
de 15 SMVM es autorizado por la Vice rectoría Administrativa, en caso de ser
mayor lo autoriza el Comité de Compra.
COPIA CONTROLADA

La versión vigente de este documento se encuentra disponible en Share Point O SIDI

(Sistema de Información Documental Institucional)
Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA
 VERSION: 06
SEPTIEMBRE 2018
PROCEDIMIENTO DE REMODELACION Y ADECUACION DE
PLANTA FISICA
TRD: 220-221-78

 La aprobación de todo proyecto de construcción o remodelación se realizará de

acuerdo a la siguiente tabla:

Responsable de Cuantía Normatividad

aprobación (SMMLV)

Rector hasta 300 Acuerdo 001 de 27 Octubre de

2010 – Sala General, Art. 16 literal
l
Consejo Directivo superior a Acuerdo 001 de 27 Octubre de
(miembros de sala general
representante de PTC
300 y hasta 2010 – Sala General, Art. 27 y Art.
representante estudiantes 500 28 literal q
representante egresados
rector
el secretario general hace las veces de
secretario del CD)

Sala General Superior a Acuerdo 001 de 27 Octubre de

(5 fundadores y 5 miembros de número 500 2010 – Sala General, Arts. 13 y 23,
nombrados uno por cada fundador)
Art. 34 literal f.

 Para que el Jefe de Planta Física realice la verificación de las obras contratadas,
la Vicerrectoría Administrativa deberá suministrarle las condiciones y
especificaciones de las mismas.
 La entrega de obras civiles llevadas a cabo por parte de contratistas deberá ser
recibida por el Jefe de Planta Física y el Jefe de Mantenimiento a través de un
Acta de Recibo, la cual deberá estar firmada por el Vicerrector Administrativo,
el Jefe de Mantenimiento, el Jefe de Planta Física y el Contratista que ejecutó la
obra.
 El Jefe de Mantenimiento hace entrega al solicitante.

2. RESPONSABLE.
El jefe de la Unidad de Planta Física

COPIA CONTROLADA

La versión vigente de este documento se encuentra disponible en Share Point O SIDI

(Sistema de Información Documental Institucional)
Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA
 VERSION: 06
SEPTIEMBRE 2018
PROCEDIMIENTO DE REMODELACION Y ADECUACION DE
PLANTA FISICA
TRD: 220-221-78

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE REMODELACION Y ADECUACION

DE PLANTA FISICA

PASO RESPONSABLE DESCRIPCION DE REGISTRO

LA ACTIVIDAD
Presenta solicitud a
través de correo
electrónico, con copia a
1 Solicitante su jefe de área y
Correo electrónico
teniendo en cuenta las
políticas
institucionales.
Recibe la solicitud y
evalúa el
requerimiento. Si tiene
partida presupuestal,
Vicerrector
2 continua el proceso; en Correo electrónico
Administrativo
caso contrario se
informa al solicitante
las razones de la no
aprobación.
Evalúa la viabilidad de
Jefe de Planta la obra. En caso de ser Correo electrónico /Formato
3
Física necesario, realiza los respectivo
planos pertinentes.
Comunica al solicitante
el concepto sobre la
Jefe de Planta
4 viabilidad, con copia a Correo electrónico
Física
Vice rectoría
Administrativa.
Autoriza la realización
de:
* Cantidades de obra,
Vicerrector Correo electrónico
5 Unidad de Planta
Administrativo
Física.
* Presupuesto,
Proovedores.

COPIA CONTROLADA

La versión vigente de este documento se encuentra disponible en Share Point O SIDI

(Sistema de Información Documental Institucional)
Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA
 VERSION: 06
SEPTIEMBRE 2018
PROCEDIMIENTO DE REMODELACION Y ADECUACION DE
PLANTA FISICA
TRD: 220-221-78

Avala la mejor opción y

Vicerrector
6 ordena la ejecución de Correo electrónico
Administrativo
la obra.
Jefe de Obra de remodelación o
7 Se ejecuta la obra
Mantenimiento adecuación
Realiza el seguimiento
Jefe de Planta Informe de visitas al sitio
8 a la ejecución de la
Física intervenido
obra.
Vicerrector
Administrativo / Verifican la entrega de
Jefe de la obra para su Acta de Recepción de
9
Mantenimiento / respectiva entrega al Trabajo (220-221-472)
Jefe de Planta área solicitante.
Física

1. MATRIZ DE SISTEMA DE GESTION DE RIESGOS

COPIA CONTROLADA

La versión vigente de este documento se encuentra disponible en Share Point O SIDI

(Sistema de Información Documental Institucional)
Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA
 VERSION: 06
SEPTIEMBRE 2018
PROCEDIMIENTO DE REMODELACION Y ADECUACION DE
PLANTA FISICA
TRD: 220-221-78

2. MATRIZ DE CONTROL DE LA INFORMACION DOCUMENTADA

DOCUMENTO Y TRD Procedimiento de Remodelación y Adecuación de Planta Física (220-221-472)

ALMACENAMIENTO DISPOSICION
IDENTIFICACION PROTECCION VALORACIÓN TRD
Y RECUPERACION FINAL
Tiempo en Tiempo
Responsable del Técnica de Forma de Archivo de en Archivo
Nombre y TRD Control Forma de Destruir
Documento Presentación Almacenamiento Gestión Central
(Años) (Años)
Acta de Recepción
Jefe de Planta
de Trabajo (220-221- Si Magnética Magnética 5 5 Eliminar
Física
472)

COPIA CONTROLADA
La versión vigente de este documento se encuentra disponible en Share Point O SIDI (Sistema de Información Documental
Institucional)
Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA