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Curso Gestión Documental OpenKM

1. Introducción al Sistema de Gestión Documental OpenKM


1.2. Acceso al Sistema e interfaz de usuario
1.2.1 Pantalla de escritorio
1.2.2 Barra de menú
1.2.3 Barra de herramientas
1.2.4 Área de trabajo
1.2.5 Ruta
1.2.6 Taxonomía (árbol de carpetas)
1.2.7 Navegador de documentos
1.2.8 Panel de propiedades
1.3. Operaciones básicas y específicas con documentos y carpetas
1.3.1 Escritorio y gestión de carpetas y documentos
1.3.2 Subida de ficheros
1.3.3 Edición y descarga de archivos
1.3.4 Asignación de palabras clave, categorías y metadatos a un documento
1.3.5 Cómo bloquear, suscribir, restaurar o eliminar un documento
1.3.6 Estampado de un documento
1.3.7 Encriptación de un documento
1.3.8 Importación de correos electrónicos
1.3.9 Gestión de notas, previsualización, grapado, foro y wiki
1.3.10 Búsqueda de documentos
1.3.11 Gestor de tareas
2. Bibliografía
3. Actividad: gestión de archivos y carpetas con OpenKM

Nota sobre la evaluación: bien de forma intercalada en el texto, bien al final del artículo,
encontrará el enunciado de una o diversas actividades. Para superar esta unidad didáctica
deberá realizar estas actividades redactando un informe con comentarios y si resulta pertinente
una captura de pantalla de cada actividad para ilustrar su realización. Para entregar este
informe deberá crear un documento en formato PDF y usar el espacio de entrega del aula
virtual perteneciente a esta unidad didáctica.
1. Introducción al Sistema de Gestión Documental OpenKM
OpenKM es una herramienta para la administración de documentos y registros generados
dentro de una compañía, para mejorar el acceso al ambiente corporativo en general y para
mantener controlado la innecesaria duplicación de la información.
OpenKM provee una solución para:

● Controlar el creciente volumen de información a ser manejado


● Poner fin a la diversificación de las fuentes de almacenamiento de información
● Prevenir la duplicación de la información
● Obtener información válida a través del control de versiones de documentos
● Reducir el tiempo y recursos usados en la localización de la información
● Evitar la fuga de conocimiento o el acceso ilícito de los usuarios, cumpliendo de esta
forma con las obligaciones establecidas en la LOPD (Ley de Protección de Datos)
● Restringir el acceso a la información por los usuarios no autorizados

La información útil y relevante puede ser encontrada en menor tiempo posible a través del
Sistema OpenKM para resolver problemas y tomar decisiones. OpenKM ayuda a mejorar los
procesos corporativos, integrando tareas comunes (y tareas interrelacionadas) en un simple
herramienta, y permitiendo a los diferentes departamentos de la organización el acceso
controlado y supervisado a la información.

1.2. Acceso al Sistema e interfaz de usuario


El acceso al sistema es realizado a través del navegador web usando la URL que corresponde
a tu instalación de OpenKM. En esta pantalla de acceso deberás ingresar el nombre de usuario
(login) y la contraseña que ha sido proporcionada por el profesor. También podrás seleccionar
el idioma que desees.

Fig. 1

1
Al acceder a la interfaz podemos encontrar diferentes apartados y opciones dent ro del Sistema
que explicaremos a continuación con más detalle.

1.2.1 Pantalla de escritorio


En el acceso al sistema, el escritorio es visualizado en cuatro áreas de trabajo diferentes bien
definidas: Opciones de Menú, Barra de Herramientas, Taxonomía, Navegador de Documentos
y Panel de Propiedades, además de la información del usuario que está conectado en ese
momento.

Fig. 2

2
1.2.2 Barra de menú
La barra de menú está formada por todos los menús desplegables con sus diferentes opciones.
Si una opción del menú aparece en gris, esta opción no está disponible.

Fig. 3

3
1.2.3 Barra de herramientas
La barra de herramientas se compone de botones con las principales funciones que el usuario
usará más frecuentemente. Al igual que la barra de menú, ocasionalmente los botones
aparecen en gris, lo que significa que estos no están disponibles.

Fig. 4: Barra de herramientas

Detalle de las funciones de acuerdo a sus iconos:


● → Crear una nueva carpeta
● → Encontrar una carpeta

● → Descargar un documento

● → Descargar un documento como pdf

● → Imprimir un documento

● → Bloquear un documento

● → Desbloquear un documento

● → Añadir un nuevo documento

● → Editar un documento ( check-out )

● → Subir documento modificado( check-in )

● → Cancelar edición de documento

● → Mover documento a Papelera de Usuario

● → Añadir grupo de propiedades a un documento ( metadata )

● → Eliminar grupo de propiedades de un documento ( metadata )

● → Adicionar suscripción a un documento o a una carpeta. Cualquier modificación


que es hecha será notificada al usuario por correo electrónico.

● → Eliminar suscripción a un documento o una carpeta

● → Iniciar workflow

● → Actualizar interfaz de usuario

4
● → Saltar a la carpeta o documento marcado como inicio por el usuario

● → Escanear

● → Subir archivo

1.2.4 Área de trabajo


Las áreas de trabajo te permiten intercambiar entre la búsqueda y la lista de carpetas y
documentos.

Fig. 5

Existen cuatro pestañas para permitir los cuatro modos de trabajo:


● Escritorio: Modo para completar las tareas principales con carpetas, registros y sus
documentos (crear, añadir, mover, descargar, etc.).
● Búsqueda: Modo para buscar documentos.
● Tablón: Modo para acceder al workflow, a la vista de documentos de usuario, a vista
general de documentos y el servicio push de noticias, entre otras funcionalidades.
● Administración: Utilidades de Administración; sólo disponible para usuarios con
privilegios de “okmAdmin”.

1.2.5 Ruta
La ruta permanentemente indica tu localización dentro del árbol (Taxonomía, Thesauro,
Personal, etc. dependiendo de la vista en que estés habilitado en un momento dado)

Fig. 6

1.2.6 Taxonomía (árbol de carpetas)


En primer lugar, a la izquierda del escritorio, está el Árbol de Carpetas o también llamada
Taxonomía. Ésta muestra una vista de la distribución del repositorio agrupado por carpetas.
Existen varios tipos de carpetas simbolizadas por los siguientes iconos:

● → La carpeta no contiene subcarpetas


● → La carpeta contiene subcarpetas

● → La carpeta es de sólo lectura y no contiene más subcarpetas


● → La carpeta es de sólo lectura y contiene subcarpetas

● → Estás subscrito a la carpeta y ésta no tiene más subcarpetas

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● → Estás subscrito a la carpeta y ésta contiene subcarpetas
● → Estás subscrito a la carpeta; ésta no contiene subcarpetas y es de sólo lectura

● → Estás subscrito a la carpeta; ésta contiene subcarpetas y es de sólo lectura

1.2.7 Navegador de documentos


En la sección superior se puede observar el navegador de documentos. El navegador de
documentos permite ver la lista de documentos y carpetas disponibles en un nodo del árbol
específico (Taxonomía).

Fig. 7

1.2.8 Panel de propiedades


En la parte inferior están detallados las propiedades de documentos, carpetas, correos y
registros con las propiedades generales y propiedades específicas relativas a los documentos
definidas por el usuario (parametrización de documentos).

Opciones disponibles para las carpetas, registros y correos electrónicos:

● Pestaña de propiedades.
● Notas
● Pestaña de seguridad
● Pestaña relaciones
● Log de actividad
● Foro
● Pestaña Wiki
● Workflow
● Pestaña de grupo de propiedades ( metadatos )

Opciones disponibles para los documentos:

● Pestaña de Propiedades
● Notas
● Pestaña de Seguridad
● Historial ( control de versiones )
● Pestaña de Previsualización
● Pestaña de Relaciones
● Log de actividad
● Foro
● Pestaña Wiki

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● Workflow
● Pestaña Texto extraído
● Pestaña de grupo de propiedades ( metadatos )

1.3. Operaciones básicas y específicas con documentos y carpetas


En este apartado mostraremos diferentes operaciones mediante video tutoriales específicos de
cada tarea o gestión.

1.3.1 Escritorio y gestión de carpetas y documentos

Icono para la Operación:

Disponible en

● Menú Pop-up del árbol de carpetas.


● Menu Editar en la barra de menú.
● Barra de Herramientas.

Fig. 8

Vídeo tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=apkyTKxc6s0


(Pulse la tecla de mayúsculas al pulsar este enlace para generar una nueva ventana)

1.3.2 Subida de ficheros

Disponible en
● Menú Pop-up del árbol de carpetas.
● Menú Pop-up del navegador de documentos.
● Editar del Menú Principal.
● Barra de Herramientas.

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Fig. 9

La opción "Importar documentos desde ZIP" te permite importar el contenido de un archivo ZIP
respetando la jerarquía del árbol de carpetas. Cuando la ventana de inserción aparece en la
pantalla, selecciona la carpeta local haciendo clic en el botón "Examinar...". Si quieres notificar
por correo electrónico a los usuarios que has subido un nuevo archivo, marca el check
"Notificar usuarios". De otro modo, dejar esta opción deshabilitada. Puedes notificar a usuarios,
grupos de usuarios y a usuarios externos con credenciales.

Fig. 10

Para finalizar, haz clic en "enviar". Una vez que la subida del nuevo documento ha finalizado,
puede subir más documentos con la opción "Añadir otro archivo".

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Fig. 11

Para grandes organizaciones puede permitirse el filtro avanzado usando la característica de


administración de Perfiles. Esto permite filtrar usuarios y grupos.

Fig. 12

Vídeo tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=0iGUFRS1oO4


(Pulse la tecla de mayúsculas al pulsar este enlace para generar una nueva ventana)

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1.3.3 Edición y descarga de archivos

Icono de la operación:

Disponible en

● Menú Pop-up del explorador de documentos.


● Menú Edición.
● Barra de Herramientas.

Para comenzar a trabajar con un archivo deberás de hacer un “ Check-out” a este: el archivo
es descargado en el ordenador y abierto con el programa que le corresponde, para permitir que
sea modificado. Una vez que has hecho las modificaciones pertinentes, subirlo nuevamente
con un “Check-in” . De lo contrario, pulse la opción, cancelar .
El bloqueo automático de los documentos asegura que ningún otro usuario del sistema pueda
modificar su contenido mientras lo estás modificándolo.

Vídeo tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=Qe4e_k7UB6o


(Pulse la tecla de mayúsculas al pulsar este enlace para generar una nueva ventana)

1.3.4 Asignación de palabras clave, categorías y metadatos a un


documento
En el Panel de Propiedades de la pestaña de Propiedades del documento, puedes añadir y
modificar las palabras clave.
Para optimizar el indexado y futura búsqueda información en el sistema de administración de
documentos, es necesario añadir palabras clave que describan e identifiquen el archivo
almacenado.
Aunque el sistema de parametrización de documentos por metadatos ( propiedades de grupo )
es superior con respecto a las palabras clave; en las instalaciones más sencillas se tiende a no
utilizar metadatos y las palabras clave en estos entornos son un buen sustituto.
El añadir o eliminar palabras clave no modifica la versión del documento.

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Fig. 13

Añadiendo palabras clave desde el tesauro


Las palabras clave pueden ser seleccionadas desde el diccionario del tesauro. Al hacer clic en
el icono de tesauro aparece una ventana con las palabras clave disponibles del tesauro.

Fig. 14

Vídeo tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=8XHfj-Bfbs


(Pulse la tecla de mayúsculas al pulsar este enlace para generar una nueva ventana)

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1.3.5 Cómo bloquear, suscribir, restaurar o eliminar un documento

Eliminar y restaurar
Icono de Operación:

Disponible en

● Menú Pop-up del árbol de carpetas.


● Menú Pop-up del explorador de documentos.
● Menú Edición.
● Barra de Herramientas.

Simplemente escoge la carpeta y selecciona la opción "Eliminar". La aplicación siempre


preguntará por tu confirmación para esta opción. Cuando el documento o carpeta ha sido
eliminado puede ser recuperado desde la Papelera.

Bloqueo

Icono de la Operación:

Disponible en

● Menú Pop-up del explorador de documentos.


● Menú Edición.
● Barra de Herramientas.

Si quieres proteger el archivo de modo que ningún otro usuario pueda hacer cambios sobre
este, puedes usar la función Bloquear. Esto significa que mientras que el archivo esté
desbloqueado, ningún usuario podrá modificarlo. Cuando está bloqueado, un icono de bloqueo
aparecerá al costado del nombre del archivo seleccionado. Y en la pestaña Propiedades,
aparecerá la información Status: Bloqueado por ( usuario )

Fig. 15
Vídeo tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=xSzbb27qVhk

12
(Pulse la tecla de mayúsculas al pulsar este enlace para generar una nueva ventana)

1.3.6 Estampado de un documento


Cuando creamos un documento y no queremos que se utilice de forma ilícita, hacemos uso de
la marca de agua como método de seguridad de esta información.
Su objetivo principal no es otro que poner a salvo la información que contenga cierto
documento frente a usuarios no autorizados a su acceso.
Concretamente, esta técnica consiste en insertar un mensaje (oculto o no) en el interior de un
objeto digital; un grupo de bits que contiene información sobre el autor o propietario intelectual
del objeto digital tratado.
Entre las propiedades más características de este tipo de estampado se encuentran:

● La robustez, es decir, resistencia a ciegas frente a aquellas modificaciones producidas


por las operaciones comunes a las que estarán expuestos los archivos.
● La resistencia a las manipulaciones
● La imperceptibilidad: una marca de agua es imperceptible (transparen te), si la
degradación que causa en los archivos donde se ha insertado es muy difícil de apreciar
● La viabilidad del sistema en el que la marca de agua esté incrustada
● Y la baja probabilidad de error

El estampado en OpenKM
OpenKM, dentro de sus múltiples funciones como gestor documental, permite el estampado de
documentos mediante la marca de agua. Cuyo cometido principal no es otro que proteger la
información de posibles modificaciones no autorizadas.
A continuación veremos cómo se lleva a cabo este proceso de estampado en nuestro sistema
de gestión documental:

Primero seleccionaremos un documento en PDF o convertible a este formato en nuestro modo


vista en la “Taxonomía” de OpenKM para, a continuación, hacer clic en el icono de estampado
. Donde nos aparecerá una ventana emergente.

Fig. 15

Podemos asignar varios tipos de estampados en el apartado “administración” para cada


usuario. Éste deberá seleccionar uno de los sellos disponibles y ejecutarlo. Después de todo
este proceso, se generará un nuevo archivo PDF (o una nueva versión del archivo PDF, en

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caso de que el archivo de sellado seleccionado fuese en otro formato).

Gestión y administración de “estampado”


En nuestro apartado de administración de OpenKM, podemos gestionar las diferentes opciones
que nos ofrece el “estampado”. Por ejemplo, insertar imágenes o textos y convertirlos en
marcas de agua en el documento seleccionado.

Fig. 16

También podemos añadir nuevas marcas de agua y editarlas o hacerlo con las ya creadas:

Fig. 17

14
Lo mismo ocurre si insertásemos una imagen:

Fig. 18

Mediante el icono se puede generar un archivo de prueba antes de generar el documento


definitivo.

Fig. 19

Vídeo tutorial: https://youtu.be/23X9qjfPY0c


(Pulse la tecla de mayúsculas al pulsar este enlace para generar una nueva ventana)

15
1.3.7 Encriptación de un documento
La criptografía permite la protección adicional de documentos en OpenKM. Con la extensión
de la criptografía, se puede cargar un nuevo documento cifrado, cifrar y d escifrar un
documento; editar existentes, comprobar documentos cifrados y descarga y descifrar
documentos encriptados. Con el fin de hacer el proceso de criptografía más segura, los
archivos se cifran y descifran en el equipo de usuario local por un webstarter firmado. Eso
significa que todo el tráfico de archivos de red es siempre con documentos cifrados.

Todas las opciones de criptografía están disponibles en el menú Herramientas:

Fig. 20

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Descripción de las diferentes opciones de iconos:

● → Añadir un documento encriptado al repositorio

● → Encriptar un documento

● → Editar un documento encriptado

● → Check-in documento encriptado

● → Descargar documento encriptado

● → Desencriptar documento encriptado

Agregar nuevo documento encriptado


Primero seleccione alguna carpeta en la taxonomía donde usted tiene privilegios de escritura
para cargar un documento. A continuación, seleccione . Subir documento encriptado.
Aparecerá una ventana emergente que solicitará nuestro permiso para descargar e l contenido.
Se trata del webstarter Java de OpenKM.

Fig. 21

Aceptamos.
Aparecerá una ventana que solicitará nuestro permiso para ejecutar el software descargado.

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Fig. 22

Aceptamos.
Ahora simplemente poner la contraseña en los dos cajetines,

Fig. 23

y seleccione el archivo para cifrar haciendo clic en el botón de selección de archivos.

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Fig. 24
Después de que el documento se cifre a nivel local con la contraseña, se subirá a OpenKM.
Cuando termine el proceso, aparecerá un mensaje emergente que indica una carga correcta.

Fig. 25

El explorador de documentos OpenKM se actualizará y el documento recién subido aparecerá


con el icono de la criptografía indicando que el documento ha sido encriptado con éxito.

Fig. 26

19
Descargar documento descifrado
Esta operación descarga un documento cifrado y lo descifra localmente. Primero seleccione
algún documento cifrado en OpenKM. A continuación, seleccione la opción documento
descifrado y dos ventanas emergentes aparecerán para solicitar su autorización para ejecutar
el webstater de OpenKM ( ver figuras 21 y 22). A continuación, poner la contraseña.

Fig. 27
y seleccione el directorio en el que desea descargar la versión descifrada del documento
OpenKM.

Fig. 28

OpenKM entonces descarga el documento cifrado en el equipo local, descifra y guarda.


Después, una ventana emergente aparecerá con la información que indica que el documento
se ha guardado localmente.

20
Fig. 29

Editar documento encriptado


Con el fin de editar un documento cifrado, seleccione la opción editar documento
encriptado. Aparecerá dos ventanas emergentes que le solicitarás su permiso para ejecutar el
webstarter de OpenKM ( ver figuras 21 y 22 )
A continuación, poner la contraseña.

Fig. 30

y seleccione el directorio en el que desea descargar la versión descifrada del documento


OpenKM.

OpenKM entonces descarga el documento cifrado en el equipo local, descifra y guarda.


Después, una ventana emergente aparecerá con la información que indica que el documento
se ha guardado localmente.

Fig. 31

El explorador OpenKM se actualizará y aparecerá el documento, marcado para su edición.

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Fig. 32

22
Check-in en el documento encriptado
Después de realizar cambios en el documento local (descifrado usando la opción de menú
Editar documento cifrado), debe subir una nueva versión del documento en el repositorio
OpenKM. Primero, seleccione el documento que desea cargar a OpenKM.

Fig. 33

Después seleccione la opción check-in actualizar documento encriptado, en el documento


encriptado. Dos ventanas emergentes de encriptado aparecerá solicitando su permiso para
ejecutarse ( ver figuras 21 y 22 )

Fig. 34

Ahora simplemente ponga su password dos veces

Fig. 35

y seleccione el archivo haciendo clic en el botón de selección de archivos.

Fig. 36

23
Después, el documento será cifrado a nivel local con la contraseña y luego subido a OpenKM.
Cuando termine el proceso, aparecerá un mensaje emergente que indica una carga correcta.

Fig. 37

El explorador OpenKM se actualizará y el documento aparecerá con la versión más reciente.

Fig. 38

Descifrar un documento cifrado


Aquí veremos cómo un documento cifrado es reemplazado por una versión ya descifrada. Por
razones de seguridad todas las versiones de los documentos cifrados anteriores serán
eliminadas y reemplazadas por el documento descifrado. El documento cifrado se descargará y
se descifra a nivel local, a continuación, subirá a OpenKM y el caché de la versión eliminada.

Primero, seleccione un documento cifrado en OpenKM.

Fig. 39

Después seleccione la opción “Desencriptar documento”. Dos ventanas emergentes de


aparecerán solicitando su permiso para ejecutarse ( ver figuras 21 y 22).

A continuación aparecerá una ventana emergente en la que introduciremos la contraseña

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Fig. 40

Seleccione el botón “Descifrar archivo”. El documento cifrado se descargará y se descifrará a


nivel local y luego será subido a OpenKM, y el historial de versiones será eliminado. Una
ventana emergente mostrará la información que indica que la operación se realizó con éxito.

Fig. 41

El explorador OpenKM se actualizará y el documento aparecerá con la versión más r eciente.

Fig. 42

Encriptar documento
El encriptado de documentos cifrará algún documento no cifrado en OpenKM y lo reemplazará
con la versión cifrada. Por razones de seguridad todas las versiones anteriores de documentos
serán eliminadas y reemplazadas por el documento encriptado. El documento OpenKM se
descargará y se cifrará a nivel local, y luego será subido a OpenKM.

Primero seleccione algún documento no cifrado en OpenKM.

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Fig. 43

Después seleccione la opción “Encriptar documento”. Aparecerán dos ventanas


emergentes que solicitarán su permiso para descargar y ejecutar el webstarter de OpenKM (
ver figuras 21 y 22 ) El documento será subido y encriptado en OpenKM.

Fig. 44

El explorador OpenKM se actualizará y el documento cifrado aparecerá con la última versión.

Fig. 37

Vídeo tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=aaD7Kr8juUA


(Pulse la tecla de mayúsculas al pulsar este enlace para generar una nueva ventana)

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1.3.8 Importación de correos electrónicos

Importar correos electrónicos del usuario desde alguna cuenta de correo de este por IMAP. La
importación es hecha automáticamente por OpenKM cada 60 minutos, dependiendo de la
configuración del ancho de banda de la red y otros parámetros; el tiempo de refresco podría ser
más grande que éste.
Los mecanismos de importación crean una estructura de carpetas basada en año, mes y
día,para organizar automáticamente los correos electrónicos importados.

Fig. 45

Los usuarios con privilegios de administración tiene acceso a todos los correos electrónicos de
los usuarios.

Fig. 46

Copiar documentos adjuntos


Usando el menú contextual sobre el documento y seleccionando la opción "Copiar" aparecerá
un menú para seleccionar la carpeta destino y copiar el documento adjunto.

Descargar documento adjunto


Usando el menú contextual sobre el documento y seleccionando la opción "Descargar" se
descargará el documento adjunto.

Vídeo tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=aAKidIJKqss


(Pulse la tecla de mayúsculas al pulsar este enlace para generar una nueva ventana)

27
1.3.9 Gestión de notas, previsualización, relaciones, foro, wiki y texto
extraido.
En la parte inferior de la pantalla se detallan las propiedades del documento o carpeta con la
seguridad, la historia, las propiedades generales y aspectos específicos relativos a los
documentos definidos por los usuarios (documento de parametrización).

Opciones disponibles para carpetas:

● Pestaña de propiedades
● Notas
● Seguridad
● Relaciones
● Log de actividad
● Foro
● Wiki
● Workflow
● Pestaña grupo de propiedades ( metadatos )

Fig. 47

Opciones disponibles para documentos:

● Pestaña propiedades
● Pestaña notas
● Pestaña del historial (control de versiones)
● Seguridad
● Previsualización
● Relaciones
● Log de actividad
● Foro y wiki
● Workflow
● Texto Extraído

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Fig. 48

Vídeo tutorial: https://youtu.be/qHD4PoWFskA


(Pulse la tecla de mayúsculas al pulsar este enlace para generar una nueva ventana)

En el Panel de Propiedades de los documentos podemos encontrar la extensión Texto


Extraído. OpenKM extrae todas las palabras contenidas en el cuerpo del documento.

Fig. 49

Nos permite comprobar que la aplicación ha analizado correctamente todo el contenido del
archivo.
La extracción de texto es la función que permite al usuario buscar el documento por cualquier
palabra que se encuentre dentro del archivo.

Vídeo tutorial: https://youtu.be/EH-csJgKCtM


(Pulse la tecla de mayúsculas al pulsar este enlace para generar una nueva ventana)

29
1.3.10 Búsqueda de documentos

La opción de búsqueda se puede localizar en el lado derecho de la ventana de la herramienta.


Las búsquedas pueden hacerse por palabras contenidas en los archivos, por el nombre (título )
del documento, o por el tipo de archivo (tipo MIME).
Del mismo modo, si asigna palabras claves a un documento, estas le servirán como campo de
búsqueda del mismo. También puede hacer búsquedas por los valores del grupo de propiedad
si se han definido, por idioma, autor o rango de fechas.
Se muestra entre 10, 20 y 30, 50 o 100 resultados por página.
Las estrellas indican la importancia del documento encontrado. Este valor se establece por el
motor de búsqueda de acuerdo con el campo de búsqueda y los resultados. La lista de
documentos encontrados se ordena de mayor a menor según su relevancia.

Fig. 50

Vídeo tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=z5-nwMSdoj4


(Pulse la tecla de mayúsculas al pulsar este enlace para generar una nueva ventana)

30
1.3.11 Gestor de tareas
La opción de gestión de tareas permite crear, administrar y asignar tareas a los usuarios o
grupos de usuarios (roles). Se pueden crear proyectos, estados o tipologías que se pueden
asignar a cualquier tarea. Con el Administrador de tareas puede filtrar por proyecto o estado o
tipo creado por usted o asignado a usted.
Cada tarea puede estar asociada a uno o varios documentos, carpetas, correos o registros.

Descripción de las diferentes opciones de iconos:

● → Añadir

● → Editar

● → Eliminar

● → Encontrar un documento

● → Buscar una carpeta

● → Buscar un correo electrónico

● → Buscar un archivo

● → Añadir una fecha

● → Añadir hora

Vista predeterminada
Por defecto el Administrador de tareas muestra en vista de panel toda tarea activa asignada al
usuario conectado. En la esquina superior derecha hay un botón llamado Estado de la Lista
para el mantenimiento de la lista de estado de las tareas y la lista de proyectos para el
mantenimiento de listas de proyectos.

31
Fig. 51

Estado
Cada tarea se ha asignado a algún estado. La lista de estado puede ser mantenida por los
usuarios con aprobaciones de la administración. Como una observación en la próxima captura
de pantalla cada estado puede indicar qué tarea terminó o no. Por ejemplo, en la lista que
aparece en la siguiente pantalla puede observarse el estado llamado "Cancelado" o
"Finalizado", que indica que la tarea no está activa.

Fig. 52

32
Proyectos
Cada tarea se ha asignado a algún proyecto. Las listas de proyectos pueden ser mantenidas
por los usuarios con permisos de la administración. En la captura de pantalla siguiente se
puede ver una lista de proyectos.

Fig. 53

Creación de una tarea


Para crear una nueva tarea se debe hacer click en el siguiente botón a continuación, se
mostrará un formulario (tenga en cuenta que algunos campos son obligatorios):

33
Fig. 54

A continuación, haga clic en el botón crear, en esta pantalla podrá agregar documentos
relacionados, carpetas, correos o registros. Haciendo click sobre el icono de búsqueda de
documentos ( buscar carpeta, mail o archivo, dependiendo del caso):

34
Fig. 55

Para completar la acción, haz click en el botón “Seleccionar”.

Fig. 56

35
Un usuario con tarea asignada que no es propietario – sino creador - sólo se le permite
modificar el estado, el progreso de la tarea o añadir documentos relacionados, carpetas,
correos o registros como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Fig. 57

Filtrar tareas
Puede filtrar las tareas por tarea asignada o tarea creada y por estatus o proyecto. En la
próxima pantalla puede ver una tarea filtrada por las tareas creadas por el usuario.

Fig. 58

36
En la próxima pantalla puede ver el filtro de la tarea por tarea asignada a los usuarios. Como se
muestra el botón de borrado sólo aparece en el caso que el usuario sea el creador (propietario).
En caso contrario, esta opción no está disponible.

Fig. 59

Hay una función de información sobre herramientas que permite mostrar todos los datos de las
tareas desde este punto de vista cuando el cursor esté sobre la tarea sujeto.

Fig. 60

Vídeo tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=Cn9IPV2dKXk


(Pulse la tecla de mayúsculas al pulsar este enlace para generar una nueva ventana)

2. Bibliografía

37
1. Fernández, Arturo. "OpenKM: el gestor documental libre". Todo Linux: la revista
mensual para entusiastas de GNU/Linux, 2010 OCT;(119) pp. 42-46. Consultado el
20/11/2015
2. Youtube. Canal de OpenKM https://www.youtube.com/user/openkm
3. Guía de usuario. OpenKM http://docs.openkm.com/kcenter/

3. Actividad: gestión de archivos y carpetas con OpenKM

En este ejercicio el alumno deberá realizar varias mini tareas dentro del gestor documental
OpenKM. Para ello, accederá a esta url: http://pompeu.openkmcloud.com. Se le asignará un
usuario y contraseña a cada alumno, para la realización de éstas:

1. Creación de una carpeta con el nombre del alumno.


2. Subida de dos documentos con el nombre del alumno (documento .doc). Notificación al
profesor (cuyo usuario es: admin)
3. Descarga de un documento (check-out) y edición. Actualizamos (check-in) el documento
a una nueva versión. Notificamos al profesor la nueva versión.
4. Asignamos al documento del ejercicio 1 las palabras clave y categorías (que deberás
crear con anterioridad).
5. Nos suscribimos al documento del ejercicio 1. Lo eliminamos y restauramos. A
continuación lo bloqueamos y desbloqueamos.
6. Estampamos el documento del ejercicio 1 con una marca de agua (stamp). Para ello, el
documento pasará a convertirse en pdf automáticamente. En este caso el texto sería
"OpenKM" y la imagen el logo de "OpenKM"
7. Encriptación y desencriptación del documento del ejercicio 1.
8. El alumno configurará una cuenta de correo mediante OpenKM.
9. Gestionará documentos (notas, wiki y foro) en el documento creado en el ejercicio 1.
10. El alumno realizará una búsqueda en la pestaña “Buscador” referida al documento
introducido en el ejercicio 1, mediante palabras clave asignadas a ese archivo con
anterioridad. Guardará la consulta realizada.
11. El alumno creará una sencilla tarea programada para el profesor (usuario: admin).

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