I.

LA ACTUACION PROCESAL

A la observancia de formalidades dentro del desarrollo de las etapas del proceso judicial y al
cumplimiento de los requisitos definidos por la ley procesal, tanto por el juez como por los demás
sujetos procesales, se denomina ? actuación judicial?. Las normas que regulan estas conductas
procesales están contenidas en los códigos de procedimiento y otras normas concordantes.

Un ejemplo de las solemnidades que deben cumplirse son, por ejemplo, las firmas de los
documentos, el idioma en que se deben elaborar los mismos, los memoriales que presentan las
partes, las comunicaciones que expide el juzgado, el manejo de los expedientes, la comisión que
imparte un juez a otro, entre muchas otras.

USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LAS COMUNICACIONES

El artículo 103 del C.G.P. establece que en la actuación judicial, con el fin de hacer más ágil el
trámite del proceso, y de igual manera garantizar la facilidad del acceso de los ciudadanos al
servicio de la administración de justicia, será posible utilizar los diferentes instrumentos que la
informática y la Internet nos proporcionan en la actualidad.

Así entonces, será posible desde ahora que las partes y sus apoderados, quienes antes estaban en
la obligación de realizar sus actuaciones a través de documentos escritos que se presentaban en el
Despacho, o de forma verbal en las audiencias, presenten sus memoriales a través de correo
electrónico o cualquier medio que cumpla fines similares. De igual manera, el Juez y sus
empleados podrán utilizar estos medios para comunicar o notificar las decisiones adoptadas
dentro del proceso, siempre y cuando la ley lo permita.

Ejemplo: El abogado X, quien vive en la ciudad de Cali necesita impugnar una decisión de un Juez
Civil Municipal de la ciudad de Pasto. Podrá hacerlo enviando el memorial a través de un correo
dirigido a la dirección electrónica del Juzgado, siempre que resulte procedente.

Claro está, que resulta indispensable que la Sala Administrativa del Consejo Superior de la
Judicatura garantice que todos los despachos judiciales del país, desde aquellos ubicados en las
principales ciudades de nuestra nación, hasta los radicados en las regiones mas aisladas y
atrasadas económicamente, sin excepción alguna, así su implementación se realice de forma
gradual , cuenten con los medios tecnológicos idóneos para recepcionar, transmitir y archivar de
forma efectiva, permanente e ininterrumpida todos los mensajes de datos que se produzcan
dentro del trámite procesal. Estamos seguros que de no lograr garantizarse la cobertura
tecnológica por parte del máximo órgano administrador de la Rama Judicial, lo contemplado en el
artículo 103 referido resultará tan inoperante e ilusorio como lo fue durante toda su vigencia el
parágrafo del artículo 315 del C.P.C. anterior .

El parágrafo 2° del artículo 103 nos indica que cuando las partes o sus apoderados envíen al
Despacho memoriales o documentos a través del correo electrónico que reportaron en la
demanda o en otra actuación judicial, dicho documento se presumirá auténtico, es decir, que para
ser valorado por el Juez no requerirá la firma electrónica y/o la certificación por una entidad
especializada que exige la ley 527 de 1999 . Este mismo beneficio se predica de los documentos
que remita electrónicamente el Despacho a las partes o a sus apoderados.

Ejemplo: El apoderado de la parte demandante en la demanda, en el ítem de las notificaciones

relaciona su correo electrónico personal; posteriormente, cuando el juez profiere sentencia,
dentro del término de ejecutoria el abogado remite por correo electrónico un memorial que
contiene un recurso de apelación contra la decisión adoptada; este memorial se presumirá
auténtico, lo cual no hubiera sucedido si se hubiera remitido desde una cuenta de correo diferente
a la relacionada en la demanda.

Con respecto a la presunción que consagra el parágrafo 2° del artículo 103, teniendo en cuenta la
poca seguridad que proporcionan las cuentas de correo electrónicas gratuitas, consideramos
pertinente sugerir, retomando la iniciativa del legislador cuando redactó el artículo 197 de la ley
1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) que
los abogados litigantes y las personas jurídicas que eventualmente se puedan ver vinculadas en un
proceso judicial ante la jurisdicción ordinaria, establezcan una cuenta de correo electrónico no
gratuita, la cual tenga como destinación exclusiva el envío y recepción de documentos con los
despachos judiciales, ya que de esta forma, se aminoraría de alguna forma la posibilidad de
personas inescrupulosas utilicen indebidamente la cuenta de correo de los abogados o de su
poderdantes para realizar conductas fraudulentas o desleales dentro del trámite procesal.

Por su parte el parágrafo 3° del referido artículo, indica que además del correo electrónico,
también está permitido el uso de otros medios para la transmisión de mensajes de datos, tales
como el telefax o el telegrama. Consideramos que la intención del legislador al proyectar este
parágrafo es garantizar un proceso de transición entre los antiguos y los nuevos medios de
transmisión de mensajes de datos, para de esta manera evitar los inconvenientes que
eventualmente se producen por la implementación inmediata y absoluta de medios de
transmisión que como el correo electrónico, dependen de una tecnología que en el contexto
nacional aún presenta repetidas falencias.
IDIOMA

El artículo 104 del C.G.P. tal y como lo contemplaba el Código de Procedimiento Civil, establece
que en el trámite procesal deberá emplearse el idioma castellano; sin embargo el nuevo código
también es innovador en este punto, ya que permite que las audiencias puedan realizarse en otro
idioma, siempre y cuando se cumplan con los siguientes requisitos:

a) Que las dos partes dominen un idioma diferente al castellano.

b) Que el juez de conocimiento también maneje dicho idioma.

c) Que las partes le soliciten al juez la realización de la audiencia el idioma diferente al

castellano.

d) Que el juez designe un traductor, el cual puede ser un particular o un auxiliar de la justicia
para que traduzca lo expuesto en la audiencia por los diferentes sujetos procesales.

Vale la pena aclarar que en el artículo 260 del Código de Procedimiento Civil se permitía aportar
como prueba documentos en idiomas diferentes, o que algún testigo rindiera su declaración en un
dialecto diferente al castellano, eventos en los cuales se designaba un auxiliar de la justicia que
interpretara y tradujera esos actos puntuales. Con la nueva reglamentación del C.G.P. se debe
traducir al castellano la totalidad de la audiencia desarrollada en otro idioma, con la finalidad
clara, según nuestra opinión, de que un juez de segunda instancia que deba conocer dicho proceso
en el estadio de una apelación, o cualquiera de las personas que de conformidad al artículo 123
del C.G.P. pueden examinar dicho expediente sin ningún tipo de inconvenientes originados por la
utilización del otro lenguaje.

Ejemplo hipotético: Ante el Juez Promiscuo Municipal de Silvia Cauca, se adelanta un proceso
declarativo entre Juan y Miguel, ambos pertenecientes a la etnia de los Guambianos. Antes de dar
inicio a la primera audiencia el demandante y el demandado le solicitan al juez, quien también es
Guambiano, que adelante dicha audiencia en su lengua nativa; el juez lo podrá hacer, pero deberá
inmediatamente designar un intérprete para que todo lo que se diga en dicha audiencia se
traduzca al castellano, ya que el juez promiscuo del circuito de Silvia, quien no maneja esa lengua,
deberá decidir los recursos de apelación que eventualmente se interpongan contra las decisiones
del juez de primera instancia.

FIRMAS
El artículo 105 del C.G.P. establece la obligación de que los funcionarios y servidores judiciales
registren su firma y antefirma en todas las actuaciones que por escrito lleven a cabo.

Como lo sostiene el Dr. HERNÁN FABIO LÓPEZ BLANCO en su obra , al hacer referencia al artículo
103 del C.P.C. (norma que se replica de forma casi idéntica en el C.G.P.) enuncia que este artículo
imponía a los funcionarios judiciales la obligación de firmar y antefirmar los documentos
elaborados con el fin de que en cualquier momento se pudiera conocer la identidad del firmante.

De acuerdo a la definición gramatical del término firma, debemos trazar una clara diferenciación
con la antefirma, entendiendo que la primera consiste en la grafica manuscrita por el creador del
documento, la cual puede ser o no inteligible, mientras que la segunda hace referencia a la
enunciación por un medio mecanográfico, clara y totalmente inteligible, de los nombres y
apellidos de quien estampa la firma en el documentos.

En este orden de ideas, podemos decir que la firma tiene una clara finalidad: establecer la
autenticidad del documento, mientras que la antefirma brinda su utilidad para el conocimiento de
la identidad del funcionario o servidor judicial, lo cual a su vez juega una labor fundamental en el
escenario de una eventual recusación del juez o del secretario del despacho, o cuando
eventualmente se quiera iniciar una acción disciplinaria o penal en contra de dichos servidores por
infracciones cometidas en desarrollo de sus funciones.

Ejemplo hipotético: Carlos Pérez Galindo presenta una demanda contra Marcos Fuentes, la cual
deberá ser tramitada por el Juzgado 7° Civil Municipal de Popayán. Al ser notificado del auto
admisorio de la demanda, Marcos Fuentes percibe que el auto esta firmado por el juez Enrique
Pérez Galindo (lee sus nombres y apellidos en la antefirma) y deduce que obviamente entre el
demandante y el juez existe un grado directo de parentesco, lo cual amerita utilizar el instrumento
de la recusación del juez.

ACTUACIÓN JUDICIAL

El artículo 106 del C.G.P. enuncia la obligación de adelantar las audiencias y diligencias judiciales
en horas hábiles, pero haciendo la aclaración de que no se restringe la posibilidad de realizarlas
por fuera del horario cuando en casos puntuales la ley lo permita o el juez lo determine como
necesario.
Ejemplo: En un proceso iniciado por Alberto contra Bernardo, el demandante solicita el embargo y
secuestro de un vehículo automotor propiedad del demandado, que según el demandante, solo es
posible ubicar los días sábado en horas de la mañana, en la plaza de mercado del pueblo, ya que
ese día Bernardo transporta productos agrícolas para venderlos. El juez, con el fin de que el
secuestro sea efectivo, podrá programar la diligencia para un día sábado en horas de la mañana,
sin importar que sea un día y horas inhábiles.

El artículo 106 del C.G.P. también contempla la posibilidad de que el juez continué en horas
inhábiles las audiencias o diligencias que hayan sido iniciadas en horas hábiles. Claramente esta
disposición busca que el juez garantice la concentración de las audiencias y no posponga o aplace
innecesariamente estas actuaciones como sucede hoy en día en muchos despachos judiciales, lo
cual, innegablemente ha incidido gravemente en el problema endémico de la congestión judicial.

Ejemplo: El juez cito a los testigos A, B, C y D a la audiencia de pruebas programada para el día 10
de octubre de 2012 a las 2:00 p.m. Llegadas las 5:00 p.m. el juez percibe que aún falta la
declaración del testigo D, por lo cual decide prolongar la audiencia hasta las 6:00 p.m. (hora
inhábil) toda vez que la ley claramente lo faculta para ello.

AUDIENCIAS Y DILIGENCIAS

Es de vital importancia este tema, ya que el nuevo C.G.P. estructura la esencia del proceso en la
oralidad, lo cual implica que las primordiales etapas del proceso se desarrollarán en audiencias, y
no a través de memoriales como lo establece el C.P.C.

Consideramos que la oralización del procedimiento judicial conlleva a una nueva era del derecho
colombiano, el cual obliga en primer momento, a replantear el esquema pedagógico de las
facultades de derecho del país y una reevaluación del modus operandi de los servidores judiciales,
los abogados litigantes y todas las demás personas que ostenten la calidad de sujetos procesales
dentro del trámite judicial; ahora los abogados y el juez, a manera de ejemplo, tendrán la
obligación académica de saber utilizar las herramientas e instituciones procesales y las normas
pertinentes del derecho sustancial de manera lógica, consecuente e inmediata, ya que por regla
general no tendrán una oportunidad diferente a la audiencia para exponer y defender sus
argumentos; ya los tres días del termino de ejecutoria que contemplaba el C.P.C. como parámetro
general para poder realizar los actos de contradicción pertinentes, han pasado a ser una figura
excepcional.
Pasando a analizar ahora de manera puntual lo estipulado en el artículo 107 del C.G.P., pero
evitando hacer una trascripción pura del mismo, resaltaremos los elementos novedosos y
trascendentales contenidos en esta norma:

Primero: La audiencia debe estar presidida por el juez o por los Magistrados que integran la Sala
de Decisión, según sea el caso, so pena de de que la actuación que se realice sin ellos será
anulable. Esta imposición no es para nada novedosa, toda vez que también estaba contemplada
en el artículo 109 del C.P.C. La única adición que se percibe con respecto a la norma anterior, es
que se contempla la posibilidad de que en aquellos casos en que sea una sala de decisión la
encargada de realizar la audiencia, esta se podrá llevar a cabo con la mayoría de los magistrados
presentes, siempre y cuando, claro está, la ausencia del otro magistrado se encuentre
debidamente justificada por fuerza mayor o caso fortuito .

Ejemplo: La Sala de Decisión Civil del Tribunal Superior de Popayán está integrada por los
magistrados A, B y C. y han programado una audiencia para el día 22 de agosto de 2012 a las 9:00
a.m. El magistrado A, el día de la audiencia sufre un accidente antes de realizar la audiencia, el cual
le impide asistir a ella. Dicho acto procesal de podrá llevar a cabo sin ningún problema porque los
magistrados B y C si pueden concurrir.

Segundo: La iniciación de la audiencia se iniciará en el primer minuto de la hora señalada,

independientemente de que las partes y sus apoderados se encuentren presentes. Los sujetos
procesales pueden llegar a la audiencia después de su iniciación, pero no podrán retrotraer los
actos que hubieran sido realizados.

Ejemplo: El juez dentro de un proceso declarativo cita a las partes a la audiencia de instrucción y
juzgamiento para el día 23 de octubre de 2012 a las 8:00 a.m. El abogado de la parte demandante
llega a las 10:00 a.m., cuando ya los testigos citados por solicitud de la parte demandada han
rendido su declaración. Así el abogado del demandante tenga argumentos contundentes para
desvirtuar las declaraciones de esos testigos, nada podrá hacer, ya que su oportunidad de
contradecirlos precluyó como consecuencia de su desatención a la citación realizada por el
juzgado.

Con respecto a este punto consideramos pertinente resaltar que el hecho de que una abogado
incumpla con el deber de acudir oportunamente a la audiencias o diligencias, además de originarle
los efectos negativos probatorios o pecuniarios propios del procedimiento judicial, también
configura un falta disciplinaria de acuerdo a lo establecido en el artículo 37 Numera 1° de la ley
1123 de 2007 (Código Disciplinario del Abogado).
Tercero: Cuando en el transcurso del proceso, por cualquier situación administrativa haya cambio
del titular del despacho, y cuando de conformidad al trámite solo falte dictar sentencia, el nuevo
juez deberá citar a una audiencia especial únicamente con el fin de escuchar los alegatos de las
partes, para así pasar a dictar sentencia conforme a las reglas generales.

Consideramos que de acuerdo al artículo 373 del C.G.P., esta audiencia adicional para escuchar
alegatos solo tendría cabida en el evento de que el juez no haya podido dictar la sentencia en la
audiencia de instrucción y juzgamiento y esté dentro del término de diez días que contempla el
antepenúltimo inciso del citado artículo 372.

Cuarto: Las audiencias deberán realizarse de forma continua; no podrá el juez interrumpir una de
estas actuaciones con el argumento de que se la misma se prolongó más de lo previsto y de que se
hace necesario finalizarla otro día. La posibilidad de continuar la diligencia en un día diferente al
de su iniciación estaba contemplado en el artículo 110 del C.P.C., pero el nuevo C.G.P. es radical al
prohibir este tipo de medidas, hasta tal punto que lo considera como una falta disciplinaria grave,
configurándose así en cabeza del titular del despacho la clara y rigorosa obligación de planear con
mucha exactitud y seriedad las fechas y los horarios en que a diario se realizarán las audiencias.

De acuerdo al artículo 372 del C.G.P. la única posibilidad de que el juez reprograme la audiencia
inicial (con respecto a la audiencia de instrucción y juzgamiento no se contempla esta posibilidad)
es que una de las partes o uno de los apoderados, antes de su iniciación, presente la prueba de
que existe una justa causa que le impida asistir en la fecha y horas programadas. Insistimos, el mal
cálculo del juez sobre la duración de la audiencia no puede legitimar nunca el aplazamiento de la
misma.

Quinto: Por regla general las intervenciones de los sujetos procesales en la audiencia no pueden
exceder los veinte minutos, al menos que la ley permita un lapso más extenso; también es posible
que el juez autorice a un sujeto procesal utilizar más de los veinte minutos en su intervención,
claro está, siempre y cuando perciba que con la aplicación estricta del tiempo establecido por la
ley se esté cercenando un aporte valioso al proceso y que le conceda el mismo privilegio a la
contraparte en aras de garantizar su derecho a la igualdad.

Si bien es cierto el límite de tiempo para las intervenciones ya había sido establecido en el artículo
109 del C.P.C., es más, con un término más estricto de solamente quince (15) minutos,
consideramos pertinente resaltar la importancia de abordar este imperativo con un cambio de
mentalidad y cultura en el litigio, el cual, lastimosamente no se llegó a consolidar en la vigencia del
C.P.C., referente a la necesidad de ser claros, precisos y concisos en las intervenciones, y al no a
utilizar un lenguaje confuso, adornado y dilatado que en muchas ocasiones logra disipar el
entendimiento de los sujetos procesales, las partes y los testigos que participan en la audiencia y
que no poseen conocimientos en las ciencias jurídicas.

Sexto: Como elemento esencial de la implementación de la oralidad en el proceso judicial el C.G.P.

ordena que todo lo que se realice en la audiencia deberá ser grabado por medios de audio
(grabación sin imagen), audiovisuales (las más comúnmente conocida como filmación) o en
cualquiera otro que garantice el correcto registro de lo actuado.

Tomando como referencia el procedimiento penal podemos presagiar que independientemente

del software que se utilice, la grabación de los sonidos y de las imágenes se realizará en discos
compactos, ya que estos, en la actualidad, por su bajo costo, alta capacidad de almacenamiento de
datos y fácil archivo, son los dispositivos más idóneos para las necesidades judiciales.

Consideramos que el aparte del C.G.P. referente a la posibilidad de grabar en cualquier otro medio
diferente al audio y al audiovisual, se estableció con la intención de dejar abierto el procedimiento
judicial a avances tecnológicos futuros, ya que en este momento de nuestra historia,
desconocemos la utilización de medios diferentes a la grabación de sonido y de la imagen.

Estas grabaciones, una vez realizadas son públicas, y por ende, con las restricciones establecidas
en el artículo 123 del C.G.P., se podrá solicitar una copia de ellas, para lo cual, además de la
petición, se deberá entregar un dispositivo de grabación idóneo para tal efecto.

Séptimo: Con el fin de garantizar la transparencia del proceso judicial y de reivindicar el principio
procesal de la publicidad, el legislador ha estipulado la posibilidad de que cualquier persona del
común que no tenga interés directo alguno en las resultas del proceso, pueda ingresar a las salas
de audiencias para observar el desarrollo de un determinado proceso judicial.

Sin embargo, el juez, basándose en una causa justificada, podrá restringir el ingreso de personas
ajenas al proceso al recinto donde se desarrollará la audiencia.

Ejemplo: En un proceso de familia, la señora A demanda al señor B en un proceso de divorcio

alegando como causal que su esposo sostuvo relaciones homosexuales con el señor C. El juez, por
la connotación extremadamente íntima y personal de los hechos que se debaten, aunado al
estigma social que aun impera en el contexto nacional contra el homosexualismo, puede prohibir
el ingreso del público a las audiencias del proceso para evitar un daño en la dignidad y el derecho a
la intimidad de las personas involucradas en el litigio.
Octavo: En vista de que el nuevo procedimiento judicial será principalmente (no totalmente) oral,
el C.G.P. restringe al máximo las intervenciones escritas, hasta el punto de prohibir que las
intervenciones orales sean sustituidas en la audiencia por escritos. En las audiencias se levantará
un acta, pero en ella no se reproducirán textualmente las intervenciones de los sujetos procesales;
únicamente se consignarán en ella los nombres de las personas intervinientes en ella, la relación
de los documentos presentados y la parte la resolutiva de la sentencia cuando a ello haya lugar.

Si es posible plasmar en un acta la totalidad de la diligencia o de la audiencia cuando estas se

deban realizar por fuera del despacho judicial o cuando se presente fallas en los instrumentos de
grabación.

Ejemplo 1: Dentro de un proceso de declaración de pertenencia se debe realizar una inspección

judicial en un lugar geográficamente muy apartado y con problemas serios de orden público, lo
cual hace poco recomendable transportar medios de grabación como computadores portátiles,
grabadoras o filmadoras. El juez, en este caso, puede realizar el acta de su diligencia totalmente
por escrito.

Ejemplo 2: Está a punto de realizarse una audiencia de instrucción y juzgamiento, y minutos antes
se corta el fluido eléctrico en las instalaciones donde se llevaría a cabo la audiencia, lo cual
imposibilita la utilización de los sistemas de grabación. Ante esta situación el juez también puede
tomar la decisión de levantar un acta escrita de la totalidad de la audiencia.

Noveno: Con el fin de garantizar al máximo de la inmediación del juez en la intervenciones de los
demás sujetos procesales, el C.G.P. en el parágrafo 1° del artículo 107, ha establecido la posibilidad
de que dichas intervenciones, cuando no sea posible realizarlas de forma presencial, se lleven a
cabo mediante videoconferencia, teleconferencia o cualquier medio técnico, siempre y cuando el
juez considere que la ausencia física del interviniente es justificada.

Ejemplo: El juez municipal de Popayán decretó como prueba la declaración del testigo X, el cual
vive en la ciudad de Barranquilla. Ante la imposibilidad que acredita el testigo de desplazarse hasta
la ciudad de Popayán, el juez acepta que dicho testigo rinda la declaración dentro de la audiencia a
través de una videoconferencia.

Consideramos pertinente resaltar, con respecto a la posibilidad que estableció en legislador en el

parágrafo anteriormente reseñado, que nace desde ahora una responsabilidad enorme y
trascendental en la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura o quien haga sus
veces, ya que es fundamental que para este tipo de actividades se garantice a los despachos
judiciales y/o centro de servicios administrativos el suministros de equipos de cómputo, de
grabación y de software idóneos para que la intercomunicación con los sujetos procesales que no
pueden asistir presencialmente a las audiencias no presente ningún tipo de interferencia o
interrupción. Hacemos este comentario porque hemos tenido la oportunidad de acudir a
videoconferencias de carácter académico dirigidas a los servidores y funcionarios judiciales, las
cuales, por causa de la significativa obsolescencia de los medios tecnológicos utilizados, tornó
dichas jornadas en improductivas y tediosas.

En el escenario de una audiencia judicial el peligro no es el tedio que puedan sentir sus
participantes; es mucho peor, ya que un testigo, un perito o una de las partes que por causa de
interrupciones derivadas de la mala tecnología tenga la oportunidad de repensar y replantear
alguna de sus respuestas, significará claramente una degradación de la prueba y por ende una
pérdida de los elementos de juicio que necesitará el juez para proferir sentencia.

Universitariamente,

PABLO ALEJANDRO ZUÑIGA RECALDE