Gerencia Abastecimiento Código: GAB-I-210

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PREPARACION DE CONTRATOS
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ELABORACION DEL DOCUMENTO

Elaborado por Área
Danitza Núñez A. Abastecimiento Casa Matriz
Carla Jofré C. Abastecimiento Casa Matriz
Irene Cosentino C. Gerencia Contraloría
Erich Schnake W. Consultor – TRIPONTIS

REVISION DEL DOCUMENTO

Revisado por Área Fecha
Directores de
Direcciones de Abastecimiento Divisionales May-2013
Abastecimiento
Jefa Departamento Gestión y Comercio
Verónica Toro L. Sep-2013
Electrónico

AUTORIZACION DEL DOCUMENTO

Autorizado por Cargo Fecha Firma

Fernando Marchant B. Gerente de Abastecimiento Sep-2013

ÍNDICE
1 OBJETIVO ........................................................................................................................ 2
2 ALCANCE ......................................................................................................................... 2
3 DEFINICIONES ................................................................................................................. 2
4 PREAPARACION DE CONTRATOS ...................................................................................... 2
5 CRITERIOS PARA USO DE CONTRATOS ESTÁNDARES ........................................................ 3
6 FORMALIDADES .............................................................................................................. 3
7 GESTIÓN DOCUMENTAL .................................................................................................. 3
8 DOCUMENTOS RELACIONADOS ....................................................................................... 3
9 CONTROL DE REGISTROS ................................................................................................. 4
10 CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO........................................................................ 4
11 ANEXOS .......................................................................................................................... 4
12 ANEXO I CHECK LIST PARA LIBERACIÓN DE CONTRATOS DE SERVICIOS EN SAP .................. 5

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1 REFERENCIAS
• Manual de alcance de facultades de la dirección superior
• Subdelegaciones del Manual de alcance de facultades de las divisiones
• Negocios con personas relacionadas. N.C.C. Nº18

2 OBJETIVO
Establecer los requisitos y estándares a cumplir para la preparación de los contratos en los
que constan las obligaciones de CODELCO y de los terceros, derivadas del proceso de
contratación de un servicio.
3 ALCANCE
Toda la Corporación.
4 DEFINICIONES
Las definiciones generales asociadas a este procedimiento se encuentran en el Glosario de
Términos de Abastecimiento (GAB-P-002), disponible en la Biblioteca Normativa de
Abastecimiento.
5 PREPARACION DE CONTRATOS
Toda obligación civil que la Corporación convenga con terceros, como asimismo sus
eventuales modificaciones posteriores, deberá constar por escrito o en medios
magnéticos y cumplir con los requisitos legales y formalidades administrativas vigentes.

La emisión de un Contrato de Servicios se hará mediante la creación de un registro en el

sistema SAP para obtener una numeración. Posteriormente la creación del documento
contractual (clausulado) se debe realizar a través del sistema Generador de Documentos
Contractuales GEDIC, el que una vez firmado debe ser cargado en el Repositorio
Documental – REDOC.

La carga del contrato en SAP debe considerar la carga mínima de antecedentes para
facilitar gestiones posteriores, para ello se deberá completar un Check List (ver anexo I)
que permite asegurar la carga mínima de datos y además la consistencia de estos
respecto de los solicitado y lo autorizado. Es responsabilidad del Gestor líder del proceso
en curso que la información mínima esté disponible en SAP y REDOC y chequeada en el
formulario Check List para que al momento de la liberación del contrato se pueda verificar
el cumplimiento.

La creación del documento en GEDIC considera la utilización de las plantillas estándares

disponibles en el sistema. Las cuales cuentan con la aprobación Legal correspondiente.

El visado legal de los contratos creados en GEDIC se hará a través del mismo sistema,
además se debe considerar los establecido en el punto 3.5.3.5 del M.A.F., así mismo el
Gestor debe revisar la bitácora en el sistema para verificar el estatus de revisión del
contrato.

Una vez autorizado el contrato, debe ser remitido a la empresa Contratista para que firme
2 copias y la remita a Codelco para su firma final.

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Las personas que firmen contratos o sus modificaciones, deberán contar

simultáneamente con: Facultades consignadas en el M.A.F., en las respectivas
subdelegaciones o en resoluciones específicas de los niveles facultados, de acuerdo con el
monto de los procesos, y Poder especial delegado, mediante escritura pública notarial,
suscrito por los niveles facultados de la Administración Superior de la Corporación.
Finalmente, los contratos serán liberados en SAP de acuerdo al monto de cada uno de
ellos según el M.A.F. y su subdelegación para Abastecimiento.

6 CRITERIOS PARA USO DE CONTRATOS ESTÁNDARES

Se podrán usar los siguientes formatos de contratos, en función de rangos de precio:

Tipo de Contrato Monto

Orden de Trabajo Menor (OTM) – no requiere visado legal está
Hasta US$ 100.000
pre-aprobado
Contrato estándar para prestaciones de servicios y/o ejecución
Todo rango de monto
de obra material
Plantilla para Modificaciones Todo rango de monto
Carta de Adjudicación estándar Todo rango de monto
Finiquito estándar Sobre US$ 300.000

En cualquier circunstancia, debe usarse solamente como texto de un contrato, aquel que
haya sido revisado, previamente, por la consejería jurídica y los formatos dispuestos en el
sistema Generador de Documentos Contractuales GEDIC. De lo contrario el documento
contractual deberá ser re-revisado por el área Legal.

7 FORMALIDADES
Será responsabilidad del área de Abastecimiento encargada del proceso de contratación
respectivo, velar por la estricta concordancia entre las disposiciones pactadas en el
contrato con las establecidas en su documentación fuente (BAG, BEC, Especificaciones
Técnicas u otros documentos) así como las excepciones o incorporaciones que hubiesen
sido formalmente acordados.
8 GESTIÓN DOCUMENTAL
Toda documentación oficial generada en las etapas mencionadas en el presente
documentos, deberá ser debidamente archivada y mantenida en los sistemas dispuestos
al efecto por la Gerencia de Abastecimiento (según lo establecido en la normativa
pertinente: GCAB-P-006).
9 DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Manual GAB-M-002 Gestión de Contratación
• Glosario de Términos de Abastecimiento

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10 CONTROL DE REGISTROS

Código Nombre del Nivel de Tiempo retención y

Almacenamiento Recuperación
Formulario Registro Acceso disposición
n/a Check List Redoc Público A través de SAP Sin límite

11 CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

Rev Fecha
Item Modificado Descripción de la Modificación
Nº Modif.
0 01-10-2013 Emisión del Instructivo

12 ANEXOS

Nº Código Nombre
1 n/a Check List para liberación de Contratos de Servicios en SAP

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13 ANEXO I CHECK LIST PARA LIBERACIÓN DE CONTRATOS DE SERVICIOS EN SAP

CHECK LIST CONTRATO DE SERVICIOS

Número Contrato : Contratista Rut :

Contratista Nombre :

Verificar la existencia de los siguientes elementos

A CABECERA
Condiciones Oferta Adjudic SAP Observación
Precio Bruto
Entrega / Factura BASES CTTO SAP
Plazo de Pago
Moneda
Datos Adicionales BASES CTTO SAP
Inicio Periodo Validez
Fin Periodo Validez
Textos "Notas Internas para Pago" BASES CTTO SAP
Garantías
Retenciones
Control Laboral
Seguros
Anticipos

B DETALLE POSICION
Factura OFERTA CTTO SAP
Determincación Impuesto
Reajustabilidad BASES CTTO SAP
Indice
Ponderacion
Fecha Base
Offset
Periodo
Inicio Periodo
Control Fecha
Derivados Implicitos Si No

C CABECERA D RESUMEN POSICIONES

Datos Tarifarios Centro
Tipo de Contrato (P-I-NP)
Título E DETALLE POSICION
ID Negocio Condiciones
Datos Codelco
Tipo de Asignación F AHORROS
Uso LOD
Tipo Contrato (clasificación)
Con/Sin Control Dotacional VERSIONES DE DOCUMENTOS
Administrador de Contratos
Area Origen CTO DOC Observación
Datos Organizacionales BT
Organización Compras BEC
Grupo de Compras Indicar versión documentos
Sociedad CTO: Cl á us ul a documentos i ntegra ntes del contra to
DOC: Vers i ones en fís i co pa rte del contra to

Nombre Liberador :

Firma Liberador : Fecha Liberación :

En base a observaciones de Auditoría N°5 AG-DTTE-15-2012 y N°1 AG-TTE-19-12

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