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TIPO DE ACTIVIDAD: Lectura

Título Actividad: Introducción y conceptos básicos


Nombre Asignatura: Administración de recursos informáticos Sigla ARF8502
Semana Nº: 1 Actividad Nº 1 Lugar Sala de clases
APRENDIZAJES ESPERADOS:
Aprendizaje 1 Identifica la estructura básica de la empresa

1.- Introducción y Conceptos Básicos


La Informática está presente en todas las actividades de la empresa y actúa en cada una de las partes de
ella; la informática es un instrumento al servicio de un objetivo, el cual es captar datos del medio externo
e interno, procesarlos, combinarlos o relacionarlos y así producir información, esta información es vital
para la toma de decisiones al interior de la empresa lo que se ve reflejado en las decisiones de los
directivos en el manejo de los proyectos y la empresa como ente activo y cambiante en el tiempo.

1.1.- Empresa:
La Empresa es una organización que tiene por objetivo producir bienes y o generar servicios para
satisfacer las necesidades de la comunidad. La Organización es un conjunto de elementos o recursos
(humanos, financieros, tecnológicos, materiales, informáticos, etc.) que se reúnen para cumplir un
propósito determinado.

1.2.- Computación e Informática:


La informática es la ciencia que se encarga del automatización del manejo de la información, procesando
datos, utilizando equipos de procesos automáticos de información. Inicialmente la tecnología informática
se utilizó para administración de tangibles como inventarios y producción. Ahora se abre camino su uso
para intangibles como el conocimiento y la capacitación. Hasta hace muy poco, la tecnología informática
ha sido utilizada y justificada para administrar asuntos tangibles, como los inventarios, los recursos
humanos en la nómina, la contabilidad y la producción. Los proyectos se justificaban con un rápido
retorno en la inversión dado el alto costo de administrar estos recursos por cualquier otro medio,
especialmente manual, y atendiendo todos los requerimientos de control que los gobiernos han
trasladado a las empresas.

1.3.- Recursos:
Dentro del contexto de la informática se puede caracterizar la información como un recurso competitivo
de la empresa, que se puede analizar en dos partes: Por un lado, se estudia su dimensión externa, es
decir, su capacidad para aproximar a la empresa en el entorno en el que opera. Por otro lado, se analiza
su dimensión interna, es decir, sus implicaciones en los procesos directivos y de innovación y de
generación del “Know-how”, destacando en especial esta última feseta, que presenta relevantes efectos
positivos en la competitividad de la empresa. La Planificación de Recursos Empresariales es un término
derivado de la Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de

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Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística,
distribución, inventario, envíos, facturas y una contabilidad para la compañía de la Planificación de
Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de
negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de
administración y la administración de recursos humanos.

Fig1. La información como recurso competitivo

1.4.- Sistemas:
El término sistema de información financiera (CBIS) permite proporcionar a personas y grupos tanto de
dentro como de fuera de la empresa de información relacionada con los asuntos financieros de la misma.
Esta información consiste tanto de informes periódicos, como especiales, más resultados de
simulaciones matemáticas, comunicaciones electrónicas y consejos de sistemas expertos.

La posibilidad de efectuar controles de gestión y presupuesta, administrar el flujo de fondos (cash flow), y
realizar pronósticos son algunas de las novedosas e importantes aplicaciones informáticas en materia
financiera.
Así, el subsistema de administración de fondos ayuda a la gerencia no sólo a rastrear el flujo de dinero a
través de la empresa, sino a influir en ese flujo. El modelo de flujo de efectivo se usa para simular el
efecto de decisiones alternativas sobre el flujo. El flujo de efectivo que sale de una empresa es afectado
por el presupuesto operativo. Los gerentes de todas las áreas de la organización usan el presupuesto
como mecanismo de control. Los informes de presupuesto mensual durante el ejercicio fiscal indican a
los gerentes qué tan bien se están desempeñando en relación con lo presupuestado. Los gerentes
también usan relaciones para comparar el desempeño de sus unidades con estándares establecidos por
la empresa, la industria a la que pertenece la empresa y el mundo de los negocios en general. Para todo
ello el sistema informático debe dar propuestas y soluciones novedosas, creativas e innovadoras, que
permitan mejorar el control sobre la marcha de la empresa.
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Los sistemas ERP ocasionalmente son llamados back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el
público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de
apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al
consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios
electrónicos tales como comercio electrónico, gobierno electrónico, telecomunicaciones electrónicas y
finanzas electrónicas; así mismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no
estableciendo únicamente una relación administrativa con ellos (SRM). Los ERP están funcionando
ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos funcionales que están
involucrados en la operación o producción están integrados en un sólo sistema. Además de la
manufactura o producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, incluyen además la
contabilidad, y suelen incluir unos recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia y administración
estratégica. Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, Enterprise
Resource Planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las
prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar
compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso,
por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos,
GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Solo
podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como considerar
un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre
únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El
ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No
podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos
de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información
para todo el mundo todo el tiempo".

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:


Optimización de los procesos empresariales.
Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería).

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de
respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de
decisiones y disminución de los costos totales de operación.
Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser
sistemas integrales, con modularidad y adaptables.
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Sistemas de información para ventas y marketing, conformado por el subsistema de producto el cual
suministra información acerca de los productos de la empresa, el subsistema de colocación el cual
genera información vinculada a la red de distribución de la empresa, el subsistema de promoción
encargada de informar acerca de las actividades de publicidad y ventas del personal de la empresa, el
subsistema de precios, el cual ayuda al gerente en la adopción de decisiones concernientes a dicho
aspecto, y el subsistema de mezcla integral que permite el desarrollo de estrategias que tomen en
consideración todos los aspectos del marketing.
Una importancia creciente dentro de la estrategia empresaria lo tiene la utilización de software destinado
a la predicción de ventas, como así también al análisis paretiano de la rentabilidad por producto, línea de
productos o servicios, zonas o regiones, formas de distribución, formas de pago, tamaño de las ventas,
clientes y tipos de consumidores entre muchas otras.
Sistemas de información de Recursos Humanos, todos los aspectos concernientes a la más eficaz y
eficiente administración de los recursos humanos mediante el manejo de nuevos y poderosos recursos
informáticos resulta clave y fundamental. Entre los aspectos a considerar tenemos:

Control de asistencia de personal.


Ubicación de personal en la planta.
Control de productividad laboral.
Recepción de currículum.
Sistema de información interna.
Liquidación de sueldos y administración de vacaciones, permisos y otros eventos.
Inventario de recursos humanos.
Sistema para la comunicación y posterior gestión de sugerencias del personal.
Sistema para el aviso de alertas (sistema de prevención).
Gestión del Conocimiento.

Sistemas basados en el conocimiento, la Inteligencia Artificial (AI) se está aplicando actualmente en los
negocios en forma de sistemas basados en el conocimiento, que utilizan conocimiento humanos para
resolver problemas. El tipo más popular de sistema basado en el conocimiento es el sistema experto. Un
sistema experto es un programa que intenta representar los conocimientos de expertos humanos en
forma heurística.
Una de las aplicaciones más importantes de estos sistemas en las empresas tienen lugar a la hora de
entrenar a gerentes en materia de tácticas y estrategias, sobre todo en lo concerniente a temas de
marketing y finanzas.

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Entre los múltiples usos de la AI se tienen temas concernientes al mantenimiento predictivo y preventivo,
la fijación de precios, la preparación de presupuestos, el análisis crediticio, el análisis de ratios, detección
rápida de eventos y detección de fraudes entre otras muchas y variadas aplicaciones.

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