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Automatización de Procesos Administrativos

Parte I

DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA Y ANÁLISIS FODA


Análisis de situación actual / Identificación del problema
1.1 De acuerdo al análisis realizado sobre la situación actual del Departamento de Ventas de la
Empresa “Textiles H&A”, se detectaron las siguientes problemáticas:
a) Carencia de un sistema de control de inventarios
b) Inexistencia de Tecnología avanzada
c) Conflictos entre vendedores y supervisores de ventas
d) Mala utilización de los recursos
e) Desorganización del departamento
f) Personal no capacitado.
g) Infraestructura inadecuada (Departamento de Empaque y Despacho)

Por lo tanto, hemos determinado como punto fundamental la reestructuración, tanto del
Departamento de Ventas como del Departamento de Despacho, priorizando la implementación de
tecnología y capacitación de personal logrando sistematizar y equipar, para llevar un control
adecuado de los recursos y así evitar anomalías.

FODA
Fortalezas

● Variedad de productos
● Amplia cartera de clientes
● Capacidad en producción
● Alto ingreso por ventas
● Sólido posicionamiento en el mercado

Debilidades

● Ausencia de un sistema de control de inventarios


● Tecnología obsoleta
● Presiones internas por parte de los trabajadores
● Personal no capacitado.
● Infraestructura inadecuada (departamento de empaque y despacho)
● Mala utilización de los recursos
Oportunidades

● Introducción de nuevos productos


● Mercado versátil
● Inversión extranjera
● Materia prima de alta calidad
● Incursión en el mercado virtual

Amenazas

● Pago excesivo de impuestos


● Competencia extranjera
● Mejor atención al cliente por la competencia
● Déficit en atención al cliente
● Trámites aduanales que dificulten la importación de materia prima.

1.2

Prioridad Problema Objetivo Recursos necesarios Limitantes

1 Falta de control Controlar y agilizar Recurso Humano Tecnología


de inventarios el despacho de capacitado y Obsoleta
mercadería tecnología
2 Tecnología Renovar equipos y Software de Sistema Presupuesto
Obsoleta sistemas de control de
inventarios

1.3 Al implementar un sistema de control avanzado de inventarios se logrará resolver


las problemáticas prioritarias del departamento de Logística, con el cual se espera reducir la mala
utilización de los recursos y la optimización de los mismos logrando un departamento más eficiente.

Parte II
MATRIZ FODA
2.1

Factores Internos FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)


Solido posicionamiento
tecnología Obsoleta
de la empresa

Factores Externos

OPORTUNIDADES (O) FO (Maxi - Maxi) DO (Mini-Maxi)


Aprovechando el Implementar nueva
introducción de nuevos posicionamiento de la tecnología para
productos empresa se pueden capitalizarse con la
introducir nuevos introducción de nuevos
productos. productos para
AMENAZAS (A) FA (Maxi-Mini) DA (Mini-Mini)
Mantener el
Dentro de la tecnología
Déficit de atención al posicionamiento de la
adquirida incluir
cliente empresa, enfocado al
encuestas del servicio al
mejoramiento en la
cliente.
atención al cliente.

2.2 Estrategias identificadas, según FODA de la Empresa:


FO Aprovechando el posicionamiento de la empresa se pueden introducir nuevos
productos

DO Capitalizarse con la implementación de nueva tecnología para la introducción de


nuevos productos

FA Mantener el posicionamiento de la empresa, enfocado en la mejora de atención al


cliente

DA Dentro de la tecnología adquirida, incluir un módulo de encuestas para medir el


nivel de satisfacción de los clientes.

De acuerdo al Modelo de Estrategias de Porter, estas se encuentran clasificadas de la siguiente


manera:

DIFERENCIACIÓN LIDERAZGO EN COSTOS

● Siendo una empresa con una imagen y ● En búsqueda de ampliar e introducir


sólida dentro del mercado y con nuevos productos, se buscará
nuestros clientes, se introducirán capitalizarnos, a través de la
nuevos productos, que nos permitan implementación de tecnología que
innovar y obtener más clientes. permita desenvolvernos de manera
más eficiente y eficaz hacia nuestros
clientes.

ENFOQUE

● En búsqueda de mejorar y fortalecer la atención hacia nuestros clientes, quienes son


nuestra prioridad, se realizarán encuestas electrónicas y diversas gestiones que nos
permitan conocer la opinión de nuestros clientes.
2.3 De acuerdo a nuestra problemática identificada siendo la falta de control de inventarios se
determinó que al adquirir más recursos que nos permita tener tecnología de punta lograremos
sistematizar el departamento de inventarios, así como contar con un registro de los insumos y
productos que ingresan y despachan. Esto nos beneficiara en llevar un control y obtención de
utilidades, la obtención de estas reside en gran parte en las ventas por lo que si no hay un control
de inventarios adecuados, ventas no tendrá el material suficiente para trabajar.

Al no tener el control adecuado de inventarios se presta al robo hormiga, y desperdicios y estos a


su vez causan un fuerte impacto en las utilidades .Al contar con este sistema beneficiara a mejorar
la producción y llevar un control de los recursos utilizados, ya que en la forma que se estaba
operando nos causaba perdidas tanto en gastos de materia prima como atrasos de entrega lo que
causaba insatisfacción en los clientes.

Al mejorar la satisfacción de nuestros clientes, mantendremos la relación con ellos y esto nos
Dará la oportunidad de buscar nuevos clientes introduciendo nuevos productos para el
crecimiento de la empresa lo que ayudara a posicionarnos en el mercado y con la competencia.

2.4

Beneficios al Implementar nueva tecnología en el departamento de inventarios.

 Tener un control de los insumos para la elaboración de los productos.


 Control de inventario de producto finalizado.
 Control de entrega de producto.
 Control de despacho de producto.
 Control de los tiempos de producción y entrega.

2.5

Planeación para el cumplimiento de objetivos

 Identificación de tecnología a implementar.


 Búsqueda de inversionistas.
 Adquisición e implementación del sistema.
 La adquisición de nuevos productos.
 Promoción de los nuevos productos.
2.6 MODELO IPO (DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA SECCIÓN DE INVENTARIOS)
DESCRIPCIÓN DEL MODELO IPO
La entrada principal del sistema
ENTRADAS son las ordenes de trabajo y las
facturas
Los elementos del sistema toman
el pedido y generan una orden de
trabajo y factura, luego lo
trasladan a producción,
posteriormente se ingresan a
PROCESOS bodega donde se genera un
registro de entrada, luego se
despacha al cliente y se genera un
registro de salida en el sistema de
control de inventarios
Es el producto que se entrega al
SALIDAS cliente en base a la orden de
trabajo procesada
ELEMENTOS
Son los operadores y el personal
de atención al cliente necesarios
Recurso Humano para el cumplimiento de la
producción y entrega del producto.
Red de computadoras, equipo de
Equipo comunicación y suministros de
oficina
Se compone de todos los
Sistemas y procedimientos ya establecidos
procedimientos para complementar nuestro nuevo
sistema
Son aquellos referentes a los
Datos reportes generales y a los reportes
del el estado de inventario
Es el software de control de
Programas inventarios que se implementará
en nuestro sistema.
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN

RECURSO HUMANO EQUIPO


 Personal de Servicio  Computadoras
al Cliente  Suministros
DECIPCIÓN  Personal de de Oficina DESCRIPCIÓN
ENTRADAS Recepción de Pedidos SALIDAS
 Personal de Control
Los pedidos:
de Inventarios Orden de
son órdenes
de trabajo PROCESOS DATOS DE trabajo
que se  Toma de pedidos INFORMACIÓN solicitada:
toman al  Facturación  Datos de Puede
momento en  Ingreso de Ordenes de órdenes de corresponder
el que el trabajo , pedido a material
cliente almacenamiento e  Datos del textil, hilado
especifica lo inventarios sistema de de telas,
que desea  Realización de inventarios tejidos o
producto acabados.
Facturación:  Registro de Ingreso de
Documento producto a bodega
que respalda  Despacho de Producto
el pago del  Registro de salida de
pedido para producto de bodega
proceder a OTROS
ser realizado  Programa de control de inventarios
 Personal Técnico

FEEDBACK
 Reportes Generales
 Cuadre de inventario
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL / ESTRUCTURA DE PROCESOS
PARTE III
NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

3.1

Dirección General

Asesor Contable

Direccion de Direccion de Direccion de Recursos


Produccion Ventas Humanos

Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento de Departamento de


de Compras de Logistica de Manufactura de Ventas Reclutamiento Capacitacion

Seccion de Seccion de
Seccion de Seccion de Seccion de Seccion de
Almacen e Producto en
Compras Facturacion Busqueda Orientacion
Inventarios Proceso

Seccion de
Seccion de Seccion
Producto
Despacho Perfeccionamiento
Terinado

3.2 Clasificación del Organigrama (Alcance, Contenido y Presentación)

Los cambios implementados en el departamento de producción conllevan a la creación de una


nueva sección catalogada como “Sección de Despacho” la cual será la responsable de realizar las
entregas del producto final a los clientes de la empresa, brindando un servicio y atención al cliente
de primera calidad, así mismo el control de los despachos en base a la facturación y pedidos
cargados en el sistema de control de inventarios. Se crea esta nueva sección y nueva plaza con el
propósito de tener a una persona encargada de los despachos la cual también lleve un control de
los mismos, en un área satisfactoria para el cliente, donde haya comodidad y se cuente con un
excelente servicio reduciendo el tiempo de espera.

3.3 Explicación de Cambios Realizados en el Organigrama.

Al momento de realizar el estudio organizacional de la estructura de la empresa TEXTILES “H&A” se


ha llegado a la determinación que los cambios que se aplicarán serán únicamente internos en el
departamento de Logística, el cual presentó el problema prioritario.

3.4 Explique en qué parte del organigrama se encuentra ubicado el problema.

El problema encontrado está en la dirección de producción, específicamente en el área de “sección


de inventarios” dentro del departamento de logística, ya que se observó que hay descontrol al
momento de hacer entrega de productos terminados al departamento de ventas.

Por lo cual, se llegó a la creación de una nueva sección, denominada “sección de despacho” la cual
estará unificada al almacén, que es donde se encuentran dichos productos, a su vez se trabajara de
manera coordinada con el departamento de ventas para la correcta facturación y trasladar los datos
contables al área de inventarios.
3.5 ELABORAR DFD

(0)
SISTEMA DE CONTROL DE
INVENTARIOS

1 Copia de orden
Solicitud de
Orden de
y entrega 1
1 producto factura
trabajo y Cliente
Cliente
facturación
Se notifica
Compra 2 proceso
Inventario
producto en
2 productos
línea
Ingreso de
empezados orden a Inventario
producción 1 productos
terminados
3 Se ingresa y
Se detalla
2 pedido Realización almacena
de pedido
Producción 3
producto
Bodega
Se entrega
3 producto a
Despacho ventas 1
de Cliente
Producto Se despacha
pedido
3.9 Elaboración del diagrama columnar.

Producción
Inicio Cliente Ventas (Productos en proceso Almacén e Inventarios Facturación Despacho
y finalizados)

Inicio

1 2
Fin
3
3

3.10 Elaboración de propuesta de hardware y software

Software para almacén “Alvendi-CM” es un sistema de registro y control de los artículos,


productos o materiales de una bodega, depósito o almacén. Este software para almacén
de material, depósito de herramientas o bodega del negocio permite registrar y controlar
entradas, salidas, entregas temporales de materiales o artículos al personal y las
devoluciones que estos realizan.
Incorpora funciones para el registro de los artículos, las salidas, entradas, entregas y devoluciones
de materiales, de modo que se puede hacer seguimiento de lo entregado a empleados o
encargados y conocer, de esa manera, qué material está en poder de qué personas.

Las siguientes son algunas posibilidades del programa:


 registro de artículos o materiales
 registro de encargados (personas a las que se entrega material)
 registro de proveedores
 registro de entradas
 registro de salidas (material fungible)
 registro de entregas (material que debe ser devuelto)
 registro de pedidos (u órdenes) de compra
Genera informes de:
 listas de existencias y costos
 material bajo el mínimo indicado
 tarjeta (kardex) del material o producto
 detalles de compras
 entradas y salidas
 entregas y devoluciones
El funcionamiento en red es mediante el protocolo TCP/IP y no mediante carpetas
compartidas su supondría un grave riesgo de seguridad.
Si. Alvendi-CM está diseñado para trabajar en red y tiene un módulo de administración
de usuarios. El precio de la instalación del software es de Q610.31.
Características del equipo a implementar (Hardware)
1 PC Q4,753.00

 Procesador Intel core i3 8100 3.6GHz


 Memoria 4Gygabytes tipo DDR4
 Disco duro rigido de 1 terabyte
 Sistema operativo Windows 10 64 bits
 Tarjeta de video Intel 128 Megabytes
 Teclado
 Monitor Dell 18.5 , características , pantalla de calidad , contiene ahorro de energía
con funciones específicas.

1 Impresora Multifuncional Q1,630.00

 Funciones: Impresión, copia, escaneado, fax


 Tecnología de impresión: Láser
 Hasta 10000 páginas
 Estándar (Ethernet, Wi-Fi 802.11b/g/n incorporados)

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