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Cómo la auditoría interna puede mejorar

el tono y la cultura de la organización


How Internal Audit Can Improve the
Organization's Tone and Culture
https://misti.com/internal-audit-insights/how-internal-audit-can-improve-the-organization-
s-tone-and-culture
December 18, 2018
By Hernan Murdock

El tono en la parte superior se refiere a los principios y el estilo de liderazgo, el


compromiso con valores como la apertura, la integridad, la honestidad, la justicia y el
comportamiento ético en la organización, y la aplicación de estos principios por parte de la
junta directiva y la gerencia. También se refiere a la atmósfera ética que es creada y
sostenida por los líderes de una organización. Todos estos atributos son a menudo referidos
como la cultura corporativa.

El concepto de "tono" juega un papel clave en el ambiente de control de la organización.


Mientras que se establece en la parte superior, debe caer en cascada sin distorsión o lagunas
a través de toda la organización.

Este proceso comienza con la definición e institucionalización de los comportamientos


esperados dentro de la organización. La gerencia debe comunicar claramente sus creencias
y expectativas a través de los programas, procesos y unidades de negocios de la
organización. Estos valores, creencias y expectativas pueden ser comunicados formalmente
a través de declaraciones de valores, códigos de conducta, políticas, reuniones de personal,
programas de capacitación, memorandos, correos electrónicos o informalmente durante las
actividades diarias. Estos elementos juegan un papel importante en la formación de la
cultura organizacional, las prácticas operativas, el establecimiento de prioridades y la
calificación de las metas más allá de "lo que" se espera que "cómo" se deben lograr estas
metas.

La congruencia entre las palabras y las acciones es fundamental para garantizar la


coherencia y evitar la dilución o la distorsión del tono establecido en la parte superior. La
gerencia, en todos los niveles, debe dar el ejemplo. Del mismo modo, si las palabras y
acciones de los altos directivos están en armonía, es más probable que los empleados
mantengan y practiquen los mismos valores. El concepto de tono en la cúpula puede
entonces complementarse con el concepto de tono desde la cúpula.

La comunicación del tono comienza cuando se contrata a los empleados y debe ser parte
del proceso de incorporación. Las organizaciones deberían contratar a personas
competentes que tengan las calificaciones técnicas para desempeñar sus funciones, pero que
también compartan los valores de la organización.

En algunas compañías la incorporación está bien organizada, yendo más allá de la firma de
una miríada de formularios y documentos, e incluyendo sesiones que cubren la historia de
la organización, los valores, el estilo de liderazgo, las expectativas de una conducta
adecuada, los recursos si se observan comportamientos inaceptables en la organización, las
vías de socialización con los colegas y las oportunidades de promoción profesional.
Además, es una buena idea programar actividades de embarque durante todo el año de
contratación en lugar de un período de embarque corto e intensivo de unos pocos días o
semanas. El enfoque ampliado mejora el índice de compromiso del empleado y su correcta
asimilación.

Otro elemento importante relacionado con el tono en la parte superior es la creación y el


apoyo de mecanismos para capacitar a los empleados. Algunas industrias requieren una
formación obligatoria relacionada con la ética, el acoso sexual y la seguridad en el lugar de
trabajo. Otros temas de capacitación que apoyan la creación y ayudan a cimentar un tono
fuerte y saludable incluyen:

- Trabajo en equipo: Mejora el vínculo entre los empleados, quienes estarán mejor
preparados para apoyarse mutuamente, promover la presión positiva de los compañeros,
tratarse con respeto y adquirir un sentido de pertenencia. La promoción del trabajo en
equipo en el contexto de la conducta ética crea un círculo virtuoso.

- Resolución de conflictos: Esta capacitación proporciona a los empleados y gerentes las


herramientas necesarias para enfrentar situaciones adversas de manera positiva, manejar los
incidentes de manera responsable y de acuerdo con los valores corporativos de trato
respetuoso y justo.

- Pensamiento Crítico y Resolución de Problemas: Mientras que estos programas


típicamente se enfocan en formas de pensar de manera disciplinada, analizar problemas,
fomentar la creatividad e implementar ideas innovadoras de manera práctica, lo que a veces
se pasa por alto es que este tipo de entrenamiento también promueve la transparencia, la
toma de decisiones basada en hechos, la planificación y la responsabilidad. Todos estos
atributos son esenciales para una cultura organizacional saludable.

- La comunicación: Las comunicaciones verbales y escritas efectivas son esenciales para


promover mejores relaciones y reducir las barreras entre los empleados, y con los
proveedores y otras partes interesadas. Esto ayudará a reducir la confusión, los
malentendidos y otras cuestiones operativas.

- Liderazgo y gestión: Las organizaciones perpetúan la cultura existente, o la transforman si


es necesario, a través de las acciones de sus líderes. El entrenamiento de liderazgo ayuda a
las organizaciones a identificar, desarrollar y colocar a líderes capaces en posiciones donde
puedan influenciar positivamente a las organizaciones. El desarrollo de la capacidad de
liderazgo es esencial para la sostenibilidad cultural de la organización y la protección del
tono y la cultura adecuados.
- Línea telefónica de ética: Las organizaciones deben proporcionar a los empleados que son
testigos de conductas no éticas un mecanismo para reportar esos incidentes. Esto
típicamente incluye una línea directa de ética o de denuncia de irregularidades. La gerencia
debe explicar a los empleados que tienen la obligación de reportar comportamientos no
éticos y tranquilizarlos para que se sientan seguros de las represalias mientras lo hacen.

El mentoring y el coaching son dos herramientas adicionales que ayudan a moldear la


mentalidad, los procesos de toma de decisiones y los comportamientos de los gerentes y
empleados. Al ayudar a desarrollar a los demás, los mentores pueden compartir los valores,
principios y el estilo operativo preferido de la organización mientras preparan a los futuros
gerentes y líderes de la organización.

Los sistemas de recompensa también juegan un papel clave en la promoción y el


mantenimiento del tono deseado dentro de la organización, ya que los individuos hacen lo
que se mide y repiten lo que se recompensa. Por consiguiente, los mecanismos de
monitoreo del desempeño deben identificar, medir y recompensar la conducta ética.

Tono en el medio

El tono establecido en la cima de la organización tendrá un efecto en cascada en sus


empleados. Si el tono promueve la ética, la integridad y el tratamiento justo de los demás,
es más probable que los empleados apoyen y reproduzcan estos mismos valores. Sin
embargo, si los líderes de la organización no parecen estar interesados en la ética,
centrándose exclusivamente en los ingresos, los beneficios y la cuota de mercado, los
empleados tampoco se centrarán en la ética. Emularán a sus líderes y también se centrarán
en los "fines de lucro", descuidando potencialmente los medios para lograr esos resultados
financieros.

Las conversaciones en torno al tono en la cúpula a menudo se centran en lo que los


miembros del consejo de administración, el director general y los altos directivos de las
organizaciones declaran en la declaración de valores, el código de ética o el código de
conducta publicados. Sin embargo, el mismo tono debería existir en el medio, donde se
desarrollan la mayoría de las actividades comerciales (por ejemplo, interacciones con los
compañeros de trabajo, servicio al cliente, interacciones con los proveedores). Además,
dado que la mayoría de las organizaciones tienen algunos empleados que no entran en
contacto con el equipo directivo superior, es imperativo que la dirección inferior y los
empleados reproduzcan los mismos puntos de vista, creencias y prácticas. De lo contrario,
los mensajes éticos de la cúpula se verán socavados.

Dado el número de malos actores que han destruido las organizaciones, eliminado las
inversiones de los accionistas y despilfarrado los recursos de los contribuyentes, es esencial
que los líderes envíen el mensaje de que el éxito se mide tanto por lo que se logra como por
cómo se logra. En los casos extremos, el enfoque de la administración, las recompensas y la
falta de medidas disciplinarias podrían resultar en que el fraude se considere aceptable
siempre y cuando haga que la organización sea rentable.
A los auditores internos se les está encargando cada vez más la tarea de revisar el tono de la
cúpula de sus organizaciones porque impacta muchos aspectos del ambiente de control y el
desempeño de los controles internos. Mientras que los auditores pueden llevar a cabo una
auditoría de cultura y tono integral y de toda la empresa, otros encuentran más ventajoso
anexar estos temas a otras evaluaciones más tradicionales.

El tono en la parte superior describe las expectativas de comportamiento, desempeño y


ética establecidas en los niveles más altos de la organización. La junta directiva y la alta
gerencia establecen el tono en la parte superior de la organización y deberían actuar
diligentemente para asegurarse de que se produzca una cascada sin distorsión de arriba
hacia abajo. Como proveedores de garantía, los auditores internos deberían evaluar la
infraestructura y las prácticas de la organización para determinar si las prioridades y
comportamientos apoyan los valores organizacionales establecidos y si existe una cultura
corporativa saludable. La conducta no ética puede ser el resultado de manzanas podridas o
barriles podridos, y los auditores internos pueden ayudar a la gerencia a evitar ambos.