PROCEDIMIENTO DE GESTION ] a ELABORACION Y CONTROL DEDOCUMENTOS | Unpap MINERA | contain AREA: A TODAS LAS AREAS VERSION: 00_| HUANCAPET! LINCUNA |cépico; __Pe-LIN-S6-001.00 [PaoINa : 179 COPIA CONTROLADA 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la elaboracion, revision, aprobacién y control de documentos y registros del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud Ocupacional (SGSSO) de Compafiia Minera Lincuna S.A, 2. ALCANCE EI procedimiento alcanza a todos los documentos del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud Ocupacional para compafiia Minera Lincuna S.A. y su unidad operativa de Huancapeti DEFINICIONES 3.1 Alta direccién: Persona o grupo de personas que dirige y controla la organizacién al mas alto nivel. 3.2 Alta Gerencia de la Unidad Minera: Funcionarios de la mas alta jerarquia de la unidad minera encargados de hacer cumplir la Politica de la empresa en todos sus aspectos, entre ellos la Gestion de Seguridad y Salud Ocupacional. 3.3 Copia controlada: Documento asignado a un area o usuario especifico, que es responsable de su uso, aplicacion y conservacion. La distribucién de estos documentos se debe realizar a través del registro de distribucién de copias controladas, (Lleva una nota en la pagina indicando que la copia s controlada, informacion que podra estar solamente en la primera pagina del documento). 3.4 Copia no controlada: Documento que no requiere control de asignacién de area o usuario y es recomendable no ser usado en el desarrollo de las actividades, salvo que se tenga la seguridad que el documento es la versién vigente. (Lieva una nota en la pagina indicando que la copia no es controlada, pudiendo decir: “Esta copia no es controlada y podria estar desactualizada, Verifique si la revision es la vigente") 3.8 Documento: Informacién y su medio de soporte 3.6 Documentos de procedencia externa: Documentos generados en el entorno externo de la Organizacién tales como normas técnicas, entre otros. 3.7 Estandar: Documento que contiene los pardmetros y/o los requisites minimos aceptables de medida, cantidad, calidad, peso, u otros, establecidos por estudios experimentales, investigacién, legislacién vigente, acuerdos de la organizacién ylo resultado del avance tecnolégico, con los cuales es posible comparar las actividades de trabajo, desemperio ylo comportamiento industrial 3.8 Formulario: Documento de formato estandarizado que dard lugar a un registro cuando sea llenado adecuadamente. 3.9. Instruccién: indica la secuencia de los pasos para realizar una tarea, 3.10 Lista maestra: documento donde estan listados e identiicados todos los documentos 0 registros del SGSSO. 3.11 Manual del SGSSO: Documento que define y describe el Sistema de Gestion de Seguridad y ‘Salud Ocupacional. PREpARADO FOR sevsAoO FoR APROBAGO FOR ur sto ety Guimal nz Ing, Jorge Ramirez Seminario. Cee a Barty Game ene GERENTE DE OPERACIONES. FECHA DE ELABORAGION: sees FEGHADE aPROBACION "ana saworsPROCEDIMIENTO DE GESTION aX ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS on (INGUNDA [AREA A TODAS LAs Anes | verson-oo | MUANCAPET CODIGO: __PE-LIN-SG-001.00 PAGINA : 278 | 3.42Sistema: Combinacion de politicas, esténdares, procedimientos, personas, instalaciones y equipos, todos funcionando dentro de un ambiente dado, para cumplir con los objetivos de una organizacion. 3.13 Politica de SSO: Intencidn y direceién general de la Organizacién, relacionadas con su desempefio en Seguridad y Salud Ocupacional, expresada formalmente por la Alta Direccion. 3.14 Procedimiento: Documento que contiene la descripcién especifica de la forma cémo llevar a cabo © desarrollar una tarea ce manera correcta desde el comienzo hasta el final, dividida en un conjunto de pasos consecutivos o sistematicos. 4, DOCUMENTOS DE REFERENCIA + Ley 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, + DS 005-2012-TR Reglamento de la Ley 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo. + DS 024-2016-EM Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Mineria y su modificatoria DS. 023-2017-EM. + Norma ISO 45001 ~ Norma de Gestion de Seguridad y Salud Ocupacional ~ Requisitos. 5, RESPONSABILIDADES 5.1 La Gerencias/Superintendencias/Jefaturas/supervision son responsables de asegurar el cumplimiento del presente procedimiento, incluyendo la aprobacién e implementacion de documentos que se generen en sus areas, 5.2 Los Gerentes, Superintendents, Jefes de area y supervisores deben actualizar sus documentos, considerando que sean coherentes, aplicables y eficaces. Asimismo, deberan asegurar la eficaz comunicacién de los mismos y de sus cambios al personal de su responsabilidad 5.3 El Gerente de SSO es el responsable de la gestion de los documentos, en sus respectivos alcances, del control y actualizacién de documentos del SGSSO, pudiendo delegar aspectos untuales de la gesti6n cuando lo estime conveniente. 5.4 Todo el personal en el ambito de su competencia es responsable de cumplir el presente procedimiento. 6. CONSIDERACIONES GENERALES 6.1 Elsistema de control de documentos busca que la documentacion + Pueda ser fécilmente ubicada * Sea legible, fechada, identificable con un cédigo determinado y especifico, conservada de manera ordenada y registrada. + Tenga responsabilidades en la preparacion, compilacién, revision y aprobacién en todos sus niveles de manera que sea aprobada legitimamente por personal autorizado, * Pueda ser generada, modificada y actualizada de manera periédica, sistematica y formal. + La documentacién obsoleta pueda ser retirada répidamente y retenida por un periodo de conservacién predefinido, + Alguna documentacién obsoleta que pueda ser retenida con fines legales 0 con propésitos de preservacion sea debidamente identificada. + Esté disponible en los lugares donde se realicen actividades esenciales para el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestion de SSO.LINCUNA [AREA: PROCEDIMIENTO DE GESTION ] AN ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS NE A TODAS LAS AREAS VERSION: 00 HUANGAPETI CODIGO: _ PGLIN-S6-004.00 PAGINA : 3/9 62 63 64 65 7 Se controlara los documentos en el registro F-LIN-SG-002.00, en el cual se indicard lo siguiente: ‘© Cédigo de documento. * Descripcion del documento. + Nivel de control del documento. + N° de version, * Fecha de emision. + Fecha de aprobacién, + Elaborado por. ‘= Aprobado por. + Origen de! documento (ubicacién fisica). + Tiempo de conservacién. En este Listado Maestro de Control de Documentos tambien se registraran los estandares y procedimientos del sistema y operativos, (F-LIN-SG-002.00). Todo registro debera indicar como minimo el nombre del registro, cédigo, categoria, versién, fecha de revision, aprobacion y/o terminacion Para asegurar la provision necesaria de manuales y documentos relevantes para el area al personal apropiado y confirmacion de recibo se utilizar el formulario de distribucién de copias controladas. (F-LIN-SG-001.00), EI responsable del control de documentos deberd mantener un listado con nombres y Posiciones de todas las personas que reciben documentos controlados, el cual debera ser actualizado trimestralmente 0 cuando se presenten modificaciones en el organigrama de la Compatia. Se debe determinar quién debe tener acceso a los documentos originales y a los documentos controlados, Cada vez que se realice un cambio aprobado, deben quedar registradas las razones del cambio en una nota al final del documento, para que se evidencie un histérico del cambio. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO | Documento Descripcion Pee ianae Responsable fae 7.1 Elaboracién/ Actualizacion 7.4.4 Generar 0 actualizar un documento cuando exista la necesidad operacional o de gestion para hacerio. 7.1.2, Identficar dentro del documento a (los) elaborador(es), los revisores y los aprobadories), de acuerdo al esténdar | Elaborador : Elaboracién y Control De Documentos EG-LIN-SG-001.00. 7.1.8. Solicitar al Gerente de SSO 0 responsable que maneja el Centro Documentario el soporte para la codificacion del documento.PROCEDIMIENTO DE GESTION ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS. UNIDAD MINERA LINGUNA [AREA: A TODAS LAs AREAS VERSION: 09 | HUANCAPETI CODIGO: —_ PG-LIN-S6-004.00 PAGINA : 4/9 | Deseripcion Responsable | Pocumento 7.2 Revision y aprobacién 7.2.1 Revisar el documento en funcién al objetivo y alcance | Revisor y . definidos. En caso de existr alguna observacién, indicario | Aprobador sobre el mismo documento (fisico o digital) y hacerle llegar al elaborador para su consideracién. 722 Una vez aprobado el documento el responsable del area | Gerenie donde se gener el documento, o quien designe éste, | operaciones / enviara el documento al Gerente de SSO 0 responsable | _ Spdteiiefe : SGSSO del Centro Documentario, para que lo ingrese a fa | /Supetisor de red rea saned FLNSG- 7.23 Actualizar la Lista Maestra de Documentos con los datos | Jefe sso oe! | 002.00 Lista |" del nuevo documento aprobado. que el designe | — maestra | a z= aes documentos 7.3 Administracion del documento 7.3.1 El responsable del rea, o a quien éste designe, sera el encargado de la difusién del nuevo documento aprobado | _ Gerente explicdndolo a quienes corresponda (en su propia area y a | Operaciones / : otras areas de ser necesario); asi como la responsabilidad | Jefe del Area de mantenerio disponible. 7.32 Cada rea debe contar y actualizar su lista maestra de | Jefe de Area F-LIN-SG- registros (003.00 Lista maestra de registros 7.33 Distribuir copias fisicas al area responsable y/o personas pertinentes, considerando el item 3.3 y registrario en el F-LINSG- formulario Distribucion de Copias. Todo documento | Jefe de Area 001.00 impreso que no cuente con lo indicado en el item 3.3 sera Distrbucion de considerado no controlado ylo no valido. copias contoladas 7.4 Documentos de Procedencia Externa (Documentos Técnicos, entre otros) FE-UIN SG- Persona 004.00 Lista de designada por | documentos de 7.4.1 Cada area es encargada de identificar actualizar, distribuir | © "8 Ervesdone | y. controlar ta distribucion de sus documentos de | brocedencia extema, cuando correspenda (registrandolo PUNSIG- en la lista de documentos de procedencia externa-F-LIN- ecole SG-004), roopas | copia | contoladas 7.5 Modificacién e Identificacién de cambios Usuario o 7.8.1 Enviar las modificaciones propuestas al elaborador del | —interesado ° documento, quien evalia si el cambio procede 0 noPROCEDIMIENTO DE GESTION WX ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS UNIDAD MINERA [INGUIN [AREA _ATODAS Las Areas VERSION: 09 | HUANCAPET C60IGO:__PG-LIN-S6-001.00 PAGINA : 519 5 Ze Doeumento Descripeién Responsable | Document [7.52 Si procede el cambio solicitado, realizarlo considerando el | al estandar Elaboracién y Control De Documentos EG-LIN- 8G-001,00. De no proceder, se continuard aplicando el documento vigente. 7.8.3 Las modificaciones de una revision con respecto a otra se identifican como se indica en el estandar Elaboracion y Control De Documentos EG-LIN-SG-001.00. 7.6 Control de registros 7.6.1 Identificar_ los principales registros generados en las actividades y procesos bajo su responsabilidad, los cuales deberan consignarse en el formulario respectivo. 7.6.2 Los formularios deben contar con titulo y numero de hae fevisién, Asimismo, se podra asignar el cbdigo |, Persone es Considerand 10s lineamientos.descriloe en el estandar | “esanada por | maestad Elaboracién y Control De Documentos EG-LIN-SG- 001.00 | 7.6.3 Cada area debe conservar y mantener actualizado la lista | maestra de registros, el mismo que debera ser enviado al Responsable del Centro Documentario para que se ingrese ena intranet, NOTA: Los requisitos legales aplicables a la organizacién son documentos externos y se controlan de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento. Identiicacion, Comunicacion, Actualizacién y Evaluacién del Cumplimiento de Requisitos Legales y otros Compromisos SSO Asumides, REGISTROS Y ANEXOS: Cédigo ‘Nombre 2 _ Responsable del Control F-LIN-SG-001.00 et bbcode, cores) Persona designada por el area controladas TiN Gerente de SSO 0 Responsable SGSSO |_FAINSG-002.00 | Lista maestra de documentos. | SSCS be ccmentane F-LIN-SG-003.00 Lista maestra de registros Persona designada por el area Lista de documentos de FAIN-SG-004.00 | procedencia externa | Persona designada por el area“PROCEDIMENTO D IE GESTION a ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS UNIDAD MINERA Fecha: Firma: CINGUNS [AREA _A TODAS LAs AREAS VERSION: 00) HUANCAPET| copIGo: PG-LIN-SG-001.00 PAGINA : 6/9 “ANEXO-1 DISTRIBUCION DE COPIAS CONTROLADAS FORMULARIODE GESTION Eee CINCUNA DISTRIBUCION DE COPIAS CONTROLADAS: Fecha “owen Nombre de Document: ae aa Tip de Document: Codie: _ he] _ Avatdcsy Nombree en Ieostenpea | e® | rime ; : Fi F SSE TLE aT fae coreounas¥09 so Noaonar ‘o1nannooa 2a “tna? eoraatalraneace) vosooroner | vovooncara | *Qo*ONM |nopemssavisns|yocwansa | 8mMIIOG 2S | SLeamnsog ao NDMNOS=D aaeouos | wrommier | eons cae sounawnooa 3a vaisavivisn same | — as TOSS STOUVTMBOT ‘SO.NAWNDOQ 30 vuLSavW vIsI z-OxaNy 6iL: VNIDVa OOL0FDS-NIFOd —_:091099] uaavonvnn | 00:NOISUBA SVaUY SV1SVOOLV _:Vauy veanin avaiNn SOLNWN9OG 30 TONLNOD A NOIOVUOBYTS NOUS3O 3G OLNaIMIGR00uE(vois}s No‘ovo1an) "agomen” | owanacca” | woswasavioss| — noisuanaa | 39 Guages AN ‘ouNannooa 720 notoasos30 eueoog |x sieemaos [224 souisioay 30 wuisavM vis YNOONI SOULSIOSY 30 VULSSV VLSIT ‘-OX3NV, 618: VNIDVa OOLOCDSNITOd ‘09109 l3dvoNvnH 00 :NOISHRA svauy svisvaoiv vauy| YNOONIT ‘vuaNiW avGINn ‘SOLN3WNDOA 3d TOYLNOD A NOIOVYORYTS NOUSIO 30 OLNAINIGRIONdPROCEDIMIENTO DE GESTION ] NY ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS triad manera EINGUWS [AREA TODAS Las Anas VERSION: 00 | HUANCAPET! copico: PG-LIN-SG-001.00 PAGINA : 9/9 ANEXO-4 LISTA DE DOCUMENTOS DE PROCEDENCIA EXTERNA. FORMHARIODE GESTION cage [Fans UstaDe pocumenros oe proceoenciextera see —_{ 90 ne] Proceso. NowBRE DEL DOCUMENT CONTROLIOD ae iG ee Salle