MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE

MAZAMARI
Puerta de Oro 3-facía Cos Grandes Ríos
"Año de Ca fucha contra Ca corrupción y Ca ím_punídad"

RESOLUCION GERENCIAL N° 0171-2019-GM/MDM

Mazamari, 07 de noviembre del 2019.

VISTO:
El Informe N° 075-2019-ARCH.C./MDM, de fecha 14.09.2019, Informe N°
842-2019-GPYP/MDM, de fecha 05.11.2019, Proveído Legal N°048-2019-
GAJ/MDM, de fecha 06.11.2019, Informe Legal N° 0668-2019-GAJ/MDM, de
fecha 07.11.2019 respecto a la aprobación de la Directiva N°006-2019-
GM/MDM: "NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACION EN EL TRAMITE DE
DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE MAZAMARI";

CONSIDERANDO:
Que, conforme lo consagra el Artículo 194° de la Constitución Política del
Perú, modificado por la Ley de la Reforma Constitucional N° 27680, y
,1,5) posteriormente por la Ley N° 28607, concordante con el Articulo II de la Ley N°
y / 7972, Ley Orgánica de Municipalidades, establece que: "Los Gobiernos
JQ 9:Locales gozan de autonomía política, económica y administrativa (...)". La
picotada norma también señala que: "La autonomía que la Constitución Política
del Perú estableCe para las Municipalidades radica en la facultad de ejercer
6;24A, e-k`-3 actos de Gobierno, administrativos y de administración, con sujeción al
/A triENToi,
ordenamiento jurídico".
Que, en el numeral 6.3 de la Directiva N° 08-2015, denominada: "Directivo
de Lineamientos para la formulación y aprobación de Directivas de la
Municipalidad Distrital de Mazamari, aprobada con Decreto de Alcaldía N° 03-
2015-A/MDM, de fecha 19 de octubre del 2015, establece que: "Un documento
normativo es emitido por la Municipalidad Distrital de Mazamari a propuesta de
un órgano; así como por indicación de la Gerencia Municipal o por Alcaldía. La
propuesta de documento normativo debe guardar relación con algún campo
funcional de la dependencia que lo propone, para tal efecto debe incluirse el
informe técnico correspondiente que justifique la necesidad del pedido.
Que, asimismo en el numeral 6.5 de la norma citada en el párrafo anterior,
señala respecto a la aprobación de una Directiva, estableciendo que: "Los
requisitos para que un documento normativo sea aprobado son los siguientes:
a) Informe Técnico del Área solicitante que sustente técnica y legalmente su
propuesta de Directiva (Existe el Informe N° 075-2019-ARCH.C/MDM); b) Opinión
favorable de la Oficina de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto (Existe el
Informe N° 842-2019-GPYP/MDM); c) Opinión favorable de la Oficina de Asesoría
Jurídica (...)"

Direc.: Av. Perú Mz 57 s/n Telef. aB4-548187 / 548[133 : Email. munimazamarillhatmail.com ■

 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE

MAZAMARI
Puerta de Oro Hacía Cos Grandes Ríos
"año de Ca rucha contra Ca corrupcíón y Ca ím_punidad"

Que, asimismo la norma descrita líneas arriba, en su numeral 7.4, con

respecto a la vigencia y actualización, establece: "a) Las Directivas solo podrán
ser modificadas, ampliadas o reemplazadas por otra directiva debidamente
justificada; b) La actualización seguirá el mismo proceso que el establecido para
la formalización; c) La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto contará con un
archivo de todas las directivas para ello la Oficina de Secretaria General deberá
GEREN alcanzarle un ejemplar debidamente autenticado.
MUN1CI
Que, con Informe N° 075-2019-ARCH.C/MDM, de fecha 14 de setiembre
2.71
del 2019, la Tec. Esther Quispe Carbajal, Responsable de Archivo Central,
advierte que durante el monitoreo se encontraron oficinas que no tienen foliado
‘31340 correctamente los archivadores, así también se encontraron archivadores con
hasta triple foliación, por lo que recomienda aprobar con una directiva de
zr procedimientos de foliación en el trámite de documentos de la Municipalidad
Distrital de Mazamari.
Que, con Informe N° 842-2019-GPYP/MDM, de fecha 05 de noviembre del
2019, la Ing. Cecilia Mercedez Torre Flores, Gerente de Planeamiento y
Presupuesto, remite la propuesta de la Directiva: "NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ARA LA FOLIACION EN EL TRAMITE DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD
..... 1.2 ?ISTRITAL DE MAZAMARI", elaborado por la Responsable del Área de Archivo
entra] y revisado por la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, para
ontinuar con el trámite de aprobación mediante acto resolutivo.
ANIAM114
Que, mediante proveído S/N de fecha 05 de noviembre del 2019, la
Oficina de Gerencia Municipal, solicita Opinión Legal.
Que, con Proveído Legal N° 048-2019-GAJ/MDM, de fecha 06 de
noviembre del 2019, se solicita previamente el cumplimiento de lo dispuesto en
el numeral 6.5 de la Directiva N° 08-2015, por lo que previamente deberá remitir:
a) Informe Técnico del Área Solicitante que sustente técnicamente y legalmente
su propuesta de Directiva. En respuesta a ello, el área de presupuesto adjuntó
el Informe técnico aduciendo que se había obviado adjuntar.
Que revisado las modificatorias, se colige que este cumple con lo
establecido en la normatividad legal vigente, resultando este instrumento
técnico-normativo esencial en la gestión institucional, es necesario aprobarlo
mediante acto resolutivo.
Que, en el inciso u) del punto A, numeral 5.3 de la Directiva que regula el
Reglamento de Desconcentración y Delegación de Facultad, Atribulaciones y
competencias resolutivas de la Municipalidad Distrital de Mazamari, modificado
con el Decreto de Alcaldía N° 04-2019-A/MDM, de fecha 01 de agosto del 2019,
señala que serán resueltos por la GERENCIA MUNICIPAL, los siguientes caso: "(...)
Aprobar directivas, instructivos, manuales y/o cualquier documentos de tipo
normativo necesario para conducir la gestión técnica y administrativa de la
entidad (...)". Concordante con el último párrafo del Artículo 39° de la Ley
Direc.: Av. Perú Mz 57 s/n Telef. 0G4-548187 / 548038 Email. munimazamarighotmail.com ■
 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE

MAZAM RE
Puerta de Oro 9-facía Cos Grandes Ríos
"Año de Ca rucha contra Ca corrupción y Ca írn_punídacr

N°27972, Ley Orgánica de Municipalidades, que señala: "(...) Las gerencias

resuelven los aspectos administrativos a su cargo a través de resoluciones y
• irectivas".

• Se Resuelve:

ARTÍCULO 1°.- Disponer la APROBACION de la Directiva N°006-2019-

GM/MDM: "NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACION EN EL TRAMITE DE
DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE MAZAMARI";
ARTÍCULO 2°.- ENCARGAR a la Gerencia de Administracion y Finanzas,
Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, Gerencia de Asesoría Jurídica,
Pp\sTRili Unidad de Archivo Central y demás áreas el cumplimiento de la presente
\;°
c, solución.
:.. res -I.' ARTÍCULO 3°.- ENCARGAR a la Oficina de informática y tecnología, la
,,,
, ublicación de la presente resolución en el portal institucional de la
Municipalidad Distrital de Mazamari.

Regístrese, comuníquese y cúmplase.

1
dZVj
MUNICIPAL D DISTRITAL DE MAZAMARI
".r.......
Econ. Ma o Esteban Adauto Arroyo
erente Municipal

Direc.: Av. Perú Mz 57 s/n Telef. D84-548187 / 548038 : Email. munimazamarillimtmail.com ■

 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACIÓN EN EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE MAZAMARI

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACIÓN EN EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE

LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE MAZAMARI

OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la foliación de documentos archivísticos como un elemento
necesario para el control y gestión tanto de documentos internos y externos a ser tramitados
en la Municipalidad Distrital de Mazamari, para mayor seguridad e intangibilidad de la
composición de los expedientes administrativos.
II. FINALIDAD
2.1. Permitir mediante la foliación, la ubicación de documentos archivísticos de manera
eficiente y eficaz, logrando con ello conocer la información requerida oportunamente,

r-•
garantizando la integridad y seguridad de estos, utilizando diferentes instrumentos de
control archivístico.
2.2. Garantizar el acceso a la información pública y transparencia en la gestión institucional,
de manera oportuna y rápida.

BASE LEGAL
3.1. Constitución Política del Perú.
3.2. Ley N° 25323 Sistema Nacional de Archivos, sus modificatorias, normas
complementarias y reglamentarias.
3.3. Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, sus
modificatorias, normas complementarias y reglamentarias.
3.4. Ley N°27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, sus
modificatorias, normas complementarias y reglamentarias.
3.5. Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación, sus modificatorias,
normas complementarias y reglamentarias.
3.6. Decreto Supremo N° 006-2017-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley
N° 27444— Ley del Procedimiento Administrativo General.
3.7. Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba
el Modelo de Gestión Documental.
3.8. Resolución Jefatural N° 026-2019- AGN/J que aprueba la Directiva N° 006-2019-
AGN/DDPA "Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las
entidades públicas".

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Página 1 1 12

 g :4
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACIÓN EN EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE MAZAMARI

IV. ALCANCE
Las disposiciones contenidas en la presente directiva son de aplicación para todas las
unidades orgánicas de la Municipalidad Distrital de Mazamari conformidad al artículo 2 del
Reglamento de la Ley N° 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos, aprobado
mediante Decreto Supremo N° 008-92-JUS, concordado con lo establecido en los numerales
1) al 7) del artículo I del Título Preliminar del Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley
del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo N° 006-2017-JUS.

V. RESPONSABILIDADES
5.1. Secretaría General de la Municipalidad Distrital de Mazamari será la responsable de
supervisar, evaluar y tomar las acciones que correspondan para el estricto cumplimiento
de la presente Directiva.
5.2. La Unidad de Tramite Documentario y Archivo Central a través de mesa de partes,
garantizaran que los documentos externos cumplan estrictamente las disposiciones
contenidas en el presente dispositivo administrativo, igualmente promoverá y coordinará
ORITAL
los mecanismos que favorezcan su cumplimiento.
5.3. Corresponde a todo el personal administrativo de las distintas unidades orgánicas,
encargados de la recepción de documentos; cumplir y hacer cumplir las disposiciones
establecidas en la presente Directiva, así como disponer las acciones administrativas
necesarias para su cumplimiento.

VI. DISPOSICIONES GENERALES

6.1. DEFINICIONES
6.1.1. EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
Instrumento material sistemáticamente ordenado que acumula toda la actuación
procedimental de un mismo asunto, originado de oficio o a solicitud de parte,
comprendiendo documentos, notificaciones, copia de publicaciones oficiales
efectuadas, actas, escritos, resoluciones, etc., que sirven de fundamento a la
decisión administrativa.
6.1.2. FOLIO
Hoja de un documento de archivo, la numeración aparecerá en la parte superior
de la hoja de un documento.
6.1.3. FOLIACIÓN
Es una acción administrativa que consiste en numerar en forma literal (números
y/o letras) la totalidad de actuados que conforman un expediente administrativo.
La foliación es una operación incluida en los trabajos de ordenación y consiste

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Página 2 112

 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACIÓN EN EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE MAZAMARI

en numerar correlativamente todos los folios de los expedientes administrativos,

tiene como principal objetivo no solo la numeración en orden sucesivo y
cronológico, si no también, constituirse en una herramienta de identificación y
control de documentos archivísticos producidos por las entidades públicas, en
los sistemas de gestión documental. La foliación se efectúa de manera manual
o a través del empleo de una herramienta mecánica o automática que asegure
la impresión legible de números correlativos en cada folio.
6.1.4. MESA DE PARTES
Área dependiente de la oficina de Secretaria General, cuya función es la
recepción, registro y derivación de los documentos que ingresan a la
Municipalidad de Mazamari.
6.1.5. UNIDAD DOCUMENTAL

Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por
uno o más documentos. De acuerdo a su composición puede definirse como
/"...171)1597„
‘1.• "1
unidad documental simple (un solo tipo documental) o compuesta (de dos a
''...
''..........
'' más tipos documentales).
....
ti II • Ir
NTE

''9<•• 6.2. La foliación consiste en enumerar de manera secuencial cada hoja del documento del
'1.4149Atn
archivo, además de efectuarse de manera manual o empleando una herramienta
mecánica o automática que asegure la impresión legible de los números correlativos en
cada folio.
6.3. La foliación constituye un método de control en el registro de documentos archivísticos
producidos por la Municipalidad Distrital de Mazamari, que serán ordenados de acuerdo
a las necesidades en forma secuencia! cronológica.

VII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

7.1. DE LA FOLIACIÓN
7.1.1. El sentido de la foliación será en estricto orden cronológico, de adelante hacia
atrás, se efectuará de forma numérica y consecutiva, es decir, sin omitir ni
repetir números. Una vez iniciada la foliación en el expediente administrativo,
los demás documentos adicionados serán foliados en el mismo sentido.
7.1.2. El número de folio se registra en la parte superior derecha de cada hoja que
conforme la unidad documental. La foliación manual debe efectuarse con
lapicero de color AZUL o NEGRO insoluble (VER ANEXO 1) y debe ser legible,
sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar textos, membretes,

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Página 3 1 12

 y
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACIÓN EN EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD
LUYO
DISTR ITAL DE MAZAMAR I

sellos originales, etc. Los documentos archivísticos son compaginados

siguiendo el orden regular del procedimiento que lo genera, formando cuerpos
correlativos que no excedan de trescientos folios; en caso el expediente supere
los trescientos folios se mantiene su integridad, conformando tomos, los cuales
deben mantener su foliación correlativa, donde el segundo tomo continúe la
foliación del primero y así sucesivamente.
7.1.3. El área de mesa de partes iniciará la foliación con el primer escrito que presente
el administrado; igualmente el personal secretarial y/o administrativo podrá
iniciar la foliación con el documento que emita el funcionario competente,
cuando la gestión se inicie de oficio.
7.1.4. Los administrados deberán presentar su documentación debidamente foliados.
7.1.5. En las Unidades Orgánicas de la Municipalidad Distrital de Mazamari, la
foliación será obligatoria, siendo este requisito indispensable para la
transferencia documental. Será efectuada por el personal secretarial y/o
,C' NO I S
administrativo o los que hagan sus veces, encargados de la recepción de
7\ \"
documentos
94-
:
6 7.1.6. El personal secretaria! y/o administrativo o los que hagan sus veces, al adicionar
ERE
escritos o cualquier otra documentación de las unidades orgánicas para los
cuales prestan servicios, deberán insertarlos al final del expediente, efectuando
su foliación correlativamente con la hoja que continua, de forma que el
expediente sea compaginado siguiendo el orden regular de los documentos que
lo integran.
7.1.7. La foliación deberá ser una tarea previa a cualquier proceso de digitalización.

7.2. DOCUMENTOS SIN FOLIAR POR ADMINISTRADOS

7.2.1. Ante la resistencia por parte del administrado a presentar la documentación
debidamente foliada — tal como lo establece el numeral 7.1.2 de la presente
Directiva, esta no será recepcionada por lo que se procederá al levantamiento
del acta de incumplimiento de foliación (VER ANEXO 2), en la cual se dejará
constancia de tal situación. Dicha Acta será suscrita por el responsable de mesa
de partes de la Municipalidad Distrital de Mazamari.

7.3. DOCUMENTOS QUE DEBERÁN FOLIARSE

7.3.1. Los documentos que deberá ser foliados serán aquellos en soporte de papel
que contengan escritos, informes, dibujos, fotos impresas, notificaciones,
planos, resoluciones, mapas, comprobantes de pago, facturas, órdenes de

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Página 4 1 12

 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACIÓN EN EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE MAZAMARI

compra, vouchers y otro tipo de información que forme parte del expediente
administrativo que por su naturaleza y finalidad deban ser foliados.
7.3.2. Cuando las unidades documentales contengan documentos de distintos
soportes al papel como, discos digitales, cds, videos, audio, etc. Deberán de
enumerarse con una hoja llamada HOJA TESTIGO (VER ANEXO 3) en la cual
se anota el respectivo número de folio, que permite dejar constancia de la
existencia en el caso que se opte por separar este material.

7.4. DOCUMENTOS QUE NO DEBERÁN SER FOLIADOS

7.4.1. Las carátulas.
7.4.2. Las hojas que no contengan información en anverso ni reverso (hojas en
blanco).
7.4.3. Las unidades documentales empastadas, foliadas o paginadas de fábrica.
7.4.4. El anverso y reverso de las hojas ya foliadas.
V.‘ OISTR/r4
7.5. RECTIFICACIÓN DE FOLIACIÓN

--------- 7.5.1. Se recomienda que la servidora o el servidor que detecte errores en la foliación
G
de los documentos archivísticos producidos en la entidad, proceda a su
rectificación, tachando la foliación anterior con una línea oblicua y registrando
"tm'imilENTem
sus datos (nombres, apellidos, cargo y firma) en el margen derecho de la última
hoja del folio rectificado. Tomar como referencia el modelo adjunto (VER
ANEXO 4).
7.5.2. En caso se detecten errores en la foliación, como la repetición del folio,
ilegibilidad del folio u omisión del folio, se deberá de corregir con el uso de una
hoja testigo.
7.5.3. Cuando los errores en la foliación son detectados en documentos archivísticos
procedentes de otras entidades, se agrega una constancia de rectificación del
folio (VER ANEXO 05). Los nuevos documentos que se agreguen, continúan
la foliación.

7.6. INCORPORACIÓN
7.6.1. La incorporación de expedientes debe mantener la foliación original de cada
expediente; dejándose constancia de su agregación y su cantidad de folios.
(VER ANEXO 06). Sólo se folia la constancia de incorporación.

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Página 5 1 12

 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACIÓN EN EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE MAZAMARI

7.7. DESGLOSES y/o RETIRO

7.7.1. El desglose, es una tarea administrativa que consiste en retirar
momentáneamente uno o más documentos y/o fojas, que forman un
expediente.
7.7.2. Se procederá a retirar, solo si existe una orden de la autoridad competente, en
cuyo caso el solicitante sea persona natural o dependencia administrativa
deberá presentar un documento (VER ANEXO 07), la que quedará en lugar del
documento o documentos retirados, y deberá estar autorizado y firmado por el
jefe máximo de la oficina que emitió el documento.
7.7.3. No será factible de retiro:
a. Cuando el documento o los documentos solicitados sean indispensables o
de gran importancia para el tramite posterior del expediente u acto
administrativo, en cuyo caso se reemplazará con una copia autenticada de
la misma.
b. Cuando el documento o expediente tenga la calificación de reservado o
comprometa la gestión institucional.

7.8. DEL CONTROL Y LA SEGURIDAD

7.8.1. El contenido de un documento y/o expediente en trámite o terminado, es
intangible, es decir que no puede introducirse enmendaduras, alteraciones,
entrelineados ni agregados en los documentos, una vez que haya sido firmado
por la autoridad competente. De realizarse alguna modificación esta deberá
haber sido hecha mediante autorización escrita del personal competente para
ello. Dicha autorización deberá ser insertada en el expediente dejando
constancia detallada y expresa de las modificaciones y/o alteraciones que se
hubieran producido y la justificación fundamentada de las mismas.
7.8.2. Si un documento o expediente se extraviara, la entidad administrativa tiene la
obligación, bajo responsabilidad, de reconstruir el mismo, independientemente
si aún el interesado se encuentra en autos de lo acontecido. Esta reconstrucción
se efectuará dentro de los tres días siguientes, de la perdida. Si en el transcurso
de la tramitación el expediente apareciera será reemplazado por el rehecho.

VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES

8.1. LA FOLIACIÓN SE CONSTITUYE:
8.1.1. Como un requisito indispensable ineludible para la iniciación en un trámite o
requerimiento en las instituciones integrantes del sistema nacional de archivos.

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Página 6 1 12

 \.1,1 ..211.MLAI

kr

I NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACIÓN EN EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD

31111.0
TEM_ DISTRITAL DE MAZAMARI

8.1.2. Como un requisito para las transferencias documentales en los diferentes

niveles de archivo.
GEREN
MUNIC
8.1.3. Como un requisito indispensable para solicitar la eliminación de documentos
innecesarios ante el Archivo Regional de Junín.
8.1.4. Como una tarea previa a cualquier proceso de descripción documental,
empaste, restauración.
8.2. Los expedientes administrativos que a la entrada en vigencia de la presente directiva
se encuentren en trámite, mantendrán el mismo criterio y sentido de foliación con el que
se inició.

• oxST'
IX. ANEXOS
Anexo N° 01 - Orden de la Foliación de Documentos Archivísticos.
Anexo N°02 — Formato de incumplimiento de foliación.
Anexo N°03 — Formato de Hoja Testigo.
e.‘"
Anexo N°04 - Formato de rectificación de foliación.
flff • 1
Anexo N° 05- Formato de referencia para la elaboración de constancia de retiro.
;

••2 >11.,
Anexo N°06 — Formato de Constancia de Incorporación
'9•14vAtiiENIO • ••• Anexo N°07 — Formato de Desglose

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Página 7 1 14

 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACIÓN EN EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD
LIZELTZ1 DISTRITAL DE MAZAMARI

ANEXO N' 1:
ORDEN DE LA FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

El registro del folio se realizará en el mismo sentido en que han sido acumulados los documentos.

0001

t. _

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Página 8 l 12

 sal fái'
4
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACIÓN EN EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE MAZAMARI

ANEXO N° 2
ACTA DE INCUMPLIMIENTO DE FOLIACIÓN

Siendo las horas del día de del año ., se presentó el(la)

señor(a)......... ....... . ...... ....... ...... . ........... a fin de proceder a la presentación del documento

.en Mesa de Partes de la Municipalidad Distrital de Mazamari

d>. ubicado en la Avenida. Perú N° 849 del distrito de Mazamari.
1,rue en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 7.1.3 de la Directiva N° "Normas y
tso yProcedimientos Para La Foliación En El Tramite de Documentos de La Municipalidad Distrital De
tf\
Mazamari" se observa el documento presentado y se devuelve, para que en un plazo de 24 horas
se presente la subsanación respectiva. Pasado dicho plazo sin remediar la observación, el
\SU?! • documento se tendrá por no presentado.
QP

procede a suscribir la presente Acta en señal de conformidad.

r
I O «.
a
'9449AVIE%10

Responsable de Mesa de partes Administrado

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Página 9 l 12

 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACIÓN EN EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE MAZAMARI

ANEXO N° 3
En el Folio n° 15 del informe
FORMATO DE HOJA TESTIGO técnico se adjuntó un CD, este
se separó y se guardó en el
estante N° 08 Gaveta 02

FONDO DE SECCIÓN SUB SECCIÓN

SERIE SUB SERIE

NOMBRE DEL EXPEDIENTE:

.........
G
o NOMBRE DEL ANEXO:
tioé i(\•0

FECHAS:

DIMENSIONES:

CÓDIGO ALMACENAMIENTO:

RAZÓN SEPARACIÓN:

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Página 10 1 12

 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACIÓN EN EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE MAZAMARI

ANEXO N° 4
FORMATO DE REFERENCIA DE RECTIFICACIÓN DE FOLIOS POR ERRORES
GENERADOS EN LA MISMA ENTIDAD

Cuando los errores en la foliación se detecten en documentos archivísticos producidos en la entidad,

se procederá a tachar con una línea oblicua, registrando en la parte inferior el correcto número de
folio. Al final de la corrección, en el margen derecho de la última hoja con folio rectificado, se
registrará los nombres, apellidos, cargo y firma de la persona responsable de la rectificación del folio.

11

12

13

14
Nombres

Cargo

Firma

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Página 11 1 12

 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACIÓN EN EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD
OISTRITAL DE MAZAMARI

ANEXO N° 5
FORMATO DE REFERENCIA PARA LA ELABORACIÓN DE LA CONSTANCIA DE
RECTIFICACIÓN DE FOLIOS POR ERROR PROCEDENTE DE OTRAS ENTIDADES

-...ffiria,—.K.21...rowura-I,:osuniaddmvermi•MIAMMIAMIsm•~1.

CONSTANCIA DE RECTIFICACIÓN DE LA FOLIACIÓN

El que suscribe
HACE CONSTAR
El (documento) con registro , de asunto
recepcionado el día , ha sido OBSERVADO por presentar . ........... (Repetición,
ilegibil':.dad u omisión de folio),

El documento presentado cuenta con un total de .,. folios registrados.

Sin embargo, se ha observado (indicar la ocurrencia del error), debiendo tener

en total .(cantidad) Folios.

En tal sentido, se agrega la presente constancia a la unidad documental.

Fecha,
Nombres y Apellidos:
Cargo:
Firma,

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Página 12 12

 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACIÓN EN EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE MAZAMARI

ANEXO N' 6
FORMATO DE CONSTANCIA DE INCORPORACIÓN

CONSTANCIA DE EXPEDIENTES INCORPORADOS

CANTIDAD DE EXPEDIENTES INCORPORADOS:

CANTIDAD DE FOLIOS POR EXPEDIENTE:

' EXPEDIENTE N' CANTIDAD DE FOLIO

CANTIDAD TOTAL DE FOJAS INCORPORADAS:

NOMBRES Y APELLIDOS: -1 Datos del personal que

CARGO realiza laincorporación
FIRMA' — L

Ejemplo.

1 1 Continuar con
la foliación i
2

í=> Constancia
de
Incorporación

Expediente N' 1
I Expediente N' 2 incorporado

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Página 13 114

f

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA FOLIACIÓN EN EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD

DISTRITAL DE MAZAMARI

ANEXO N° 7
FORMATO DE REFERENCIA PARA LA ELABORACIÓN DE CONSTANCIA DE RETIRO

CONSTANCIA DE RETIRO
FOLIO
Unidad orgánica, área o dependencia que retira el documento: ...... .......

Documento o expediente a retirar...... .

Se deja constancia del retiro, por requerimiento de una autoridad a solicito......._'dei administrado
por conservar del soporte fisico del documentE (indicar el asunto
del documento), de la(s) foja(s) N".... ..al .. . .(número de folio), según detalle que se
consigna a continuación

FOLIO DESCRIPCIÓN DE LA FOJA RETIRADA

Lo cual consta los dias del mes de . del año.. y suscriben

Nombre y firma del funcionario Nombre y apellido del que recepta el

responsable de la entrega documento

V" i3'(•)
Autorizado por
Nombre del jefe responsable
Cargo .. .
Firma .. . ..... . .

(*) Nota En caso la constancia sea por requerimiento de una autoridad o a solicitud del
administrado, se debe considerar el V"Be, datos del jefe que autoriza el desglose y su firma.
Entiéndase que, el que autoriza el desglose es el jefe de la unidad orgánica u oficina donde
se encuentra el documento.

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Página 14 1 14