GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR GUÍA

DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: Gestión Integrada de la Calidad, Medio Ambiente,

Seguridad y Salud Ocupacional.
• Código del Programa de Formación: 122128
• Nombre del Proyecto: Acompañamiento a una (1) MIPYME, en la implementación del Sistema
Integrado de Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud ocupacional.
• Fase del Proyecto: Implementación.
• Actividad de Proyecto: Acompañar a la empresa en la implementación del SIG, siguiendo las
normas medioambientales y de seguridad industrial
• Competencia: Documentar los procesos necesarios para la implementación mantenimiento y
mejora de los sistemas de gestión, de forma individual o integrada; según procedimientos
establecidos por la empresa.
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Controlar la documentación del sistema de gestión, teniendo
en cuenta las normas vigentes y la documentación externa e interna de la organización. 
Duración de la Guía: 10- 12 Horas

2. PRESENTACION

El control de los documentos, es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar
el soporte documental del Sistema Integrado de Gestión. Los distintos documentos del sistema definen y
determinan las pautas de trabajo a desarrollar para el desempeño del sistema de gestión. Para controlar
los documentos es necesario disponer de un procedimiento que determine las pautas de actuación. El
Procedimiento de Control de Documentos , contribuye con la aprobación, control y administración de los
documentos de tal forma que aporten valor al proceso (Eraso & Rodríguez, 2016).

La función de control de documentos tiene la responsabilidad de administrar el flujo y el almacenamiento

de documentos de una organización a través de diversas funciones y procesos. Estos incluyen el
mantenimiento de archivos y el uso de una adecuada distribución y procedimientos de revisión.

Adicionalmente dentro de las organizaciones, el sistema de información debe ser controlado con el
objetivo de garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el control del proceso de los diversos tipos
de transacciones. La calidad del proceso de toma de decisiones en un organismo descansa fuertemente en
sus sistemas de información. Un sistema de información abarca información cuantitativa, tal como los
informes de desempeño que utilizan indicadores, y cualitativa, tal como las opiniones, quejas, reclamos y
sugerencias. El sistema deberá contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las entradas,
procesos, almacenamiento y salidas. El sistema de información debe ser flexible y susceptible de
modificaciones rápidas que permitan hacer frente a necesidades cambiantes de la Dirección en un entorno
dinámico de operaciones y presentación de informes. El sistema ayuda a controlar todas las actividades de
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la organización, a registrar y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren, y a mantener datos
financieros (Diferencias entre documentación y registro, 2015).

GFPI-F-019 V3

El objetivo principal de la Guía de Aprendizaje es el brindar al aprendiz una serie de herramientas que le
ayuden a controlar la documentación del Sistema Integrado de Gestión (SIG), y generar acciones que
permitan ordenar adecuadamente los procedimientos, registros, instructivos, manuales, etc., que hacen
parte de la organización. Así mismo dentro de la guía a desarrollar se plantea verificar la creatividad,
puntualidad, responsabilidad y el trabajo en equipo, demostrado por cada aprendiz en su proceso de
aprendizaje.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Objetivo: Realizar actividades de Modelos de orden y control, con el propósito de contextualizar su

aplicación, tanto en la vida cotidiana como en la organizacional.

Metodología:

1. Conformar grupos de trabajo de 5 aprendices.

2. Formular tres actividades, en donde se evidencia la necesidad de generar orden y control, en la vida
cotidiana y/o en la organizacional.

Se desarrollara la actividad de orden y control bajo los siguientes parámetros de identificación:

1. Edad: para la identificación de la población que labora en la empresa

2. Sexo: de esta manera sabemos que numero de hombres y mujeres tenemos en la
organización y poder hacer una identificación de que enfermedades puede sufrir y
poder realizar un seguimiento.
3. Lugar de residencia: De esta manera sabemos don están ubicados nuestros
trabajadores y el tiempo en llegar a la empresa y por qué medio lo hace

3. Implementar las actividades propuestas a los otros grupos.

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Figure 0- 1 orden y control

Figure 0- 2 Orden y Control

Figure 0- 3 orden y control

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Figure 0- 4 orden y control

Figure 0- 5 orden y control

Figure 0- 6 orden y control

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Figure 0- 7 orden y control

4. Desarrollar conclusiones de la actividad.

Mantener un orden y control de la información es muy necesario, ya que de esta manera

podemos identificar fácilmente cada uno de los documentos existentes o lo que requiera
este orden y control en la empresa, Ya que teniendo en cuenta estos términos podremos
manejar todo bajo unos estándares, los que nos llevan a un fácil reconocimiento de lo
que estamos solicitando o nos soliciten de acuerdo a los parámetros de orden y control
establecidos por la compañía, en el ejercicio realizado en clase establecimos como grupo
tres categorías cada una identificada con un color diferente y unos parámetros de
clasificación para el orden logramos evidenciar de una manera controlada y ordenada las
diferentes categorías y lo que nos hacía más fácil halla la información que requeríamos
en la actividad lo cual llevo a que fuera exitosa y aprender un poco más de él orden y
control con nuestra actividad y las actividades de nuestros compañeros .

Tiempo:

Puntos 1 a 3: 40 Minutos Punto

4: 15 Minutos

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Objetivo: Verificar los conceptos claves sobre control documental, de comunicaciones y sistemas, que
poseen los aprendices de la Ficha.

Metodología:

1. Conformar grupos de trabajo de 5 aprendices.

2. Ver los siguientes videos propuestos:

a. Control de Documentos y Registros.

b. Conceptos Básicos sobre la Seguridad de la Información.

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3. Con base a los videos y en los conocimientos adquiridos a lo largo del tecnólogo, de respuesta a las
siguientes preguntas:

a. ¿Cómo se controlan los documentos y registros, internos y externos, dentro de las organizaciones?

RTA:

 Documentos: un documento puede estar escrito en muestra física, plano,

programa de ordenador, video etc. Luego pasan a proceso de creación y
aprobación donde se hace una revisión, actualización y aprobación de los
documentos luego de su aprobación es publicado por el responsable a cargo del
documento.
 Registros: los registros se generan y se aprueban después de la actividad por
cualquier persona que lo haya generado, los registros se identifican con numero
de formato

b. ¿Defina que es un Listado Maestro (documentos y registros)?

RTA: El listado maestro de documentos y registros es el índice

de documentos establecidos, que apoyan el control y la operación de los procesos
garantizando su actualización, disponibilidad y su uso.

c. ¿Cómo daría a conocer los cambios de los documentos y /o registros en una organización?

RTA: Inicialmente se llenaría el cuadro de control documental, en el documento que se

está realizando el cambio o la actualización una vez esté aprobado dicho cambio para
que las personas que tengan acceso a él identifique cual fue el cambio y la actualización
que se le realizo a el documento, seguido a esto se realizara una emisión del documento
realizando las copias necesarias para su debido conocimiento a las partes interesadas
correspondientes, una vez realizado esto le damos comienzo a las divulgación lo cual se
difundirá para su conocimiento de todos y su aplicación.

d. Defina (con sus propias palabras) y mencione las diferencias entre: documentos, registros y formatos.

RTA:

Documento: es la información con su medio de reporte lo cual lo hace un documento

vivo

Registro: es la evidencia de las tareas realizadas lo que lo vuelve un documento muerto

Formato: es una estructura donde podemos anotar información de manera estructurada,

el cuan se convierte en un documento cuando volcamos información de él.

e. ¿Cuál es la diferencia entre seguridad informática y seguridad de la información? Defina los conceptos
en sus propias palabras.
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RTA:

seguridad informática: es la que protege el sistema informático, tratando de

asegurar la integridad y la privacidad de la información que contiene.

seguridad de la información: es la que se encarga de garantizar la confidencialidad,

integridad y disponibilidad de la información

f. ¿Qué es el sistema de Gestión de seguridad de la Información?

RTA: Es una norma ISO 27001 que nos brinda los parámetros necesarios para la gestión
de seguridad de la información la cual al ser una estructura de alto nivel nos permite
integrarla a nuestro SIG de una manera fácil y es una buena herramienta por la cual las
compañías deberían optar para la seguridad de uno de sus activos más importantes que
es la información corporativa.

g. Identifique cuáles son los activos de información dentro de la organización del proyecto.

RTA: Información

 Correo electrónico
 Contestadores automáticos
 Bases de datos
 Unidades lógicas

4. Elegir un vocero, y presentar los resultados al grupo.

Tiempo:

Puntos 1 a 8: 45 Minutos

Punto 4: 15 Minutos.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Objetivo: Diseñar un fichero, y generar un control de documentos y registros del SIG.

Metodología:

1. Trabajar en los equipos conformados anteriormente.

2. Diseñar un archivero con ficheros con ayuda de material reciclable.

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Figure 0- 8 2.Diseño archivero

Figure 0- 9 Diseño archivero

Figure 0- 10 Diseño archivero

3. Desarrollar la metodología necesaria para organizar la documentación en los ficheros (orden

alfabético, cronológico, colores, etc.), para el control de registros, formatos, procedimientos, y
documentos necesarios para cada sistema (calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo).
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RTA: Se estableció la siguiente metodología para los documentos se identificarán con el nivel en el que
debe ir (nivel 1, nivel 2, nivel 3). Y la profundidad asignada a cada uno de ellos (profundidad 1,
profundidad 2, profundidad 3). en cada sección de los diferentes ficheros se le estableció un orden
alfabético para los documentos de Cálida, Medio Amabient5e y Seguridad y salud en el trabajo.

4. Implementar la codificación necesaria para cada uno de los ficheros.

RTA: Para cada una de los ficheros se estableció la siguiente codificación de donde se
evidenciará el nivel, la profundidad y que documento es y qué tipo de documento se
elaboró en cada uno de los documentos ordenados en el archivero como podemos
observar en la siguiente imagen.

Figure 0- 11 Codificación de documentos en el cada uno de los ficheros

5. Organizar la documentación del SIG, con base a las directrices estandarizadas en el punto anterior.

RTA: De acuerdo con el punto anterior y teniendo en cuenta la codificación y el orden

establecido nos dispusimos a realizar el orden de los documentos en cada nivel y
profundidad del archivero.

6. Presentar los resultados al grupo.

Figure 0- 12 Actividad de control de documentos

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Figure 0- 13 Actividad de control de documentos

Figure 0- 14 Actividad de control de documentos

Figure 0- 15 Actividad de control de documentos

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Figure 0- 16 Actividad de control de documentos

Figure 0- 17 Actividad de control de documentos

AUDITORIA

Figure 0- 18 Evidencia auditoria del archivero

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Figure 0- 19 Evidencia auditoria del archivero

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Objetivo: Realizar un inventario de la documentación que posee la organización del proyecto, generar una
metodología de orden; y determinar acciones correctivas, de prevención o de mejora, que puede llegar a
requerir la compañía.

Metodología:

1. Trabajar en los grupos del proyecto.

2. Realizar un inventario de los documentos, registros, y procedimientos con los que cuenta la
organización, por proceso.

RTA: De acuerdo a la solicitud realizada a SUPERARS.A.S. de inventario de documentos

elaborados a la fecha nos suministró solamente los documentos con la última versión
actualizadas y no los de la primera versión.

3. Realizar un listado de los documentos, registros, y procedimientos, que el grupo de cada proyecto ha
generado para la organización, por proceso.

4. Desarrollar una metodología de orden para los documentos, registros, y procedimientos, generados en
los dos puntos anteriores (alfabético, cronológico, etc.).
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RTA: Generamos como metodología al orden de los documentos mediante orden

alfabético en el inventario realizado lo cuan lleva una enumeración también.

5. Realizar un listado de los documentos, registros, y procedimientos, que son necesarios para el SIG, pero
que la organización aún no cuenta con ellos.

6. Generar acciones correctivas, de prevención o de mejora, que la organización puede llegar a

implementar, para la conformidad del Sistema de Gestión.

7. Socializar la información desarrollada con el personal de la organización, para comenzar a generar un

control documental.

Tiempo:

Puntos 1 a 3: 120 Minutos

Punto 4: 20 Minutos.

• Ambiente Requerido: Ambiente de Formación.

• Materiales: Computadores con acceso a Internet, papel, marcadores, TV o Video Beam,,
Multitomas,, Marcador borrable, Borrador.
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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento :

Desarrollo Actividades de 1. Cumplir con los parámetros

Reflexión inicial (numeral 3.1) y definidos por el instructor. 2.
Actividades de contextualización
e identificación de
conocimientos necesarios para
el aprendizaje (numeral 3.2)
Evidencias de Desempeño:
Desarrollo de Actividades de
apropiación del conocimiento
(Conceptualización y 5. Participar activamente
Teorización, numeral 3.3), y
Actividades de transferencia del
conocimiento (numeral 3.4.)
Evidencias de Producto:
Evidencia escrita de las
actividades realizadas a lo largo
de la guía.
Generar creativamente ideas • Trabajo en equipo.
para el desarrollo y solución • Análisis de estudio de casos
de las actividades a realizar con respecto a las
en equipo. situaciones actuales de las
3. Indagar y generar empresas evaluadas.
nuevos enfoques frente a
• Investigación.
los temas vistos
4. Poner en práctica las • Técnica de preguntas.
• Evidencia adjunta en el
temáticas expuestas y
aplicativo LMS.
desarrolladas.
• Lista de Verificación según
en las actividades los criterios de evaluación.
propuestas. 6.Cumplir con
los tiempos pactados entre
el aprendiz y el instructor
7. Elaborar el documento bajo
la NTC 1486 de 2013.
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• Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas. Los
registros son un tipo especial de documentos.
• Documento: información (datos significativos) y su medio de soporte. Un documento puede estar escrito, en
vídeo, muestra física, en plano, programa de ordenador o de otra manera.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

a) Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27001: 2013. Tecnología de la información. técnicas de seguridad.
sistemas de gestión de la seguridad de lainformación (sgsi). Requisitos.
b) Calidad y Gestión empresarial ISO 9001 e ISO 14001.. Fecha de
Consulta: 11-03-2016.
//hederaconsultores.blogspot.com.co/2011/06/control-de-documentos-segun-iso.html.
c) Jenny Lorena Luna Eraso y Diana Molano Rodríguez.Sistema Integrado de Gestión de Calidad. Procedimiento
Control de Documentos. Universidad de Nariño. 2016-08-24. Fecha de Consulta: 11-03-2016.
http://calidad.udenar.edu.co/?page_id=682.
d) Control de la Documentación. Fecha de Consulta: 11-03-2016. http://www.sigen.gov.ar/documentacion/ngci30.asp
e) Presentación: Seguridad y Control de los Sistemas de Información, vulnerabilidad y abusos del Sistema. Fecha
de
Consulta: 11-03-2016. http://es.slideshare.net/Financieros2008/seguridad-y-control-de-los-sistemas-de-informacin-
 517597.
f) Diferencia entre documentación y registro. 2015. Fecha de Consulta: 11-03-2016.
http://clubresponsablesdecalidad.com/diferencias-entre-documentacion-y-registro/. g) http://biblioteca.sena.edu.co/

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) María del Pilar Lover Instructora Formación 06/03/2017

Chaves a Profesional Integral

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)