MANUAL DE OPERACIÓN ESTANDARD

SISTEMA DE COBRANZAS
WINCOB 6.5

Dpto. de Consultoría, FlexWin Comercial EIRL.

 ÍNDICE

Pág.
1.- Parámetros Generales de Sistema

1.1 Configuración de Propiedades……………………………………………………….3

1.2 Configuración de Maestros esenciales……………………………………………4-8

2.- Información Operativa y Gestión de Información

2.1 Ingreso de Documentos……………………………………………………………..8-9

2.2 Incorporación de Movimientos…………………………………………………….9-11
2.3 Gestión de Cobranzas y principales informes…………………………………11-13
2.4 Tipos de cancelación de documentos e informes principales…………….….13-16
2.5 Centralización de Cancelaciones………………………………………………..17-18
2.6 Centralización de los Depósitos…………………………………………………18-20
2.7 Registro de Cancelaciones (liberación de crédito)…………………………….21-22

3.- Mantenciones de Sistema

3.1 Perfiles de Usuario………………………………………………………………….22

3.2 Inicializa Bloqueo……………………………………………………………………23
3.3 Correcciones de Archivo……………………………………………………………23

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1.- PARAMETROS GENERALES DEL SISTEMA

1.1 Configuración de Propiedades:

Antes de comenzar a utilizar el sistema de cobranzas es fundamental parametrizar las

propiedades del modulo para una correcta operación de él.

En la opción Archivo/Propiedades, setee los parámetros según corresponda a sus

necesidades como muestra en la siguiente figura:

Es fundamental activar solo las opciones que Ud. Necesita para operar con los otros
sistemas FlexWin, esto evitara confusiones y/o errores de operación por parte de los
usuarios. En este ejemplo están activados:

Trabaja con el Sistema de Ventas: permitirá la incorporación de todas las ventas a

través de un procedimiento simple que veremos mas adelante

Maneja Glosa Automática: con esta opción activada llevara en la glosa de la cancelación
el tipo y número de documento que esta cancelando el documento con saldo.

Trabaja con el sistema de Bancos: estando esta opción activada Ud. Podrá registrar y
contabilizar todos los depósitos en forma detallada además de registrar el movimiento en
su cartola del banco (sistema de Bancos WinBan versión 6.5).

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 1.2 Configuración de Maestros esenciales:

En la opción Maestros/Ingreso Ud. deberá poblar los principales maestros antes de

comenzar a utilizar el modulo de cobranzas, tal como muestra en la siguiente figura:

Todos los maestros que están de la línea divisoria hacia arriba comparten información con
el sistema de contabilidad. El resto son propios del modulo de cobranzas y es
fundamental poblarlos para un correcto funcionamiento.

Ejemplo de Maestros:

Clientes

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El sistema de cobranzas permite el control de una línea de crédito por clientes. En este
ejemplo este cliente tiene una línea de $500.000.- que eventualmente ira variando de
acuerdo a las cancelaciones y registros de documentos a fecha por parte del usuario.

Cobradores

Recuerde que puede grabar aquí el porcentaje de comisión por cada cobrador.

Tipos de Documentos

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En este maestro cree todos los tipos de documentos con loe que Ud. Trabajara para
efectos de cobranzas, recuerde que si trabaja conectado con el sistema de contabilidad,
deberá asignar la cuenta contable que corresponda a cada tipo. Para este ejemplo se
trabajara con la cuenta Facturas por cobrar o Clientes. Para efectos de operación la
cuenta debe tener activado el análisis de Rut y documento en contabilidad.

Formas de Pago

En este maestro Ud. Almacenara todas las formas de pagos existentes para su negocio.
Cada forma de pago tiene parámetros propios. Las formas de pago podrán ser: efectivo,
cheque al día, cheque a fecha, vale vista, letras etc.

En este ejemplo se muestra el cheque, el casillero activado de confirma cobro, permitirá

control la fecha de cobro del cheque junto con ello alimentara los informes de gestión de
pagos que el sistema contempla.

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Forma de pago por Excedente

Importante:
La opción Excedente solo deberá ser activada para la “forma de pago excedente”
Esto es, cuando el cliente cancela algún documento o saldo anterior con el saldo a favor
que esta registrado en el sistema.

Forma de Pago Nota de Crédito

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Esta forma de pago se ocupara siempre y cuando Ud. Trabaje directo con el sistema de
ventas winven 6.5 permitiendo disminuir el saldo de la factura producto de una nota de
crédito. Es importante que este activado el casillero de “disminuye comisión” para
efectos de comisiones de cobrador y además que en las propiedades de sistema este
desactivado el casillero de “centraliza forma de pago que disminuye comisión” con
esta forma de implementación Ud. No centralizara el monto de la nota de crédito a
contabilidad sino el saldo de la factura.

Estados de Cobranza

Este maestro es fundamental para la gestión y control de cobranzas por clientes. De tener
todos los eventos posibles clasificados podrá obtener informes cruciales para la toma de
decisiones al momento de clasificar sus clientes de acuerdo a su comportamiento de
pago.

2.- INFORMACION OPERATIVA Y GESTION DE INFORMACION

2.1 Ingreso de Documentos:

Si Ud. No trabaja conectado con el sistema de contabilidad y/o ventas deberá ingresar sus
documentos a través de esta opción. De lo contrario el procedimiento sería incorporar los
documentos que estén registrados en contabilidad y/o ventas. Como lo muestra la
siguiente figura:

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Procedimiento manual

Esta opción Ud. La encuentra en Diarios/ Ingreso de Documentos

Detalle de principales campos:

Fecha: Fecha de Emisión de la Factura

Vence: Fecha de Vencimiento de Factura
Fecha compromiso: Fecha de compromiso de pago
Impuesto: Impuesto adicional si es que corresponde

2.2 Incorporación de Movimientos:

Para el procedimiento de Incorporación de Movimientos, esta opción esta en la siguiente

ruta:

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Importante:
Si Ud. Trabaja conectado con el sistema de contabilidad y va a utilizar por primera vez
este sistema deberá realizar una incorporación histórica de todos aquellos documentos
que presentas saldos para luego cuadrar y comenzar la gestión y cancelación de estos.

En las pantallas siguientes se muestran los tipos de incorporación mas utilizados.

Incorporación desde WinCon 6.5

Debe incorporar por tipo de documentos para que estén todos reflejados en la base de
movimientos de cobranzas.

Incorporación desde Winven 6.5

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Ocupe este proceso si desea incorporar en línea todos aquellos documentos generados
desde el sistema de ventas aun cuando no estén centralizados en contabilidad. De esta
forma llevara un control certero de las ventas v/s las cobranzas por cliente.

2.3 Gestión de Cobranzas y principales informes:

Una vez realizado las incorporaciones. Ud. Tendrá la posibilidad de gestionar las
cobranzas a través de distintas opciones que el sistema contempla:

Como ejemplo tomaremos la Gestión por Cliente:

En esta opción, Ud. Deberá ingresar código de cliente e identificar el o los documentos
con los que trabajara para esta gestión.

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Con lo botones que aparecen en la parte inferior derecha del recuadro, seleccione y
asigne la gestión que corresponda.

El informe que puede utilizar para controlar las gestiones de cobranzas es:

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Reporte por vista previa:

2.4 Tipos de cancelación de documentos e informes principales:

Existen cuatro formas de operar con el sistema:

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Importante:

Cancelación con letras: Si en las propiedades esta activada la opción de trabajar con el
sistema de letras, Ud. Podrá cancelas los documentos con saldos con las letras
generadas por el sistema de Letras WinLet 6.5

Cancelación por Clientes: Si Ud. Necesita cancelar varios documentos con uno o varios
cheques. Ocupe esta opción de operación.

Cancelación por Formas de Pago: Si Ud. Necesita cancelar 01 documento con varias
formas de pago o también necesita registrar un pago superior al valor adeudado
(excedente) para el documento con saldos. Ocupe esta opción de operación.

Cancelación con Excedentes: Ocupe esta opción siempre y cuando tenga a favor el
cliente excedentes anteriores que permitan ser ocupados para nuevas cancelaciones.

Operación de Cancelación por cliente:

Instrucciones:
Identifique el cliente y seleccione el o los documentos a cancelar.
Luego presione el botón “Asigna Paga” y preceda con registrar la forma de pago como lo
muestra la figura anterior.

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Cancelación por Formas de Pago

Instrucciones:
Identifique el tipo y número de documento a cancelar. Luego en la grilla, seleccione el o
las formas de pago que utilizara para cancelar el documento. Recuerde que si cancela
este documento con una forma de pago cuyo valor sea mayor al saldo del documento el
sistema preguntara si desea ingresar el monto a favor como excedente. Tal como lo
muestra la siguiente figura.

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En la pantalla se advierte que el campo ABONO tiene un valor mayor al saldo de la
factura

Informes Principales de Gestion a considerar:

El sistema de cobranzas tiene una gran gama de informes que le ayudaran a controlar los
documentos con saldos, registro de cancelaciones, formas de pago y análisis de
mora por cliente.

Ejemplo de ellos son:

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 2.5 Centralización de Cancelaciones:

Este proceso lo deberá realizar en forma diaria si es posible, con el fin de contabilizar las
cancelaciones de todos aquellos documentos que fueron cancelados durante el día. Es
importante recordar que esta opción solo es valida siempre y cuando trabaje conectado
con el sistema de contabilidad WinCon v6.5

Proceso de centralización y vista de comprobante contable

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De esta forma Ud. Esta completando el ciclo operacional básico de la gestión, cancelación
y centralización de documentos cancelados a contabilidad

2.6 Centralización de los Depósitos:

Si Ud. Trabaja conectado con el sistema de Banco WinBan 6.5 podrá registrar y
centralizar los depósitos desde cobranzas a contabilidad quedando el registro
automáticamente en Banco.

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En la pantalla anterior Ud. Deberá registrar la forma de pago a trabajar para luego
seleccionar todos aquellos documentos que conformaran el depósito bancario. En este
ejemplo se muestra solo un documento, pero el sistema puede agrupar todos lo que Ud.
Requiera. Luego, presione “Asigna o Paga” y desplegara otra pantalla donde Ud. Deberá
ingresar los datos propios del depósito como se muestra en la figura.
Esto permitirá centralizar el depósito en forma abierta y registrar el movimiento como
registro cartola en el sistema de banco.

Registro del Deposito en Sistema de Banco WinBan 6.5

Aquí vemos como queda centralizado y mas abajo el Libro Cartola de Banco.

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Comprobante Contable

De esta forma finaliza el ciclo básico de selección, registro y centralización de los

depósitos a contabilidad y sistema de Banco.

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 2.7 Registro de Cancelaciones (liberación de crédito):

Esta opción del sistema es bastante útil por que permite registra aquellas formas de pago
que comprometen fechas y al mismo tiempo liberar la línea de crédito que el cliente puede
tener en su Empresa.

Antes de registrar la cancelación

Si Ud. Se da cuenta, la deuda real del cliente con el que realizamos el ciclo operacional
aun esta en $340.000 pesos – correspondiente al cheque con vencimiento 28/07/2006.
Sin embargo si realizamos el proceso de Registro de Cancelación liberaremos todo o
parte del crédito de este cliente y su deuda real será $0 pesos.

Registro de Cancelación

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Nuevo saldo en línea de crédito del Cliente

De esta forma podemos visualizar que nuestro cliente de prueba tiene nuevamente su
crédito en $500.000 pesos

3.- MANTENCION DE SISTEMA

3.1 Perfiles de Usuario:

Es de suma importancia crear los perfiles de usuario de acuerdo a los niveles de acceso
que cada uno de los empleados pueda tener en el modulo, recuerde que la seguridad,
control y operación del sistema depende mucho de este Proceso.

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 3.2 Inicializa Bloqueo:

Ocupe esta aplicación siempre y cuando tenga tomada la base de dato de los
movimientos de cobranzas (cancelaciones por cliente, por formas de pago etc.)
El objetivo de este proceso es liberar en forma parcial o total los registros bloqueados

3.3 Correcciones de Archivo:

El sistema trae una serie de aplicaciones que permiten al administrador de Cobranzas

corregir, actualizar o modificar valores y saldos de clientes y documentos siempre y
cuando sea necesario.

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