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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL (719565)

YESICA DANIELA SANCHEZ PEREZ

INSTRUCTOR

GUSTAVO ADOLFO GIRALDO

Competencia:

Organizar archivos de gestión de

acuerdo con normatividad vigente y

políticas institucionales

LA TEBAIDA QUINDIO

2014
3.1 Actividades de Reflexión inicial

DATO: Representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, etc) de un atributo


o variable cuantitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades.

INFORMACIÓN: La información está constituida por un grupo de datos ya


supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto
fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que
su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.

DOCUMENTO: Documento es todo objeto que ofrece información. “Se entiende por
documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión
gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los
soportes informáticos”.

El origen etimológico de la palabra está en el término latino "docere", que significa


"enseñar".

"todo escrito que sirve de prueba o información"

"todo elemento de conocimiento o fuente de información registrada, materialmente


susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba."

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios


para el aprendizaje

Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situación y justifique


la pregunta

planteada:

En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los
cuales se

evidencian, notas, cintas magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rápidos,


planos, fotografías, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de
darles una

clasificación adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo.

Teniendo en cuenta lo anterior, determine:

¿Cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el soporte?


Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor.

DOCUMENTOS
TEXTUALES :

nota,borradores,apuntes graficos:
rapidos mapas ,dibujos, planos
clasificación de ,cuadros y fotografias
los documentos DOCUMENTOS NO
TEXTUALES:
cinta cinta:
magneticas,mapas,dibujos,pl videos,cinta magnetica
anos,fotografia,cuadros
videos,disco duros

otros soportes :
disco duro

Clasifique los documentos en textuales y no textuales según su soporte ya que según la


manera que podemos acceder a la información es de manera distinta es decir unos los
podemos leer y otros debemos observarlos escucharlos

3.3 ejercicio interactivo

3.3. Actividades de transferencia del conocimiento


Aquí podemos ver y analizar que el proceso que se lleva a cabo cuando queremos transformar
los datos en información útil para la compañía o para la empresa, los datos por si solos no nos
dicen nada, , aquí podemos ver que los datos están en desorden y no tienen un sentido alguno
son incoherentes, en el segundo paso podemos observar que los datos ya tienen cierto orden, se
puede decir que están clasificado para poder tener un acceso mas rápido a ellos, y por ultimo
podemos observar la transformación de eso datos ordenado en información que nos puede servir
para tomar decisiones para seguir con los objetivos ya establecidos y para tener la información
útil en poco tiempo

escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la


importancia de cada una de ellas, en el proceso de la administración documental. correspondencia
comercial documentos contables documentos especiales documentos legales

La correspondencia comercial nos sirve para dejar constancia en los archivos de la


empresa de las comunicaciones que hemos tenido con nuestros clientes y así como de
los procesos de ventas que puede llevar a cabo una empresa.

Documentos contables: son registros físicos que dan cuenta de los resultados en
este caso aquellos productos vendidos (facturas) – registros de caja aquellos
documentos que poseen valores matemáticos

Documentos especiales: son aquellos que por su escrito cobran diferentes formas de
expresión (actas- escrituras)

Documentos legales: son aquellos documentos que en cierto modo poseen un valor
determinado ya que pueden lograr demostrar un acontecimiento o un hecho,
ejemplo la cedula- hojas de vida- registros de pagos y cobros

. Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y


explique el porqué de sus aportes.
La Gestión Documental se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización
y conservación.es allí donde nace la importancia de un buen manejo archivístico dentro de las
empresas por que esta permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido a los documentos ya
que si no se tienen clasificados sería una tarea tediosa y que llevaría demasiado tiempo lo cual
representa un aumento significativo de costos para las empresas ade3mas de esto una buena
gestión documental es de gran ayuda para la buena toma de decisiones

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