INSTITUCIÓN EDUCATIVA CAMPO HERMOSO

GUÍA DE CLASES DÉCIMO

DOCENTE IROKA MARÍA MARTÍNEZ VENCE GRADO DÉCIMO PRIMER PERÍODO

ÁREA TECNOLOGÍA E GUÍA # 1 – INTERFAZ DE USUARIO DE GOOGLE DRIVE

INFORMÁTICA

Estimado estudiante, realizar la lectura de esta guía y vaya identificando en su correo y drive cada una de las
opciones que aquí se describen.

Google Drive es una herramienta que ofrece el servicio de almacenamiento de archivos en la nube
y la posibilidad de sincronizar estos archivos con otros dispositivos en donde se tenga instalada
la aplicación. Además, permite el trabajo
colaborativo de manera sincrónica y asincrónica,
ya que los archivos pueden ser compartidos y
editados con otras personas.

En esta guía conocerá las posibilidades

ofrecidas por Google Drive para la creación de
documentos de forma colaborativa.

Drive es una de las herramientas ofrecidas en la Suite de Google, la cual facilita el

almacenamiento de información y el trabajo colaborativo en línea. Esta cuenta con herramientas
para la creación de documentos, presentaciones, formularios, hojas de cálculo, entre otros
elementos que pueden ser compartidos con otros usuarios de Google para su visualización .

Para acceder a los servicios de Google, como Google Drive, Google Calendar, Google Sites o
YouTube, es necesario tener una cuenta de correo electrónico en de Google .

Acceda a su cuenta de correo electrónico de Gmail.

Tomado de: https://udearroba.udea.edu.co/internos/course/view.php?id=1543&section=2

Luego, haga clic en la opción Aplicaciones de Google y seleccione la opción Drive.

Hecho esto, será remitido a la interfaz de usuario donde encontrará sus archivos, opciones
generales de los archivos, la barra de búsqueda y opciones de archivo.

A continuación, se describirán cada una de estas secciones:

Buscador

El buscador está habilitado para localizar archivos y carpetas según los criterios
ingresados para hacer la búsqueda.
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Este también permite filtrar la búsqueda según el tipo de archivo, o bien, haciendo clic
en el botón Opciones de búsqueda ubicado en la esquina superior derecha o, en Más
herramientas de búsqueda, tendrá acceso a otras herramientas con criterios más
precisos como la última fecha de modificación o propietario .

Opciones de Archivo

Al seleccionar un archivo o carpeta, se habilitarán, en la barra superior, las Opciones

de archivo. A continuación, se describen:

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 Obtener enlace para compartir permite activar la opción de
compartir mediante enlace. Al activar dicha opción es posible obtener
el enlace para compartir el documento a otros usuarios. Según las
configuraciones de permisos, quien obtenga el enlace podrá: solo ver o
editar.
Compartir “nombre de archivo” brinda la posibilidad de
compartir el archivo a usuarios de Gmail. Según las configuraciones de
permisos con quien se comparta el archivo podrá solo ver o editar.
Eliminar suprime el archivo, enviándolo a la papelera desde donde
lo puede restaurar o eliminar definitivamente según sea el caso.
Más acciones despliega una serie de acciones que se describen a
continuación:
o Abrir con permite abrir el archivo con una de las aplicaciones
de Google Drive previamente instaladas.
o Añadir a Mi unidad guarda el archivo en Mi unidad.
o Destacar marca la carpeta o archivo con una estrella, además
dichos archivos serán catalogados en la sección Destacado
o Cambiar color permite cambiar el color por defecto de la
carpeta al de su preferencia. Para facilitar su localización.
o Buscar en “Nombre de carpeta” permite restringir la
búsqueda al contenido de la carpeta seleccionada.
o Cambiar nombre… posibilita cambiar el nombre del archivo o
carpeta seleccionada.
o Descargar permite descargar el archivo o carpeta seleccionada
al equipo.
o Gestionar versiones… remite a un panel donde se da cuenta de
las diferentes versiones del archivo seleccionado.
o Hacer una copia realiza un duplicado del archivo seleccionado.

Nota. Dependiendo de si se ubica en un archivo o carpeta el botón

Más acciones mostrará diferentes opciones.

Gestión de archivos

Google Drive ofrece para la gestión de archivos tres espacios de

almacenamiento claramente diferenciables: Mi Unidad, Unidades de equipo,
Compartido conmigo, las cuales se explican a continuación.

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Mi unidad

Al hacer clic sobre Mi unidad, se encuentran los archivos y las carpetas que han sido
creadas y guardadas por el usuario de la cuenta. Se puede acceder a este espacio desde
un computador o dispositivo móvil que tenga instalada la aplicación Google Drive para
Computador, se trata de aquellos archivos que están asociados directamente a su
cuenta, tal y como una carpeta personal.

Cada vez que se actualice un archivo o una carpeta de Google Drive en Mi unidad, los
cambios se reflejarán en las versiones locales de la carpeta de Google Drive.

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Mi unidad incluye:
Elementos creados con Google Drive.
Archivos subidos y sincronizados.
Carpetas creadas, subidas y sincronizadas.
Cualquier archivo compartido por otro usuario con el propietario de la
cuenta y que haya sido añadido a Mi unidad desde Compartido
conmigo.

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Unidades de Equipo
En este apartado encontrará las carpetas y archivos pertenecientes a las Unidades de
equipo. Estas son espacios compartidos de colaboración, donde todos los miembros son
editores y dueños de los archivos. Aquí también se encuentran algunas de las
actividades o tareas entregadas vía Google Classroom en equipos de trabajo.

Compartido conmigo

En esta sección, se encuentran los archivos y las carpetas que comparte un usuario
con el propietario de la cuenta.

Además de tener la visibilidad de los elementos compartidos se puede ver el usuario

que lo compartió y la fecha.

Dependiendo de la configuración que haya establecido el dueño del elemento en la

opción compartir, usted podrá verlos, descargarlos, editarlos y/o compartirlos con
otros usuarios.
En esta sección no se muestran los archivos cuya configuración para compartir sea
"Cualquier usuario que reciba el enlace" o "Público".
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Opciones de archivos compartidos
Los elementos que otro usuario comparta con usted solo se sincronizarán si se
almacenan en Mi unidad. Para añadir estos elementos de Compartido conmigo a Mi
unidad, realice las siguientes acciones:
Haga clic en la opción Compartido conmigo.
Seleccione los archivos y/o las carpetas de Google Drive que desea
sincronizar en Mi unidad.

Haga clic en el botón Añadir a Mi unidad

También puede realizar, entre otras, y dependiendo de la configuración las accione

ya descritas en Opciones de archivo.

Cómo crear y subir archivos

El botón Nuevo permite crear carpetas, desde su equipo y generar diferentes tipo
de documento en línea bajo la autoría del usuario que lo creo. Al hacer clic sobre
cualquiera de las opciones del menú que se despliega del botón Nuevo, se produce un
elemento de ese tipo.

Además, permite subir archivos y carpetas alojados en un medio de almacenamiento

(disco duro del computador, usb, entre otros) para tenerlos disponibles y/o
compartirlos con otras personas. Para subirlos, haga clic sobre el botón Nuevo y
seleccione la opción Subir archivo o Subir carpeta, según sea el caso, se abrirá la
ventana del explorador de su computadora para buscar y cargar los archivos o
carpetas.

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Luego de buscar y elegir el archivo o carpeta que desea subir, haga clic sobre el botón
Abrir. Posteriormente, se abrirá, en la parte inferior del navegador, la ventana que
muestra el proceso de carga de archivos al espacio asignado en Google Drive.

En la ventana de proceso de carga de archivos se pueden ver las siguientes opciones:

Proceso de subida: muestra el estado en que se encuentra la carga de
cada archivo.
Cancelar: sirve para descartar la carga del archivo.
Cancelar todo: permite cancelar el proceso de subida de archivos.

Al terminar de subir los archivos, todos los archivos quedan con el estado Subido y
aparecerá la opción de compartir.

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Categorías que pueden tener los documentos

Además de las categorías de Mi unidad, Unidades de equipo y Compartidos conmigo.

Los documentos de Google Drive también cuentan con categorías como en Reciente,
Destacado y Papelera según su propietario, si es destacado o no, o si ha sido eliminado.
Los botones de la lista a continuación se encuentran en el área de menús y permiten
visualizar los documentos según la categoría.

Reciente: encontrará los últimos documentos abiertos o editados.

Destacado: cuando se han creado documentos en Google Drive, en el
botón Más acciones aparece la opción destacar. Al hacer clic se da al
documento la categoría de destacado queda marcado con una estrella.
A su vez, cuando se hace clic en el botón Destacado se muestran en el
área de visualización de documentos sólo los documentos bajo esta
categoría. Esta opción puede ser utilizada para localizar fácilmente
documentos que sean de mayor
importancia.
Papelera: aquí llegan los documentos que son eliminados; estos
elementos permanecen allí hasta que son restaurados o eliminados
definitivamente.
Soy el propietario: los documentos creados o cargados por el usuario
son de su propiedad. Al hacer clic en este botón, se muestran sólo
aquellos documentos que sean de su propiedad.
Todos los elementos: al hacer clic en este botón, se muestran, en el
área de visualización de documentos, las colecciones y los documentos
que son de la propiedad del usuario y los que han sido compartidos por
otros usuarios con él, incluso, aquellos que han sido cargados, pero cuyo
formato no tiene un correspondiente formato de Google Drive.

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Visualización de la lista de documentos

Al lado superior derecho de la pantalla se encuentran otros botones, estos ofrecen

opciones de presentación del contenido del área de visualización de documentos,
personalización de los ajustes y ayudas de Google Drive.

Ordenar: los botones Invertir orden y última modificación permiten

escoger una manera de mostrar los documentos, ya sea, invirtiendo el
orden según los nombres, o bien, según la última fecha de modificación,
realizada por el propietario de la cuenta u otro.

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 Configuración brinda acceso a las opciones de Configuración general
de su cuenta de Drive, Descargar File Stream de Drive para
Windows, es decir, una versión de escritorio de los servicios de Google
Drive que se sincroniza de forma automática con lo alejado en su
cuenta, y Combinación de teclas da cuenta de las combinaciones de
teclas y sus respectivas acciones a nivel de Google Drive.

¿Cómo compartir archivos?

Para compartir uno o más archivos, ubique y seleccione el archivo que desea
compartir, y en a barra superior derecha, ubique los botones Obtener enlace
para compartir o Compartir “nombre de archivo”, según sea el caso. A
continuación, se describen estas opciones:

Obtener enlace para compartir permite activar la opción de

compartir mediante enlace, al activar dicha opción es posible obtener
el enlace para compartir el documento a otros usuarios. Según las
configuraciones de permisos quien obtenga el enlace puede solo ver o
editar.
Compartir “nombre de archivo” brinda la posibilidad de
compartir el archivo a usuarios de Gmail. Según las configuraciones de
permisos con quien se comparta el archivo podrá solo ver o editar.

Al seleccionar la opción de su preferencia, se abrirá una ventana donde,

podrá en el caso de Obtener enlace, activar el uso de enlace para
compartir, obtener el enlace y además editar los permisos que tendrán las
personas que reciban el enlace.

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 Nota. Al hacer clic en la opción Permisos será remitido a la misma ventana
que se muestra a continuación, en caso de que quiera editar con mayor
detalle los permisos de edición que tendrán quienes reciban el enlace o
agregar directamente personas como colaboradores del archivo o carpeta.

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 En el caso de Compartir será dirigido a una ventana donde podrá obtener el
enlace para compartir, editar los permisos que tendrán las personas que
reciban el enlace e introducir la dirección de correo de las personas que
quiera añadir o compartir el archivo o carpeta.

Después de elegir los archivos a compartir, haga clic sobre el botón Listo. Al
hacer clic sobre Avanzado automáticamente se abre una ventana que permite
acceder a otras opciones de la Configuración para compartir.

Tomado de: https://udearroba.udea.edu.co/internos/course/view.php?id=1543&section=2

 Allí se muestra el propietario del archivo y las personas a las cuales se les ha
asignado algún tipo de privilegio o uso del archivo.

La opción Invitar a personas permite agregar un usuario con el que se quiera

compartir el archivo. Esto lo puede realizar por medio del correo electrónico
del contacto, o si el usuario hace parte de los contactos de su cuenta de
correo de Gmail, al digitar su nombre, este saldrá como sugerido.

Igualmente, se muestra la lista donde se presenta el tipo de permiso que le

quiere dar al usuario con quien se comparte el archivo. Si solo puede verlo o
también editarlo, también puede añadir un mensaje que llegará al correo
electrónico de este usuario junto con la invitación del archivo compartido por
usted.

Los archivos compartidos tienen diferentes opciones de visibilidad, es decir,

los tipos de accesos que se pueden dar a los archivos, estos son:

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