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Versión: 2017
Revisor: Laura Alicia Cabello Barocio

La administración de proyectos

Por : Oliverio Ramírez Juárez

¿Qué es un proyecto? Tómate unos minutos y escribe en tu cuaderno la idea que tengas al respecto.

Figura 1. Big Ideas Project Launch (Elam, 2011).

Ya que hayas terminado, lee las siguientes definiciones y compáralas con la que redactaste.

“Un proyecto es una serie de actividades ordenadas

encaminadas a lograr un objetivo con ciertas
especificaciones, en un tiempo dado y con unos recursos
determinados” (Romero, Muñoz, Romero, 2006, p. 331).

Un proyecto es un conjunto de actividades limitadas en tiempo y recursos para obtener un producto

final único. ¿Alguna vez has realizado alguno?

Tal vez en la escuela te tocó realizar un proyecto final en alguna materia, en tu trabajo has sido parte
de algún proyecto o en tu casa has realizado el proyecto de remodelar tu cuarto o la cocina.

Si has llevado a cabo algún tipo de proyecto, piensa: ¿lo planeaste?, ¿terminaste a tiempo?, ¿se te
elevó el presupuesto?, ¿qué tenían en común?

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©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.


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En la vida cotidiana es muy común que se tengan diferentes proyectos por realizar, algunos son muy
grandes, otros muy pequeños, pero en todos es importante terminarlos en tiempo y que tengan un
costo razonable.

Los requerimientos básicos de todo proyecto son:

Que los costos sean mínimos.

Que el proyecto se termine en tiempo.
Que el proyecto cumpla con los requerimientos del cliente.

Algunos ejemplos de proyectos son:

• La construcción de una casa
• La apertura de un jardín botánico
• La instalación eléctrica de una planta industrial
• El lanzamiento de una campaña publicitaria
• Llevar a cabo un estudio de mercado
• Localización y construcción de una planta industrial
• Organización de un congreso sobre el medioambiente
• La distribución idónea de la maquinaria y el equipo en un restaurante

Antes de implementar algún proyecto, hay que tomar en cuenta lo siguiente: si no se lleva a cabo una
adecuada planeación, seguramente alguna de las partes no quedará satisfecha con el resultado. La
administración de proyectos nace de la necesidad de que los proyectos sean exitosos.

“La administración de proyectos es la tarea de hacer las

actividades respectivas a tiempo, dentro del presupuesto y de
acuerdo con las especificaciones” (Robins y Coulter, 2005, p.
219).

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La administración de proyectos se suele dividir en las siguientes cinco fases:

Figura 2. Fases de la administración de proyectos.

Cada una de estas fases tiene un propósito específico y de ninguna manera son excluyentes, esto es,
algunas de ellas inician cuando la anterior no ha terminado, o incluso puede darse el caso de que una
fase posterior sugiera un cambio en la etapa previa.

La siguiente gráfica muestra el ciclo de vida de un proyecto.

Figura 3. Ciclo de vida de un proyecto.

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Fase 1. Inicio

Después de que te entregan un proyecto, ¿cuántas veces te has preguntado por dónde comienzo?
Al iniciar cualquier proyecto es indispensable:

Establecer los objetivos del proyecto, es decir, qué es lo que se quiere lograr con este
proyecto.

Desarrollar opciones de solución.

¿A quién va dirigido?
¿Cuáles son las expectativas generales de las personas a las que va dirigido el
proyecto?
¿Cuándo inicia y cuándo termina el proyecto?
¿Quiénes van a participar en el proyecto?
¿Qué y cuántos recursos va requerir?

En el momento en que se tenga respuesta a estas interrogantes, es posible continuar con el

proyecto e iniciar la fase 2.

Fase 2. Planeación

Una vez que se ha definido el proyecto, es decir, sus objetivos y alcances, es conveniente
estructurar la información de tal forma que todos los participantes en el proyecto puedan tener
claro las actividades que tienen que realizar, cómo las van a realizar y cuándo.

Para ello, es conveniente que:

Se diseñe un organigrama donde se pueda apreciar el grado de responsabilidad de

cada uno de los participantes en el proyecto.

Se construya una lista de las actividades que se tienen que realizar en orden de
importancia.

Se realice un calendario de actividades donde se establezcan los responsables, el

presupuesto asignado y fechas de entrega.

Una vez que se realice la planeación del proyecto es importante buscar la aprobación del cliente.
Esta aprobación es conocida como evaluación del proyecto y define si el proyecto se lleva a cabo
o no.

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Fase 3. Ejecución

La fase de ejecución del proyecto implica poner en marcha las acciones establecidas en la etapa
de planeación, para ello es necesario…

Reunirse con el equipo y asegurarse de que los miembros son entrenados,

motivados y dirigidos adecuadamente para desempeñar sus labores asignadas.

Establecer una estrecha comunicación con los miembros del equipo, determinar
qué tipo de información enviar, a quién mandarla, cuándo y qué tan frecuente nos
ayudará a que las actividades se realicen de manera más efectiva.

Identificar los factores de riesgo y planear cómo prevenirlos o resolverlos en caso

de que se estén presentando. El reducir los riesgos aumenta la probabilidad de éxito
del proyecto.

Asegurarse de que los recursos (financieros y humanos) son suficientes y que el

manejo que se haga de ellos sea de forma adecuada para que el proyecto supere las
expectativas del cliente.

Fase 4. Seguimiento y control

Es importante que se realice continuamente un seguimiento de las actividades para verificar que
se estén cumpliendo en el tiempo y forma establecidos.

En caso de requerirse, se puede volver a la fase de planeación para realizar los ajustes pertinentes.
Esto puede implicar:

Acciones correctivas a través de la recepción y evaluación de cambios en el

proyecto.

Ajustar los calendarios del proyecto.

Adaptar los niveles de recursos.

Esto permite cambiar incluso los alcances del proyecto (objetivos, costos, recursos, entre otros).

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Fase 5. Cierre

En esta última etapa, para concluir adecuadamente el proyecto, se recomienda:

Realizar un informe final donde se documente el proyecto por completo, la revisión del
proceso y los resultados obtenidos.

Retirar los recursos asignados al proyecto (mano de obra, maquinaria, equipo, entre otros)
y concluir las operaciones.

Documentar el aprendizaje de la experiencia del proyecto, tomando en consideración cada

aspecto del proyecto.

Realizar un proyecto utilizando la administración de proyectos nos puede ofrecer varias ventajas,
entre las que se encuentran:

Un eficiente uso de los recursos que se traduce en un incremento en las utilidades

obtenidas por el desarrollo del proyecto (o una disminución de los costos).

Fomento del trabajo en equipo y la satisfacción de los participantes.

Asegurar, en la medida de lo posible, la satisfacción del cliente.

Incrementar la posibilidad de que el cliente te asigne nuevamente un proyecto.

Es muy importante hacer notar que el buen desarrollo de un proyecto

depende en gran medida del equipo de trabajo, pero la mayor
responsabilidad recae en el líder del proyecto, quien deberá poseer las
competencias necesarias y suficientes para llevar a buen fin el proyecto.

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Referencias

Esterkin, J. D. (2007). La administración de proyectos en un ámbito competitivo.

México: Cengage Learning.

Lawrence, J.A. y Pasternack, B. A. (2004). Ciencias administrativas aplicadas.

México: CECSA.

Robins, S.; Coulter, M. (2005). Administración. México: Pearson Educación.

Romero H., O.; Muñoz N., D. y Romero H., S. (2006). Introducción a la ingeniería,
un enfoque industrial. México: Thomson.

Referencia de la imagen

Ellam, M. (2011). Big Ideas Project Launch. Recuperada el 25 de Septiembre de

2012 desde http://www.flickr.com/photos/mark_ellam/5499629713/
(imagen publicada bajo licencia Atribución-NoComercial-SinDerivadas
2.0 Genérica, de acuerdo a http://creativecommons.org/licenses/by-nc-
nd/2.0/deed.es).

Bibliografía

Baker, K.; Baker S. (1999). Administre sus proyectos. México: Pearson Educación.

García, M. X. (2006). Investigar y aprender: cómo organizar un proyecto.

Barcelona, España: Horsori.

Pereña, J. (1996). Dirección y gestión de proyectos. (Versión en línea). Madrid:

Díaz de Santos.

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