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CÓDIGO AP-TIC-RG-04

VERSIÓN 2
MATRIZ DE COMUNICACIÓN INFORMATIVA FECHA DE APROBACIÓN

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PROCESO SIG - SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - SGSST


Secretaría General, Dirección de Talento
RESPONSABLE DE LA SECRETARIA U Secretaría de Planeación, Dirección de
SECRETARIA U OFICINA Humano, Grupo de Salud y Seguridad en el
OFICINA Sistemas Integrados de Gestión,
trabajo

DONDE SE GENERA
QUE SE DEBE QUIEN DEBE
LA ¿A QUIEN? ¿CÓMO? ¿CUANDO? REGISTRO
COMUNICAR COMUNICAR
COMUNICACIÓN

Líder del Proceso, Carteleras informativas


Política, metas y objetivos Director de Talento A todo el Página web de la Anual o cada vez que se Documento de la política, objetivos y metas
SIG
del SG-SST Humano y personal fundación modifique firmado y aprobado por Líder del Proceso
Coordinador del SG-SST Inducciones

Coordinador Anual Informe escrito aprobado y firmado por


Resultados de evaluación A través de documento
SG-SST Líder del Proceso del Inducciones y gerencia.
del SG-SST escrito y reuniones
SG-SST reinducciones Registro de asistencia a reuniones.

Informe de avances y Coordinador del A todo el Carteleras informativas, Informe escrito.


SG-SST TRIMESTRAL
desempeño del SG-SST SG-SST personal reuniones, COPASST Registro e asistencia a reuniones.

A través de documento
escrito
Correo electrónico En Anual
A todo el Documento impreso o digital del Plan de
Plan de trabajo anual SG-SST Líder del Proceso reuniones, procesos de Inducciones y
personal trabajo Anual
inducción y reinducciones
reinducción???
COPASST, ARL

Anual
Peligros y riesgos Cartelera informativa.
Cuando ingrese personal
laborales identificados Coordinador del A todo el Proceso de Inducción, Diagnóstico Inicial de S y ST
SG-SST nuevo o visitantes a la
para la Gobernación de SG-SST personal reinducción y Matriz de peligros y riesgos laborales
fundación o la Matriz de
Santander capacitaciones.
riesgos se modifique
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Anual
A través de los procesos
Responsabilidades, Cada vez que se
Coordinador del A todo el de inducción, Matriz y manual de funciones
funciones, y autoridad SG-SST modifiquen las existentes o
SG-SST personal reinducción y responsabilidades y autoridades actualizada
ante el SG SST se definan nuevas
capacitaciones
responsabilidades o
funciones
Carteleras informativas
Acciones preventivas y en las diferentes áreas de
Permanente o cada vez Programas de S y ST
correctivas para riesgos, Coordinador del SG-SST , A todo el trabajo
SG-SST que el panorama de riesgos Reglamento de Higiene y seguridad
accidentes y COPASST personal Procesos de inducción
se modifique Industrial
enfermedades laborales reinducción y
capacitación
A todo el
personal Documento digital o Semestral o
Requisitos legales de S y
Coordinador del Partes escrito. A través de Cada vez que se actualice o
ST aplicables para la SG-SST Matriz legal actualizada.
SG-SST interesadas reuniones o procesos de haya cambios en la
organización
que lo inducción o capacitación. legislación vigente
soliciten
A todo el
Mecanismos de personal Carteleras informativas, Semestral
Coordinador del
participación y consulta SG-SST Partes folletos, información por Inducciones y Documento del SG-SST
SG-SST
en temas de SG-SST interesadas correo electrónico Reinducciones
externas

Programación de Coordinador del A todo el Carteleras informativas ,


SG-SST Anual Programa y cronograma de capacitaciones
capacitaciones SG-SST personal correo electrónico

Programación de los
Director de Talento A todo el Cronograma de exámenes periódicos
exámenes periódicos SG-SST Carteleras informativas, Anual
Humano personal ocupacionales
ocupacionales correo electrónico

Convocatoria y
conformación de los Según normas, Anual o Actas de reunión.
Carteleras informativas,
comités asociados al SG- cada vez que hayan Registro de convocatorias y elección de
Coordinador del A todo el correo electrónico,
SST SG-SST elecciones o haya cambio representantes.
SG-SST personal pagina web de la
(COPASST, comité de en alguno de los Actos administrativos de conformación de
organización
convivencia, brigada de representantes Comités
emergencia)
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Folletos
Coordinador del A todo el Procesos de Inducción, Documento impreso o digital de los
Controles operacionales SG-SST Permanente
SG-SST personal reinducción y controles operacionales
capacitaciones.

Líder del Proceso,


Respuesta a queja, Cada vez que se requiera
Director de Talento Partes
reclamos, solicitudes y contestar alguna solicitud Carta o informe escrito, Radicado en
SG-SST Humano y Coordinador interesadas Correspondencia externa
sugerencias a partes de partes interesadas FOREST
del externas
interesadas externas externas
SG-SST

Capacitaciones, Anual
Coordinador del A todo el inducciones y A solicitud de partes Documento impreso o digital del Plan de
Plan de emergencias SG-SST
SG-SST personal reinducciones, Carteleras interesadas o al ingreso de Emergencias
informativas, folletos personal nuevo o visitantes

Plan de auditorías Coordinador del A todo el


SIG Cartelera informativa Semestral Documento impreso o digital
internas SIG personal

Coordinador del A todo el Informe escrito


informe de auditorias SIG Después de cada auditoria Formato para informe de auditorías internas
SIG personal cartelera informativa
Formulación y medición
De acuerdo a la frecuencia Indicadores formulados y medidos a través
de los indicadores de SG-SST Profesional Universitario Dirección SIG Digital
de medición del aplicativo
gestión del proceso.
Solicitud de bienes y Grupo de
Solicitud de bienes y Requerimientos de
Requerimiento de SG-SST Auxiliar administrativo administración Escrito Cada vez que se necesite
servicios
servicios de recursos
físicos