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HOJA DE CÁLCULO

Excel Avanzado

DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


 Referencias  Informe de tablas y gráficos dinámicos.
Introducción. Definición.
Referencias con nombres. Crear tabla dinámica.
Cambios del diseño.
Referencias externas.
Actualizar una tabla dinámica.
Guardar área de trabajo. Formatos de tabla dinámica.
 Taller. Crear un gráfico de una tabla dinámica.
 Funciones  Talleres.
Si, Si anidado, Pago, Abs, Entero, Sumar.Si,  Protección de datos y Auditoria.
Contar.Si, Contar.Blanco, Y, O, Buscar. Protección:
 Taller. - Protección de archivo (Caja guardar como):
 Administración de datos * Contraseña de acceso.
* Contraseña de escritura.
Fijar títulos.
- Proteger libro (Estructura y ventana).
Inmovilizar paneles.
- Proteger hoja (Protección de celdas).
Formulario: Auditoria:
- Agregar, eliminar registros. - Rastrear precedentes, dependientes.
- Criterios de búsqueda. - Quitar flechas.
Filtros: - Barra de auditoria.
- Autofiltros (Automático). - Validación de datos.
- Avanzado.  Macros.
Ordenar: Plantillas (Asistente para plantillas).
- Con un criterio (Barra de herramientas). Personalizar barra de herramientas.
- Con varios criterios (Caja de diálogo). - Agregar y eliminar botones.
Subtotales: Macros:
- Reemplazando el actual. - Grabar macros.
- Varios subtotales a la vez.
 Taller.
- Niveles de subtotales.

Contenido temático.
DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.
Introducción. Que es una referencia:
Una de las tareas que más se realiza en una hoja Una referencia identifica una celda o un grupo de
de cálculo es la gestión de listas, antes de celdas en una hoja de cálculo e indica a
comenzar con el manejo de referencias Microsoft Excel en que celdas debe buscar los
recordemos que es una lista y cuales son sus valores o los datos que se desean utilizar en
principales características: una fórmula.
Con las referencias se pueden utilizar:
- Cada columna debe contener el mismo tipo de
información. - Datos de distintas pares de una hoja de cálculo
en una fórmula.
- La primera o las 2 primeras filas deben ser para
títulos, las cuales describen el contenido de cada - Utilizar el valor de una celda en varias formulas.
columna ( utilizar nombres nemotécnicos ).
- Hacer referencia a celdas de otras hojas de
- No deben existir columnas o filas vacías dentro de cálculo en el mismo libro, a otros libros y a los
la lista. datos de otros programas.

- Si hay información adicional en la hoja, debe estar Nota: Las referencias a celdas de otros libros se
separada de la lista. llama referencias externas.

- Si la lista se va a filtrar no debe colocar otra


información en las filas que ocupe la lista.

Referencias. DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


Referencias ABSOLUTAS
Tipos de referencias a celdas:
Una referencia es el resultado de combinar el A B C D
encabezado de columna y el número de fila. 1 Descuento 1,5
En las hojas de cálculo se pueden utilizar 2 PRODUCTO CANT PRECIO / KILOS SUBTOTAL DESCUENTO

básicamente 3 tipos de referencias de celdas, 3 Arracacha 5 1200 =B2*C2 =D4*$D$1


que son: Relativas, Absolutas y Mixtas. 4 Zanahoria 3 1500 =B3*C3 =D5*$D$1
Referencias relativas: 5 Papas 10 700 =B4*C4 =D6*$D$1
Son aquellas referencias que cambian en el 6 Yucca 6 950 =B5*C5 =D7*$D$1
momento de ser copiadas o movidas a otra(s) 7 Platano 10 650 =B6*C6 =D8*$D$1
celda(S), presentando un resultado
determinado por la nueva posición. Referencias mixtas:
Referencias RELATIVAS Combina los tipos anteriormente mencionados
A B C D dando resultado a una referencia mixta de dos
1 PRODUCTO CANT PRECIO / KILOS SUBTOTAL maneras: $A2 A$2
2 Arracacha 5 1200 =B2*C2 Absoluta Absoluta
3 Zanahoria 3 1500 =B3*C3 Relativa Relativa
4 Papas 10 700 =B4*C4
5 Yucca 6 950 =B5*C5 A B C D E F G
6 Platano 10 650 =B6*C6
1 2 3 4 5 6 7
Referencias Absolutas: 2 2 =$B3*C$2 =$B3*D$2 =$B3*E$2 =$B3*F$2 =$B3*G$2 =$B3*H$2
Son aquellas referencias que no cambian al ser 3 3 =$B4*C$2 =$B4*D$2 =$B4*E$2 =$B4*F$2 =$B4*G$2 =$B4*H$2
copiadas o movidas a otras celdas. Dicha
4 4 =$B5*C$2 =$B5*D$2 =$B5*E$2 =$B5*F$2 =$B5*G$2 =$B5*H$2
referencia se designa agregando el signo $
antes de la letra de columna y antes del 5 5 =$B6*C$2 =$B6*D$2 =$B6*E$2 =$B6*F$2 =$B6*G$2 =$B6*H$2
número de fila. Ejemplo: $A$2 y $B$8 6 6 =$B7*C$2 =$B7*D$2 =$B7*E$2 =$B7*F$2 =$B7*G$2 =$B7*H$2
7 7 =$B8*C$2 =$B8*D$2 =$B8*E$2 =$B8*F$2 =$B8*G$2 =$B8*H$2

Referencias relativas, absolutas y mixtas.


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Referencias con nombres: Definir nombre…
Consiste en asignar nombres a celdas o rangos para Se utiliza para crear o eliminar nombres para
utilizarlos en las fórmulas, desapareciendo la celdas o rangos.
necesidad de utilizar referencias de celdas 1- Seleccionar la celda o rango de celdas a las que
complejas. se les definirá el nombre.
Antes de utilizar nombres en fórmulas se deben 2- Activar la pestaña Fórmulas.
definir primero, teniendo en cuenta el siguiente ->En la sección Nombres definidos desplegar el
procedimiento: botón Asignar nombre a un rango.
Excel 2003 -> Hacer clic en Definir nombres…
- Insertar (Menú)
->Nombre (Elegir una opción): Definir…
Pegar…
Crear…
Aplicar…
El ámbito puede ser:
Excel 2007 Libro:
El nombre será
- Activar la ficha Fórmulas Escriba nombre sin espacios.
reconocido en todas
->En la sección Nombres definidos las hojas del libro.
Elegir una opción de las siguientes: Hoja:
Escriba un comentario referente El nombre será
- Asignar nombre a un rango: al nombre. reconocido solo en
* Definir nombres... la hoja especificada.

* Aplicar nombres…

- Crear desde la selección.


Celdas a las que se
les asignará el
nombre.
- Utilizar en la fórmula:
* Pegar nombres… Una vez configurado todo. Hacer clic en
el botón Aceptar.

Referencias con nombres. DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


Otra forma:
Utilizar la sección de nombres de la barra de
fórmulas para definir nombres de celdas o
rangos. Sección de nombre de la barra de fórmulas.

Aplicar nombres…
Permite que en una fórmula que está construida
con referencias de celdas complejas, se pueda
cambiar estas por referencias con nombres
previamente definidos que coincidan.
Pasos:
1- Seleccionar la celda que contiene las formula.
2- Activar la pestaña Fórmulas.
->Asignar nombre a un rango…
->Hacer clic en Aplicar nombres…
Nota: En la caja de diálogo que aparece marcar
el nombre que se desea aplicar.
3-Hacer clic en le botón Aceptar.

Referencias con nombres. DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


Crear desde la selección. Nota: Se activa la caja de diálogo, en la que se
Define como nombres los títulos del rango de datos marca la casilla de acuerdo a la posición de los
seleccionado. títulos de los datos seleccionados.
Pasos:
3-Hacer clic en el botón Aceptar.
1-Seleccionar los datos incluidos los títulos de los
mismos.

2-Altivar la pestaña Fórmulas.


->Hacer clic en Crear desde la selección.

Referencias con nombre. DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


Pegar nombres.
Se utiliza para pegar en la barra de fórmulas uno
de los nombres definidos en el libro activo que
podría ser utilizado para crear fórmulas.
Pasos:
1-Iniciar la edición de una fórmula o función.

2-Forma1
Durante la edición para pegar un nombre:
-Activar la pestaña Fórmulas.
->Hacer clic en Utilizar en la formula.
Nota: Se activa la caja de diálogo
Pegar nombre.

-Forma2
Durante la edición de la fórmula pulsar la tecla
F3, para activar la caja de diálogo Pegar
nombre.

3-Seleccionar el nombre que desea pegar en la


fórmula o función.

Referencias con nombre. DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


Administrador de nombres. Referencias externas.
Crear, editar, eliminar y busca todos los nombres Es un vinculo establecido entre dos archivos uno
utilizados en el libro. dependiente y otro llamado fuente.
Los nombres se pueden utilizar en fórmulas como Vinculo:
sustituto para referencias a celdas. Se establece cuando dos o más archivos están
Ejemplo: unidos por una referencia o un rango de celdas.
=SUMA(valor_hora) en lugar de =SUMA(E2:E6). Libro de pendiente:
Para activar el Administrador de nombres: Son los libros que hacen referencia hacia otro libro
-Activar la pestaña Fórmulas. y que dependen de los cambios que se hagan
->Hacer clic en Administrador de nombres. en los datos de ese libro de trabajo. Estos libros
también son llamados Libros clientes.
Libro fuente:
Es el libro que contiene los datos utilizados por el
libro cliente , el libro fuente es también
llamado Libro servidor.
Pasos
1-Tener abiertos los libros a relacionar.
2-En la celda activa Digitar el signo (=) para
indicar que se hará referencia a un dato
externo.
3-Ubicarnos en el libro que tiene los datos y
seleccionar el datos al cual se hará referencia.
4-Pulsar la tecla Enter  ( Intro ).

Referencias externas. DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


Guardar área de trabajo. Nota: Se activa la caja de diálogo Guardar área de
Permite abrir un grupo de libros de trabajo con una trabajo, Excel sugiere como nombre
sola instrucción, si antes se han guardado como “Reanudar.xlw”, se puede cambiar este nombre
área e trabajo. digitando uno nuevo.
Un archivo de área de trabajo guarda la
4-Especificar la ubicación, donde se desea
información acerca de los libros abiertos como:
guardará el área de trabajo, y hacer clic en el
-Su ubicaciones. botón Guardar.
-Su tamaño y posición en la pantalla.
Para guardar un área de trabajo haga lo siguiente:
1-Abrir todos los libros a incluir en el área de
trabajo.
2-Ajustar el tamaño y posición de los libros como
desea que aparezcan la próxima vez que se abra
el área de trabajo.
3-Activar la pestaña Vista.
->Hacer clic en Guardar área de trabajo de la
sección Ventana.

Guardar área de trabajo. DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


Fijar títulos, inmovilizar paneles.
Los paneles son otra forma de visualizar áreas
diferentes de una hoja de cálculo. Una hoja de
cálculo se puede dividir vertical y horizontal/.
Pasos:
1-Se comienza con la división ubicando el indicador
a partir de donde se desea crear la división,
seleccionando una celda, fila o columna en
particular.
Desde Columna

Inmovilizar paneles: Mantiene visibles la fila y


columna mientras se desplaza por la hoja de
cálculo.
Inmovilizar fila superior: Mantiene visible la fila
Desde Fila superior a medida que se desplaza por el resto
de la hoja de cálculo.
Inmovilizar primera columna: Mantiene visible
Desde celda la primera columna a medida que se desplaza
por el resto de la hoja de cálculo.

2-Para que las divisiones queden fijas hacemos clic


en Inmovilizar paneles de la pestaña Vista.

Administración de datos. DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


Formulario. Botón anterior,
Se utiliza para visualizar, modificar, agregar o retrocede y guarda los
cambios realizados.
eliminar registros a la lista o base de datos
definida dentro de una hoja de cálculo.
Para utilizar formulario, es necesario que la lista
tenga títulos de columna.
Pasos:
Nota: Antes de comenzar para Excel 2007
personalice la barra de botones agregando el Campos de la
botón de Formulario. lista de datos.
Botón siguiente,
1-Activar una celda en la lista de datos. avanza y guarda los
2-Forma1 Excel 2003 cambios realiados.
-Datos ( Menú )
->Formulario… Nuevo: Permite agregar registros a la lista.
-Forma2 Excel 2007 Eliminar: Permite borra un registro de la lista.
-Hacer clic en le botón Formulario de la barra
Restaurar: descarta los cambios realizados a los
de botones.
Botón formulario. campos.
Criterios: Existen 3 formas para buscar dentro de
una lista.
1-Utilizando los botones Buscar siguiente y
Buscar anterior.
Nota: Se activa la caja de diálogo donde 2-Utilizando la barra de desplazamiento del
realizamos los diferentes acciones para realizar Formulario.
cambios en la lista. 3-Usando el botón criterios para buscar
registros que cumplan una determinada
3-Hacer clic en el botón Cerrar para terminar. condición definida por el usuario.

Administración de datos. DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


FILTROS
Método fácil y rápido para encontrar grupos de
registros dentro de una lista y así poder realizar
operaciones con ellos.
Autofiltros:
Con esta herramienta Excel coloca flechas
desplegables en los títulos de las columnas de la
lista, convirtiendo cada uno de estos en un
Autofiltro, por el cual podemos filtrar las lista.
1-Activar una celda en la lista.
2-Forma1 Excel 2003
-Datos ( Menú )
->Filtro -> Autofiltro.
-Forma2 Excel 2007
-Activar la pestaña Datos.
4-Elegir una opción de filtros de número en caso
->Hacer clic en el botón Autofiltro.
que el filtro sea para datos numéricos.

Nota: Excel convierte en un filtro cada encabezado


de la lista, asignando una flecha desplegable.

3-Cada filtro tiene las siguientes opciones:

Administración de datos. DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


Filtro avanzado.
Para crear un filtro avanzado se debe tener en
cuenta:
1-Definir el rango de criterios teniendo encuentra
los títulos de columna, los signos de relacionales
y los comodines ( *, ? ).
2-Especificar el rango de la lista a filtrar.
3-Especificar la acción:
+ Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
+ Copiar a otro lugar.
Nota: Cuándo se activa esta opción es necesario $B$1:$C$2
especificar el cuadro de texto, Copiar a.
Pasos:
1-Activar una celda en la lista a filtrar.
2-Forma1 Excel 2003
-Datos ( Menú )
->Filtro -> Filtro Avanzado. Rango de la lista: Automáticamente aparece el
rango que conforma la lista.
-Forma2 Excel 2007
-Activar la pestaña Datos. Rango de criterios: En este cuadro se especifica
->Hacer clic en el botón Avanzadas. la ubicación del rango donde está el criterio a
utilizar.
Copiar a: Sirve para especificar la ubicación del
resultado del filtro en otro lugar de la hoja.
Solo registros únicos: Indica que solo se tendrá
en cuenta una copia, si hay registros
duplicados.
Filtro avanzado. 4-Hacer clic en el botón Aceptar.

Administración de datos. DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


Ordenar.
Se utiliza para organizar la información de una
lista en orden Alfabético, numérico o
cronológico.
Pasos:
1-Activar una celda en la lista. Campo de criterio.
Aspecto de
2-Forma1 Excel 2003 Campos de la lista.
ordenación.
-Datos ( Menú )
->Orden.
-Forma2 Excel 2007 Descripción de los botones:
-Activar la ficha Datos.
Agregar nivel: Agregar criterios de ordenación a la lista.
->Hacer clic en el botón Ordenar.
Eliminar nivel: Borrar criterios de ordenamiento de la lista.

Copiar nivel: Duplica un criterio de ordenamiento.

Subir: Desplaza un criterio hacia arriba.

Bajar: Desplaza un criterio hacia abajo.


Botón Ordenar.
Nota: Se activa la caja de dialogo ordenar… Opciones: Activa la caja de diálogo
Opciones de ordenación
dónde podremos especificar
3-Especificar como desea ordenar: la orientación de la
ordenación.
Ascendente o Descendente.

4-Hacer clic en el botón Aceptar.

Administración de datos. DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


Subtotales. c) Agregar subtotal a:
Es una manera rápida de resumir datos en una lista. Activa la casilla de a
verificación para los
Al usar grupos de datos Excel automática/ calcula
datos que desea b
los subtotales y el total general, insertando filas
subtotalizar.
de totales con títulos según el campo por el cual
se esta subtotal izando. d) Reemplazar subto- c
tales actuales:
Es posible crear
Pasos: subtotales anidados
1-Activar una celda dentro de la lista. para grupos menores
dentro de grupos de
2-Forma1 Excel 2003 subtotales existentes, d
-Datos ( Menú ) para tal caso se debe e
->Subtotales. desactivar esta casilla.
f
-Forma2 Excel 2007 e) Salto de página entre g
-Activar la ficha Datos. grupos:
->Hacer clic en el botón Subtotales. Activar esta casilla de
De la sección Esquema. verificación si se desea imprimir cada grupo de datos en
una página separada.
f) Resumen debajo de los datos: Esta casilla de
verificación debe permanecer activa para obtener el
total general en la parte inferior de los datos.
g) Quitar todos: Este botón permite quitar todos los
subtotales aplicados a la lista de datos.
Nota: La caja de diálogo presenta las siguientes
opciones:
a) Para cada cambio en: Especifica el nombre del 3-Una vez seleccionadas las opciones hacer clic en el botón
campo por el cual se desea agrupar datos. Aceptar.
b) Usar función: Aplica la función para calcular el
subtotal de los valores.

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Niveles de subtotales. Quitar subtotales.
Con los símbolos del esquema, se puede realizar una de Para quitar los subtotales, realizamos los siguientes
las siguientes tareas: pasos:
1-Hacer clic en una celda en la lista.
- Contraer el grupo de datos pertenecientes
a un Subtotal. 2-Forma1 Excel 2003
-Datos ( Menú )
->Subtotales.
+ Expande el grupo de datos perteneciente a
-Forma2 Excel 2007
un Subtotal.
-Activar la pestaña Datos.
->Hacer clic en el botón Subtotales.
1 Contrae todos los datos, mostrando única/ De la sección Esquema.
el total general de la lista.

2 Contrae todos los datos mostrando los


Subtotales y el total general.

3 Activa todos los datos incluyendo los 3-En la Caja de diálogo que se activa hacer clic en el
Subtotales y el total general. botón.

Administración de datos. DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


Tablas dinámicas.
Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva
que resume rápidamente grandes cantidades de
datos usando el formato y el método de cálculo que
el usuario seleccione, con el fin de realizar un
análisis detallado de la información.
Una tabla dinámica permite:
-Usar diferentes funciones de resumen como la función
Suma, Promedio, u otras funciones estadísticas.
-Crear gráficas que muestren los diferentes niveles de
detalle de la información.
-Ocultar, mostrar o cambiar la presentación del resumen
detallado en la tabla dinámica.
Creación de una tabla dinámica.
1-Activar una celda en la lista.
2-Datos (Menú) 4-Seleccionar las opciones necesarias y hacer clic en el
->Tablas y gráficos dinámicos. botón Aceptar.
-Otra forma Excel 2007
->Activar la pestaña Insertar.
->Hacer clic en el botón Tabla dinámica.

3-Se activa la siguiente caja de diálogo.

Tablas y gráficos dinámicos. DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


Partes de una tabla dinámica. A través de la lista
de campos de tabla
dinámica podemos
asignar los campos
a los diferentes
campos de la tabla
dinámica.

Campo de página.

Campo de fila.

Campo de columna.

Campo de datos.

Página: Permite ubicar un campo para filtrar los datos


para la tabla dinámica.
Fila: Permite ubicar campos que se desean como títulos
de fila.
Columna: Permite ubicar campos que se desean como
encabezados de columna.
Datos: En este s ubican los campos que se desean
resumir mediante una función.

-Suma: Es la función por defecto para campos


numéricos.
-Cuenta: Es la función por defecto para campos de
texto.

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Campo de la tabla dinámica.
Permite cambiar la función y el nombre para el campo.
Pasos:
1-Hacer clic en el campo de datos de l atabla dinámica. Nombre deseado para el campo.
2-Forma 1 Excel 2003
-Hacer doble clic o clic secundario sobre el área de
campo de datos y elegir la opción Configuración
del campo… Elija una operación que
desea realice el campo.
-Forma 2 Excel 2007
-Activar la pestaña Diseño.
-Hacer clic en el botón Configuración del campo.

Permite aplicar formatos de presentación a los


datos que arroja el campo.

Nota: Se activa la siguiente caja de diálogo donde se


puede elegir el formato y la función a realizar en el
campo de datos de la tabla dinámica.

3-Una vez configurada las opciones, hacer clic en el


botón Aceptar.

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Cambios del diseño.
Para modificar el diseño de una tabla dinámica
realizamos los siguientes pasos.
Pasos:
1-Hacer clic sobre un área de la tabla dinámica.
2-Si la lista de campos no esta activa:
-Activar la pestaña Opciones.
->Hacer clic en el botón Lista de campo.
Campo de página.

Campo de fila.

Campo de columna.

Campo de datos.

Nota: Se activa el panel de lista de campos de


tabla dinámica en donde se pueden intercambiar
campos de las diferentes partes de la tabla dinámica
para así cambiar su diseño.

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Actualizar una tabla dinámica. Formato de tabla dinámica.
Cuando se realizan cambios en los datos de la lista que Para cambiar o aplicar un formato a la tabla dinámica
implementa la tabla dinámica es necesario actualizar realizamos los siguientes pasos:
la tabla dinámica para que esos cambios sean 1-Activar una celda en la tabla dinámica.
asumidos por está.
2-Activar la pestaña Diseño.
Para actualizar la tabla dinámica realice los siguientes -Hacer clic sobre el estilo de tabla dinámica que se
pasos: desea aplicar.
1-Activar una celda en la tabal dinámica. Tabla dinámica Estilo por defecto

2-Forma 1
-Hacer clic secundario del mouse sobre la tabla
dinámica.
->En el menú contextual hacer clic en Actualizar
tabla dinámica.
Otro Estilo
Tabla dinámica

Opciones de estilo
Permiten resaltar o
no algunos aspectos
de la tabla dinámica,
-Forma 2 Como:
-Activar la pestaña Opciones. Clic aquí…
-Encabezado de fila.
->Hacer clic en el botón -Encabezado de columna.
Actualizar de la
sección Datos. -Filas con bandas.
-Columnas con bandas.

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Crear gráfico dinámico. Ejercicio de demostración:
Para crear un gráfico de una tabla dinámica se realizan Abrir el archivo:
los siguientes pasos: 06-Tablas dinámicas - Transportes RyH.xls
1-Activar una celda en la tabla dinámica. Seguir las indicaciones que se encuentran en el archivo
2-Activar la pestaña Insertar. y crear las diferentes tablas dinámicas de
-Hacer clic en un tipo de gráfico de la sección demostración.
Gráficos, Seleccionar el subtipo deseado.
Realizar el siguiente taller.
Abrir el archivo:
Tipo de gráfico 06-Tablas dinámicas - Lista de prestamos.xls
Seguir las indicaciones que se encuentran en el archivo
y crear las diferentes tablas dinámicas solicitadas .
Subtipo de gráfico

Nota: Se inserta un objeto gráfico, el cual se maneja de


manera similar que un gráfico creado desde una lista
de datos normal, al cual se le puede realizar cambio
como:

-Cambiar el tipo de gráfico.


-Formatos de series y otros elementos del gráfico.
-Cambiar o asignar títulos.
-Cambiar o asignar rótulos de datos.
-Mostrar/Ocultar tabla de datos.
-Cambiar la ubicación del gráfico.

Tablas y gráficos dinámicos. DOCENTE: YAHIR STEVENSON C. P.


PROTECCIÓN
A)Protección de archivo:
Para asignar protección al archivo realizamos los
siguientes pasos:
1-Desplegar el botón de office y hacer clic en la opción
Guardar como…
2-Desplegar el botón Herramientas.
-Hacer clic en la opción Opciones generales.
3-En la caja de diálogo que
se activa se puede especi-
ficar:
-Contraseña de apertura:
Establece el permiso de
apertura del archivo.
-Contraseña de escritura:
Establece el permiso para
modificar el contenido del
archivo.
Si este no es escrito cuando Otras opciones: Copia de seguridad.
se solicite el archivo se abrirá de sólo lectura. -Casilla Crear siempre una copia de seguridad:
Permite crear un(a) backup del archivo con
extensión *.BAK durante el proceso de Guardar.
-Casilla Se recomienda sólo lectura: Al abrir el
archivo, se preguntará a los revisores si desean
abrir el archivo como de sólo lectura.
Nota: Para quitar o cambiar la protección, se realizan
los mismos pasos hasta llegar a la caja de diálogo
Opciones generales y se borra o modifica las
contraseñas, Aceptamos y guardamos nuevamente.

Protección de datos y auditoria.


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B) Proteger libro. 3- Para impedir que otros usuarios quiten la protección
Restringe el acceso al libro impidiendo que se creen del libro, en el cuadro Contraseña (opcional),
nuevas hojas. escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y
vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.
1-En la ficha Revisión, en el grupo Cambios, haga clic
en Proteger libro:
-> Proteger estructura y ventana.

2-En Proteger en el libro, siga uno de los


procedimientos siguientes:

+Para proteger la estructura de un libro, active la


casilla de verificación Estructura.
+Para que las ventanas del libro tengan siempre el
mismo tamaño y posición cada vez que se abra el
libro, active la casilla de verificación Ventanas.

Protección de datos y auditoria.


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C) Proteger hoja. Nota: Se activa la caja de diálogo de confirmación.
Impide que otro usuario realice cambios en el contenido 5-Digite la contraseña nuevamente y haga clic en el
de la hoja, en los elementos de un gráfico o de botón Aceptar.
objetos gráficos de una hoja u hoja de gráficos.
Pasos
1-Activar la hoja que se desea proteger.
2-Forma 1 Excel 2003
-Herramientas (Menú)
->Proteger.
->Proteger hoja.
-Forma 2 Excel 2007
-Activar la ficha Revisar
->Hacer clic en el botón Proteger hoja.

3-En la caja de diálogo que


Aparece se digita la
Contraseña, se eligen las
Opciones a permitir si se
Desea.
4-Hacer clic en el botón
Aceptar.

Protección de datos y auditoria.


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D) Auditoria Mostrar u ocultar fórmula: Permite visualizar la
Permite rastrear y depurar las formulas de la hoja de sintaxis de la fórmulas en la hoja de cálculo.
cálculo.
Pasos Evaluar fórmula: Permite depurar una fórmula
1-Activar la celda a Auditar. evaluando cada parte de manera individual.
2-Forma 1 Excel 2003
-Herramientas ( Menú )
->Auditoria.
Nota: Se activa la barra de herramientas de
Auditoria.
-Forma 2 Excel 2007
-Activar la ficha Fórmulas.
->Elegir una de las opciones que se encuentran en
la sección de Auditoría de fórmulas.

Rastrear error: Permite rastrear los datos de la


celda que presenta el error.
Ventana inspección: Supervisa los valores de
Rastrear precedente: Son aquellas celdas cuyos
determinadas celdas al tiempo que se modifican
valores son usados por la fórmula de la celda
en la hoja de cálculo.
seleccionada. Esta siempre es una fórmula.

Rastrear dependientes: Son las celdas que contienen


fórmulas que usan el valor de la celda Seleccionada.

Quitar flechas: Permite quitar todas las flecha de


rastreo.

Protección de datos y auditoria.


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