Tecnología aplicada a la logística.

Instituto IACC

13/12/2015
En la economía actual la información es primordial para las empresas, porque es en base a la
información que se obtiene, la toma de decisiones y los objetivos a seguir para ser competitivos,
por esta razón contar con datos separados en diferentes documentos no es recomendable por las
desventajas que se mencionan a continuación, en base al caso hipotético presentado:

 Consumo excesivo del recurso tiempo: se dice que “El tiempo es oro” en una empresa el
tiempo es muy valioso, cualquier situación que requiera mucho tiempo nos puede privar
de atender otras labores, además se puede presentar el problema de duplicidad de datos,
es decir el ingreso de un mismo registro y que se utiliza en diferentes archivos, un caso
común es el ingreso de datos personales.
 Errores en el procesamiento de datos: las personas tendemos a equivocarnos cuando
realizamos cálculos o cuando utilizamos software ya sea por distracciones o por falta de
conocimiento en el uso de estas, en Excel un error en el formato de los datos puede
inducir grandes diferencias en el resultado de los cálculos.
 Seguridad de los archivos: con estos tipos de archivos (Word y Excel) nos exponemos a la
perdida de datos; un usuario puede borrar información o incluso el mismo archivo, existe

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 el riesgo de perder los datos ingresados al archivo ya sea por un corte de luz o por no
haber guardado los cambios, etc. lo que nos induce en pérdidas de tiempo.
 Incompatibilidad entre archivos: Word y Excel están hechos para funciones distintas,
Word sirve para crear documentos, actas, informes, plantillas, etc. en cambio Excel es una
hoja de cálculos, con múltiples funciones; matemáticas, financieras, de base de datos, de
ingeniería, estadísticas, etc. trasladar datos de un archivo a otro resulta engorroso porque
ambos archivos no presentan muchos formatos en común.
 Estandarización del tratamiento de datos: si varios usuarios intervienen un mismo archivo
se puede dar el caso que no traten los datos de la misma forma y si bien pueden obtener
los mismos resultados la información obtenida no tendría una presentación uniforme, lo
que se traduce en cierto modo como un desorden.

Por los puntos anteriores se puede recomendar el uso de base de datos por las ventajas y
prestaciones que ofrecen. Una base de datos es un grupo de archivos relacionados y almacenados
en una misma ubicación, además a diferencia del sistema de archivos tradicional en donde los
datos pueden ser tratados por varias aplicaciones, en la base de datos es un grupo de aplicaciones
(sistemas de administración de la base de datos) la que provee el acceso a todos los datos, con
esto se elimina la duplicidad de datos, las inconsistencias, los datos pueden ser compartidos por
varios usuarios a quienes además se les puede asignar un perfil con el cual se limita hasta que
nivel puede ingresar o tratar los datos. Por el lado de la seguridad e integridad de los datos, las
bases de datos aumentan el nivel de seguridad manteniendo por separado las aplicaciones y los
datos. Y por último una ventaja muy importante de las base de datos es la capacidad de
almacenamiento, si bien en Excel se pueden ingresar hasta 1.000.000 de registros aproximados es
casi imposible para los computadores de uso masivo tratar tal cantidad de datos, la aplicación se
vuelve lenta y hasta se cierra la mayoría de las veces.

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 Referencias
IACC (2015). Contenido. Semana 4. Extraído el 13/12/2015, desde:
http://online.iacc.cl/mod/resource/view.php?inpopup=true&id=1071528