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Guía de estudio

Directrices y procedimientos recomendados para


trabajar con Microsoft Teams
La presente guía, forma parte de la estrategia de uso y apropiación del proyecto
“Facilita tu trabajo con Office 365” y está diseñada para una audiencia compuesta
por colaboradores de la Compañía Colombiana de Comercio S.A. Su metodología
consiste en presentar una breve introducción, así como los principales beneficios
de cada herramienta y el paso a paso para el desarrollo de su contenido. Para
mayor entendimiento, te recomendamos leer previamente la información
relacionada en la página de bienvenida al sitio de esta herramienta.

Apreciarás los efectos positivos, en la medida en que las tareas que antes
considerabas complicadas, ahora serán más cómodas y rápidas, usando las
herramientas de Microsoft Office 365.

Los temas en esta guía rápida incluyen:

• ¿Qué es Microsoft Teams?


• Descripción
• Crear un equipo
• Invitar a miembros
• Implicar a los miembros
¿Qué es Microsoft Teams?
Microsoft Teams es el área de trabajo basada en chat que se integra con Office 365.
Ofrece a tus equipos acceso instantáneo a todo lo que necesitan en un lugar
centralizado para el trabajo en equipo donde el chat, el contenido, las personas y las
herramientas conviven juntos en Office 365.

Descripción
Principios básicos

Microsoft Teams se ha diseñado para equipos muy motivados que trabajan en estrecha
colaboración con el fin de sacar el trabajo adelante:

• Comparte actualizaciones y ofrece comentarios en abierto


• Toma decisiones rápidamente y manténte al tanto de las actividades del equipo
• Coordina proyectos y tareas, y crea contenido y materiales de entrega en
colaboración

Antes de crear el equipo, Debes saber algunas cosas sobre la implementación y la


estructura de Microsoft Teams, incluida la inscripción en un equipo, las funciones y la
configuración.

Implementación

Como usuario de Office 365, tu administrador de TI tal


vez necesite activar Microsoft Teams para toda la
organización en el Centro de administración. Una vez
activado, podrás acceder a él a través del iniciador de
aplicaciones de Microsoft en la página de inicio de
sesión en línea de Microsoft. Haz clic en el ícono de
Microsoft Teams para abrir la aplicación en línea y
descargar Microsoft Teams en el escritorio.
Estructura

Organización

Todos los equipos creados por los empleados de tu organización están asociados a su
inquilino de Office 365. El administrador puede otorgar a todos los empleados o a un
conjunto de ellos la capacidad de crear equipos mediante Grupos de Office 365.

Equipo

Los equipos tienen como objetivo reunir a un grupo de personas que trabajan en
estrecha colaboración para sacar el trabajo adelante. Los equipos pueden ser
dinámicos para un trabajo basado en un proyecto (como el lanzamiento de un
producto o la creación de un espacio para la publicidad digital), o continuos para
reflejar la estructura interna de tu organización (por ejemplo, departamentos y
oficinas). Las conversaciones, archivos y notas de los canales de equipo solo están
visibles para los miembros del equipo.

Canal

Los canales ayudan a organizar las conversaciones, el contenido y las herramientas de


un equipo en torno a un tema específico. Los canales se pueden organizar por tema
(eventos), por disciplina (diseño), por proyecto (lanzamiento) o como mera diversión
(cosas divertidas). Los propietarios del equipo pueden crear canales y permitir a los
miembros crear canales cuando sea necesario. Las pestañas situadas en la parte
superior de un canal permiten a los equipos guardar archivos, notas y contenido
personalizado como métricas de Power BI, objetivos del negocio en un documento de
Word u organigramas en una diapositiva de PowerPoint. A este contenido puede
acceder fácilmente cualquier persona del equipo. Se pueden personalizar conectores
adicionales a aplicaciones de terceros para cada canal con el fin de reunir los datos de
las herramientas que se usan todos los días como Trello, Asana, GitHub, etc.
Inscripción en un equipo

Cuando Microsoft Teams está activado para toda la organización, los propietarios del
equipo designados pueden invitar a cualquier empleado con el que trabajen a que se
una a su equipo. Microsoft Teams permite a los propietarios del equipo añadir
fácilmente a personas de la organización por su nombre.
Los propietarios del equipo también pueden crear un equipo basado en un grupo de
Office 365 existente. Todos los cambios realizados en el grupo se sincronizarán
automáticamente con Microsoft Teams. La creación de un equipo basado en un grupo
de Office 365 existente no solo simplifica el proceso de invitación y administración de
miembros, sino que también sincroniza los archivos del grupo dentro de Microsoft
Teams.

Funciones del equipo

Hay dos funciones principales en Microsoft Teams: el propietario del equipo, que es la
persona que crea el equipo, y los miembros del equipo, que son las personas invitadas
a unirse al equipo. Los propietarios de equipo pueden convertir a cualquier miembro
del equipo en un copropietario cuando le invitan al equipo o más adelante. Disponer
de varios propietarios del equipo le permite compartir las responsabilidades de
gestionar la configuración y las inscripciones, incluidas las invitaciones.

Configuración del equipo

Los propietarios del equipo pueden gestionar la configuración de todo el equipo


directamente en Microsoft Teams. Las opciones de configuración incluyen agregar una
imagen del equipo, definir permisos para que los miembros puedan crear canales,
añadir pestañas y conectores, crear menciones a todo el equipo o canal y usar GIF,
etiquetas y memes.

Como administrador de Microsoft Teams, puedes tener acceso a la configuración de


todo el sistema en el centro de administración. Esta configuración puede afectar a las
opciones y define lo que los propietarios del equipo pueden ver en la configuración del
equipo. Por ejemplo, puedes activar un canal predeterminado "General" para los
anuncios, debates y recursos del equipo, que se muestre en todos los equipos.

Microsoft Teams y Office 365

Los diferentes grupos tienen distintas necesidades en base a su función y estilo de


trabajo. Office 365 está diseñado para el estilo de trabajo único de cada grupo e incluye
aplicaciones integradas creadas para cada finalidad, como:

• Outlook para correos electrónicos empresariales, ahora con funcionalidad de


grupos.
• SharePoint para sitios y portales, servicios de contenido inteligente, automatización
de procesos de negocio y Enterprise Search.
• Skype Empresarial como la columna vertebral del audio y el vídeo de la empresa.
• Y ahora, Microsoft Teams, el nuevo espacio de trabajo basado en chats de Office
365.

He aquí los casos de uso comunes para cada aplicación en Office 365.
Microsoft Teams

• Aprovechado por usuarios y equipos que desean colaborar en tiempo real con el
mismo grupo de personas.
• Ayuda a los equipos a iterar rápidamente en un proyecto, a la vez que comparten
archivos y colaboran en entregas compartidas.
• Permite a los usuarios conectar una amplia gama de herramientas en su espacio de
trabajo (como Planner, Power BI, GitHub, etc.).

Outlook

• Aprovechado por usuarios que prefieren colaborar en el entorno familiar del correo
electrónico o de un modo más formal y estructurado.
• Brinda procesos de negocio específicos que requieren el uso del correo electrónico
para transmitir documentos e información dentro o fuera de los límites
corporativos.
• Se comunica y conecta con usuarios que se encuentran fuera de los grupos de
trabajo u organizaciones inmediatos.

Skype for Business

• Aprovechado para comunicación y colaboración en tiempo real, tanto de manera


interna como externa con clientes/socios.
• Permite realizar reuniones con audio, vídeo y contenido con pequeños o grandes
grupos (incluidos foros con hasta 10 000 participantes).

SharePoint

• Aprovechado para sitios y portales (por ejemplo, anuncios y novedades de la


empresa, búsquedas y colaboración en documentos).
• Implementa automatización de procesos de negocio en bibliotecas de documentos
y listas de información mediante la integración de Microsoft Flow y PowerApps.
• Sitio de equipo de SharePoint con todo el poder, aprovisionado automáticamente
para cada equipo de Microsoft para almacenamiento de archivos, novedades del
equipo, páginas, listas y mucho más.
Descripción de las funcionalidades en Microsoft
Teams.
Actvidad: En esta sección podrás encontrar
todo el historial y la actividad que hayas
ejecutado en Microsoft Teams, desde alertas
de calendario hasta las notificaciones que se
ejecutan en cada grupo al que perteneces.

Chat: En esta sección encontrarás tu Skype


empresarial, en el cual podrás disfrutar de la
mensajería instantánea (IM), moderación,
presentaciones remotas y todos los
beneficios que dispone Skype empresarial.

Equipos: En esta sección encontrarás todos


los equipos o grupos a los que perteneces, así
mismo desde esta sección podrás crear
nuevos grupos de colaboración.

Reuniones: En esta sección encontrarás tu


calendario integrado de Outlook, donde
podrás estar al tanto de tus reuniones y
asuntos importantes del trabajo.

Archivos: En esta sección encontrarás un


acceso directo a tu OneDrive empresarial sin
salir de Teams.

Usabilidad de Skype empresarial desde Microsoft Teams

Puedes usar Microsoft Teams para chatear con alguien que esté usando Skype
Empresarial. Solo tienes que iniciar un chat individual con la persona con la que quieres
escribir y esta recibirá tu mensaje en Skype Empresarial.
Utiliza esta sección Utiliza esta sección centralizar el
encontrar tus Utiliza esta sección historial de las conversaciones,
contactos más para buscar a tus los archivos, la colaboración y
recientes o toda la compañeros del muchas mas aplicaciones que
lista de contactos trabajo. mantienes solo con tu
de la organización. compañero de trabajo

Utiliza esta sección para encontrar las Utiliza esta sección para
herramientas necesarias para maximizar tus disfrutar de reuniones
conversaciones, como adjuntar archivos, virtuales, moderación, integrar
memes corporativos, emoticones, compartir la a uno a más participantes a la
disponibilidad de tu calendario y mucho más. conversación.

Creación de equipos en Microsoft Teams

Los equipos tienen como objetivo reunir a un grupo de personas que trabajan en
estrecha colaboración para sacar el trabajo adelante. Los equipos pueden ser
dinámicos o temporales para un trabajo basado en un proyecto (como el lanzamiento
de un producto o la creación de un espacio para la publicidad digital), o continuos para
reflejar la estructura interna de tu organización (por ejemplo, departamentos y
oficinas). Las conversaciones, archivos y notas de los canales de equipo solo están
visibles para los miembros del equipo.

Consideración importante: antes de crear el equipo recuerda las políticas de


usabilidad de esta herramienta.

En esta sección podrás centralizar la


colaboración del equipo con la Posicionándote en el canal
creación de canales, a medida que “General” el dueño o
vayas creando canales aquí los verás propietario del grupo podrá
reflejados. Cada canal tiene su propia configurar los permisos y la
configuración y administración al administración global del
costado derecho de su nombre. equipo.

Cada canal tiene su propio


conjunto de aplicaciones, con
el cual podrás administrar y
maximizar aun más la
colaboración del equipo.
En esta sección podrás crear Utiliza esta sección para encontrar las herra-
nuevos grupos de colaboración mientas necesarias para maximizar las conv-
en Teams, asi como importar ersaciones del equipo de trabajo, como
grupos ya creados en otras adjuntar archivos, memes corporativos,
herramientas de office 365 emoticones, compartir la disponibilidad del
como: Outlook groups, Planner, calendario y mucho más.
SharePoint entre otros más.

¡EMPECEMOS!

1. Haz clic en “Unirse a un equipo o crear uno”

2. Haz clic en crear un equipo o busca grupos ya existentes en Microsoft Teams, de


acuerdo a tu criterio o palabra clave de búsqueda.
3. Configura la creación del grupo. Bríndale un nombre (este debe estar disponible y
debe ser personalizado eje: grupo comercial Medellín) y finaliza configurando la
privacidad.

Así mismo podrás importar un grupo ya existente desde otra herramienta de Office
365 siempre y cuando seas el propietario, o crear un grupo como plantilla para que se
pueda replicar dentro de la organización.
4. Agrega los miembros del equipo. Te recomendamos que los grupos este
conformados por mínimo 4 miembros. Si no es así, existen otras aplicaciones de Office
365 que enriquecen la colaboración para equipos o grupos de menos 4 participantes.

5. Recuerda definir los roles para la administración del equipo, se aconseja definir
mínimo 2 propietarios.

6. Configura la administración del equipo, posicionándote en el canal general, luego


en la parte superior derecha haz clic sobre el nombre del canal “general”
7. Haz clic en la sección “configuración” y administra los permisos de acceso y demás
funcionalidades, así mismo en esta sección podrás configurar los roles de miembros,
agregar nuevos compañeros de trabajo, configurar los canales y las aplicaciones de los
grupos.

8. Agrega más canales al grupo, posicionándote siempre en el canal general y luego


haz clic en los puntos suspensivos de más opciones al lado del nombre del canal
“general”
9. Disfruta de las aplicaciones que Microsoft Teams pone a disposición de cada
canal y para cada miembro del grupo como son las conversaciones centralizadas de
acuerdo al tema del canal, los archivos de acuerdo al tema del canal y muchas
aplicaciones más.

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