Trabajar

con grupos de datos

Resumen
El uso de las herramientas Subtotales y Esquema pueden ser de gran utilidad si
trabajamos a menudo con tablas de datos homogéneos en Excel.

Cuando dispongamos de una colección de datos que admitan alguna forma de

agrupación por el valor de un determinado campo, podemos utilizar la herramienta
Subtotales para obtener datos de resumen parcial. Asimismo, obtendremos unas
herramientas de esquematización que nos permitirán trabajar cómodamente con los
datos, según el nivel de detalle que deseemos.

Los parámetros a indicar son:

 Para cada cambio en: columna por la que agrupamos (la tabla debe estar
ordenada previamente por esta columna).
 Usar función: función que calcula para cada grupo; puede ser la cuenta
de registros (en este caso el campo seleccionado debe estar
 cumplimentado en todos los registros), o bien alguna operación
aritmética sobre algún campo numérico: suma, promedio, máximo,
mínimo, etc.
 Agregar subtotal a: columnas sobre las que se va a calcular la función
anterior; serán típicamente numéricas, y se realizarán operaciones como
suma, promedio, etc. aunque en caso de la cuenta suele ser con valores
de cualquier tipo.

Se pueden calcular varios subtotales sobre el mismo campo, o campos diversos.

Cuando tengamos construida la hoja de cálculo de modo que haya filas y/o columnas
con operaciones resumen de los datos, será muy sencillo para Excel construir un
esquema automático de la tabla de datos. Además, podremos agrupar las filas o
columnas que nos interese que estén en un nivel determinado de esquema, de modo que
puedan desplegarse o no según nos interese en cada momento.

Glosario
Registro: Cada una de las filas de una tabla de datos de Excel.

Campo: Cada una de las columnas de una tabla de datos de Excel.

Encabezado: Contenido de cada una de las celdas de la primera fila de una tabla de
datos de Excel, y que sirve para identificar los campos de la tabla.