ImasisCot (Cotizaciones)

Bienvenidos a esta guía la cual pretende ilustrar la manera de utilizar

este programa

Imasis es una marca registrada protegida por las leyes nacionales e

internacionales de propiedad intelectual e industrial esta prohibida la
reproducción de este material sin la autorización del titular.

ImasisCot es una aplicación que puede ser utilizada por personas o

empresas dedicadas a la comercialización en donde la oportunidad
para cotizar sea una variable importante.

En la barra de menú e íconos de acceso rápido encontrará las

siguientes opciones:

Archivo

Configurar Impresora: Permite establecer el tipo de impresora y sus

parámetros, en esta opción usted selecciona la impresora a utilizar

Nota: la vista previa de un documento depende de la impresora

seleccionada por ejemplo si usted tiene predeterminada una
impresora de tickets la cotización aparecerá cortada
 Salir: Permite cerrar y salir del programa, recuerde salvar sus
trabajos antes de salir

Editar:

Cortar: Cortar un texto, esta función aparecerá inhibida cuando no

exista función posible de realizar, puede ser suplida por control+X

Copiar: Permite copiar al portapapeles un texto, esta función

aparecerá inhibida cuando no exista función posible de realizar,
puede ser suplida por control+C

Pegar: Pega un texto previamente copiado o cortado, esta función

aparecerá inhibida cuando no exista función posible de realizar,
puede ser suplida por control+V

Catálogos:

Artículos/Servicios: Es la lista de servicios y artículos con sus

respectivos precios e información específica

Clientes: Es la base de datos de los Clientes que compran o

contratan sus servicios, además desde esta ventana usted puede dar
de alta tareas de seguimiento en “Programación de tareas” visualizar
los proyectos o cotizaciones vigentes, dar de alta o editar clientes,
imprimir reporte de cliente y tareas de seguimiento pendientes.
 Ciudades y Estados: Son las entidades en las que habitan los
Clientes a los que les prestamos nuestros servicios

Horas: Son las horas en que el cliente o prospecto nos contacto

Medios: Son los diferentes orígenes por los cuales el Cliente nos
contacta ejemplo: Pagina WEB, recomendación, volante, etc.

Edades: Son los rangos de edades de nuestros clientes que forman

parte de los datos estadísticos, en este apartado la columna orden
define la manera en que se ordenan los datos, se sugieren rangos de
datos como el ejemplo descrito a continuación

Recepcionistas: Esta opción es de utilidad cuando manejamos el

programa en áreas en donde existe un showroom o sala de exhibición
y recepcionista es la persona que recibió al cliente para atenderlo
personalmente o sus llamadas.

Zonas: Son las zonas de donde nos visita el cliente y usted puede
segmentar la ciudad por zonas o registrar estados, etc.
 Giros: Es la actividad del cliente ya sea particular, empresarial,
industrial, médico, etc. y que nos permitirá en un futuro conocer los
perfiles para orientar nuestras promociones

Oficinas: Si contamos con más de una oficina o punto de venta aquí

se clasifican de tal amanera que podemos identificar las cotizaciones
realizadas en diferentes lugares

Tipos de tareas: Son los grupos en los cuales se clasifican las

actividades que realizamos ejemplos: cita, cotización, renta, llamada,
etc.
Familias de Artículos: Son los grupos en los cuales se clasifican los
servicios o artículos que manejamos.

Marcas: Son las marcas de los artículos que manejamos.

Proveedores: Son todos aquellos que nos proporcionan las materias

primas en productos y servicios para operar el negocio ejemplo el
proveedor de productos de limpieza, la CFE, el proveedor de teléfono,
etc.

Proyectos

Cotizar: Es la base de cotizaciones que realizaremos a nuestros

clientes y que integra los elementos de costo y características

Reportes

Inventario: Permite conocer la cantidad de productos que tenemos

en inventario

Cartas: con esta herramienta podemos elaborar varios tipos de

documentos personalizados por Cliente como por ejemplo: convenios,
acuerdos, contratos, etc.

Gráficas y reportes: En este apartado podemos obtener reportes y

gráficas de nuestros clientes y prospectos

Utilerías

Usuarios / Empleados: Son los empleados o usuarios que

pertenecen a la base de datos de empleados y que eventualmente
pueden tener acceso al programa
 Parámetros: Son los datos del negocio como nombre, domicilio,
logotipo, etc. las frases más comunes que aparecen en la cotización
se dan de altya en este apartado

Exportar: Este apartado permite al administrador exportar

información de los servicios a un archivo de texto el cual puede ser
abierto por excel

Bitácora: Esta opción permite conocer a los usuarios que accesán

con fecha y hora de ingreso y salida

Ventana

Ventana en cascada permite colocar las ventanas del programa de

manera que sen visibles de forma ordenada en cascada

En ocasiones movemos las ventanas de forma libre y si deseamos

colocarlas de manera ordenada esta es la opción que debe utilizar

Secuencia para cotizar

ImasisCot le permite realizar cotizaciones de forma profesional y

oportuna, realizar una cotización correcta y en el tiempo adecuado
puede marcar la diferencia entre cerrar una operación o quedar en
segundo lugar, así mismo la flexibilidad para modificarlas las
cotizaciones en base a nuevos requerimientos del cliente ayudan a
estar como primera opción dentro de las alternativas del cliente.

La primera fase es actualizar los datos de su negocio en

Utilerias/Parametros en este apartado agregará el logotipo, notas
estandar etc.

El software se maneja en base a catálogos y bases de datos que de

forma organizada generan la cotización solicitada

Cotizaciones o Proyectos
Para realizar una cotización primero se debe dar de alta al cliente,
para llevar a cabo esta tarea se debe realizar un registro de
información con la mayoría de datos posibles

Productos, los productos se deben registrar con la mayor cantidad de

datos posibles ya que esto permitirá que la información se registre de
forma completa y puedan emitirse reportes para los resultados
posteriores

Editar Productos, los productos pueden ser modificados en cualquier

momento, para actualizar los datos necesarios y tener a la mano la
información cuando se integran a las cotizaciones

Cotizar, primero se debe dar de alta el proyecto en el botón nuevo de

la parte superior, posteriormente se llenan los datos requeridos y en
esta ventana usted puede dar de alta los productos o servicios y
arrastrarlos a la ventana de contenido en esta parte puede anotar la
cantidad de partes a incluir
Para agregar las frases se debe elegir la ventana de edición del
proyecto y luego la pestaña frases y pulsar utilizar frases comunes,
este paso agregará las frases generales y usted las puede editar y
quedarán guardadas en la cotización.

Usted cuenta también con la opción de agregar un texto extendido el

cual se agregar en la pestaña y se imprime con el botón inf. extra

Para agregar los productos solo debe arrastrar y soltar, en esta etapa
le preguntará el precio final y la cantidad Impresión, al imprimir se
puede enviar a prácticamente cualquier tipo de impresoras o por
medio de un driver de PDFcreator (Mr) el cual es gratuito y se baja de
internet se puede enviar por correo por medio de un PDF

Tiene la opción de imprimir la cotización en varios modelos si usted

requiere un modelo especial se lo podemos desarrollar (solicite la
cotización de este servicio)

Apartado de Controles
Asignación de prospectos/Asignar Individualmente: Permite la
reasignación de un prospecto de un ejecutivo a otro

Asignación de prospectos/Asignación General: permite que se

reasignen de forma global todos los prospectos de un ejecutivo a otro

Asignación de prospectos/Sugerencias: es un catálogo de

recomendaciones para tomar en cuenta en un proceso de mejora

Órdenes de compra:

Permite tener información de sus gastos y es independiente del

proceso de cotización es un agregado para que usted pueda tener
control de sus gastos

Proveedores: son las personas y/o empresas con la que su negocio

tiene trato para comprar sus materiales, servicios e insumos

Gastos compras: Es la opción para dar de alta los gastos

relacionándolo con los proveedores, usted puede dar de alta servicio,
y compras en general

Usted puede realizar un reporte de gastos para tener el control de sus

pagos y un reporte de contrarrecibo para poder pagar a sus
proveedores
Reportes:

Inventario: es un reporte actualizado del inventario de los artículos el

cual se actualiza al realizar el cambio del status de los proyectos

Cartas: permite la elaboración de documentos preestablecidos para

enviar por correo información adjunta

Nota: desde esta ventana no se pueden editar las plantillas de las

cartas,
para ello se debe presionar el botón editar de la parte baja

Si usted desea correlacionar datos de los cliente solo debe colocar en

sus cartas en corchetes ejemplo <NOMBRE> y se agregará en su
formato de la carta, y para combinar solo colóquese en su cliente y
presiones "Preparar carta" y luego seleccionar "Imprimir S/logo" o
"Imprimir C/logo"

Gráficas y reportes:

Con esta opción usted puede obtener información estadística de sus

prospectos (no incluye proyectos), solo seleccione el periodo desde
hasta y posteriormente elija la gráfica o reporte a presentar
Anexo I (Respaldos)

El objetivo de las presentes recomendaciones es el de establecer un

proceso de respaldos para evitar afectaciones graves en relación a
nuestra información y sistema y establecer una rápida respuesta para
restituir nuestras operaciones en caso de ser necesario

1.- Establecer un horario y frecuencia para llevarlo a cabo, se

recomienda diario al final de las operaciones ejemplo 19:00 hrs.

2.- Establecer el medio de respaldo, el cual debe ser externo se

recomienda un CD o DVD en su defecto puede ser un disco externo
NOTA: TODOS LOS EQUIPOS DEBEN ESTAR FUERA DE LOS SISTEMA
Y ARCHIVOS A RESPALDAR DURANTE ESTE PROCESO YA QUE DE
OTRA MANERA NO SE RESPALDARAN LOS ARCHIVOS UN USO

3.- Determinar las carpetas que se van a respaldar la aplicación

ImasisCot se encuentra en una carpeta llamada ImasisCot en el
equipo servidor esta debe ser respaldada en su totalidad

4.- Los archivos en disco duro de los usuarios no son respaldados por
lo que se recomiendo en caso de ser necesario establecer una carpeta
en red para que se incluya en el respaldo

5.- Grabar el respaldo en el medio establecido siguiendo los puntos

anteriores

6.- Etiquetar el medio con la fecha y la hora ejemplo: si el medio es

un CD o DVD en el disco se pueden grabar varios respaldos si este
fuera el caso antes de respaldar en el disco se recomienda primero
copiar la carpeta (ejemplo) ImasisCot a otra carpeta y renombrarla
anotando fecha y hora ejemplo ImasisCot1010091200 lo que significa
que fue realizado el 10 de octubre de 2009 a las 12 horas
posteriormente “quemar” la carpeta en el disco
7.- Almacenar el respaldo en edificio diferente al lugar de trabajo y en
condiciones seguras de clima y evitar un manejo que pueda ocasionar
daño físico al medio de respaldo

8.- Almacenar el respaldo por lo menos por un año y posteriormente

agruparlo en bloques anuales

9.- Realizar simulacro de recuperación

10.- Auditar el proceso de respaldo por una entidad externa y

certificarlo

Gracias por su atención

Imasis es una marca registrada y esta protegida por las leyes

nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial,
queda prohibida la reproducción total y parcial de este material

Anexo II

Instalación y uso de una aplicación en red

Para esta configuración usted requiere adquirir una licencia para cada equipo

!.- Verificar que la red se encuentre adecuadamente constituida se refiere a que

se encuentren definidas las unidades de red (es lo recomendable) o en su caso
las carpetas se encuentren compartidas y que todos los usuarios tengan
derechos de lectura y escritura y se puedan identificar en la red, no se
recomienda el uso de sistemas operativos diferentes ya que provocará
dificultad de enlace, lentitud y ruptura de enlace y en ocasiones daño a base de
datos

Nota si este paso que vamos a mencionar ya se realizó no se debe volver a

realizar ya que se perderá la información capturada y se iniciará una instalación
nueva
2.- Instalar el programa completo con sus archivos complementarios en el
equipo que se usará como servidor la ruta de descarga será proporcionada o
lo instalará del CD

3.- En cada uno de los equipos huesped se instalará una de las licencias
mencionada como licencia 2

4.- A través de la red buscar el archivos ejecutable que se encuentra en la

carpeta indicada en la unidad C del equipo servidor y crear un acceso directo

Ejemplo: \\Servidor\ImasisCot\ImasisCot.exe

De esta forma trabaremos todos los equipos en las mismas bases de datos

5.- Accesar al programa en el equipo huésped y en la ventana de password

aparecerá un dato que se requiere para activar la licencia este datos es el
número de registro ejemplo Registro 414521-0210 este dato debe ser
proporcionado vía correo para que se preparen los archivos de licencia

6.- Recibir por correo y colocar en cada equipo los archivos adjuntos en la
carpeta señalada y sobreecribir los actuales (nota importante según la
configuración y selección de herramientas de su sistema operativo al copiar
archivos se presenta la opción de copiar sobreescribiendo o dejando una copia
del archivo anterior en este caso no se sobreescribirán los archivos y la
aplicación no funcionará)

7.- Verificar que el acceso funciones y se pueda ingresar al programa y

observar que los cambios realizados se manifiesten y observen en cada equipo

8.- Configure de forma adecuada su software antivirus y su contrafuego para

que no le ocasiones dificultad la operación de sus archivos

Este programa no es para uso por internet y no existe responsabilidad de

Imasis sobre la efectiva operación de este programa en red local

Nota: Obviamente al operarlo en red si el equipo servidor no se encuentra

encendido no funcionará el programa
 Anexo III

Preguntas Frecuentes

1.- Puedo agregar imágenes de los productos en la cotización?

Si, puede agregar la foto del producto y de la marca para hacer una
cotización vistosa
2.- Puedo utilizar este programa con artículos que se cotizan en
dólares?
Si, usted puede generar la cotización en pesos o dólares, lo que no
puede hacer es combinar pesos y dólares en una misma cotización
3.- Puedo agregar notas informativas y modificarlas cuando asi lo
requiera?
Si, usted puede agregar notas en los parámetros del programa, y al
imprimir la cotización tiene la opción de incluirlas o retirarlas
4.- Como agrego mi logo y el pie de página a mis cotizaciones?
Usted solo debe seleccionarlo en los parámetros en este apartado
puede verlo de forma gráfica en ilustraciones la manera de hacerlo

5.- Puedo solicitar una adecuación personal al programa para

ponerlo a punto en base a mis necesidades?
Si, estos cambios requieren un pago extra el cual dependiendo el tipo
de adecuación es el precio que se les propondría, siempre en una
cantidad razonable
6.- Tengo más de un modelo de cotización?
Si, usted tiene hasta 8 modelos diferentes.
7.- Puedo remisionar?
Existe un formato de remisión

Última Actualización el 13 de agosto de 2017