Ensayo: Importancia de los archivos

Yolanda Padilla Vera

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la

organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la
aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros
imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. Desde
las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el Bajo Imperio Romano,
pasando por la civilización egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de
activos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son: documentación legal (leyes), documentación de

control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos,
catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar
(registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada.
Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos

Datos, que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la
generación de una Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente
conocido como Banco de Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito
socioeconómico.

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar
plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener
todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es
aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos
en ligares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse en
grandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia, y
el personal encargado de su manejo.

Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos
de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los
archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio
preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la
posibilidad a las personas de conocer el contenido de los documentos y así
detectar testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas,
políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en
general.
Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración
conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones
una fuente de historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de
tener un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida.

Cualidades de los archivos

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad al contar con herramientas sustentables de la información
generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son características
de los documentos que componen un archivo:

Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las

búsquedas de documentación.

Simples: Identificar el contenido de la información de manera sencilla.

Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de

manera eficiente.

Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

equivocaciones.

Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para

no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo

Los archivos se clasifican según su uso, organización, ciclo vital

1.Según su uso

1.1 Archivo activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas,
dada la relevancia de la información fecha, creación u modificación, considerados
importantes.

1.2 Archivo Semiactivo: Contiene información que puede ser de relevancia, pero
cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que
contienen información importante pero que los mismos no son de observancia
cotidiana.
1.3 Archivo histórico o permanente

Contiene la información vital y va conformando su historia. Se denomina archivo

inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser
útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.

2. Por su organización

Otra de las variables que clasifica la clasificación del archivo, es la organización

que la empresa elija y el manejo de la información.

2.1 Centralizada

Son esos que pueden ser afectados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son
resguardados en un solo organizador con la resolución de que los mismos pueden
ser utilizados con facilidad en un solo espacio.

2.2 Descentralizada

Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio

archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá
organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que crean y modifican
siendo responsables de la seguridad y comunicación de estos.

2.3 Descentralizado o con central de control

Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está

centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radical que
cada correspondencia conservan las copias de correspondencia despachada, las
cuales pueden destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo
central.

3. Según su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigna a cada una de

sus etapas, las cuales se explican a continuación:

3.1 Archivo de gestión

Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a una

consulta administrativa por toda la organización.
3.2 Archivo central

Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos

de gestión de cada dependencia dependiente; su consulta no es tan frecuente,
pero siguen en vigencia.

3.3 Archivo histórico

Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de

conservación permanente

4.Categorización de los archivos

Se clasifican en: A. Archivo general de la nación

B. Archivo general del departamento

C. Archivo general del municipio

D. Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la

actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han sufrido que tenían modificaciones en cuanto a la creación de
los documentos, valoración y selección, preservación, y acceso y su uso. Sin dejar
atrás el más importante de los documentos de archivo son los que están
plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para
conservar su preservación