4.5.

1 ORGANIGRAMA

RECURSOS HUMANOS

El organigrama de una empresa consiste en la representación gráfica de la

estructura de la empresa, de manera que no sólo representa a los empleados y
recursos humanos de la empresa, sino que también representa las estructuras
departamentales, además de ser un buen esquema de las relaciones jerárquicas y
competenciales dentro de la empresa.

Como en todo en la vida, una buena organización es fundamental para alcanzar el

éxito. Cada nivel de tareas a lo largo de toda la estructura de la empresa debe
estar claro, y para ello hay que definir quién forma parte y cuál es el cometido de
los diferentes elementos del organigrama.

El organigrama de una empresa define los roles y responsabilidades de cada

miembro de la estructura, su importancia es tal que llega a marcar la cultura
laboral y la forma de trabajar dentro de la empresa.

Para qué sirve el organigrama en una empresa

Tanto en grandes como en pequeñas empresas, así como en negocios

unipersonales un organigrama bien definido facilita la gestión tanto del día a día
como la organización estratégica.
En el caso de un negocio unipersonal, el organigrama definirá los diferentes roles
que el empresario debe asumir en cada momento. Un buen trabajo de
organización empresarial debe tener en cuenta las tareas designadas en casa
escalón del organigrama.

Beneficios
 Objetivos: un organigrama ayuda a precisar el camino a seguir para la
consecución de los objetivos de la empresa.
 Promoción: el organigrama deja claro cuáles son los canales de ascenso
en la empresa. Lo que puede ser motivador para los empleados.
 Relaciones: muestra cuál es la cadena de mando y la relación entre los
departamentos.
 Funciones: divide y reparte el trabajo a realizar en toda la organización.
 Información: en el caso de empresas de gran tamaño el organigrama es
muy útil para saber qué hace cada sección. Importante para saber a quién
acudir ante un problema.
 Supervisión: facilita las tareas de control y supervisión de los mandos
intermedios
Desventajas
 Relaciones informales: un organigrama no define todos los canales de
comunicación en una empresa. La comunicación informal, a menudo, es
más importante que la cadena formal de flujo de información.
 Factor humano: el salto del papel a la realidad siempre trae sorpresas, no
todo se puede planificar.
 Actualización: La empresa es un ente vivo que debe adaptarse
constantemente, de ahí la importancia de mantener el organigrama
actualizado, si no, será inútil.
 4.5.2 DIAGRAMAS DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO

Se conoce también llamado Diagrama de Distribución del Trabajo. Es una síntesis

de las actividades y tareas que se realizan en un sector o departamento y el
tiempo que cada funcionario dedica a cada actividad. Responde a las
interrogantes ¿Qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cuánto tiempo demora en
hacerlo?

Los programas de simplificación de tareas comienzan con el análisis de la

distribución de las mismas. Es decir, con el cumplimiento del principio de división
del trabajo que permite establecer sobrecargas, reorganizar un servicio o sector,
examinar y reasignar objetivos.

Para confeccionar el cuadro es preciso examinar las actividades principales que

responden al principio de división del trabajo y luego establecer las tareas
específicas que corresponden a cada una de las actividades. Para ello se elaboran
dos listas a saber: Lista de Actividades y Lista de Tareas.

LISTA DE ACTIVIDADES

Día Mes Año

División:
Departamento:
Sector:
Responsable:
Cargo:

Nº DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

La lista de actividades refleja el cumplimiento de la misión del servicio y tiene que
ver con las funciones que lo caracterizan y son la razón de su existencia. Cada
una de las actividades es susceptible de desagregación en una serie de tareas
que deben ser realizadas para su cumplimiento.

Ejemplo:

Actividad:

EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS

Para la ejecución de esta actividad es necesario que se cumplan 5 tareas que

serán asignadas a uno o más funcionarios según el volumen de trabajo del sector.

Tareas:

1.1 Recibir y entregar solicitudes de certificados

1.2 Localizar datos del funcionario
1.3 Redactar certificado
1.4 Firmar certificado
1.5 Archivar copias del certificado en legajo personal

Para la confección de la Lista de Actividades es preciso entrevistar al responsable

de la unidad.
 La Lista de Tareas incluye los tiempos destinados a cada una de ellas o el porcentaje de
dedicación del horario del funcionario. Para su elaboración es imprescindible tener una
entrevista con quienes ejecutan el trabajo ya que ellos son quienes mejor conocen y luego
validarlas con el jefe directo.

Una vez confeccionadas ambas listas se pasa la información al Cuadro de Distribución del
Trabajo1 que es la representación gráfica del conjunto de actividades y tareas que se
realizan en una unidad en un momento determinado.

El cuadro es de doble entrada y contiene los datos siguientes: fecha de confección;

actividades en orden de importancia; tiempo total de cada actividad; tareas
correspondientes a cada actividad con sus tiempos y funcionarios que la ejecutan.

El análisis del cuadro permite analizar las actividades, las tareas y los funcionarios o
puestos de trabajo:

A) Actividades

 Adecuación de las actividades a los cometidos de la unidad

 Total, de horas de cada una y volumen global de trabajo
 Incidencia del tiempo con relación a la importancia de las
actividades
 Estimación de costos de las actividades
B) Tareas

 Grado de especialización de las tareas

 Tiempo asignado a cada puesto de trabajo
C) funcionarios

 Distribución de las cargas de trabajo

 Identificación de competencias requeridas para cada puesto
 La utilización del tiempo de la jornada laboral

1
Las preguntas que sirven para el análisis son las siguientes:

¿QUE? ¿Están contempladas todas las actividades y las tareas que corresponden al
cumplimiento de la misión de la unidad?

¿QUIEN? ¿Las actividades corresponden a la unidad o deberían ser desempeñadas por

otras unidades? ¿Hay duplicaciones? ¿Se aprovecha el conjunto de habilidades de los
funcionarios?

¿CUÁNDO? ¿El total de actividades y tareas ocupan una parte adecuada del tiempo
total? ¿Cuáles ocupan más tiempo? ¿Cuánto tiempo deberían ocupar?

¿CUANTO? ¿Los volúmenes de trabajo están en relación con el cumplimiento de la

misión de la unidad?

¿COMO? ¿Qué tipo de proceso de trabajo se sigue para la ejecución de las tareas? Se
realizan en serie, lote, ¿paralelo?
 4.5.3 DIAGRAMAS DE FLUJO

Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas

simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las
unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir , viene a ser la
representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
Luego, un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un
proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas
industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su
estructura organizativa.
Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación
gráfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de
flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales
instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.

Objetivo

Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones,

para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso
actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase,
representar los controles, etc.

Ventajas

Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los
diagramas de flujo, las siguientes:

Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con lo que
facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la
búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.

Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la

identificación de forma clara de las mejoras a proponer.
Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que
conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno
dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora
considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la
organización.

Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración del

diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que
continuamente proponen ideas para mejorarlo.

Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la
formación y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa.

Lo más reseñable es que realmente se consigue que todas las personas que
están participando en el proceso lo entenderán de la misma manera, con lo que
será más fácil lograr motivarlas a conseguir procesos más económicos en tiempo
y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del proceso.
 4.5.4 ANÁLISIS DE PUESTO

El análisis de puestos es un procedimiento que forma parte de las tareas

administrativas de una empresa y que consiste en la determinación de las
responsabilidades y obligaciones de las posiciones laborales.

A partir de dicho análisis, es posible decidir qué tipos de personas deberían ser

contratadas para ocupar los puestos de acuerdo con su capacidad y experiencia.
El análisis de puestos, en definitiva, no es más que la recopilación, organización y
evaluación de la información referente a un puesto de trabajo.

La fundación de una compañía u organización, la creación de nuevas posiciones

laborales, la modificación de una estructura y la actualización de las
remuneraciones son situaciones que llevan a desarrollar el análisis de puestos.

El administrador del programa de análisis de puesto es el encargado de diseñar

los modelos para recoger los datos, verificar el procedimiento y garantizar el
cumplimiento del calendario de ejecución. Pero este proceso no puede llevarse a
cabo sin la ayuda de ciertos individuos con conocimientos muy específicos, que no
formen parte de la plantilla de recursos humanos, sino que entiendan en
profundidad las destrezas necesarias para poner en práctica las tareas que se
realizan en la empresa.
 4.5.5 MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada
y sistemática la información de una organización.

¿Cuáles son los objetivos de los manuales?

 Presentar una visión de conjunto de la organización.

 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
 Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
distintos niveles jerárquicos.
 Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
 Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
 Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
 Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios, usuarios y clientes.

¿Cómo se clasifican los manuales?

Por su contenido se clasifican en:

 De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que

componen la empresa.
 De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que
ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de
personal, de compras, de pago de sueldos, etc.
 De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la
empresa.
  De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en
este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión,
valores, etc.

Por su ámbito:

 Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.

 Específicos: que consignan información específica o de una determinada
área.

¿Qué contiene un manual de descripción de puestos?

Este es el manual que la mayoría de las personas conocemos, y a continuación se

presenta un breve modelo de este tipo de manual: