Análisis de situación actual / Identificación del problema 1.1 De acuerdo al análisis realizado sobre la situación actual del Departamento de Ventas de la Empresa “Textiles H&A”, se detectaron las siguientes problemáticas: a) Carencia de un sistema de control de inventarios b) Inexistencia de Tecnología avanzada c) Conflictos entre vendedores y supervisores de ventas d) Mala utilización de los recursos e) Desorganización del departamento f) Personal no capacitado. g) Infraestructura inadecuada (Departamento de Empaque y Despacho)
Por lo tanto, hemos determinado como punto fundamental la reestructuración, tanto del Departamento de Ventas como del Departamento de Despacho, priorizando la implementación de tecnología y capacitación de personal logrando sistematizar y equipar, para llevar un control adecuado de los recursos y así evitar anomalías.
FODA Fortalezas
● Variedad de productos ● Amplia cartera de clientes ● Capacidad en producción ● Alto ingreso por ventas ● Sólido posicionamiento en el mercado
Debilidades
● Ausencia de un sistema de control de inventarios
● Tecnología obsoleta ● Presiones internas por parte de los trabajadores ● Personal no capacitado. ● Infraestructura inadecuada (departamento de empaque y despacho) ● Mala utilización de los recursos Oportunidades
● Introducción de nuevos productos
● Mercado versátil ● Inversión extranjera ● Materia prima de alta calidad ● Incursión en el mercado virtual
Amenazas
● Pago excesivo de impuestos
● Competencia extranjera ● Mejor atención al cliente por la competencia ● Déficit en atención al cliente ● Trámites aduanales que dificulten la importación de materia prima.
1.2
Prioridad Problema Objetivo Recursos necesarios Limitantes
1 Falta de control Controlar y agilizar Recurso Humano Tecnología
de inventarios el despacho de capacitado y Obsoleta mercadería tecnología 2 Tecnología Renovar equipos y Software de Sistema Presupuesto Obsoleta sistemas de control de inventarios
1.3 Al implementar un sistema de control avanzado de inventarios se logrará resolver
las problemáticas prioritarias del departamento de Logística, con el cual se espera reducir la mala utilización de los recursos y la optimización de los mismos logrando un departamento más eficiente.
Parte II MATRIZ FODA 2.1
Factores Internos FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)
Solido posicionamiento tecnología Obsoleta de la empresa
Factores Externos
OPORTUNIDADES (O) FO (Maxi - Maxi) DO (Mini-Maxi)
Aprovechando el Implementar nueva introducción de nuevos posicionamiento de la tecnología para productos empresa se pueden capitalizarse con la introducir nuevos introducción de nuevos productos. productos para AMENAZAS (A) FA (Maxi-Mini) DA (Mini-Mini) Mantener el Dentro de la tecnología Déficit de atención al posicionamiento de la adquirida incluir cliente empresa, enfocado al encuestas del servicio al mejoramiento en la cliente. atención al cliente.
2.2 Estrategias identificadas, según FODA de la Empresa:
FO Aprovechando el posicionamiento de la empresa se pueden introducir nuevos productos
DO Capitalizarse con la implementación de nueva tecnología para la introducción de
nuevos productos
FA Mantener el posicionamiento de la empresa, enfocado en la mejora de atención al
cliente
DA Dentro de la tecnología adquirida, incluir un módulo de encuestas para medir el
nivel de satisfacción de los clientes.
De acuerdo al Modelo de Estrategias de Porter, estas se encuentran clasificadas de la siguiente
manera:
DIFERENCIACIÓN LIDERAZGO EN COSTOS
● Siendo una empresa con una imagen y ● En búsqueda de ampliar e introducir
sólida dentro del mercado y con nuevos productos, se buscará nuestros clientes, se introducirán capitalizarnos, a través de la nuevos productos, que nos permitan implementación de tecnología que innovar y obtener más clientes. permita desenvolvernos de manera más eficiente y eficaz hacia nuestros clientes.
ENFOQUE
● En búsqueda de mejorar y fortalecer la atención hacia nuestros clientes, quienes son
nuestra prioridad, se realizarán encuestas electrónicas y diversas gestiones que nos permitan conocer la opinión de nuestros clientes. 2.3 De acuerdo a nuestra problemática identificada siendo la falta de control de inventarios se determinó que al adquirir más recursos que nos permita tener tecnología de punta lograremos sistematizar el departamento de inventarios, así como contar con un registro de los insumos y productos que ingresan y despachan. Esto nos beneficiara en llevar un control y obtención de utilidades, la obtención de estas reside en gran parte en las ventas por lo que si no hay un control de inventarios adecuados, ventas no tendrá el material suficiente para trabajar.
Al no tener el control adecuado de inventarios se presta al robo hormiga, y desperdicios y estos a
su vez causan un fuerte impacto en las utilidades .Al contar con este sistema beneficiara a mejorar la producción y llevar un control de los recursos utilizados, ya que en la forma que se estaba operando nos causaba perdidas tanto en gastos de materia prima como atrasos de entrega lo que causaba insatisfacción en los clientes.
Al mejorar la satisfacción de nuestros clientes, mantendremos la relación con ellos y esto nos Dará la oportunidad de buscar nuevos clientes introduciendo nuevos productos para el crecimiento de la empresa lo que ayudara a posicionarnos en el mercado y con la competencia.
2.4
Beneficios al Implementar nueva tecnología en el departamento de inventarios.
Tener un control de los insumos para la elaboración de los productos.
Control de inventario de producto finalizado. Control de entrega de producto. Control de despacho de producto. Control de los tiempos de producción y entrega.
2.5
Planeación para el cumplimiento de objetivos
Identificación de tecnología a implementar.
Búsqueda de inversionistas. Adquisición e implementación del sistema. La adquisición de nuevos productos. Promoción de los nuevos productos. 2.6 MODELO IPO (DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA SECCIÓN DE INVENTARIOS) DESCRIPCIÓN DEL MODELO IPO La entrada principal del sistema ENTRADAS son las ordenes de trabajo y las facturas Los elementos del sistema toman el pedido y generan una orden de trabajo y factura, luego lo trasladan a producción, posteriormente se ingresan a PROCESOS bodega donde se genera un registro de entrada, luego se despacha al cliente y se genera un registro de salida en el sistema de control de inventarios Es el producto que se entrega al SALIDAS cliente en base a la orden de trabajo procesada ELEMENTOS Son los operadores y el personal de atención al cliente necesarios Recurso Humano para el cumplimiento de la producción y entrega del producto. Red de computadoras, equipo de Equipo comunicación y suministros de oficina Se compone de todos los Sistemas y procedimientos ya establecidos procedimientos para complementar nuestro nuevo sistema Son aquellos referentes a los Datos reportes generales y a los reportes del el estado de inventario Es el software de control de Programas inventarios que se implementará en nuestro sistema. DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
RECURSO HUMANO EQUIPO
Personal de Servicio Computadoras al Cliente Suministros DECIPCIÓN Personal de de Oficina DESCRIPCIÓN ENTRADAS Recepción de Pedidos SALIDAS Personal de Control Los pedidos: de Inventarios Orden de son órdenes de trabajo PROCESOS DATOS DE trabajo que se Toma de pedidos INFORMACIÓN solicitada: toman al Facturación Datos de Puede momento en Ingreso de Ordenes de órdenes de corresponder el que el trabajo , pedido a material cliente almacenamiento e Datos del textil, hilado especifica lo inventarios sistema de de telas, que desea Realización de inventarios tejidos o producto acabados. Facturación: Registro de Ingreso de Documento producto a bodega que respalda Despacho de Producto el pago del Registro de salida de pedido para producto de bodega proceder a OTROS ser realizado Programa de control de inventarios Personal Técnico
FEEDBACK Reportes Generales Cuadre de inventario ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL / ESTRUCTURA DE PROCESOS PARTE III NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
3.1
Dirección General
Asesor Contable
Direccion de Direccion de Direccion de Recursos
Produccion Ventas Humanos
Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento de Departamento de
de Compras de Logistica de Manufactura de Ventas Reclutamiento Capacitacion
Seccion de Seccion de Seccion de Seccion de Seccion de Seccion de Almacen e Producto en Compras Facturacion Busqueda Orientacion Inventarios Proceso
Seccion de Seccion de Seccion Producto Despacho Perfeccionamiento Terinado
3.2 Clasificación del Organigrama (Alcance, Contenido y Presentación)
Los cambios implementados en el departamento de producción conllevan a la creación de una
nueva sección catalogada como “Sección de Despacho” la cual será la responsable de realizar las entregas del producto final a los clientes de la empresa, brindando un servicio y atención al cliente de primera calidad, así mismo el control de los despachos en base a la facturación y pedidos cargados en el sistema de control de inventarios. Se crea esta nueva sección y nueva plaza con el propósito de tener a una persona encargada de los despachos la cual también lleve un control de los mismos, en un área satisfactoria para el cliente, donde haya comodidad y se cuente con un excelente servicio reduciendo el tiempo de espera.
3.3 Explicación de Cambios Realizados en el Organigrama.
Al momento de realizar el estudio organizacional de la estructura de la empresa TEXTILES “H&A” se
ha llegado a la determinación que los cambios que se aplicarán serán únicamente internos en el departamento de Logística, el cual presentó el problema prioritario.
3.4 Explique en qué parte del organigrama se encuentra ubicado el problema.
El problema encontrado está en la dirección de producción, específicamente en el área de “sección
de inventarios” dentro del departamento de logística, ya que se observó que hay descontrol al momento de hacer entrega de productos terminados al departamento de ventas.
Por lo cual, se llegó a la creación de una nueva sección, denominada “sección de despacho” la cual estará unificada al almacén, que es donde se encuentran dichos productos, a su vez se trabajara de manera coordinada con el departamento de ventas para la correcta facturación y trasladar los datos contables al área de inventarios. 3.5 ELABORAR DFD
(0) SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
1 Copia de orden Solicitud de Orden de y entrega 1 1 producto factura trabajo y Cliente Cliente facturación Se notifica Compra 2 proceso Inventario producto en 2 productos línea Ingreso de empezados orden a Inventario producción 1 productos terminados 3 Se ingresa y Se detalla 2 pedido Realización almacena de pedido Producción 3 producto Bodega Se entrega 3 producto a Despacho ventas 1 de Cliente Producto Se despacha pedido 3.9 Elaboración del diagrama columnar.
Producción Inicio Cliente Ventas (Productos en proceso Almacén e Inventarios Facturación Despacho y finalizados)
Inicio
1 2 Fin 3 3
3.10 Elaboración de propuesta de hardware y software
Software para almacén “Alvendi-CM” es un sistema de registro y control de los artículos,
productos o materiales de una bodega, depósito o almacén. Este software para almacén de material, depósito de herramientas o bodega del negocio permite registrar y controlar entradas, salidas, entregas temporales de materiales o artículos al personal y las devoluciones que estos realizan. Incorpora funciones para el registro de los artículos, las salidas, entradas, entregas y devoluciones de materiales, de modo que se puede hacer seguimiento de lo entregado a empleados o encargados y conocer, de esa manera, qué material está en poder de qué personas.
Las siguientes son algunas posibilidades del programa:
registro de artículos o materiales registro de encargados (personas a las que se entrega material) registro de proveedores registro de entradas registro de salidas (material fungible) registro de entregas (material que debe ser devuelto) registro de pedidos (u órdenes) de compra Genera informes de: listas de existencias y costos material bajo el mínimo indicado tarjeta (kardex) del material o producto detalles de compras entradas y salidas entregas y devoluciones El funcionamiento en red es mediante el protocolo TCP/IP y no mediante carpetas compartidas su supondría un grave riesgo de seguridad. Si. Alvendi-CM está diseñado para trabajar en red y tiene un módulo de administración de usuarios. El precio de la instalación del software es de Q610.31. Características del equipo a implementar (Hardware) 1 PC Q4,753.00
Procesador Intel core i3 8100 3.6GHz
Memoria 4Gygabytes tipo DDR4 Disco duro rigido de 1 terabyte Sistema operativo Windows 10 64 bits Tarjeta de video Intel 128 Megabytes Teclado Monitor Dell 18.5 , características , pantalla de calidad , contiene ahorro de energía con funciones específicas.
1 Impresora Multifuncional Q1,630.00
Funciones: Impresión, copia, escaneado, fax
Tecnología de impresión: Láser Hasta 10000 páginas Estándar (Ethernet, Wi-Fi 802.11b/g/n incorporados)
