Sistemas Y Procedimientos Administrativos

Funciones Administrativas

Definición de una función administrativa.

Una función administrativa es la realización de ciertas actividades o deberes al tiempo que

se coordinan de manera eficaz y eficiente en conjunto con el trabajo de los demás.

Tipos de funciones administrativas

En la administración podemos encontrar 5 funciones administrativas:

Planeación: Función de la administración en la que se definen las metas, se fijan las

estrategias para alcanzarlas y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades

Organización: Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay

que hacer, quién las hace, cómo se hacen, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y
dónde se toman las decisiones
Integración de personal: Consiste en ocupar con personas los puestos de la estructura de
la organización y en mantener esos puestos ocupados

Dirección: Función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir

en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de
comunicación y ocuparse de cualquiera otra manera del comportamiento de los
empleados

Control: Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual,

compararlo con una norma y emprender las acciones correctivas que hicieran falta.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y ORGANIZACIONALES

Las funciones o áreas de actividad de la empresa cumplen el papel de indicar dónde se

aplican los esfuerzos, en qué campos trabajar, además resuelve el problema de cómo
hacer las cosas o las tareas en cada una de estas áreas para lograr los objetivos
predeterminados. Eso se realiza a través de las funciones de la administración o procesos
administrativos, como lo son:

Planeación – Organización – Dirección – Integración - Control

Antes de especificar estas cinco funciones, es necesario señalar que existen ​dos fases
generales​, definitorias y características en este proceso administrativo
Fase Mecánica: Se refiere a la estructuración o construcción de la organización hasta
llegar a integrarla en su plenitud. Funciona ésta para el desarrollo.

Fase Dinámica: Es aquella donde la organización, totalmente estructurada, desarrolla de

manera eficiente y ética las funciones operaciones en toda su variedad pero con una
coordinada complejidad. Esto demuestra que el proceso administrativo es cíclico.

A continuación se detallará el esquema de las funciones de la administración,

considerando que una etapa no espera a la otra y que cada una origina un nuevo proceso
circular, ininterrumpido e indivisible, dando inicio de un ciclo y término de otro.

PROCESO ADMINISTRATIVO ESQUEMA

PLANEACIÓN ¿QUÉ VOY A HACER?

Constituye la primera función de la administración y consiste en determinar las metas u

objetivos a cumplir. Los objetivos son de enorme importancia, pues le dan un sentido, una
dirección una orientación a los esfuerzos aplicados, esta planeación eficaz se basa en
hechos, datos e informaciones reales y estimados. Es la etapa básica de la administración
y es esencial para cumplir las demás etapas del proceso administrativo.

PLANIFICAR ES DECIDIR POR ANTICIPADO.

¿QUÉ HACER? OBJETIVOS

¿CÓMO HACERLO? MEDIOS

¿CUÁNDO HACERLO? TIEMPO

¿QUIÉN DEBE HACERLO? PERSONAL

Específicamente, esta etapa se desarrolla para determinar QUÉ vamos a hacer antes de
realizarlo. Consiste en fijar el curso concreto de acción derivada de una etapa anterior
llamada de previsión. Genera pronósticos y determina algo en un tiempo determinado.
Específica y determina lo que será calificable y lo cuantificable.

Además, en esta etapa estamos obligados a esbozar un programa de secuencias de

actividades, establecer fechas, políticas y normas generales a seguir, procedimientos y
presupuesto para el programa.
Tipos de planes:

Planes a corto plazo:​ Un día, una semana, un mes.

Planes a mediano plazo:​ Pueden ser de dos años y menores de 5 años.

Planes​ ​a largo plazo:​ Son mayores a cinco años.

Planeación estratégica: Construcción de escenarios en el futuro "es planear desde el

futuro y construir escenarios".

ETAPAS DE PLANEACIÓN

En relación del proceso de planeamiento, es posible distinguir:

a) Determinación de objetivos:

El primer paso lo constituye la fijación de metas u objetivos que se persiguen.

Supongamos que estamos interesados en estimar los ingresos y egresos monetarios que
tendremos en los próximos 12 meses, a objeto de adelantarnos a posible déficit, o diseñar
una política de inversiones de eventuales superávits. En consecuencia, estamos abocados
a la elaboración de un plan llamado presupuesto de caja.

b) Recopilación de antecedentes:

Consiste en reunir los antecedentes y estadísticas necesarias para la formulación del plan.

Nos interesa recopilar datos de ventas de años anteriores, cobranzas, gastos de distintas
índole, etc.; Como también otros antecedentes: nuevas leyes y ordenanzas tributarias y
del trabajo, situaciones y hechos especiales que pudieran ser importantes (estado general
de la economía, inflación, aparición de nuevos competidores, etc.). Es decir, se refiere a
todos los datos que da alguna forma puede tener injerencia en el presupuesto de
ingresos, en la medida que ellos sean relevantes.

c) Análisis y clasificación de los antecedentes:

Una vez recopilados, los antecedentes se examinan para establecer su veracidad y el

grado en que ellos interesan para el objetivo buscado. Al mismo tiempo, se clasifican y
ordenan, lo que permite un uso posterior más eficiente.

Si nuestro producto son muebles para el hogar, probablemente las condiciones climáticas
no tengan mucha importancia: en cambio, si nos dedicamos a fabricar artículos para la
nieve, el antecedente anterior adquiere gran valor.
d) Formulación de supuestos:

En todo plan, en forma consciente o inconsciente, se determina ciertos supuestos.

Conviene analizar estos supuestos desde el punto de vista de su concordancia con la
realidad, descartando o replanteando aquellos que por diversas razones puedan no ser
reales y sufrir cambios de importancia.

Podemos suponer que seremos capaces de vender la producción y recuperar toda la venta
en la cobranza y además disminuir los gastos generales en un 10%. Estos serían supuestos
optimistas, que lograrán un buen resultado. Lo importante no es hacer supuestos
optimistas, sino supuestos basados en la realidad.

e) Formulación de planes alternativos:

Generalmente existen varias posibilidades o planes alternativos para lograr el objetivo

planteado. Estos distintos planes dependen de los recursos con que cuenta, de las
condiciones requeridas para su éxito y en general de los supuestos en que se basan las
alternativas.

Por estas razones y además por los cambios normales que se producen, es que se advierte
la conveniencia de formular distintos planes que consideran múltiples cambios en las
condiciones.

f) Determinación de plan definitivo:

Aunque es útil contar con un buen número de alternativas posibles es necesario evaluar
dichas alternativas y definir una de ellas como plan definitivo, sobre la base de la más
probable.

Esto significa descartar las demás alternativas, sino tan sólo tener como orientación
fundamental un plan que sea realmente el que dirija la acción.

g) Control de avance del plan:

Es importante destacar que todo plan debe, en lo posible, ser controlado durante su
ejecución y no sólo al término del período de vigencia, cuando no es posible adoptar
acciones correctivas.

El control consiste en comparar lo programado con lo realizado, determinar las diferencias

que existen y analizar sus causas, lo que debe efectuarse en uno o varios momentos de la
ejecución, de modo que cualquier problema en ella se pueda corregir con el debido
tiempo y en su oportunidad.
ORGANIZACIÓN ¿CÓMO SE VA HACER?

Una vez definido el qué hacer, se plantea el problema de cómo hacer, qué elementos y
condiciones son necesarias y cómo se deben combinar entre sí estos elementos para
conseguir dichos resultados de modo eficiente. Esto depende de los objetivos que se
desee alcanzar en el tiempo así, es preciso introducir cambios en la organización para
adaptarla permanentemente a las metas.

La organización, se encarga de que su estructura se adecue hacia sus objetivos, recursos,

procesos y medio ambiente.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

Para realizar el proceso organizativo se deben considerar los siguientes pasos:

a) Determinación del objetivo:

Esta etapa supone el planteamiento como etapa previa y fundamental, antes de organizar
debemos saber para qué hacerlo, qué se espera de ella. El plan constituye, en
consecuencia, un paso previo y necesario al proceso de organización.

b) División del trabajo:

El plan nos lleva a formular un conjunto de actividades o trabajos necesarios de realizar

para cumplir los objetivos. Y esas actividades deben ser descritas con cierto detalle,
desglosándolas en operaciones y tareas concretas.

c) Agrupación de las operaciones parciales en unidades:

Es la parte del proceso que normalmente se conoce con el nombre de

departamentalización. Una vez definidas las actividades y operaciones que integrará en
unidades de trabajo o centros de operación según diversos criterios que dependen de los
objetivos que se hayan fijado.

d) Asignación de personal:

Los cargos y unidades de trabajo requiere ser dotados de personal especializado para
realizar sus funciones, lo que se consigue mediante el proceso de selección de personal, y
asignación de este personal a las distintas tareas, según las especificaciones y requisitos
de cargos.

e) Delegación de autoridad:
Al personal seleccionado es preciso entregarle la necesaria autoridad para que pueda
desarrollar adecuadamente sus funciones.

INTEGRACIÓN/EJECUCIÓN: ¿CON QUIÉN? y ¿CON QUÉ?

Consiste en obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y

la planeación señalan para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

ETAPAS DE LA INTEGRACIÓN

a) Reclutamiento

Proceso de identificación y hacer llegar buenos candidatos a ocupar un puesto dentro de

la organización.

b) Selección

Proceso para elegir dentro de los buenos candidatos al mejor.

c) Contratación:

Derechos y obligaciones del trabajador y del patrón escrito dentro de un departamento

específico.

d) Inducción:

Dar orientación a la persona contratada respecto a la organización, su ambiente de

trabajo, servicios, permitiendo una rápida adaptación del trabajador.

e) Capacitación:

Proceso planeado tendiente a proporcionar y desarrollar las habilidades, conocimientos,

actitudes y aptitudes para que el trabajador pueda desempeñar de la mejor manera
posible las actividades que requiere su puesto.

f) Desarrollo:

Actividad que permite elevar el nivel cultural del trabajador, aprovechando al máximo sus
potencialidades y promoviendo su motivación permanente.

DIRECCIÓN: VIGILAR QUE SE HAGA

Una vez definido el qué hacer y el cómo hacerlo y la función de administrar que se
preocupa del hacer la llamamos dirección. Es la etapa de la administración destinada a
procurar una ejecución eficiente de los planes de la empresa, mediante una cooperación
entre subordinados y jefes. La dirección comprende las relaciones de trabajo en todos los
niveles de la organización; esto es, a un mismo nivel, de niveles superiores a inferiores de
la empresa, como de las relaciones de trabajo de las personas fuera de ella. La dirección se
preocupa de armonizar las disfuncionalidades y por eso es importante la motivación.

Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo

planeado por medio de la autoridad del administrador y su capacidad para tomar de
decisiones.

ETAPAS DE LA DIRECCIÓN

a) Autoridad.

Capacidad para tomar decisiones, mandar y hacerse obedecer.

b) Motivación.

Término general que se aplica a toda clase de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y
fuerzas similares.

Importancia de la Motivación:

Significa persuadir o inducir, esto es, convencer a otros que hagan lo que queremos que
hagan.

Nada es más grato que hacer lo que desea y no lo que le piden.

Se vincula con el comportamiento de las personas y es un elemento vital de la

administración.

En esencia consiste en hacer que cada cual cumpla con su trabajo con entusiasmo, porque
desea hacerlo.

Depende de factores tales como personalidad, preferencias, deseos, necesidades, y otras

variables particulares de los individuos.

c) Comunicación.

Proceso de transmitir mensajes por medio de documentos escritos y de forma oral.

d) Supervisión.

Vigilar que las actividades que desempeñan los trabajadores se estén llevando a cabo de
acuerdo al plan.

PERFIL DEL EJECUTIVO DEL SIGLO XXI.

Inteligencia Emocional
Liderazgo.
Visión global.
Dominio de la Tecnología.
Multibilingüe.
Multifuncional.
Trabajar en Equipo.
Asumir retos.
Capacidad de negociación.
Valores éticos.
Creatividad.
Toma de decisiones.

CONTROL: EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN

Es la etapa del proceso administrativo destinada a comprobar el cumplimiento de los

planes y corregir las posibles desviaciones de ellos. Se fundamenta en la existencia de la
planificación, si no hay plan, no hay nada que controlar. El control es una verificación de lo
realizado y esta verificación adquiere sentido cuando hay algo con qué controlarla o
compartirla: ese algo es el plan, por tanto el control adecuado favorece las buenas
relaciones humanas.

Es asegurarse que los objetivos se alcancen de acuerdo al plan establecido, con la

posibilidad de ajustar esas normas y objetivos; en pocas palabras, medir y evaluar.

ETAPAS DE CONTROL

Sea cual sea el tipo de control que se aplique en un momento dado, es preciso seguir
pautas generales:

a) Determinar la base de control:

Esta base no es otra cosa que los objetivos propuestos, las metas a alcanzar.
Generalmente las metas se definen en unidades cuantificables para que así el control
pueda realizarse sobre bases objetivas.

Por ejemplo: el tiempo de duración de un proceso, la cantidad de productos vendidos, el

monto de salarios, etc.

b) Medir y juzgar lo realizado:

Como se dijo, para controlar es necesario determinar lo realizado, para así confrontarlo
con lo programado. La determinación de lo realizado puede ser cuantitativa si la meta es
cuantitativa y cualitativa si la meta es cualitativa.
Por ejemplo: si la meta es vender 100 tenemos que determinar cuánto vendimos para
compararlo luego con la meta. En cambio, si la meta es ganar prestigio, tenemos que
juzgar si lo logramos.

c) Comparar lo realizado con lo programado (si lo programado no supera lo realizado):

La relación entre las dos etapas anteriores, vale decir, lo programado y lo realizado,
constituye el control propiamente tal, que no es otra cosa que una comparación entre
ambas. Esta comparación por lo general, detecta desviaciones o diferencias entre lo
programado y lo realizado, las que pueden ser positivas (si lo realizado supera a lo
programado) o negativa (sí lo programado supera lo realizado).

d) Analizar y corregir desviaciones:

Es la tarea más importante del control, ya que aquí se analizan las desviaciones existentes,
lo que posibilita reformular el plan y en general adoptar medidas correctivas para evitar
en el futuro que las desviaciones se repitan. Sin esta etapa, el control efectuado carece de
utilidad.

Principios y Objetivos, de los Sistemas y Procedimientos

Principios y Objetivos, de los Sistemas y Procedimientos Principios y Objetivos, de los
Sistemas y Procedimientos
Principios y Objetivos, de los Sistemas y Procedimientos

Las técnicas de Sistemas y Procedimientos Administrativos, son la forma o manera en la

cual se basan las empresas para la administración de los negocios y para desarrollar sus
tareas. La elaboración de formularios le es de gran utilidad, pues, estos guían y controlan
el trabajo. El formulario es un instrumento que sirve para recolectar información precisa
sobre personas, actividad o evento. Las técnicas y los formularios son de gran importancia
en la empresa, a través de ellos se puede tener precisión y garantía de la información
necesaria.

También existen métodos de planeación y control, tanto para los proyectos, como para las
diferentes actividades que se realizan en la organización. Estos son métodos gráficos que
permiten representar hechos, situaciones, etc. Ellos expresan gráficamente las distintas
operaciones que componen un procedimiento, estableciendo su secuencia cronológica.
¿Cuáles son estos métodos de planeación y control? Entre ellos podemos mencionar: La
Gráfica de Gantt, El Organigrama, El diagrama de Proceso y El Flujograma, los cuales serán
definidos y explicados en el contenido de este material.

Para la elaboración de dicho material se utilizó como metodología la recolección de

información de autores de diferentes enfoques administrativos y la exploración de
diferentes páginas web.

Criterios básicos que permiten fortalecer la Gestión Administrativa como soporte de la

Función Jurisdiccional, resaltando que ésta requiere lo siguiente:

Participación de todos los órganos y unidades que conforman el Poder Judicial, a fin de
encontrar múltiples alternativas que permitan viabilizar racionalmente los escasos
recursos asignados.

La administración debe adaptarse al entorno, ser innovadora, generar y utilizar

adecuadamente la información, manejar procesos y no funciones, medir y comparar
permanentemente los resultados.

En cuanto a los Módulos de Gestión Administrativa, indica que los principales son:
RECURSOS HUMANOS, que contempla el conjunto de actividades relacionadas a los
procesos de obtención, desarrollo y retribuciones económicas de los señores Magistrados,
auxiliares jurisdiccionales y personal administrativo; así como a los pensionistas del Poder
Judicial; RECURSOS ECONOMICOS, que contemplan las actividades relacionadas con los
bienes y servicios necesarios para el sostenimiento operativo de las diferentes
dependencias del Poder Judicial; RECURSOS FINANCIEROS, que contemplan las actividades
relacionadas con los ingresos y egresos de fondos tanto ordinarios (Tesoro Público) como
los directamente recaudados (ingresos Propios).

Principales Sistemas Administrativos de la Administración Pública son:

Sistema Nacional de Racionalización, que establece los mecanismos necesarios para la
formulación de políticas, modelos organizacionales, programación y procedimientos
administrativos; por ejemplo: Normas para la formulación del Reglamento de
Organización y Funciones (ROF), para el Cuadro de Asignación de Personal (CAP), y para el
Manual de Organización y Funciones (MOF). Como es de vuestro conocimiento, existe una
comisión de alto nivel, que viene elaborando el nuevo CAP del Poder Judicial, cuyos
resultados una vez aprobados, permitirán realizar las gestiones correspondientes ante la
Dirección General del Presupuesto Público, a fin de obtener los fondos necesarios para la
partida presupuestaria respectiva.

Sistema Nacional de Personal, establece las normas necesarias para el reclutamiento,

registro, control, desplazamiento, capacitación y otros, del personal contratado por el
Poder Judicial

Sistema Nacional de Presupuesto, referido a la Ley de Gestión Presupuestaria del Estado

que comprende principios, normas, metodología y procedimientos que regulan el proceso
presupuestario y sus relaciones con las demás entidades del sector público.

Sistema Nacional de Abastecimiento, cuyas normas están referidas fundamentalmente a

la administración de almacenes, registro y control de bienes patrimoniales del Estado,
proceso de adjudicaciones y licitaciones, seguros y otros.

Sistema Nacional de Tesorería, cuyo objetivo es normar todo lo relacionado al manejo de

los fondos a través de las subcuentas del Tesoro Público; por ejemplo: apertura de
cuentas bancarias, transferencia de fondos, giro de cheques y principalmente el uso del
FPPE.

Al respecto, con fecha 12 de Enero, la Gerencia General aprobó la apertura del FPPE
correspondiente al ejercicio 1999, asignando a cada Distrito Judicial un monto que
contempla tres conceptos:

Un fondo para el manejo de gastos menudos y urgentes.

Un segundo fondo para uso exclusivo en el pago de Servicios Públicos (agua, luz y
teléfono). Ello, garantizará el normal funcionamiento de los servicios básicos en las
diferentes dependencias de vuestras jurisdicciones.

Un tercer fondo, también para uso exclusivo destinado a los gastos de viáticos (hospedaje
y alimentación) de los señores Magistrados que por función jurisdiccional tienen que
desplazarse fuera del Distrito de su jurisdicción.

Sistema de Contabilidad, se definen los criterios para uniformizar la contabilidad del

sector público, tal es el caso de la formulación de plan de cuentas, control previo,
metodología a utilizar, documentación sustentatoria, conciliación de saldos, rendición de
cuentas.

Sobre el particular, el año de 1998 se atendieron viáticos y anticipos por la suma de

4’335,122 nuevos soles, de los cuales a la fecha están pendientes de rendición,
aproximadamente dos millones, es decir, casi el 50%; a ello debe agregarse un millón de
soles, correspondientes a ejercicios anteriores, lo que hace un total de aproximadamente
3 millones de soles pendientes de rendición; por lo que, se invoca un mayor esfuerzo para
que la administración de cada Distrito Judicial remita a la Gerencia General, en los
próximos 30 días, las rendiciones que pudieran tener pendientes y así poder subsanar las
observaciones formuladas por los órganos de control

EL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA (SIAF)

El SIAF, es una base de datos que busca asociar la Ejecución del Presupuesto Anual;
registrar las operaciones de Gasto e Ingresos Públicos, integrando la información de los
procesos presupuestarios, financieros y contables y mejorar la gestión de las Finanzas
Públicas.

El SIAF es un sistema con muchos beneficios para el Ministerio de Economía y Finanzas y

por ahora, complicaciones para las Unidades Ejecutoras. Para ello, se debe formular una
programación muy detallada de nuestras actividades Económicas – Financieras, dando
especial énfasis a los aspectos logísticos. Por ningún motivo se debe comprometer los
recursos del Poder Judicial sin la autorización de la Gerencia General.

Finalmente, algunas de las atribuciones de los Presidentes de Corte, que en materia

administrativa tienen como: verificar que los Magistrados y personal de las Salas
Superiores y Juzgados, cumplan las disposiciones administrativas fijadas por el Presidente
de la Corte Superior, informar a la Gerencia General sobre la evaluación del
funcionamiento administrativo de los órganos que conforman su Distrito Judicial, dictar la
política de gestión de recursos económicos, administrativos y financieros y las medidas
necesarias destinadas a que las dependencias del Distrito Judicial funcionen con eficiencia.

Sistemas y Procesos en las Diferentes Áreas

Toda organización está conformada por varias áreas y las mismas cuentan con diferentes
individuos, por lo tanto, para optimizar el trabajo buscando el cumplimiento de los
objetivos en el corto y largo plazo deben establecer procesos administrativos en cada una
de las áreas que la conforman.

Un proceso administrativo es aquel que permite diseñar los lineamientos a seguir por cada
uno de los individuos involucrados en un proceso que buscan un mismo fin u objetivo para
el bienestar de la organización. En esencia permite el establecimiento de las metas, la
medición del desempeño laboral y la solución de conflictos.

Para que un proceso otorgue los resultados deseados, debe estar conformado por 5
actividades como lineamientos a seguir los cuales son: la planificación, organización,
implementación, dirección y control.

Es por este motivo que a continuación se detallan las causas por las que se considera
importante la elaboración de los procesos administrativos:

· Todo proceso administrativo refleja cada una de las líneas de acción a seguir para el
cumplimiento de los objetivos.

· La planificación es la base para establecer los procedimientos que coadyuvaran en la

prevención de futuros problemas dando mayor flexibilidad para el cambio,
proporcionando nuevas y mejores soluciones.

· El proceso es el conjunto de varias actividades secuenciales que permiten llegar a un

mismo fin, depende de cómo se organicen cada una de ellas para que el desempeño de
los individuos proporcione mayores resultados.

· La implementación de cualquier proceso depende de la capacidad de los individuos en la

toma de decisiones y soluciones de conflictos, para ello se debe motivar constantemente
al personal, proporcionar los recursos necesarios, proporcionar la mayor información de
los resultados que se esperan obtener, siempre retroalimentar para mejorar.

· Depende mucho el éxito de todo proceso de las decisiones que tome la gerencia y como
esta proporcione sus líneas de acción a seguir para el logro de los objetivos dirigiendo a
todo su personal.

· El control riguroso en cada una delas actividades permite proporcionar una mejor
retroalimentación para la implementación de nuevas directrices.

· Permite realizar un control pormenorizado de cada uno de los resultados obtenidos en

diferentes tiempos de su desarrollo.

·​ Define las responsabilidades y ayuda en la delegación de funciones para el personal.

· Da la oportunidad de que exista una retroalimentación constante para lograr mejoras

dentro del proceso y encada una de las actividades.
· Las guías a seguir dentro del proceso les da la oportunidad a los niveles gerenciales para
analizar y comprender el problema y de esta manera pueda definir cuales son los
objetivos y los mejores medios que se deben emplear para el cumplimiento de los
mismos.

· Otorga cierto grado de flexibilidad en su aplicación, debido a que es adaptable

dependiendo el tipo de situación o conflicto que los involucrados estén enfrentando.