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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION


UNIVERSITARIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA

DR. “JOSÉ GREGORIO HERNÁNDEZ

UNIHER

INFORME DE PASANTÍAS OCUPACIONALES REALIZADO EN LA


DISTRIBUIDORA SUR DE VALERA, C.A, DEL “DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACION”

(Informe Final de Pasantías Ocupacionales para Optar al Título Académico Técnico


Superior Universitario en “CONTABILIDAD Y FINANZAS”)

Autor: Br. Juan A, Monsalve G.

Tutor Académico: Lcda. Maryory B, Ballestero S.


Tutor Empresarial: Lcda. Yurisbell Canelones

Carvajal, Diciembre 2015.


AGRADECIMIENTO

Ante todo, le agradezco a Dios por darme la vida y la sabiduría suficiente para
poder estudiar la carrera de Comercio Exterior. También le agradezco a mis padres
por darmela mejor educación.

A las instituciones que me han visto crecer a lo largo de mi trayectoria como


estudiante.

A la Lcda. Yurisbell Canelones, por sus cualidades como tutora


empresarial,comprometida con el estudiante en práctica, gracias por darme los
instrumentos necesarios para aprender y realizar un buen desempeño profesional.

Finalmente, agradezco ala Lcda. Maryory Ballestero por aceptar asumir la


tutoría de mis pasantías y asesorarme en todo lo necesario para realizar con éxito esta
importante tarea.

iii
DEDICATORIA

A Dios por acompañarme siempre en cada paso que doy, guiándome en el


caminohacia mis metas e influir en la búsqueda de mis objetivos.

A mi madre, que como familia han sido de gran apoyo para mí, inculcándome
siempre los mejores valores y principios que hoy poseo.

A mis demás familiares, compañeros y amigos, que de alguna manera han


influido en mi vida, ayudándome en lo que ha estado en sus manos.

A la Universidad José Gregorio Hernández - UNIHER, por ser una excelente


casa de estudios, y tener profesores tan valiosos que me han brindado muchas de las
herramientas para desempeñarme en el campo laboral.

iv
INDICE GENERAL

AGRADEDICIMIENTO ………………………………………………………..…iii
DEDICATORIA.........................................................................................................iv
INDICE GENERAL....................................................................................................v
INTRODUCCIÓN.......................................................................................................7
CAPITULO I................................................................................................................8
ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA………………………………... 8
Nombre de la Empresa……………………………………………………………….. 8
Reseña Histórica……………………………………………………………………… 3
Descripción de la Empresa…………………………………………………………… 5
Sector Productivo…………………………………………………………………….. 5
Tipo de Mercado………………………………………………………………………6
Misión…………………………………………………………………………………6
Visión………………………………………………………………………………….6
Objetivos y funciones………………………………………………………………… 6
Estructura Organizativa ……………………………………………………………… 7
Analisis de las unidades jerarquicas………..………………………………………... 8
Descripción de las Unidades Jerárquicas…………………………………………….. 9
DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZO LAS PASANTÍAS
OCUPACIONALES UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS……………………………... 11
Misión………………………………………………………………………………..11
Visión………………………………………………………………………………...11
Funciones…………………………………………………………………………….12
Organigrama funcional……………………………………………………………... 15
Descripción de las unidades………………………………………………………….16
CAPITULO II............................................................................................................21
MARCO TEÓRICO O REFERENCIAL…………………………………………21

v
ANTECEDENTES………………………………………………………………….. 21
BASES LEGALES…………………………………………………………………. 24
BASES TEORICAS………………………………………………………………… 26
CAPITULO III……………………………..............................................................38
ACTIVIDADES REALIZADAS..............................................................................38
Ubicación de Subsistema…………………………………………………………… 38
Objetivo general del departamento…………………………………………………. 38
Actividades Realizadas…………………………………………………………….. 39
Desarrollo de las actividades………………………………………………………... 39
CAPITULO IV...........................................................................................................40
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES......................................................40
Conclusiones……………………………………………………………………….. 44
Recomendaciones…………………………………………………………………… 45
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICAS.......................................................................46
ANEXOS…………………………………………………………………………….47

vi
INTRODUCCION

Mediante el desarrollo del presente informe se da a conocer de una manera


breve el desenvolvimiento de las prácticas profesionales Socio- Productivo
(Pasantías), ya que las mismas permiten al estudiante poner en práctica los
conocimientos adquiridos durante los tres años de estudio especializado en el área
industrial y afianzarlos para su adaptación en el campo laboral de igual manera otorga
nuevos conocimientos prácticos en el área de desempeño del pasante.

Las prácticas profesionales fueron realizadas en la empresaDistribuidora Sur


de Valera C.A, es una empresa dedicada a la comercialización y distribución de
productos lácteos; le brinda oportunidadesa pasantes para que exploren los
conocimientos adquiridos a través de losaños de estudios técnicos de manera tal que
ellos puedanenriquecerlos con la práctica del día a día.La estructura se encuentra
enfocada en 4 Capítulos, Capítulo I, la descripción general de la empresa
Distribuidora Sur de Valera C.Ay descripción del departamento donde se realizó las
pasantías (Departamento de Administración)

Capitulo II, contiene los antecedentes históricos de la investigación que


guardan una relación con ella, seguidamente se muestran los antecedentes históricos
de la empresa y las bases teóricas sobre cultura organizacional y los elementos que
han sido seleccionados para analizarla.

Capitulo III, el desarrollo de las actividades realizadas por el pasante relatando


así lo realizado en ella en forma teórica con una variación diaria del trabajo asignado
en la empresa.

Capitulo IV Conclusiones yRecomendación.En él se encuentran las


conclusiones del estudio y las recomendaciones necesarias para adecuar y reforzar la
cultura existente en las distribuidoras de la empresay la bibliografíaconsultada y
varios anexos que facilitarán el entendimiento del presenteinforme.

7
CAPITULO I

DESCRIPCION DE LA EMPRESA

Nombre de la empresa

Distribuidora Sur de Valera C.A

Logo de la empresa

Dirección de la empresa

Av. principal casa Nro. 2, Pie Sabana.


Municipio San Rafael de Carvajal Edo Trujillo Pie
de Sabana.

Reseña histórica

Fue constituida el 21 de Enero de 1.999 en el estado Trujillo. Es una empresa


dedicada a la prestación de servicios de venta y distribución de productos de consumo

8
Masivo y atención al cliente en los estados Lara, Trujillo y parte del Zulia, por medio
de la fuerza de venta con que cuenta la empresa.

Inicialmente la empresa Distribuidora Sur de Valera C.A, comenzó a


funcionar en la Calle 16 con Avenida 13 Parroquia San Juan. Posteriormente en el
año 2001, fue trasladada a Pie de Sabana, debido al crecimiento experimentado por la
necesidad de atender canales abajo (Bodegas); donde hemos podido organizar de
manera eficiente a nuestro personal para lograr así mejores resultados.

En los estatutos nuestro objeto comercial es todo lo relacionado a la compra,


venta, representación y distribución de alimentos en general, así como materia prima
para panaderías entre otras, pudiendo de esta manera realizar cualquier otro acto de
comercio lícito relacionado o no con su objeto principal.

Encargados de regular los niveles de inventarios de productos terminados y de


su optima distribución en el mercado. La distribución de sus productos se realiza a
través de empresas especializadas contratadas al efecto., desarrolla una actividad en la
comercialización y distribución de productos de consumo masivo, dirigida a todo tipo
de establecimientos comerciales tales como: Mayoristas, Supermercados
Independientes, Abastos, Panaderías, Bodegas etc., logrando así cubrir todos los
canales de distribución.

Descripción de la empresa

Somos una empresa dedicada fundamentalmente a la producción


ycomercialización del ramo de alimentos de consumo masivo e
industrial,distribuyendo nuestros productos a través de todo el territorio
regional.Loscuales son: Leche en polvo completa, leche en polvo
descremada,lactovisoy, villa láctea, leche condensada azucarada, mantequilla con
sal,mantequilla sin sal y variedades de queso; Queso, Yogurt, Jugos.

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Sector productivo

La Distribuidora Sur de Valera C.A, distribuidora de productos lácteos está


articulada básicamente con el desarrollo de la actividad pecuaria, toda vez que es
proveedora de la materia prima más utilizada por elsubsector, como es la leche.
Además existen encadenamientos con otros subsectores proveedores de insumos
utilizados por el subsector, tales como la industria del azúcar, la industria de
envasesplásticos y de lata, industria química, etc. Evidentemente, el subsector está
vinculado con el sector terciario para la comercialización de productos elaborados.

Tipo de mercado

Es una empresa integral, dentro de un mercado local y regional conformada


por dos unidades de negocio bien definidas; una de ellas dedicada a la actividad
productiva y la otra, dedicada fundamentalmente a la comercialización de todos sus
productos, teniendo como centro de operaciones la Ciudad de Valera y centros de
distribución a nivel regional y municipal.

Misión

Mercadear en todo el territorio regional y nacional los mejores productos


lácteos,jugos naturales, bebidas y alimentos de la cesta básica, bajo estándares de
calidadcertificada, a fin de contribuir efectivamente con el plan seguridad alimentaria,
mediante el suministro permanente y asequible de los productos a lapoblación, como
parte de una política pública para garantizar la disponibilidadsuficiente y estable de
alimentos y el acceso oportuno y permanente de estos a la comunidad mediante su
participación activa, permitiendo el desarrollo deoportunidades de progreso para su
talento humano.

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Visión

Somos una empresa dedicada y orientada al liderazgo en el desarrollo,


producción, mercadeo y ventas de derivados lácteos, mediante la optimización en el
desempeño de nuestros equipos de trabajo y la entrega oportuna de nuestros
productos, contribuyendo al desarrollo de la economía y al mejoramiento de vida de
las familias de nuestros empleados y a satisfacer las necesidades de los clientes.
Contamos con tecnología adecuada y recursos humano comprometido con las valores
de la empresa.

Objetivos

(a) Satisfacer las necesidades de sus consumidores sobrepasando sus


expectativas.
(b) Generar una rentabilidad sostenida a sus accionistas.
(c) Brindar una ampliación de oportunidades de desarrollo profesional y personal
a sus empleados y colaboradores directos.
(d) Realizar una contribución continua y positiva a la sociedad, actuando con
ética, responsabilidad y compromiso por el medio ambiente.
(e) Consolidar la red comercialización, distribución y almacenamiento de
productos lácteos, jugos, néctares y alimentos de la cesta básica alimentaria
para garantizar el abastecimiento de la población.
(f) Fortalecer la actividad agropecuaria que sirve de soporte como abastecimiento
de materia prima láctea y de pulpa de frutas así como la cadena productiva de
productos lácteos, jugos, néctares y otros alimentos de la cesta básica
alimentaria, a fin de coadyuvar con la seguridad y soberanía alimentaria.
(g) Desarrollar nuevas infraestructuras y servicios para consolidar la cadena
productiva, comercialización, distribución y almacenamiento de productos
lácteos, jugos, néctares y otros alimentos de la cesta básica alimentaria, para
contribuir con la seguridad y soberanía alimentaria.

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Funciones

(a) Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto ylargo


plazo.

(b) Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como tambiénde las


funciones y los cargos.

(c) Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.
(d) Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y
detectar las desviaciones o diferencias.

(e) Coordinar con el Ejecutivo de Venta y la Secretaria las reuniones,aumentar el


número y calidad de clientes, realizar las compras demateriales, resolver sobre
las reparaciones o desperfectos en la empresa.

(f) Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el


personaladecuado para cada cargo.

(g) Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero,administrativo,


personal, contable entre otros.

Estructura Organizativa general de la empresaDistribuidora Sur de Valera C.A

Comprendido a la disposición jerárquicamente de la empresa, General


deDistribuidora Sur de Valera C.A. Esta organizada de la siguiente manera y
sedescriben algunos de estos departamentos.

12
Figura 1.Fuente: Empresa Distribuidora Sur de Valera C.AAño: 2.015

Análisis del organigrama de Distribuidora Sur de Valera C.A

La empresa Distribuidora Sur de Valera, C.A, comprende de un organigrama


vertical la distribución de jerarquías se organiza a partir del puesto que ocupa la
mayor autoridad en el tope, siendo que las unidades departamentales van
disminuyendo su rango conforme descienden en el plano.

Cada puesto subordinado a otro se presenta por cuadros en un nivel inferior,


ligados por líneas que representa la comunicación de responsabilidad y autoridad. De
cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de
autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.

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Descripción de cada una de las unidades hasta el tercer nivel

Presidente

Es el que dirige, es la figura máxima. Una presidencia de las cuales dependen


lossiguientes departamentos: Gerencia de Recursos Humanos, Gerencia de Auditoria
internas, Consultoría jurídica, Dirección de finanza, esta constituidospor estos
departamentos:planificación yServicios Financieros, Gerencia de Sistema, Dirección
General, estácomprendida por diferentes departamentos los cuales son: Gerencia
deMercadeo, aseguramiento de calidad, negociosInstitucionales, Técnica Industrial,
cadena desuministro, Gerencia de Comercialización.

Vicepresidente

El vice presidente cumple la misma función en ausencia del presidente, el


tesorero es el que dirige la parte contable, asesorado por un contador, es el que les
demuestra al resto el tema finanzas, el secretario general es el que se ocupa de todo, y
generalmente esta ayudado por secretarias administrativas.

Hace que todas las decisiones se cumplan y los vocales son las personas que
forman esa junta y tienen voz y voto.

Auditoría Externa

El objetivo del gerente de auditoría es contribuir con el logro efectivo y


eficiente de los planes y objetivos de la empresa.

Además informa los resultados obtenidos de las evaluaciones periódicas,


independientes y objetivas de los procesos financieros administrativos y
operacionales que se ejecuten en su gestión.

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Consultoría Jurídica

Tiene como objetivo prestar asistencia en materia legal a las diferentes


Direcciones y Gerencias de la empresa, con la finalidad de que todas las actividades
se realicen adecuadamente dentro del ordenamiento jurídico vigente.

Gerencia Administrativa

Administrar todo el Recurso Humano, los Servicios Generales y demás


gestiones administrativas del Banco a fin de lograr mayor eficiencia y eficacia en las
tareas y operaciones normales de la Institución. Esta Gerencia depende
jerárquicamente de la Presidencia y es responsable de Controlar y Ejecutar
eficazmente el buen desempeño de todo el personal asignado a lasáreas
Administrativas, de Personal y Servicios Generales. Tiene a su cargo los
Departamentos de Recursos Humanos y Servicios Generales

Gerencia de Recursos Humanos

Esta gerencia tiene como objetivo Garantizar el apoyo para la obtención y


desarrollo del recurso humano a fin de contribuir con el logro de los objetivos de la
empresa, así como la formulación, coordinación, implantación y supervisión de
programa sin herentes a la administración de personal en todas sus áreas.

Gerencia de Comercialización

La primera función es la de analizar el mercado, que consiste en analizar las


necesidades, preferencias, gustos, deseos, hábitos y costumbres de los consumidores.
La función del análisis del mercado no debe ser realizada una sola vez,sino que debe
ser realizada permanentemente. Siempre debemos estar atentos a lo que suceda en el
mercado, y tratar de prever lo que pueda suceder.Tiene por objetivo desarrollar en el
ámbitonacional los planes de posicionamiento en los mercados comerciales

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einstitucionales de las marcas propias o de terceros, buscando colocar elmayor
volumen de producto con la mejor rentabilidad y menor tiempo en larecuperación de
los ingresos.

Gerencia de Sistema

Tiene como objetivo dirigir, coordinar y controlar, todas las actividades


relacionadas con el diseño de proyectos de ingeniería y construcción requeridos por la
empresa, teniendo como norte la viabilidad económica y técnica. Así como generar
acciones que conlleven a mejorar y/o actualizar los procesos productivos

Gerencia de mantenimiento

Está relacionada muyestrechamente en la prevención de accidentes y lesiones


en el trabajadorya que tiene la responsabilidad de mantener en buenas condiciones,
lamaquinaria y herramienta, equipo de trabajo, lo cual permite un
mejordesenvolvimiento y seguridad evitando en parte riesgos en el árealaboral.

DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZO EL PROCESO DE


ENTRENAMIENTO INDUSTRIAL O PASANTIAS OCUPACIONALES.

Departamento de administración

Le corresponde gestionar, administrar y controlar los recursos financieros, de


personal, tecnológicos, de adquisiciones, infraestructura, logística y Bienestar, para lo
cual debe velar por la correcta formulación y ejecución presupuestaria; el diseño y
aplicación de la política de recursos humanos; el diseño y aplicación de la política
informática, la mantención e implementación del hardware y de los software
necesarios para la institución; respetar las políticas de compras internas y externas,
proveer y mantener una adecuada infraestructura y logística de los servicios

16
generales, como también procurar el máximo de beneficios para el personal adscrito
al Servicio de Bienestar.

Misión

Administrar de forma eficiente, eficaz y efectiva los recursos financieros,


bienes y materiales a través del cumplimiento de los procesos administrativos
financieros y contables para la toma de decisiones en beneficio de los intereses de la
institución y de los miembros de la comunidad universitaria basados en los principios
de transparencia, participación e igualdad.

Visión

Consolidar la calidad y la excelencia del proceso administrativo, basada en la


aplicación de políticas renovadoras y avances tecnológicos para el logro de sus metas
financieras, administrativas, contables, de bienes y servicios

Objetivos

(a) Coordinar las funciones que ejercen las unidades administrativas adscritas a la
Dirección, asesorar, estudiar y recomendar sobre los análisis de informes,
organización y toma de decisiones que permitan una mayor fluidez en las
actividades del Vice-Rector Administrativo.
(b) Optimizar el proceso administrativo para la ejecución del gasto.
(c) Estimar el presupuesto de ingresos y gasto de la Dirección de la
Administración para cada ejercicio económico.
(d) Controlar los recursos financieros asignados a la Institución.
(e) Planificar los compromisos a cancelar a proveedores, deudas de años
anteriores y otras deducciones.

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(f) Responder ante el fisco nacional por los impuestos retenidos y evaluar los
cambios que se den en materia tributaria.

Funciones

(a) Programar, dirigir, coordinar y supervisar la política administrativa de la


Institución en estrecha relación con el Vice-Rectorado Administrativo.
(b) Formular e implementar los programas, normas y procedimientos
administrativos de su competencia, conjuntamente con la Dirección de
Sistema Y Procedimientos Administrativos.
(c) Prestar a las diversas dependencias de la Universidad los servicios generales,
técnicos y administrativos que le sean asignados.
(d) Supervisar el personal administrativo de las dependencias a su cargo.
(e) Recibir informes de las unidades a su cargo y presentarlos a consideración del
Vice- Rectorado Administrativo.
(f) Supervisar los contratos administrativos.
(g) Autorizar los diferentes documentos administrativos que sean de su
competencia, de acuerdo a la normativa interna, tales como: órdenes de
compra, órdenes de servicios, cheques, comprobantes presupuestarios,
requisiciones, cp2, órdenes de pago, entre otros.

Organigrama funcional del departamento de administración

Figura 2. Fuente: Gerencia de AdministraciónAño: 2.015

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Descripción de cada una de las actividades

Unidad de Contabilidad

(a) Supervisión del cuadre de las cuentas contables con el inventario patrimonial.
(b) Presentación a la Gerencia de la liquidación definitiva del presupuesto.
(c) Mantenimiento actualizado del Plan de Cuentas.
(d) Elaboración de los Estados Contables que se implanten.
(e) Gestión de los expedientes de modificaciones presupuestarias.
(f) Control de las cuentas y cierre de la liquidación del ejercicio.
(g) Elaboración y presentación Declaraciones IVA, ...
(h) Gestión de archivo y custodia de la documentación contable.

Unidad de Tesorería

Velar por el cumplimiento de las actividades o procesos que garanticen la


recepción y control de los ingresos de la Institución y su adecuada y correcta
distribución, coordinando y supervisando la ejecución de los planes y programas de la
unidad a su cargo, a fin de garantizar la cancelación de los compromisos de la
empresa y apoyar en la colocación acertada de los recursos financieros.

Unidad de Compras

Supervisar el proceso de compra y asegurar que se mantenga dentro de los


parámetros para mantener la rentabilidad del negocio, supervisar a los proveedores,
prestadores de servicios, equipo de compras e incluso la investigación en control de
calidad.

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Pasante

Ejecutar los procesos administrativos de los distintos trámites desarrollados en


la Unidad de Tesorería, chequeando, clasificando y registrando documentos de
diversa índole y aplicando correctamente las normas y procedimientos definidos para
ello, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos.

El cargo mantiene relaciones continuas con unidades administrativas, a fin de


apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad
para obtener cooperación.

(a) Ordenar y procesar los días de ventas.


(b) Depositar Cheques recuperados.
(c) Archivo de Cuentas por Cobrar.
(d) Llamar a los clientes por Cheques Devueltos.
(e) Control y Cobro de Retenciones a los clientes.
(f) Corte de documentos.
(g) Retirar los insumos.
(h) Elaborar Requisiciones.
(i) Procesar los faltantes de los cajeros.
(j) Procesar las diferencias, sobrantes y faltantes de los cajeros.

20
CAPITULO II

MARCO TEORICO O REFERENCIAL

En el presente capítulo se presentan los antecedentes del estudio, las bases


teóricas y las bases legales asociadas a las unidades de distribución de alimentos y a
la administración que se debe llevar en empresas distribuidoras, como importante
herramienta de la contabilidad de gestión.

ANTECEDENTES

Hernández, Eladio (2010), en su trabajo de grado titulado: “Estrategias


promocionales para las mejoras de los sistemas publicitarios en los puntos de
ventas, orientadas para ampliar la participación de los productos de línea
refrigerada Parmalat”, presentado en la Universidad José Antonio Páez, para optar
al título de Licenciado en Mercadeo, expone como objetivo como objetivo general
proponer estrategias promocionales para la mejora de los sistemas publicitarios en los
puntos de venta de la empresa Distribuidora Dislabeca, C.A., orientadas al
incremento de la participación de los productos de la línea refrigerada de Parmalat en
el estado Carabobo, ya que no existe un plan, objetivo y metas, establecidos para las
actividades publicitarias en los puntos de venta.

El estudio adoptó la modalidad de proyecto factible con apoyo de un diseño


de campo y nivel descriptivo. Las técnicas de recolección de datos fueron las
encuestas y la observación, aplicado en una muestra de personas de ambos sexo, en

21
Edades comprendidas entre los 20 y 50 años, de las clases sociales B, C y D
comprendidas en el estado Carabobo.

En los resultados obtenidos se pudo identificar un déficit en la capacidad de


promoción de la empresa ya que no solo no cuenta con los recursos económicos
necesarios para la realización de campañas publicitarias, sino que tampoco se cuenta
con un personal que esté pendiente en los puntos de venta y que recolecte
información de los consumidores con respecto a sus opiniones sobre los productos
Parmalat, lo que ocasiona una separación de comunicación entre la empresa y lo que
quieren y necesitan sus consumidores.

Este trabajo de grado representa un valioso aporte para este informe de


pasantía, ya que ambos están enfocados en la promoción de productos con el fin de
aumentar.

Dorante, Y., y Ramón, R. (2009), en su trabajo de grado titulado: “Plan


Promocional, para la línea de néctares Natulac de la empresa distribuidora
Dialcaval C.A.”, presentado en la Universidad José Antonio Páez, para optar al título
de Licenciada en Mercadeo, exponen que la investigación tuvo como objetivo general
diseñar un plan promocional para dar a conocer los néctares de la línea Natulac de la
empresa Distribuidora Diacaval, C.A., en el consumidor final en la ciudad de
Valencia, estado Carabobo, para así aumentar sus ventas y su participación en el
mercado la participación en los puntos de venta.

Este trabajo de grado representa un valioso aporte para este informe de


pasantía, ya que ambos están enfocados en el desarrollo de un plan promocional
para su línea de productos, con el fin de aumentar las ventas y la participación en el
mercado.

Han sido varios los investigadores de la ciencia contable dedicados a


incursionar en la genealogía de los costos y dentro de esta gran cantidad de analistas,
buena parte se ha interesado en dar una explicación lógica e interesante a la temática

22
de los costos basados en las actividades, su objetivo ha sido demostrar la veracidad de
un enfoque sustentado en que realmente son las actividades las que generan costos y
no los elementos utilizados en la realización de un producto o servicio. Algunas de
las investigaciones de mayor vinculación con el presente trabajo se presentan a
continuación, a los fines de contribuir al logro de los objetivos del actual estudio,
dada estrecha vinculación que los resultados presentan con la presente investigación.

Gómez (2004), desarrolló una investigación la cual tuvo por objetivo Diseñar
un sistema ABC para empresas comercializadoras y distribuidoras de productos
perecederos, tomando como caso específico la empresa Jugos Mérida, C.A.; en dicha
empresa los costos de comercialización y distribución aún no se habían determinado
con precisión. Gómez, concluye afirmando que los sistemas ABC se han desarrollado
para facilitar métodos precisos de asignación de los costos indirectos; según la
investigadora este sistema enfoca a las actividades cómo el elemento clave para el
análisis del comportamiento de los costos en la organización seleccionada,
relacionando los recursos con las actividades y procesos desarrollados en la empresa,
mediante una serie de pasos metodológicamente establecidos por la teoría del Sistema
ABC.

Igualmente Eslava (2004) desarrolló un Diagnóstico delsistema de


acumulación de costos utilizado por el sector ganadero bovino del Municipio
Alberto Adriani del estado Mérida, en la cual concluyó que los sistemas de costos
utilizados en el sector ganadero bovino no calculan adecuadamente los costos de
producción, tampoco realizan cálculos adecuados para valorar los inventarios de los
productos que generan (ganado en pie), los mismos son valorados al precio de
mercado, razón por la cual dicho sistema de costos no reúne las condiciones
necesarias para proporcionar información adecuada para la toma de decisiones.
Dentro de las recomendaciones formuladas por Eslava destacan el diseño de un
sistema de acumulación de costos por proceso dotado de un registro de inventario
continuo capaz de acumular y reflejar los costos de producción en cada una de las

23
fases del proceso de gestación, cría, levante y engorde, satisfaciendo las necesidades
de información de la gerencia de las unidades de explotación ganadera.

BASES LEGALES

Las bases legales comprenden un conjunto de documentos de naturaleza legal


que sirven de testimonio referencial y de soporte a ésta investigación, tal como lo
especifica Goncalves (2010). Estos documentos son:

CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

Artículo 117.

Todas las personas tendrán derecho a disponer de bienes y servicios de


calidad, así como a una información adecuada y no engañosa sobre el
contenido y características de los productos y servicios que consumen; a la
libertad de elección y a un trato equitativo y digno. La ley establecerá los
mecanismos necesarios para garantizar esos derechos, las normas de control
de calidad y cantidad de bienes y servicios, los procedimientos de defensa
del público consumidor, el resarcimiento de los daños ocasionados y las
sanciones correspondientes por la violación de estos derechos.

Artículo 308.

El Estado protegerá y promoverá la pequeña y mediana industria, las


cooperativas, las cajas de ahorro, así como también la empresa familiar, la
microempresa y cualquier otra forma de asociación comunitaria para el
trabajo, el ahorro y el consumo, bajo régimen de propiedad colectiva, con el
fin de fortalecer el desarrollo económico del país, sustentándolo en la
iniciativa popular. Se asegurará la capacitación, la asistencia técnica y el
financiamiento oportuno.

24
LEY DEL SISTEMA VENEZOLANO DE LA CALIDAD

Artículo 5.

Las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que produzcan


bienes, o presten servicios sujetos a reglamentaciones técnicas, o los
comercialicen, deberán suministrar la información y la documentación
necesaria que permita la posterior comprobación de la calidad de los
mismos. Así mismo deberán colaborar con el personal autorizado por el
Ministerio de la Producción y el comercio, o con los organismos que este
Ministerio autorice, para el cumplimiento de las funciones establecidas en
esta Ley y su Reglamento.

Artículo 12.

Las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que suministren


bienes y presten servicios, deberán indicar por escrito las características
de calidad y serán 28 responsables de garantizarlas, a fin de demostrar el
cumplimiento de dichas características ante cualquier usuario o
consumidor, sn menoscabo de lo establecido por otros organismos
públicos en esta materia. Así mismo, deberán establecer fórmulas
expeditas para dilucidar hasta su total solución, las quejas y reclamos de
los usuarios o consumidores”.

REGLAMENTO GENERAL DE ALIMENTOS.

Decreto 525.

Se considera que el Reglamento debe ser acatado por los productores de


alimentos en TODOS SUS CAPÍTULOS Y DISPOSICIONES, puesto
que considera “alimento” no solo a las sustancias destinadas a la
alimentación del organismo humano, sino también, a las que forman
parte, o se unen en su preparación, composición y conservación; las
bebidas de toda clase y aquellas otras sustancias ingeridas por el hombre
(a excepción de los medicamentos).

25
Cabe resaltar que en Venezuela, la legislación alimentaria es de vieja data, por
lo que se considera necesario citar el proyecto TCP/RLA/2904, desarrollado en el año
2003 por la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la
Alimentación (FAO) en conjunto con el Servicio Autónomo Nacional de
Normalización, Calidad, Metrología y Reglamentos Técnicos (SENCAMER). En este
proyecto se hizo una comparación de las normas COVENIN de alimentos con las
normas del Codex y también se propuso un plan de acción para actualizar la
normativa alimentaria venezolana.

BASES TEORICAS

Continúa este informe con la presentación y contraste de algunas teorías y


enfoques definidos por analistas en el ramo de administración y de la contabilidad.

Administración de Empresa

Es un proceso que consiste en las actividades de planeación, organización,


dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ellos
recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y
técnicas sistematizadas.

Hitt, Black y Porter, definen la administración como:

"El proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el


logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional".

Según Díez de Castro, García del Junco, Martín Jimenez y Periáñez Cristóbal,
la administración es:

"El conjunto de las funciones o procesos básicos (planificar, organizar, dirigir,


coordinar y controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de forma
positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organización".

Para Koontz y Weihrich, la administración es:

26
"El proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos,
los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos”.

Importancia de la Administración de Empresa

La importancia de la administración, está en que imparte efectividad a los


esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y
relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y
proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.

Objetivo de la Administración de empresa

Münch y García (2008), los objetivos representan los resultados que la


empresa espera obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y
determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Características primordiales que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la


planeación son:

(a) Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo


social.
(b) Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio
en el cual se desarrolla
(c) Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.

Dentro de esta perspectiva, Hernández (2002) señala que la planificación


busca predeterminar un curso de acción a seguir para lograr los objetivos
establecidos.

Funciones de la administración.

Chiavenato (1998) señala que "Fayol define el acto de administrar como


planear, organizar, organizar, dirigir, coordinar y controlar", más adelante señala”

27
(a)Planificar:Es el proceso que comienza con la visión del Nro. 1 de la
organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y
políticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratégico; todo
esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las
oportunidades/amenazas del contexto (Análisis FODA). La planificación abarca
el largo plazo (de 5 años a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 años y 5
años) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual más
detalladamente.

Respecto a la planeación Chiavenato (1998) señala "la planeación es la


función administrativa que determina anticipadamente cuáles son los
objetivos que deben alcanzarse y qué debe hacerse para alcanzarlos. Se
trata entonces de un modelo teórico para la acción futura. Empieza por la
determinación de los objetivos y detalla los planes necesarios para
alcanzarlos de la mejor manera posible. Planear es definir los objetivos y
escojer anticipadamente el mejor curso de acción para alcanzarlos. La
planeación define a dónde se pretende llegar, lo que debe hacerse,
cuándo, cómo y en qué secuencia."

Referente al propósito y la naturaleza de la planeación Koontz y Weihrich


(2007) señalan los siguientes principios.

(b)Organizar: Responde a las preguntas de,¿Quién? va a realizar la tarea, implica


diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y
obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cuando? se va a realizar;
mediante el diseño de Proceso de negocio, Cursogramas que establecen la
forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en
definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

Según Daft (2004) "la organización consiste en asignar las tareas, en agrupar
las actividades en departamentos y en asignar la autoridad y los recursos en la
organización".

(c)Dirigir: Es la influencia, persuasión que se ejerce por medio del Liderazgo


sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en
la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de Toma de
decisiones.

Según Daft (2004) "la dirección consiste en usar la influencia para


motivar a los empleados para que alcancen las metas organizacionales.

28
Dirigir significa crear una cultura y valores compartidos, comunicar las
metas a los empleados de la empresa e infundirles el deseo de un
desempeño excelente. Al dirigir se motiva a los departamentos y
divisiones enteras, lo mismo que a quienes colaboran directamente con el
jefe. En una era de incertidumbre, de competencia internacional y de
creciente diversidad de la fuerza de trabajo, la capacidad de moldear la
cultura, de comunicar metas y de motivar es indispensable para el éxito"

(d)Controrla: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con


los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas
necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico
y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de
Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas,
donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales de la
organización.

Según Anzola (2002) " la función de control consiste en la medición y


corrección del rendimiento de los componentes de la empresa, con el fin de
asegurar que se alcancen los objetivos y los planes ideados para su logro."

Características de Administración

(a) Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un


organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a
conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la
planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y
control. Es una ciencia que se basa en técnicas viendo a futuro, coordinando
cosas, personas y sistemas para lograr, por medio de la comparación y
jerarquía un objetivo con eficacia y eficiencia.
(b) Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros
fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y
distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de
producción y un pésimo administrador. La administración tiene características
específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. Que la

29
administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características
propias que le proporcionan su carácter específico, es decir, no puede
confundirse con otras disciplinas.
(c) Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del
fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de
la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la
mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por
eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
(d) Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo
social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma
administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo,
(e) desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
(f) Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es
decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los
objetivos establecidos.
(g) Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal,
por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.
(h) Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos,
procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la
eficiencia en el trabajo. Está relacionada con matemáticas, estadística,
derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía,
antropología, ciencia política.
(i) Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las
diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

Contabilidad

La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir


las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por
consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse
sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos

30
datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de
cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De
manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.

Según Elias Lara Flores de define como;

Es la ciencia que enseña las normas y procedimientos para ordenar, analizar y


registrar las operaciones practicadas por unidades económicas individuales o
constituidas bajo la forma de sociedades civiles o mercantiles (Banca, Industria,
Comercio, Instituciones de Beneficencia, etc.)

Importancia de la contabilidad

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la


necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así
obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte,
los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal.

Según Pedro Zapata Sánchez define su importancia como;

Es un elemento de información de un ente que proporciona sobre su


proclamación y la evaluación del mismo destinos a facilitar las decisiones de sus
administradores y los terceros que interactuan con el en cuanto se refiere su relación
actual o potencial con el mismo.

Sistemas de Gestión de Calidad

Para Daily, (2010, Pág. 110)

El concepto de gestión hace referencia a la acción y al efecto de gestionar o de


administrar. Se trata, por lo tanto, de la concreción de diligencias conducentes al
logro de un negocio o de un deseo cualquiera. La noción implica además acciones
para gobernar, dirigir, ordenar, disponer u organizar.

31
Para Torres (2006, Pág. 78),

El objetivo de la gestión es el mismo que el del aseguramiento: se busca


asegurar la calidad del producto por la vía de asegurar la calidad de los procesos. Sin
embargo, puede cambiar la extensión de ese objetivo en la medida que el producto es
el resultado de cualquier actividad de la organización.

La Contabilidad de Costos en la Planeación, el Control y la Toma de Decisiones

La Contabilidad de Costos, puede facilitar el proceso administrativo,


especialmente la planeación, el control y la toma de decisiones, mediante el
suministro de información relacionada con la producción de forma oportuna y
sistemática. La información suministrada por la contabilidad de costos informes de
costos de producción de diversas áreas servirá para estimar la producción y sus
requerimientos, y a la vez fijar patrones de comparación para controlar.

Las empresas planifican para prevenir y adaptarse a cambios externos e


internos de la organización - devaluación de la moneda, incremento de las barreras
arancelarias, obsolescencia de maquinarias fijándose objetivos y programas; la
planificación además facilita la comunicación y la coordinación de las operaciones,
actividades y tareas programadas.

Se puede planificar acciones de corto o de largo plazo planeación operativa y


planeación estratégica ambos tipos de planeaciones hacen uso de dos herramientas
básicas, proporcionadas por la contabilidad de costos, los presupuestos y el modelo
costos-volumen-utilidad. El presupuesto es la expresión cuantitativa de los planes de
la organización, cuyo fin es mostrar a la gerencia su posición financiera en un período
futuro; el modelo costo-volumen-utilidad, es una simulación de las variables, precio,
costos y nivel de actividad, el cual analiza el comportamiento de las utilidades ante
los cambios de las demás variables del modelo.

32
La Contabilidad de Gestión

Tal como se indicó, el enfoque moderno de la contabilidad de gestión es un


sistema a través del cual se pueden medir factores cualitativos que los sistemas
tradicionales no habían considerado; claro está, que tal enfoque no aparta a la
contabilidad de su objetivo básico de identificar, medir, registrar y comunicar la
información económica de una organización o empresa; ya que de la misma manera
se pretende suministrar a los gestores la información necesaria y pertinente que les
permita evaluar la situación de la organización. La diferencia radica en que la
contabilidad de gestión utiliza mayor información, que la contabilidad de costos
tradicional, considerando variables adicionales como variables cualitativas, cifras
proyectadas e históricas, actividades realizadas, entre otras.

Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales han venido en


decrecimiento, obviando la medición de parámetros importantes para la toma de
decisiones, sobre todo en los momentos actuales donde el tema de la competitividad
avasalla el entorno de las organizaciones, tal como lo señala Sáez et al. (2004, p. xix),
“la contabilidad de costos debe adaptarse, ampliarse, completarse e integrarse en la
Contabilidad de Gestión”, como sendero a seguir para atender las nuevas necesidades
del proceso decisorio empresarial, el cual se torna cada día más amplio y complejo.

“Los defensores de estas corrientes consideran que Contabilidad de Gestión y Contabilidad de Costos
son dos ramas distintas de la ciencia contable, porque los objetivos que les asignan a cada una de ellas
son distintos” (Sáez et al. 2004, p. 3)
“Esta corriente es la más seguida en la actualidad, y viene a considerar que Contabilidad de Costos y
Contabilidad de Gestión son una misma rama de la contabilidad, que puede recibir cualquiera de las
dos anteriores denominaciones” (Sáez et al. 2004, p. 3)
“contempla la separación de la Contabilidad de Costos y de la Contabilidad de Gestión, ampara en los
objetivos a los que cada una de ellas debe servir” (Sáez et al. 2004, p. 3)

33
Cheques

Un cheque es un documento contable de valor en el que la persona que es


autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra
persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta
la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la Presencia del titular de la
cuenta bancaria.

El cheque es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del


cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de
crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera
persona llamada beneficiario.

El cheque es el medio por el cual una persona tiene derecho a disponer de la


provisión de fondos que tiene en cuenta bancaria, bien a favor de sí mismo o de un
tercero.

Condiciones para el pago de un cheque

(a) Debe estar bien emitido, es decir, estar fechado para el momento de
laPresentación.
(b) La cantidad en números debe ser igual a la cantidad expresada en letras.
(c) No debe tener enmiendas.
(d) La firma del emisor debe ser igual a la que tiene registrada el Banco titular en
su espécimen de firma.
(e) El emisor debe tener fondos suficientes para efectuar el pago.

Partes que intervienen

(a) Librador o cuentacorrentista.


(b) Girado o Banco Librado.

34
Los fondos disponibles

La existencia de fondos disponibles es también un presupuesto de la


regularidad del cheque; presupuesto cuya existencia no influye sobre la eficacia del
título, y cuya ausencia es sancionada también.

Que el librador haya sido autorizado por el librado para expedir cheques a
cargo de la cuenta del librador.

Requisitos para los fondos disponibles

(a) Mención de ser cheque insertada en el texto del documento


(b) Lugar y fecha en que se expide
(c) La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero
(d) El nombre del librado. (Una institución de crédito)
(e) El lugar de pago.
(f) La firma ya pagado.

Pago

El cheque debe pagarse en el momento en que se presente al librado. Como título de


crédito que es, el pago del cheque debe hacerse precisamente contra su entrega.se
dice que un cheque rebotó cuando no hubo fondos.

Comisiones

Cuando se ingresa o se cobra en metálico un cheque en una entidad distinta de


la que emitió puede cobrar una comisión. Dicha comisión no existe si se cobra en la
misma entidad que emitió el cheque. También era práctica común, aunque
actualmente ilegal en algunos países, el cobrar una comisión por gestión cuando un
cheque era devuelto porque no tenía fondos. El motivo por el cual algunos países lo

35
consideran ilegal es porque se cobra por un servicio, cobrar un cheque, que no se ha
realizado. Cheque sin fondos En Venezuela, emitir un cheque sin provisión de fondos
es una conducta delictiva. Está regulada en el artículo 494 del Código de Comercio.
No obstante, en algunas ocasiones es sancionada como "Estafa Agravada", prevista
en el artículo 464 del Código Penal. Así, al juzgar este tipo penal, el Tribunal en
Función de Control del Circuito Judicial Penal respectivo puede decretar la Medida
de Privación Preventiva de Libertad del procesado. En la Audiencia Preliminar se
conoce la precalificación jurídica y se solicita sea modificada la medida privativa de
libertad por una medida cautelar sustitutiva. En el Acto Conclusivo de la
investigación, se exhibirá el escrito de la acusación penal. Los abogados del
agraviado podrán aportar el escrito de acusación particular contra el imputado,
calificando el mismo delito. Luego, se admite la acusación fiscal y la acusación
particular, por lo que de inmediato se dictará el Auto de Apertura a Juicio. Por último,
el Tribunal de Juicio precisa los hechos objeto del proceso como sigue.

La Caja

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa.


Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los
mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el
efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

El Arqueo de Caja

Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso


determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivorecibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se
encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también
parasaber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación

36
esrealizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello,
suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con


respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan
generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los
faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan
estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá
cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias".

La Conciliación Bancaria

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos,


de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los
Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer
las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa. Esto se realiza ya
que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan
con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:

(a) Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
(b) Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró
por haber cerrado.
(c) Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.

37
CAPITULO III

ACTIVIDADES REALIZADAS

Ubicación del Subsistema

El subsistema del Departamento de Administración de la empresa


Distribuidora Sur de Valera, C.A, abarca, todos aquello que podría denominar “staffs
funcionales” de la empresa Su actividad se relaciona con la información que se
envuelve a la totalidad de la empresa, y se encarga de coordinar todas las actividades..
Por ello, su función es de naturaleza generalista, apoyando la coordinación de la
empresa como conjunto y permitiendo la actividad de los demás subsistemas, al
proporcionarles los recursos necesarios para realizar sus funciones. También se ocupa
de representar a la empresa frente a terceros, garantizando que aquélla, en tanto
entidad jurídica, cumple con la legislación vigente.

Objetivo general

Controlar las actividades técnicas y administrativas de las áreas de


presupuesto, contabilidad, caja, proveeduría y demás unidades administrativas, de los
servicios y los recursos materiales y financieros asignados, planificando, coordinando
y ejecutando los sistemas y procedimientos contables y financieros, a fin de satisfacer
las necesidades de ésta y administrar efectivamente sus recursos.

38
ACTIVIDADES REALIZADAS

Diagrama de Gantt

Nombres y Apellidos: C.I: Teléfono:


Juan Antonio Monsalve Gavidia V- 25.919.561
Carrera: Instituto: Tutor Académico:
Contabilidad y Finanzas UNIHER Maryory Ballestero
Empresa: Área de Pasantía: Semanas:
Distribuidora Sur de Valera, C.A Dpto. Administración 8

SEMANAS
ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8
Inducción a la Empresa X
Entrenamiento en el Sistema de Facturación X
Ejecutar el proceso de facturación X
Ejecutar el proceso de facturación X
Liquidación de ruta directa X
Elaboración de nóminas X
Elaboración de asientos contables X
Contabilizar los reconocimientos de planta X

Descripción de las actividades realizadas.

Semana Nº 1 - DESDE: 26/10/15 HASTA: 30/10/15

Inducción a la Empresa

Charla de inducción a la empresa por parte de la administradora para conocer


las instalaciones, ambiente de trabajo, servicios del Personal y prevención de
Accidentes. Conocer al Tutor Empresarial y al personal que labora en la empresa; así
como también recibir las orientaciones respectivas para el desarrollo de la pasantía.

39
Semana Nº 2 - DESDE: 02/11/15 HASTA: 06/11/15

Entrenamiento en el Sistema de Facturación

En esta semana se pudo conocer e identificar el Sistema, el cual es el sistema


interno utilizado por la Empresa para manejar todo la informaciónreferente al
Departamento de administración, dicho sistema almacena todo los procedimientos
que se realizan a diario, como asientos contables, relación degastos, emisión de
reportes, conciliaciones bancarias, cobranzas de los supermercadosy cadenas,
comprobantes de retención, facturación, entre otros.

Este entrenamiento se efectúa para lograr los objetivos propuestos en esta


pasantía profesional y a su vez obtener el aprendizaje y servir de apoyo para la
empresa.

Semana Nº 3 - DESDE: 09/11/15 HASTA: 13/11/15

Ejecutar el proceso de facturación poniendo en práctica el conocimiento adquirido


en el entrenamiento en el Sistema Administrativo.

Durante esta semana se procedió a realizar el proceso de facturación hasta


lafecha de culminación de la pasantía profesional. Diariamente al comienzo del día se
realiza la corrección de las notas de entrega generadas el díaanterior de acuerdo a la
disponibilidad de cada distribuidor para la carga del día, estacorrección es necesario
hacerla puesto que al momento de realizar el cuadre deinventario puede existir algún
cambio por falta de algún producto y el distribuidor nolo haya podido llevar.

Una vez corregidas todas las notas de entrega se procede a cuadrar el


inventario,esto se hace comparando el inventario físico con el del sistema donde

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ambos tienenque ser exactamente iguales, de no estar iguales se tiene que realizar un
reconteo parahallar el error y así dar continuidad al ajuste del mismo, terminado el
ajuste se realizala facturación del día y ser entregadas a cada distribuidor; luego dela
facturación se emite para cada factura una guía, paraque estos puedan transportar los
productos sin ningún tipo de inconveniente conrespecto a su procedencia.

Semana Nº 4- DESDE: 16/11/15 HASTA: 20/11/15

Liquidación de ruta directa

Se hace diariamente con su respectivo cuadre de inventario, el monto de la


factura liquidada en sistema debe ser al físico.

Todos los días después de facturación se reciben los pagos de los


distribuidores ya sea en cheque o depósitos bancarios para ser procesados en el
sistema y así crear la disponibilidad para la carga del siguiente día, a su vez todos
tienen el deber de traer las cestas diarias puesto que al momento de facturar el sistema
automáticamente toma en cuenta el valor de las cestas y se lo resta de la
disponibilidad, es por eso que al ser devueltas las cestas y con el ticket de entrega
leserá devuelto el monto de las cestas y así sumarlo al monto disponible.

Semana 5 - DESDE: 23/11/15 HASTA: 27/11/15

Notas de entrega

De acuerdo a la disponibilidad y se le informa al jefe de ventas el estatus de


pedidos para el día siguiente. Se introducen el sistema las compras de planta y
devoluciones reportadas.

41
Semana 6 - DESDE: 30/11/15 HASTA: 04/12/15

Ejecución del proceso de Facturación, elaboración de nóminas en sistema


Premium Softy relación de cuentas por cobrar

Durante estas semanas se realizó al igual que en las anteriores el proceso de


Facturación, aunado a esto se elaboraron las nóminas semanales y quincenales en el
sistema, esto se hace una vez que dicha nomina es emitida por el Departamento de
Recursos Humanos, esto para llevar un control interno en la distribuidora y así poder
emitir el comprobante de pago correspondiente a los empleados.

La relación de cuentas por cobrar es descargada a través del sistema, y es


entregada a los supervisores de venta para que los mismos se encarguen de realizar la
gestión de cobranza a los clientes.

Semana 7- DESDE: 07/12/15 HASTA: 11/12/15

Ejecución del proceso de Facturación y elaboración de asientos contables para el


control de gastos

En estas semana se realizó al igual que en las anteriores el proceso de


Facturación y se elaboraron en el sistema asientos contables correspondientes para
mantener coherencia en la contabilización de los gastos que corresponden al
Departamentos de Ventas y Administración (sueldos y salarios, gastos de
representación, asignaciones de gastos de viaje, bonos, entre otros)

42
Semana 8 - DESDE: 14/12/15 HASTA: 18/12/15

Contabilizar los reconocimientos de planta

Promociones, fletes, gastos y productos reconocidos, como recuperación en la


cuenta de gastos, elaboración de notas de créditos por descuento de promoción de los
distribuidores independientes y actualización de comprobantes automáticos.

DISPOSICIONES

Asesoramiento y apoyo por parte del tutor empresarial y del tutor académico
en la ejecución de las actividades así como también en la realización del informe y en
losconocimientos teóricos, los cuales fueron puestos en práctica durante el proceso de
pasantía. El apoyo recibido por parte de todo el personal que labora en la Empresa.

LIMITACIONES

Durante el desarrollo del periodo de pasantía no se presentó ningún tipo de


dificultad, pues se contó con todo el apoyo, proposición y colaboración de todo
elpersonal que labora en la Empresa.

APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN

El aporte dado a la Organización está reflejado en sugerencias y/o asesorías en


el área administrativa, específicamente en el Proceso de facturación y en todoslos
programas que se manejan en la empresa, esto para agilizar el procedimiento
yaexistente en la Distribuidora, y de esta manera generar un ambiente de comodidad
yconformidad tanto a los trabajadores como a la misma organización respecto
altrabajo realizado.

43
CAPITULO IV

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Al culminar las prácticas profesionales realizadas en el Departamento


deAdministración de la empresa Distribuidora Sur de Valera C.A. se puedeafirmar
que fueron muy productivas y una experiencia muy significativa ya seobtuvo un buen
conocimiento de las funciones que se realizan en dichodepartamento, ya que por ser
una empresa comercializadora ydistribuidora de productos lácteos

Asimismo cabe destacar que todas lasactividades aportaron muchos


conocimientos al pasante al momento deejecutarlas ya que se obtuvo crecimiento
personal y profesional en cuanto aldesempeño laboral.Por otro lado es importante
destacar que los conocimientos adquiridosdurante la carrera fueron de relevante
importancia al momento de ejecutar dichas actividades ya que los mismos agregaron
mucho valor al momento derealizar las prácticas profesionales.

En virtud de lo anteriormente expuesto sepuede decir que el pasante fue de


mucha ayuda para el departamento deAdministración sirviendo de apoyo a la
ejecución de las tareas asignadas yque se han cumplido satisfactoriamente, por ello se
puede enfatizar que elproceso de pasantías ha sido provechoso al máximo para todos
los entesinvolucrado con la relación laboral con la organización.

44
RECOMENDACIONES

Una vez desarrolladas las conclusiones en el marco de la culminación de esteinforme,


se deducen ciertas recomendaciones que la Empresa Distribuidora Sur de Valera,
C.A., debería tomar en consideración:

(a) Implementar supervisiones por parte del personal del Departamento de


Administración, con el propósito de servir de guía para orientar al personal
que labora en la empresa y a los distribuidores independientes para así
optimizar el proceso y que el mismo sea eficiente.
(b) Realizar un manual instructivo que permita a los distribuidores
independientes y a los posibles nuevos distribuidores conocer con claridad
las actividades que deben realizar para que así se establezcan los objetivos
que deben cumplirse a cabalidad, y así lograr que la ejecución de los mismos
sean más eficaces.
(c) Ampliar el espacio destinado al área de Facturación, con el fin de contar con
más estantes y archivadores que permitan conservar y resguardar todos los
documentos relacionados con el proceso de Facturación como por ejemplo:
notas de entrega, copias seniatizadas de las facturas emitidas diariamente,
comprobantes de pagos entre otros.

45
BIBLIOGRAFIA

Belisario, (2008), Organizar las funciones y responsabilidades de cada uno de los


miembros s de las Tiendas Pintacasa, mediante un Manual operativo de
procedimientos administrativos y comerciales. [Informe de
Pasantías]Universidad José Antonio Páez.

Chiavenato. (1999), Proceso Metodológico en la Investigación, Editorial de la


Universidad del Zulia. Quinta Edición .Zulia, Venezuela

Fernández, (2010), Diseñar un manual que defina cada una de las actividades que
realiza el empleado y nuevos ingresos al Departamento de Admisión de
Pacientes del Centro Clínico Valencia [Informe de Pasantías] Universidad
José Antonio Páez.

Moreno, (2008), Optimizar las actividades que se desarrollan en el departamento de


venta, crédito y cobranza de la empresa Ca-Che Festejos SRL y evitar las
improvisaciones, descontrol y pérdida de tiempo dentro del mismo.
[Informe de Pasantías] Universidad Josa Antonio Páez.

Reyes, (2009), Optimizar los procedimientos que se deben seguir, con las
conciliaciones Bancarias y tener un mejor control diario de las operaciones
que se efectúan en el departamento de administración la empresa Coyserca.
[Informe de Pasantías] Universidad José Antonio Páez.

46
ANEXOS

47
INDICE DE ANEXOS

Pág.

Anexo 1…………………………………………………………………………49

Anexo 2…………………………………………………………………………50

Anexo 3…………………………………………………………………………51

Anexo 4…………………...…………………………………………………….52

Anexo 5…………………………………………………………………….……53

Anexo 6…………………………………………………………………….……54

Anexo 7…………………………………………………………………….……55

48
Anexo 1

Descripción:Departamento de Administración.

49
Anexo 2

Descripción:Archivando documentos.

50
Anexo 3

Descripción: Archivando facturas de compras.

51
Anexo 4

Descripción: Programa Premium Soft. Para iniciar la factura

52
Anexo 5

Descripción:Sistema Suite Empresarial Administrativo Premium Soft.

53
Anexo 6

Descripción: Entrada de la empresa (por fuera)

54
Anexo 7

Descripción: Entrada de la empresa (por dentro)

55

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