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TRABAJO, EDUCACIÓN, CÓMO


CONSEGUIR EMPLEO, BECAS
UNIVERSITARIAS, ESTUDIO Y EMPLEO

Las 15 pautas para


liderar reuniones de
trabajo altamente
efectivas
Publicado 08/01/2013

En un taller de Presentaciones
de Alto Impacto, los asistentes
me hicieron ver que lo que más
odian y sufren son las reuniones.

Incluso hicimos una pequeña encuesta y, entre los resultados que salieron,
destacaba que una fuente de enorme felicidad para los ejecutivos era
precisamente que te cancelaran una reunión.

Quizá no es evidente el motivo, pero la explicación sí: Hay demasiadas


reuniones, por un lado, y demasiadas reuniones en las que se pierde
demasiado tiempo. Que cancelen una de ellas, se percibe como una
liberación de tiempo inmensa, y muchos ejecutivos, estresados por agendas
de trabajo muy pesadas, lo perciben como una liberación. ¡Uff, qué
bendición!

No soy muy amigo de las reglas rígidas y pretender que sean universalmente
válidas. Por eso, vaya por delante que lo que diré en esta entrada son, antes
que mandamientos, simplemente pautas, que considero útiles y prácticas
especialmente en el mundo empresarial, gobernado diariamente por el riesgo
y la volátiles leyes del mercado. Son quince pautas que ayudan a mejorar las
reuniones de equipo.

1. Que sean con regularidad. Las reuniones reactivas no construyen equipo,


sino grupo de bomberos dedicados a apagar incendios.

2. Con un horario y asistentes previamente establecidos. La autoridad e


importancia de las reuniones pierden fuerza cuando se van cambiando sin
ton ni son.

3. Que haya siempre un responsable de la reunión. No tiene que ser la


máxima autoridad jerárquica. Entre sus funciones principales está coordinar
y garantizar que los asistentes tienen el orden del día, material actualizado y
completo de la reunión.

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4. Con un orden del día definido previamente, que se recuerda al inicio de la


reunión y a la vista de todos durante la misma.

5. En la que se elabora un acta y se hace seguimiento de lo acordado en las


anteriores.

6. Evaluación del trabajo del equipo. Suele ser lo que menos gusta y antes
se descuida y, sin embargo, es vital. ¿Cómo fue la participación de los
asistentes? ¿En qué se puede mejor?

7. Con respeto. Nunca hay que permitir una falta grave de respeto. Cuando
se pierde el respeto, se acaba un equipo: es sólo cuestión de tiempo.

8. Participación. Es importante que todos participen. El responsable de la


reunión debe estar atento a equilibrar la participación de las personalidades
dominantes e influyentes con las aquellas más introvertidas y reservadas. Se
facilita la participación sin tomar partido o mostrar favoritismo.

El responsable de la reunión tiene que ayudar a los participantes a clarificar


sus puntos de vista, sin juzgar el mérito de sus ideas, manteniendo una
posición neutral y sin involucrarse en la discusión. Si desea hacerlo, tiene
que pedir a otra persona que dirija la discusión.

9. Definir el objetivo de la reunión. Saber qué es lo que se quiere conseguir y


el carácter de la reunión: informativa, ejecutiva, negociación, conciliación,
etc.

10. Medir el ambiente. La persona responsable de la reunión tiene que


hablar con las personas clave del equipo y sondearles sobre los temas
profesionales y personales. Es útil investigar el ambiente emocional de los
asistentes, por si puede haber algo delicado que puede afectar al buen
desarrollo de la reunión.

11. Elección de un espacio óptimo. A veces las reuniones salen mal por no
haber reservado a tiempo un espacio apto y que tenga todo lo necesario
para el buen desarrollo. Se recomiendan los espacios que dificulten las
interrupciones.

12. Se comienza y se termina a tiempo. Si la reunión está prevista que sea


larga, es importante no ahorrar en buenos refrigerios.

13. Habla a la vez. Cualquiera que desee hablar debe indicarlo y ser
reconocido antes.

14. Se habla solo sobre el tema que se discute. No permitir conversaciones


privadas durante la reunión.

15. Se hacen comentarios y discusiones sobre asuntos, ideas y hechos,


nunca juicios sobre personas.
Todas estas pautas tienes que estar alineadas a la verdadera esencia del

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éxito de los equipos altamente efectivos: saber apoyarse en las fortalezas y


en las diferencias de cada uno.

Me gusta recomendar, a quienes están preocupados y estresados por la


dirección de una reunión de equipo, que escriban en un lugar visible para
todos los asistentes una frase de Donoso Cortés: “Hay que unirse, no para
estar juntos, sino para hacer algo juntos”. Es vital no perder el foco, ni
divagar ni desviarse. La vista –y la mente- siempre fija en el propósito.

Pablo Álamo
Coach certificado
Investigador de temas de empresa y humanismo
Universidad Sergio Arboleda
Twitter: @pabloalamo
www.pabloalamo.com

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