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INCIACION

Áreas de Conocimiento
Estándar Operacional
PROCESO
TECNICA Y
ENTRADA
HERRAMIENTA

Autorización de
inicio del proyecto
por la FSFB

Factores
ambientales de la
Desarrollar el Acta de
INTEGRACIÓN Iniciación
FSFB Juicio de expertos

Activos de los
procesos de la FSFB
ALCANCE
TIEMPO
COSTO
CALIDAD

RECURSOS HUMANOS
RECURSOS HUMANOS

COMUNICACIONES
RIESGOS
ADQUISICIONES

Acta de constitución
del proyecto Análisis de los
interesados
Documentos de
adquisición
Factores
INTERESADOS Identificar interesados ambientales de la
FSFB
Juicio de expertos

Activos de los
procesos de la FSFB
Comités
PLANEACION

Operacional Estándar O
PROCESO
SALIDAS ENTRADA

Acta de constitución del proyecto

Salidas del proceso de Planificación


( áreas del conocimiento)

Acta de Constitución Desarrollar el plan de Gestión del


del proyecto proyecto

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan para la gestión del proyecto

Acta de constitución del proyecto

Planear la gestión del alcance Factores ambientales de la empresa


Planear la gestión del alcance

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del alcance

Plan de gestión de requisitos


recopilar requisitos

Plan de Gestión de interesados

Acta de constitución del proyecto

Registro de interesados
Plan de gestión del alcance

Acta de constitución del proyecto

definir alcance
Plan de gestión de requisitos

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del alcance

Enunciado del alcance del proyecto

Documentación de requisitos
crear la WBS

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del proyecto


Acta de constitución del proyecto
Planear la gestión del cronograma Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del cronograma

Línea base del alcance


Definir las actividades
Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del cronograma

Secuenciar las actividades


Lista de actividades
Atributos de las actividades

Secuenciar las actividades Enunciado del alcance del proyecto

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan para la gestión del cronograma

Lista de actividades
Atributos de las actividades

Calendario de recursos

Estimar los recursos Registro de riesgos


Estimados de costo de las actividades

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del cronograma


Lista de actividades
Atributos de las actividades
Requisitos de recursos de actividades
Calendario de recursos
Declaración del alcance del proyecto

Estimar las duraciones Registro de riesgos

Estructura de descomposición de recursos

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del cronograma


Lista de actividades
Atributos de las actividades
Diagrama de red con el cronograma del
proyecto
Requisitos de recursos de actividades
Calendario de recursos

Desarrollar el cronograma Estimados de duración de las actividades

Enunciado del alcance del proyecto


Desarrollar el cronograma

Registro de riesgos
Asignaciones de personal al proyecto
Desglose de los recursos
Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del proyecto

Planear la gestión del costo Acta de constitución del proyecto


Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de Gestión del costo

Plan de Gestión de recursos Humanos


Línea base del alcance
Cronograma del proyecto

Registro de riesgos

Estimar los costos

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de Gestión del costo

Línea base del alcance

Estimados de costo de las actividades

Base de estimaciones
Determinar el presupuesto
Cronograma del proyecto

Calendario de recursos

Registro de riesgos
Acuerdos

Activos de los procesos de la organización

Plan para la gestión del proyecto

Registro de interesados

Registro de riesgos
Planear la gestión de la Calidad
Documentación de requisitos

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan para la gestión del proyecto

Planear la Gestión de recursos


humanos

Requisitos de recursos de actividades

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización


Plan de gestión del proyecto

Registro de interesados

Planear la gestión de
comunicaciones
Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan para la gestión del proyecto


Acta de constitución del proyecto
Registro de interesados
Planear la gestión del riesgo
Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de Gestión de riesgos

Plan de Gestión del costo

Plan de gestión del cronograma

Plan de gestión de la calidad

Plan de Gestión de recursos Humanos

Línea base del alcance

Identificar los riesgos Estimados de costo de las actividades

Estimados de duración de las actividades


Identificar los riesgos

Registro de interesados

Documentos del proyecto

Plan de gestión adquisiciones


Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de Gestión de riesgos

Línea base del alcance

Relocalizar análisis cualitativos de


riesgos Registro de riesgos

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de Gestión de riesgos


Plan de Gestión del costo
Plan de gestión del cronograma

Realizar análisis cuantitativo de Registro de riesgos


riesgos
Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de Gestión de riesgos

planear la respuesta a los riesgo

Registro de riesgos
Plan de gestión del proyecto

Documentación de requisitos

Registro de riesgos

Requisitos de recursos de actividades

Cronograma del proyecto

Planear las adquisiciones


Estimados de costo de las actividades

Registro de interesados

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan para la gestión del proyecto

Registro de interesados

Registro de Planear la Gestión de los Factores ambientales de la empresa


interesados interesados

Activos de los procesos de la organización


ANEXO N° 1

GRUPOS DE PROC

PLANEACION

Estándar Operacional
PROCESO
TECNICA Y
SALIDAS
HERRAMIENTA

Dirigir y
gestionar la
Juicio de expertos Plan de Gestión del Proyecto
ejecución del
proyecto

Juicio de expertos Plan de Gestión del alcance

Comité Plan de gestión de requisitos


Comité Plan de gestión de requisitos

reuniones con interesados

Matriz de requisitos
Reuniones con grupo de
interés

Juicio de expertos

Prototipos

Análisis de documentos de Matriz de trazabilidad de requisitos


soporte
Documentos Normativos
Juicio de expertos
Enunciado del alcance del proyecto
Análisis del proyecto

Generación de alternativas
actualizaciones a los documentos del
proyecto
Reuniones con grupo de
interés

Línea base del alcance


Líneas técnicas de trabajo

actualizaciones a los documentos del


proyecto
Juicio de expertos

Juicio de expertos
técnicas analíticas
Plan de gestión de cronograma
Reuniones con grupo de
interés

Listado de actividades
Líneas técnicas de trabajo

Atributos de las actividades


Planificación gradual

Juicio de expertos Lista de hitos

Diagrama de red del cronograma del


Diagrama de Gantt
proyecto
Diagrama de red del cronograma del
Diagrama de Gantt
proyecto

actualizaciones a los documentos del


Project
proyecto

Juicio de expertos
Requisitos de recursos de actividades

Estimación análoga

Análisis de alternativas
Desglose de los recursos

Datos históricos

actualizaciones a los documentos del


proyecto
Estimación ascendente

Juicio de expertos
Estimados de la duración de las
actividades

Estimación análoga

técnicas grupales de toma actualizaciones a los documentos del


de decisiones proyecto

análisis de reserva

Análisis de la red del


cronograma Línea base del cronograma

Método de la ruta critica


Cronograma del proyecto
Técnicas de optimización
de recursos
Datos del cronograma
Aplicación de retrasos y
adelantos
Calendarios del proyecto
Calendarios del proyecto
Compresión del
cronograma Actualizaciones al plan de gestión del
proyecto
Herramientas de
actualizaciones a los documentos del
programación
proyecto

Juicio de expertos

técnicas analíticas Plan de Gestión del costo

Comité

Juicio de expertos
Estimación de costo de actividades
Estimación análoga
Estimación ascendente
Análisis de reserva

Base de los estimados


Costo de la calidad

Herramienta de estimación
de costos para la gerencia
de proyectos

Análisis de propuestas de actualizaciones a los documentos del


proveedores proyecto

Técnicas grupales de toma


de decisiones

Costos agregados Línea base de costos

Análisis de reserva Requisitos de financiamiento del


proyecto

Juicio de expertos

actualizaciones a los documentos del


Relaciones Históricas proyecto
actualizaciones a los documentos del
Relaciones Históricas proyecto

Conciliación del comité de


financiamiento

Análisis costo beneficio Plan de Gestión de la Calidad

Costo de la calidad
Plan de mejoras de los procesos

Realizar
aseguramiento
Herramientas de calidad
de calidad

Lista de verificación de calidad


Verificación de estándares

Pares en salud
Actualizaciones de los documentos del
proyecto
Reuniones

Adquirir el
equipo del
Organigrama del proyecto proyecto
y relaciones de trabajo

Plan de Gestión de Recursos Humanos

Desarrollar el
Selección de equipo de
departamentos que trabajo del
inciden en el proyecto proyecto

Juicio de expertos

Gerenciar el
equipo de
trabajo del
Gerenciar el
equipo de
trabajo del
proyecto

Análisis de requerimientos
Plan para Gestión de comunicaciones
de comunicaciones

Modelos de
comunicaciones

Gestionar las
comunicaciones
Método de comunicación Actualizaciones de los documentos del
proyecto

Comités

Juicio de expertos

Técnicas de análisis Plan de Gestión de riesgos

Comités

Revisiones de
documentación

Técnicas de recolección de
información

Registro de riesgos

Análisis de listas de control


Registro de riesgos

Análisis de listas de control

Herramientas de control
de riesgo ( DOFA)

Juicio de expertos

Evaluación de Probabilidad
e impacto de los riesgos

Matriz de Probabilidad e
Impacto
actualizaciones a los documentos del
Evaluación de la calidad de
proyecto
la información de Riesgos

Categorización de Riesgos

Evaluación de la Urgencia
de los riesgos
Juicio de expertos

técnicas de recolección y
presentación de datos

Técnicas de modelación de Actualizaciones de los documentos del


análisis cuantitativo de proyecto
riesgos y modelación

Juicio de expertos

estrategias para amenazas Actualizaciones al plan de gestión del


o riesgos negativos proyecto

estrategias para
oportunidades o riesgos
positivos
Actualizaciones de los documentos del
estrategia de respuestas proyecto
para contingencia

Juicio de expertos
Análisis de compras Plan de gestión de Adquisiciones

Documentos de las adquisiciones

Juicio de expertos
Solicitudes de cambio

Efectuar las
Investigaciones de Criterios de selección de selección de adquisiciones
mercado proveedores

decisiones de comprar
Comités

actualizaciones a los documentos del


proyecto

Juicio de expertos

Plan de gestión de los interesados

Gestionar la
participación de
los interesados
Comités

actualizaciones a los documentos del


proyecto
técnicas analíticas
ANEXO N° 1

GRUPOS DE PROCESOS

EJECUCION

Estándar Operacional

ENTRADA TECNICA Y HERRAMIENTA SALIDAS

Plan de Gestión del


Entrega del proyecto
proyecto
Juicio de expertos

Informes de avance
Solicitudes de
al comité de
cambio aprobados Sistema de Información para la gerencia y de Obra
Gerencia de proyectos

Actualización de
Factores ambientales control de cambios
Comités de Gerencia
de la empresa de solicitudes de
cambio

Activos de los Actualizaciones al


procesos de la Comités de Obra plan de la gerencia
organización del proyecto
Plan de Gestión de la Solicitudes de
calidad cambio
Herramientas de calidad

Actualizaciones al
plan de la Gerencia
Plan de
del proyecto
mejoramiento de
procesos

Seguimientos del proyecto - Comités Actualización a la


documentación del
proyectos
Mediciones de
control de calidad
Actualizaciones a los
Análisis de procesos activos de la
Documentos del organización
proyecto

Asignación de
Proceso de selección de proponente
personal al proyecto
Plan de Gestión de
Recursos Humanos
Calendario de
Análisis de proponentes
recursos

Contratación de proponentes
Factores ambientales
de la empresa Actualizaciones al
plan de la Gerencia
del proyecto
Equipos virtuales
Activos de los
procesos de la
organización
Evaluación del
Plan de Gestión de
Capacitación de contratistas desempeño del
Recursos Humanos
equipo

Asignaciones del
Interrelación internos y externos Actualización a los
personal del proyecto
factores ambientales
Calendario de Herramientas para la evaluación de los de la empresa
Recursos contratistas
Plan de Gestión de Solicitudes de
Recursos Humanos cambio
Comités de Gerencia
Comités de Gerencia
Actualizaciones al
Asignaciones del
plan de la Gerencia
personal del proyecto
del proyecto
Actualización a la
Evaluaciones de
documentación del
desempeño
proyectos
Informes de
desempeño del Actualización a los
equipo factores ambientales
Registro de Comités de obra
de la empresa
Incidentes
Activos de los Actualizaciones a los
procesos de la activos de la
organización organización

Comunicaciones del
Modelos de Comunicación
proyecto
Plan de Gestión de
comunicaciones
Métodos de comunicación
Actualizaciones al
plan de la Gerencia
Reportes de
del proyecto
desempeño del
trabajo
Herramientas de Gestión de
información Actualización a la
Factores ambientales
documentación del
de la empresa
proyectos

Activos de los Actualizaciones a los


procesos de la Reportes de desempeño activos de la
organización organización
Plan de Gestión Proveedores
Reuniones con proponentes
adquisiciones seleccionados

Documentos de Acuerdos con


Evaluación de propuestas
adquisiciones proveedores

Calendario de
Criterios de selección recursos
Juicio de expertos
de proveedores Solicitudes de
cambio

Actualizaciones al
Documentos del
plan de la Gerencia
proyecto
del proyecto
Negociaciones de adquisiciones
Actualización a la
Activos de los
documentación del
procesos de la
proyectos
organización

Plan de Gestión de Registro de


los interesados incidencias

Plan de Gestión de Métodos de comunicación Requerimientos de


comunicaciones cambios
Actualizaciones al
Registro de cambios plan de Gestión del
proyecto
Actualización a la
documentación del
Activos de los proyectos
procesos de la Habilidades gerenciales
organización Actualizaciones a los
activos de la
organización
SEGUIMIENTO Y CONTROL

Estándar Operacional
PROCESO
ENTRADA TECNICA Y HERRAMIENTA

Plan de Gestión del


Juicio de expertos
proyecto

Proyecciones del
Técnicas Analíticas
cronograma
Información del Sistema de información del
desempeño del trabajo proyecto
Monitorear y controlar el
trabajo del proyecto Proyecciones de costo

Factores ambientales de
la empresa
Comités de obra y gerenciales

Activos de los procesos de


la organización

Plan de Gestión del


Juicio de expertos
proyecto

Información del
Comités
Realizar control integrado de desempeño del proyecto
cambios
Requerimientos de
cambio
Factores ambientales de Formato de control de cambios
la empresa diligenciado
Activos de los procesos de
la organización

Plan para la dirección del


proyecto

Inspecciones técnicas

Matriz de requisitos

verificar el alcance
Inspecciones técnicas

Matriz de requisitos

verificar el alcance
Matriz de trazabilidad de
requisitos

Reuniones grupales para toma de


decisiones
Entregables verificados

Informes de Gerencia y
obra
Plan para la Gerencia del
proyecto

Informes de desempeño

Matriz de requisitos
Controlar el alcance Análisis de variaciones

Matriz de trazabilidad de
requisitos

Activos de los procesos de


la organización

Revisiones de desempeño
Plan de la gerencia del
proyecto

Project para Gestión del proyecto

Cronograma del proyecto

Técnicas de Optimización de
recursos

Información del
desempeño del trabajo

Controlar el cronograma
Técnicas de Optimización de
recursos

Información del
desempeño del trabajo

Ajuste de adelantos y retrasos


Controlar el cronograma

Activos de los procesos de


la organización
Compresión del cronograma
Plan para la Gerencia del
Gestión del valor ganado
proyecto

Proyecciones

Requisitos de
Financiamiento del
proyecto

Índice del desempeño del trabajo


por completar TCPI

Controlar los costos

Información sobre el
Revisiones del desempeño -
desempeño del trabajo
Análisis de variación

Herramienta de Gestión del


Proyecto

Activos de los procesos de


la organización

Análisis de reserva
Activos de los procesos de
la organización

Análisis de reserva

Plan para la Gerencia del


proyecto
Herramientas de Calidad
Listas de control de
calidad

Mediciones del
desempeño del trabajo
Inspecciones técnicas
Solicitudes de cambio
Realizar control de calidad aprobadas

Documentos del Revisión de las solicitudes de


proyectos cambio aprobadas

Activos de los procesos de


la organización
Plan para la Gerencia del herramientas de Gestión de la
proyecto información

Comunicaciones del
proyecto
Juicio de expertos
Registro de Incidentes
Controlar las comunicaciones

Datos desempeño del


proyecto
Comité de comunicaciones
Activos de los procesos de
la organización

Plan para la Gerencia del


proyecto Reevaluación de riesgos

Registro de riesgos

Auditorias de riesgos

Medición del desempeño técnico


Seguir y controlar los riesgos

Información sobre
desempeño del trabajo

Análisis de la reserva
Información sobre
desempeño del trabajo

Análisis de la reserva

Comités
Plan para la Gerencia del Sistemas de control de cambios
proyecto de contrato

Documentos de Revisiones de desempeño de las


adquisiciones adquisiciones
Sistema de gestión de registros
Acuerdos con
Inspecciones técnicas y
proveedores
auditorias
Administrar y controlar las
adquisiciones
Solicitudes aprobadas de
cambios
Informes de desempeño

Datos desempeño del


Administración de reclamos
proyecto

Reportes de desempeño
sistemas de pago
de trabajo

Plan de Gestión del


proyecto Herramientas de Gestión de la
información

Registro de Incidencias

Controlar la participación de Datos desempeño del


Juicio de expertos
los interesados trabajo

Documentos del
Comités
proyectos
CIERRRE

acional Estándar Operacional


PROCESO
TECNICA Y
SALIDAS ENTRADA
HERRAMIENTA
Requerimientos de cambios
actualizados en control de
cambios
Juicio de expertos
Informes de desempeño Plan de gestión del
proyecto
Actualizaciones al Plan de
gestión del proyecto

Actualizaciones a los
Técnicas analíticas
documentos del proyecto

Cerrar el Entregables
proyecto aceptados

Requerimientos de cambios
aprobados
Comités

Actualización de estado de
requerimientos de cambio

Actualizaciones al plan de Activos de los


gestión del proyecto procesos de la
Actualizaciones a los organización
Documentación
documentos del proyecto

Entregables aceptados
Solicitudes de cambio

Informes de desempeño

Actualizaciones a los
documentos del proyecto

Informes de desempeño

Actualización a los activos de


los procesos de la
organización

Solicitudes de cambio

Actualización al plan para la


gerencia del proyecto

Actualizaciones a los
documentos del proyecto

Mediciones del desempeño


del trabajo

Pronósticos del cronograma


Solicitudes de cambio

Actualización al plan para la


gerencia del proyecto

Actualizaciones a los
documentos del proyecto

Actualizaciones a los activos


de los procesos de la
organización
Mediciones de desempeño
del trabajo

Proyecciones del presupuesto

Solicitudes de cambio

Actualizaciones del plan para


la Gerencia del proyecto

Actualizaciones de
documentos del proyecto
Actualizaciones de
documentos del proyecto

mediciones de control de
calidad

Solicitudes de cambio
ejecutadas

Actualización al plan para la


gerencia del proyecto

Informes de desempeño

Actualizaciones de
documentos del proyecto

Requerimientos de cambios
actualizados en control de
cambios
Actualización a los activos de
los procesos de la
organización
Solicitud de cambio
Información de desempeño
del trabajo

Actualizaciones a los
documentos del proyecto

Solicitudes de cambio

Actualización al plan para la


gerencia del proyecto

Actualización a los activos de


los procesos de la
organización

Información de desempeño
del trabajo

Requerimientos de cambios
aprobados

Actualizaciones al plan de
gestión del proyecto

Actualizaciones de
documentos del proyecto
actualizaciones a los activos
de los procesos de la
organización
Información de desempeño
del trabajo Plan para la
Autorías de las
Gerencia del
adquisición
proyecto

Solicitudes de cambio

negociación de
Actualizaciones al plan de
Cerrar las adquisiciones
gestión del proyecto
adquisiciones

Documentación de
Actualizaciones a los la adquisición
documentos del proyecto
Sistema de Gestión de
registros
Actualización a los activos de
los procesos de la
organización

Información de desempeño
del trabajo

Actualizaciones a los
documentos del proyecto

Requerimientos de cambios
aprobados

Actualizaciones del plan para


la Gerencia del proyecto

Actualización a los activos de


los procesos de la
organización
racional

SALIDAS

Entrega del
proyecto

actualizaciones
a los activos de
los procesos
Adquisición a
los activos de
los procesos de
la organización
PERSONAS ENTREVISTADAS
Nombre Cargo Empresa a la que pertenece
1 Catalina Lannini Arquitecta Independiente

Ingeniero, coordinador del área de preinstalaciones de


equipos especiales, encargado de consolidar los Proveedor representante de equipos de
2 Giovani Tocarruncho
requerimientos de los equipos, entrega e instalación de los imágenes diagnosticas de General Electric
mismos.

proveedor de servicios para la fundación. Subcontratistas.


Llevan a cabo todos los proyectos de obras civiles, OJCTM - Organización Juan Carlos Torres
3 Juan Carlos Torres Martínez
mantenimiento, ejecución de obra nueva y Martinez
remodelaciones.

4 Dr. Diego Aguirre Director del departamento de Imágenes Diagnósticas F.S.F.B.


5 Esperanza Almanza Directora de la Obra, dirige la Gerencia de la Obra PAYC
6 Alejandro Restrepo Residente Administrativo de Obra PAYC
7 Pilar Trujillo Coordinadora de Proyectos F.S.F.B.
8 Andrés Rodríguez Director del IOCAL F.S.F.B.
Respu
PREGUNTA Personas en
1. Catalina Lannini 2. Giovani Tocarruncho 3. Juan Carlos Torres Martínez
Se percibe como un proyecto arquitectónico, aquel que
1.       Qué es un proyecto de
cumple con los requerimientos de las divisiones de la
infraestructura para la F.S.F.B.?
fundación.

Si es tercerizado el proveedor internamentees


2.       Cuáles son para ustedes las quien tiene claro los procesos de iniciación,
fases/etapas de un proyecto de planeación, ejecución, control y cierre. La
infraestructura? fundación no interfiere en los procesos internos y
en el cómo hacen la documentación.

1.       Cómo nace un proyecto de


GRUPOS DE infraestructura en la F.S.F.B.? Son ideas?
PROCESOS Oportunidades? Son parte de la
Planeación estratégica?

Desde el desempeño de sus funciones, ella es quien lidera y


El ingeniero delegado de las preinstalaciones reporta
2.       Existe un equipo de trabajo monitorea, durante toda la ejecución de la obra que se
todo lo referente a novedades a la Coordinadora
exclusivo para este tipo de proyectos? cumplan los requerimientos de diseño y se cuiden los
técnica y funcional de proyectos de la fundación
Cómo definen a los participantes del detalles planteados inicialmente en los planos. La jerarquía
Santafé. Este proveedor no tiene ningún tipo de
proyecto? (identificación de los que existe es la figura del jefe, en este caso particular es la
acuerdo contractual con la Fundación, sino con el
interesados) (el) Arquitecta (o) encargada y los demás involucrados
inversionista.
manejan todos los mismos rangos.

La Arquitecta trata en gran medida de involucrarlos a todos


y que los mismos participen en la toma de decisiones.
3.       Involucran a los interesados
Según lo expresado, no es fácil que todos logren la
(clientes internos y externos,
comprensión total de los proyectos, dado que se hace la
patrocinadores etc.) en la toma de
respectiva explicación de lo que tiene que ver con los
decisiones cuando inician los proyectos?
planos, diseños y detalles que se hacen para que ellos
sepan exactamente lo que firman.
Iniciación

Los recursos los aprueba directamente la fundación; la


4.       Cómo recaudan los recursos
arquitecta pasa la propuesta económica con el diseño
económicos para este tipo de proyectos?
arquitectónico que posteriormente es evaluado para su
Son donaciones? Es inversión propia? Con
aceptación o rechazo. Esto no es un presupuesto de obra,
préstamos? Quién decide?
solamente incluye los honorarios de la Arquitecta.

5.       Realizan algún documento que


autorice formalmente el proyecto, que En algunas ocasiones manejan un formato base de
indique la información general y los requerimientos y áreas que van alimentando, teniendo en Manejan el formato de acta de constitución del
requisitos iniciales del proyecto que cuenta las necesidades técnicas y funcionales de cada proyecto o acta de inicio.
satisfacen las necesidades y expectativas división.
de los interesados?
La fundación no utiliza un documento donde exprese
el alcance en la adquisición de estos equipos, es el
proveedor el que maneja un formato de
levantamiento de requerimientos.
Lo referente al alcance va implícito en el contrato y no en
1.       Documentan el alcance? (in scope Lo que hace la fundación es transmitir la necesidad
un acta de constitución que sería el ideal para el inicio de
– out scope) junto con las medidas de los espacios donde debe ir el
los proyectos.
equipo y ya es responsabilidad del proveedor
documentar si es necesario algún tipo de detalle
adicional.

2.       Después de definir el alcance del


El proceso de especificación y secuenciación de actividades
proyecto, cómo dividen el trabajo o las
prácticamente se hace empíricamente, basado en la
acciones específicas para lograr obtener
experiencia de la Arquitecta. En este caso tampoco tienen
los entregables? (definición de
un modelo de formato de plan de dirección del proyecto.
actividades y secuenciarlas)

3.       Cómo estiman los recursos que se Igualmente los recursos físicos y humanos son decisión de
necesitan para el desarrollo de estas la Fundación. Las compras para la ejecución de las obras
actividades? (cantidad de materiales, de son aprobadas por el constructor, lo mismo que el
personas, equipos o suministros) presupuesto.

En cuanto a tiempos, la fundación tiene claro cuánto


Organizan las actividades y las secuencias que ya
El proceso de especificación y secuenciación de actividades es el tiempo máximo que debe demorarse el
4.       Cómo estiman los tiempos de están especificadas en el proceso de planificación
se hace empíricamente, basados en la experienciaNo proveedor haciendo la instalación y puesta en marcha
estas actividades? (cronograma, estimar dentro de la programación de la obra junto con el
manejan un modelo de formato de plan de dirección del del equipo. Si se pasa el tiempo máximo es
restricciones al cronograma? cronograma, para controlar los costos, ejecución y
proyecto responsabilidad del proveedor asumir los costos
avance.
adicionales que esto implique.

5.       Cómo preparan la estimación de


los costos y el presupuesto?
Planificación

Para hacer el control de la calidad, se basan en las normas


que maneja la fundación y que se rigen por las
acreditaciones nacionales e internacionales de la
6.       Qué tipo de normas de calidad
arquitectura hospitalaria más las especificaciones técnicas
tienen identificadas para este tipo de
que tengan los equipos que se van a instalar y los
proyectos? Cómo aseguran la calidad?
requerimientos del Director del área. La responsabilidad de
todo lo que sucede en el transcurso de la obra es de la
arquitecta.

7.       En el momento de definición del


equipo de trabajo, documentan los roles,
las responsabilidades y habilidades
requeridas y cómo será la comunicación
entre todos?
8.       Cómo realizan o determinan los
riesgos? Los cualifican, los cuantifican?

Es decir, para este caso en específico, las compras de


9.       Como definen las necesidades de Las compras para la ejecución de las obras son aprobadas este tipo de equipos las hace es directamente el
compras para el proyecto? por el constructor, lo mismo que el presupuesto. inversionista o un tercero. La Fundación aporta
básicamente los pacientes para su uso.

Los cambios y errores que se presenten quedan


Todos los cambios que se aprueban en los comités,
1.       En el momento de la ejecución documentados en las actas de los comités, donde se
quedan dentro de los planos, que al mismo tiempo se van
cuando se presentan cambios que busca que quede constancia el por qué se hizo el
modificando hasta que queda el plano final con todos los
generen impacto frente a lo planeado, cambio o cuando se llevará a cabo dicha modificación
cambios incluidos, que es finalmente el entregable para el
como lo manejan? y de igual manera se buscan las soluciones para hacer
Ejecución cierre.
nuevamente la reprogramación.

2.       Existen espacios planeados de


retroalimentación al personal? Como
resuelven los problemas? Esto lo
documentan?

La fundación realiza comités semanales, en los cuales se


exponen las irregularidades, demoras, entregas y cambios
que se deben ejecutar o aquellos que generen impactos.
1.       Como supervisan el avance de los
Las decisiones y pasos a seguir que se toman en estos
proyectos?
comités quedan documentados en las actas que salen de
cada una de las reuniones, sin que esto implique un
documento formal

La fundación realiza comités semanales, en los cuales se


2.       Qué tipo de informes realizan para Para la entrega del equipo el proveedor utiliza un
exponen las irregularidades, demoras, entregas y cambios .
conocer la salud del proyecto? Qué formato de entrega del equipo donde se especifica
Las decisiones y pasos a seguir que se toman en estos
Seguimiento y periodicidad? Hacen realimentación de que se entregó y el recibido a satisfacción. Esto se
comités quedan documentados en las actas que salen de
Control ellos? Quedan incluidos y formalizados la hace cuando ya el equipo esta entregado y
cada una de las reuniones, sin que esto implique un
aceptación de los entregables? funcionando a la perfección.
documento formal.
Seguimiento y
Control

3.       Cómo controlan el presupuesto Vrs


el cronograma, los riesgos?

1.      Como hacen el cierre de los


proeyctos? Manejan algún formato?

Cierre

No manejan un documento de lecciones aprendidas. Para


conocer lo que ha sucedido en los proyectos hay que entrar
a leer todas las actas que se generan en cada uno de os
comités.
2, Documentan Lecciones Aprendidas?
Respuestas
Personas entrevistadas
4. Dr. Diego Aguirre 5. Esperanza Almanza 6. Alejandro Restrepo 7. Pilar Trujillo

Idea que debe surgir de cumplir mejor las necesidades de Ampliación de servicios nuevos sin incluir las
los pacientes. mejoras.

Primero es la fase de anidación del Proyecto y de


estructuración del sueño, despues se redacta para darle la
Aprobación, después se hace la planeación, y
pre factibilidad y luego la factibilidad financiera,
paralelamente se hace la ejecución.
administrativa, logística. Seguidamente la ejecución,
entrega y puesta en marcha.

Los proyectos nacen vinculados a la planeación


estratégica de la Fundación y la mayoría de estos
El proyecto surge de una idea o un sueño y que pueden hacen parte del proceso de expansión por el que
surgir de referenciarían internacional. pasa en este momento la organización. Se están
desarrollando todo tipo de proyectos para abrirle
campo al proyecto de expansión.

La Gerencia maneja un Plan de desarrollo en el que está todo el


personal necesario para los proyectos y definen en qué momento No existe una jerarquía definida, solo existe la
deben estar y la disponibilidad para el proyecto, allí se encuentra coordinación de proyectos que encabezo yo.
los roles y responsabilidades de cada integrante para el proyecto.

Si los involucran. Inicialmente empieza por los


patrocinadores, pero ellos no toman ningún tipo
de decisión. Posteriormente se comunica a los
clientes internos, pasando por todas las áreas y
departamentos.

Recursos propios y donaciones dependiendo del objetivo Donaciones y recursos propios. Todo lo decide la
del proyecto se establece la fuente de recursos y una Dirección General lo que tiene ver con el entorno
responsabilidad en las búsqueda de los mismos. macro y la Subdirección de Ingeniería lo Micro.

Los proyectos, usualmente entre el sueño, la factibilidad y


la pre factibilidad, se van depurando, por lo tanto resultan
Manejan un contrato de servicio que incluye acompañamiento en Manejan un acta de iniciación. Es un formato
pre-aprobados por la dirección general, que es el punto de
comisiónSe hace un acta de inicio de diseños y del contrato. estándar.
partida. Si existe algo estructurado es ese visto bueno de
la dirección general.
Esta incluido dentro del acta de iniciación.

Todo lo hacen en Project, ahí secuencian las


actividades incluyendo los hitos.

Se hacen presupuestos iniciales, basados en


históricos y tarifas que ya se han aplicado.

Utilizan el Project para la programación de la obra y control de


presupuestos.

En Project se estiman los tiempo .


Presupuesto previo, a medida que se definen los diseños, se va
aterrizando lo que necesita la Fundación y se prepara el
presupuesto definitivo. Esto lo preparan en un programa de
Estimados históricos
presupuesto de la empresa. Hay un departamento de
presupuesto y de contratación y a la Gerencia le llega el
presupuesto total de la obra.

Todas las normas que cumplan las certificaciones


Normas de habilitación y acreditación
internacionales y nacionales.

No se documentan los roles ni las


responsabilidades del equipo e trabajo, como se
hace por departamento ya se tienen claras las
funciones, es algo que esta inherente.
Depende de la planeación del proyecto, generalmente
debes estar incluido dentro de la planeación del proyecto,
a medida que se van presentando a lo largo de la obra, a lo cual
hay riesgos críticos que son los financieros y esos deben Los riesgos no se cualifican ni cuantifican, se van
manifiesta que todos los riesgos e imprevistos se informan, y que
pasar por una buena estructuración y planeación del solucionando como van apareciendo. Los que se
la idea es que con el tiempo y los procesos de la empresa se
proyecto. Una buena estructuración y planeación del presentan siempre quedan escritos en las actas de
mitiguen los riesgos, ya que se tiene un histórico de con quién se
proyecto los debe contener. Hay riesgos mitigables y otros los comités.
puede o no contratar para la obra.
no mitigables. Acercarlos a la realidad sabiendo que hay
una gran diferencia entre la planeación y ejecución.

Para el plan de compras y la selección de los proveedores la


Las necesidades de compra las define el mismo
Gerencia le prepara a la Fundación un cuadro comparativo de los
proyecto , mediante un plan de compra y están
diferentes contratistas para su análisis y aprobación en el comité
ligadas al contratista.
de gerencia.

En cuanto a los cambios sí son aspectos pequeños los maneja Todo los cambios se hacen en los comites e
directamente con la Coordinación de Proyectos de la Fundación, inmeditamente se ajustan en el cronograma y el
Deben estar documentados los cambios que generen Cuando son cambios de carácter más amplio que pueda project. Si se presentan cambios en la ruta critica
impacto en los proyectos impactar al proyecto en costo y tiempo la decisión la toma la hacen los respectivos ajustes de lo contrario se
Dirección General de la FS, Cuando son cambios que sean sigue ejecutando normal y queda documentado
requisitos de la FS la Gerencia analiza y muestra si genera costo en el acta del comite.
adicional o no y en tiempo.

Los espacios planeados son los comites donde se


hace la realimentación, cambios y ajustes.

El cierre de los proyectos contractualmente se hacen de acuerdo


El Proceso de cierre lo realizan a través de actas de terminación y
a los anexos de los contratos, se verifican las actividades y
actas de liquidación, tanto con la Fundación como con los
cantidades y se revisa que estén todos los certificados de cada
contratistas. La Gerencia envía Informes físicos a la Fundación de
Ítem, con esto genera un record de lo que se hizo y se pide un
cada uno de los sistemas que es por ejemplo la parte eléctrica.
informe general de todo el contrato.
Una vez finalizado el proceso de cierre técnico y con las
autorizaciones del comité de gerencia, se realiza el cierre con la
parte administrativa y se hace con otra persona en la fundación,
se realiza cuadro de cantidades de numérica, valores totales del
contrato y tiene que coincidir los pagos que tiene la fundación, el
control de pagos lo hacen con entre PAY y Diego Monroy de la
Fundación. Pilar Trujillo aclara que es necesario que exista una
Gerencia para este tipo de megaproyectos porque es una obra de
115 mil millones de pesos y hay cargos muy específicos dentro
de la Gerencia.

El proceso de cierre empieza cuando ya está la obra recibida por


parte de la Fundación y la Gerencia de obra, en ese momento se
hace el cierre contable y administrativo, se manejan formatos
específicos dependiendo de cada contrato y manejan volúmenes
de contratos entre 10 a 100 contratos. Los cambios deben
quedar documentados al final de cada contrato, es un
documento anexo al contrato.

Hasta ahora se está intentando generar esto.


8. Andrés Rodríguez
Niveles de Madurez de Prácticas
Valor Nombre
4 Institucionalizado
3 Implementado
2 Definido
1 No definido

Calificacion grupo de procesos Descripción


Todos sus prácticas estan
Institucionalizada institucionalizadas
Al menos una práctica esta en nivel
No institucionalizada implementado, definido o no definido
Descripción
Proceso o practicas definidas,capacitadas, y en uso en mas del 90% de proyectos y esta en mejoramiento continuo
Proceso o practicas definidas,capacitadas y en uso en mas del 50% y menos del 90% de proyectos
Proceso o practicas definidas,capacitado. Se usa en menos del 50% de proyectos
Evaluación Madurez OPM3 Calificacion grupo de procesos

Practicas/Procesos Nivel de Madurez Evidencias Documentales

Se cuenta con un formato de acta de


iniciación el se ha aplicado para el
Acta de iniciación 3
inicio de los proyectos de la
infraestructura.

Se cuenta con actas de reunión


donde se seleccionan los interesados
Identificación de interesados de acuerdo a su rol en el proyecto y
se generan reuniones posteriores
donde se envidencia su
2 participación.
TOTAL 5

1.      Cómo nace un proyecto de infraestructura


en la FSDB? Son ideas? Oportunidades? Son
parte de la Planeación estratégica?
2.      Existe un equipo de trabajo exclusivo para
este tipo de proyectos? (jerarquía, tienen
coordinador, líderes funcionales, cómo es la
estructura organizacional del proyecto?)
3.      Involucran a los interesados (clientes
internos y externos, patrocinadores etc) en la
toma de decisiones cuando inician los
proyectos?
4.      Cómo recaudan los recursos económicos
para este tipo de proyectos? Son donaciones? Es
inversión propia? Con préstamos? Quién
decide?
No Institucionalizada

Afirmaciones de entrevista Observaciones

Se evidencian
actas en los
"Elaboramos Acta de iniciación" proyectos que
actualmente se
están ejecutando

"Se cuenta con actas de reunión"


Evaluación Madurez OPM3
Practicas/Procesos Nivel de Madurez

1. Estandarizar el Plan de Gestión del proyecto


2

2. Estandarizar el proceso de recopilación de requisitos


2

3. Estandarizar el proceso de la definición de actividades


2

4. Estandarizar el proceso de Estimación de recursos.


2

5. Estandarizar el Plan de Gestión de calidad


2

6. Estandarizar el Plan de la Gestión de recursos


humanos

7. Estandarizar El Plan de Gestión de Comunicaciones


2

8. Estandarizar el proceso de identificación de riesgos


1
9. Estandarizar el proceso de Análisis cuantitativo de
riesgos 1
TOTAL 16

1.      Documentan el alcance? (in scope – out scope)


2.      Después de definir el alcance del proyecto, cómo
dividen el trabajo o las acciones específicas para lograr
obtener los entregables? (definición de actividades y
secuenciarlas)
3.      Cómo estiman los recursos que se necesitan para el
desarrollo de estas actividades? (cantidad de materiales,
de personas, equipos o suministros)
4.      Cómo estiman los tiempos de estas actividades?
(cronograma, estimar restricciones al cronograma?
5.      Cómo preparan la estimación de los costos y el
presupuesto? (Juicio de Expertos, Estimación Análoga,
Estimación Paramétrica, Estimación Ascendente,
Estimación por Tres Valores)
6.      Qué tipo de normas de calidad tienen identificadas
para este tipo de proyectos?

7.      En el momento de definición del equipo de trabajo,


documentan los roles, las responsabilidades y habilidades
requeridas y cómo será la comunicación entre todos?
8.      Cómo definen las necesidades de compras para el
proyecto?
Tienen algún método para planificar, identificar, calcular y gestionar los riesgos, planean las respuestas a estos rie
Calificacion grupo de procesos No Institucionalizada

Evidencias Documentales Afirmaciones de entrevista Observaciones


Se tienen una linealidad para llevar
los proyectos reflejada en los Actas de comité firmadas
comités de seguimiento

Elaboración de matrices que se


Se recopilan en una matriz
entregan a los contratistas

Se realizan programaciones de obra Se utiliza Microsoft Project


donde se secuencian las actividades

Se realizan cuadros de presupuestos


analizados por hitos y basados en Cuadro presupuestales de
históricos seguimiento para los proyectos

Se hace revisión normativa y se


cuenta con materiales establecidos Informes de los diferentes
departamentos
para la ejecución de los proyectos

Se realiza selección de proveedores;


y se verifica el recurso interno que Cuadros comparativos de
hace parte del alcance del proyecto selección de proveedores y acta
en su operatividad y posterior de iniciación del proyecto.
funcionalidad.

Se realiza comité de comunicaciones Acta de comité de


comunicaciones
los riesgos, planean las respuestas a estos riesgos?
Evaluación Madurez OPM3 Calificacion grupo de proceso

Practicas/Procesos Nivel de Madurez Evidencias Documentales


1. Estandarizar los procesos de aseguramiento de Se realiza verificación in situ de
calidad la normativa aplicable
2
2. Estandarizar el proceso de gestión de Se realiza comité de
comunicaciones. 2 comunicaciones

TOTAL 4

1.      En el momento de la ejecución cuando se


presentan cambios que generen impacto frente a lo
planeado, como lo manejan?
2.      Existen espacios planeados de realimentación al
personal? Como resuelven los problemas? Esto lo
documentan?
No Institucionalizada

Afirmaciones de entrevista Observaciones


Se cuenta con informes de los
departamentos que hacen parte
del proyecto.
Acta de comité de
comunicaciones
Evaluación Madurez OPM3 Calificacion grupo de proceso

Practicas/Procesos Nivel de Madurez Evidencias Documentales


1. Estandarizar el proceso de control
integrado de cambios. 1

Se realiza verificación in situ de


2. Estandarizar el proceso de control de la normativa aplicable
calidad. 2

3. Estandarizar el proceso de control del Se cuentan con todos los


alcance. parámetros para lograr el
3 alcance del proyecto
Se realizan comités de
4. Estandarizar el proceso de control de seguimiento donde se verifica
3 el cumplimiento del
cronograma. cronograma a través de
Microsoft Project.

5. Estandarizar el proceso de control de


costos.
Se cuenta con matrices de
3 control de costo.
6. Estandarizar el proceso de control de Se realiza comité de
comunicaciones. 2 comunicaciones

TOTAL 8

1.      Cómo supervisan el avance de los proyectos?


(software)

2.      Qué tipo de informes realizan para conocer la


salud del proyecto? Con qué periodicidad los
realizan? Hacen realimentación de ellos? Quedan
incluidos y formalizados la aceptación de los
entregables?
3.      Cómo controlan los costos Vrs el presupuesto
versus el cronograma?
No Institucionalizada

Afirmaciones de entrevista Observaciones

Se cuenta con informes de los


departamentos que hacen parte
del proyecto.

Se cuenta con acta de iniciación

Acta de comité

Se evidencia el diligenciamiento
de matrices de control de costos
y cierres financieros.
Acta de comité de
comunicaciones
Evaluación Madurez OPM3
Practicas/Procesos Nivel de Madurez

1. Estandarizar el proceso del cierre del proyecto 2

TOTAL 0

1.      Como hacen el cierre de los proyectos? Manejan


algún formato?
2.      Documentan lecciones aprendidas?
Calificacion grupo de procesos No Institucionalizada

Evidencias Documentales Afirmaciones de entrevista


Se cuenta con oficios con anexos de las
Entrega y recibo de carpetas técnicas. carpetas técnicas.
Observaciones