PLANTA DE PRODUCCIÓN CONTROL SI NO

GERENCIA DE PRODUCCIÓN REVISIÓN 09-ABR-09

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CONTROL A PROVEEDORES CODIGO 100-PR-CP

OBJETIVO: Definir la metodología que Colombia S.A. utilizará para el control y evaluación de los
proveedores de productos y servicios, de manera que se garantice que cumplan con la
normatividad establecida por la legislación colombiana y contribuyan a la obtención de alimentos
inocuos.

ALCANCE: Este programa aplica solo para materias primas cárnicas, insumos, empaques y servicios que forman
parte directa en los productos elaborados en la planta de producción.

1. Introducción

El programa control a proveedores de productos y servicios establece los objetivos y describe el sistema de
inspección implementado para asegurar la calidad de nuestros productos.

Se elaboró con base a lo estipulado en los Decretos 3075/97 y 60/02, para cumplir con los requisitos
específicos del sistema HACCP.

2. Definiciones

• Alimento: Todo producto natural o artificial, elaborado o no, que ingerido aporta al organismo humano los
nutrientes y energía necesarios para el desarrollo de los procesos biológicos.

 Alimento perecedero: Alimento que, en razón de su composición, características físico – químicas y

biológicas, pueda experimentar alteración de diversa naturaleza en un tiempo determinado y que, por lo tanto,
exige condiciones especiales de proceso, conservación, almacenamiento, transporte y expendio.

• Alimento de mayor riesgo: Alimento que, en razón de sus características de composición, especialmente en
sus contenidos de nutrientes, actividad acuosa (Aw) y pH, favorece el crecimiento microbiano y por
consiguiente, cualquier deficiencia en su proceso, manipulación, conservación, transporte, distribución y
comercialización, puede ocasionar trastornos a la salud del consumidor. Se consideran alimentos de mayor
riesgo:

 Carne, productos cárnicos y sus preparados.

 Leche y derivados lácteos
 Productos de la pesca y sus derivados
 Productos preparados a base de huevo
 Alimentos de baja acidez empacados en envases sellados herméticamente (pH < 4.5)
 Alimentos o comidas preparados de origen animal listos para el consumo.
 Agua envasada
 Alimentos infantiles

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 Alimento de menor riesgo: Corresponde a los grupos de alimentos no contemplados en la descripción

anterior.

 Acción correctiva: Cualquier acción que deba ser tomada cuando el resultado del monitoreo de vigilancia
este fuera de los límites establecidos.

 Control: Condición en la que se observan procedimientos correctos y se verifica el cumplimiento de los

criterios técnicos establecidos.

 Ficha técnica: Documento de origen interno o externo que muestra las características físicas químicas de
una materia prima, insumo o producto terminado.

 Formato: Documento preimpreso sobre el cual se plasmará la información obtenida de una operación.

 Inspección: Acción de medir, examinar, ensayar o verificar una o varias características de un producto y de
compararlas con los requisitos especificados, con el fin de establecer su conformidad.

 Insumo: Comprende los ingredientes, envases y empaques de alimentos.

• Inocuo: Garantía que los alimentos no causarán daño al consumidor cuando se preparen y/o consuman
de acuerdo con el uso a que se destinen.

 Materia prima: Sustancias naturales o artificiales, elaboradas o no, empleadas por la industria de alimentos
para su utilización directa, fraccionamiento o conversión en alimentos para consumo humano.

 Orden de compra: Documento interno que emite el departamento de compras a un proveedor para la
adquisición de una materia prima o insumo en el cual se especifica claramente la cantidad, precio, fecha de
entrega y de mas elementos necesarios para al compra de un producto.

 Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra materias primas e insumos necesarios para la
producción de alimentos.

 Registros: Formato diligenciado que proporciona evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los
resultados obtenidos de una operación.

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3. Responsables

Este programa involucra entre sus disposiciones las áreas de:

3.1. Gerencia de Operaciones

 Elabora el programa de control de proveedores, materias primas e insumos.

 Verifica el cumplimiento del programa
 Establece acuerdos con los proveedores sobre calidad y condiciones comerciales.

3.2. Analista de compras

 Responsable de las compras de materias primas, insumos y servicios

 Adquirir las materias primas y servicios, de acuerdo con las requisiciones presentadas por las
diferentes áreas que conforman la compañía.

3.3. Aseguramiento de Calidad

 Participar en el diseño de los criterios de compra.

 Acompañar los procesos de evaluación a proveedores.
 Diseñar en conjunto con la Gerencia de Operaciones los criterios de aceptación y rechazo de las
materias primas e insumos.
 Verificar la calidad de las materias primas cárnicas, insumos, empaques y servicios que intervengan
directamente en la elaboración de los productos.
 Reportar a la Gerencia de Operaciones las materias primas e insumos que son rechazados.

3.3. Proveedor

 Suministrar los productos y servicios, garantizando su inocuidad. El proveedor suministrará las

fichas técnicas, análisis de laboratorio, muestras al momento de ser requeridas.

3.4. Coordinador de Bodega

 Asegurar el recibo de materias primas e insumos basado en los criterios de aceptación y rechazo
establecidos.

4. Procedimiento para proveedores

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4.1. Selección de proveedores de productos

Todo proveedor deberá entregar al área de compras los siguientes documentos para participar en el proceso
de selección, quien posteriormente los remitirá a la jefatura de aseguramiento de calidad:

 Ficha Técnica del Producto.

 Certificado de análisis recientes (no mayor a dos meses).
 Hoja de seguridad (para productos químicos).
 Documentos adicionales, dependiendo de la naturaleza del producto.

Adicionalmente deberá entregar una muestra de producto para su evaluación. Si la muestra es aprobada y
cumple con los requisitos de selección se le comunicará al proveedor el día y hora en la cual se realizará la
visita a sus instalaciones por parte de la jefatura de Aseguramiento de Calidad.

En esta visita se diligenciará el formato 120-CP-F01 a su vez los resultados de la evaluación técnico sanitaria
serán notificados por medio escrito dentro de los quince (15) días posteriores a la visita conjuntamente con un
análisis de los elementos que originaron la misma y las sugerencias de acciones de mejora para corregir las
no conformidades que se presentaron. Se continuará con el proceso de selección del proveedor si durante la
visita se obtiene una puntuación igual o superior al 80%. La evaluación se incorpora en la base de
seguimiento a proveedores con que cuenta el área de Aseguramiento de Calidad en su computador.

En algunos caso donde la calificación no sea del 80% pero se cuenta con la disposición del proveedor de
cumplir con los requerimientos establecidos por Pronaca Colombia se comienza con la actividad denominada
desarrollo del proveedor, la cual consiste en ir dando asesoramiento técnico al proveedor e ir evaluándolo en
forma continua hasta alcanzar la calificación de aprobación.

4.2. Evaluación de Proveedores

4.2.1. Todo proveedor visitado debe someterse a un proceso de evaluación anual, en el cual se analizarán los
siguientes aspectos:

Calidad (40%)
Buenas Prácticas de Manufactura
Sistemas de Aseguramiento de Calidad
Cumplimiento de documentación de calidad por entrega
Cumplimiento de Especificaciones Técnicas

Costo (30%)
Estabilidad de Precios
Nivel de Precio vs. Mercado

Logística (15%)
Entregas a tiempo
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Entregas en cantidad solicitada

Lugar de entrega
Niveles de inventario

Servicio (15%)
Tiempo de respuesta
Asistencia técnica y capacitación

Esta evaluación la realizará la Gerencia de operaciones, Analista de Compras y Jefatura de Aseguramiento

de Calidad utilizando el formato 100-CP-F02. En el caso de que el proveedor incumpla las condiciones de
Calidad y Logística indicadas en el numeral 4.2.1 en tres ocasiones consecutivas, deberá ser reevaluado
inmediatamente.

De requerirse confirmación de alguna información entregada por el proveedor, se coordinará con este una
nueva visita a sus instalaciones para validar la misma.

El seguimiento se obtendrá de las bases de datos y registros que se mantengan en las áreas de Compras,
Aseguramiento de Calidad y Gerencia de operaciones. Una vez diligenciado el formato, se procederá a
categorizar al proveedor en función de la siguiente tabla:

Categoría Valor mínimo Valor máximo

A 7,50 10,00
B 5,00 7,40

El proveedor cuyo puntaje sea inferior a 5,00 puntos se le realizara una reevaluación para determinar el
porque de esta baja puntación. Si el resultado persiste se le informara directamente al proveedor para
preguntarle si esta interesado o no en comenzar con la actividad de desarrollo de proveedor.

4.3. Procedimiento para realizar una compra

Para tener conocimiento de cómo se realiza una compra ya sea de una materia prima cárnica, insumo o
servicio se cuenta con el respectivo procedimiento 170-CP-PD 01, el cual se anexa.

5. Verificación
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La verificación del cumplimiento de lo estipulado tanto en la ficha técnica como en la orden de compra la realiza el
área de bodega al momento del recibo del producto en conjunto con el área de aseguramiento de calidad. Los
datos son registrados en el formato de inspección recepción de materias primas, insumos y empaque 120-TZ-
F01.

6. Documentos de referencia

 Decreto 3075/1997.
 Decreto 60/2002.
 Procedimiento de inspección recepción de materias primas, insumos y empaque 120-TZ-PD 01.
 Fichas técnicas de materias primas.

7. Anexos

Procedimiento:
 Proceso de compra 170-CP-PD 01

Formatos:

 Calificación a proveedores 120-CP-F01.

 Matriz de evolución a proveedores 100-CP-F02.
 Requisición de compra para insumos, material de empaque, materias primas o material de publicidad. 170-
CP-F03.
 Requisición de servicios 170-CP-F04 .
 Copia de una orden de compra de un producto.
 Copia de una orden de compra de un servicio.
 Control a materias primas en recepción 120-TZ-F01

Otros:
 Listado de proveedores.

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