1.

PERCEPCION DE LA SITUACION– PROBLEMA DE MANERA NO ESTRUCTRADA

A pesar de tener un estructura organizacional administrativas y operativas, se estableció que no se

está dando cumplimiento a los pedidos solicitados en los tiempos asignados o pactados con el
cliente, lo que ha generado quejas de parte de los clientes entre las que se cuenta que los tiempos
de entrega son muy largos, siendo este el posible problema de no poder incrementar las ventas de
acuerdo a lo planeado, adicionalmente a pesar de haber cambiado las maquinas, posiblemente
son insuficientes o no son lo suficientemente modernas que permitan que los procesos de
fabricación se realicen en el tiempo estimado. Otra de las razones puede ser que no se les hace
mantenimiento preventivo a las maquinas ocasionando posibles daños, lo que también generaría
pérdida de tiempo en el proceso de la fabricación, el procedimiento establecido en relación con
cada una de las áreas no tiene establecido los tiempos que cada uno necesita para coordinar entre
sí.

2. PERCEPCIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA DE MANERA ESTRUCTURADA

ETAPA 1: Donde radica la demora en la fabricación de los muebles? Por qué las ventas no se han
cumplido de acuerdo a lo esperado?

Posiblemente el problema radica de la forma como está diseñado el proceso dentro de la

organización, básicamente de acuerdo a lo planteado no se establecen tiempos entre las
diferentes áreas intervinientes. Por ejemplo cuanto tiempo transcurre entre recepcionada la
orden y entregada al área de diseño y este a su vez el tiempo que requiere para diseñar y luego ser
entregado al área de fabricación, donde deben también establecer el tiempo requerido para la
fabricación dependiendo del modelo. Esto influye con el tiempo de entrega oportuna a los clientes
que puede causar plazos de entrega muy largos de tiempo e incumplimiento en los mismos.

Según lo planteado en el caso la empresa realizo cambios de maquinaría, en relación a estas se

deben establecer hojas record de horas trabajadas con el fin de que se realicen los
mantenimientos preventivos de manera programada de las mismas, evitando de esta forma que
el daño retrase la entrega del producto.

Se debe analizar el tiempo de la distribución de la mercancía, analizando los factores externos ya

sea con los servicios contratados o en su defecto como alternativa la entrega directa por parte de
la fábrica a sus clientes.

 ETAPA 2: Es necesario que El Gerente y los Jefes de cada área se reúnan con sus
empleados y mediante entrevistas o charlas retroaliementen los procesos, así como también
reciban las sugerencias de los subalternos y entre todos determinen las posibles causas del
problema.
 ETAPA 3: Una vez establecidas las causas-raíz del problema, entre todos también se puede
rediseñar el proceso y el procedimiento para la fabricación de los muebles. Dejando en
claro que se deben establecer versiones del proceso y de los procedimientos, de lo cual
cada Jefe de Área debe informar a sus subalternos evitando de esta forma reprocesos que
generan pérdidas de tiempo y de materiales, que como consecuencia se ven reflejados en
la demora y la entrega de pedidos, generando clientes insatisfechos y disminución en el
volumen de ventas.

 ETAPA 4: Se debe establecer el mapa de procesos de acuerdo a lo establecido en las causas-

raíz del problema, en cada una de las áreas de forma que todos los empleados de la
empresa conozcan el proceso y los procedimientos, actualizándolo cada vez que se le
realicen los cambio dejando claro la última versión.

Es necesario dentro del proceso de fabricación, establecer los controles de calidad y del
proceso como tal evitando de esta forma incurrir en errores procedimentales o de
fabricación.

 ETAPA 5: En esta etapa antes de dar por terminado el mapa de proceso y los
procedimientos se debe hacer la respectiva comparación con lo anterior y validar los
cambios realizados, o en su defecto comparar con otros modelos del mercado de la misma
naturaleza, para dar como conclusión la mejor opción en aras de una mejora continua y
más cercana a la realidad.

 Etapa 6 y 7: Establecido los cambios en el proceso y los procedimientos se debe dar inicio
a los cambios establecidos realizando las respectivas revisiones y controles por los
designados en la responsabilidad de sus funciones.

3. SELECCIÓN DE DEFINICIONES BASICAS CATWOE

C= CLIENTES: Son los habitantes del sector, Habitantes de toda Bogotá, Ciudades cercanas a no
más de 100 Km de distancia de la fábrica, con proyección a clientela Nacional e Internacional.

A= ACTORES: Son todos los miembros de la organización: Gerente, Área de comercialización y sus
tres divisiones, Fabrica donde se incluye a la división de modelado y producción. Cada una de estas
áreas tiene su respectivo personal asignado para su funcionamiento. Otro actor importante en
este caso son los Proveedores de la materia prima y la empresa distribuidora del producto
terminado (muebles).

T = PROCESO DE TRANSFORMACIÓN: Este consiste en la entrada de la información (Orden de

Pedido para el caso) para la producción del bien (muebles)

WELTANSCHAUUNG: A través del uso de la retroalimentación de los Actores Internos (Empresa)

para beneficio de los actores externos (Clientes y Proveedores), permite minimizar las dificultades
encontradas.

O= PROPIETARIO: El Gerente General Pablo Cifuentes, Jefes de Cada Área y los operarios o
trabajadores
E= APREMIOS AMBIENTALES: En este sentido, el ambiente externo que influye es la competencia
del sector de muebles.

4. CONFECCION Y VERIFICACION DE MODELOS CONCEPTUALES

Son Los que se relacionan en la etapa 4 de los sistemas Blandos:

Realizar un mapa de procesos con lo documentado en el numeral 1, que a su vez hace relación a la
etapa 2 y concluye con la 4 que es donde se determina la causa-raíz del problema con la lluvia de
ideas.

Este es un tipo de modelo conceptuales

https://www.ingenieria.unam.mx/javica1/planeacion/CalgarySSM/Calgary.html

https://es.slideshare.net/Jessiaa23/los-sistemas-y-el-comportamiento-organizacional