INGRESO A SIIGO NUBE ACADEMICO

Paso 1

Paso 2

Paso 3
CREACIÓN DE USUARIOS

Un usuario es una clave que va poder ingresar al programa, Para crear el usuario se debe acceder a la ruta de

Configuración – Nómina/Usuarios – Usuarios – Crear usuario.

Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana donde se ingresará la información o datos del contacto
o de la persona a la cual se le está creando el usuario.

1. Tipo de usuario: Aquí se debe seleccionar alguna de las siguientes opciones:

 Con acceso: Usuario que se debe adquirir y tendrá acceso a todas las funcionalidades dependiendo de los
roles asignados, al marcar esta casilla el sistema solicita confirmación si va a ser o no administrado.

 Lite: Es un usuario con un menú especial, es decir, solo visualiza noticias puede crear unos requerimientos
e incorporar documentos en Word o pdf al programa: Generalmente aplica para empleados y contratistas.

 Gestor de nómina: Es el usuario administrador de la nómina, el cual define parámetros, configura,

liquida, realiza el pago de la nómina y generar sus correspondientes informes.

2. Usuario de acceso: Es necesario incluir una dirección de correo de electrónico válido, pues allí está llegando
la información del usuario de ingreso al programa.
 No olvides que los campos que tienen la barra roja son campos
obligatorios.

Luego de haber diligenciado los campos solicitados se debe dar clic en el botón para almacenar la
información.

PROCESO DE CONTRATACIÓN A EMPLEADOS

Este proceso nos permite ingresar al programa la información del contrato pactadas con el empleado lo cual es
necesario para el proceso de liquidación de la nómina.
Para realizar el proceso debe ir a la ruta Nómina – Crear – Contrato:

Luego el sistema mostrara el formulario para ingresar la información del contrato:

 1. Datos de contrato:

 Usuario: Se debe indicar cuál es el empleado al cual se le va configurar el contrato el cual previamente
debe estar creado como usuario.

 No contrato: Se debe asignar un código único que identifique el contrato, se recomienda que sea la misma
cédula del empleado.

 Tipo contrato: Se define si el contrato es fijo o indefinido, dependiendo de esto si es fijo se asignara
fecha inicio y fecha fin o de lo contrario solo fecha inicio.

 Cargo: Se podrá buscar y asignar alguno de los cargos que el sistema tiene configurado, de igual forma
se puede ir a la creación de cargos si no se encuentra el deseado.

 Motivo de retiro: este campo no se asigna en la creación, se debe llenar previamente a la liquidación de
contrato:

2. Deducciones de retención en la fuente:

Con el fin de que el sistema realice el cálculo de retención en la fuente y tenga en cuenta las respectivas
deducciones se deben llenar los campos que contiene este recuadro de acuerdo a lo que le aplique a cada
empleado.

El sistema solamente el aplica procedimiento número 1 para los

cálculos de retención en la fuente.

3. Deducciones de retención que NO aplican a la normatividad vigente

Este recuadro solo se debe diligenciar en el caso que se realicen nóminas de años anteriores y que
tenga empleados a los cuales se deba retener, ya que son campos que no son base del cálculo de retención a
partir de 2019.
4. Datos pago Electrónico: Se deben ingresar los datos del banco del empleado, estos datos son necesarios
para descargar el archivo plano para el pago electrónico en el banco al terminar la nómina, en caso de hacer
uso de esta función.

5. Datos generales: Se definirán los siguientes campos:

 Grupo: Se asigna si el empleado pertenece al grupo de Administración, Ventas o Producción, tener en

cuenta que de estos grupos depende la afectación contable de la liquidación de dicho empleado lo cual
se debe validar en la configuración de la nómina donde también se pueden crear nuevos grupos

 Sueldo: Se indica el salario base del empleado; en el caso de ser salario integral se debe marcar para
que el sistema haga los cálculos correspondientes

 Tipo cotizante: Seleccione el tipo de relación laboral que tiene el usuario que se está creando.

6. Salud: Indique el fondo, fecha de afiliación y el porcentaje que le será descontado al empleado.

7. Pensión: Indique fondo, fecha de afiliación y el porcentaje que le será descontado al empleado, también si
es el caso colocar el valor de Aportes voluntarios a fondo de pensión.
 CONFIGURACIÓN DE NÓMINA: SE DEFINEN LOS PARÁMETROS
NECESARIOS PARA LA POSTERIOR ELABORACIÓN Y LIQUIDACIÓN

Para comenzar el proceso se debe ir a la Ruta Configuración – Nómina/Usuarios – Parámetros de

nómina – Configuración de nómina:

En el momento que se ingresa a esta ruta el sistema mostrará el siguiente menú en la parte superior:

1. Grupos de nómina
Es la clasificación que se le da a los empleados de la compañía, Siigo tiene predefinidos los grupos
de Administración, ventas y producción:

En el último renglón se puede adicionar un nuevo grupo de ser necesario, para lo cual se debe marcar el check en
uso, asignar el Código, Nombre y al finalizar dar clic en el botón de Guardar
2. Cuentas en conceptos: Permite hacer la configuración contable de los conceptos de ingreso y deducción del
empleado:

2.1. Grupo: Se debe seleccionar el grupo al cual se va hacer la configuración, esto permite asignar cuentas
contables diferentes a los mismos conceptos de nómina:
2.2. El sistema agrupa en tres pestañas los conceptos de nómina en cada una se debe hacer la asignación del
concepto y la cuenta contable:

3. Cuentas en fondos
Permite hacer la configuración contable de los fondos que se van a liquidar en la nómina:

3.1. Grupo: Se debe seleccionar el grupo al cual se va hacer la configuración, esto permite asignar cuentas
contables diferentes a los mismos fondos de nómina:

3.2. El sistema mostrará una pestaña por cada tipo de fondo y en cada uno se debe asignar el tercero, cuenta
del gasto y pasivo que se desea afectar en la contabilización:

Hay una excepción y es el fondo de cesantías el cual no solicita la cuenta del gasto, solo la del pasivo:
4. Comprobantes de nómina

4.1. Causación nómina: Permite hacer la definición de los comprobantes en donde quedara contabilizada la
nómina del empleado, provisión y seguridad social; además, permite colocar la cuenta contable por pagar
contrapartida de la nómina y la planilla.
4.2. Otros comprobantes: Permite definir los comprobantes en los que se causara la liquidación de contrato y
Cesantías.
4.3. Desprendible de nómina: Permite definir los permisos de edición y visualización del desprendible, además
definir el diseño entre dos formatos los cuales se pueden observar en una vista previa.
4.4. Configuración correo nómina: Permite colocar un asunto y contenido al correo en el cual se enviará el
desprendible de nómina.
4.5. Desembolso nómina: Permite definir el comprobante en el que se causará el pago de la nómina y
seleccionar la forma en que se contabilizará:
 Comprobante por empleado

 Comprobante con todos los empleados (Tercero 1, Tercero 2, Banco)

 Un solo comprobante (Tercero 1 vs Banco, Tercero 2 vs Banco)

5. Liquidación nómina

5.1. Tipo de liquidación: Permite seleccionar la forma de hacer la liquidación de nómina entre quincenal y
mensual.
5.2. Operador de información (PILA): Se debe asociar el tercero que usamos para la liquidación de la planilla,
tomará este tercero en la contabilización de la cuenta por pagar de esta planilla.
5.3. Se marca en el caso de usar decimales o de lo contrario redondeará las cifras.
5.4. Se marcará en el caso que la empresa sea beneficiaría exonerada de Salud y parafiscales (SENA e ICBF)
según la ley 1607 de 2012.
5.5. Se marcara en el caso de que la empresa sea beneficiaría de la leyes 590 y 1423 de 2000, lo cual permitirá
configurar reducciones en los porcentajes para el pago de aportes al SENA, ICBF y Cajas de Compensación
Familiar.

ELABORACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE NÓMINA (4 PASOS)

En siigo nube el sistema permite crear cada una de las nóminas que vamos a liquidar en un periodo
determinado por la ruta Nómina – Crear – Nómina.

Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

Donde es necesario ejecutar cada uno de los campos; a continuación detallaremos los pasos 1 y 2:
Paso 1 - Selecciona empleados y novedades generales

En este paso encontraremos tres secciones a diligenciar:

a. Información general: Allí es necesario diligenciar los siguientes datos:

 Tipo de liquidación: Periodo el cual se va a liquidar la nómina si es mensual o quincenal

 Mes: Relacionar el mes a liquidar la nómina.

 Año: Relacionar el año de liquidación de nómina.

 Descripción: Indicar el nombre de la nómina con el cual se identificará.

b. Novedades que aplican a todos los empleados.

 Ingresos: El sistema traerá relacionado los conceptos básicos como sueldo y auxilio de
transporte si se desea adicionar, tenemos la opción de (+) el cual me permitirá llamar un nuevo
ingreso.
 Deducciones: El sistema relacionará los básicos si se desea adicionar, tenemos la opción de (+)
el cual me permitirá llamar una nueva deducción.
 c. Selecciona los empleados que deseas incluir en esta nómina: En esta opción el sistema me
traerá todos los empleados que se hayan creado y a los cuales se les asigno contrato y seleccionas
a aquellos que les vas a liquidar la nómina.

Importante:

Una vez se verifique la información del primer paso damos clic en

Paso 2 - Selecciona empleados y novedades generales

En la segunda opción el sistema me permite relacionar las novedades individuales, para ello se habilita la
siguiente ventana:

En ella es necesario diligenciar los siguientes campos:

 Conceptos: Se relacionará el concepto individual.

 Empleados: Permite relacionar uno o varios empleados para un solo concepto.

 Horas/Valor: Relacionar si el concepto se determina por el valor o la hora.

Importante:
Para cargar novedades por interface debemos ubicarnos en la opción al lado derecho
Descargar Plantilla

Al descargar la plantilla traerá en Excel todos los empleados que se hayan relacionado en la nómina en
esta opción me quedará pendiente diligenciar el concepto, Horas/valor, también permite quitar empleados
que no necesite asociar.

 Identificación y nombre del empleado: Son datos del empleado.

 Número de contrato: Se ubicará en la hoja de vida, tal y como se asignó el contrato.

 Concepto: Nombre del concepto como quedo asignado en el sistema

 Horas/Valor: Si el concepto se relaciona con un valor o una hora.

Una vez se diligencia la plantilla de novedades se procede a incorporar la información para ello vamos a la
opción de Importar novedades

Llamamos el archivo que previamente se guardó y le damos la opción de Cargar plantilla

Una vez cargada la plantilla el sistema me mostrara las novedades y empleados relacionados.

Cuando se suben las novedades por la opción de interface se pueden

modificar desde el sistema, si se requiere realizar algún cambio.

Ahora vamos a ver cómo puedes revisar y terminar una nómina en Siigo nube, iniciando por el paso número
tres.

Pasó 3 - Revisa tu nómina:

En la tercera opción el sistema me permite revisar la nómina, la verificación se realiza al dar click sobre el
empleado el sistema mostrara la información que se está liquidando.

El sistema permite ver cuál es el total de ingresos, deducciones y neto a pagar por cada empleado, también en
este paso se pueden hacer modificaciones de ser necesario; para ello se debe dar clic sobre el renglón resaltado
en negrilla:

El sistema desplegará el detalle de lo que se contabilizara por el empleado seleccionado, se podrá hacer
modificaciones de días, horas o valores a pagar.
 El único valor que no permite modificar en este paso es el valor del
sueldo el cual se debe modificar desde el contrato del empleado

Paso 4 - Termina tu nómina

1. El sistema mostrara un recuadro con el total de Neto a pagar a colaboradores, Seguridad social, ARL,
Parafiscales y Provisiones. Se puede dar clic en ver detalle si se desea ver un informe detallado con los
valores, bases, fondos y conceptos que el sistema tuvo en cuenta para la liquidación.
2. El botón de Pago de electrónico nos permite descargar el archivo plano para el pago de la nómina en la
plataforma del banco.
3. El botón Generar desprendibles permite enviar o descargar para imprimir los desprendibles de cada
empleado.

Cuando llegamos al paso número cuatro antes de terminar la nómina, el sistema me mostrara la siguiente
información, con el objetivo de hacer una última verificación.

En la opción de Neto a pagar a colaboradores encontraremos una opción inferior que dice Ver detalle,
al dar clic en ella el sistema habilitara una nueva ventana donde es posible revisar la nómina de cada uno
de los empleados por cada concepto.
Si se confirma que la información esta correcta se debe dar clic en el botón

no solo para causarla sino también generar el pago para lo cual el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Aquí se debe confirmar la forma de pago, fecha y NIT del operador de la PILA.

Al indicarle que si esta lista para terminar, te mostrara la siguiente ventana en cual te informara que se están
creando los documentos y en la parte inferior podremos ver en la parte inferior el estado de los comprobantes.

GENERACIÓN DESPRENDIBLES DE NÓMINA

Los desprendibles de nómina son los soportes con que cuentan cada uno de los empleados para evidenciar todos
los ingresos y deducciones que le han sido causados en un periodo de nómina.

Después de terminada la nómina se pueden usar los siguientes botones para enviar por mail o descargar para
imprimir: