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CASO DE NEGOCIO
GESTIÓN AMBIENTAL Y SOCIAL DE PROYECTOS

LIZETH YULIANA VELÁSQUEZ RUIZ

FREDY GIOVANNY TORRES NEIRA

UNIVERSIDAD DE BOYACÁ
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
SEGUNDO SEMESTRE
2020

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TABLE OF CONTENTS
1. EXECUTIVE SUMMARY................................................................................................................3
1.1. Issue...............................................................................................................................................................3
1.2. Anticipated Outcomes...................................................................................................................................3
1.3. Recommendation..........................................................................................................................................4
1.4. Justification....................................................................................................................................................4
2. BUSINESS CASE ANALYSIS TEAM...................................................................................................5
3. PROBLEM DEFINITION................................................................................................................5
3.1. Problem Statement.......................................................................................................................................6
3.2. Organizational Impact...................................................................................................................................6
3.3. Technology Migration...................................................................................................................................7
4. PROJECT OVERVIEW...................................................................................................................7
4.1. Project Description........................................................................................................................................8
4.2. Goals and Objectives.....................................................................................................................................8
4.3. Project Performance.....................................................................................................................................9
4.4. Project Assumptions......................................................................................................................................9
4.5. Project Constraints......................................................................................................................................10
4.6. Major Project Milestones............................................................................................................................10
5. STRATEGIC ALIGNMENT............................................................................................................11
6. COST BENEFIT ANALYSIS...........................................................................................................11
7. ALTERNATIVES ANALYSIS...........................................................................................................13
8. APPROVALS............................................................................................................................13

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1. EXECUTIVE SUMMARY
Esta sección debe proporcionar información general sobre los problemas relacionados con
el problema comercial y el proyecto o iniciativa propuesta creada para abordarlo. Por lo
general, esta sección se completa en último lugar después de que se hayan escrito todas las
demás secciones del caso de negocios. Esto se debe a que el resumen ejecutivo es
exactamente eso, un resumen de los detalles que se proporcionan en las secciones
posteriores del documento.

1.1. Issue
La empresa busca bindar una experiencia personalizada y adaptada a sus clientes, por lo tanto el alcance
que piensa lograr en ofrecer un servicio nacional de viajes e internacional, que pueda ofertar una gran
variedad de planes que puedan ajustarse a los presupuestos de los clientes

1.2. Anticipated Outcomes

Generar una actividad de creacion y diversión vacacional para los miembros de staff de
la empresa UB PROJECT MANAGEMENT .

1.3. Recommendation
Esta sección resume el enfoque de cómo el proyecto abordará el problema comercial.
Esta sección también debe describir cómo se lograrán los resultados deseables al
avanzar con el proyecto.

1.4. Justification
2. El presente documento tiene como objetivo informar a quienes pasan parte de su
vida en una Agencia de Viajes; resulta complicado estudiar o profundizar en
aspectos relacionados con este tipo de empresas, por la escasez de información, de
allí surge la idea de realizar este trabajo donde se procura abordar de modo
sintetizado las principales características de este tipo de empresas, tan importante y
útil para el sector turístico actual.

3. BUSINESS CASE ANALYSIS TEAM

Esta sección describe los roles de los miembros del equipo que desarrollaron el caso de
negocios. Es imperativo que los participantes y los roles estén claramente definidos para el
caso de negocios, así como a lo largo de la vida del proyecto.

Las siguientes personas comprenden el equipo de análisis de casos de negocios. Son

responsables del análisis y la creación del caso de negocio del Proyecto WP.

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Role Description Name

Proporciona apoyo ejecutivo para el

Patrocinador ejecutivo Julian Cortes
proyecto

Proporciona todo el soporte tecnológico

Soporte tecnológico Jonathan Rivera
para el proyecto

Asesora al equipo sobre técnicas de mejora Simon Arrieta

La mejora de procesos
de procesos

Gestiona el caso de negocio y el equipo del

Melissa Martinez
Gerente de proyecto proyecto

Proporciona todo el soporte de software

Juan Sandoval
Soporte de software para el proyect

4. PROBLEM DEFINITION

4.1. Problem Statement

Esta sección describe el problema empresarial para el que se creó este proyecto. El
problema puede estar orientado a procesos, tecnología u productos / servicios. Esta sección
no debe incluir ninguna discusión relacionada con la solución.

4.2. Organizational Impact

Esta sección describe cómo el proyecto propuesto modificará o afectará los procesos,
herramientas, hardware y / o software de la organización. También debe explicar los nuevos
roles que se crearían o cómo los roles existentes pueden cambiar como resultado del
proyecto.

4.3. Technology Migration

Esta sección proporciona una descripción general de alto nivel de cómo se implementará la
nueva tecnología y cómo se migrarán los datos de la tecnología heredada. Esta sección
también debe explicar los requisitos técnicos y obstáculos pendientes que deben abordarse.

5. PROJECT OVERVIEW
Esta sección describe información de alto nivel sobre el proyecto para incluir una descripción,
metas y objetivos, criterios de desempeño, suposiciones, restricciones e hitos. Esta sección
consolida toda la información específica del proyecto en un capítulo y permite una fácil
comprensión del proyecto ya que el problema de negocios de línea de base, los impactos y las
recomendaciones ya se han establecido.

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5.1. Project Description

Esta sección describe el enfoque que utilizará el proyecto para abordar los problemas
comerciales. Esto incluye en qué consistirá el proyecto, una descripción general de
cómo se ejecutará y el propósito del mismo

5.2. Goals and Objectives

En esta sección se enumeran las metas y objetivos comerciales que el proyecto
respalda y cómo los abordará el proyecto.

El Proyecto WP apoya directamente varias de las metas y objetivos corporativos

establecidos por Smith Consulting. La siguiente tabla enumera las metas y objetivos
comerciales que apoya el Proyecto WP y cómo los apoya:

Business Goal/Objective Description

Web based tool will allow real-time and accurate reporting of all payroll
Timely and accurate reporting
and administrative metrics

Fewer HR and payroll staff required for managing these activities will
Improve staff efficiency
improve efficiency

Greater autonomy and flexibility will address employee concerns and allow
Reduce employee turnover
managers to focus on billable tasks

Reduce overhead costs Fewer staff required will reduce the company’s overhead

5.3. Project Performance

Esta sección describe las medidas que se utilizarán para medir el desempeño y los
resultados del proyecto en relación con los recursos, procesos o servicios clave.

La siguiente tabla enumera los recursos, procesos o servicios clave y sus resultados
comerciales anticipados para medir el desempeño del proyecto. Estas medidas de
desempeño serán cuantificadas y definidas en el plan detallado del proyecto.

Key Resource/Process/Service Performance Measure

The web-based system will reduce reporting discrepancies (duplicates and

Reporting
gaps) and require reconciliation every 6 months instead of monthly.

Eliminate managers’ non-billable work by allowing employees to enter their

Timesheet/Admin data entry
data directly.

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Key Resource/Process/Service Performance Measure

Software and System Decrease in cost and staff requirements as system maintenance will be
Maintenance reduced from once every month to once every 6 months with the new system.

Elimination of 5 staff positions in HR and payroll which are no longer required

Staff Resources
as several functions will now be automated.

5.4. Project Assumptions

Esta sección enumera los supuestos preliminares para el proyecto propuesto. A medida
que se selecciona el proyecto y avanza hacia la planificación detallada del proyecto, la
lista de supuestos probablemente crecerá a medida que se desarrolle el plan del
proyecto. Sin embargo, para el caso de negocios debe haber al menos una lista
preliminar a partir de la cual construir.

5.5. Project Constraints

Esta sección enumera las restricciones preliminares para el proyecto propuesto. A medida
que se selecciona el proyecto y avanza hacia la planificación detallada del proyecto, la lista de
restricciones probablemente crecerá a medida que se desarrolle el plan del proyecto. Sin
embargo, para el caso de negocios debe haber al menos una lista preliminar a partir de la cual
construir.

5.6. Major Project Milestones

Esta sección enumera los principales hitos del proyecto y sus fechas de finalización
objetivo. Dado que este es el caso de negocios, estos hitos y fechas objetivo son
generales y de ninguna manera definitivos. Es importante tener en cuenta que a
medida que avanza la planificación del proyecto, se completará un cronograma básico
que incluye todos los hitos.

Milestones/Deliverables Target Date

Project Charter 01/01/20xx

Project Plan Review and Completion 03/01/20xx

Project Kickoff 03/10/20xx

Phase I Complete 04/15/20xx

Phase II Complete 06/15/20xx

Phase III Complete 08/15/20xx

Phase IV Complete 10/15/20xx

Phase V Complete 12/15/20xx

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Milestones/Deliverables Target Date

Closeout/Project Completion 12/31/20xx

6. STRATEGIC ALIGNMENT
Todos los proyectos deben apoyar la estrategia y los planes estratégicos de la organización
para agregar valor y mantener el apoyo ejecutivo y organizacional. Esta sección proporciona
una descripción general de los planes estratégicos organizacionales relacionados con el
proyecto. Esto incluye el plan estratégico, lo que exige el plan y cómo el proyecto apoya el
plan estratégico.

Plan Goals/Objectives Relationship to Project

This project will allow for real-time information and

20xx Smith Consulting Strategic
Plan for Information
Management
Improve record keeping
data entry, increased information accuracy, and a
and information
consolidated repository for all payroll and
management
administrative data

Utilize new technology to

20xx Smith Consulting Strategic New technology will allow many payroll and
support company and
Plan for Information administrative functions to be automated reducing the
department missions more
Management levels of staff required to manage these systems
effectively

Engage the workforce and
20xx Smith Consulting Strategic
improve employee
Plan for Human Capital
retention
This project allows the employee to take an active role
in managing his/her payroll and administrative
elections

7. COST BENEFIT ANALYSIS

Muchos consideran que esta es una de las partes más importantes de un caso de negocios,
ya que a menudo son los costos o ahorros que genera un proyecto los que obtienen la
aprobación final para seguir adelante. Es importante cuantificar los beneficios financieros
del proyecto tanto como sea posible en el caso de negocios. Esto generalmente se realiza
en forma de un análisis de costo beneficio. El propósito de esto es ilustrar los costos del
proyecto y compararlos con los beneficios y ahorros para determinar si vale la pena seguir
el proyecto.

Action Description First year costs (-

Type indicates
Action
anticipated
savings)

Purchase Web-based product and

Cost Initial investment for WP Project $400,000.00
licenses

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Action Description First year costs (-

Type indicates
Action
anticipated
savings)

Cost for IT group to install new software and for the

Software installation and training Cost $100,000.00
training group to train all employees

An immediate reduction in overhead equal to the

Reduce HR and payroll staff by 5
Savings annual salary of 3 HR specialists and 2 payroll -$183,495.00
employees
analysts.

18 regional managers currently average 16 hours

Managers no longer required to
work non-billable payroll and
administrative tasks
per week non-billable time. It is anticipated that
this number will be reduced to no more than 2
Savings hours per week. At an average of $36.00 per hour -$471,744.00
this results in ($36.00 x 14 hours/wk reduced non-
billable time x 18 managers) $9072.00 increased
revenue per week.

Less frequent use of IT resources working on non-

System maintenance required every
Savings value added tasks results in approximately $42,000 -$42,000
6 months instead of monthly
savings per year.

Savings in cost to out-process exiting employee and

Reduce employee turnover by 10% Savings recruit, hire, and train new employees is -$50,000
approximately $50,000 in the first year.

Net First Year Savings $247,239.00

Según el análisis de costo-beneficio anterior, vemos que al autorizar el Proyecto WP, Smith
Consulting ahorrará $ 247,239.00 solo en el primer año. Esto representa una mejora
significativa en nuestros costos operativos y es un claro indicador del beneficio que este
proyecto tendrá en la compañía
8. ALTERNATIVES ANALYSIS
Todos los problemas comerciales pueden ser abordados por cualquier número de proyectos
alternativos. Si bien el caso de negocios es el resultado de haber seleccionado una de esas
opciones, también se debe incluir un breve resumen de las alternativas consideradas, una
de las cuales debe ser el status quo o no hacer nada. También se deben incluir los motivos
para no seleccionar las alternativas.

No Project (Status Quo) Reasons For Not Selecting Alternative

Keep the mainframe legacy system in place  Unnecessary expenditure of funds for increased
staffing levels
 Continued occurrence of a high number of data
errors
 Poor and untimely reporting
 Lack of automation

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No Project (Status Quo) Reasons For Not Selecting Alternative

Alternative Option Reasons For Not Selecting Alternative

Outsource the implementation of a web-based platform  Significantly higher cost

 Expertise already exists in house
 Vendor’s lack of familiarity with our internal
requirements

Alternative Option Reasons For Not Selecting Alternative

Develop software internally  Lack of qualified resources

 Significant cost associated with software design
 Timeframe required is too long

9. APPROVALS
El caso de negocios es un documento con el cual se otorga o se niega la aprobación para
avanzar en la creación de un proyecto. Por lo tanto, el documento debe recibir aprobación o
desaprobación de su junta de revisión ejecutiva

Approver Name Title Signature Date

Black, J. President and COO

Brown, A. Executive VP

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