PLAN DE MEJORAMIENTO CONTABLE Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA

KAMITEX S.A.S. DE LA CIUDAD DE SAN JUAN DE PASTO, DEPARTAMENTO

DE NARIÑO, AÑO 2020

JAIME ANDRES CORDERO BURBANO

CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DE NARIÑO

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
SAN JUAN DE PASTO
2020
PLAN DE MEJORAMIENTO CONTABLE Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA
KAMITEX S.A.S. DE LA CIUDAD DE SAN JUAN DE PASTO, DEPARTAMENTO
DE NARIÑO, AÑO 2020

JAIME ANDRES CORDERO BURBANO

Proyecto presentado al comité de investigaciones para optar al título de

Contador Público

Asesor

CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DE NARIÑO

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
SAN JUAN DE PASTO
2020
 NOTA DE ACEPTACIÓN

_____________________________
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Director

_____________________________
Jurado

_____________________________
Jurado

San Juan de Pasto, febrero 2020

1
NOTA DE EXCLUSIÓN

El pensamiento que se expresa en esta

obra es de exclusiva responsabilidad de
sus autores y no compromete la ideología
de la CORPORACION UNIVERSITARIA
AUTONOMA DE NARIÑO

2
 DEDICATORIA

El presente trabajo investigativo lo dedico principalmente a

Dios, por ser el inspirador y darme la fuerza necesaria para
continuar en este proceso de obtener uno de los anhelos
más deseados.

A todos mis familiares y seres queridos, gracias a ustedes he

logrado llegar hasta aquí́ y convertirme en un profesional
tal como lo soñé.

JAIME ANDRES CORDERO BURBANO

3
 INTRODUCCIÓN

La alta competitividad y complejidad de los mercados, producto de ellos los

cambios continuos, profundos y acelerados en un entorno globalizado,
requiere de un alto grado de eficacia y eficiencia en el manejo de las empresas.
Asegurar niveles máximos de rentabilidad implica hoy en día la necesidad de
un alto aporte de creatividad destinado a encontrar nuevas formas de éxito.

El tema de estudio para este trabajo de grado se centra en KAMITEX S.A.S.,

empresa Nariñense en la cual se adelanta un diagnóstico de los procesos
contables, financieros y administrativos de la organización y se plantea un plan
de mejoramiento que logre posicionar ventajas comparativas que conlleven a
su adecuado crecimiento sostenible.

Según lo anteriormente expuesto el propósito de este trabajo es diseñar un

plan de mejoramiento contable y financiero para la empresa KAMITEX S.A.S.,
de la ciudad de san Juan de Pasto, con el fin de incrementar su competitividad,
para ello se realizará un diagnóstico de los procesos contables, un diagnostico
financiero con base en los años 2017 y 2018, también se realizará un
diagnostico administrativo tanto del perfil interno, competitivo y externo, ya que
la plataforma administrativa es la base de un adecuado proceso contable y
financiero.

El diagnóstico en lo referente al perfil interno, competitivo y externo se

realizará, empleando las herramientas proporcionadas por la Planeación
Estratégica, para la formulación, selección y evaluación para el mejoramiento
de la empresa.

Se evaluará los procesos contables y se realizará un diagnostico financiero

que permita definir las acciones de mejoramiento en estas importantes áreas
de la empresa.

El trabajo se estructura de acuerdo a las directrices generales de la

CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DE NARIÑO, en los cuales
se presentará a los lectores el desarrollo del proceso investigativo en la
siguiente forma:

En la primera parte se identifica el problema de investigación, para lo cual se

expone el planteamiento del problema, objetivos y justificación, entre otros
aspectos. El marco de referencia del estudio, seguidamente se desarrolla el
marco referencial y el diseño metodológico, posteriormente la recolección,
presentación y tratamiento de la información que el trabajo de grado requiere
para el cumplimiento de los objetivos.

En cuanto al contenido del trabajo de investigación este se fundamenta

4
básicamente en los siguientes aspectos: Realizar el análisis financiero a la
empresa KAMITEX S.A.S., con el fin de conocer la situación financiera que
contribuya a generar estrategias de mejora y a la toma de decisiones, Revisar
los estrados financieros como son el estado de la situación financiera y el
estado de resultados para determinar si su estructura se ajusta a la
normatividad vigente, Realizar análisis horizontal y vertical y así mismo aplicar
las razones e indicadores financieros a los dos estados básicos de los años
2018 y 2019 con los que cuenta la empresa, con el fin de medir la gestión en
la administración de los recursos de la misma.

1. TITULO

5
PLAN DE MEJORAMIENTO CONTABLE Y FINANCIERO PARA LA
EMPRESA KAMITEX S.A.S, DE LA CIUDAD DE SAN JUAN DE PASTO,
DEPARTAMENTO DE NARIÑO, AÑO 2020

6
 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2 .1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

KAMITEX S.A.S., es una empresa Nariñense dedicada al diseño, y

confección de prendas de vestir informal, casual, deportiva, industrial y de
dotaciones, incluyendo trajes típicos y artesanales, producción y
comercialización de todo tipo de prendas en distintos materiales, prestar
servicios complementarios de confección como estampado, bordado,
maquillas entre otros. La empresa está ubicada en la carrera 16 a No 5-02
en el Barrio Caicedo Alto en la Ciudad de San Juan de Pasto.

Para toda entidad es importante y necesaria la información contable y

financiera soportada en una adecuada plataforma administrativa ya que es la
base para la toma decisiones en busca de alcanzar los logros que se busca
en el desarrollo del objeto social.

Las empresas sin importar su tamaño no son ajenas a adoptar estas

herramientas no solo por cumplir un requisito legal sino porque el resultado
de esta gestión impacta sobre sus resultados globales

KAMITEX S.A.S., no cuenta con adecuados procesos contables y carece de

una adecuada planeación administrativa y financiera que le permita tomar
decisiones tendientes a optimizar su desarrollo contable, financiero y
administrativo en términos de obtener mayor rentabilidad y un mayor
posicionamiento local.

Por lo anterior es necesario un diagnóstico claro, que indique la actual

situación de la empresa, para identificar las acciones de mejoramiento que la
conduzcan a alcanzarlos objetivos propuestos.

En el diagnóstico previo se encontraron varios aspectos de tipo contable en

donde la empresa presenta deficiencias ya que no tienen estructurados los
cargos y falta organización en el área. Es necesario contar con información
financiera real y actualizada generada bajo la base de los principios de
contabilidad, aceptados y a su vez combinando con el adecuado uso de los
recursos, para direccionar y perseguir el propósito de la empresa.

A pesar de que la información contable permite al administrador conocer la

situación financiera real de la organización, KAMITEX S.A.S., carece de
procesos adecuados lo cual viene ocasionando la toma de decisiones
erradas, incumplimiento de obligaciones antes los entes externos, y una
gestión que puede llevar a la generación de una crisis o problemas mayores
si no se planea en función de objetivos y acciones de mejora que permita

7
 potencializar su accionar.

En la empresa se evidencia la necesidad que existe de mejorar los procesos

contables que redunden en estados financieros confiables y adecuados de
acuerdo a la normatividad vigente ya que se han encontrado falencias en
aspectos administrativos y contables dado que en laempresa no tienen
estructurados los cargos, las políticas, organigrama, misión, visión entre otros
igualmente falta organización en la información contable.

Si el problema identificado en KAMITEX S.A.S., se resuelve con el aporte de

un plan de mejoramiento se podrá contar con información contable real y
actualizada bajo la base de los principios de contabilidad generalmente
aceptados, lo que permitirá el uso adecuado los recursos y de los procesos
administrativos con el fin de organizar, direccionar y perseguir los objetivos y
metas de la empresa ya que la información contable ayudará al administrador
a planear y tomar decisiones con fuentes informativas confiables, razonables
y oportunas

2.2 FORMULACION DEL PROBEMA

¿Cuáles deben ser las acciones de mejora en los procesos contables y las
estrategias administrativas que la empresa KAMITEX S.A.S., debe
implementar para el cumplimiento de las metas y objetivos organizacionales
propuestos?

2.3 JUSTIFICACION

KAMITEX S.A.S. en la ciudad de Pasto, es una organización con amplias

expectativas de crecimiento, sin embargo no cuenta con un adecuado proceso
contable que fundamentado desde los administrativo permita alcanzar los
objetivos primero que todo en materia contable y posteriormente contribuir a
que se alcancen los objetivos empresariales, por tal razón es de suma
importancia buscar alternativas de mejoramiento, donde se aproveche el
potencial de los recursos existentes en la empresa, para generar las
estrategias que impulsen integralmente a la empresa.

Seguir lo anterior fundamentados en un diagnóstico de los procesos contables,

financieros y administrativos se pretende generar un plan de mejoramiento a
nivel de los procesos contables que incluya acciones de mejora realizables es
decir que se puedan cristalizar dentro de la empresa haciendo uso de los
recursos con que se cuenta.

8
Hoy en día KAMITEX S.A.S., cuenta con un proceso contable que no permite
hacer uso adecuado de la información que suministra de manera correcta ya
que explotar la clasificación, registro, resumen, análisis e interpretación de la
información financiera no es confiable y oportuna.
Con el desarrollo del trabajo propuesto se pretende contribuir a corregir las
deificas encontradas en el diagnostico preliminar en el área contable
optimizando así los procesos para el cumplimiento de los objetivos planteados,
obteniendo mayor organización, desarrollando un mejor desempeño laboral y
establecer mejores controles en cada proceso contable.
En efecto la realización de este trabajo es de gran relevancia, debido a su gran
aporte a la gestión contable de la empresa, así mismo será fuente de
información para organizaciones empresariales que deseen adelantar
estudios en este campo.
La empresa debe propender por buscar alternativas con el fin de integrar todos
los recursos de la organización y alcanzar los objetivos propuestos, lo cual es
posible con propuestas de mejoramiento que incluyan el área contable
reorientando los diferentes procesos bajo las normas vigentes.
Para la Corporación universitaria Autónoma de Nariño este estudio reviste
gran importancia puesto que servirá de base para que futuros trabajos se
realicen bajo este enfoque y además poder ver reflejada la misión universitaria
cuando se habla de la formación de profesionales íntegros con liderazgo en el
desarrollo social.
Por otra parte, como futuro contador público la realización del trabajo es muy
importante porque permite desde el punto de vista práctico poder aplicar los
conocimientos adquiridos en la Universidad.

9
 3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVOS GENERAL

Diseñar el plan de mejoramiento contable y financiero para la empresa

KAMITEX S.A.S., de la ciudad de Pasto, año 2020.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Realizar un diagnóstico del área contable y financiera en la empresa

KAMITEX S.A.S para conocer el estado actual de la misma.
 Formular estrategias de mejoramiento a los procesos contables y financieros
que le permitan a la empresa alcanzar sus metas y objetivos planteados.
 Diseñar un plan de acción para el mejoramiento de los procesos del área
contable y financiera de la empresa.

10
 4. MARCO REFERENCIAL

4.1. MARCO CONTEXTUAL

El marco contextual enmarca o delimita, el ámbito o el ambiente físico dentro

del cual se desarrollará el trabajo. El marco contextual permite identificar al
sujeto, objeto y medio en el que se desarrolla la investigación.1

El contexto en el que se va a desarrollar la investigación está delimitado dentro

del departamento de Nariño, en la ciudad de Pasto, y específicamente en la
empresa KAMITEX, ubicada en la carrera 16 a No 5-02 Barrio Caicedo alto.

4.1.1 Macrocontexto. El departamento de Nariño forma parte de la República

de Colombia. Su capital es San Juan de Pasto. Está ubicado en el extremo
suroeste del país, en las regiones Andinas y Pacífico, limitando al norte con
Cauca, al este con Putumayo, al sur con Ecuador y al oeste con el océano
Pacífico. Con una población total proyectada a 2018 de 1.765.906 habitantes
(879.565 Mujeres y 886.341 Hombres) es el séptimo departamento más
poblado —por detrás de Antioquia, Valle del Cauca, Cundinamarca, Atlántico,
Bolívar y Santander.2

La hidrografía del departamento de Nariño está constituida por dos vertientes:

la vertiente del Pacífico, que comprende los ríos Patía, Guáitara, mayo,
Juanambú, Pasto, Iscuandé, Mira y Mataje, y la vertiente del Atlántico formado
por los ríos Guamuez, Churuyaco, San Miguel, Patascoy, Afiladores y Lora.

El relieve permite que el departamento de Nariño disfrute de temperaturas

cálidas, templadas, frías, de páramo y del casquete glacial. Las lluvias en el
área interandina son superiores a los 3.000 mm, disminuyendo en el altiplano
nariñense donde son inferiores a los 1.000 mm; en el piedemonte amazónico
las lluvias son superiores a los 4.000 mm.

La economía del departamento de Nariño está sustentada en la prestación de

servicios bancarios, comerciales y de transportes, le siguen las actividades
agropecuarias, entre las que se destacan los cultivos de papa, hortalizas, trigo,
fríjol y cebada; la ganadería es vacuna con fines principalmente lecheros,
también existe el ganado ovino y la cría de curíes. Algunos ingresos dependen
de la explotación forestal y la pesca en el litoral pacífico.

1 https://www.tesiseinvestigaciones.com/marco-contextual.html
2 https://www.todacolombia.com/departamentos-de-colombia/narino/poblacion.html
11
 Una de las principales vías del departamento de Nariño, es la que comunica a
la República del Ecuador con el resto del país; la carretera del mar, une a
Tumaco con la cabecera del municipio de Túquerres y con la capital del
departamento; otras poblaciones conectadas por carreteras secundarias son
Pasto - La Unión y Pasto - Consacá, Sandoná, Yacuanquer. Cuenta con un
aeropuerto nacional, Antonio Nariño, ubicado en el municipio de Chachagüi, a
35 km de Pasto, y otro nacional, San Luis, en el municipio de Ipiales. Muchas
veredas localizadas en la parte bajan de los ríos Mira y Patía realizan su
transporte a través de lanchas a motor y pequeñas embarcaciones.

4.1.2 Municipio de Pasto. El municipio de Pasto “es la capital administrativa

del departamento de Nariño, está ubicado en el centro oriente del
departamento, al sur occidente de Colombia, político-administrativamente se
divide en 12 comunas y 17 corregimientos. Ocupa una superficie de 6.181
kilómetros cuadrados, su cabecera municipal se ubica a una altitud de 2.527
metros sobre el nivel del mar y cuenta con una población de aproximadamente
de 455.678 Habitantes (2018)3

Cuadro 1. Generalidades San Juan de Pasto

País Colombia
Departamento Nariño
Región Andina
NIT 8912800003
Código DANE 52001
Ubicación Latitud 1°12'52.48"N
Longitud 77°16'41.22"O
Temperatura 12° C
Altitud 2.527 msnm
Superficie 1.181 km²
Gentilicio pastuso(a)

Fundación Año de 1537 por Sebastián de

española Belalcazar

Fuente: http://www.pasto.gov.co/index.php/nuestro-municipio

3ALCALDIA DE PASTO. (2019). Plan de desarrollo. Disponible en la dirección electrónica:

http://www.pasto.gov.co/index.php/planes-programas-y-proyectos/plan-de-desarrollo. . (Consultada:
24, 09, 2019).
12
 Figura 1. Ubicación Geográfica San Juan de Pasto

Fuente: http://www.pasto.gov.co/index.php/nuestro-municipio

En Pasto, sus alrededores y en general en Nariño, la producción

agropecuaria es desarrollada fundamentalmente por productores
familiares agropecuarios. Se trata de campesinos que se caracterizan por
ser productores familiares agropecuarios, forestales o pesqueros.
También son campesinos los habitantes de las comunidades rurales
indígenas y afro descendientes, para quienes la economía comunitaria y
la propiedad colectiva de la tierra están vinculadas y se complementan
con la producción familiar agropecuaria. Las unidades de producción de
los campesinos nariñenses son al mismo tiempo unidades de consumo
que permiten la reproducción de la familia o de la comunidad.

La producción agropecuaria del campesino en su parcela o territorio

está orientada fundamentalmente a la subsistencia o autoconsumo;
no obstante, ésta producción también se orienta al mercado. Sin
embargo, los campesinos se diferencian de los trabajadores
asalariados y del empresario capitalista agropecuario cuya
reproducción depende exclusivamente de la obtención de
ganancias. De esta manera, para los campesinos de Nariño las
decisiones sobre el uso de la tierra y las actividades a realizar no
están basadas en la optimización de la ganancia o de los ingresos,
sino en garantizar los productos y niveles de autoconsumo para la

13
 familia y la venta en el mercado que aseguren un flujo de ingreso
básico continuo, reduciendo el riesgo que le permita adquirir los
productos de subsistencia no agropecuarios. En la actividad
productiva de los campesinos4.

Contexto macroeconómico sector textil y confecciones. Una de las

buenas noticias para el sector textil y de confecciones durante 2019 es el
tema exportador, las más recientes cifras de este indicador revelaron que
la industria crece alrededor de 8% y en textiles de 5%.
Parte de la estrategia de los textileros y confeccionistas consiste en
aprovechar los Tratados de Libre Comercio (TLC) que están vigentes en
Colombia. “Debemos mirar esos nichos de mercado con países mucho más
estables como: México, Estados Unidos, Canadá, Europa, con los cuales
tenemos TLC’s. Además, hay oportunidades en materia exportadora
porque tenemos hoy en día productos con mayor valor agregado y por
supuesto una mejor la tasa de cambio”, indicó el presidente de Inexmoda.
El tema del contrabando es el gran talón de Aquiles que tiene la industria,
porque hablamos de profesionales y gente muy especializada que no les
interesa meter un contenedor sin pagar impuestos. El tema del
contrabando es un gran tema que afecta muchísimo el sector textil y de
confección y los demás sectores productivos
Este año, uno de los objetivos de Inexmoda es lograr conectar saberes en
torno a las industrias 4,0 y la economía naranja, pues el sector se encuentra
en un cambio de paradigma de los sistemas productivos donde los datos y
el desarrollo tecnológico y digital han ido ganando terreno a pasos
gigantes.
La participación de las empresas fue superior en 50% frente al año anterior,
lo que evidencia la importancia que le están dando las compañías a sus
procesos de innovación, los cuales se convierten actualmente en un
aspecto fundamental para ser más competitivas en un mundo globalizado
y en el que los cambios se dan con mayor rapidez.
El panorama que presenta este ejercicio, muestra que la innovación en el
país está contribuyendo a impulsar negocios exitosos que apalancan el
crecimiento de las organizaciones empresariales y plantean escenarios
prometedores para su futuro.

4UNIVERSIDAD DE NARIÑO. (2010). Sector Agrícola Nariño – Pasto. Disponible en la dirección

electrónica: http://sipersn.udenar.edu.co:90/sipersn/docs/ipp/ISSE/CaracterizacionSocialyEco
nomicadelDepartamentodeNarino.pdf. (22, 03, 2018)
14
 Es importante agregar que este Ranking no es el único proyecto que
estamos promoviendo desde la Andi. También venimos desarrollando otros
como el programa Innovación Más País, donde más de un centenar de
empresas estructuran sus modelos de innovación, desarrollando sus
portafolios y acelerando prototipos.
De otra parte, hemos avanzado en el programa Plan Padrino en el que hoy
participan 100 empresas de las seccionales de la Andi en Antioquia,
Bogotá, Valle del Cauca, Santander, Caldas y Bolívar. Con estos
programas buscamos que los empresarios intercambien experiencias y
buenas prácticas para mejorar sus capacidades de innovación.
Los resultados que estamos obteniendo nos inspiran a seguir trazando un
camino y a buscar la correcta alineación entre Universidad–Empresa–
Estado–Strauss. En este sentido sugerimos al Gobierno algunas
estrategias que podrían ayudar a consolidar la ciencia, la tecnología y la
innovación en el país:
1. Unificar en una estrategia nacional las diferentes iniciativas y
reglamentación para avanzar hacia un mismo norte. Así mismo, redefinir
una estructura que responda a dicha estrategia y que sea lo
suficientemente liviana y con roles definidos.
2. Alinear los indicadores y los presupuestos. Reconocemos que la
ausencia de la financiación ha sido un problema, pero nos preocupa la
dispersión de los recursos en los diferentes Ministerios e instituciones. De
acuerdo con un cálculo que realizamos, hay alrededor de $2 billones para
ciencia, tecnología e innovación dispersos.
Colombia inicia una etapa para reestructurar el sistema y reorientar la ruta
de manera que el país avance apalancado por la Ciencia, la Tecnología y
la Innovación.5
Colombia el sector confecciones-textil. Es el segundo de mayor
importancia y trayectoria en el desarrollo industrial y económico del país.
La tendencia del sector textil en Colombia frente al mundo es baja en
crecimiento y competitividad, aunque la industria ha aumentado en un 0,3
% en ventas reales frente al mundo su crecimiento no es considerable. Se
plantea una propuesta dirigida a la gerencia, ya que esta es la encargada
de tomar las decisiones operativas con el fin de contrastar y validar tanto
la situación actual como la propuesta de mejora. La propuesta de mejora

5 (En línea) Sector textil y confecciones en Colombia

https://www.dinero.com/empresas/articulo/colombiatex-de-las-americas-en-medellin-2019
15
 de procesos en una organización de confecciones está orientada a validar
los tiempos de operación, desperdicios, productividad y caracterización de
los procesos. Se realizará como primera instancia una evaluación a la
prospectiva estratégica de la empresa; la idea es realizar un análisis de los
procesos operativos validándolos con diferentes herramientas de
ingeniería industrial, con base en lo anterior se busca obtener un impacto
en los indicadores de desempeño de la organización, en los procesos,
tiempos de operación, desperdicios y productividad, dando una propuesta
de mejora que se verá en el impacto de los indicadores de la empresa. 6

4.1.3 LA EMPRESA KAMITEX S.A.S. Creaciones KAMITEX S.A.S. es una

empresa creada gracias al capital semilla otorgado por el Fondo
Emprender, con 6 años de experiencia, empezando como una asociación
familiar llamada LIMESPORT, la empresa se fue consolidando y
adquiriendo experiencia en el campo de la modistería y de las dotaciones
es así como se decido presentar el proyecto al fondo emprender
obteniendo un capital semilla de 110 millones, es así como nace
CREACIONES KAMITEXT SAS en donde se ha ayudado a muchas
mujeres cabezas de familia y algunas víctimas del conflicto armado.

Hoy en día se cuenta con 12 máquinas industriales para la elaboración de

las dotaciones, servicio de bordado y estampado.

Para la empresa KAMITEX SAS los valores son una serie de pensamientos
que guían el comportamiento de las personas, donde estas se consideran
como algo importante en su desarrollo personal y profesional, y actitudes
como:
INNOVACIÓN: Búsqueda constante de las mejores herramientas para la
solución de necesidades, económicas y tecnológicas apoyados en las
capacidades de las personas que conforman nuestra empresa.
TRABAJO EN EQUIPO: La empresa KAMITEX SAS posee un grupo de
profesionales con alto sentido de pertenencia y trabajo en equipo lo que le
permite elevados niveles de competitividad.
DISPOSICIÓN HACIA EL CAMBIO: El recurso humano de la empresa
KAMITEX SAS es consciente y está dispuesto a enfrentar las fluctuaciones
del medio, trazándose objetivos que conlleven al logro de metas.

COMUNICACIÓN: Para la empresa KAMITEX SAS es muy importante la

6TORRES, Luisa Alejandra. Plan de mejora en los procesos operativos de la empresa de

confecciones Gran Jeans en la ciudad de Bogotá. Universidad de la Salle.2018
16
comunicación de doble vía, responsable, clara y transparente.
Filosofía corporativa: La empresa tiene formulada su misión y visión
junto con un objetivo general y 3 objetivos específicos a continuación se
describirá cuáles son:

MISIÓN: Nuestros esfuerzos están dirigidos a generar alianzas con

entidades públicas y privadas interesadas en mejorar la calidad de vida
de las comunidades, a través de la gestión de proyectos a nivel regional y
nacional, empleando los recursos humanos y económicos de una manera
honesta, eficiente y responsable para promover el desarrollo social,
económico y tecnológico.

VISIÓN: Consolidarnos para el año 2025 como la numero uno de Nariño

encargada de facilitar procesos desde la intervención eficaz en el sector
educativo, gubernamental y productivo, apoyados en la unión de
voluntades alrededor de una meta ambiciosa de cambio y progreso en el
departamento y en el país.

4.2. MARCO TEÓRICO

A continuación, se describen las principales teorías que sirven de fundamento

para el desarrollo del proyecto, en donde se tiene en cuenta el plan de
mejoramiento, el sistema contable y el proceso administrativo, como las principales
bases teóricas sobre las cuales se fundamentará el estudio.

4.2.1. PLAN DE MEJORAMIENTO. Los Planes de mejoramientos son

aquellos que consolidan las acciones de mejoramiento derivadas de la
autoevaluación, de las recomendaciones generadas por la evaluación
independiente y de los hallazgos del diagnóstico, como base para la
definición de un programa de mejoramiento de la empresa a partir de los
objetivos definidos.

La dinámica organizacional, debe permitir generar un clima empresarial al

mejoramiento de la gestión y los resultados al garantizar el seguimiento
continuo de los acuerdos y compromisos de los diferentes actores o
responsables de su ejecución, dentro de un término prudencial para medir
su aplicación. Su seguimiento permite validar la orientación de la empresa
hacia el cumplimiento de sus propósitos, mantener una actitud constructiva
y proactiva hacia la evaluación, las circunstancias y nuevos escenarios que
estén ocurriendo.

17
 FINALIDAD DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO. La finalidad de estos
planes es “desarrollar una cultura organizacional orientada al mejoramiento
permanente de su función, efectuando las acciones correctivas en las
políticas y en los distintos procesos y procedimientos propios de la gestión
empresarial de manera oportuna, a fin de garantizar el buen uso de los
recursos públicos y una eficiente prestación del servicio que le ha sido
encomendado”7.

IMPORTANCIA DEL MEJORAMIENTO CONTINUO. La importancia de

esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir
a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.

A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y

competitivos en el mercado al cual pertenece la organización, por otra parte
las organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal
que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como
resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que las organizaciones
crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser líderes.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO

Ventajas

 Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de

procedimientos puntuales.
 Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles
 Si existe reducción de productos defectuosos, trae como
consecuencia una reducción en los costos, como resultado de un
consumo menor de materias primas.
 Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la
competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales
organizaciones.
 Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances
tecnológicos.
 Permite eliminar procesos repetitivos.

Desventajas

7GONZÁLEZ VÁZQUEZ, Lucila E. Cultura empresarial para el siglo XXI. Universidad San
Buenaventura. 2014. p. 127.
18
  Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la
organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que
existe entre todos los miembros de la empresa.
 Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener
el éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la
organización y a todo nivel.
 En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son
muy conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso
muy largo.
 Hay que hacer inversiones importantes.8

EL PROCESO DE MEJORAMIENTO. La búsqueda de la excelencia

comprende un proceso que consiste en aceptar un nuevo reto cada día.
Dicho proceso debe ser progresivo y continuo. Debe incorporar todas las
actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles.

El proceso de mejoramiento es un medio eficaz para desarrollar cambios

positivos que van a permitir ahorrar dinero tanto para la empresa como para
los clientes, ya que las fallas de calidad cuestan dinero.

Asimismo, este proceso implica la inversión en nuevas maquinaria y

equipos de alta tecnología más eficientes, el mejoramiento de la calidad del
servicio a los clientes, el aumento en los niveles de desempeño del recurso
humano a través de la capacitación continua, y la inversión en investigación
y desarrollo que permita a la empresa estar al día con las nuevas
tecnologías.

ACTIVIDADES BÁSICAS DE MEJORAMIENTO

De acuerdo a un estudió en los procesos de mejoramiento puestos en

práctica, existen diez actividades de mejoramiento que deberían formar
parte de toda empresa, sea grande o pequeña:

1. Obtener el compromiso de la alta dirección.

2. Establecer un consejo directivo de mejoramiento.
3. Conseguir la participación total de la administración.
4. Asegurar la participación en equipos de los empleados.
5. Conseguir la participación individual.
6. Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas (equipos de
control de los procesos).
7. Desarrollar actividades con la participación de los proveedores.
8Ibíd., p. 181
19
 8. Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas.
9. Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una
estrategia de mejoramiento a largo plazo.
10. Establecer un sistema de reconocimientos.9

1. Compromiso de la Alta Dirección:

El proceso de mejoramiento debe comenzase desde los principales

directivos y progresa en la medida al grado de compromiso que éstos
adquieran, es decir, en el interés que pongan por superarse y por ser cada
día mejor.

2. Consejo Directivo del Mejoramiento:

Está constituido por un grupo de ejecutivos de primer nivel, quienes

estudiarán el proceso de mejoramiento productivo y buscarán adaptarlo a
las necesidades de la compañía.
3. Participación Total de la Administración:

El equipo de administración es un conjunto de responsables de la

implantación del proceso de mejoramiento. Eso implica la participación
activa de todos los ejecutivos y supervisores de la organización. Cada
ejecutivo debe participar en un curso de capacitación que le permita
conocer nuevos estándares de la compañía y las técnicas de mejoramiento
respectivas.

4. Participación de los Empleados:

Una vez que el equipo de administradores esté capacitado en el proceso,

se darán las condiciones para involucrar a los empleados. Esto lo lleva a
cabo el gerente o supervisor de primera línea de cada departamento, quien
es responsable de adiestrar a sus subordinados, empleando las técnicas
que él aprendió.

5. Participación Individual:

Es importante desarrollar sistemas que brinden a todos los individuos los

medios para que contribuyan, sean medidos y se les reconozcan sus
aportaciones personales en beneficio del mejoramiento.

9GONZÁLEZ VÁZQUEZ, Lucila E. Cultura empresarial para el siglo XXI. Universidad San
Buenaventura. 2014. p.184
20
 6. Equipos de Mejoramiento de los Sistemas (equipos de control de los
procesos):

Toda actividad que se repite es un proceso que puede controlarse. Para

ello se elaboran diagramas de flujo de los procesos, después se le incluyen
mediciones, controles y bucles de retroalimentación. Para la aplicación de
este proceso se debe contar con un solo individuo responsable del
funcionamiento completo de dicho proceso.

7. Actividades con Participación de los Proveedores:

Todo proceso exitoso de mejoramiento debe tomar en cuenta a las

contribuciones de los proveedores.

8. Aseguramiento de la Calidad:

Los recursos para el aseguramiento de la calidad, que se dedican a la

solución de problemas relacionados con los productos, deben reorientarse
hacia el control de los sistemas que ayudan a mejorar las operaciones y así
evitar que se presenten problemas

9. Planes de Calidad a Corto Plazo y Estrategias de Calidad a Largo Plazo:

“Cada compañía debe desarrollar una estrategia de calidad a largo plazo.

Después debe asegurarse de que todo el grupo administrativo comprenda
la estrategia de manera que sus integrantes puedan elaborar planes a corto
plazo detallados, que aseguren que las actividades de los grupos coincidan
y respalden la estrategia a largo plazo”10

10. Sistema de Reconocimientos:

El proceso de mejoramiento pretende cambiar la forma de pensar de las

personas acerca de los errores. Para ello existen dos maneras de reforzar
la aplicación de los cambios deseados: castigar a todos los que no logren
hacer bien su trabajo todo el tiempo, o premiar a todos los individuos y
grupos cuando alcancen una meta con realicen una importante aportación
al proceso de mejoramiento.

NECESIDADES DE MEJORAMIENTO. Los presidentes de las empresas

son los principales responsables de un avanzado éxito en la organización
o por el contrario del fracaso de la misma, es por ello que los socios dirigen

10Ibíd., p. 187
21
toda responsabilidad y confianza al presidente, teniendo en cuenta su
capacidad y un buen desempeño como administrador, capaz de resolver
cualquier tipo de inconveniente que se pueda presentar y lograr
satisfactoriamente el éxito de la compañía. Hoy en día, para muchas
empresas la palabra calidad representa un factor muy importante para el
logro de los objetivos trazados. Es necesario llevar a cabo un análisis
global y detallado de la organización, para tomar la decisión de implantar
un estudio de necesidades, si así la empresa lo requiere.

Resulta importante mencionar, que para el éxito del proceso de

mejoramiento, va a depender directamente del alto grado de respaldo
aportado por el equipo que conforma la dirección de la empresa, por ello el
presidente está en el deber de solicitar las opiniones de cada uno de sus
miembros del equipo de administración y de los jefes de departamento que
conforman la organización.

Los ejecutivos deben comprender que el presidente tiene pensado llevar a

cabo la implantación de un proceso que beneficie a toda la empresa y
además, pueda proporcionar a los empleados con mejores elementos para
el buen desempeño de sus trabajos. Se debe estar claro, que cualquiera
sea el caso, la calidad es responsabilidad de la directiva.

Antes de la decisión final de implantar un proceso de mejoramiento, es

necesario calcular un estimado de los ahorros potenciales. Se inician
realizando un examen detallado de las cifras correspondientes a costos de
mala calidad, además, de los ahorros en costos; el proceso de
mejoramiento implica un incremento en la productividad, reducción de
ausentismo y mejoramiento de la moral. Es importante destacar que una
producción de mejor calidad va a reflejar la captura de una mayor
proporción del mercado.

Para el logro de estos ahorros, durante los primeros años, la empresa

tendrá que invertir un mínimo porcentaje del costo del producto, para
desarrollar el proceso de mejoramiento; luego de esta inversión, el costo
de mantenimiento del programa resultará insignificante.

Por otro lado, para percibir el funcionamiento eficaz del proceso de

mejoramiento no sólo es necesario contar con el respaldo de la presidencia,
sino con la participación activa de ella. “El presidente debe medir
personalmente el grado de avance y premiar a todas aquellas personas

22
 que de una u otra forma contribuyan notablemente y realizar observaciones
a quienes no contribuyan con el éxito del proceso”11.

EL MEJORAMIENTO CONTINUO. A lo largo de la historia, las personas

han desarrollado métodos e instrumentos para establecer y mejorar las
normas de actuación de sus organizaciones e individuos. Desde los
antiguos egipcios se desarrollaron métodos con el deseo de mejorar sus
sistemas.

El mejoramiento continuo más que un enfoque o concepto es una

estrategia, y como tal constituye una serie de programas generales de
acción y despliegue de recursos para lograr objetivos completos, pues el
proceso debe ser progresivo. No es posible pasar de la oscuridad a la luz
de un solo brinco.

En la actualidad el Sistema Empresarial “se encuentra en un proceso de

perfeccionamiento que en sí constituye un programa de mejora, pero en la
medida en que este se apoye en enfoques utilizados en la práctica mundial
se obtendrán mejores resultados”12.

Este trabajo incluye consideraciones sobre algunos de los programas de

mejora existentes tales como: Benchmarking, Calidad Total, Teoría de las
Restricciones, Programa Permanente de Mejoramiento de la Productividad
y la Reingeniería.

PROGRAMAS DE MEJORA. A lo largo de la historia han existido líderes

que aplicaban soluciones que hoy podrían ser perfectamente aceptadas.
Sin embargo la complejidad del mundo actual ha llevado a expertos en las
ramas más diversas a definir teorías, técnicas, métodos o conceptos que
puedan llevar al éxito a la Gestión Empresarial.

Las empresas cubanas tienen la imperiosa necesidad de obtener una

producción cada vez mayor y con una eficiencia relevante como vía de
solución a su situación actual y a la inserción en el mercado internacional,
para lo cual se requiere de un alto grado de competitividad, lo que exige la
implantación de un Proceso de mejoramiento continuo.

Cada palabra en este término tiene un mensaje específico. "Proceso"

implica una secuencia relacionada de acciones, de pasos, y no tan solo un

11GONZÁLEZ VÁZQUEZ, Lucila E. Cultura empresarial para el siglo XXI. Universidad San
Buenaventura. 2008. p.184
12Ibíd., p.190

23
 conjunto de ideas; "Mejoramiento" significa que este conjunto de acciones
incremente los resultados de rentabilidad de la empresa, basándose en
variables que son apreciadas por el mercado (calidad, servicio, etc.) y que
den una ventaja diferencial a la empresa en relación a sus competidores;
"Continuo" implica que dado el medio ambiente de competencia en donde
los competidores hacen movimientos para ganar una posición en el
mercado, la generación de ventajas debe ser algo constante.

Un plan de mejora requiere que se desarrolle en la empresa un sistema

que permita:

Contar con empleados habilidosos, entrenados para hacer el trabajo

bien, para controlar los defectos, errores y realizar diferentes tareas u
operaciones.

Contar con empleados motivados que pongan empeño en su trabajo,

que busquen realizar las operaciones de manera óptima y sugieran
mejoras.

Contar con empleados con disposiciones al cambio, capaces y

dispuestas a adaptarse a nuevas situaciones en la organización13.

La aplicación de la metodología de mejora exige determinadas inversiones.

Es posible y deseable justificar dichas inversiones en términos económicos
a través de los ahorros e incrementos de productividad que se producirán
por la reducción del ciclo de fabricación.

El verdadero progreso en la empresa solo se ha logrado cuando el ejecutivo

de más alta jerarquía decide que él personalmente liderará el cambio. En
este sentido existen diferentes procedimientos encaminados a centrar la
atención en las exigencias que se imponen al proceso o función y lograr
convertir los requerimientos en especificaciones técnicas, y estas en un
proceso de trabajo definido, algunos de estos procedimientos serán
descritos a continuación.

4.2.2 PLAN DE MEJORAMIENTO CONTABLE.Tener un buen sistema de

contabilidad en una Empresa que sea eficiente y funcional además de ser
un activo intangible, indiscutiblemente lo convierte en una fuente de
información importante para conocer de la situación económica y financiera
para nuestras organizaciones.

13Ibíd., p.194
24
  La información financiera, contable y administrativa tiene los
siguientes objetivos:
 Generar los balances que son como una fotografía de la Empresa en
cada instante
 Generar los estados de resultados (PyG) para evaluar la utilidad en
un periodo de tiempo
 Generar flujos de efectivo
 Determinar y controlar la carga tributaria
 Argumentar la toma de decisiones en nuestra organización
 Evaluar la función de la administración
 Controlar las operaciones de la entidad económica
 Tomar decisiones en materia de inversión y crédito
 Suministrar información sobre la situación financiera y económica de
la entidad
 Contribuir a la información estadística de la Empresa y la del DANE
 Determinar precios y tarifas de nuestros productos y servicios
 Proporcionar información de carácter legal
 Estimar los costos y beneficios sociales atribuibles a la Empresa
 Informar sobre los efectos que las operaciones practicadas han
producido a las finanzas de la Empresa en cada periodo
 Facilitar y agilizar la toma de decisiones económicas
Ahora bien, los principios de la contabilidad deben ser implacables en el
sistema contable, la contabilidad contenida en nuestro software de
contabilidad debe de tener ciertas características o cualidades, como las
siguientes:

 Debe de ser clara y fácil de comprender

 Que sea confiable
 Que se presente de forma oportuna
 Que sea verificable, en la medida que presente fielmente los hechos
económicos
 Debe de tener relevancia, que permitan al usuario captar el mensaje
y operar sobre ella para lograr sus fines particulares
 Debe de ser fácilmente comparable

La importancia de la información que genera el sistema contable es vital para

la buena toma de decisiones dentro de cualquier organización y esta debe
tener las características que arriba hemos mencionado para poder corregir
cualquier desviación que tengamos con respecto a lo presupuestado o
respecto a los resultados que los accionistas han previsto ganar.

25
 La contabilidad es la base sobre la cual se fundamenta las decisiones
gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad
económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia
contable. Desde la actividad económica más pequeña hasta las
transacciones económicas de grandes corporaciones, la ciencia
contable aporta a un gran cumulo de conocimientos, los cuales
requieren que sean aplicados por profesionales de la contaduría pública
altamente capacitados14.

La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos

económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en
el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán la
obtención del máximo rendimiento económico que implica el construir una
Empresa determinada.

Concepto de contabilidad: la contabilidad es una herramienta

Empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las
operaciones que se realizan en la Empresa, por ende no existe una
definición concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones
tienen algo en común. A continuación se presentan varias acepciones
de la contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y
cuerpos colegiados de la profesión contable15.

La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma

significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son
cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus
resultados.

La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa

esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los
encargados de tomar las decisiones.

La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es

suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, información
razonada, en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un
ente público o privado.

La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir

las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus

14Gerencie.com. (10, 09, 10). Proceso administrativo: importancia en la organización. Disponible en

la dirección electrónica: http://www.gerencie.com/proceso-administrativo-importancia-en-la-
organizacion.html. (08, 01, 2018)
15Monografías.com. (s.f). Administración y finanzas. [en línea]. Disponible en:

www.monografias.com.(09, 04, 2018)

26
 resultados para que los gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el
curso que siguen sus negocios mediante datos contables; permitiendo así
conocer la estabilidad, la solvencia de la compañía y la capacidad financiera
de la Empresa.

Evolución de la contabilidad y sus Principales Aportes: la contabilidad se

remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a
llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no
bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través
de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se
empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio comercial.

Estructura de un sistema contable: “un sistema de información contable

sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado,
ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de
costo-beneficio”16

Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar

un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos
económicos. En una Empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones
que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en
los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada
más que una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos
comerciales s e pueden medir y describir objetivamente en términos
monetarios.

Clasificación de la información: un registro completo de todas las

actividades comerciales implica comúnmente un grave volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas
encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar
en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través
de las cuales se recibe o paga dinero.
Utilización de la información contable: la contabilidad va más allá del
proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la
contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación.
Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades
que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y
los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por
ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias
significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.

16Gerencie.com. (10, 09, 10). Sistema contable: contabilidad. Disponible en la dirección electrónica:
http//www.gerencie:com/sistema-contable.html. (19, 04, 2018)
27
Características de un sistema de información contable efectivo: un
sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad,
flexibilidad y una reacción aceptable de costo-beneficio.

Un buen sistema de contabilidad le da la administración control sobre las

operaciones de la Empresa. Los controles internos son los métodos y
procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger
sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de
compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal y
las características especiales de un negocio en particular.

Objetivos de la información contable: la información contable debe servir

fundamentalmente para:

Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las

obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo;
predecir flujos de efectivo.

 Apoyar a los administradores en la planeación, organización y

dirección de los negocios.
 Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
 Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
 Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
 Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
 Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la
actividad económica representa para la comunidad.

Cualidades de la información contable: para poder satisfacer

adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser
comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información
sea comparable.

 La información es comprensible cuando es clara y fácil de

comprender.
 La información es útil cuando es pertinente y confiable
 La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación,
valor de predicción y es oportuna
 La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la
medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

28
 La contabilidad es de gran importancia porque todas las Empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y
financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su
patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son
imprescindibles para obtener información de carácter legal.

El ciclo contable. El ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático de

registros contables desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el
registro en libros hasta la preparación de estados financieros.

El ciclo contable también se le denomina periodo contable. El Decreto 2.649 de

diciembre 29 de 1993 en su artículo 9 lo describe como una norma básica de
contabilidad bajo el siguiente enfoque:

“Periodo. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados

financieros durante su existencia.

Los cortes respectivos deben definirse previamente de acuerdo a las normas

legales y en consideración al ciclo de las operaciones.
Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico
deme emitir estados financieros de propósito general.

PARTES DEL CICLO CONTABLE. El ciclo contable consta de las siguientes

partes:

1. APERTURA. Al constituirse la Empresa, se inicia el proceso contable con los

aportes del dueño o socios registrados en el inventario general inicial, con lo
cual se elaboran el Balance General Inicial y el comprobante diario de
contabilidad, denominado comprobante de apertura, que sirve para abrir los
libros principales y auxiliares.

2. MOVIMIENTO. Las transacciones comerciales que diariamente realiza una

Empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en
el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de
contabilidad.

El registro del movimiento operativo de la Empresa, de acuerdo con sus

necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual,
en comprobantes diarios y libros.

3. BALANCE DE PRUEBA. Aunque no es un estado financiero básico, es un

informe contable importante dado que su objetivo es verificar o probar que la
sumatoria de los saldos débitos de las cuentas de activo, costos y gastos sea
29
 exactamente igual a la sumatoria de los saldos créditos de las cuentas de
pasivo, patrimonio e ingresos. Este informe se prepara previo a los asientos
de cierre y al Balance General. También se puede volver a generar después
de aplicado los asientos de cierre.

4. CIERRE. El cierre del ciclo contable se define cuando se llevan a cabo los
asientos de cierre. Los asientos de cierre se realizan el último día de cada
periodo mensual. Su objetivo es cerrar o cancelar el saldo final que reflejan
las cuentas de resultados tales como ingresos, costos y gastos con el ánimo
de determinar si la Empresa obtuvo una utilidad o una pérdida.

“Cierre contable. Antes de divulgar los estados financieros de fin de periodo,

deben cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta
apropiada del patrimonio.”

ESTADOS FINANCIEROS. La Empresa puede elaborar infinidad de estados

financieros según sean las necesidades de cada momento, de cada situación,
no obstante, la norma ha considerado unos estados financieros que ha
denominado como básicos, y en razón a ellos es preciso elaborarlos siempre.

Estados financieros bajo NIIF vs COLGAAP (Principios de contabilidad

generalmente aceptados en Colombia)

Uno de los cambios más representativos de las NIIF a las normas contables
colombianas decreto 2649, son los estados financieros.

Según el decreto 2649 de 1993 Título I, capitulo IV en la sección de estados

financieros, del articulo 19 al 33 nos describen los estados financieros bajo
COLGAAP.

Aunque algunos términos pueden resultar nuevos, la normatividad contable

Colombiana no estaba tan lejos de las Normas Internacionales de Contabilidad,
y las NIIF, en el 2649, se encuentran estados financieros que se describen de
alguna forma similar a los estados financieros de las IFRS. (International
Financial Reporting Standards que en español ha sido traducido como normas
internacionales de información Financiera (NIIF))

Aunque en el marco conceptual nos habla sobre la Información Financiera de

propósito General, hace relación a los estados financieros bajo NIIF, pero la
Norma Bajo IFRS que nos habla de Estados Financieros es las NIC 1,
Presentación de Estados Financieros. Al igual que en Colombia el 2649 nos

30
describe los tipos de estados financieros en IFRS también hallamos estados
financieros.

Estados financieros Básicos COLGAAP

1. Balance general
2. Estado de resultados
3. Estado de cambios en el patrimonio
4. Estado de cambio en la situación financiera *
5. Estado de flujo de efectivo

Estados financieros NIIF.

Bajo IFRS, la NIC 1. Hace referencie a un juego completo de estados financieros

de propósito general. La finalidad de los estados financieros constituye una
representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento
financiero de la entidad y los flujos de efectivo, que sea útil a una amplia variedad
de usuarios a la hora de tomar sus decisiones económicas.

Cuando la NIC 1. (Presentación De Estados Financieros) párrafo 10 a 10e) hace

referencia a un juego completo de estados Financieros comprende:

1. Un estado de situación financiera al final del periodo

2. Un estado de resultado y otro resultado integral del periodo
3. Un estado de cambio en el patrimonio del periodo
4. Un estado de flujos del periodo

A diferencia de las COLGAAP, las IFRS solo tiene 4 estados financieros el

estado financiero de más en Colombia existe el estado de cambio en la situación
financiera.

Otras NIC y NIIF que tratan directamente con la elaboración de estados

financieros son:

 Marco conceptual
 Segmentos de operación
 NIIF 10.Esdos Financieros Consolidados
 NIC 7. Estado de Flujos de Efectivo
 NIC 27. Estados Financieros Consolidados y Separados
 NIC 34 Información Financiera Intermedia

31
 Es de aclarar que todas las NIC y las NIIF están relacionadas con la información
a reportar y revelar en los estados financieros y sus notas.

“El COLGAAP también trata los estados financieros en los siguientes artículos
del 2649 de 1993”17.

 Importancia de los estados financieros

 Clases principales de los estados financieros
 Estados financieros de propósito general
 Estados financieros Básicos
 Estados financieros consolidados
 Estados financieros de propósito especial
 Balance Inicial
 Estados financieros de periodos intermedios
 Estados financieros extraordinarios
 Estados financieros comparativos

Por otra parte es de tener en cuenta que las Mipymes son empresas con escasos
recursos y muchas veces no tienen la posibilidad de adquirir un software
contable y hasta tienen dificultades para contratar un contador público, lo que
sin duda les dificulta elaborar todos los estados financieros, y precisamente la
ley las ha eximido de la elaboración de los estados financieros que ofrecen
mayor dificultad para su elaboración.

Recordemos que casi todas las Mipymes no están obligadas a tener un contador
público, por lo menos para efectos fiscales que al final de cuentas es lo que más
interesa a buena parte de las pequeñas Empresas colombianas.

Es de resaltar las medidas que el gobierno ha implementado últimamente que

buscan ajustar la ley a la realidad Empresarial de nuestro medio, medidas como
esta, como la creación de la figura de “Sociedades simplificadas por acciones “o
la disminución del pago de los aportes parafiscales para las Mipymes, con lo que
se busca has más expedita y económica la creación y gestión legal de las
pequeñas y medianas Empresas”18

Diagnóstico Financiero. El diagnóstico financiero es básicamente la evaluación

financiera que se hace a una organización, a fin de determinar el estado real

17Gerencie.com. (2018). Estados financieros bajo NIIF vs COLGAAP. Disponible en la dirección electrónica:
https://www.gerencie.com/estados-financieros-bajo-niif-vs-colgaap.html. (08, 05, 2018)
18Gerencie.com.(s.f). Estados financieros en las mipymes. Disponible en la dirección electrónica:
ww.gerencie.com/estados-financieros-en-las-mipymes.html. (08, 04, 2018)
32
 financiero con el cual se puede establecer el tiempo de vida restante para la
empresa, y las posibilidades de inversión y financiación a las que se pueden
acceder.

Siempre es necesario realizar el diagnóstico financiero debido a que permite

conocer el estado actual de las finanzas dentro de la empresa, e identificar los
rubros que se gastan más o cuál necesita mayor atención, así como evaluar la
operación general de la empresa.

El diagnóstico, además de permitir valuar a la empresa, posibilita la evaluación

de la gestión financiera y la asertividad en la toma de decisiones de impacto
financiero de la organización. El diagnóstico financiero se puede determinar
como una respuesta al estado legal de funcionamiento de la organización, a fin
de identificar sus fortalezas y debilidades.

Para ejecutar el diagnóstico financiero de la organización, en primera instancia

se debe contar con información financiera actualizada y preparada bajo el marco
normativo que regula la entidad y que sea concordante con el estado de la
compañía; se requieren principalmente los estados financieros comparativos
entre dos períodos consecutivos, de modo que permitan los cálculo de los
indicadores financieros con los que se construye el diagnóstico.

El diagnóstico financiero debe contener los siguientes conceptos principalmente:

Razón de liquidez: da a conocer la posibilidad de la empresa de cumplir con sus

obligaciones.

Razón de endeudamiento: muestra la solvencia de la empresa y la posibilidad

de acceder a nuevos mecanismos de financiación.

Razón de rentabilidad: permite conocer las utilidades verdaderas de la entidad y

determinar la remuneración del capital invertido.19

4.2.3 EL PROCESO ADMINISTRATIVO. Chiavenato en su libro Fundamentos

de Administración, organiza el proceso administrativo de la siguiente manera:

19ORTIZ, Anaya Héctor. Análisis financiero aplicado. Bogotá: Universidad externado de Colombia.
2015. p.87
33
 Figura. Proceso administrativo

Planeación Organización Dirección Control

El desarrollo de estas funciones constituye el ciclo administrativo, y es lo que

se conoce comúnmente como administrar.

Planeación. “Consiste en saber qué se va a hacer con anticipación, cuál va a

ser la dirección que se va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera
más eficiente. ¿Qué se dese conseguir (objetivos)?, ¿Qué se va a hacer para
alcanzarlo?, ¿Quién y cuándo lo va a hacer?, ¿Cómo lo va a hacer
(recursos)?”20

-¿Qué objetivos se quieren lograr?

-¿Cómo pueden conseguirse esos objetivos?
-¿Cuándo se deben ejecutar las acciones?
-¿Con que recursos humanos, tecnológicos, financieros, etc.?
-¿Qué resultados se esperan obtener?
-¿Cómo se evaluaran dichos resultados?

Por lo cual se hace necesario la evaluación de dicho proceso en la Empresa

Quantum Agrícola Uno, con el fin de mejorar el desarrollo gerencial y
administrativo de la empresa, reducir riesgos y aprovechar de manera
sustancial los recursos de la misma.

Organización. La organización es un sistema que permite la utilización

equilibrada de los recursos cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo
y el personal que lo debe ejecutar. Es un proceso en donde se determina qué
es lo que debe hacerse para lograr una finalidad establecida o planeada,
dividiendo y coordinando las actividades y suministrando los recursos21.

Dentro de esta etapa se tienen en cuenta elementos básicos como lo son:

20GestioPolis.com Experto. (13, 05, 2003). ¿qué es el proceso administrativo?. Disponible en la

dirección electrónica: http://www.gestiopolis.com/que-es-proceso-administrativo/. (18, 10, 2017)
21Ibíd., p.8.

34
 Estructura: Establecer la disposición de funciones, jerarquías y actividades
necesarias para el logro de objetivos.

Sistematización: Coordinación racional de todas las actividades realizadas en

la empresa. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades:
Agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

Jerarquía: Establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la

empresa.

Así, a través de esta etapa se busca lograr eficiencia, mediante el

ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos, eliminando
movimientos improductivos y tareas repetitivas. Además, se convierte en la
herramienta que permite determinar bajo que reglas y normas va a funcionar
la empresa, y que deberá ser respetado por los miembros de la misma, para
trabajar conjuntamente por el objetivo de todos.

Dirección. Es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de

lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de
sus objetivos. Se ejerce a través de tres subfunciones: el liderazgo, la
motivación y la comunicación22.

Esta etapa del proceso administrativo, se realiza de acuerdo a los siguientes

elementos:

1. Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional

2. Motivación
3. Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados
4. Comunicación
5. Supervisión

La correcta realización de esta etapa garantiza, la evaluación efectiva de las

estrategias para obtener mejores resultados, el aprendizaje constate de todos
los miembros del equipo, confiando en su participación y labor para el logro de
metas y objetivos, saber motivar, capacitación y satisfacción del recurso
humano, intervención constructiva en conflictos; Una buena dirección conduce
a impulsar a cada parte de la organización al logro en conjunto de los objetivos
y metas.

22Ibíd., p.8.
35
 Control. “El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque
una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos”23.

Cada proceso de control realizado debe constar con los siguientes elementos:

Relación con lo planteado: siempre verificar el logro de los objetivos que se

establecen en la planeación.

Medición: Es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir

las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

Establecer medidas correctivas: el objeto del control es prever y corregir los

errores.

El proceso administrativo, es la herramienta que se aplica en las

organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades
lucrativas y sociales. Si los administradores y gerentes de una organización
realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es
mucho más probable que la organización alcance sus metas.

Dado lo anterior se puede afirmar que el desempeño de los gerentes,

administradores, directivos, y cargos superiores, es medible de acuerdo a su
gestión de planeación, organización, dirección y control; Una buena
administración implica el cumplimiento del proceso administrativo.

Dentro del proceso de PLANEACION se utilizan herramientas gerenciales que

se aplican dentro del área administrativa como contable, como se requiere en
el presente proyecto es por esto que se hace referencia a las matrices de
diagnóstico útiles para la estructura del plan de mejoramiento.

Las técnicas más utilizadas para formular estrategias se pueden integrar en un

marco de tres etapas para tomar decisiones: insumo, adecuación y decisión.

23Ibíd., p. 8.
36
Los instrumentos presentados o matrices, en este marco se pueden aplicar a
organizaciones de todo tipo y tamaño y le pueden servir a los estrategas para crear,
intensificar, evaluar y elegir estrategias.

Matriz de Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio (POAM). La matriz de

Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio: POAM, toma como guía algunos
factores (variables) sugeridos que sean pertinentes, además de los que los
participantes en la estructura del plan propongan.

Una vez construida la POAM se construye MEFE

El perfil de oportunidades y amenazas del medio (POAM) es la metodología que

permite identificar y valorar las amenazas y oportunidades potenciales de una
empresa. Dependiendo de su impacto e importancia. Un grupo estratégico puede
determinar si un factor constituye una amenaza o una oportunidad para la firma.
Cómo elaborar el POAM: POAM tiene una metodología para su elaboración:

a. Obtención de información primaria o secundaria sobre cada uno de los factores

objeto de análisis.

b. Identificación de las oportunidades y amenazas.

c. El grupo estratégico selecciona las áreas de análisis (económicas, políticas,

sociales, tecnológicas, etc.) y sobre cada una realiza un Análisis detenido

d. Priorización y Calificación de los factores externos

El grupo, califica según su leal saber y entender las oportunidades (A.M.B.) y las
amenazas (A.M.B.); donde Bajo es una oportunidad o amenaza menor y Alta es una
oportunidad o amenaza importante. Luego se promedian las calificaciones y se
obtiene el POAM.

e. Calificación del Impacto

Siguiendo igual procedimiento, el grupo identifica el impacto actual de cada

oportunidad o amenaza en el negocio. Esta calificación se hace igualmente en Alto
-Medio -Bajo.

f. Elaboración del POAM

El perfil POAM así elaborado permitirá “analizar y elaborar el análisis del entorno
corporativo, el cual presentará la posición de la compañía frente al medio en el que

37
se desenvuelve. Tanto en el grado como en el impacto de cada factor sobre el
negocio”24.

Matriz de Perfil de Capacidad Interna (PCI). El perfil de capacidad interna (PCI)

“es un medio para evaluar las fortalezas y debilidades de la compañía en relación
con las oportunidades y amenazas que le presenta el medio externo. Es una manera
de hacer el diagnóstico estratégico de una empresa involucrando en él todos los
factores que afectan su operación corporativa”25.

El PCI examina cinco categorías a saber:

1. La Capacidad Directiva
2. La Capacidad Competitiva (o de mercadeo)
3. La Capacidad Financiera
4. La Capacidad Tecnológica (Producción)
5. La Capacidad del Talento Humano

El perfil de fortalezas y debilidades se representa gráficamente mediante la

calificación de la Fortaleza o Debilidad con relación a su grado (A. M. B.) para luego
ser valorada con respecto a su impacto en la escala de Alto –Medio -Bajo.

Una vez determinado el diagrama, es posible examinar las fortalezas y debilidades

relativas de la entidad en cada una de las cinco categorías generales, y determinar
los "vacíos" que requieren corrección o consolidación como fortaleza o debilidad.
Dada su importancia, el perfil de capacidad constituye una pieza fundamental en la
definición de la posición relativa de la firma y del curso de acción más conveniente.

Pese a que es altamente subjetivo, el PCI es un medio para examinar la posición

estratégica de una compañía en un momento dado y para establecer las áreas que
necesitan atención.

Los resultados de esta encuesta se analizan en grupos por áreas funcionales y se

integran en un diagnóstico corporativo. La experiencia demuestra que entre más
amplia es la participación mayor es la integración y el compromiso con el plan
estratégico. Por ello, cada compañía debe escoger el método que más convenga a
su tamaño y cultura corporativa.

En primer lugar, identifique todas las fortalezas y debilidades de su organización en

cada una de las capacidades enunciadas.

24SERNA GÓMEZ, Humberto. Planeación y Gestión Estratégica. México: Editorial Mc Graw Hill.
2000
25Ibíd., p.76.

38
Para ello, realice una tormenta de ideas lo más amplia y exhaustiva posible, en la
que deben participar los Grupos Estratégicos. Se supone que quienes participan en
el diagnóstico estratégico conocen suficientemente la organización. Lo que busca
este ejercicio es lograr la identificación de fortalezas y debilidades de la empresa tal
como las perciben los miembros de la organización.

Los perfiles que salgan de este primer diagnóstico se complementarán con la

información actual que debe poseer la compañía sobre su desempeño en las
diferentes áreas.

Una vez diligenciado el formato PCI, se construye la matriz MEFI (matriz de

evaluación de factor interno). A esta matriz sólo se deben llevar las fortalezas o
debilidades altas con alto impacto (Factores internos claves

Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE). Procedimiento de

elaboración: Hacer una lista de los factores de éxito identificados mediante el
proceso de la auditoria externa. Use entre diez y veinte factores internos en total,
que incluyan tanto oportunidades como amenazas. Primero anote las oportunidades
y después las amenazas. Sea lo más específico posible y usa porcentajes, razones
y cifras comparativas.
Asignar un peso entre 0.0 (no importante) a 1.0 (absolutamente importante) a cada
uno de los factores. El peso indica la importancia que tiene ese factor para alcanzar
el éxito en la industria de la empresa. Las oportunidades suelen tener los pesos más
altos que las amenazas, pero estas, a su vez, pueden tener pesos altos si son
especialmente graves o amenazadoras. Los pesos adecuados se pueden
determinar comparando a los competidores que tienen éxito con los que no lo tienen
o analizando el factor en grupo y llegando a un consenso. La suma de todos los
pesos asignados a los factores debe sumar 1.0.

Asignar una calificación entre 1 y 4 a cada uno de los factores a efecto de indicar si
el factor representa, donde 4= una respuesta superior, 3= una respuesta superior a
la media, 2= una respuesta media y 1= una respuesta mala. Las calificaciones se
basan en la eficacia de las estrategias de la empresa. Así, las calificaciones se
refieren a la compañía, mientras que los pesos del paso 2 se refieren a la industria.

Multiplicar el peso de cada factor por su calificación correspondiente para

determinar una calificación ponderada para cada variable y Sume las calificaciones
ponderadas de cada variable para determinar el total ponderado de la organización
entera.

Sea cual fuere la cantidad de factores que se incluyen en una matriz MEFE, el total
ponderado pude ir de un mínimo de 1.0 a un máximo de 4.0, siendo la calificación
promedio de 2.5. Un promedio ponderado de 4.0 indica que la organización está
39
respondiendo de manera excelente a las oportunidades y amenazas existentes en
su industria. En otras palabras, las estrategias de la empresa están aprovechando
con eficacia las oportunidades existentes y minimizando los posibles efectos
negativos de las amenazas externas. Un promedio ponderado de 1.0 indica que las
estrategias de la empresa no están capitalizando las oportunidades ni evitando las
amenazas externas.
.
Matriz de Evaluación del Factor Interno (MEFI). Procedimiento elaboración:
Hacer una lista de los factores de éxito identificados mediante el proceso de la
auditoria interna. Use entre diez y veinte factores internos en total, que incluyan
tanto fuerzas como debilidades. Primero anote las fuerzas y después las
debilidades. “Sea lo más específico posible y usa porcentajes, razones y cifras
comparativas”26.

Asignar un peso entre 0.0 (no importante) a 1.0 (absolutamente importante) a cada
uno de los factores. El peso adjudicado a un factor dado indica la importancia
relativa del mismo para alcanzar el éxito en la industria de la empresa.
Independientemente de que el factor clave represente una fuerza o una debilidad
interna, los factores que se considere que repercutirán más en el desempeño de la
organización deben llevar los pesos más altos. El total de todos los pesos debe
sumar 1.0

Asigne una calificación entre 1 y 4 a cada uno de los factores a efecto de indicar si
el factor representa una debilidad mayor (calificación =1), una debilidad menor
(calificación =2), una fuerza menor (calificación =3) o una fuerza mayor (calificación
=4). Así, las calificaciones se refieren a la compañía, mientras que los pesos del
paso 2 se refieren a la industria.

Multiplique el peso de cada factor por su calificación correspondiente para

determinar una calificación ponderada para cada variable.

Sume las calificaciones ponderadas de cada variable para determinar el total

ponderado de la organización entera.

Sea cual fuere la cantidad de factores que se incluyen en una matriz MEFI, el total
ponderado pude ir de un mínimo de 1.0 a un máximo de 4.0, siendo la calificación
promedio de 2.5. Los totales ponderados muy por debajo de 2.5 caracterizan que
las organizaciones son débiles en lo interno, mientras que las calificaciones muy por
arriba de 2.5 indican una posición interna fuerte. La matriz MEFI debe incluir entre

26DAVID, Fred R. Conceptos de Administración Estratégica. 9ª. Edición. México: Editorial Prentice,
2001. p. 98.
40
diez y veinte factores clave. La cantidad de factores no incluye en la escala de los
totales ponderados porque os pesos siempre suman 1.0

Matriz del Perfil Competitivo (MPC). La matriz del perfil competitivo identifica a los
principales competidores de la empresa, así como sus fuerzas y debilidades
particulares, en relación con una muestra de la posición estratégica de la empresa.
Los pesos y los totales ponderados de una MPC o una EFE tienen el mismo
significado. Sin embargo, los factores de una MPC incluyen cuestiones internas y
externas; las calificaciones se refieren a las fuerzas y a las debilidades. Existen
algunas diferencias importantes entre una EFE y una MPC. En primer término, los
factores críticos o determinantes para el éxito en una MPC son más amplios, no
incluyen datos específicos o concretos, e incluso se pueden concentrar en
cuestiones internas.

Procedimiento de elaboración

La matriz de perfil competitivo identifica a los principales competidores de la

empresa, así como sus fuerzas y debilidades particulares, en relación con una
muestra de la posición estratégica de la empresa. Los factores de una MPC
incluyen cuestiones internas y externas; las calificaciones se refieren a las
fuerzas y debilidades. Los factores críticos o determinantes para el éxito en una
MPC son más amplios, no incluyen datos específicos o concretos, e incluso se
pueden concentrar en cuestiones internas27.
Seleccionar dos competidores.

Anotar factores críticos del éxito en los cuales se comparara a las empresas.

Asigne un peso entre 0.0 (no importante) a 1.0 (absolutamente importante) a cada
uno de los factores. El peso indica la importancia que tiene ese factor para alcanzar
el éxito en la industria de la empresa. Las oportunidades suelen tener los pesos más
altos que las amenazas, pero estas, a su vez, pueden tener pesos altos si son
especialmente graves o amenazadoras. Los pesos adecuados se pueden
determinar comparando a los competidores que tienen éxito con los que no lo tienen
o analizando el factor en grupo y llegando a un consenso. La suma de todos los
pesos asignados a los factores debe sumar 1.0.

Asigne una calificación entre 1 y 4 a cada uno de los factores a efecto de indicar si
el factor representa, donde 4= mayor fuerza, 3= menor fuerza, 2= menor debilidad
y 1= mayor debilidad. Las calificaciones se basan en la eficacia de las estrategias
de la empresa.

27SANCHEZ, Mónica del Pilar. Planeación Estratégica. – Modulo UNAD – 2015. p.36
41
La Matriz De Las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas Y Amenazas (DOFA).
La matriz amenazas-oportunidades-debilidades -fuerzas (DOFA) es un instrumento
de ajuste importante que ayuda a los gerentes a desarrollar cuatro tipos de
estrategias: estrategias de fuerzas y debilidades, estrategias de debilidades y
oportunidades, estrategias de fuerzas y amenazas y estrategias de debilidades y
amenazas. Observar los factores internos y externos clave es la parte más difícil
para desarrollar una matriz DOFA y requiere juicios sólidos, además de que no
existe una serie mejor de adaptaciones. La matriz DOFA se lleva a cabo en los ocho
pasos siguientes:

1. Hacer una lista de las oportunidades externas clave de la empresa.

2. Hacer una lista de las amenazas externas clave de la empresa.
3. Hacer una lista de las fuerzas internas clave de la empresa.
4. Hacer una lista de las debilidades internas clave de la empresa.
5. Adecuar las fuerzas internas a las oportunidades externas y registrar
las estrategias FO resultantes en la celda adecuada.
6. Adecuar las debilidades internas a las oportunidades externas y
registrar las estrategias DO resultantes en la celda adecuada.
7. Adecuar las fuerzas internas a las amenazas externas y registrar las
estrategias FA resultantes en la celda adecuada.
8. Adecuar las debilidades internas a las amenazas externas y registrar
las estrategias DA resultantes en la celda adecuada28.

Matriz de la Posición Estratégica y la Evaluación de la Acción (PEYEA) La

matriz de la posición estratégica y la evaluación de la acción (PEYEA), que se ilustra
a continuación, es otro instrumento importante para la adecuación de la etapa 2. Su
marco de cuatro cuadrantes indica si una estrategia es agresiva, conservadora,
defensiva o competitiva es la más adecuada para una organización dada. Los ejes
de la matriz PEYEA representan dos dimensiones internas (fuerzas financieras [FF]
y ventaja competitiva [VC] y dos dimensiones externas (estabilidad del ambiente
[EA] y fuerza de la industria [FI]. Estos cuatro factores son las cuatro determinantes
más importantes de la de la posición estratégica de la organización.

Dependiendo del tipo de organización, numerosas variables podrían constituir cada

una de las dimensiones representadas en los ejes de la matriz PEYEA. La tabla 6-
3 contiene algunas de las variables generalmente incluidas. Por ejemplo, el
rendimiento sobre la inversión, el apalancamiento, la liquidez, el capital de trabajo y
el flujo de efectivo se suelen considerar factores determinantes de la fuerza
financiera de la organización. La matriz PEYEA, como la DOFA, se debe preparar
para la organización particular que se esté considerando y se debe basar, en la
medida de lo posible, en información a base de datos.

28 Ibíd., p. 42
42
Pasos para preparar una matriz PEYEA

1. Seleccionar una serie de variables que incluyan la fuerza financiera (FF),

la ventaja competitiva (VC), la estabilidad del ambiente (EA) y la fuerza
de la industria (FI).
2. Adjudicar un valor numérico de +1 (peor) a +6 (mejor) a cada una de las
variables que constituyen las dimensiones FF y FI. Asignar un valor
numérico de –1 (mejor) –6 (peor) a cada una de las variables que
constituyen las dimensiones VC, EA.
3. Calcular la calificación promedio de FF, VC, EA, y FI sumando los valores
dados a las variables de cada dimensión dividiéndolas entre la cantidad
de variables incluidas en la dimensión respectiva.
4. Anotar las calificaciones promedio de FF, VC, EA, y FI en el eje
correspondiente de la matriz PEYEA.
5. Sumar las dos calificaciones del eje x y anotar el punto resultante en X.
Sumar las dos calificaciones del eje Y. Anotar la intersección del nuevo
punto xy.
6. Trazar un vector direccional del origen de la matriz PEYEA por el nuevo
punto de la intersección. Este vector revelará el tipo de la estrategia
recomendable para la organización agresiva, competitiva, defensiva o
conservadora29.

El vector direccional puede aparecer en el cuadrante conservador (cuadrante

superior izquierdo) de la matriz PEYEA, que implica permanecer cerca de las
competencias básicas de la empresa y no correr demasiados riesgos.

Las estrategias conservadoras con mucha frecuencia incluyen penetración en el

mercado, desarrollo del mercado, desarrollo del producto y diversificación
concéntrica. El vector direccional puede estar en la parte inferior izquierdo o
cuadrante defensivo de la matriz PEYEA, que sugiere que la empresa se debe
concentrar en superar las debilidades internas y en evitar las amenazas externas.

Las estrategias defensivas incluyen atrincheramiento, desinversión, liquidación y

diversificación concéntrica. Por último, el vector direccional puede estar situado en
la parte inferior derecha o cuadrante competitivo de la matriz PEYEA, que indica
estrategias competitivas. Las estrategias competitivas incluyen la integración hacia
atrás, hacia delante y horizontal, la penetración en el mercado, el desarrollo del
mercado, el desarrollo del producto y las empresas de riesgo compartido.

Matriz Interna-Externa (IE). La matriz IE se parece a la matriz BCG en que los dos
instrumentos requieren que las divisiones de la organización se coloquen dentro de

29Ibíd., p.46
43
un diagrama esquemático; eso explica por qué las dos tienen el nombre de matrices
de cartera. “Además, el tamaño de cada círculo representa el porcentaje de las
ventas que corresponde a cada división y las tajadas revelan el porcentaje de
utilidades que corresponde a cada división, tanto en la matriz del BCG como en la
IE”30.

Sin embargo, existen algunas diferencias importantes entre la matriz del BCG y la
matriz IE. En primer término, los ejes son diferentes. Además, la matriz IE requiere
más información sobre las divisiones que la matriz del BCG. Asimismo, las
implicaciones estratégicas de las dos matrices son diferentes. Por consiguiente, los
estrategas de empresas pluridivisionales suelen elaborar tanto la matriz del BCG
como la matriz IE para formular estrategias alternativas. Una práctica frecuente
consiste en preparar una matriz del BCG y una matriz IE para el presente y después
preparar matrices proyectadas que reflejen el futuro. Este análisis del “antes y
después” pronostica las repercusiones que se espera que las decisiones
estratégicas tengan en la cartera de las divisiones de la organización.

La matriz IE se basa en dos dimensiones clave: los totales ponderados del EFI en
el eje x y los totales ponderados del EFE en el eje y. Recuerde que cada división de
la organización debe preparar una matriz EFI y una matriz EFE para su parte
correspondiente de la organización. Los totales ponderados que se derivan de las
divisiones permiten construir una matriz IE a nivel corporativo. En el eje x de la
matriz IE un total ponderado de entre 1.0 y 1.99 del EFI representa una posición
interna débil, una calificación de entre 2.0 y 2.99 se puede considerar promedio y
una calificación de entre 3.0 y 4.0 es fuerte. De igual manera, en el EFE, un total
ponderado de entre 1.0 y 1.99 en el eje y se considera bajo, una calificación de entre
2.0 y 2.99 es intermedia y una calificación de 3.0 a 4.0 es alta.

La matriz IE se puede dividir en tres grandes espacios que tienen diferentes

implicaciones estratégicas. En primer lugar, se puede decir que la recomendación
para las divisiones que caen en las celdas I, II o IV sería “Crecer y construir”. Las
estrategias intensivas (penetración en el mercado, desarrollo del mercado o
desarrollo del producto) o las integrativas (integración hacia atrás, integración hacia
delante e integración horizontal) tal vez sean las más convenientes para estas
divisiones.

En segundo, las divisiones que caen en las celdas III, V o VII se pueden administrar
mejor con estrategias para “Retener y mantener”; la penetración en el mercado y el
desarrollo del producto son dos estrategias comúnmente empleadas para este tipo
de divisiones. En tercero, una recomendación frecuente para las divisiones que
caen en las celdas VI, VIII o IX es “Cosechar o desinvertir”. Las organizaciones de

30Ibíd., p. 49
44
éxito son capaces de lograr una cartera de negocios colocados dentro o en torno a
la celda I en la matriz IE.

Matriz Cuantitativa de Planificación Estratégica (MCPE). Además de clasificar

las estrategias para obtener una lista de prioridades, sólo existe una técnica
analítica en la literatura diseñada para determinar el atractivo relativo de las
acciones alternativas viables. Esta técnica es la matriz cuantitativa de la
planificación estratégica (MCPE) que representa el paso 3 del marco analítico para
formular estrategias. Esta técnica indica, en forma objetiva, cuáles son las mejores
estrategias alternativas. La MCPE usa la información obtenida de los análisis de la
etapa 1 y los resultados de los análisis de la adecuación de la etapa 2 para "decidir"
en forma objetiva cuáles son las mejores estrategias alternativas. Es decir, la matriz
EFE, la matriz EFI, la matriz del perfil competitivo que comprenden el paso 1,
sumadas a la matriz AODF, el análisis PEYEA, la matriz del BCG, la matriz IE y la
matriz de la gran estrategia que constituyen el paso 2, ofrecen la información
necesaria para armar una MCPE (Paso 3). La MCPE es un instrumento que permite
a los estrategas evaluar las estrategias alternativas en forma objetiva, con base en
los factores críticos para el éxito, 'internos y externos, identificados con anterioridad.
Como los otros instrumentos analíticos para formular estrategias, la MCPE requiere
que se hagan buenos juicios intuitivos.
Procedimiento de elaboración de la MCPE

1. Haga una lista de las oportunidades/amenazas externas y las fuerzas/

debilidades internas clave de la empresa en la columna izquierda de la
MCPE. Esta información se debe obtener directamente de la matriz EFE y la
matriz EFI. La MCPE debe incluir cuando menos diez factores externos
críticos para el éxito y diez factores internos críticos para el éxito.

2. Adjudique pesos a cada uno de los factores críticos para el éxito, internos y
externos. Estos pesos son idénticos a los de la matriz EFE y la matriz EFI.
Los pesos se presentan en una columna contigua, a la derecha, de los
factores internos y externos críticos para el éxito.

3. Estudie las matrices (de la adecuación) de la etapa 2 y después identifique

las estrategias alternativas cuya aplicación debería considerar la
organización. Registre estas estrategias en la hilera superior de la MCPE. De
ser posible, agrupe las estrategias en series excluyentes.

4. Determine las calificaciones del atractivo (CA) definidas como valores

numéricos que indican el atractivo relativo de cada estrategia dentro de una
serie dada de alternativas. Las calificaciones del atractivo se determinan
analizando cada factor crítico para el éxito, interno o externo, de uno en uno,
formulando la pregunta: "¿Afecta este factor la elección de la estrategia?" Si
45
 la respuesta a esta pregunta es Sí, entonces las estrategias se deben
comparar en relación con ese factor clave. Concretamente, se debe asignar
una calificación del atractivo a cada estrategia para indicar su atractivo
relativo en comparación con otras, considerando ese factor particular.

La escala de las calificaciones del atractivo es 1 = no es atractiva, 2 = algo atractiva,

3 = bastante atractiva y 4 = muy atractiva. Si la respuesta a la pregunta anterior es
NO, que indica que el factor crítico para el éxito respectivo no tiene repercusiones
para la elección concreta que se está considerando, entonces no se adjudican
calificaciones del atractivo a las estrategias de esa serie.

5. Calcule las calificaciones del atractivo total. “Las calificaciones del atractivo
total se definen como el resultado de multiplicar los pesos (paso 2) por las
calificaciones del atractivo (Paso 4) de cada hilera. Las calificaciones del
atractivo total indican el atractivo relativo de cada una de las estrategias
alternativas, considerando sólo el impacto del factor adyacente crítico para el
éxito, interno o externo”31

Cuanto mayor es la calificación del atractivo total, tanto más atractiva será la
alternativa estratégica (considerando sólo el factor adyacente crítico para el éxito).

6. Calcule el total de la suma de calificaciones del atractivo. Sumar las

calificaciones del atractivo total de cada columna de estrategias de la MCPE.
La suma de las calificaciones del atractivo total revela cuál es la estrategia
que resulte más atractiva de cada una de las series de alternativas. Las
calificaciones más altas indican estrategias más atractivas, considerando
todos los factores relevantes, internos y externos, que podrían afectar esas
decisiones estratégicas.

“La magnitud de la diferencia entre el total de la suma de calificaciones del atractivo

en una serie dada de alternativas estratégicas indica la idoneidad relativa de una
estrategia en comparación con otra”32.

4.3 MARCO CONCEPTUAL

Para el desarrollo de la investigación es necesario tener en cuenta los siguientes

conceptos que contribuyen a la interpretación del proyecto, así:

31SANCHEZ, Mónica del Pilar. Planeación Estratégica. – Modulo Unad – 2015. p.69
32DAVID, Fred R. Conceptos de Administración Estratégica. 9ª. Edición. Editorial Prentice Hall.
p. 33
46
PLAN DE MEJORAMIENTO

En una herramienta utilizada para consolidar acciones de mejoramiento derivadas

de una autoevaluación y de las recomendaciones generadas por una evaluación.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Todas aquellas acciones que llevan al cumplimiento y desarrollo de una actividad,

es decir, las etapas en cada proceso (Planeación, organización, dirección y control).

GESTIÓN FINANCIERA

Consiste en administrar los recursos que se tienen en una empresa para asegurar
que serán suficientes para cubrir los gastos para que esta pueda funcionar. En una
empresa esta responsabilidad la tiene una sola persona: el gestor financiero. De
esta manera podrá llevar un control adecuado y ordenado de los ingresos y gastos
de la empresa.

DIAGNÓSTICO

Evaluación y análisis previo que realizara el grupo investigador, para enfocar el

desarrollo del proyecto.

DESARROLLO EMPRESARIAL

Proceso por medio del cual se adquieren o fortalecen habilidades y destrezas, que
favorecen el manejo eficiente y eficaz de los recursos de su empresa.

FUNCIONALIDAD

Todas aquellas características que permiten el desarrollo de una actividad, y la

hacen práctica y útil.

MANUAL DE FUNCIONES

Instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla

cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente
basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el
establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores
cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia
e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios
de una empresa.

47
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Documento que contiene una descripción detallada de cada actividad que debe
seguirse en determinado proceso.

LOGÍSTICA

Puesta en marcha, administración y el correcto funcionamiento de un

emprendimiento, dentro de lo cual se desarrollan estrategias de coordinación y
planificación.

En el caso de las empresas, la logística, se ocupará principalmente de la gestión y

la planificación de las actividades inherentes a los departamentos que la componen
como ser el de compras, transporte, producción, almacenaje, mantenimiento y
distribución, entre otros.

SISTEMA CONTABLE

Método y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar

las transacciones de una entidad, así como mantener la contabilización del activo y
pasivo. Consiste en la documentación mercantil, registros e informes, además del
conjunto de procedimientos que se emplean para registrar las transacciones y
reportas sus efectos.

ACTIVO

Desde el punto de vista de una sociedad, los activos, son el conjunto de sus bienes
(inmuebles, mercaderías...) y derechos de cobro (lo que le deben).

ACTIVO FIJO

También denominado inmovilizado. Está integrado por los bienes y derechos de una
empresa que no están destinados a la venta, sino a asegurar su funcionamiento y
continuidad. Este tipo de activo se caracteriza por su permanencia en la empresa
durante un periodo largo, normalmente superior a doce meses. Estos activos se
amortizan durante toda la vida del bien.

ACTIVO FINANCIERO

Valor que acredita la titularidad de determinados derechos económicos (acciones,

dinero en efectivo, depósitos, valores de renta fija...).

BALANCE
48
Documento contable que indica la situación económica y financiera de una sociedad
a una fecha determinada. Está compuesto por dos partes que han de tener idéntico
valor: el activo (conjunto de bienes y derechos) y el pasivo (recursos propios y
ajenos con los que se financia el activo).

ANÁLISIS DE INVERSIÓN

Estudio de las decisiones en las inversiones a largo plazo

ANÁLISIS FINANCIERO

Estudio que se hace de la información contable, mediante la utilización de

indicadores y razones financieras. La contabilidad representa y refleja la realidad
económica y financiera de la empresa, de modo que es necesario interpretar y
analizar esa información para poder entender a profundidad el origen y
comportamiento de los recursos de la empresa.

La información contable o financiera de poco nos sirve si no la interpretamos, si no

la comprendemos, y allí es donde surge la necesidad del análisis financiero. Cada
componente de un estado financiero tiene un significado y en efecto dentro de la
estructura contable y financiera de la empresa, efecto que se debe identificar y de
ser posible, cuantificar.

APALANCAMIENTO

Posibilidad de financiar determinadas compras de activos sin la necesidad de contar

con el dinero de la operación en el momento presente.

APALANCAMIENTO FINANCIERO (Financial leverage)

Utilización de fondos obtenidos por préstamos a un costo fijo máximo, para

maximizar utilidades netas de una empresa.

RIESGO FINANCIERO

Frente al apalancamiento financiero la empresa se enfrenta al riesgo de no poder

cubrir los costos financieros, ya que a medida que aumentas los cargos fijos,
también aumenta el nivel de utilidad antes de impuestos e intereses para cubrir los
costos financieros.

El aumento del apalancamiento financiero ocasiona un riesgo creciente, ya que los

pagos financieros mayores obligan a la empresa a mantener un nivel alto de
utilidades para continuar con la actividad productiva y si la empresa no puede cubrir
49
estos pagos, puede verse obligada a cerrar por aquellos acreedores cuyas
reclamaciones estén pendientes de pago

4.4 MARCO LEGAL

Normas que deben aplicar las personas o entidades que lleven contabilidad y
presenten información financiera en Colombia. La más reciente definición
normativa sobre Principios de contabilidad generalmente aceptados previo a la
entrada en vigencia de la Ley 1314 de 2009 estaba en el artículo 1 del Decreto 2649
de 1993, con base en el artículo 6 de la Ley 43 de 1990, en los siguientes términos:

Se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en

Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados
al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas
naturales o jurídicas.

Esta definición fue actualizada en el artículo 3 de la Ley 1314 de 2009, la cual

estableció:

(…) se entiende por normas de contabilidad y de información financiera el

sistema compuesto por postulados, principios, limitaciones, conceptos, normas
técnicas generales, normas técnicas específicas, normas técnicas especiales,
normas técnicas sobre revelaciones, normas técnicas sobre registros y libros,
interpretaciones y guías, que permiten identificar, medir, clasificar, reconocer,
interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones económicas de un ente,
de forma clara y completa, relevante, digna de crédito y comparable.

De igual forma, el artículo 2 de la citada Ley 1314 establece que esa norma la deben
aplicar:

 Todas las personas naturales y jurídicas que, de acuerdo con la normatividad

vigente, estén obligadas a llevar contabilidad.

 Los contadores públicos, funcionarios y demás personas encargadas de la

preparación de estados financieros y otra información financiera, de su
promulgación y aseguramiento.
 Quienes sin estar obligados a observarla pretendan hacer valer su
información como prueba.

 Normas que deben aplicar las personas o entidades que lleven contabilidad
y presenten información financiera

50
  Los Decretos 2784 y 2706 de 2012, y 3022 de 2013, establecieron las
nuevas normas que deben aplicar las personas o entidades que lleven
contabilidad y presenten información financiera.

En el caso de las Pymes, el Decreto 3022 (hoy contenido en el Decreto 2420 de

2015) estableció como fecha de presentación de los primeros estados financieros
bajo los nuevos marcos normativos, el 31 de diciembre de 2016.

Según lo anterior, las pymes deben presentar a esa fecha de corte sus estados
financieros bajo el Estándar Internacional para Pymes; si los presentan utilizando
las normas contables anteriores, estos estados financieros no cumplirán con
la normatividad requerida y, por lo tanto, no tendrán efectos legales.

Las únicas entidades que al corte del 31 de diciembre de 2016 pueden presentar
estados financieros según las normas contables anteriores son aquellas a las que
el Decreto 2496 de 2015 otorgó un plazo adicional. Se trata de las pertenecientes
al Sistema General de Seguridad Social en Salud –SGSSS–, así como las cajas
de compensación familiar. Las demás entidades sí deben aplicar los nuevos
marcos normativos.

“En caso que un tercero se vea afectado porque una entidad no haya aplicado las
nuevas normas, puede dirigirse a la Superintendencia respectiva para que se inicien
las investigaciones necesarias”33.

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. Artículo 334. La dirección general de

la economía estará a cargo del Estado. Este intervendrá, por mandato de la ley, en
la explotación de los recursos naturales, en el uso del suelo, en la producción,
distribución, utilización y consumo de los bienes, y en los servicios públicos y
privados, para racionalizar la economía con el fin de conseguir el mejoramiento de
la calidad de vida de los habitantes, la distribución equitativa de las oportunidades
y los beneficios del desarrollo y la preservación de un ambiente sano.

El Estado, de manera especial, intervendrá para dar pleno empleo a los recursos
humanos y asegurar que todas las personas, en particular las de menores ingresos,
tengan acceso efectivo a los bienes y servicios básicos. También para promover la
productividad y la competitividad y el desarrollo armónico de las regiones.

33DEPARTAMENTO DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES, 5 de abril de 2018), Disponible

en la dirección electrónica: http://www.dian.gov.co/dian/13Normatividad.nsf/formdec
retos?OpenForm& Seq=4#_RefreshKW_Decretos. (08, 04, 2018)
51
 LEY 1314 DE 2009. Artículo 1°. Objetivos de esta ley. Por mandato de esta
ley, el Estado, bajo la dirección del Presidente la República y por intermedio
de las entidades a que hace referencia la presente ley, intervendrá la
economía, limitando la libertad económica, para expedir normas contables, de
información financiera y de aseguramiento de la información, que conformen
un sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa
observancia, por cuya virtud los informes contables y, en particular, los estados
financieros, brinden información financiera comprensible, transparente y
comparable, pertinente y confiable, útil para la toma de decisiones económicas
por parte del Estado, los propietarios, funcionarios y empleados de las
empresas, los inversionistas actuales o potenciales y otras partes interesadas,
para mejorar la productividad, la competitividad y el desarrollo armónico de la
actividad empresarial de las personas naturales y jurídicas, nacionales o
extranjeras. Con tal finalidad, en atención al interés público, expedirá normas
de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de información,
en los términos establecidos en la presente ley.

Artículo 3°. “De las normas de contabilidad y de información financiera. Para

los propósitos de esta ley, se entiende por normas de contabilidad y de
información financiera el sistema compuesto por postulados, principios,
limitaciones, conceptos, normas técnicas generales, normas técnicas
específicas, normas técnicas especiales, normas técnicas sobre revelaciones,
normas técnicas sobre registros y libros, interpretaciones y guías, que
permiten identificar, medir, clasificar, reconocer, interpretar, analizar, evaluar
e informar, las operaciones económicas de un ente, de forma clara y completa,
relevante, digna de crédito y comparable”34.

Parágrafo. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados

de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente con su forma
legal.

Artículo 6°. Autoridades de regulación y normalización técnica. Bajo la dirección del

Presidente de la República y con respeto de las facultades regulatorias en materia
de contabilidad pública a cargo de la Contaduría General de la Nación, los
Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo,
obrando conjuntamente, expedirán principios, normas, interpretaciones y guías de
contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información, con el
fundamento en las propuestas que deberá presentarles el Consejo Técnico de la

34
http://consultoresniif.com/documentos/ResumenLey1314.pdf
52
Contaduría Pública, como organismo de normalización técnica de normas
contables, de información financiera y de aseguramiento de la información.

Parágrafo. En adelante las entidades estatales que ejerzan funciones de

supervisión, ejercerán sus facultades en los términos señalados en el Artículo 10 de
la presente ley.

DECRETO 3022 DE 2013. Este decreto reglamenta la Ley 134 de 2009 sobre el
marco normativo para los preparadores de información financiera que conforman el
grupo 2. En este decreto reglamentario expedido por el Ministerio de Comercio,
industria y turismo, decreta a quienes aplica y quienes los preparadores del grupo
2.

Artículo 1. Ámbito de Aplicación. “El presente decreto será aplicable a los

preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2, detallados a
continuación: a) Entidades que no cumplan con los requisitos del Artículo o del
Decreto 2784 de 2012 y Sus modificaciones o adiciones, ni con 'Ios requisitos del
Capítulo 10 del marco técnico normativo de información financiera anexo al Decreto
2706 de 2012; b) Los portafolios de terceros administrados por las sociedades
comisionistas de bolsa de valores, los negocios fiduciarios y cualquier otro vehículo
de propósito 'especial, administrados por entidades vigiladas por la
Superintendencia Financiera' de Colombia, que no establezcan contractualmente
aplicar el marco técnico .. " normativo establecido en el Anexo del Decreto 2784 de
2012 ni sean de interés' público”35.

Cuando sea necesario, el cálculo del número de trabajadores y de los activos totales
para establecer la pertenencia al Grupo 2, se hará con base en el promedio de doce
(12) meses correspondiente al año anterior al periodo de preparación obligatoria
definido en el cronograma establecido en el artículo 3 de este Decreto, o al año
inmediatamente anterior al periodo Sn el cual se determine la obligación de aplicar
el Marco Técnico Normativo de que trata este Decreto, en periodos posteriores al
periodo de preparación obligatoria aludido.
Artículo 2°. Marco técnico normativo para los preparadores de información
financiera que conforman el Grupo 2. Se establece un régimen normativo para los
preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2, quienes
deberán, aplicar el marco regulatorio dispuesto en el anexo que hace parte integral
de este Decreto, para sus estados financieros individuales, separados,
consolidados y combinados.

35 https://www.google.com.co/decreto3022/2013
53
Artículo 3°. Cronograma de aplicación del marco técnico normativo para los
preparadores de información financiera del Grupo 2. Los primeros estados
financieros a los que los preparadores de la. Información financiera que califiquen
dentro del Grupo 2, aplicarán el marco técnico normativo contenido en el anexo del
presente Decreto, son aquellos que se preparen con corte al 31 de diciembre del
2016. Esto, sin perjuicio de que con posterioridad nuevos preparadores de
información financiera califiquen dentro de este Grupo.

DECRETO 2129 DE 2014. Por el cual se señala un nuevo plazo para que los
preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2 den cumplimiento
a lo señalado en el parágrafo 4° del artículo 3° del Decreto 3022 de 2013.

ARTICULO 1. “Señálese como nuevo plazo para que las entidades detalladas en el
artículo 10 del Decreto 3022 de 2013, den cumplimiento de lo dispuesto en el
parágrafo 40 del artículo 30 de dicho Decreto, desde la fecha de vigencia del
presente Decreto y hasta antes del 31 de diciembre de 2014”36.

En materia tributaria las leyes o reglamentaciones por las cuales se rige la empresa
Creaciones KAMITEX SAS son los siguientes; Que de conformidad con el artículo
555-2 del Estatuto Tributario el Registro Único Tributario -RUT, constituye el
mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones
administradas y controladas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales DIAN.

Que para desarrollar eficazmente las funciones asignadas a la U.A.E Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, así como para garantizar la debida
notificación de los actos administrativos, facilitar el cumplimiento de las
obligaciones, simplificar los trámites, reducir los costos administrativos y prevenir
las prácticas de evasión fiscal, abuso, fraude a la ley y conductas punibles e
infracciones administrativas como el contrabando, resulta imprescindible contar con
información actualizada, veraz, clasificada y confiable en el Registro Único
Tributario-RUT.

En gran relevancia mencionar las normas financieras que impulsan a la contabilidad

hacia una constante actualización, especialmente en las normas de gran impacto
con un significado en el desarrollo económico. Con el decreto 2784 que reglamenta
la ley 1314 de 2009 por la cual se regulan los principios y las normas de contabilidad
de la información financiera y de aseguramiento de información aceptada en
Colombia.

Esta norma da a conocer la normatividad contable en Colombia conformando un

36 https://www.google.com.co/decreto2129/2014
54
sistema único de alta calidad, donde brindar informes contables y estados
financieros Ms precisos, transparentes y comparables para la buena toma de
decisiones por parte de los directivos de la empresa.

La norma establece en su artículo 4 “únicamente tendrá efecto impositivo cuando

las leyes tributarias remitan expresamente a ella. Por lo tanto que esta ley tiene una
independencia y autonomía de las normas tributarias frente a las de contabilidad e
información financiera” por lo tanto se puede decir que estas normas se consideran
como normas tributarias solo y únicamente si prevalecen sobre lo contable. Por con
siguiente que la contabilidad seguirá siendo influida por las normas fiscales.

Ley 590 de 2000. La presente ley tiene por objeto promover el desarrollo integral
de las micro, pequeñas y medianas empresas en consideración a sus aptitudes para
la generación de empleo, el desarrollo regional, la integración entre sectores
económicos, el aprovechamiento productivo de pequeños capitales y teniendo en
cuenta la capacidad empresarial de los colombianos.

Inducir el establecimiento de mejores condiciones de entorno institucional para la

creación y operación de micro, pequeñas y medianas empresas.

Promover una más favorable dotación de factores para los micros, pequeñas y
medianas empresas, facilitando el acceso a mercados de bienes y servicios de,
tanto para la adquisición de materias primas, insumos bienes de capital y equipos,
como para la realización de sus productos y servicios.

55
 5. DISEÑO METODOLOGICO

5.1 LÍNEAS DE INVESTIGACIÓN

5.1.1 Línea del Programa de Contaduría Pública

Contable y Financiera. A través de esta línea se busca que la Empresa KAMITEX

S.A.S., actualice y mejore los procesos contables para la toma de decisiones.

5.1.2 Línea del Programa de Administración de Empresas

Desarrollo y Gestión Administrativa. Mediante el desarrollo de este proyecto, se

pretende identificar la problemática al interior de los procedimientos contables y
Administrativos de la, con el fin de diseñar estrategias en pro del mejoramiento
continuo de la organización.

5.2 ENFOQUE

Cualitativo: Permite establecer una visión compartida entre los datos exactos
analizados dentro del enfoque cuantitativo y las características observadas en el
transcurso del estudio en la empresa para posteriormente tomar decisiones que
ayuden a tener una mejor concepción y explicación del fenómeno en cuestión.

Cualitativo: El método de investigación cualitativa es la toma de información en la

empresa, basada en la observación de los procesos y la aplicación de cuestionarios
con preguntas abiertas al Gerente dela empresa.

5.3 TIPO DE INVESTIGACIÓN

Descriptiva: Dentro de esta investigación se llevará a cabo un diagnostico en el

cual se describan loa escenarios, así como las características que los identifican,
para determinar con esto el estado real del problema.

Analítica: en el proceso investigativo se tratará de identificar el impacto de las

variables que intervienen en el comportamiento de la organización en las áreas
financiera y administrativa, valorándolas posteriormente y generando un dictamen
orientado a solucionar la problemática que se identifique.

56
5.4 MÉTODO

El método deductivo. Es una estrategia de razonamiento empleada para deducir

conclusiones lógicas a partir de una serie de premisas o principios

Inductivo. Es un método científico que elabora conclusiones generales a partir de

enunciados observacionales particulares y parte de lo particular a lo general.

5.5 DETERMINACIÓN DEL UNIVERSO INVESTIGATIVO

5.5.1 Determinación de la población. La población objeto de estudio está

compuesta por el Gerente y funcionarios de las áreas administrativa, operativa,
comercial y contable-financiera de la empresa.

5.5.2 Determinación de la muestra. Teniendo en cuenta el tamaño de la población

no es necesario calcular una muestra representativa, por cual se trabaja con el total
de la población, constituyéndose en un trabajo tipo censo.

57
 6. INFORME DE RESULTADOS

6.1. Sistematización, tabulación y análisis de los instrumentos y resultados de la

investigación.

6.1.1 ENTREVISTA DIRIGIDA AL GERENTE DE LA EMPRESA KAMITEX S.A.S.

Cuadro. Entrevista al Gerente

PREGUNTA RESPUESTA ANALISIS E INTERPRETACION

¿Qué problemas de tipo Los problemas Esta respuesta válida la

administrativo y contable ha administrativos y contables realización del estudio
tenido la empresa a lo largo que se han presentado es por
de su ciclo de vida y que la carencia de un sistema
soluciones o medidas integrado y por definir los
correctivas se han tomado? procesos administrativos y
contables que permitan
alcanzar los objetivos
propuestos.
¿Cuál cree que es el valor La especialización en Es una fortaleza que se debe
agregado que diferencia a la productos para dotación, para potencializar para generar
empresa de las demás los colegios y entidades ventaja competitiva.
empresas y que claves de educativas.
éxito tienen internamente?

¿Conoce detalladamente Si conozco todos los Con el diseño de los procesos

cada uno de procesos de la
empresa, que aspectos
destaca a mejorar de cada
uno y que servicio o proceso
se podría implementar para
mejorar?
procesos aunque por falta de contables y un plan de acción
experiencia administrativa y administrativo se pretende
gerencial se debe mejorar en solucionar este problema
el conocimiento los procesos detectado en la administración
de planeación administrativa
y desarrollo del proceso
contable.

¿Cómo describe usted la El proceso administrativo no Con los lineamientos que se

planeación, organización,
se desarrolla como una
dirección y control dentro de
verdadera acción gerencial y
la empresa? no hay delegación clara de
funciones.
¿Exprese como es el manejo No es el más adecuado, pero
del proceso contable y se carece de un software que
financiero de la empresa? permita mejorar este proceso.
La empresa contrata un
contador externo no vinculado
con la empresa.
den mediante el desarrollo del
estudio se puede mejorar esta
debilidad de la administración
El desarrollo de cada uno de
los procesos contables de las
principales cuentas y el trabajo
unificado con el área contable
es fundamental para la
empresa.

58
 PREGUNTA
¿Considera usted que la
información contable que
manejan es relevante para
tomar decisiones? ¿Por
qué?
RESPUESTA ANALISIS E
INTERPRETACION
La información contable es Es importante para la administración
fundamental para la toma de la empresa contar con un
de decisiones. adecuado diseño de los procesos
contables que se adelantan.

¿Se maneja soportes o Si existen los soportes Es un aspecto importante para el

archivos contables para contables correspondientes diseño de los procesos contables
sustentar las que se desarrollan y para efectos de
transacciones de la control interno.
empresa?

¿Se tiene organizada la En archivos físicos. La empresa carece de un software

información contable en contable y de archivos digitales.
forma digital o en archivo
físico?

¿Existe sincronización Hay descoordinación por la El sistema que se proponga

entre la información carencia de un sistema mediante el desarrollo del trabajo
contable y el manejo integrado administrativo y investigativo debe integrar estas dos
administrativo para una contable además por la falta áreas importantes de la empresa.
efectiva toma de de personal y la duplicidad
decisiones? de funciones.

¿Sería oportuno para su Si es oportuno y se requiere Esta respuesta dada por la

gestión la implementación para darle a la empresa administración ratifica la realización
de un sistema mayor coordinación es post del trabajo.
administrativo y el diseño de alcanzar las metas
de los procesos contables propuestas.
como apoyo a las
actividades que realiza?
¿Por qué?

¿Qué fortalezas, Se describen a Se describen a continuación

debilidades, oportunidades continuación
y amenazas que identifica
usted en la empresa que
incidan en el área contable
y financiera

59
 FORTALEZAS
 Ventas de contado en alto porcentaje
 Mano de obra directa capacitada
 Capacidad de cumplir obligaciones a
corto plazo
 Crecimiento de las utilidades
 Amplio portafolio de productos
DEBILIDADES
 No se desarrollan adecuadamente
los procesos en materia contable
 Se carece de software contable y
financiero
 Falta de conocimiento en el área
contable y financiera por parte de la
gerencia
 El capital de trabajo no es suficiente
 Carencia de métodos y estrategias
para disminuir costos de producción

OPORTUNIDADES
 La empresa cuenta con un buen
reconocimiento en el mercado
 Buena relación con proveedores
 Mercado en crecimiento
AMENAZAS
 La competencia local y regional
 Los grandes almacenes de cadena
 Altos costos materia prima e
insumos

6.1.2 ENCUESTA DIRIGIDA AL GERENTE Y CONTADOR

Cuadro. Caja y Bancos

CAJA Y BANCOS
GENERALIDADES SI NO
¿Las funciones de los encargados de valores y fondos son tales que no
manejan registran ni preparan asientos para los libros generales de X
contabilidad, cuentas por cobrar?
¿La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas que giran X
sobre ellas son debidamente autorizadas?
Existen instrucciones a los bancos indicando que las personas autorizadas
para firmar cheques no pueden delegar tal autorización en otros funcionarios? X
¿Se avisa inmediatamente a los bancos cuando una persona autorizada para
firmar cheques deja el empleo de la empresa X
¿Si esta situación no se ha presentado, ha previsto la empresa algún
Procedimiento para notificar a los bancos sea necesario? X
¿Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa, están registrada en
cuenta de control en el mayor general o auxiliar X

60
¿Los traspasos de una cuenta bancaria a otra están bajo control contable en
forma tal que, tanto cargos como abonos queden registrados en una cuanta De
control? X
¿Mantiene la empresa un control de los cheques posfechados? X
2. RECONCILIACIÓN DE SALDOS BANCARIOS.
¿Las cuentas bancarias son reconciliadas regularmente por la empresa? X
¿Las reconciliaciones bancarias son preparadas y revisadas por empleados que
no preparen o firmen cheques o manejen dineros de la empresa? X
¿Los extractos bancarios y los volantes de cheques pagados, se entregan X
directamente en sobre cerrado al empleado que prepara las conciliaciones?
¿Los procedimientos para efectuar las reconciliaciones contemplan todos los
pasos esenciales que aseguren una efectiva reconciliación, particularmente X
en cuanto a:
¿Comparación: del número y valor de los cheques contra el libro de salidas de
caja? X
¿Revisión de endosos en los bancos o de los volantes de los cheques? X
¿Comparación con los saldos del mayor general? X
¿Un empleado sin injerencia en los ingresos o egresos de caja revisa todas las
reconciliaciones y hace averiguaciones sobre las partidas poco usuales? X
3. COMPROBACIÓN POSTERIORDE LA RECONCILIACIÓN.
¿Las notas y avisos relacionados con débitos o créditos no aceptados por el
banco son recibidos por un empleado distinto del cajero? X
Las transacciones de caja, sin excepción, se registran en la fecha que
1. ¿Se recibe el dinero? X
2. ¿Se expiden los cheques?
4. REVISIÓN DE CHEQUES.
¿La existencia de chequeras en blanco está controlada en forma tal que evite
que personas no autorizadas para girar cheques puedan hacer uso indebido de X
ellas?
¿La firma o contrafirma de cheques en blanco está prohibida? X
¿La práctica de girar cheques al portador está prohibida? X
¿Si los cheques son numeradas consecutivamente, son mutilados aquellos
daños o anulados a fin de evitar su uso, y son archivados con el propósito de X
controlar su secuencia numérica?
5. CONSIGNACIONES BANCARIAS.
¿Se preparan duplicados de las consignaciones y estos son sellados por el
banco y archivados cronológicamente? X
¿En caso afirmativo, se comparan tales duplicados con el libro de entradas de
caja, al menos en forma selectiva por alguien diferente del cajero? X
¿Se comparan tales duplicados contra los recibos de caja para asegurarse de
que los ingresos son depositados en las mismas especies en que fueron X
recibidos?
6. EFECTIVO EN CAJA.
¿Los fondos de caja menor se mantienen bajo una base de fondo fijo? X

61
¿Los encargados del manejo de la caja menor son independientes del cajero
general u otro empleado que maneja remesas de cheques u otra clase de dinero? X

6. EFECTIVO EN CAJA.
¿La responsabilidad principal de cada fondo está limitada a una sola persona? X
¿Los fondos de caja menor, se limitan a sumas razonables según las X
necesidades del negocio?
¿Los pagos de caja menor tienen un límite máximo? X
¿Si ello es así, cual es el límite? X
Los comprobantes de caja menor son preparados en forma tal que no permita X
alteraciones por ejemplo:
* ¿La cantidad se escribe en letras y números? X
¿Son preparados con tinta? X
¿Los comprobantes de caja menor tienen la firma del beneficiario? X
¿Los cheques de reembolsos de caja menor se giran a favor del encargado del X
fondo?
¿Los anticipos a empleados que se hacen del fondo de caja menor, son X
autorizados por un empleado responsable que no tenga a su cargo funciones
de caja?
¿Estos anticipos se hacen únicamente con el propósito de atender negocios
normales de la empresa? X
¿Al solicitar el reembolso de fondos para caja menor, se presentan los
comprobantes de los gastos a fin de que serán inspeccionados por quien firma X
el cheque?
¿Los comprobantes que justifican los desembolsos son perforados o anulados
con la leyenda "PAGADO" bajo la supervisión directa de quien firma el cheque, X
a fin de prevenir que tales comprobantes sean utilizados de nuevo para solicitar
un pago ficticio?
¿Tales cancelaciones se hacen sobre una parte del comprobante que no
pueda ser desprendida? X
¿Se llevan a cabo arqueos periódicos del fondo de caja menor, bien sea por el
departamento de auditoría interna o por otra persona independiente de las X
labores de caja?
¿Si el fondo fijo se halla total o parcialmente depositado en una cuenta
bancaria, se ha solicitado al banco no aceptar cheques para depositar en dicha X
cuenta, excepto aquellos expedidos por la empresa para reembolsar el valor
de los gastos efectuados?
¿Fue hecho el arqueo por sorpresa? En caso negativo, se considera necesario
hacer uno nuevo sorpresivo. X
¿La empresa ha impartido instrucciones a los bancos para que no cambien en X
efectivo ningún cheque girado a favor de la misma?
CICLO TRANSACCIONAL CAJA Y BANCOS 29 16

62
Gráfica. Caja y bancos

En este ciclo observamos que en un 64% la empresa aplica correctamente los

procedimientos en caja y bancos, sin embargo, en algunos casos este procedimiento nos
es el más adecuado como lo demuestra el 36% de respuestas negativas

Cuadro. Cuentas por cobrar, ventas y cobranzas

CUENTAS POR COBRAR, VENTAS Y COBRANZAS. SI NO

1. FACTURACION
Las funciones del departamento de facturación son independientes de las de:
1. ¿Despachos? X
2. ¿Contabilidad? X
3. ¿Cobranzas?
¿Se hacen resúmenes de las facturas y los totales se pasan al departamento
de contabilidad independientemente de los departamentos de cuentas por X
cobrar y caja?
¿Las facturas de venta son controladas numéricamente por el departamento
de contabilidad? X
¿Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en: cantidades? ¿Precios?
¿Cálculos? X
2. CRÉDITOS
Las personas autorizadas para aprobar notas de crédito son independientes
del: 1. ¿Departamento de Ventas? X
2. ¿Departamento de cuentas por cobrar? X
3. ¿Cajero? X
¿EI departamento de contabilidad controla numéricamente o en otra forma, X
todas las notas de crédito y se cerciora que estén debidamente respaldadas?

63
¿EI departamento de crédito, o un empleado responsable que no maneja X
ninguna clase de fondos de la compañía, aprueba los descuentos tomados
por clientes, que no hayan sido previamente autorizados?
¿La cancelación de deudas malas es revisada y aprobada por un funcionario X
responsable?
¿Se continúan las gestiones de cobro de tales deudas no obstante haber sido X
canceladas?
3. OTRAS CUENTAS POR COBRAR.
¿Se informa al departamento de contabilidad acerca de los reclamos por
daños en transporte, pérdidas aseguradas, tan pronto se conocen? X
¿Los anticipos y préstamos a empleados son autorizados por un funcionario
responsable? X
¿Los saldos a cargo de empleados son revisados periódicamente? X
¿EI sistema provee un método adecuado para registrar en los libros
anticipadamente el producto periódico de los alquileres, regalías, intereses y X
otros ingresos varios?
4. REGISTROS
EI departamento de cuentas por cobrar funciona independiente de:
1. ¿Cobranzas? X
¿Las cantidades que se registran en la cuenta de control son suministradas
por alguien diferente de quien maneja las cuentas por cobrar? X
¿Todos los asientos en las cuentas individuales del cliente son registrados
únicamente con base en copias de las facturas de ventas, recibos de caja y X
otros documentos debidamente autorizados?
¿Se preparan regularmente balances de prueba de las cuentas por cobrar y
el encargo conserva los papeles de trabajo? X
¿Dichos balances son reconciliados con la cuenta de control en el mayor
general, por un empleado distinto del encargado de las cuentas por cobrar? X
¿Un empleado distinto del encargado del registro de las cuentas por cobrar
revisa las sumas y compara el balance de prueba de clientes contra las X
cuentas individuales para determinar que las partidas relacionadas están
respaldadas por cuentas en el registro auxiliar?
¿Se envía periódicamente extractos de cuentas a los clientes? X
¿En caso de ventas al contado o pago de documentos que deben ser
devueltos al cliente, la cinta de la registradora, las boletas de ventas, recibos
mostrador y cualquiera otras informaciones similares son preparadas y X
revisadas por un empleado independiente de quien recibe el efectivo?
¿Se prepara periódicamente un análisis, por edades de las cuentas por cobrar
y este análisis es revisado por un empleado que: ¿No toma parte en el recibo
de la compañía? ¿No participa en la aprobación o concesión de créditos? X
¿Los cheques y el efectivo recibidos se depositan intactos y el mismo día o el
siguiente día hábil? X

64
 ¿Si las cobranzas son hechas en una agencia o sucursal se depositan los
ingresos en una cuenta bancaria sujeta a retiros únicamente por la oficina X
principal?

5. DOCUMENTOS POR COBRAR:

¿La aceptación y prórroga de letras, pagares y cheques posfechados a favor
de la compañía son aprobados por el jefe o gerente de crédito u otro X
funcionario autorizado?
¿Se lleva un registro de documentos por cobrar? X
¿El local de los saldos pendientes en el registro, se compara contra la
respectiva cuenta de control por alguien distinto de la persona que custodia X
los documentos?
¿Los saldos pendientes en el registro de documentos por cobrar son
comprobados periódicamente por medio de un examen independiente de los X
pagarés, letras y cheques respectivos?
¿Los pagarés o letras descontadas son registrados en el mayor por medio de X
una cuenta especial que permita ejercer control contable sobre ellos?
CICLO TRANSACCIONAL CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS 30 3

Gráfica. Cuentas por cobrar y ventas

30
25
FRECUENCIAS

20
15
10
5
0
SI NO
FRECUENCIA 30 3
PORCENTAJE 91% 9%

En cuanto al ciclo de cuentas por cobrar la empresa en un 91% cumple cabalmente con
los controles y procedimiento, se debe reforzar en un 9% hacia la comunicación con el
cliente, a través de los estados de cuenta y de los análisis de cartera.

65
Cuadro. Inventarios

SI NO
INVENTARIOS

1. REGISTROS:
¿El departamento de contabilidad mantiene registros de inventarios X
permanentes?

2. CONTROL CONTABLE:
¿EI personal del departamento de contabilidad o auditoría interna
revisa los precios unitarios? Los cálculos y sumas en los inventarios X
físicos?
0 2
CICLO TRANSACCIONAL INVENTARIOS

Gráfica. Inventarios

El 100% de los resultados de la encuesta da que el manejo de los inventarios no es el

adecuado dentro de la empresa, esto es un aspecto que debe mejorar, debido a que no
se cuenta con un registro de inventario permanente, sería importante que se tenga en
cuenta este factor para tener una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos
que componen el patrimonio de la empresa.

66
Cuadro 2. Propiedad planta y equipo

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO SI NO

1. ADICIONES:
Los procedimientos de la empresa requieren de un funcionario o un comité de
compras autorice previamente los desembolsos por concepto de: 1. X
¿Adiciones de activos fijos?
2. ¿Reparaciones y mantenimiento? X
¿Se comparan los gastos reales con los autorizados y en caso de que aquellos
se hayan excedido, se obtienen autorizaciones adicionales? X
¿Los procedimientos de la empresa permiten establecer, si los artículos han
sido recibidos y los servicios prestados? X
¿Tiene la empresa normas adecuadas para diferenciar las adiciones de
activos fijos de los gastos por reparaciones y mantenimiento? En caso X
negativo, explique cómo se toman tales decisiones y por quién.

2. DISPOSICIONES, RETIROS, ETC.:

¿Los procedimientos de la empresa requieren que se produzca una
autorización escrita para la venta, retiro y desmantelamiento de activos fijos? X
¿Se envía una copia de la autorización directamente al departamento de
contabilidad por la persona que la aprueba? X
¿Los créditos a las cuentas del activo fijo se basan en la información contenida
en tales autorizaciones? X
¿Las autorizaciones para adquisición de elementos nuevos indican las
unidades que van a ser reemplazadas? X

3. REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

¿Las cuentas de activos fijos están respaldadas por registros auxiliares
adecuados? X
¿Tales registros son manejados por personas distintas de aquellas
responsables por las propiedades? X
¿Se cuadran con las cuentas de control en el mayor general, por lo menos
una vez al año? X
¿Periódicamente se toman inventarios físicos de los archivos fijos bajo la
supervisión de empleados no responsables por su custodia ni por su registro X
contable.
Respecto a herramientas pequeñas:
1. ¿Se hallan bien guardadas y bajo la custodia de unas personas X
responsables?
2. ¿Se entregan únicamente mediante órdenes de entrega debidamente
aprobadas? X
CICLO TRANSACCIONAL PROPIEDAD,PLANTA Y EQUIPO 10 5

Gráfica Propiedad, Planta y Equipo

67
 10
9
8
FRECUENCIAS

7
6
5
4
3
2
1
0
SI NO
FRECUENCIA 10 5
PORCENTAJE 67% 33%

El ciclo de propiedad, planta y equipo presenta un 67% de acciones correctas, pero vemos
un 33% de acciones con respuesta negativa dentro de este está el no tener un cuadro de
relación de activos fijos de la empresa, no se ve la protección y salvaguarda de los activos
fijos, la administración debe reforzar el tema de la seguridad de los bienes de la
organización

Cuadro. Cuentas por Pagar, Compras y Gastos

CUENTAS POR PAGAR, COMPRAS Y GASTOS. SI NO

1. COMPRAS
01. Las funciones del encargado de compras se encuentran separadas de los
departamentos de X
1. ¿Contabilidad?
2. ¿Recibo? X
3. ¿Despacho? X
02. ¿Las adquisiciones deben hacerse siempre mediante las órdenes de
compras y con base en cotizaciones? ¿En caso afirmativo, cuántas X
cotizaciones se requieren?
03. ¿Quiénes están autorizados para firmar las órdenes de compra? X
04. ¿Compara el departamento de contabilidad: 1. Los precios y condiciones
de las facturas. X
2. ¿Las cantidades facturadas contra las órdenes de compra? X
3. ¿Se revisan los cálculos en las facturas? X
05. ¿El departamento de contabilidad registra y controla las entregas X
parciales?
06. ¿Se revisan periódicamente los precios de compra por un empleado que
no tenga conexión alguna con compras, para cerciorarse de que tales precios X
son los más convenientes para la empresa?

68
2. RECIBO
01. Están las funciones del departamento de recibo separadas de X
1. ¿Contabilidad?
2. ¿Despacho? X
¿Manejo de almacén? X
03. ¿Una copia del informe de recibo se envía directamente al departamento
de contabilidad? X
04. ¿El departamento de contabilidad compara este informe sin las facturas? X
02. ¿El departamento de recibo prepara informe de los artículos recibidos y
conserva una copia de tales informes? X
05. ¿Se efectúa un conteo efectivo de los artículos recibido, sin que la persona
que los lleva a cabo sepa de antemano las cantidades respectivas? X
06. ¿Las devoluciones sobre compras se manejan a través del departamento X
de despacho?
3. FLETES.
01. ¿Las cuentas de fletes son revisadas por un empleado familiarizado con X
las tarifas?
02. ¿Existe un procedimiento que prevenga el doble pago de fletes, tal como X
anotar el número de la guía en la factura o adjuntar copia de la guía?
03. ¿Los procedimientos de la compañía permiten establecer que los cargos X
por fletes y transporte se hagan en pago de servicios realmente prestados?

4. DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE CARGOS

01. ¿La distribución de cargos es revisada por una persona responsable X
distinta de quién la hizo?
02. ¿Se preparan regularmente balances de prueba de registro de X
comprobantes o auxiliar de cuentas por pagar?
04. ¿Un empleado distinto del que lleva las cuentas por pagar comprueba los X
totales de la relación y compara las partidas individuales contra: los registros
respectivos?
03. ¿Se reconcilian los balances de prueba contra la cuenta de control en el X
mayor general, por un empleado distinto del encargado de manejar las cuentas
por pagar?

5. OTROS GASTOS.
01. ¿Las facturas que no sean por materiales o mercancías, por ejemplo:
propaganda honorarios, arrendamientos, gastos de viaje, etc. Son aprobados X
antes de su pago por los respectivos jefes de departamento?
02. ¿Se revisan tales facturas en cuanto a su necesidad y corrección y son
aprobadas por un empleado o departamento distinto de aquel en el que se X
haya originado?
04. ¿Se comparan los cargos por concepto de propaganda contra los
presupuestos y se obtienen explicaciones satisfactorias cuando se observan X
diferencias apreciables?
69
03. ¿Las cuentas por propaganda se comprueban periódicamente contra los
avisos y/o programas y las tarifas se comparan contra cotizaciones, etc.. X
.?
05. ¿Tiene la empresa procedimiento satisfactorio para la aprobación de
reembolsos por concepto de gastos de viaje y otros similares? X
07. ¿Tal empleado tiene la información necesaria para la aprobación de dichos
pagos? X
06. ¿Se ha designado a un empleado para llevar un registro de pagos
periódicos, tales como honorarios y el mismo los aprueba para prevenir que se X
omitan su pago o que se paguen dos veces?

6. APROBACIÓN Y PAGO.
01. ¿Un empleado que no intervenga en su preparación o aprobación, revisa
las facturas o comprobantes teniendo en cuanta que los documentos que las X
respaldan están completos?
02. ¿Las facturas o documentos de soportes se suministran completos al
encargado de firmar cheques y este los revisa antes de firmar? X
03. ¿Si se recibe una factura de un proveedor con quien no se haya negociado
anteriormente, se toman las medidas para asegurarse que tal proveedor no es X
ficticio?
04. ¿Se cancelan satisfactoriamente las facturas y demás documentos de
soporte al tiempo de efectuar el pago, por o en presencia de quien firma el X
cheque?
05. ¿Se entregan los cheques firmados directamente a una persona distinta de
quien los haya solicitado, preparado o registrado? X

CICLO TRANSACCIONAL CUENTAS POR PAGAR Y GASTOS 20 17

Gráfica. Cuentas por Pagar, Compras y Gastos

70
 20
18
16
FRECUENCIAS

14
12
10
8
6
4
2
0
SI NO
FRECUENCIA 20 17
PORCENTAJE 54% 46%

En el ciclo de cuentas por pagar y gastos, dentro del 46% negativo vemos que se necesita
más control en la parte de requerimiento de materiales pues se establece un presupuesto
el cual no se está cumpliendo, adicional a esto se deben revisar los materiales y trabajar
con proveedores que den alta calidad a las compras que hace la organización.

Cuadro. Nomina

NOMINA SI NO
1. REGISTRO DE PERSONAL:
EI archivo individual de cada trabajador contiene:
1. ¿Fecha de entrada? X
2. ¿Cambios, aumentos, debidamente aprobados? X
3. ¿Bases del sueldo o jornal? X
4. ¿Pagos parciales de cesantías y autorizaciones de la oficina de trabajo? X
5. ¿Autorizaciones para el descuento del salario? X
6. ¿Acumulación de pagos de salarios prestaciones de cada trabajador? X
7. ¿Contrato de trabajo? X
8. ¿Examen médico de ingreso y evidencia de la renuncia a que hubiere X
lugar?
9. ¿Aviso a los diferentes fondos y EPS para efectos de la inscripción del X
trabajador?
10. ¿Investigaciones efectuadas para la contratación del trabajador? X
12. ¿Otras informaciones para cumplir disposiciones legales? X
En caso afirmativo, se guardan estos archivos en forma tal que no tengan
acceso a ellos personas que: 1. ¿Hagan su pago? X
¿Se ha establecido que todas las autorizaciones, especialmente sean X
notificadas prontamente al departamento de liquidación de nómina?
2. REGISTROS DE TIEMPO:

71
Los tiquetes por trabajo a destajo, tarjetas de tiempo, informes de producción,
etc., sobre los cuales se basa el pago, son aprobados por un capataz o jefe
de departamento que no intervenga en : 1. ¿Preparación de las nóminas? X
2. ¿EI pago? X
Las horas extras y otras bonificaciones especiales son aprobados por
empleados que supervisan las actividades pero que no: X
1. ¿Preparan las nóminas?
¿Ni hacen el pago? X
3. PREPARACIÓN Y COMPROBACIÓN DE LAS NÓMINAS
Se revisa la nómina y la liquidación de prestaciones sociales por empleados
que no intervienen en: 1. ¿Preparación? X
2. ¿Autorización? X
3. ¿Pagos? X
¿La nómina y las liquidaciones de prestaciones sociales son aprobadas por
un empleado responsable? X
¿La distribución contable de la nómina y las liquidaciones de prestaciones
sociales son revisadas por alguien distinto del departamento de liquidación de X
nómina?
4. PAGO DE NOMINAL Y PRESTACIONES SOCIALES
El pago, bien en cheque o en efectivo, es hecho por empleados que:
1. ¿No intervienen y no controlan la preparación de las nóminas? X
2. ¿No son responsables por la contratación o despido del personal? X
3. ¿No aprueban los informes de tiempo? X
La cuenta bancaria de sueldos y liquidación de prestaciones sociales es
reconciliada regularmente por un empleado que no tenga conexión alguna con X
la: 1. ¿Preparación de la nómina?
2. ¿Entrega de cheques? X
¿Cuándo el pago se hace en efectivo, se obtienen recibos? X
¿Si es así; se comparan tales recibos con las firmas que aparecen en el
archivo, por alguien independiente del departamento de liquidación de X
nóminas?
¿El empleado que efectúa el pago informa directamente a contabilidad
aquellos sueldos o jornales y prestaciones sociales no reclamadas? X
¿Se pagan tales salarios y prestaciones sociales no reclamados en una fecha
posterior con base en: X
1. ¿La presentación de evidencia apropiada sobre el empleo?
2. ¿Aprobación por un empleado que no sea responsable de la preparación
de la nómina o del informe de tiempo? X
CICLO TRANSACCIONAL NOMINA 22 10

72
Gráfica. Nómina

25

20
FRECUENCIAS

15

10

0
SI NO
FRECUENCIA 22 10
PORCENTAJE 69% 31%

La empresa está en la capacidad de empezar a manejar su nómina y controlar los

requisitos de contratación a través de un software especializado, pues cuenta con una
nómina que lo amerita.

Resumen componentes contables

73
Matriz de Riesgos por el manejo del proceso contable
COMPONENTES SI NO TOTAL %SI % NO
Caja y Bancos 29 16 45 64% 36%
Cuentas por cobrar 30 3 33 91% 9%
Propiedad, Planta y Equipo 10 5 15 67% 33%
Inventarios 0 2 2 0% 100%
Cuentas por pagar 20 17 37 54% 46%
Nomina 20 10 30 67% 33%
TOTAL 109 43 152 72% 28%

Tabla Nivel del Riesgo

COMPONENTES SI NO NIVEL DE RIESGO
Caja y Bancos 64% 36% MEDIO
Cuentas por cobrar 91% 9% BAJO
Propiedad, Planta y Equipo 67% 33% MEDIO
Inventarios 0% 100% ALTO
Cuentas por pagar 54% 46% MEDIO
Nomina 67% 33% MEDIO
TOTAL 72% 28% MEDIO

NIVEL DE RIESGO ESCALA OBSERVACIONES

PORCENTUAL

RIESGO ALTO Más del 60% No existen controles

RIESGO MARCADO 41% a 60% Existen controles, pero son débiles

y no documentados

RIESGO MEDIO 21% a 40% Existen controles, son efectivos,

pero no están documentados

RIESGO BAJO 0 a 20% Existen controles son efectivos y

documentados

74
75
Perfil de Riesgos – Procesos Contables

120%

100%

80%

60%

40%

20%

0%
0 1 2 3 4 5 6 7

SI NO
En el resumen general se puede observar que el resultado en cuanto a porcentaje de
riesgo al que está expuesta la empresa por el manejo del proceso contable en sus
diferentes ciclos tiene un promedio MEDIO, dado que las sumas de todos los componentes
reportan un 28% de respuestas negativas, lo cual indica un nivel de riesgo MEDIO es decir
hay fallas RELATIVAMENTE considerables en cuanto al manejo en los procesos de los
principales ciclos contables.

6.1.3 DIAGNOSTICO FINANCIERO

El diagnóstico financiero o análisis financiero es el que se hace de acuerdo a la

información que proporciona la contabilidad de la empresa y de toda la demás información
disponible, para tratar de determinar la situación financiera de la empresa.

El diagnóstico analiza la situación y las expectativas de la empresa para evaluar su

capacidad para competir, tomar decisiones y formular planes de acción, e incluye la
identificación de las oportunidades y las amenazas procedentes del entorno, los puntos
fuertes y débiles internos, y las estrategias futuras.

La realización de un correcto diagnóstico financiero en la empresa es clave para una

correcta gestión. Permitirá a la empresa atender correctamente sus compromisos
financieros, financiar adecuadamente las inversiones, así como mejorar las ventas y los
beneficios, aumentando el valor de la empresa.

El diagnóstico financiero es básicamente la evaluación financiera que se hace a una

organización, a fin de determinar el estado real financiero con el cual se puede establecer
las posibilidades de inversión y financiación a las que se pueden acceder.

Siempre es necesario realizar el diagnóstico financiero debido a que permite conocer el

estado actual de las finanzas dentro de la empresa, e identificar los rubros que se gastan
más o cuál necesita mayor atención, así como evaluar la operación general de la empresa.

El diagnóstico, además de permitir evaluar a la empresa, posibilita la evaluación de la

gestión financiera y el asertividad en la toma de decisiones de impacto financiero de la
organización. El diagnóstico financiero se puede determinar como una respuesta al estado
legal de funcionamiento de la organización, a fin de identificar sus fortalezas y
debilidades.37

6.1.3.1 Análisis Vertical y Horizontal. El análisis vertical, estructural o análisis de estados

financieros porcentuales con base cien es una herramienta para realizar diagnósticos
financieros, y se usa especialmente para identificar las partidas más relevantes o las de
mayor peso en cifras de los estados financieros de un mismo período.

37 (En línea) DIAGNOSTICO FINANCIERO. Disponible en:https://actualicese.com/el-diagnostico-financiero/.

Recuperado (10-02-2020)

77
El análisis vertical hace parte de las herramientas o instrumentos de la administración
financiera, y permite verificar la situación financiera y los resultados de una empresa en
un período determinado.

El análisis horizontal de los estados financieros por su parte busca determinar la variación
absoluta o relativa que haya sufrido cada partida de los estados financieros en un periodo
respecto a otro. El análisis horizontal determina cual fue el crecimiento o decrecimiento de
una cuenta en un periodo determinado.

A continuación, se realiza el análisis vertical y horizontal a los estados financieros:

ESTADO DE LA SITUACION FINANCIERA Y ESTADO DE RESULTADOS de los años
2019 y 2020

78
ANALISIS HORIZONTAL
KAMITEX S.A.S.
ESTADO SITUACION FINANCIERA COMPARATIVO VARIACION %
2018-2019
2.019 2.018
ACTIVO
CAJA Y BANCOS 7.654.234 3.546.897 4.107.337 115,80%
INVERSIONES 0
DEUDORES A CORTO PLAZO 0
CLIENTES 2.165.692 2.523.150 -357.458 -14,17%
ANTICIPOS Y DEPOSITOS 211.159 122.460 88.699 72,43%
INGRESOS POR COBRAR 0
ANTICIPO IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES 0
CUENTAS POR COBRAR, TRABAJADORES 1.523.647 896.532 627.115 69,95%
0
INVENTARIOS 0
MATERIAS PRIMAS 961.937 878.225 83.712 9,53%
PRODUCTOS EN PROCESO 235.901 496.088 -260.187 -52,45%
PRODUCTOS TERMINADOS 2.028.999 3.936.923 -1.907.924 -48,46%
0
DIFERIDOS 0
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.236.547 874.523 362.024 41,40%
0
TOTAL ACTIVO CORRIENTE 16.018.116 13.274.798 2.743.318 20,67%
0
MAQUINARIA, EQUIPOS Y OTROS 37.895.000 24.879.654 13.015.346 52,31%
Depreciacion Acumulada 2.841.259 2.154.789 686.470 31,86%
0
DIFERIDOS 0
CARGOS DIFERIDOS 1.025.999 1.340.187 -314.188 -23,44%
0
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 36.079.740 24.065.052 12.014.688 49,93%
0
TOTAL ACTIVO 52.097.856 37.339.850 14.758.006 39,52%
PASIVO 0
0
OBLIGACIONES FINANCIERAS 2.563.169 2.216.692 346.477 15,63%
0
PROVEEDORES 3.875.697 2.874.561 1.001.136 34,83%
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 375.912 483.101 -107.189 -22,19%
RETENCION Y APORTES A LA NOMINA 0
ACREEDORES VARIOS CORTO PLAZO 1.837.444 684.523 1.152.921 168,43%
0
IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS 713.520 744.524 -31.004 -4,16%
0
OBLIGACIONES LABORALES CORTO PLAZO 2.356.874 1.374.658 982.216 71,45%
0
TOTAL PASIVO CORRIENTE 11.722.616 8.378.059 3.344.557 39,92%
0
OBLIGACIONES LABORALES L.P. 1.156.000 832.547 323.453 38,85%
0
TOTAL PASIVO NO CORRIENTE 1.156.000 832.547 323.453 38,85%
0
TOTAL PASIVO 12.878.616 9.210.606 3.668.010 39,82%
PATRIMONIO 0
0
CAPITAL SOCIAL 21.124.587 14.523.412 6.601.175 45,45%
RESULTADO DEL EJERCICIO 10.139.251 7.580.817 2.558.434 33,75%
Resultado Ejercicios anteriores 7.955.402 6.025.015 1.930.387 32,04%
TOTAL PATRIMONIO 39.219.240 28.129.244 11.089.996 39,43%
0
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 52.097.856 37.339.850 14.758.006 39,52%

79
ANALISIS VERTICAL
KAMITEX S.A.S.
ESTADO SITUACION FINANCIERA COMPARATIVO
2018-2019
2.019 % 2.018 %
ACTIVO
CAJA Y BANCOS 7.654.234 14,69% 3.546.897 9,50%
INVERSIONES 0,00% 0,00%
DEUDORES A CORTO PLAZO 0,00% 0,00%
CLIENTES 2.165.692 4,16% 2.523.150 6,76%
ANTICIPOS Y DEPOSITOS 211.159 0,41% 122.460 0,33%
INGRESOS POR COBRAR 0,00% 0,00%
ANTICIPO IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES 0,00% 0,00%
CUENTAS POR COBRAR, TRABAJADORES 1.523.647 2,92% 896.532 2,40%
0,00% 0,00%
INVENTARIOS 0,00% 0,00%
MATERIAS PRIMAS 961.937 1,85% 878.225 2,35%
PRODUCTOS EN PROCESO 235.901 0,45% 496.088 1,33%
PRODUCTOS TERMINADOS 2.028.999 3,89% 3.936.923 10,54%
0,00% 0,00%
DIFERIDOS 0,00% 0,00%
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.236.547 2,37% 874.523 2,34%
0,00% 0,00%
TOTAL ACTIVO CORRIENTE 16.018.116 30,75% 13.274.798 35,55%
0,00% 0,00%
MAQUINARIA, EQUIPOS Y OTROS 37.895.000 72,74% 24.879.654 66,63%
Depreciacion Acumulada 2.841.259 5,45% 2.154.789 5,77%
0,00% 0,00%
DIFERIDOS 0,00% 0,00%
CARGOS DIFERIDOS 1.025.999 1,97% 1.340.187 3,59%
0,00% 0,00%
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 36.079.740 69,25% 24.065.052 64,45%
0,00% 0,00%
TOTAL ACTIVO 52.097.856 100,00% 37.339.850 100,00%
PASIVO

OBLIGACIONES FINANCIERAS 2.563.169 19,90% 2.216.692 24,07%

0,00%
PROVEEDORES 3.875.697 30,09% 2.874.561 31,21%
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 375.912 2,92% 483.101 5,25%
RETENCION Y APORTES A LA NOMINA 0,00%
ACREEDORES VARIOS CORTO PLAZO 1.837.444 14,27% 684.523 7,43%
0,00%
IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS 713.520 5,54% 744.524 8,08%
0,00%
OBLIGACIONES LABORALES CORTO PLAZO 2.356.874 18,30% 1.374.658 14,92%
0,00%
TOTAL PASIVO CORRIENTE 11.722.616 91,02% 8.378.059 90,96%
0,00%
OBLIGACIONES LABORALES L.P. 1.156.000 8,98% 832.547 9,04%
0,00%
TOTAL PASIVO NO CORRIENTE 1.156.000 8,98% 832.547 9,04%
0,00%
TOTAL PASIVO 12.878.616 100,00% 9.210.606 100,00%
PATRIMONIO

CAPITAL SOCIAL 21.124.587 53,86% 14.523.412 51,63%

RESULTADO DEL EJERCICIO 10.139.251 25,85% 7.580.817 26,95%
Resultado Ejercicios anteriores 7.955.402 20,28% 6.025.015 21,42%
TOTAL PATRIMONIO 39.219.240 100,00% 28.129.244 100,00%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 52.097.856 37.339.850

80
81
Para el año 2019 el Activo Corriente de la empresa representa un 30.75% del total del
activo, éste está constituido principalmente por el disponible en caja y bancos con un
14.69%, que corresponden al diseño en cuentas de ahorros bancarias.

El activo no corriente representa dentro del activo total el 69.25% un porcentaje

representativo, debido a que la empresa cuenta con maquinaria y equipo de calidad para
el desarrollo de su proceso productivo.

Para el año 2019 el pasivo corriente de la empresa constituye el 91.02% del total del
pasivo, es decir en su mayoría los pasivos están al corto plazo, donde las cuentas más
significativas son Proveedores y acreedores

El patrimonio está comprendido en mayor proporción por el capital social en un 53.86%

y por los resultados de ejercicios anteriores que sumados dan el 100% de la
conformación del patrimonio en el año 2019.
Para el año 2019 el Activo Corriente se incrementó en el 20.67% respecto al año 2018,
esto se ve reflejado principalmente en el disponible teniendo una variación positiva del
115.80% respecto al año anterior y constituyendo así en el activo total una proporción del
14.69%

Dentro el Activo no Corriente la propiedad, planta y equipo representó el 72.74% del total
del activo teniendo una variación positiva frente al año anterior del 52.31% debido a la
compra de maquinaria y equipo.

El Pasivo Corriente continuó siendo un porcentaje representativo tanto en el 2018 como

2019. En el 2019 el 91.02% del total del pasivo, sin embargo, su estructura no cambió en
gran medida.
Respecto al patrimonio para el año 2019 presentó un aumento del 39.43% con respecto
al 2018, debido principalmente al aumento en el capital social y en la utilidad del ejercicio
respecto al año anterior.
En efecto para el año 2019 la empresa presentó un aumento en el pasivo en gran medida,
esto puede afectar sustancialmente el indicador de endeudamiento total.

6.1.3.2 Análisis Financiero aplicado al Estado de Resultados. El estado de resultados

es uno de los principales reportes financieros que todo gerente debe mirar ya que
funciona como una brújula para guiarse al tomar decisiones de negocio y controlar las
operaciones de la empresa. Este estado financiero reporta si la empresa está siendo
realmente un negocio que genera utilidades y qué tan eficiente es la gestión de los
recursos disponibles. Al contar con esta información se puede analizar la situación
financiera de la empresa, la estructura de los ingresos y costos y de esta manera tomar

82
decisiones más sustentadas acerca del futuro de la empresa.

Con este análisis en la empresa KAMITEX, se pretende comparar anualmente el

rendimiento real de la empresa.

ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO KAMITEX S.A.S.

2018 2019 VARIACION %

INGRESOS OPERACIONALES POR
VENTAS 24.569.875 29.632.548 5.062.673 20,6%
COSTO DE VTAS. Y PRESTACION DE
SERVICIOS 7.565.971 7.698.236 132.265 1,7%
UTILIDAD BRUTA 17.003.904 21.934.312 4.930.408 29,0%
GTOS. OPERACIONALES DE ADMÓN. 1.689.008 2.136.588 447.580 26,5%
GTOS. OPERACIONALES DE VTAS 4.225.959 5.022.378 796.419 18,8%
UTILIDAD OPERACIONAL 11.088.937 14.775.346 3.686.409 33,2%
INGRESOS NO OPERACIONALES 225.715 357.864 132.149 58,5%
GTOS. NO OPERACIONALES
UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS 11.314.652 15.133.210 3.818.558 33,7%
IMPUESTOS DE RENTA Y
COMPLEMENTARIOS 3.733.835 4.993.959 1.260.124 33,7%
UTILIDAD DEL EJERCICIO 7.580.817 10.139.251 2.558.434 33,7%

INGRESOS OPERACIONALES POR VENTAS. Los ingresos se incrementaron entre el

2018 Y 2019 en $5.062.673, lo que significó un incremento del 20.6%, este crecimiento
en las ventas se generó por mayor volumen de ventas dada la consecución de nuevos
clientes.

COSTO DE VENTAS Y PRESTACION DE SERVICIOS. El costo de ventas también tuvo

un incremento el cual ascendió al 1.7% en estos dos años el cual fue menor que el de
las ventas netas, por lo tanto, se obtiene una mayor utilidad bruta con crecimiento del
29%, esto se debe al cambio de las técnicas de corte y producción lo cual está reduciendo
costos, pero se debe mejorar en este aspecto.

GASTOS OPERACIONALES DE VENTAS. Esta partida en el año de 2018 Y 2019 sufre

un crecimiento de $447.580 el cual se debió al gasto en publicidad para mantener y
mejorar las ventas.

UTILIDAD OPERACIONAL. La utilidad operacional mantuvo un crecimiento de 33.2%

83
Esto significa que la empresa en su parte operativa está logrando muy buenos
rendimientos y sé está desarrollando cada vez más.

UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS. La utilidad neta antes de impuestos se

incremento en 33.7% lo cual evidencia que los ingresos no operacionales fueron altos y
que contribuyeron a este resultado.

UTILIDAD DEL EJERCICIO. La utilidad del ejercicio sufrió un incremento del 33.7% que
es muy bueno ya que la empresa ha incurrido en gastos para la proyección de sus ventas
sin embargo este esfuerzo se ve recompensado.

6.1.3.2 ANÁLISIS INDICADORES FINANCIEROS. A continuación, se realizarán los

análisis de los indicadores financieros principales, tales como indicadores de liquidez,
indicadores de actividad, indicadores de endeudamiento, indicadores de rentabilidad e
indicador de generación de valor.

84
 RAZONES FINANCIERAS 2018-2019

Indicador Formula 2019 2018

Activo corriente – Pasivo

Capital neto de trabajo 4.295.500 4.896.739
corriente

Indicador Formula 2019 2018

Activo corriente / Pasivo

Razón Corriente 1,37 1,58
corriente

Indicador Formula 2019 2018

(Activo corriente – Inventarios)

Prueba Acida 1,09 0,95
/ Pasivo corriente

Indicador Formula 2019 2018

Solidez Activo Total / Pasivo Total 4,05 4,05

Indicador Formula 2019 2018

Deudores promedio / ventas

Rotación deudores 0,07 0,10

Indicador Formula 2019 2018

Endeudamiento total (Pasivo total / Activo total)*100 24,72% 24,67%

Indicador Formula 2019 2018

(Pasivo corriente / Pasivo

Endeudamiento a corto plazo 91,02% 90,96%
total)*100

Indicador Formula 2019 2018

(Utilidad bruta / ventas)*100 74,02% 69,21%

Margen Bruto

Indicador Formula 2019 2018

Margen Operativo (Utilidad operativa / Ventas)*100 49,86% 45,13%

Indicador Formula 2019 2018

(Utilidad operacional / Activo

28,36% 29,70%
ROA total) *100

Indicador Formula 2019 2018

(Utilidad antes de impuesto /

38,59% 40,22%
ROE Patrimonio)*100

85
Capital de Trabajo. Para el año 2018 la empresa KAMITEX S.A.S. después de cubrir sus
obligaciones de corto plazo presentó recursos para capital de trabajo por $4.896.739 y
para el 2019 presentó 4.295.500

Según lo anterior la empresa después de cubrir sus pasivos de corto plazo posee recursos
disponibles para capital de trabajo, favoreciendo así el rendimiento operativo de la
empresa.

Aunque los resultados son relativamente satisfactorios el gerente manifiesta que esto se
puede mejorar controlando el comportamiento de los pasivos.

Razón Corriente. Para el año 2018 la empresa muestra una razón corriente de 1.58
indicando que por cada peso que debe en el corto plazo tiene 1.58 pesos para cumplir con
sus obligaciones de corto plazo, para el año 2019 este indicador fue de 1.37

Según lo anterior los activos corrientes superan los pasivos corrientes, lo cual indica que
la empresa tiene capacidad suficiente para cumplir con sus obligaciones de corto plazo, a
pesar de que en el año 2019 hubo una pequeña disminución en este indicador.

Prueba Acida. La empresa para los años analizados 2018 y 2019, después de descontar
los inventarios, dado que estos no son de convertibilidad inmediata y no puede ser
tomados en cuenta para determinar si la empresa tiene la capacidad de cumplir con sus
obligaciones de corto plazo, presenta una buena capacidad para cumplir con sus
obligaciones.

Solidez. Representa la capacidad de pago a corto y largo plazo que tiene la empresa y
así demostrar su consistencia financiera. Esta razón indica que la empresa disponía en el
2018 de $ 4.05 y en el 2019 el mismo valor en activos por cada peso ($1) que adeuda.

Rotación deudores. La empresa evidencia claramente una buena rotación ya que se

presenta cumplimiento en los años analizados, a la política de la empresa, la cual es a 30
días, cabe mencionar que las ventas de la empresa en su mayoría son de contado.
Endeudamiento total. Para los años 2018 y 2019, la empresa prácticamente mantiene
su nivel de endeudamiento lo que implica que sus activos no se encuentran financiados
por sus pasivos, cabe mencionar que la empresa no centra su endeudamiento en el corto
plazo lo cual no afecta el capital de trabajo.

Endeudamiento a corto plazo. La empresa para los años 2018 y 2019, centra todas sus
fuentes de financiación en el corto plazo, comprometiendo de esta manera los recursos
para invertir en capital de trabajo.

86
Margen bruto. El margen bruto arrojado en cada uno de los años analizados es alentador,
ya que el porcentaje de utilidad que queda después de cubrir los costos de ventas es
suficiente para soportar la carga generada por los gastos operacionales, lo que indica que
el costo de ventas se encuentra en un nivel aceptable, favoreciendo así el margen que
queda entre el ingreso y el costo.

Margen operativo. La empresa en el año 2018 y 2019, después de cubrir gastos

operaciones arroja un margen de utilidad operacional suficiente para cubrir la carga
financiera.

ROA. La empresa durante el año 2018 y 2019, presenta resultados positivos, en cuanto a
la rentabilidad de sus activos, esto debido a que para esos años aun la empresa no había
incurrido en endeudamientos.

ROE. Para el año 2018 y 2019, el patrimonio de la empresa ha generado rentabilidad, lo

cual indica que al capital aportado por los socios se le ha dado un buen uso.

6.1.3.3 DISEÑO DE ESTRATEGIAS DE MEJORAMIENTO PARA EL ÁREA CONTABLE

Y FINANCIERA DE LA EMPRESA KAMITEX S.A.S. Después de analizada la
información, es momento de establecer a través de la matriz DOFA, las fortalezas que
posee la empresa como también las debilidades, así mismo los oportunidades y
amenazas, para con esto establecer las estrategias a implementar para aprovechar las
oportunidades y fortalezas, subsanar las debilidades y reducir el riesgo de las amenazas.

Así mismo se utiliza la matriz PEYEA, la cual tiene como objetivo determinar cuáles son
las estrategias más adecuadas para una organización una vez definidas sus posiciones
estratégicas interna y externa.

La matriz de la posición estratégica y la evaluación de la acción (PEYEA), que se

desarrolla más adelante para la empresa KAMITEX, es un instrumento importante para la
adecuación de estrategias. Su marco de cuatro cuadrantes indica si una estrategia es
agresiva, conservadora, defensiva o competitiva es la más adecuada para la empresa.

Los ejes de la matriz PEYEA representan dos dimensiones internas (fuerza financiera
[FF] y ventaja competitiva [VC] y dos dimensiones externas (estabilidad del ambiente [EA]
y fuerza de la industria [FI]. Estos cuatro factores son las cuatro determinantes más
importantes de la de la posición estratégica de la empresa.

87
 MATRIZ DOFA

FORTALEZAS DEBILIDADES
DOFA
1. Ventas de contado en alto 1. No se desarrollan
porcentaje adecuadamente los
2. Mano de obra directa procesos en materia
capacitada contable y financiera
3. Capacidad de cumplir 2. Se carece de software
obligaciones a corto plazo contable y financiero
4. Crecimiento de las 3. Falta de conocimiento en el
utilidades área contable y financiera
5. Amplio portafolio de por parte de la gerencia
productos 4. El capital de trabajo no es
suficiente
5. Carencia de métodos y
estrategias para disminuir
costos de producción

OPORTUNIDADES
ESTRATEGIAS F-O ESTRATEGIAS D-O
MAXI-MAXI MINI-MAXI
1. La empresa cuenta Estrategias que utilizan las Estrategias para minimizar las
con un buen FORTALEZAS para DEBILIDADES aprovechando
reconocimiento en el maximizar las las OPORTUNIDADES
mercado OPORTUNIDADES
2. Buena relación con
proveedores
3. Mercado en
crecimiento
AMENAZAS
ESTRATEGIAS F-A ESTRATEGIAS D-A
MAXI-MINI MINI-MINI
1. La competencia local y Estrategias que utilizan las Estrategias para minimizar las
regional FORTALEZAS para minimizar DEBILIDADES evitando las
2. Los grandes las AMENAZAS. AMENAZAS.
almacenes de cadena
3. Altos costos materia
prima e insumos

88
 ESTRATEGIAS DOFA

ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO
Con el desarrollo de estas estrategias Mediante la implementación de este
se pretende potencializar las tipo de estrategias, se pretende que la
FORTALEZAS de la empresa, empresa venza las DEBILIDADES que
apoyados en las OPORTUNIDADES afronta, aprovechando al máximo las
que ofrece el medio. OPORTUNIDADES que el medio
ofrece
F1-F2-F3-O1-02 D1-D2-01-02
Incursionar plenamente en el mercado Crear planes de inversión que propicien
de uniformes para empresas colegios a el crecimiento físico de la planta y la
través del diseño de nuevos productos, actualización de maquinaria y equipos
permitiendo incrementar las utilidades permitiendo así abarcar nuevos
de la empresa. clientes.

D1-O2
Diseñar e implementar un plan de
mejoramiento contable y financiero
para la empresa.

ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA: Al plantear este

Por medio del diseño de las estrategias tipo de estrategias se busca que la
FA se pretende que, haciendo uso de empresa reduzca al máximo sus
las FORTALEZAS internas, se DEBILIDADES que son obstáculo para
disminuya el impacto de las su desarrollo y evite al máximo las
AMENAZAS del entorno AMENAZAS del entorno y logre un
equilibrio que le permita potencializarse
a futuro

F4–F5-A1: Definir una adecuada D3-A1-A2

política de precios para ser más Definir un programa de capacitación en
competitivos. materia contable y financiera para
personal administrativo
F2-F4-A1-A2-A3: Implementar el
software contable financiero D1-D4-A1. Definir estrategias para
reducir costos de materia prima, mano
de obra directa y CIF.

89
 MATRIZ PEYEA

Posición estratégica interna Posición estratégica externa

Ventaja competitiva (VC) Fortaleza de la industria (FI)
Calidad del producto -4 Barreras de entrada 6
Expriencia en el sector -3 Potencial de crecimiento 4
Imagen de marca -4 Acceso a financiamiento 4
Garantia -5 Demanda creciente 5
Promedio -4 Promedio 4,75

Total de la coordenada X : 0,75 (VC + FI) 0

Fortaleza financiera (FF) Estabilidad del entorno (EE)

Liquidez 4 Cambios tegnologicos -2
Capital de trabajo 2 Precios de la comptencia -2
Endeudamiento 3 Barreras para entrar al mercado -3
Grandes superficies -2
Promedio 3,00 Promedio -2,25

Total de la coordenada Y: 0,75 (FF + EE) 0

Grafico Matriz PEYEA

6
5
4
3
Conservadora
EJE Y = FF+EE

2
1
0
(6.00) (5.00) (4.00) (3.00) (2.00) (1.00) -1 - 1.00 2.00 3.00 4.00 5.00 6.00
-2
-3
-4
-5
-6
EJE X = VC + FI

La empresa se encuentra en el cuadrante AGRESIVO es decir se recomienda como

estrategia: ampliar el mercado y el portafolio de productos para generar mayor ingreso
operacional y mejorar las utilidades.

90
6.2 PLAN DE ACCION

6.2.1 PLAN DE ACCION PARA EL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS

CONTABLES

Se presentan algunas sugerencias constructivas para la consideración de la

administración, como parte del proceso continuo de modificación y mejoramiento de la
estructura de las acciones de control existente y de otras prácticas y procedimientos
contables y administrativos.

Estas sugerencias requieren como soporte una adecuada estructura organizacional y

operativa del área contable, un sistema de información contable y administrativo
adecuado, así como la documentación de los procesos, procedimientos y controles que
contribuyan a la reducción de riesgos en el manejo de los procesos.

ACCIONES DE MEJORAMIENTO APRA EL AÑO 2020

COMPONENTE ACCIONES DE MEJORAMIENTO

Se deben mejorar los resultados y el control permanente de en caja
CAJA Y BANCOS y bancos ya que la empresa no cumple con una serie de
procedimientos con el propósito de monitorear todas las actividades
de la organización que puedan afectar el manejo del efectivo.

A pesar de que la empresa de manera aceptable viene cumpliendo

CUENTAS POR los propósitos de este componente se debe implementar un plan de
COBRAR mejora continua para mejorar resultados.

Las empresas deben tener gran cuidado de proteger sus inventarios

INVENTARIOS ya que es el renglón de mayor significación dentro del activo
corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden
las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene esta
cuenta.

Establecer políticas adecuadas para designar las personas

PROPIEDAD PLANTA encargadas de adquirir, reemplazar, retirar o vender un activo fijo y
Y EQUIPO su control permanente.

Se debe verificar constantemente la autenticidad de las cuentas y

CUENTAS POR documentos por pagar, su adecuado registro y control y la
PAGAR verificación de que los importes a pagar, mejorando los registros y
asignado adecuadamente responsabilidades.

Capacitar y definir políticas de nómina ya que existen normas de

NOMINA control interno en lo que respecta a los recursos monetarios
destinados a la administración de personal y todo manejo contable
que no se están desarrollando adecuadamente en la empresa.

91
6.2.2 PLAN DE ACCION FINANCIERO PARA EL AÑO 2020

OBJETIVO ESTRATEGIAS PLAZO RECURSOS RESPONSABLES

Incrementar las Incursionar Un año Humanos Gerente

utilidades de la plenamente en el Físicos Contador
empresa. mercado de Financieros Funcionarios de la
uniformes para empresa
empresas y colegios a
través del diseño de
nuevos productos.

Realizar programas de Crear planes de Un año Humanos Gerente

inversión rentables inversión que Físicos Contador
para la empresa propicien el Financieros Funcionarios de la
crecimiento físico de empresa
la planta y la
actualización de
maquinaria y equipos
permitiendo así
abarcar nuevos
clientes.

Mejorar el manejo de Diseñar e Marzo Humanos Gerente

los procesos contables implementar un plan 2020 Físicos Contador
y financieros de la de mejoramiento Financieros Funcionarios de la
empresa contable y financiero empresa
para la empresa.

Incrementar los Definir una adecuada Marzo Humanos Gerente

ingresos política de precios 2020 Físicos Contador
operacionales por para ser más Financieros Funcionarios de la
ventas competitivos. empresa

Contar y financiera con Implementar el Abril Humanos Gerente

información contable software contable 2020 Físicos Contador
fidedigna y confiable financiero Financieros Funcionarios de la
para la toma de empresa
decisiones

Potencializar el Definir un programa Marzo Humanos Gerente

recurso humano para de capacitación en 2020 Físicos Contador
alcanzar los objetivos materia contable y Financieros Funcionarios de la
propuestos por la financiera para empresa
empresa personal
administrativo

92
Mejorar la eficiencia Definir estrategias Marzo Humanos Gerente
en el manejo de los para reducir costos de 2020 Físicos Contador
recursos y el materia prima, mano Financieros Funcionarios de la
rendimiento financiero de obra directa y CIF. empresa

93
 CONCLUSIONES

Después de analizados los estados financieros, indicadores y demás

información contable y financiera de la empresa KAMITEX S.A.S., se llegó
a las siguientes conclusiones:

La empresa cuenta con un buen reconocimiento y posicionamiento a nivel

local, que favorece todas sus relaciones con proveedores y ayuda
significativamente a la fidelización de clientes potenciales lo cual tiene gran
impacto en los resultados financieros.

La empresa no cuenta con un buen nivel de ventas anuales a pesar de haber

tenido aumentos favorables para cada uno de los años analizados, esto
demuestra la buena gestión que tiene la empresa para negociar con sus
clientes, sin embargo, estos resultados se deben mejorar porque existe la
capacidad para hacerlo.

Las ventas son en su mayor proporción ventas de contado lo cual favorece

la operación de la empresa y sus resultados financieros.

El aumento en los tres elementos del costo como son mano de obra, materia
prima y CIF., vienen siendo controlados tal como se observa en el estado de
resultados, sin embargo, esta debe ser una política constante la empresa.

Los aumentos en costos de la empresa han tenido aumentos proporcionales

al incremento de los ingresos operacionales, por esto se considera que la
empresa ha tenido buena gestión y control sobre este rubro.

La necesidad de implementar el plan de mejoramiento contable y financiero

es fundamental para la empresa como herramienta que contribuya para
alcanzar los objetivos propuestos.

94
 RECOMENDACIONES

Una vez concluido el trabajo de investigación sobre el diseño de un plan de

mejoramiento contable y financiero en la empresa KAMITEX S.A.S., se
establecen las siguientes recomendaciones:

Es necesario analizar la capacidad técnico operativa de la empresa para

alcanzar mayores niveles de producción que permitan mejorar los ingresos
operacionales.

Adelantar las estrategias recomendadas lo cual redundará en mejores

indicadores de liquidez y rentabilidad de la empresa.

Es importante implementar lo antes posible el software contable y financiero

ya que para el manejo de la estructura de costos se requiere de manera
urgente.

Se hace necesario capacitar al personal administrativo en todos los aspectos

relacionados con la parte contable y más que todo en la presentación,
lectura y análisis de estados financieros bajo los estándares internacionales
vigentes.

Se debe iniciar la implementación de las normas internacionales de

información financiera y en base a ello ajustar la información contable
registrada en la empresa de forma errónea en años anteriores.

Por último, es primordial, vincular un contador capacitado en normas

internacionales, ya que de esto depende que los procesos en la empresa se
realicen de manera ágil, organizada y de acuerdo a la normatividad vigente.

95
 BIBLIOGRAFIA Y CIBERGRAFÍA

SERRANO RODRÍGUEZ, Javier. VILLAREAL NAVARRO, Julio. Fundamentos de

Finanzas. Segunda Edición. Bogotá. 1993 Editorial Mc Graw Hill.

RODRÍGUEZ F. ANDRÉS M. Administración industrial. El flujo de Caja en Mipymes Julio

de 2006. Pág. 29.

ORTIZ GÓMEZ, Alberto. Gerencia Financiera un Enfoque Estratégico. Bogotá, 2007.

Edición Mc Graw Hill. 423 Paginas.

SERNA GOMEZ, Humberto. Análisis DOFA, Análisis de vulnerabilidad. En: Gerencia

estratégica, teoría-metodología-alineamiento, implementación y mapas estratégicos. 10
ed. Bogotá D. C, Colombia, (2012), p. 185

SINISTERRA V, Gonzalo y POLANCO I, Luis E. Contabilidad Administrativa. Bogotá: Eco

Ediciones, 2007. 26p

PEREZ GONZALEZ, Liliana. “Conceptos Financieros: Liquidez, Solvencia y Rentabilidad”.

(En línea). (Consultado: 2 de febrero 2020). Disponible en:
(http://lilipg93.blogspot.com/2012/10/conceptosfinancieros-liquidez_11.html).

REVISTA DINERO. Deterioro del capital de trabajo deteriora a dos tercios de las
compañías. (En línea). (Consultado 3 de febrero 2020. Disponible en:
http://www.dinero.com/actualidad/noticias/articulo/desempeno-del-capital-
trabajodeteriora-dos-tercios-companias/102464.

96
 ANEXO A

GUIA DE ENTREVISTA DIRIGIDA AL GERENTE DE LA EMPRESA KAMITEX S.A.S.

CUESTIONARIO

PREGUNTA RESPUESTA ANALISIS E

INTERPRETACION
¿Qué problemas de tipo
contable y financiero ha
tenido la empresa a lo
largo de su ciclo de vida
y que soluciones o
medidas correctivas se
han tomado?

¿Cuál cree que es el

valor agregado que
diferencia a la empresa
de las demás empresas
y que claves de éxito
tienen internamente?

¿Conoce
detalladamente cada
uno de procesos de la
empresa, que aspectos
destaca a mejorar de
cada uno y que servicio
o proceso se podría
implementar para
mejorar?

¿Cómo describe usted la

planeación,
organización, dirección y
control dentro de la
empresa?

¿Exprese como es el
manejo del proceso
contable y financiero de
la empresa?

97
 ¿Considera usted que la
información contable
que manejan es
relevante para tomar
decisiones? ¿Por qué?
¿Se maneja soportes o
archivos contables para
sustentar las
transacciones de la
empresa?

¿Se tiene organizada la

información contable en
forma digital o en archivo
físico?

¿Existe sincronización
entre la información
contable y el manejo
administrativo para una
efectiva toma de
decisiones?

¿Sería oportuno para su

gestión la
implementación de un
plan de mejoramiento a
los procesos contables y
financieros como apoyo
a las actividades que
realiza? ¿Por qué?

¿Qué fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas identifica usted en la empresa y

específicamente en el área CONTABLE y FINANCIERO?

98
 ANEXO B. FORMATO DE ENCUESTA

ENCUESTA DIRIGIDA AL GERENTE Y CONTADOR

Objetivo: Recolectar información sobre el manejo de los procesos contables y

financieros de la empresa con el fin de identificar debilidades.

Gerente y Contador de manera univoca dan respuesta a cada pregunta

CAJA Y BANCOS
1. GENERALIDADES SI NO
¿Las funciones de los encargados de valores y fondos son tales
que no manejan registran ni preparan asientos para los libros
generales de contabilidad, cuentas por cobrar?
¿La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas
que giran sobre ellas son debidamente autorizadas?
Existen instrucciones a los bancos indicando que las personas
autorizadas para firmar cheques no pueden delegar tal autorización
en otros funcionarios?
¿Se avisa inmediatamente a los bancos cuando una persona
autorizada para firmar cheques deja el empleo de la empresa
¿Si esta situación no se ha presentado, ha previsto el empresa
algún Procedimiento para notificar a los bancos sea necesario?
¿Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa, están
registrada en cuenta de control en el mayor general o auxiliar
¿Los traspasos de una cuenta bancaria a otra están bajo control
contable en forma tal que, tanto cargos como abonos queden
registrados en una cuanta De control?
¿Mantiene la empresa un control de los cheques posfechados?
2. RECONCILIACIÓN DE SALDOS BANCARIOS.
¿Las cuentas bancarias son reconciliadas regularmente por la
empresa?
¿Las reconciliaciones bancarias son preparadas y revisadas por
empleados que no preparen o firmen cheques o manejen dineros
de la empresa?
¿Los extractos bancarios y los volantes de cheques pagados, se
entregan directamente en sobre cerrado al empleado que prepara
las conciliaciones?

99
¿Los procedimientos para efectuar las reconciliaciones contemplan
todos los pasos esenciales que aseguren una efectiva
reconciliación, particularmente en cuanto a:
¿Comparación: del número y valor de los cheques contra el libro de
salidas de caja?
¿Revisión de endosos en los bancos o de los volantes de los
cheques?
¿Comparación con los saldos del mayor general?
¿Un empleado sin injerencia en los ingresos o egresos de caja
revisa todas las reconciliaciones y hace averiguaciones sobre las
partidas poco usuales?
3. COMPROBACIÓN POSTERIOR DE LA RECONCILIACIÓN.
¿Las notas y avisos relacionados con débitos o créditos no
aceptados por el banco son recibidos por un empleado distinto del
cajero?
Las transacciones de caja, sin excepción, se registran en la fecha
que
1. ¿Se recibe el dinero?
2. ¿Se expiden los cheques?
4. REVISIÓN DE CHEQUES.
¿La existencia de chequeras en blanco está controlada en forma
tal que evite que personas no autorizadas para girar cheques
puedan hacer uso indebido de ellas?
¿La firma o contrafirma de cheques en blanco está prohibida?
¿La práctica de girar cheques al portador está prohibida?
CAJA Y BANCOS
¿Si los cheques son numeradas consecutivamente, son mutilados
aquellos daños o anulados a fin de evitar su uso, y son archivados
con el propósito de controlar su secuencia numérica?
5. CONSIGNACIONES BANCARIAS.
¿Se preparan duplicados de las consignaciones y estos son
sellados por el banco y archivados cronológicamente?
¿En caso afirmativo, se comparan tales duplicados con el libro de
entradas de caja, al menos en forma selectiva por alguien diferente
del cajero?
¿Se comparan tales duplicados contra los recibos de caja para
asegurarse de que los ingresos son depositados en las mismas
especies en que fueron recibidos?
6. EFECTIVO EN CAJA.

10
0
¿Los fondos de caja menor se mantienen bajo una base de fondo
fijo?
¿Los encargados del manejo de la caja menor son independientes
del cajero general u otro empleado que maneja remesas de
cheques u otra clase de dinero?
¿La responsabilidad principal de cada fondo está limitada a una
sola persona?
¿Los fondos de caja menor, se limitan a sumas razonables según
las necesidades del negocio?
¿Los pagos de caja menor tienen un límite máximo?
¿Si ello es así, cual es el límite?
Los comprobantes de caja menor son preparados en forma tal que
no permita alteraciones por ejemplo:
* ¿La cantidad se escribe en letras y números?
¿Son preparados con tinta?
¿Los comprobantes de caja menor tienen la firma del beneficiario?
¿Los cheques de reembolsos de caja menor se giran a favor del
encargado del fondo?
¿Los anticipos a empleados que se hacen del fondo de caja menor,
son autorizados por un empleado responsable que no tenga a su
cargo funciones de caja?
¿Estos anticipos se hacen únicamente con el propósito de atender
negocios normales de la empresa?
¿Al solicitar el reembolso de fondos para caja menor, se presentan
los comprobantes de los gastos a fin de que serán inspeccionados
por quien firma el cheque?
¿Los comprobantes que justifican los desembolsos son perforados
o anulados con la leyenda “PAGADO” bajo la supervisión directa de
quien firma el cheque, a fin de prevenir que tales comprobantes
sean utilizados de nuevo para solicitar un pago ficticio?

¿Tales cancelaciones se hacen sobre una parte del comprobante

que no pueda ser desprendida?
¿Se llevan a cabo arqueos periódicos del fondo de caja menor, bien
sea por el departamento de auditoría interna o por otra persona
independiente de las labores de caja?
¿Si el fondo fijo se halla total o parcialmente depositado en una
cuenta bancaria, se ha solicitado al banco no aceptar cheques para
depositar en dicha cuenta, excepto aquellos expedidos por la
empresa para reembolsar el valor de los gastos efectuados?

10
1
¿Fue hecho el arqueo por sorpresa? En caso negativo, se
considera necesario hacer uno nuevo sorpresivo.
¿La empresa ha impartido instrucciones a los bancos para que no
cambien en efectivo ningún cheque girado a favor de la misma?
CICLO TRANSACCIONAL CAJA Y BANCOS
RESPUESTAS SI
RESPUESTAS NO
TOTAL

CUENTAS POR COBRAR, VENTAS Y COBRANZAS. SI NO

1. FACTURACIÓN
Las funciones del departamento de facturación son independientes
de las de:
1. ¿Despachos?
2. ¿Contabilidad?
3. ¿Cobranzas?
¿Se hacen resúmenes de las facturas y los totales se pasan al
departamento de contabilidad independientemente de los
departamentos de cuentas por cobrar y caja?
¿Las facturas de venta son controladas numéricamente por el
departamento de contabilidad?
¿Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en: cantidades?
¿Precios? ¿Cálculos?
2. CRÉDITOS
Las personas autorizadas para aprobar notas de crédito son
independientes del:
1. ¿Departamento de Ventas?
2. ¿Departamento de cuentas por cobrar?
3. ¿Cajero?
¿EI departamento de contabilidad controla numéricamente o en
otra forma, todas las notas de crédito y se cerciora que estén
debidamente respaldadas?
¿EI departamento de crédito, o un empleado responsable que no
maneja ninguna clase de fondos de la empresa, aprueba los
descuentos tomados por clientes, que no hayan sido previamente
autorizados?
¿La cancelación de deudas malas es revisada y aprobada por un
funcionario responsable?
¿Se continúan las gestiones de cobro de tales deudas no obstante
haber sido canceladas?

10
2
¿Se informa al departamento de contabilidad acerca de los
reclamos por daños en transporte, pérdidas aseguradas, tan pronto
se conocen?
¿Los anticipos y préstamos a empleados son autorizados por un
funcionario responsable?
¿EI sistema provee un método adecuado para registrar en los libros
anticipadamente el producto periódico de los alquileres, regalías,
intereses y otros ingresos varios?
3. REGISTROS
EI departamento de cuentas por cobrar funciona independiente de:
1. ¿Cobranzas?
¿Todos los asientos en las cuentas individuales del cliente son
registrados únicamente con base en copias de las facturas de
ventas, recibos de caja y otros documentos debidamente
autorizados?
¿Se preparan regularmente balances de prueba de las cuentas por
cobrar y el encargo conserva los papeles de trabajo?
¿Dichos balances son reconciliados con la cuenta de control en el
mayor general, por un empleado distinto del encargado de las
cuentas por cobrar?
¿Un empleado distinto del encargado del registro de las cuentas
por cobrar revisa las sumas y compara el balance de prueba de
clientes contra las cuentas individuales para determinar que las
partidas relacionadas están respaldadas por cuentas en el registro
auxiliar?
¿En caso de ventas al contado o pago de documentos que deben
ser devueltos al cliente, la cinta de la registradora, las boletas de
ventas, recibos mostrador y cualquiera otras informaciones
similares son preparadas y revisadas por un empleado
independiente de quien recibe el efectivo?
¿Se prepara periódicamente un análisis, por edades de las cuentas
por cobrar y este análisis es revisado por un empleado que: No
toma parte en el recibo de la empresa? ¿No participa en la
aprobación o concesión de créditos?

¿Los cheques y el efectivo recibidos se depositan intactos y el

mismo día o el siguiente día hábil?

¿Si las cobranzas son hechas en una agencia o sucursal se

depositan los ingresos en una cuenta bancaria sujeta a retiros
únicamente por la oficina principal?
4. DOCUMENTOS POR COBRAR:

10
3
¿La aceptación y prórroga de letras, pagares y cheques
posfechados a favor de la empresa son aprobados por el jefe o
gerente de crédito u otro funcionario autorizado?
¿El local de los saldos pendientes en el registro, se compara contra
la respectiva cuenta de control por alguien distinto de la persona
que custodia los documentos?
¿Los saldos pendientes en el registro de documentos por cobrar
son comprobados periódicamente por medio de un examen
independiente de los pagarés, letras y cheques respectivos?
CICLO TRANSACCIONAL CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS

RESPUESTA SI
RESPUESTA NO
TOTAL PREGUNTAS

INVENTARIOS
1. REGISTROS:
¿El departamento de contabilidad mantiene registros de inventarios
permanentes?
2. CONTROL CONTABLE:
¿EI personal del departamento de contabilidad o auditoría interna
revisa los precios unitarios? Los cálculos y sumas en los inventarios
físicos?
CICLO TRANSACCIONAL INVENTARIOS
RESPUESTA SI
RESPUESTA NO
TOTAL PREGUNTAS
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO SI NO
1. ADICIONES:
Los procedimientos de la empresa requieren de un funcionario o un
comité de compras que autorice previamente los desembolsos por
concepto de:
1. ¿Adiciones de activos fijos?
2. ¿Reparaciones y mantenimiento?
¿Se comparan los gastos reales con los autorizados y en caso de
que aquellos se hayan excedido, se obtienen autorizaciones
adicionales?
¿Los procedimientos de la empresa permiten establecer, si los
artículos han sido recibidos y los servicios prestados?

10
4
¿Tiene la empresa normas adecuadas para diferenciar las
adiciones de activos fijos de los gastos por reparaciones y
mantenimiento? En caso negativo, explique cómo se toman tales
decisiones y por quién.
2. DISPOSICIONES, RETIROS, ETC.:
¿Los procedimientos de la empresa requieren que se produzca una
autorización escrita para la venta, retiro y desmantelamiento de
activos fijos?
¿Se envía una copia de la autorización directamente al
departamento de contabilidad por la persona que la aprueba?
¿Los créditos a las cuentas del activo fijo se basan en la
información contenida en tales autorizaciones?
¿Las autorizaciones para adquisición de elementos nuevos indican
las unidades que van a ser reemplazadas?
3. REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
¿Las cuentas de activos fijos están respaldadas por registros
auxiliares adecuados?
¿Tales registros son manejados por personas distintas de aquellas
responsables por las propiedades?
¿Se cuadran con las cuentas de control en el mayor general, por lo
menos una vez al año?
¿Periódicamente se toman inventarios físicos de los archivos fijos
bajo la supervisión de empleados no responsables por su custodia
ni por su registro contable.
Respecto a herramientas pequeñas:
1. ¿Se hallan bien guardadas y bajo la custodia de unas personas
responsables?
2. ¿Se entregan únicamente mediante órdenes de entrega
debidamente aprobadas?
CICLO TRANSACCIONAL PROPIEDAD,PLANTA Y EQUIPO

RESPUESTA SI
RESPUESTA NO
TOTAL PREGUNTAS

CUENTAS POR PAGAR, COMPRAS Y GASTOS. SI NO

1. COMPRAS
01. Las funciones del encargado de compras se encuentran
separadas de los departamentos de
1. ¿Contabilidad?
2. ¿Recibo?

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3. ¿Despacho?
02. ¿Las adquisiciones deben hacerse siempre mediante las
órdenes de compras y con base en cotizaciones? ¿En caso
afirmativo, cuántas cotizaciones se requieren?
03. ¿Quiénes están autorizados para firmar las órdenes de
compra?
04. ¿Compara el departamento de contabilidad:
1. Los precios y condiciones de las facturas.
2. ¿Las cantidades facturadas contra las órdenes de compra?
3. ¿Se revisan los cálculos en las facturas?
05. ¿El departamento de contabilidad registra y controla las
entregas parciales?
06. ¿Se revisan periódicamente los precios de compra por un
empleado que no tenga conexión alguna con compras, para
cerciorarse de que tales precios son los más convenientes para la
empresa?
2. RECIBO
01. Están las funciones del departamento de recibo separadas de
1. ¿Contabilidad?
2. ¿Despacho?
3. ¿Manejo de almacén?
02. ¿Una copia del informe de recibo se envía directamente al
departamento de contabilidad?
03. ¿El departamento de contabilidad compara este informe sin las
facturas?
04. ¿El departamento de recibo prepara informe de los artículos
recibidos y conserva una copia de tales informes?
05. ¿Se efectúa un conteo efectivo de los artículos recibido, sin que
la persona que los lleva a cabo sepa de antemano las cantidades
respectivas?
06. ¿Las devoluciones sobre compras se manejan a través del
departamento de despacho?
3. FLETES.
01. ¿Las cuentas de fletes son revisadas por un empleado
familiarizado con las tarifas?
02. ¿Existe un procedimiento que prevenga el doble pago de fletes,
tal como anotar el número de la guía en la factura o adjuntar copia
de la guía?
03. ¿Los procedimientos de la empresa permiten establecer que los
cargos por fletes y transporte se hagan en pago de servicios
realmente prestados?

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4. DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE CARGOS
01. ¿La distribución de cargos es revisada por una persona
responsable distinta de quién la hizo?
02. ¿Se preparan regularmente balances de prueba de registro de
comprobantes o auxiliar de cuentas por pagar?
03. ¿Un empleado distinto del que lleva las cuentas por pagar
comprueba los totales de la relación y compara las partidas
individuales contra: los registros respectivos?
04. ¿Se reconcilian los balances de prueba contra la cuenta de
control en el mayor general, por un empleado distinto del encargado
de manejar las cuentas por pagar?
5. OTROS GASTOS.
01. ¿Las facturas que no sean por materiales o mercancías, por
ejemplo: propaganda honorarios, arrendamientos, gastos de viaje,
etc. Son aprobados antes de su pago por los respectivos jefes de
departamento?
02. ¿Se revisan tales facturas en cuanto a su necesidad y
corrección y son aprobadas por un empleado o departamento
distinto de aquel en el que se haya originado?
03. ¿Las cuentas por propaganda se comprueban periódicamente
contra los avisos y/o programas y las tarifas se comparan contra
cotizaciones, etc.?
04. ¿Tiene la empresa procedimiento satisfactorio para la
aprobación de reembolsos por concepto de gastos de viaje y otros
similares?
05. ¿Tal empleado tiene la información necesaria para la
aprobación de dichos pagos?
06. ¿Se ha designado a un empleado para llevar un registro de
pagos periódicos, tales como honorarios y el mismo los aprueba
para prevenir que se omitan su pago o que se paguen dos veces?
6. APROBACIÓN Y PAGO.
01. ¿Un empleado que no intervenga en su preparación o
aprobación, revisa las facturas o comprobantes teniendo en cuanta
que los documentos que las respaldan están completos?
02. ¿Las facturas o documentos de soportes se suministran
completos al encargado de firmar cheques y este los revisa antes
de firmar?
03. ¿Si se recibe una factura de un proveedor con quien no se haya
negociado anteriormente, se toman las medidas para asegurarse
que tal proveedor no es ficticio?

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04. ¿Se cancelan satisfactoriamente las facturas y demás
documentos de soporte al tiempo de efectuar el pago, por o en
presencia de quien firma el cheque?
05. ¿Se entregan los cheques firmados directamente a una persona
distinta de quien los haya solicitado, preparado o registrado?
CICLO TRANSACCIONAL CUENTAS POR PAGAR Y GASTOS

RESPUESTA SI
RESPUESTA NO
TOTAL PREGUNTAS

NOMINA

1. REGISTRO DE PERSONAL:
01. EI archivo individual de cada trabajador contiene:
1. ¿Fecha de entrada?
2. ¿Cambios, aumentos, debidamente aprobados?
3. ¿Bases del sueldo o jornal?
4. ¿Pagos parciales de cesantías y autorizaciones de la oficina de
trabajo?
5. ¿Autorizaciones para el descuento del salario?
6. ¿Acumulación de pagos de salarios prestaciones de cada
trabajador?
7. ¿Contrato de trabajo?
8. ¿Examen médico de ingreso y evidencia de la renuncia a que
hubiere lugar?
9. ¿Aviso a los diferentes fondos y EPS para efectos de la
inscripción del trabajador?
10. ¿Investigaciones efectuadas para la contratación del
trabajador?
12. ¿Otras informaciones para cumplir disposiciones legales?
02. En caso afirmativo, se guardan estos archivos en forma tal que
no tengan acceso a ellos personas que Hagan su pago
03. ¿Se ha establecido que todas las autorizaciones,
especialmente sean notificadas prontamente al departamento de
liquidación de nómina?
2. REGISTROS DE TIEMPO:

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01. Los tiquetes por trabajo a destajo, tarjetas de tiempo, informes
de producción, etc., sobre los cuales se basa el pago, son
aprobados por un capataz o jefe de departamento que no
intervenga en :
1. ¿Preparación de las nóminas?
2. ¿EI pago?
02. Las horas extras y otras bonificaciones especiales son
aprobados por empleados que supervisan las actividades pero que
no:
1. ¿Preparan las nóminas?
2. ¿Ni hacen el pago?
3. PREPARACIÓN Y COMPROBACIÓN DE LAS NÓMINAS
01. Se revisa la nómina y la liquidación de prestaciones sociales
por empleados que no intervienen en:
1. ¿Preparación?
2. ¿Autorización?
3. ¿Pagos?
02. ¿La nómina y las liquidaciones de prestaciones sociales son
aprobadas por un empleado responsable?
03. ¿La distribución contable de la nómina y las liquidaciones de
prestaciones sociales son revisadas por alguien distinto del
departamento de liquidación de nómina?
4. PAGO DE NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES
01. El pago, bien en cheque o en efectivo, es hecho por empleados
que:
1. ¿No intervienen y no controlan la preparación de las nóminas?
2. ¿No son responsables por la contratación o despido del
personal?
3. ¿No aprueban los informes de tiempo?
02. La cuenta bancaria de sueldos y liquidación de prestaciones
sociales es reconciliada regularmente por un empleado que no
tenga conexión alguna con la:
1. ¿Preparación de la nómina?
2. ¿Entrega de cheques?
03. ¿Cuándo el pago se hace en efectivo, se obtienen recibos?
04. ¿Si es así; se comparan tales recibos con las firmas que
aparecen en el archivo, por alguien independiente del
departamento de liquidación de nóminas?

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05. ¿El empleado que efectúa el pago informa directamente a
contabilidad aquellos sueldos o jornales y prestaciones sociales no
reclamadas?
06. ¿Se pagan tales salarios y prestaciones sociales no reclamados
en una fecha posterior con base en:
1. ¿La presentación de evidencia apropiada sobre el empleo?
2. ¿Aprobación por un empleado que no sea responsable de la
preparación de la nómina o del informe de tiempo?
TOTAL

RESPUESTA SI
RESPUESTA NO
TOTAL PREGUNTAS

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