POLITICA DE MANEJO

DE CAJAS CHICAS 1
RE-POL-00-02 V.1

I.- Objetivo General: 12/04/08

Ÿ Contar con todos los controles necesarios relacionados al manejo de fondos de cajas
chicas de la empresa.

II. Objetivos Específicos:

Ÿ Agilizar las compras de bienes y servicios de poca cuantía
Ÿ Definir los controles sobre el uso de fondos de caja chica.

III Política
1. Anualmente con la aprobación del presupuesto, la Junta Directiva aprobará los montos de
las diferentes cajas chicas en funcionamiento. Como medida temporal éstas serán las
cajas chicas y los montos aprobados
 Producción $ 500.00
 Admon., Compras, Control de Calidad y Logística $ 500.00
 Ventas y Granjas $ 500.00
 Presidencia $ 350.00

2. El límite máximo a cubrir con las diferentes cajas chicas serán asignados por la Junta
Directiva en la aprobación del presupuesto anual. Como parámetro inicial, estos serán los
montos máximos a autorizar:.
 Producción $ 50.00
 Ventas y Granjas $ 50.00
 Admón., Compras, Control de Calidad y Logística $ 50.00
 Presidencia $ 50.00

3. Los fondos de las cajas chicas serán utilizados para cubrir gastos que por su cuantía y por
su eventualidad no sea necesaria la emisión de cheques.

4. No podrán cubrirse gastos relacionados con sueldos, horas extras, pagos a proveedores
por compras planificadas y otros tipos de gastos que puedan planificarse previamente

5. El responsable de cada una de las cajas chicas, no podrá efectuar pagos a otro
departamento que no sea el o los estipulados.

6. Todos los gastos por medio de cualquier caja chica, deberán ser autorizados por el
Gerente o encargado del Área.

7. Todo pago efectuado por caja chica deberá contar con su respectivo comprobante de
crédito fiscal, salvo aquellas excepciones de ley.

8. La empresa deberá contar con documentos pre-enumerados para la emisión de vales de

cada caja chica. (RE-COM-RM-03)
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IV. Procedimiento
1. Cada responsable de caja chica, deberá contar en todo momento con los fondos y /o con
los comprobantes que respalden el12/09/金曜日 monto que se le ha asignado. Debe estar
dispuesto a que le efectúen auditoria en cualquier momento.

2. Cualquier empleado interesado en fondos de caja chica, solicitará la cobertura de los

gastos correspondientes, presentando vale de caja chica autorizado, debidamente lleno
(cantidad solicitada, concepto del gasto, nombre y firma del que recibe los fondos, firma
de autorización y fecha). Las personas encargadas de los manejos de las cajas chicas
no efectuarán ningún desembolso, si no cuentan con el vale debidamente autorizado.

3. Las personas encargadas de las cajas chicas, tramitarán la reposición cuando hayan
desembolsado un mínimo del 50 % de los fondos asignados, con el objeto de que se
efectúe el proceso de revisión de los comprobantes justificativos correspondientes y de la
clasificación y aplicación contable de los mismos. Para la reposición del fondo de caja
chica, no deberán quedar vales pendientes de liquidación, además no se podrán liquidar
vales, créditos fiscales o facturas que no correspondan al período al que se refiere la
liquidación.

4. Los responsables de las cajas chicas, velarán por que los solicitantes de fondos pidan a los
proveedores, los comprobantes de créditos fiscales y únicamente se autorizarán facturas
por comida y aquellos casos que la ley autoriza.

5. Para efecto de liquidación de los gastos cancelados con fondos de cajas chicas, deberán
documentarse con los comprobantes correspondientes, estos comprobantes serán los vales
de caja chica, complementados en forma suficiente y con la debida autorización, los
comprobantes de crédito fiscal y/o facturas emitidas a favor de la empresa (dependiendo
del tipo de gasto, así será la documentación de soporte). Para efecto de liquidación de
gastos, las personas encargadas de los fondos de cajas chicas, verificarán que todos los
comprobantes justificativos se presenten con el sello de cancelado y la fecha de
cancelación.

6. Cualquier factura que se solicite sea reintegrada a través de alguna caja chica, no deberá
de ser de más de 12 días de antigüedad.

7. Como máximo, el día 3 de cada mes, el encargado de cada caja chica deberá liquidar los
gastos efectuados al final del mes anterior, no importando si se ha llegado al mínimo del
50% establecido en el numeral 3. Este plazo podrá ampliarse hasta otros 3 días, por causa
justificada, previa autorización de la Gerencia General.

8. Cada seis meses o sea el 30 de Junio y el 31 de Diciembre de cada año el encargado de

cada caja chica deberá liquidar totalmente el dinero en su poder a efecto de realizar una
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auditoria integral. En esta liquidación deberá remesar cualquier remanente de efectivo

que aun posea.

9. Un día hábil después de efectuar la liquidación, contabilidad procederá a reintegrar los

fondos de cada caja chica.