PLAN DE GESTIÓN DE INTERESADOS

ADRIANA LUCIA GUTIÉRREZ BERRIO

ELIANA PATRICIA MANRIQUE BERNAL
LUIS MIGUEL ESPINOZA VÁSQUEZ
CAMILO ERNESTO CONDE SEPÚLVEDA

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA – SECCIONAL ALTO MAGDALENA

INGENIERÍA CIVIL –VIII SEM
EVALUACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN DE PROYECTOS
GIRARDOT 2018
 PLAN DE GESTIÓN DE INTERESADOS

ADRIANA LUCIA GUTIÉRREZ BERRIO

ELIANA PATRICIA MANRIQUE BERNAL
LUIS MIGUEL ESPINOZA VÁSQUEZ
CAMILO ERNESTO CONDE SEPÚLVEDA

Trabajo presentado como requisito complementario de evaluación para la asignatura

EVALUACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN DE PROYECTOS

ING. DANIEL ANDRÉS CARDOZO CRUZ

DOCENTE

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA – SECCIONAL ALTO MAGDALENA

INGENIERÍA CIVIL –VIII SEM
EVALUACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN DE PROYECTOS
GIRARDOT 2018
Contenido
1. INTRODUCCION ............................................................................................................................ 4
2. JUSTIFICACION ............................................................................................................................. 5
3. OBJETIVOS ....................................................................................................................................... 6
3.1 OBJETIVO GENERAL............................................................................................................... 6
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................... 6
4. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS................................................................................ 9
5. PLANIFICAR GESTION DE LOS INTERESADOS ..................................................... 14
6. GESTION DE LOS INTERESADOS .................................................................................... 19
GLOSARIO ............................................................................................................................................... 29
BIBLIOGRAFIA ..................................................................................................................................... 27
 1. INTRODUCCIÓN

El plan de gestión de los interesados del Proyecto es una serie de procesos relacionados en
formatos con instrucciones específicas, por medio de los cuales se logra identificar a las
personas, organizaciones ó agrupaciones, que en algún nivel sean afectados ó por el contrario
puedan afectar a este. Cabe aclarar que esta afectación puede ser positiva ó negativa así como
el nivel de influencia de los interesados en el proyecto.

A través de estos formatos se logran analizar: Las expectativas, impactos, estrategias,

participación, decisiones y ejecución de los proyectos. Para esto es muy importante que sea
presente la comunicación cercana entre el Grupo del proyecto y los interesados, brindando
comprensión y soluciones inmediatas a las necesidades, expectativas, conflictos de intereses
ó incidentes que ocurren en cada proyecto.

Fomentando la participación continua entre los interesados y el grupo del proyecto, se puede
lograr el mejoramiento de los procesos y formatos del plan de gestión de interesados logrando
así, la completa satisfacción de los mismos.

El desconocimiento u omisión de estas recomendaciones, podría definir de manera insigne

el fracaso o éxito del proyecto.
 2. JUSTIFICACIÓN

Actualmente, la gestión de interesados es muy crucial para las empresas del sector de la
construcción, entre otras tan vital para su negocio, como otras áreas de actividad, como la
subcontratación, la seguridad o el medio ambiente.

Esto nos indica que el simple hecho de no tomarse el trabajo de identificar las distintas
variables de los interesados en un proyecto, puede tornarse en el fracaso inmediato o alejado
del mismo.

Para la mayoría de organizaciones en el sector de la construcción ya sean pequeñas ó

medianas empresas, conservar o dejar ir a un cliente es muy fatal para su equilibro. El
menester de acaparar clientes constriñe a las empresas a valerse de una gestión de los
interesados perdurable.
 3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

 Establecer un plan de gestión de interesados para la empresa INGEMAC S.A.S. que

será implementado de manera experimental por esta empresa.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Comprender la forma en que el Proyecto afligirá a los interesados positiva ó

negativamente y viceversa.
 Conseguir el Registro de interesados del Proyecto usando las herramientas y
técnicas adecuadas.
Plan de gestión de interesados ©

Para [CONSTRUCTORA
INGEMAC S.A.S]
INGEMAC S.A.S
SERVICIOS DE INGENIERÍA MECÁNICA, AMBIENTAL Y CIVIL

Es una empresa dedicada a ofrecer servicios de ingeniería mecánica, ambiental y civil. Une
especialmente estas líneas de negocios, gracias a la capacidad de gestión e integración de los
conocimientos adquiridos a través de la experiencia, información y formación; el objetivo es
aportar al máximo el valor añadido a nuestros clientes, a quienes brindamos respaldo y
cumplimiento oportuno adquirido con nuestro grupo de personas idóneas y profesionales,
quienes ofrecen trabajos basados en sistemas de gestión de calidad con el fin de brindar
bienestar a las comunidades.

Nuestra empresa fue creada el 9 de septiembre del año 2013 bajo la figura de sociedad
anónima simplificada (S.A.S), la actual tiene como objeto social todas las actividades
relacionadas con la construcción de obras civiles, esta abre sus puertas en el municipio de El
Colegio, jurisdicción del departamento de Cundinamarca, de donde es oriundo su
representante legal.

En su comienzo se ejecutaban obras en vías secundarias y terciarias, como lo son placa

huellas, mantenimiento y adecuación de escuelas, construcción de alcantarillado de aguas
servidas y aguas lluvias, entre otras estando ubicadas en municipios aledaños.

En la actualidad contamos con una oficina sofisticada con equipos de última tecnología para
la adecuada atención al cliente y confort a la hora de ofrecer nuestros servicios.
 4. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

Entradas:

La gestión de los interesados consiste en identificar, analizar y desarrollar relaciones

con todas aquellas personas u organizaciones que se verán afectadas por el proyecto o
que afectarán de alguna forma al proyecto.
Para tener éxito en este proceso debemos contar con unas entradas o documentos para
llevar a cabo este proceso las cuales son
 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Este documento nos aporta un vínculo directo entre los objetivos estratégicos
de la organización y el proyecto. Nos define el alcance, los objetivos y los
participantes. Da una visión preliminar de los roles. El área encargada de la
creación de esta acta en el plan de gestión de integración.
 DOCUMENTOS DEL NEGOCIO
1. Caso de negocio
2. Plan de gestión de beneficios.
 PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
o Plan de gestión de comunicaciones
o Plan de involucramiento de los interesados
 DOCUMENTOS DEL PROYECTO
o Registro de cambios
o Registro de incidentes
o Documentación de requisitos
  ACUERDOS
Identifique los diferentes acuerdos que pueda haber entre el vendedor y el
comprador o socios del comprador externos para conocer nuevos interesados.
 FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA
Identifique los diferentes factores ambientales de la empresa que influyen o
puedan influir en el proyecto
o Cultura, marco de gobernanza de la organización y clima político.
o Distribución geográfica de instalaciones y recursos.
o Tendencias regionales, locales o globales y prácticas o hábitos.
o Estándares gubernamentales o de la industria.
 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
Los activos de los procesos que tendremos en cuenta en esta empresa es una
contabilidad exacta de activos relativos con los que cuenta la empresa, también
realizando informes completos de conclusiones y experiencias pro y en contra
que haya experimentado cada uno del proyecto que ejecute la empresa, para
tenerlos en cuenta en futuros proyectos.
o Registros de interesados de proyectos anteriores.
o Repositorio de lecciones aprendidas que guarda información sobre las
acciones, preferencias e involucramiento de los interesados.
o Plantillas e instrucciones del registro de interesados.

Herramientas Y Técnicas:

Luego de recolectar esta documentación previa optaremos por recurrir a diferentes

herramientas y técnicas las cuales nos ejecutara el proceso de identificación de
interesados, las cuales son:
 JUICIO DE EXPERTOS

Para poder ejecutar un juicio de expertos identifique si en estos momentos la

empresa cuenta con algunas relaciones con profesionales con experiencia en el
tipo de proyecto a desarrollar; si la empresa no cuenta con estas relaciones o
este personal idóneo se debe recurrir a la contratación de una asociación de
profesionales, cámaras de comercio, instituciones gubernamentales o
universidades. Los cuales deben tener conocimiento o captación en los
siguientes temas.
 Estrategia organizacional
 Conocimiento técnico de la industria y sector
 Identificación de riesgos
 Gestión de beneficios
 Estimación de la duración y presupuesto

 RECOPILACIÓN DE DATOS
En este proceso se debe proceder a la ejecución de una encuesta a todas las
partes que involucre el proyecto, a continuación, mostraremos el formato con
el que se debe realizar la encuesta.
a. IDENTIFICACIÓN
i. NOMBRE: En este espacio se registrará el nombre completo del entrevistado
ii. Organización: en este espacio se diligenciará el sector al cual pertenece el
entrevistado (ej: comunidad, proveedores).
iii. CONTACTO: se debe registra un número de contacto en el cual se pueda ubicar el
entrevistado.
iv. REQUERIMIENTO Y EXPECTATIVA: es una pregunta concreta que se le hace al
entrevistado para conocer su opinión referente a todo el caso del proyecto.

 ANÁLISIS DE DATOS
a. Análisis de documentos
Revisar la documentación del proyecto y lecciones aprendidas para
identificar interesados
b. Análisis de interesados
Identificar los cargos, roles en el proyecto, intereses (afectados por el
proyecto), expectativas, derechos (salud, seguridad, etc.), conocimientos,
actitudes, necesidades de información y poder de influencia de cada
interesado.
 REPRESENTACIÓN DE DATOS
a. Matriz de poder e interés
Agrupe a los interesados basándose en su nivel de autoridad (“poder”) y
su nivel de preocupación (“interés”) con respecto a los resultados del
proyecto
EJEMPLO

o MANTENER SATISFECHO: este tipo de interesado tiene un gran nivel de poder,

pero bajo nivel de interés por lo cual se le deberá hacer seguimiento de sus
opiniones, pero sin brindar mayor información ya que no es de su interés
o GESTIONAR DE CERCA: este tipo de interesado se le debe tener un control y
seguimiento muy de cerca ya que su interés es alto y su influencia también.
informándolo de todas las fases del proyecto ya que es de gran importancia su
opinión y tener clara sus expectativas.
 o MONITOREAR: este tipo de interesado no tiene ni influencia ni interés sobre el
proyecto sin embargo se debe tener un monitoreo para tener un control de sus
expectativas, aunque realmente su opinión no interesa.
o MANTENER INFORMADO: a estos clientes se les puede ofrecer un buen
conocimiento al referente al proyecto ya que su interés en el proyecto es alto
pero su opinión no se tiene muy en cuenta ya que su influencia es baja.

Salidas:

La principal salida que se debe obtener de este proceso es el registro de interesados,

que se viene diligenciando en el formato de la entrevista.

5. PLANIFICAR GESTIÓN DE INTERESADOS

Entradas:

 Acta de constitución del proyecto

 Plan de dirección del proyecto
a. Plan de gestión de los recursos
Este nos proporcionara información del tratamiento que se le deben dar
a los recursos del proyecto.
o Rol
o Responsabilidad
o Autoridad
o Competencia
 Plan de gestión de las comunicaciones
Son estrategias la cuales nos pueden trasmitir y recibir conocimiento tanto para la
identificación de interesados como sus planes de implementación este plan no lo
proporciona el equipo encargado en el plan de gestión de comunicaciones.
 Plan de gestión de riesgos.
Este nos proporciona los roles y responsabilidades en los diferentes cargos esta
información no la proporciona el equipo de gestión de riesgos.
 Documentos del proyecto.
 Factores ambientales.
 Activos de los procesos de la organización.

Herramientas Técnicas:
 COMPLEMENTAR DILIGENCIADO DE FORMATO DE ENTREVISTA
Con el formato diligenciado en la entrevista nos servirá de ayuda para
identificar con qué tipo de interesado estamos contando.

o REQUERIMIENTOS Y EXPECTATIVA
En este campo del formato el entrevistado nos expresara que opiniones tiene
sobre el proyecto que expectativa y como lo califica.
o GRADO DE INFLUENCIA
En este campo se calificará al entrevistado en los parámetros alto y bajo
dependiendo de cómo este se puede desarrollar o puede afectar en pro o en
contra el proyecto.
o POSICIONAMIENTO
En este campo se le preguntara al entrevistado cuál es su posición frente al
proyecto calificándolo a favor o en contra.
o PARTICIPACIÓN
En este campo evaluaremos que tipo de participación y en qué sectores del
proyecto el entrevistado puede o debe tener participación.
o COMENTARIOS
En este campo el entrevistado puede hacer alguna anotación u observación que
quiera compartir y no fue pronunciada o preguntada en la entrevista.

 DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE PODERES DE INTERÉS

En este paso procederá a ubicar a los interesados entrevistados según su nivel

de poder (influencia) y de interés para poder concluir que tipo de seguimiento
se le debe realizar para el éxito del proyecto.

 TORMENTA DE IDEAS
En este proceso se organizará una reunión con un comité del equipo de trabajo
para saber y escuchar la diferentes ideas, posición y opiniones que tienen frente
al proyecto así mismo identificarlos y saber cuál va a ser su grado de influencia
y de interés en el proyecto, en la organización de estas reuniones se deberá
diligenciar el siguiente formato denominado acta de reunión.
Salidas:

o Plan de involucramiento de interesados

o Actas de reuniones
 6. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
Este proceso consiste en interactuar con los interesados para conocer sus necesidades,
expectativas e incidentes para dar soluciones rápidas y efectivas durante toda la
ejecución del proyecto. Para este proceso debe estar previamente establecidos el Plan
de Gestión de los Interesados y de las comunicaciones, Registro de Cambios y los
Activos de los procesos de la organización.

4.1 Registro de Incidentes

Para obtener a satisfacción estas premisas el funcionario de INGEMAC S.A.S. debe
diligenciar inicialmente en esta etapa, el siguiente registro de incidentes el cual se
actualizará dependiendo de los incidentes que surjan en la empresa:
Formato Registro de Incidentes
Fecha Hora Tipo de Incidente Descripcion Notificador Comunicado a Efectos producidos Medidas correctoras

Instrucciones de diligenciamiento:
 Fecha:
Detallar la fecha exacta del reporte de la incidencia detectada.
 Hora:
Indicar la hora más cercana de la ocurrencia de la incidencia.
 Tipo de Incidente:
Indicar si el incidente es Operativo, Sistemático o Administrativo.
 Descripción:
Describir en detalle el incidente.
 Notificador:
 Mencionar el sujeto emisor de la alerta de incidente.
 Comunicado a:
Mencionar el sujeto receptor de la alerta de incidente. (Este sujeto debe estar
previamente establecido en el plan de comunicaciones).
 Efectos producidos:
Relatar las consecuencias que produce el incidente relacionado.
 Medidas Correctoras:
Plantear las posibles soluciones lógicas/operativas indicando el área
encargada de ellas.

4.2 Solicitudes de Cambio

Es muy presumible que el producto o servicio que ofrece la empresa suscite un cambio
por cualquier eventualidad. Por lo tanto se hace necesario que INGEMAC S.A.S.,
desarrolle acciones correctivas ó preventivas ante los interesados afectados, por medio
del siguiente formato de solicitud de cambio:

Solicitud de cambio
[Nombre del Proyecto] [Código de proyecto]
Fecha: [dd/mm/aaa]

Datos de la solicitud de cambio

Nro control de solicitud de cambio
Solicitante del cambio
Área del solicitante
Lugar
Patrocinador del proyecto
Gerente del proyecto

Categoría de cambio
Marcar todas las que apliquen:
 Alcance Cronograma Costos Calidad Recursos
Procedimientos Documentación Otro

Causa / origen del cambio

Solicitud de cliente Reparación de defecto Acción correctiva
Acción preventiva Actualización / Modificación de documento
Otros

Descripción de la propuesta de cambio

Justificación de la propuesta de cambio

Impacto del cambio en la línea base

Alcance:

Cronograma:
 Costo:

Calidad:

Implicaciones de recursos (materiales y capital humano)

Implicaciones para los interesados

Implicaciones en la documentación del proyecto

Riesgos

Comentarios

Aprobación
Firmas del comité de cambios
Nombre Rol / Cargo Firma

Cuando en la ejecución del proyecto se identifiquen nuevos interesados, requisitos o

cambios en los requisitos de los interesados, así como de la atención de inquietudes y
resolución de incidentes, se deben hacer actualizaciones al Plan de gestión de los
interesados. De esta manera el formato de Registro de interesados será afectado y
actualizado de manera paralela al Plan así como de la retroalimentación de los
interesados.
Se debe notificar a los interesados sobre estas actualizaciones y resultados por
informes o presentaciones formales o informales que describan como mínimo el
Registro de Incidentes, estado actual y lecciones aprendidas.
 GLOSARIO

Acción Correctiva: Una actividad intencional que realinea el desempeño del

trabajo del proyecto con el plan para la dirección del proyecto.
Acción Preventiva: Una actividad intencional que asegura que el desempeño
futuro del trabajo del proyecto esté alineado con el plan para la dirección del
proyecto.
Activos de los Procesos de la Organización: Planes, procesos, políticas,
Procedimientos y bases de conocimiento que son específicos de la organización
ejecutante y que son utilizados por la misma.
Análisis de Interesados (Stakeholders): Una técnica que consiste en recopilar
y analizar de manera sistemática información cuantitativa y cualitativa, a fin de
determinar qué intereses particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del
proyecto.
Cambio Solicitado: Una solicitud de cambio formalmente documentada que se
presenta para su aprobación al proceso de control integrado de cambios.
Cliente: El cliente es la(s) persona(s) u organización(es) que pagará(n) por el
producto, servicio o resultado del proyecto. Los clientes pueden ser internos o
externos a la organización ejecutante.
Comité de Control de Cambios: Un grupo formalmente constituido
responsable de revisar, evaluar, aprobar, retrasar o rechazar los cambios en el
proyecto, así como de registrar y comunicar dichas decisiones.
Controlar / Control: Comparar el desempeño real con el desempeño
planificado, analizar las variaciones, evaluar las tendencias para realizar
mejoras en los procesos, evaluar las alternativas posibles y recomendar las
acciones correctivas apropiadas según sea necesario.
Director del Proyecto: La persona nombrada por la organización ejecutante
para liderar al equipo que es responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.
Entregable: Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio
único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un
proyecto.
Gestión de los Interesados del Proyecto: La Gestión de los Interesados del
Proyecto incluye los procesos requeridos para identificar a las personas, grupos
u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para
analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y para
desarrollar estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la participación
eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto.
Incidente: Alerta que es necesario atender. Es la oportunidad para identificar y
controlar las causas básicas que lo generaron, antes de que ocurra un accidente.
Línea Base: La versión aprobada de un producto de trabajo que sólo puede
cambiarse mediante procedimientos formales de control de cambios y que se
usa como base de comparación.
Mayoría: Apoyo de más del 50 por ciento de los miembros de un grupo.
Objetivo: Una meta hacia la cual se debe dirigir el trabajo, una posición
estratégica que se quiere lograr, un fin que se desea alcanzar, un resultado a
obtener, un producto a producir o un servicio a prestar.
Observaciones: Una técnica que proporciona un modo directo de visualizar a
los individuos en su entorno desempeñando sus trabajos o tareas y llevando a
cabo procesos.
Patrocinador: Una persona o grupo que provee recursos y apoyo para el
proyecto, programa o portafolio y que es responsable de facilitar su éxito.
Plan de Gestión de los Interesados: Es un plan subsidiario del plan de
dirección del proyecto que define los procesos, procedimientos, herramientas y
técnicas para lograr la participación efectiva de los interesados en las decisiones
y la ejecución del proyecto en base al análisis de sus necesidades, intereses y
posible impacto.
Política: Un patrón estructurado de acciones adoptado por una organización de
modo que la política de la organización puede explicarse como un conjunto de
principios básicos que rigen la conducta de la organización.
Proceso: Una serie sistemática de actividades dirigidas a producir un resultado
final de forma tal que se actuará sobre una o más entradas para crear una o más
salidas.
Producto: Un artículo producido, que es cuantificable y que puede ser un
elemento terminado o un componente. Otras palabras para hacer referencia a
los productos son materiales y bienes. Compárese con resultado. Véase también
Entregable.
Proyecto: Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único.
Registro de Incidentes: Un documento del proyecto utilizado para documentar
y monitorear elementos en discusión o disputa entre los interesados del
proyecto.
Rol: Una función definida a ser realizada por un miembro del equipo del
proyecto, como probar, archivar, inspeccionar o codificar.
Solicitud de Cambio: Una propuesta formal para modificar cualquier
documento, entregable o línea base.
 BIBLIOGRAFÍA

 Project Management Institute, Inc. (2013). GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS

PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS. (guía del PMBOK®) -- Quinta edición.
Newtown Square, Pensilvania 19073-3299 EE.UU.