¿Qué es un Manual de Funciones y Competencias Laborales?

El Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales es una herramienta de

gestión de talento humano que permite establecer las funciones y competencias laborales de
los empleos que conforman la planta de personal de las instituciones públicas; así como los
requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el
desempeño de estos. Es, igualmente, insumo importante para la ejecución de los procesos de
planeación, ingreso, permanencia y desarrollo del talento humano al servicio de las
organizaciones públicas.
¿Cómo se construye el manual específico de funciones y de competencias laborales? 
El manual debe contener los siguientes elementos:
1. Identificación y ubicación del empleo.
2. Contenido funcional: que comprende el propósito principal y la descripción de funciones
esenciales del empleo.
3. Conocimientos básicos o esenciales.
4. Competencias Comportamentales.
5. Requisitos de formación académica y experiencia.
La Función Pública además expidió la Guía para establecer o ajustar el manual de funciones y
de competencias laborales, actualizada en septiembre de 2015, y que se encuentra a
disposición en nuestra página web: www.funcionpublica.gov.co/guias.
¿El número de fichas del Manual de Funciones y Competencias Laborales debe ser
igual al número de empleos públicos que tenga la entidad? 
No necesariamente. El área funcional y el propósito principal del empleo son los elementos
que permiten diferenciar los empleos en cada área o dependencia, por lo tanto, lo más
recomendable es contar con fichas de empleo distintas para cada área funcional en donde
vayan a ser ubicados los empleos de un mismo código y grado salarial. Por ejemplo, si en la
planta de personal se cuenta con un profesional universitario grado 11 para el área de
planeación y otro para el área jurídica, deberán elaborarse dos fichas de empleo separadas
que contengan todos los elementos señalados en la Guía para establecer o ajustar el manual
de funciones y de competencias laborales (identificación del empleo, contenido funcional,
conocimientos básicos, competencias y requisitos de estudio y experiencia).
Sin embargo, si la planta de personal cuenta con varios cargos con igual código, grado
salarial, propósito principal y área funcional, la ficha de empleo puede ser la misma.
¿Qué son los núcleos básicos del conocimiento - NBC?
El Decreto 1083 de 2015, introduce los Núcleo Básico de Conocimiento – NBC como un
elemento nuevo para los requisitos de estudio del Manual de funciones y competencias
laborales. El Núcleo Básico de Conocimiento – NBC es la agrupación de disciplinas
académicas o profesiones según la clasificación establecida en el Sistema Nacional de
Información de la Educación Superior (SNIES), a cargo del Ministerio de Educación Nacional.
Los diferentes NBC se encuentran descritos en el artículo 2.2.2.4.9 del Decreto 1083 de 2015
establece:
Cada entidad puede definir en el manual de funciones, los Núcleos Básicos de Conocimiento -
NBC que considere necesarios para el ejercicio de un determinado empleo, inclusive si
pertenecen a áreas de conocimiento diferentes, siempre y cuando ellos estén relacionados
con la naturaleza de las funciones del empleo. Es decir, el registro de varios núcleos de
conocimiento para una determinada ficha de empleo es perfectamente válido.  
¿Para que sirven los núcleos básicos del conocimiento en los manuales de funciones y
competencias laborales? 
El objetivo de la inclusión de los Núcleos Básicos del Conocimiento (NBC), es facilitar el ajuste
del manual de funciones respecto a sus modificaciones permanentes, las cuales implicaban
incluir nuevas disciplinas académicas cada vez que surgían nuevas titulaciones que no
aparecían en dicho manual; a razón de la multiplicidad desbordada de programas académicos
de educación superior registrados en el Sistema Nacional de Información de la Educación
Superior – SNIES.
Con esta disposición se concentran estos programas académicos en 55 Núcleos Básicos del
Conocimiento, que permiten un manejo más simple, flexible y práctico tanto para la
elaboración del manual de funciones, como para la provisión misma de los empleos, con las
salvedades que ya se han hecho sobre el perfil ocupacional y las restricciones legales para
algunos empleos específicos. 
¿Cuál es la consecuencia de no realizar los cambios y modificaciones a los manuales
de funciones de la entidad pública, conforme a lo establecido en la normatividad
vigente? 
No llevar a cabo estos cambios a los manuales de funciones puede conducir a sanciones
disciplinarias establecidas en el artículo 34 de la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único).
No obstante, si bien la acción de ajuste del manual específico no se realiza dentro del término,
la respectiva autoridad no pierde la competencia para expedir el respectivo manual ajustado,
en los términos del Decreto 1083 de 2015.
¿Cuándo se recomienda establecer alternativas de requisitos de formación académica y
experiencia profesional en el manual específico de funciones y de competencias
laborales? 
La fijación de alternativas al requisito básico del empleo, aplicando las equivalencias entre
estudios y experiencia es discrecional de la entidad. Por lo tanto no es absolutamente
necesario definir alternativas en todos los empleos sino en aquellos en los cuales la entidad lo
considere pertinente, por razones de oferta laboral o porque las funciones no requieren un alto
grado de especificidad en los requisitos.
Es decir, para aquellos empleos en los cuales la entidad ha dispuesto que se requiere de
personal altamente calificado y especializado, no se recomienda definir alternativas con el fin
de no perder el horizonte del cargo y se mantenga la integridad tanto del propósito principal
como de las funciones esenciales del empleo.
Por otra parte, si no se precisan personas altamente calificadas y especializadas para un
determinado empleo y se requiere una experiencia que pudiere ser compensada con
requisitos diferentes a los exigidos inicialmente, seguramente y como excepción a la regla,
pueden establecerse las alternativas que se consideren necesarias para poder obtener la
flexibilidad en empleos cuyos perfiles pueden ser aplicables a diferentes dependencias de la
organización. Lo ideal es que se establezca como máximo una alternativa de requisitos para
mantener la integridad del perfil.
¿Existe algún formato especial para la actualización del manual de funciones? 
No existe un formato especial para realizar el manual de funciones, lo fundamental es que
contenga los parámetros indicados en la Guía para establecer o modificar el manual de
funciones y competencias laborales, y se hagan de conformidad con la normativa vigente, es
decir, cuidando que no se desnaturalicen los empleos (que se asignen funciones que no
correspondan a cada nivel), que los requisitos establecidos correspondan con los requisitos
generales establecidos para entidades del orden nacional (art. 2.2.4.1 y subsiguientes del
Decreto 1083 de 2015), y se respeten los límites mínimos y máximos para cada nivel de
empleo en el orden territorial (art. 13 del Decreto 785 de 2005). 
¿Se pueden hacer ajustes parciales en los manuales de funciones? 
En efecto, tanto para las entidades del orden nacional como las territoriales, es función del
área de talento humano mantener actualizado el manual de funciones y de competencias
laborales, y dicha actualización implica en algunas ocasiones hacer modificaciones parciales,
como por ejemplo adicionar funciones a un empleo, modificar requisitos o abrir nuevos perfiles
(fichas) de empleo. En todo caso, cada modificación debe estar justificada técnicamente y se
adopta mediante acto administrativo del jefe de la entidad.
¿El ajuste o actualización del manual se hace por medio de estudio técnico o
diagnóstico? 
No es necesario realizar un estudio técnico. Sin embargo, cuando el ajuste implica precisar,
adicionar, fusionar o suprimir funciones, es conveniente que se deje documentado el proceso
de ajuste en esas materias.
Para las entidades territoriales no se encuentran estipulados los requisitos de
experiencia como sí se establecen para las entidades del orden nacional ¿Cuál sería el
parámetro para establecerlos? 
En el Decreto 785 de 2005 no se estipula el detalle de requisitos de estudios y experiencia por
grado, en razón a que la adopción de las escalas salariales y la identificación de los grados
para cada empleo es una autonomía de los entes territoriales y por lo tanto no son similares a
las del nivel nacional. En consecuencia cada entidad territorial deberá diseñar su propia matriz
de requisitos, a partir de los topes mínimos y máximos de los requisitos señalados en el
Decreto 785 de 2005. Igualmente se puede tener como parámetro de progresividad, en la
exigencia de estudios y experiencia.

MANUAL DE FUNCIONES

¿QUÉ ES?
Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con
el fin de determinar las responsabilidades y las funciones de las empleados de
una compañía.

Comprende las funciones o responsabilidades de cada área de la empresa. El

manual contiene la visión, misión, los objetivos, metas y la descripción de cada
área y sus responsabilidades

Por otra parte, existe el manual de procedimientos, que es la descripción de

todos y cada uno de los procesos que integran la secuencia de producción o
servicio que brinda la empresa 
El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades
de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de
la organización

ELEMENTOS QUE COMPLEMENTAN UN MANUAL DE FUNCIONES

CARACTERÍSTICAS 
Lenguaje sencillo
Metodología fácil
Deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el
proceso
Mantiene la homogeneidad en cuanto a la gestión de la organización
administrativa y evita la formulación de excusas al desconocimiento de las
normas vigentes. 
Facilita la supervisión.
ASPECTOS DEL MANUAL DE FUNCIONES
Descripción básica del cargo: 
-Cargo, dependencia, jefe inmediato
Objetivo estratégico del cargo: 
-Razón por la que es necesario este cargo en la empresa
Funciones básicas: 
-Responsabilidades definidas claramente
Personal relacionado con el cargo: 
-Ubicación del cargo dentro de la empresa
Perfil del cargo: 
-Perfil óptimo del funcionario 
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS
Documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en
la realización de las funciones de una unidad administrativa.
Incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación. 

CARACTERÍSTICAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 

Permite conocer el funcionamiento interno 

Auxilian en la inducción del puesto 
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema
Establece un sistema de información 
Determina en forma más sencilla las responsabilidades 
Aumenta la eficiencia de los empleados
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Manual de funciones y responsabilidades
Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos
Estructura orgánica de la empresa
Manual de normas administrativas
Reglamento laboral
IMPORTANCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES
Su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca
responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden.
Permite implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como:
evaluación de desempeño, escalas salariales, desarrollo de carrera

¿Qué son los manuales?

Se conoce bajo el nombre de manual a aquellos textos que funcionan como
una guía en la que se detallan los procedimientos que se deben
llevar adelante para alcanzar un determinado objetivo previamente
establecido.
De todas maneras, el término manual se caracteriza por ser polisémico, por lo que
también se utiliza para hacer alusión a aquellos textos en donde se exponen
los conceptos básicos de una determinada materia, como puede ser
Lengua, Matemática, Geografía, Biología o Historia, entre otros ejemplos. Por otra
parte, la palabra manual también hace referencia a todo aquello que se
confeccione con las manos.
 (Los manuales son textos que detallan los pasos para alcanzar una meta)

Los manuales en las organizaciones

Dentro de las organizaciones también existen manuales, tomando la primera de
las definiciones mencionadas anteriormente, que ayudan al correcto funcionamiento
de la misma. Esto se debe a que establecen cómo está estructurada cada unidad que
la conforma, qué función tiene, quienes ocupan los cargos jerárquicos, qué relaciones
se establecen con otras unidades, entre otros detalles que son básicos para el
desempeño de la organización en su conjunto.
Por supuesto que para que los manuales de organizaciones cumplan sus funciones,
deben ser difundidos a todos los miembros que conforman la entidad y debe ser
respetado, sino carece de sentido. Dentro de manuales de organizaciones, se
identifican los siguientes tipos:
A. Manuales de procedimientos: esta clase de manuales son los
que describen paso a paso cuáles son las tareas que deberán llevar
adelante cada unidad y cómo estas se vinculan con el resto, para que de esta manera
la organización funcione coordinadamente. Se deben detallar las tareas, pasos,
objetivos y demás, para que los integrantes logren comprender la función de la unidad
que conforman y cómo se relacionan con el resto. También se especifican
los materiales que deberán utilizar para sus tareas, cuáles son las fechas límite
para la concreción de las mismas, y establecer cuál es la función de cada uno de
los miembros de la unidad, para que de esta manera no se superpongan las
actividades, ni tampoco queden cosas sin hacer.
B. Manuales históricos: dentro de una organización, los manuales conocidos
bajo este nombre son los que se encargan de recopilar la historia de la misma.
En esta no sólo se incluye el año en que fue creada y por quienes, sino también
quiénes fueron las autoridades que pasaron por la misma, cómo fue creciendo y
evolucionando con el paso del tiempo, cuáles fueron los logros alcanzados, entre
otros datos emblemáticos. Estos manuales ayudan a perpetuar una
determinada cultura e identidad dentro de la organización, que se busca
transmitir y preservar por parte de las autoridades que la componen. Esto facilita
la cohesión tanto dentro como fuera de la organización.
C. Manuales múltiples: esta clase de manuales son los que contienen
información de distinta índole con respecto a la organización. La idea de condensar
en un único texto una diversidad de datos se debe a que es una manera
sencilla de que los directivos puedan transmitir ciertas instrucciones a todos los
miembros que conforman a la entidad. Por otra parte, se trata de una herramienta
más acotada, sencilla y hasta económica si se la compara con la publicación de
múltiples manuales con contenido específico. Por último, que toda la información
pertinente se encuentre condensada en un único texto la vuelve más accesible para
quienes quieran efectuar alguna consulta.
Por supuesto que para que estos manuales cumplan su función deben estar bien
redactados, incluyendo la información más relevante de cada aspecto. Además, es
muy importante que el contenido se encuentre clasificado en capítulos que
aglutinen información que se encuentre relacionada entre sí. También es esencial que
los manuales de información múltiple cuenten con un índice bien detallado que
ayude a sus lectores a encontrar aquello que necesiten, de forma rápida y práctica.
D. Manuales técnicos: esta clase de manuales son los que se abocan a la
explicación detallada y ordenada de las diferentes técnicas que deben emplearse
en la organización para que de esta forma puedan alcanzarse los objetivos
preestablecidos. De esta forma, cada miembro podrá tener conocimiento sobre todas
aquellas herramientas técnicas que acompañarán su labor y así desempeñar sus
tareas de manera correcta. Por supuesto que con los avances de las tecnologías y el
descubrimiento de nuevos conocimientos, estos manuales deben
ir actualizándose constantemente, para ayudar a que el trabajo se vuelva más
eficiente en el corto plazo.
F. Manuales de calidad: los manuales conocidos bajo este nombre son los que
detallan cómo debe ser la calidad de la gestión, que incluye las distintas áreas
de la entidad. Esto implica desde la calidad de la política, hasta de los procesos y
objetivos que deberán alcanzarse. También, estos manuales especifican cómo debe
ser medida la calidad en los diferentes aspectos para que de esta manera se puedan
llevar adelante correcciones y modificaciones que mejoren el desempeño de
la organización.
G. Manuales normativos: manuales como estos son los que incluyen una guía
detallada sobre cómo se debe proceder ante ciertas situaciones, así como
también cuáles serán las estrategias dentro de la entidad. Por su contenido, muchos
denominan a este manual como “político”.
H. Manuales de cargos: estos manuales son los que
describen qué responsabilidad y rol tiene cada puesto de la entidad, así
como también cuál es la relación del mismo con los otros cargos de la entidad. Esto
ayuda a que no se superpongan las tareas y que quede en claro cómo deben ser las
relaciones interpersonales y las responsabilidades dentro de la organización. Es por
su contenido que muchas personas llaman a este manual bajo el nombre de
“individual”, justamente porque individualiza e identifica las tareas que permiten el
funcionamiento de la organización.
I. Manuales de ventas: como su nombre ya deja entrever, se trata de aquellos
textos que establecen pautas y procedimientos para llevar adelante las ventas
de la organización. En estos se puede incluir desde la manera en que se evaluarán
las mismas, hasta el comportamiento de la competencia. También suelen
detallar en qué áreas se encuentran los distintos clientes, proveedores, servicios o
productos, así como cuáles serán las estrategias para llevar adelante la
comercialización. Estos manuales pueden aclarar cuáles serán las técnicas de
comercialización y su funcionamiento, entre otros detalles.