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Manual de usuario –Validar información– V 1.

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1. Objetivo

Mediante este documento se pretenden describir las funcionalidades que tiene el


módulo Cargue Oficial de Información para el perfil de usuario Vigilado.

2. Validar archivo

Nota: Se harán validaciones de firmas digitales, debido a que esta


funcionalidad está prevista para hacer las validaciones y cargue oficial de
forma definitiva. La funcionalidad de Cargue Oficial almacenará los resultados
en los servidores de la SuperSalud para que posteriormente puedan ser
obtenidos los reportes necesarios.

Esta funcionalidad permite realizar la validación de los archivos y cargarlos


oficialmente por el usuario vigilado. Se encuentra ubicada en el Panel de Usuario
Vigilado (Ilustración # 1) por medio del enlace Cargue Oficial.

Ilustración 1- Panel de Usuario Vigiliado

2.1. Definición de parámetros para la validación

A continuación (Ilustración # 2) se presenta la interfaz para la validación de


archivos, la cual contiene los siguientes campos: Circular, Año y Período de
corte.

Ilustración 2- Parametrización del archivo

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Para poder hacer una correcta parametrización se deben ejecutar los siguientes
pasos:

En primera instancia el usuario vigilado debe seleccionar la Circular a la que


están asociados los archivos.

Nota: Solo podrá seleccionar entre las circulares a las que esté asociado
(Ilustración # 3).

Ilustración 3- Selección de Circular

Una vez seleccionada la Circular, se cargarán los años habilitados para realizar la
validación, se debe seleccionar el año. (Ilustración # 4).

Nota: Solo podrá validar archivos para el período actual o inferiores, no para
períodos de corte futuros.

Ilustración 4- Selección de Año

Por último se debe indicar el período de corte, según el año seleccionado


previamente (Ilustración # 5).

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Ilustración 5- Selección de Período

Si el usuario vigilado a realizado correctamente la parametrización de su


validación, debe presionar el botón Enviar ubicado en la parte inferior central de la
interfaz (Ilustración # 6).

Ilustración 6- Enviar parametrización

Si el usuario vigilado está usando por primera vez la aplicación o está usando un
navegador web distinto al que trabaja normalmente, se le indicará un aviso de
confirmación para que acepte el uso de la herramienta (Ilustración # 7).

Nota: Es indispensable que se tenga instalado el plugin de Java (JRE) para


el correcto uso de la validación de archivos. En caso de no tenerlo
instalado, se puede descargar del siguiente enlace http://www.java.com/es/

Si ya lo tiene instalado debe entonces confirmar su uso para poder


continuar con el proceso de validación. La versión de la Máquina Virtual de
Java a usar debe ser la 1.6 .

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Ilustración 7- Confirmación uso de la máquina virtual de Java

2.2. Envío de los archivos a validación


Una vez se ha parametrizado correctamente la validación, se carga la interfaz de
envío de archivos (ver Ilustración # 9), donde el usuario vigilado procede a
realizar la carga de los archivos.

Para evitar problemas o retrasos en la ejecución de esta actividad se deben tener


en cuenta las siguientes acotaciones:

 Los archivos que se suban a la aplicación deben estar en formato de texto.


Se permiten extensiones en minúsculas o mayúsculas (txt ó TXT)

 Los archivos que el usuario vigilado validará deben coincidir con el


estándar que se indica en la circular respectiva

Para un ejemplo práctico siguiendo el estándar, se hará el proceso de


envío de un archivo tipo 131, que lo debe subir un usuario vigilado que
pertenece a la entidad ENTIDADXX, cuyo nit es 12345678 con dv 9 y
pertenece al período # 40 (Primer Trimestre) del año 2010

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El estándar indica que debe ser de la siguiente forma:

Nombre del archivo: NITENTIDADPPANNO131.TXT

Donde, cada uno de esos campos sería:

Campo Valor Descripción


NITENTIDAD 123456789 Nit de la entidad + DV
PP 40 Período de corte
ANNO 2010 Año al que pertenece
TIPOARCHIVO 131 Tipo del archivo a validar

Finalmente el nombre de ese archivo debe ser 123456789402010131.TXT

 Para el correcto funcionamiento de la aplicación, el computador debe tener


disponible conexión a internet al momento de subir y validar los archivos.
Si se intentan subir o validar los archivos y no se posee esta conectividad,
se presentará el siguiente error:

Ilustración 8- Mensaje de error por pérdida de conexión a internet

 Para el correcto funcionamiento de la aplicación en el instante de subir


archivos, el computador debe tener disponible conectividad con el servicio
de transferencia de archivos (FTP), pues sin ésta no se podrán llevar a
cabo las respectivas validaciones. Póngase en contacto con su
departamento de Servicio Técnico

Cuando el usuario vigilado haya tenido en cuenta las acotaciones anteriores, se


continúa con el proceso de envío en la interfaz que se le provee (Ilustración # 9).

En dicha interfaz, el botón de Subir está inactivo, debido a que no se


han seleccionado archivos para su respectiva validación.

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Ilustración 9- Interfaz para el envío de archivos

Primero se debe seleccionar el tipo de archivo a subir y se procede a dar clic en el

botón Examinar… , sino se selecciona algún tipo de


archivo y se da clic en el botón Examinar… , la aplicación le informará al usuario que
debe seleccionar el tipo de archivo a subir (Ilustración # 10).

Ilustración 10- Aviso de selección de archivo

El usuario vigilado deberá buscar el archivo respectivo, en su computador, para


asociar a la aplicación (Ilustración # 11).

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Ilustración 11- Selección del archivo a validar

Al seleccionar el archivo correcto, éste debe pasar por una serie de validaciones para
que se verifique que el archivo cumple con las condiciones mínimas para ser
validado. De ser así, la interfaz deberá quedar como la ilustración # 12. Indicando el
nombre del archivo, su tamaño, la ubicación de éste en el computador del usuario
vigilado e informándole de la última vez que el archivo fue modificado. Además el
botón de subir se debe activar para continuar con el proceso.

Ilustración 12- Información del archivo a validar

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Nota: En esta funcionalidad de Cargue Oficial, el usuario vigilado debe tener en


cuenta de hacer un solo envío, es decir subir todos los archivos al mismo
tiempo.

2.3. Resultados de la validación

Al subir el (los) archivo(s), se le indicará el resultado de la validación en una nueva


página como lo muestra la Ilustración # 13. Este resultado se hará para cada uno de
los archivos que se han subido para cumplir la validación, es decir por cada uno de
los archivos se indicará su respectivo resultado individual y a su vez se indicará el
estado general del envío.

Ilustración 13- Resultado validación archivo con errores

Para este caso, se muestra la información concerniente a la validación del archivo


que el usuario vigilado ha subido:

1. Archivo
Indica el nombre del archivo que se subió para ser validado.

2. Estructura
Sección en la que se indica si el contenido del archivo coincide con los
estipulados por la respectiva circular.

3. Cálculos
Sección en la que se indica si la información del archivo cumple con la
integridad referencial y validación de cruces.

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4. Transferencia
Estado en el que se encuentra el archivo subido.

5. Log Estado del envío


Sección en la que se indica el resultado de la validación del envío.

A continuación se presentan las siguientes convenciones para el envío (es


decir todos los archivos subidos):


Icono que indica si el envío pasó las verificaciones de Estructura y
Cálculos (Integridad Referencial y Validación de Cruces).


Icono que indica si el envío pasó las verificaciones de Estructura e
Integridad Referencial y no se pudo llevar a cabo la validación de cruces
por falta de archivos.


Icono que indica si el envío no pasó las verificaciones de Estructura y
Cálculos (Integridad Referencial y Validación de Cruces).

6. Detalle de la validación
En esta sección se muestran los resultados de la validación, mostrando en
detalle si algún paso es erróneo indicando la causa del por qué no pasó la
prueba de validación.

Para el caso de la Ilustración # 13, el detalle de la validación indica que el


archivo no pasó, debido a que el código del departamento indicado en el
archivo no posee el código del municipio con el que se relaciona en el archivo.

Cuando se presenten errores de validación se puede descargar individualmente, es


decir por cada uno de los archivos, los resultados de la validación. De igual manera
se puede acceder a un archivo comprimido donde se agrupan todos los resultados.

Si el usuario vigilado modifica el archivo, corrigiendo entonces los errores que se le


han presentado durante la validación y vuelve a iniciar el proceso respectivo de
validarlo, esta vez si no se presenta ninguna inconformidad el resultado de validación
debe ser como la Ilustración # 14.

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Ilustración 14- Resultado validación archivo sin errores

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