Valoración documental

La valoración documental, puede ser definida según el diccionario de terminología archivística

como “la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores
primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencias, acceso y
conservación o eliminación total o parcial”

De igual manera según María Luisa Conde “es el proceso de análisis y selección cuyo objetivo es
establecer los plazos de transferencias, conservación y acceso de las series documentales”

Así mismo, el reglamento general de archivos de Colombia la define como “el proceso por el cual
se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo.

Disposición final de los documentos

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación
temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención
Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

- Eliminar documentos: Prepara el inventario de Documentos para eliminación y lo

presenta al Comité de Archivo para su aprobación. Si es apropiado, aplica la metodología
de eliminación disponible.

- Transferencia secundaria: Remite series documentales inventariadas al Archivo Histórico,

en la fecha establecida en el cronograma de trasferencia contenido en el programa de
Gestión Documental.

- Archivo inadecuado de los documentos: Establecer políticas para el archivo de los

documentos. Realizar revisiones periódicas al cumplimiento de políticas de archivo.