Diplomado BPM (Business Process Management)

MODELAMIENTO DE PROCESOS

Principios de modelación de procesos

Modelado de Procesos

El Modelado de Procesos de Negocio concierne el conjunto de actividades que

intervienen en la creación de representaciones de un proceso de negocio existente o
propuesto, ofreciendo una perspectiva de extremo a extremo (punta a punta, end-to-
end) de una organización, tanto de sus procesos base como de sus procesos
principales. En pocas palabras se refiere a un conjunto crítico de habilidades y
procesos que permiten a las personas comprender, comunicar, medir y gestionar los
componentes principales de los procesos de negocio.

Los modelos de proceso son útiles como documentación, un medio para la

comunicación y la alineación, el diseño y los requisitos, o un medio para analizar los
aspectos del proceso, la formación y la explicación; aquí es donde BPMN juega un
papel fundamental como herramienta estándar de modelado.

Análisis de Procesos

El primer paso en el establecimiento de un nuevo proceso o la actualización de un

proceso existente es la creación de un entendimiento común sobre el estado actual del
proceso y su alineación con los objetivos de negocio. La creación de este
entendimiento común es el análisis de procesos. Es decir, el análisis de procesos
implica una comprensión de los procesos de negocio, incluyendo la eficiencia y
eficacia de dichos procesos.

El análisis de los procesos de negocio incorpora varias metodologías con el objetivo

de comprender los procesos actuales de la organización, en el contexto de las metas y
objetivos deseados.
El Análisis de Procesos asimila la información de los planes estratégicos, modelos de
procesos, mediciones de desempeño, los cambios en la cultura organizacional y otros
factores, a fin de comprender plenamente los procesos de negocio en el contexto de la
organización en general.

Diseño de Procesos

Diseño del proceso implica la creación de especificaciones para los procesos de

negocio nuevos y modificados, dentro del contexto de los objetivos de negocio,
objetivos de rendimiento de procesos, flujos de trabajo, aplicaciones de negocios,
plataformas tecnológicas, recursos de datos, controles financieros y operativos, y la
integración con otros procesos internos y externos. Tanto un diseño lógico (qué
actividades se llevan a cabo) y un diseño físico (cómo se realizan las actividades) se
incluyen como entregables.

Las actividades de diseño de procesos se centran en el diseño intencional, bien de

cómo se desarrolla el trabajo de extremo a extremo con el fin de entregar valor a los
clientes. Se realiza la secuencia de actividades en cuyo diseño incluye: en qué
momento, en qué lugar, actores del proceso, con qué metodología se documenta.
Diseño define lo que la organización quiere que el proceso sea y respuestas el qué,
cuándo, dónde, quién y cómo las preguntas de cómo se ejecuta el trabajo de punta a
punta. Un componente importante del diseño también es asegurar que los controles de
gestión adecuados y métricas están en su lugar para el cumplimiento y la medición del
desempeño. En un ciclo de vida de BPM iterativo, las actividades iniciales de diseño
pueden mirar a la normalización o la automatización de las actividades ad hoc
actuales, mientras que las actividades de diseño más maduras pueden mirar rediseño
o recordando radicalmente un proceso, o mejoras incrementales diseñados para la
optimización.

NOTACIÓN PARA EL MODELADO DE PROCESOS

¿Qué es una BPMN?

La notación del modelado de procesos de negocio (BPMN) es un método de diagrama

de flujo que modela los pasos de un proceso de negocio planificado de principio a fin.
Un aspecto clave de la gestión de procesos de negocio (BPM) es que representa
visualmente una secuencia detallada de los flujos de información y las actividades
empresariales necesarias para finalizar un proceso.
Su propósito es modelar formas de mejorar la eficiencia, representar nuevas
circunstancias u obtener ventaja sobre la competencia. Este método también ha
experimentado un empuje hacia la estandarización en los últimos años, y ahora su
nombre es un poco diferente: Notación y modelo de procesos de negocios, pero
conserva la sigla BPMN. Se diferencia de la creación de mapas de procesos de
negocio, que realiza diagramas de procesos actuales para propósitos tales como la
estandarización, la capacitación a empleados, el control de calidad y la conformidad de
auditoría. BPMN también es el equivalente empresarial del lenguaje unificado de
modelado (UML) empleado en el diseño de software.

Historia muy reciente

La iniciativa de la gestión de procesos de negocio (BPMI) desarrolló la notación del

modelado de procesos de negocio, que ha experimentado una serie de revisiones. En
2005, ese grupo se fusionó con el Object Management Group (OMG), que se hizo
cargo de la iniciativa. En 2011, OMG lanzó BPMN 2.0 y cambió el nombre del método
a modelo y notación de procesos de negocio. Creó un estándar más detallado para el
modelo de procesos de negocio, mediante el uso de un conjunto más rico de símbolos
y notaciones para los diagramas de procesos de negocio. Desde 2014, BPMN también
se complementó con un método de diagrama de flujo de decisiones llamado el
estándar "Decision Model and Notation", ya que BPMN no se presta a sí mismo de
forma natural a los flujos de decisión.

Propósitos y beneficios

En un nivel elevado, BPMN está dirigido a participantes y otros interesados en un

proceso de negocio con el fin de obtener conocimientos mediante una representación
visual de los pasos fácil de entender. En un nivel más específico, se dirige a las
personas que implementarán el proceso, brindando suficientes detalles para permitir
una implementación precisa. Ofrece un lenguaje estándar y común para todos los
interesados, sean técnicos o no: analistas de negocios, participantes del proceso,
desarrolladores técnicos y directores, así como asesores y equipos externos.
Idealmente, cierra la brecha entre la intención del proceso y la implementación,
brindando suficientes detalles y claridad a la secuencia de las actividades
empresariales.

La diagramación puede ser mucho más fácil de entender que el texto narrativo.
Permite una colaboración y comunicación más fáciles para alcanzar el objetivo de un
proceso eficiente que produzca resultados de excelente calidad. También ayuda a
orientar la comunicación hacia los documentos en lenguaje de marcado extensible
(XML) necesarios para ejecutar numerosos procesos. Nuestro principal estándar XML
se denomina BPEL o BEPEL4WS, que significa "lenguaje de ejecución de procesos de
negocio para servicios web".

Símbolos y elementos de diagramas BPMN 2.0

La BPMN representa estos cuatro tipos de elementos de los diagramas de procesos

de negocio.
 1. Objetos de flujo: eventos, actividades y portales
2. Objetos de conexión: flujo de secuencia, flujo de mensaje y asociación
3. Carriles: piscina o carril
4. Artefactos: objeto de datos, grupo y anotación

Estos son los elementos individuales y cómo se usan para definir un proceso de
negocio:

Eventos
Un disparador que inicia, modifica o finaliza un proceso. Los tipos de eventos incluyen
mensajes, temporizadores, errores, compensaciones, señales, cancelaciones,
escalaciones, enlaces y otros. Se muestran con círculos que contienen otros símbolos
en función del tipo de evento. Se clasifican como "lanzar" o "capturar", según su
función.

Actividad

Una actividad o tarea particular llevada a cabo por una persona o sistema. Se muestra
con un rectángulo con bordes redondeados. Pueden volverse más detalladas
con subprocesos, bucles, compensaciones y múltiples instancias.

Gateway

Punto decisivo que puede modificar la ruta en función de las condiciones o los
eventos. Se muestran como diamantes. Pueden ser exclusivos o inclusivos, paralelos,
complejos o basarse en datos o eventos.

Flujo de secuencia

Muestra el orden de las actividades que se realizarán. Se representa con una línea
recta con una flecha. Puede mostrar un flujo condicional o un flujo predeterminado.
Flujo de mensajes

Muestra mensajes que fluyen en "piscinas" o límites organizativos, como los

departamentos. No debe conectar eventos o actividades dentro de una piscina. Se
representa con una línea discontinua que contiene un círculo al principio y una flecha
al final.

Asociación

Se muestra con una línea punteada y asocia un artefacto o texto a un evento, actividad
o puerta de enlace.

Carril y piscina

Una piscina representa a los principales participantes de un proceso. Puede haber otra
piscina en otra compañía o departamento, pero igual estar involucrada en el proceso.
Los carriles dentro de una piscina muestran las actividades y los flujos para un
determinado rol o participante, definiendo quién es responsable de qué partes del
proceso.

Artefacto

Información adicional que los desarrolladores agregan para aportar el nivel necesario
de detalle al diagrama. Hay tres tipos de artefactos: objeto de datos, grupo u
anotación. Un objeto de datos muestra los datos necesarios para una actividad.
Un grupo muestra una agrupación lógica de actividades, pero no cambia el flujo del
diagrama. Una anotación brinda una explicación más completa de una parte del
diagrama.

¿Quién realiza el modelado de procesos de negocio?

El modelado de procesos de negocios puede incluir desde diagramas simples y

dibujados a mano hasta algunos más complejos con elementos expandibles que
brinden suficientes detalles de la implementación. Los analistas con credenciales se
encargan de la BPMN en su versión más sofisticada. El Object Management Group
(OMG) ofrece cinco certificaciones en BPMN 2.0 llamadas OCEB 2, que significa
"experto certificado por OMG en BPM 2.0". Un tramo se orienta al negocio, y el otro es
técnico. OMG busca que BPMN 2.0 estandarice el modelado de procesos de negocio
del mismo modo que el lenguaje unificado de modelado (UML) estandarizó el
modelado de software.

BPMN requiere un compromiso de tiempo y energía, pero la recompensa en

comprensión y mejora puede ser enorme. La versión 2.0 se basa en las versiones
anteriores y brinda un conjunto estándar más enriquecido de símbolos y notaciones,
permitiendo más detalle para quienes lo necesitan.
La idea detrás de la gestión de procesos de negocio es crear un ciclo de vida de
mejora continua. Los pasos son modelar, implementar, ejecutar, monitorear y
optimizar. Los diagramas BPMN tienen un rol fundamental en eso.

Submodelos dentro de un diagrama BPMN

Los diagramas se usan para la comunicación con diversas audiencias, tanto técnicas
como no técnicas. Los submodelos permiten que los lectores puedan diferenciar
fácilmente las secciones del diagrama, encontrando lo que más se aplica a ellos. Los
tipos de submodelos son:

 Procesos de negocio privados. Son procesos internos de una organización

específica y no cruzan piscinas o límites organizativos.

 Procesos de negocio abstractos. Estos ocurren entre un proceso privado o

interno y otro participante o proceso. El proceso abstracto muestra al mundo
exterior la secuencia de mensajes necesaria para interactuar con el proceso
privado. No muestra el proceso interno o privado en sí mismo.

 Procesos de negocio colaborativos. Estos muestran las interacciones entre dos

o más entidades de negocio.

Otros tipos de diagramas

En BPMN 2, hay otros tipos de diagramas: conversación, coreografía y colaboración.

 Diagrama de coreografía: muestra las interacciones entre dos o más

participantes. También se puede expandir con subcoreografías.

 Diagrama de colaboración: muestra las interacciones entre dos o más

procesos, empleando más de una piscina. Todas las combinaciones de
piscinas, procesos y coreografías se pueden usar en un diagrama de
colaboración.

 Diagrama de conversación: en general, se trata de una versión simplificada de

un diagrama de colaboración. Muestra un grupo de intercambios de mensajes
relacionados en un proceso de negocio. Se puede expandir con
subconversaciones.

Recomendaciones clave para el modelado de procesos de negocio

1. Define claramente el alcance del proceso con un principio y un final.

2. Quizá debas crear primero un mapa del proceso de negocio actual para
destacar las ineficiencias antes de modelar una forma mejor con BPMN.
 3. Busca que los diagramas BPMN quepan en una sola página, incluso si la
página tiene el tamaño de un póster, como sucede en algunos casos.
4. Diseña los flujos de secuencia de forma horizontal. Muestra las asociaciones y
los flujos de datos verticalmente.
5. Puedes crear distintas versiones del diagrama para diferentes interesados, en
función del nivel de detalle necesario para cada rol.
6. BPMN no es apropiada para modelar estructuras organizativas, desgloses
funcionales o modelos de flujo de datos. Aunque BPMN muestra algunos flujos
de información en los procesos de negocio, no es un diagrama de flujo de
datos (DFD).

Cómo realizar un modelado de procesos de negocio con Lucidchart

Es fácil crear modelos de procesos de negocio con Lucidchart. Después de registrarte,

simplemente inicia sesión y crea un documento en blanco o comienza con una
plantilla. Asegúrate de abrir la biblioteca de figuras BPMN, después arrastra y suelta
las figuras que necesites en el lienzo.

También puedes definir el estilo de las líneas, aplicar formato al texto o cambiar la
posición de los elementos para obtener el aspecto que desees. Luego, descarga,
exporta o comparte tu diagrama de la forma que gustes.

Beneficios del modelamiento

El modelamiento de procesos ofrece una gran cantidad de beneficios como la

posibilidad de visualizar los procesos, el tener claridad y lograr consenso en cuanto a
la forma en la que se llevan a cabo las diferentes actividades en la organización, la
identificación de oportunidades de mejoramiento, la identificación de las actividades
que agregan valor en el negocio y las que no lo hacen (determinación de la cadena de
valor), la clara clasificación de los procesos como esenciales o primarios, de soporte o
de administración, la documentación de dichos procesos, la creación de un punto de
referencia para verificación del cumplimiento de normas, la posibilidad de simular
escenarios que nos permitan evaluar el desempeño de la organización bajo
condiciones variables de demanda, suministro y la capacidad y disponibilidad de
recursos, la identificación de servicios reutilizables dentro de la empresa, etc.

Son muchos los beneficios de la utilización de modelos en las tareas de análisis y

mejoramiento en las organizaciones. La utilización de modelos BPMN como parte de
la implementación de una solución tecnológica de automatización de procesos es solo
uno de ellos.

Scott E. Page en uno de sus cursos “Model Thinking” en la Universidad de Michigan

expone las siguientes razones para la utilización de modelos:

1.- Para llegar a ser un ciudadano inteligente del mundo (Intelligent citizen of the world)
2.- Para pensar con mayor claridad (Clearer thinker)
3.- Para utilizar y entender la información (Understand and use data)
4.- Para decidir, desarrollar estrategias y diseñar (Decide, strategize and design)
Con base en esto, el modelamiento de procesos comienza a arrojar resultados y
beneficios directamente relacionados con la adopción de la metodología de gestión por
procesos, mucho antes de que estos sean utilizados para la implementación de
soluciones tecnológicas.

Un beneficio cuantitativo que puede percibirse como consecuencia la adopción de la

disciplina BPM puede darse en un contexto financiero así como en un contexto de
desempeño de procesos, esto último haciendo referencia a los indicadores de gestión
de procesos (KPIs). Dentro del contexto de BPM y tecnología se pueden establecer
métricas que demuestren que las iniciativas de implementación de BPM (incluyendo
BPMS) e iniciativas de TI coherentes, pueden redundar en beneficios a nivel del
desempeño de procesos incluyendo una disminución de costos asociados. Por lo
anterior, se puede afirmar que es posible establecer un modelamiento de soluciones
tecnológicas coherente con una estrategia de implementación BPM (que incorpora
modelamiento de procesos), estrategia que puede apalancar la toma de decisiones
gerenciales dirigidas a la implementación de la disciplina BPM, sin afectar el éxito
previsto de esta adopción